SKOLELEDERMANUAL / version 1.0

Transkript

1 SKOLELEDERMANUAL 2013 / version 1.0

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indhold Side Velkommen 2 Nyt og Vigtigt 3 6 Arbejdsplan før afviklingen 7 11 Arbejdsplan under afviklingen Arbejdsplan efter afviklingen 18 Opslagsværk A-Z Bilag Skoleledermanual 2013 Side 1

3 Nyt og vigtigt Velkommen til Fodboldskolen 2013 Vi ser frem til, sammen med dig som skoleleder, at gøre årets Fodboldskole til en succes. For at det kan lade sig gøre, er det vigtigt at du gennemlæser Skoleledermanualen, uanset om du er rutineret Skoleleder, eller hvis det er første gang, du prøver det! Vi håber, at denne Skoleledermanual kan gøre det nemmere og blive et værdifuldt arbejdsredskab for dig som Skoleleder. Skoleledermanualens opbygning Vi har opdelt manualen i en Tids - Arbejdsplan og et opslagsværk A-Z efterfulgt af bilag. Arbejdsplanen er en grundig gennemgang af dine opgaver som Skoleleder. Vi har inddelt den i perioderne før, under og efter afviklingen af DBU s Fodboldskole. Du finder bl.a. en dato eller tidsangivelse for hver ny deadline eller opgave, som meget gerne skulle hjælpe dig til at få det gyldne overblik over de ting, der skal huskes i forbindelse med afviklingen af en Fodboldskole. Husk at overholde alle deadlines! Så vi ikke skal bruge unødvendig tid på at rykke og følge op. I opslagsværket A-Z kan du i alfabetisk rækkefølge finde alle mulige emner, som du kan få brug for at læse mere om på et eller andet tidspunkt i forløbet. På de sidste sider i denne manual er der nogle bilag, som kan/skal benyttes i løbet af afviklingen. Flere af disse vil også blive sendt pr. . Derfor søg svaret i Skoleledermanualen, før du kontakter os. Skoleledermanual 2013 Side 2

4 Nyt og vigtigt Nyt og vigtigt i 2013 Årgangen er udvidet NYT: I år er årgangen udvidet med én årgang (1998), således Fodboldskole er for drenge og piger født i Ændring af procedure for trænere til trænerønsker og lønindberetning NYT: I år er der sket en ændring ift. procedurerne for, hvordan trænerne indgiver deres trænerønsker, og hvordan de efter endt Fodboldskole indberetter deres omkostningsgodtgørelse/løn. Alle trænere er blevet gjort opmærksomme på dette, da vi ultimo januar udsendte et trænerbrev til alle trænere i vores trænerdatabase. I som skoleledere har fået en kopi af dette, så I også er orienteret. Evaluering på Trænerleder vs. Trænere og Trænerassistenter VIGTIGT: I år vil vi foretage en aktuel og relevant evaluering på et udvalg af de specifikke roller der findes på DBU s Fodboldskoler. I erkendelse af vores observation på de seneste års Fodboldskoler, hvor det ikke alle steder har været helt åbenlyst hvilket overordnet ansvar de forskellige roller har indebåret, vil et højere informationsniveau og en relevant evaluering forhåbentlig være med til at få løftet niveauet på netop dette område. Info om dette modtager du senere via mail. Trænere og trænerassistenter KAN og SKAL forvente at de gennem deres job på DBU s Fodboldskole, tager hjem med en følelse af at have udviklet sig og at have modtaget relevant viden omkring det at være børnefodboldtræner. Det kan Trænerlederen bl.a. være med til at sikre. Med sit høje faglige niveau er det forventeligt at Trænerlederen dagligt observerer og giver konstruktiv feedback på trænerne og trænerassistenterne. Vi har heldigvis mange rigtig dygtige og erfarne trænere på DBU s Fodboldskoler. Ikke alle af disse føler nødvendigvis at det er relevant at der skal observeres og ydes feedback på netop dem og deres træning. Dette er en udbredt misforståelse. Netop observationen kan være med til, for Trænerlederen, at opsamle fif og viden til at kunne viderebringe til de øvrige trænere på Fodboldskolen. Konstruktiv feedback har det bedst med at foregå som to-vejskommunikation. Det er derfor ekstremt vigtigt at der bliver defineret ansvar og afstemt forventninger blandt alle implicerede trænere, assistenter og ledere på DBU s Fodboldskoler. Benyt derfor det indledende møde til at få afstemt disse forventninger, og herefter de daglige møder til at samle op på tidligere og kommende dage. Sund kost VIGTIGT: DBU finder det uacceptabelt at der foregår salg af slik og usund mad under afholdelse af fodboldskolen ( ) og opfordrer værtsklubben til at have et udvalg af sund mad. Der er i samfundet, nu mere end nogensinde, fokus på sund kost og den gode virkning af dette, når kroppen skal bruges fysisk. Det ønsker vi også skal afspejle sig i den kost, der er tilgængelig for børnene på DBU s Fodboldskoler. Mange fodboldskoler benytter sig af muligheden for at tilbyde deres deltagere at tilmelde og tilkøbe sig en frokostordning, hvor man derigennem vil kunne give mulighed for, at deltagerne får en sund frokost. Trænerassistent påsætning: VIGTIGT: I kan som Skoleleder og/eller trænerleder påsætte trænerassistenter på jeres skole i perioden 1. februar til og med 31. maj kl Det er utroligt vigtigt, at I får påsat trænerassistenterne i SWUB så hurtigt som muligt. Der er et bestemt antal tøjpakker i de forskellige størrelser, f.eks. 640 stk. i alt i small til skoleleder, trænerleder, trænere og trænerassistenter. Når der er 640 personer, der har valgt small, er der ikke flere tøjpakker i small, og det er først til mølle. Ledere og trænere vil dog altid få tildelt tøjpakke før trænerassistent. Der er i alt tøjpakker til assistenterne, når der er indtastet trænerassistenter eller senest d. 31. maj kl stopper vi for indtastning af trænerassistenter. Prioritering af anbefalede trænere VIGTIGT: Fra den 25. januar til og med søndag den 17. marts kan trænerne selv indtaste deres trænerønsker. Du skal som skole- og trænerledere, prioritere dine anbefalinger af trænere senest den 17. marts. Skulle salget af billetter til din fodboldskole mod forventning ikke gå så hurtigt som håbet, vil vi med et overskud af trænere kunne se hvem vi skal afsætte, uden at skulle forstyrre dig, mere end højst nødvendigt. Skoleledermanual 2013 Side 3

5 Nyt og vigtigt Det er af største vigtighed, at du husker at foretage denne anbefaling og prioritering, da vi vil spare en masse tid i forbindelse med den endelige trænerpåsætning. HUSK!!! Prioriteringerne skal være fortløbende fra osv. Du kan altså ikke have to trænere med 1. prioritet. Se vejledning på side 8 og 9. Trænerrekruttering VIGTIGT: Skolelederen og Trænerlederen har en meget vigtig opgave fra primo februar og de efterfølgende 2 måneder, i at hjælpe med løsningen af trænerrekrutteringen. Klubbens andel af trænerpåsætningen er 75 %. DBU står så for de sidste 25 %. Vores erfaring siger dog, at de fodboldskoler der selv skaffer alle deres trænere, samtidig er de fodboldskoler, hvor stabiliteten i trænergruppen er bedst, fordi forventningerne mellem trænergruppen og ledelsen af afstemt på forhånd. DBU står selvfølgelig til rådighed med vores trænerdatabase til at hjælpe med anskaffelse af klubbens andel af trænere. Pædofilikontrol VIGTIGT: Det er besluttet at pædofilikontrollen på DBU s Fodboldskoler skal gælde samtlige implicerede. Skoleledere Trænerledere Trænere Trænerassistenter Overordnet set betyder det, at vi skal kontrollere op mod personer. Børneattesterne til Skoleledere, de påsatte trænere og Trænerledere bliver i første omgang tilsendt fra DBU. Derefter er du ansvarlig for at sende de underskrevne børneattester ind til DBU, således at vi kan sende dem videre til Politiet. Du vil, når tid er, blive informeret om hvorledes du skal forholde dig i den videre proces. Til gengæld er det skolelederens ansvar at få printet og underskrevet trænerassistenternes børneattester. Skolelederen og DBU skal i fællesskab sørge for at få indhentet og underskrevet børneattesterne fra samtlige implicerede. Det er i SWUB muligt, at se, om DBU har modtaget en underskrevet børneattest ved at der står modtaget/returneret ud fra børneattest på den pågældende person. Fodboldskoletøj VIGTIGT: Alle deltagere vil i år modtage et originalt DBU Fodboldskolesæt bestående af T-shirt og shorts fra Adidas, en SELECT bold samt en drikkedunk. Tøjpakke til Skoleleder, Trænerleder, Trænere og Assistenter er identiske. Skoleledermanual 2013 Side 4

6 Nyt og vigtigt Trænertøjpakke Deltagertøjpakke Skoleledermanual 2013 Side 5

7 Nyt og vigtigt Eftertilmeldinger VIGTIGT: Ultimo april og ultimo maj opgør vi det samlede antal solgte billetter, og skærer ned til der max. er 16 billetter til salg for den enkelte skole. Vi vil som de øvrige år, fortsætte salget af billetter for skoler der endnu ikke har udsolgt, hvis der endnu ikke er udsolgt på landsplan. Billetnet lukker dog for salget til alle skoler om mandagen i ugen før fodboldskolestart. Hvis der er solgt billetter i maj måned stopper salget på landsplan. Frugt VIGTIGT: Deltagerne skal have frugt på fodboldskolerne. Værtsklubben modtager kr. 100,- pr. deltager og skal sørge for at deltagerne modtager min. 1 stk. frugt om dagen, derfor er kr. 25,- af deltagerkompensationen reserveret til frugt. Det er frivilligt for værtsklubben at finde en leverandør, hvor de køber frugten, eller om man via en lokal sponsor, kan få leveret frugten som et sponsorat. Derfor er du som Skoleleder ansvarlig for, at levere frugt til deltagerne. VIGTIGT: Som Skoleleder kan du via SWUBs kommunikationsdel, få adgang til at sende mails til dine deltagere. Det skal præciseres at den information i ønsker at kommunikere ud, alene skal udgøre praktisk information relateret til netop din fodboldskole. Det er således ikke tilladt at bruge funktionen til at sende information eller tilbud om aktiviteter, der ikke omhandler DBU s fodboldskole. I forbindelse med afsendelse af mails, sender systemet automatisk en kopi til DBU Bredde. SWUB VIGTIGT - VIGTIGT: Du skal gå via DBUnet, når du skal logge dig på SWUB. Du vil i SWUB kunne rette egne data, hvis du f.eks. flytter, skifter telefonnummer m.m. I SWUB skal trænerlederen også være indtastet senest 1. marts. Dette kan du dog ikke selv indtaste. Derfor skal du sende en mail med oplysninger på trænerlederen på fodboldskole@dbu.dk. Desuden kan du oprette trænerassistenter fra 1. februar, som du vil tilknytte din skole. Du kan også løbende følge salget af billetter til din skole og se, hvilke børn der har købt billet. Du får også adgang til at rette i gruppelisterne, når vi frigiver dem ultimo maj måned, eller når vi melder om udsolgt på landsplan. Læs mere om behandling af deltager/gruppelister i manualen og via de mails, som vi sender. Billetsalget til Fodboldskolen Vi har i flere år samarbejdet med BILLETnet omkring salget af pladserne på vores Fodboldskoler. Billetsalget starter: Tirsdag den 5. marts kl for skoler der arrangerer i uge 27. Onsdag den 6. marts kl for skoler der arrangerer i uge 28,29 og 30. Torsdag den 7. marts kl for skoler der arrangerer i uge 31 og 32. Billetter kan købes via BILLETnet ved at: Benytte Internettet: Ringe til BILLETnet VIGTIGT: Hvis der bliver udsolgt på landsplan i alt pladser, så er der ikke flere billetter overhovedet! Heller ikke hvis den sidste gruppe ikke har 16 deltagere. Så stopper det med f.eks. 8 deltagere i en gruppe! Skoleledermanual 2013 Side 6

8 Nyt og vigtigt Indberetning af omkostningsgodtgørelse VIGTIGT: Det er dit ansvar som Skoleleder overfor dig selv, din Trænerleder og dine trænere at formidle budskabet om at indberetningen af omkostningsgodtgørelsen eller løn skal foregå efter endt Fodboldskole i henhold til nedenstående forklaring om lønformer. Lønform 1: Hvis du er Skoleleder, Trænerleder eller Træner på én eller to fodboldskoler/-camps, skal du som udgangspunkt altid vælge lønform 1 (omkostningsgodtgørelse). Hvis man er på tre eller flere fodboldskoler/-camps, har man mulighed for at vælge mellem lønform 1 eller lønform 2. Lønform 1 bør i dette tilfælde vælges, hvis man kilometermæssigt har langt til ens fodboldskoler/-camps fra sin hjemadresse. Lønform 2: Man bør vælge lønform 2, hvis du er på tre eller flere fodboldskoler/-camps, og de alle ligger indenfor en relativ kort afstand til din hjemadresse. Ved valg af lønform 2 bliver hele godtgørelsen inkl. feriepenge fratrukket 8 % i arbejdsmarkedsbidrag og din personlige trækprocent, med mindre du har frikort, så fratrækkes blot 8 % i arbejdsmarkedsbidraget. Erfaringsmæssigt viser det sig tit, at der er mange trænere der stiller spørgsmål til lønformerne. Du er altid velkommen til at kontakte DBU Bredde ved eventuelle spørgsmål. VIGTIG: Vær opmærksom på, at Skoleleder og trænerleder skal indberette omkostningsgodtgørelse/løn i SWUB, hvorimod alle trænere skal indberette via DBU.dk. Alle trænere vil senere modtage information om dette. Omkostningsgodtgørelse der ikke er indberettet i SWUB/DBU.dk senest 8. november 2013 vil ikke blive udbetalt. Rigtig god fornøjelse som Skoleleder! Skoleledermanual 2013 Side 7

9 Arbejdsplan før afviklingen Januar SWUB Du har adgang til systemet via mail indeholdende dit Brugernavn og Password. Brug lidt tid på at lære systemet at kende, så du er helt fortrolig med det, når du rigtig skal bruge det. Du skal som Skoleleder allerede nu gå ind på din skoles grundoplysninger og sikre at alt er korrekt. Især er det vigtigt: At afviklingsadressen er helt korrekt, da det er denne, der oplyses på købers billet til jeres Fodboldskole. At data på Trænerlederen kommer på plads så hurtigt som muligt. Hvis der opstår ændringer, så oplys DBU herom At leveringsadressen for varer er rigtig og er oplyst inden 1. maj At du i det hele taget ændrer data, som du kan ændre. Ellers beder vi dig kontakte os, så vil vi ændre eventuelle forkerte data. Du kan indtaste trænerassistenter i SWUB fra d. 1. februar, og her er det først til mølle princippet som gælder. Marts Gennemgå Skoleledermanualen Hvis du ikke på nuværende tidspunkt har tid til at sætte dig grundigt ind i hele Skoleledermanualen, så: Kig Arbejdsplanen igennem, så du får et overblik over, hvilke arbejdsopgaver du skal klare, og hvilke tidsfrister du skal overholde Skim Opslagsværket A-Z igennem. Dan dig et indtryk af de bilag, der er vedlagt. Nærmere information vedr. bilag, følger senere på mail. PR: Hvis jeres klub ikke har udsolgt, er det vigtigt, at du og klubben er med til at annoncere/oplyse om jeres fodboldskole, det kan I gøre på flere forskellige måder: Vi sender plakater til jeres klub, som I skal sætte op på steder, hvor forældre og børn ser plakaterne mest. Du kan ydermere hos DBU Bredde rekvirere en pressemeddelelse, som også kan være med til at sælge de sidste billetter. Kontakt lokalpressen og få pressemeddelelsen i avisen om jeres Fodboldskole. Vi får desuden et Fodboldskole indlæg i Egmont bladet GOAL før salgsstart i marts. Skoleledermanual 2013 Side 8

10 Arbejdsplan før afviklingen Deadline i april Anbefaling, godkendelse og påsætning af trænere Trænere der tidligere har deltaget på Fodboldskolen modtager automatisk Trænerbrev 1 ultimo januar måned hvorefter tilmelding kan foregå. Nye trænere kan selv tilmelde sig via følgende link: Ens for både nye og tidligere træneres vedkommende er, at de skal taste deres trænerønske (din skole) ind via DBU.dk, som de har eget login til. Herefter vil alle de trænere som har ønsket din skole fremgå i SWUB når du logger på og vælger menuen Skoler og underpunktet Trænere. I ovenstående skærmbillede vil alle de trænere som har ønsket din skole være vist og du har nu mulighed for at Anbefale trænerne i en prioriteret rækkefølge. Det at anbefale en træner betyder, at det er dem vi påsætter som de første. Herefter vil vi påsætte de ikke anbefalede, hvis der stadig mangler trænere til din skole. Vi påsætter i første omgang kun trænere til det antal grupper der er solgt billetter til plus én tom gruppe. Det er vigtigt at du kontakter os hvis der er trænere der har ansøgt din fodboldskole, som du under ingen omstændigheder ønsker. Det er af største vigtighed, at I husker at foretage denne anbefaling og prioritering, da vi vil spare en masse tid i forbindelse med den endelige trænerpåsætning. HUSK!!! Prioriteringerne skal være fortløbende fra osv. Du kan altså ikke have to trænere med 1. prioritet. Skoleledermanual 2013 Side 9

11 Arbejdsplan før afviklingen Trænerne kan fra primo februar indtaste deres trænerønsker (skoler) og du har sidste frist for anbefaling af trænere den 17. marts Herefter starter vi Store trænerpåsætning. I tidsrummet 25. marts til 5. april har du mulighed for at komme med indsigelser til vores første påsætning. Indsigelserne skal mailes til DBU Bredde, fodboldskole@dbu.dk Efter 5. april sender vi påsætningsbekræftelser til alle påsatte trænere, og herefter betragtes trænerne som definitivt påsatte. I perioden fra 5. april og frem til afviklingsugen skal du som Skoleleder sammen med din Trænerleder og i samarbejde med DBU Bredde finde trænere til de grupper der er deltagere i, og som endnu ikke har fået påsat trænere. HUSK at værtsklubben iht. Samarbejdsaftalen er forpligtet til at skaffe 75% af den samlede trænerpåsætning. Tilmelding af Trænerassistenter Ifølge Samarbejdsaftalen bør du minimum skaffe 2 Trænerassistenter, men du må meget gerne skaffe flere. Dog ikke flere trænerassistenter end antal grupper. VIGTIGT!! En Trænerassistent SKAL være fyldt 15 år inden afviklingsstart. Er du i tvivl om, hvad det vil sige at være Trænerassistent, kan du læse mere i vedlagte informationsbrev (Bilag 3) og du er også meget velkommen til at kopiere og dele det ud til potentielle Trænerassistenter. Du kan indtaste dine Trænerassistenter løbende efter den 1. februar. Trænerassistenterne modtager den samme trænertøjpakke som trænerne. Der er assistenttøjpakker til trænerassistenter der er tastet inden 31. maj eller når vi har nået op på trænerassistenter i alt på landsplan. Derfor, jo hurtigere du er til at finde trænerassistenter, jo mere sikker er du på, at der er en tøjpakke til dem i den størrelse de ønsker. Du kan vælge de tøjstørrelser, som vi har på lager. Når en given størrelse bliver udsolgt, vil størrelsen ikke længere kunne vælges og du må derfor vælge en anden størrelse. Ved at klikke på det grønne plus under fanebladet Trænerass. får du mulighed for at oprette nye trænerassistenter. Skoleledermanual 2013 Side 10

12 Arbejdsplan før afviklingen Overnatningsmuligheder for trænere Stadig flere trænere benytter muligheden for at komme til en Fodboldskole langt væk fra deres hjem og betragter næsten ugen som en slags ferie. Det er derfor stadig et krav til værtsklubberne, at der stilles et lokale til rådighed for overnattende trænere. Disse kan dog ikke stille krav om særbehandling i cafeteria m.m. Dette er helt op til klubben/cafeteriabestyreren. Nogle trænere bliver privat indkvarteret, og fælles for alle "udeboende" trænere er, at de får nogle gode oplevelser. Kontakt evt. udenbys trænere for at høre, om de ønsker overnatning. Det er godt nok trænerne selv, der skal kontakte dig, såfremt de ønsker at gøre brug af den overnatning, som klubben forpligtiger sig til i henhold til samarbejdsaftalen, men også i dette tilfælde vil det som oftest blive opfattet meget positivt, hvis du som Skoleleder udviser lidt ekstra interesse. Tjek også overnatningsmulighederne, hvis nogen møder allerede søndag aften. Ugerne før skolestart Varemodtagelse - følg nøje nedenstående procedure Ca dage før skolestart, modtager du en mail med leveringsplan. Dine varer bliver leveret enten tirsdag eller onsdag ugen før skolestart. Du skal sørge for modtagelse af diverse varer fra DBU via GLS Sørg for at der er en person til stede til at modtage varerne Sørg for sikker opbevaring af varerne Tag højde for at mange varer fylder en del Det er din opgave at tælle varerne op ved modtagelsen, og ikke når de skal bruges På følgesedlen der kommer med varerne, kan du se hvilke varer der skal være Læs den grundigt igennem før du begynder at tælle op. Det, der står på følgesedlen, er det antal I er berettiget til, uanset hvad I evt. tidligere har modtaget. Eksempelvis kan I ikke bestille en ekstra hjælper-t-shirt, hvis I får en ekstra hjælper. Det er der ganske enkelt ikke bestilt varer til Sørg for at åbne alle pakker da hver en centimeter i kasserne udnyttes ifm. pakningen Tæl hver enkelt vare op og tjek med antallet på følgesedlen. Er der uoverensstemmelse mellem antallet på følgesedlen og det faktisk optalte antal, tæl igen! Trænertaskerne skal du tjekke inden mandag morgen, så eventuelle mangler kan leveres allerede torsdag eller fredag inden afviklingen. Indtelefonerer du mangler mandag før kl , kan varerne tidligst nå frem til tirsdag. I SWUB på Totallisten under Rapporter kan du se hvilke trænere, der har modtaget tøjpakker, da de har været ude i en tidligere uge Vælger du selv at tjekke indholdet i tasken, når du modtager dem, skal du indrapportere disse mangler tillige med evt. øvrige mangler. Efterforsendelsen vil du herefter modtage senest fredag, hvis det er indtelefoneret/faxet eller sendt til DBU senest torsdag kl. 12. Skoleledermanual 2013 Side 11

13 Arbejdsplan før afviklingen Indberetning af mangler Vær sikker på at du har talt alt korrekt op, før du gør status over eventuelle mangler. Hvis din indberetning foregår før kl , sker leveringen dagen efter Fordel hurtigst muligt Træningsmanual til dine Trænere og Trænerassistenter, så de kan nå at forberede sig inden Fodboldskolen starter (de har modtaget det via mail) Fordeling af varerne Vi fremsender følgende varer, som du skal fordele: Vare Skoleledeassistenpere Trænerleder Trænere Træner- Hjæl- Deltagere Klub Trænertøj I taske I taske I taske I taske Deltagertøj (T-shirt X og shorts) Træningsmanual I taske I taske I taske I taske Sort tusch X X X Drikkeflaske X X X X X Deltagerdiplom X Fodbolde X X Førstehjælpskasse X Trænerass. Diplom X Ovenstående skema viser et udpluk af, hvilke varetyper du vil modtage. Der bliver løbende indgået aftaler med sponsorer og samarbejdspartnere vedr. øvrige varer, så det er umuligt her at skrive en komplet vareliste. Som det fremgår af skemaet sendes nogle ting samlet i tasker eller poser/æsker. Resten sendes i løsvægt og skal fordeles som angivet. Deltagertøj (Originalt DBU fodboldskolesæt (T-shirts og shorts)) Opdel deltagertøjet til hver gruppe jf. de størrelser, der fremgår af Gruppelisterne. Læg dem evt. i poser, så de er klar til at blive udleveret umiddelbart før fotograferingen. Gruppelisterne finder du i SWUB. Hvis der er deltagere, der har fået bestilt forkert trøjestørrelse, anbefaler vi at du vurderer om det er praktisk muligt at ombytte med andre på skolen. Vi har ikke overflod i nogen størrelser, hvorfor det er vigtigt, at børnene fastholdes på deres oprindelige ønsker, medmindre der er tale om direkte fejlagtig afkrydsning. Vi skal for alt i verden undgå, at tingene udvikler sig til et rent byttecirkus. Bolde Der bliver udelukkende benyttet boldstørrelse 4 på DBU s Fodboldskoler. Bemærk at du modtager 1 bold pr. deltager samt en gruppebold pr. oprettet gruppe. Derudover modtager du 10 klubbolde som skal benyttes, hvis der mod forventning skulle være fejl på nogle af de øvrige bolde. Fordel boldene til hver gruppe med 1 bold pr. deltager samt 1 gruppebold til Træner/Trænerassistent. Boldene skal pumpes op og lægges i net inden afviklingen. Skoleledermanual 2013 Side 12

14 Arbejdsplan under afviklingen Defekte bolde - Undgå venligst at skrive direkte på bolden! Det kan være, at der er defekte bolde i forsendelsen. Du skal så udlevere en af klubboldene i stedet for den defekte bold. Ventilolie kan ofte hjælpe, hvis en bold taber luft. Når skolen er afsluttet opgør du antallet af defekte bolde, og returnerer dem til DBU (DBU Alle 1, 2605 Brøndby Att. DBU Bredde) sammen med afregningsseddel. Vi returnerer boldene, når de er blevet repareret eller erstattet med nye bolde. Bortkomne bolde Hvis en bold bliver væk i ugens løb, skal du gøre alt for at finde den, da du ellers skal tage en fra klubgaven (de 10 klubbolde). Hvis der mangler to bolde, når ugen er slut, er klubgaven reduceret med to bolde. osv. Tøjpakker Fordel tøjpakkerne til trænerne, trænerassistenterne, trænerleder og dig selv. Vær særlig opmærksom på, at trænere der tidligere har været ude på en Fodboldskole allerede har modtaget deres tøjpakker. I SWUB på Totallisten under Rapporter kan du se hvilke trænere, der har modtaget tøjpakker. Tjek i klubben, at følgende er OK At banerne er nyslåede og kridtede At der er net i målene Sørg for at det organisatoriske er i orden Dagene før skolestart Fordel arbejdsopgaverne (uddeleger til Trænerleder, samt evt. øvrige hjælpere) Forbered dig på hvad Sjov og Show, fredag eftermiddag, skal indeholde. Inddrag gerne trænerne, da de som oftest har været på andre fodboldskoler og herigennem har samlet sig inspiration på området. Sjov og Show bruges som afslutning på en fantastisk fodboldskole I dette års træningsmanual vil der være nogle forslag til hvad Sjov og Show kan indeholde. Sørg for at papirarbejdet er i orden Udarbejd en banefordeling. Lav en kopi til hver af trænerne til uddeling mandag morgen Lav en oversigt over omklædningsrummene (fordeling drenge/piger, trænere, mfl.). Kopier et passende antal, således at du kan hænge dem op før skolestart. Jo lettere folk kan se, hvor de skal klæde om, jo færre spørgsmål får du. Rediger evt. gruppelisterne i SWUB. Du vil få besked om dette punkt senere. Byt ikke for meget rundt på gruppernes sammensætning. Trænerne får jo besked om alders- og kønsfordeling i deres påsætningsbekræftelse, og forbereder sig naturligvis ud fra disse oplysninger. Tjek at alle deltagere er tilknyttet en gruppe. Tjek at der ikke er grupper med kun 1 pige. Du kan med fordel sammensætte rene pigegrupper, dog, som regel kun fordelt på 2 årgange. Skoleledermanual 2013 Side 13

15 Arbejdsplan under afviklingen Du skal have følgende papirer klar til hver træner: Læg trænernes arbejdspapirer i hver sin plastiklomme, så det virker overskueligt. Så er du sikker på, at alle får det de skal have mandag morgen, hvor der er rigtig mange ting, du skal have styr på. Gruppelisten m/hold nr., deltagernavne og T-shirt str. udskrives fra SWUB Banefordelingsplan (især vigtigt på store anlæg) Deltager-diplomerne. Så kan trænerne udfylde dem hjemmefra, så diplomerne er klar til udlevering ved ugens afslutning Trænerassistent-diplomerne. Diplomerne skal udleveres ved ugens afslutning OBS! Beværtning af Trænerne Som værtsklubben er forpligtet til at stå for og selv betale: Mandag: Morgenmad + kaffe & te Tirsdag-fredag: Kaffe & te Fredag: 1 øl eller vand i forbindelse med det evaluerende møde Alle øvrige muligheder for at tilbyde trænerne morgenmad hver dag, frokost til en fordelagtig pris eller mulighed for varm mad mm. er en flot gestus, som trænerne helt sikkert vil værdsætte, men altså ikke noget som klubben er forpligtiget til i henhold til den indgåede Samarbejdsaftale. Mandag morgen Skolelederen og Trænerlederen er de første personer på stedet! Ca. tidsplan: Kl Tjek omgivelser, praktiske ting mm Kl Udlevering af tøjpakker til trænere og assistenter Kl Kick off møde Kl Praktiske oplysninger til trænerne om jeres skole Kl Sidste udkald Kl Skolestart Kl Opsamling Kl Kl Frokost Hjælp trænerne med at få tingene pakket ned til næste dag Kl Tak for i dag tale Kl ? Gå en runde og se, om trænere og spillere har glemt noget Skoleledermanual 2013 Side 14

16 Arbejdsplan under afviklingen Tjek omgivelserne kl Tjek at alt er, som du ønsker det Tjek at kaffe/the og morgenmad er klar til Sæt skilte op med fordelingen af omklædningsrum piger/drenge Uddeling af tøjpakker til trænere og assistenter kl Sørg for at afkrydse hver tøjpakke der udleveres Kick off møde med Trænere og Trænerassistenter 8.00 Byd velkommen + præsentationsrunde Tjek at alle er mødt. (Hvis en træner er udeblevet kontakt DBU Bredde omgående få din Trænerleder til at tage sig af gruppen indtil anden løsning findes). Bed trænerne hver morgen tjekke at alle deltagere er mødt. Du skal have besked, hvis der er børn, der ikke møder op, så du kan ringe til forældrene og finde ud af årsagen. Giv sammen med Trænerlederen en kort information om, hvad der forventes af en træner på Fodboldskolen. Både rent fodboldfagligt, og med hensyn til generel opførsel. Få afstemt forventninger og roller mellem Trænerleder, trænere og trænerassistenter Vis Trænerne rekvisitterne eller fortæl hvor det ligger klar til dem Drikkedunkene skal være tørre, før der skrives på dem Der må IKKE skrives navn på boldene før fredag, når disse uddeles. Nøjes med at skrive gruppe nr. på boldene, så der kan holdes tal på dem grupperne imellem Hvis trænerne opdager defekte bolde, skal disse udskiftes med en af klubboldene Praktiske oplysninger til trænerne om JERES skole Vi fastholder trænernes mødetid tirsdag-fredag til kl Alt materiale samles efter kl i rum nr.... Aftal med trænerne, hvornår deltagerne skal have udleveret deres tøj med henblik på fotografering Glemte sager skal afleveres til dig Frokost i lokale..., cafeteria åbent kl.... Fortæl trænerne om evt. bestillingstider for frokost osv. Skoleledermanual 2013 Side 15

17 Arbejdsplan under afviklingen Skolestart mandag morgen kl Velkomsttale til deltagerne (og deres forældre) samt trænerne Husk at sige, at det bliver en sjov uge, og at du er sikker på de om fredagen har fået sig en masse nye gode venner. Alle grupper starter med at lære hinanden lidt at kende med nogle sjove lege, så hvis de ikke kender nogen af de andre børn på forhånd kommer de hurtigt til det Fortæl om, hvordan man undgår at få stjålet sine ting Gennemgå kort indholdet af Fodboldskoleugen Fortæl hvilken dag fotografen kommer nogle forældre kan godt lide at vide det i forvejen. Samtidig kan du fortælle at alle børn bliver fotograferet til såvel gruppebilledet som portrætbillede Gør opmærksom på, at forældrene bedes tjekke deres børns navne og adresser på deltagerlisten, som du kan vælge at hænge op, således at vi sikrer at de alle sammen modtager deres billeder Gør opmærksom på, at børnene skal svare højt og tydeligt, og straks gå hen til deres gruppetræner, når de bliver kaldt op Sig, at når alle grupper er blevet samlet skal de følges med deres gruppetrænere til banerne Navneopråb og gruppeinddeling. Tjek, at alle er mødt op, registrér fraværende. Hvis der er børn, der ikke står på deltagerlisten, skal du lige bede dem vente til grupperne er sendt afsted. Brug ikke tid på det mens alle de andre venter! Send dem så til banerne og ønsk alle en rigtig god Fodboldskoleuge! Opsamling kl Når grupperne går mod banerne kan du tage dig af tilbageblevne børn, spørgelystne forældre osv. Såfremt en deltager ikke figurerer på dine lister, men hævder, at betaling har fundet sted, beder du vedkommende fremvise den udskrevne billet fra BILLETnet som en kvittering for betaling. Det er vigtigt, at du tjekker, at billetten er udstedt til din skole. Hvis vedkommende ikke har billet, kan det være en optimistisk forælder, der håbede på at det gik. Giv vedkommende et Afvisningsbrev (Bilag 4). Er der stadig problemer, kontaktes DBU Bredde. Obs! Ved ikke-fremmødte børn skal du forsøge at kontakte forældrene telefonisk i løbet af formiddagen for at finde en årsag til udeblivelsen. Hvis barnet af en eller anden grund er nødt til at melde helt afbud, kan du evt. forsøge at kontakte et barn på din venteliste, og formidle kontakt mellem parterne. Læs mere om afbud i opslagsværket A-Z. Gruppeskift? Der vil altid være enkelte børn, der er kede af den gruppe, de er kommet i. Vi modtager hvert år en del henvendelser fra forældre, der vil sikre sig, at deres barn kommer i gruppe med nogle bestemte børn. Såfremt det drejer sig om børn, der er kommet i en gruppe, hvor de slet ikke kender andre eller piger, der er alene blandt drenge, efterkommes ønsket om flytning med det samme. I alle andre tilfælde beder vi dig udvise god dømmekraft og efterkomme børnenes ønsker, hvis det er muligt. Det skal dog understreges, at det ikke er meningen, at større grupper på 5-6, som kender hinanden fra samme klub/hold, skal i sammen gruppe. På dette område oplever vi, at forældre til stadighed gør sig mange forhåndsbekymringer. Uanset hvilke ændringer, du foretager dig i sammensætningen af dine gruppe, så er det ekstremt vigtigt at disse ændringer også bliver foretaget på de gruppelister, som danner grundlag for fotograferingen af deltagerne på din Fodboldskole. Cirkulér rundt mellem grupperne på "alt vel"-tur. Hør, om der evt. er problemer. Tjek at der er bestilt kaffe/the til de næste dage. Frokost kl Noter punkter til tirsdagens morgensamling med trænerne Lav evt. en huskeseddel til hver dag Skoleledermanual 2013 Side 16

18 Arbejdsplan under afviklingen Oprydning kl Hjælp evt. trænerne med at pakke sammen Afslutning kl Tak for i dag tale til deltagere (kun tiltænkt 1. dag, men kan gennemføres hver dag). Sørg for at trænerne har lavet en optælling af deres gruppes materialer. Gå en runde og se, om trænere og spillere har glemt noget. Tirsdag, onsdag og torsdag Kl Morgenmøde med trænerne Kl Evt. samlet velkomst til spillerne Kl Frokost Kl Hjælp trænerne med at få tingene pakket ned til næste dag Kl. 15.?? Afrunding/oprydning Morgenmøde 8.30 Gennemgå din liste med opfølgningspunkter Hør kort hvordan det er gået i hver gruppe er der ting de har brug for hjælp til? Fungerer styringen af banefordelingen og materialefordelingen? Tirsdag: Planlæg Sjov & Show sammen med trænerne. Tag trænerne med på råd - de har mange gode ideer. Læs mere i Temahæftet. Torsdag: Aftal endeligt med trænerne om Sjov & Show og husk trænerne på, at diplomerne skal være klar fredag Evt. velkomst 9.00 Fremvis evt. glemte sager ved dagens velkomstmøde Opgaver i løbet af dagen Ved udeblevne børn, kontakter du forældrene Tjek opstilling af pauseaktiviteter Vær trænerne behjælpelig med enkelte træningslektioner Noter evt. punkter til næste dags morgensamling Tjek at trænerne har foretaget optælling af deres gruppes materialer Gå en runde og se, om trænere og spillere har glemt noget Fredag Kl Morgenmøde med trænerne Sjov og show Kl Evt. samlet velkomst til spillerne Sjov og show Kl Frokost Kl Sjov og show Kl Gå en runde og se, om trænere og spillere har glemt noget Kl Hold afskedstale til deltagerne - Hjælp trænerne med at få tingene pakket sammen Kl. 15.?? Afslutning med trænerne og oprydning Skoleledermanual 2013 Side 17

19 Arbejdsplan under afviklingen Morgenmøde 8.30 Gennemgå din liste med opfølgningspunkter Tjek at alle har styr på Sjov og Show Sørg for at alle har diplomerne klar Aftal udlevering af erindringsgaver, fordeling af bolde mm. til alle deltagerne Fremvis evt. glemte sager ved dagens velkomstmøde Det samme som tirsdag, onsdag og torsdag! Evt. velkomst 9.00 Opgaver i løbet af dagen Afslutning kl Hold afskedstale til deltagerne Bytte tøj for de deltagere, der har fået forkert størrelse Lav slut-evaluering med trænerne, herunder er arrangørklubben vært for en øl eller vand Skoleledermanual 2013 Side 18

20 Arbejdsplan efter afviklingen Ugen efter afviklingen Returvarer og afregning Har I returvarer, som overskydende tøj eller defekte bolde, kan I få tilsendt en fragtlabel. Afregningsskema finder du som bilag i Skoleledermanualen. Afregningsskemaet skal være DBU i hænde senest torsdag en uge efter afviklingen. Alle værtsklubber vil efter endt afvikling modtage kompensation på kr. 100,- pr. deltager. Klubber der bestilte forhåndsreserveringer modtager kr. 10 pr. bestilt forhåndsreservering. Evt. returvarer og defekte bolde skal være DBU Bredde, DBU Allé 1, 2605 Brøndby i hænde senest torsdag en uge efter afviklingen. Deadlines der SKAL overholdes Returvarer (defekte bolde) skal SENEST være DBU i hænde: Afregningsskemaet samt evt. eftertilmeldingsskemaer og ikke mindst betalingen her for skal SENEST være DBU i hænde: Uge 27 skoler torsdag den 11. juli 2012 Uge 28 skoler torsdag den 18. juli 2012 Uge 29 skoler torsdag den 25. juli 2012 Uge 30 skoler torsdag den 1. august 2012 Uge 31 skoler torsdag den 8. august 2012 Uge 32 skoler torsdag den 15. august 2012 Skoleledermanual 2013 Side 19