H Å N DTERING A F E -FA K T U R A E R GUIDE TIL DEAS VICEVÆRTER

Transkript

1 H Å N DTERING A F E -FA K T U R A E R GUIDE TIL DEAS VICEVÆRTER

2 INDHOLD Oplysninger Leverandøren skal kende Købers ordrenummer Baglommekortet Driftsweb Ny hjemmeside for viceværter > Sådan finder du Driftsweb > Adgangskode og brugernavn > Ret kodeord i 2 step > Indbakken > Vis bilagsdokument (se hele fakturaen) > Godkend faktura i 2 step > Afvis faktura i 2 step > Fejl i faktura/kreditnota Brug for hjælp 2

3 OPLYSNINGER LEVERANDØREN SKAL KENDE Når en ydelse bestilles skal du give leverandøren nedenstående oplysninger for at DEAS kan modtage e-fakturaen korrekt. Leverandøren skal have oplyst følgende oplysninger: DEAS EAN/GLN-nummer: Købers ordrenummer: WxxFxx-xx (Se forklaring på næste side) Viceværtens navn: Navn eller initial* Leveringsadresse: Adresse hvor opgaven er udført/varen leveret Fakturaadresse: Navn, nummer og adresse på ejendommen, der skal betale fakturaen Eventuelt: Rekvisitionsnummer: xx-xxx-xxxxxx** Hvis leverandøren kræver CVR-nummer er det ejendommens CVR-nummer, der skal påføres. Det er IKKE DEAS CVR-nummer. Eksempel: DEAS EAN/GLN-nummer: Købers ordrenummer: W3F8-630 Viceværtens navn: Birger S. Pedersen, BS Ejendomsservice Leveringsadresse: Godthåbsvænget 9-29, 2000 Frederiksberg Fakturaadresse: E/F Godthåbsvænget 9-29, 2000 Frederiksberg Eventuelt: Rekvisitionsnummer: Ejendommens CVR-nummer: Leverandøren kan læse mere på *Er viceværten et eksternt ejendomsservicefirma, skal både firmanavn og bestillerens navn skrives i feltet fx Anders Andersen, Servicefirmaet Fejekosten **Er kun påkrævet, hvis viceværten har oplyst et nummer. Opgavenummeret og rekvisitionsnumre skal leverandøren skrive i fakturafeltet Besked til kunden. 3

4 KØBERS ORDRENUMME VIGTIGT! Numrene skal skrives med bindestreger bortset fra sagsnr. Der kan både bruges store og små bogstaver Der må ikke være mellemrum Du skal kende ejendommens nummer eller sagsnummer 3 typer af Købers ordrenummer F.eks.: W1F W1 = Workflow 1 F = Finansenhed Aktuelle workflow og købers ordrenummer Workflow Navn Opbygning af Købers Eksempler på Købers ordrenummer ordrenummer W1 Drift/Vedligehold W1Fxx-xx W1F W2 Byggesag W2Sxxxxxx W2S W3 Forening W3Fxx-xx W3F W4 Flyttesag W4Lxx-xx-xx W4L W5 Indvendig vedligehold Ikke e-faktura Ikke e-faktura W6 Forsikringssag W6Sxxxxxx W6S W8 FS W8F2-10 W8F2-10 Forklaring Start altid med W+workflowets nummer Derefter indsættes F+ejendommens nummer Husk én bindestreg L+lejemålsnummer Husk to bindestreger S+sagsnummer Husk INGEN bindestreger Eksempel Wxx WxxFxx-xx WxxLxx-xx-xx WxxSxxxxxx

5 BAGLOMMEKORTET Forside Eksempel vedr. ejendommen: Elektronisk fakturering EAN/GLN-nummer: Købers ordrenummer: Ejendom: W1F Asgården Kontaktperson i DEAS: SEST Eksempel vedr. Lejemål: Elektronisk fakturering EAN/GLN-nummer: Købers ordrenummer: W4L W1F Ejendom: Asgården Kontaktperson i DEAS: Anders Sebastian Andersen Stilling Bagside Vores fakturabetingelser DEAS accepterer kun elektroniske fakturaer. Faktura sendt på papir eller vil derfor ikke blive betalt. Læs mere om, hvordan du e-fakturerer på Baglommekortet kan udleveres som en hjælp til leverandøren. Informationerne kan også skrives på en , når en opgave bestilles.

6 ÆNDRINGER FOR FREMSENDELSE AF FAKTURA I dag Fysisk faktura Ejendomshus c/o DEAS A/S Bestillers Navn Ejendomskontoret Ejendomsgade 14, st Ejendomsby Ændring ved e-faktura Ejendomshus Købers ordrenummer c/o DEAS A/S Bestillers Navn Ejendomskontoret Ejendomsgade 14, st Ejendomsby Eksempel e-faktura Ejendomshus W1F Anders Andersen Ejendomskontoret Ejendomsgade 14, st Ejendomsby Leverandør skal indsætte Købers ordrenummer i rekvisitionsfeltet i e- fakturaen FS: hvis opgaven kommer fra Dispatcher, skal leverandøren indsætte opgavenummer, i notefeltet (besked til kunden) Fakturaen skal sendes til DEAS EAN/GLN-nummer (Kan findes på deas.dk/efaktura fra 1. december 2015) Hjælp til leverandørerne Leverandøren kan læse mere på Leverandøren kan få hjælp af e-fakturateamet skriv til [email protected]

7 DRIFTSWEB - NY HJEMMESIDE FOR VICEVÆRTER Ny hjemmeside til godkendelse af fakturaer Du kan få en når der er fakturaer til godkendelse Tjek indbakken HVER DAG som fast rutine - fx efter frokost Virker på alle enheder: PC Tablet/Ipad Smartphone Indeholder også Kontaktinfo på medarbejdere tilknyttet ejendommen Drift og vedligeholdsbudgetter på ejendommen Beboerlister Saldo indvendig vedligehold Fraflyttere Tomgang Driftsweb er IKKE en erstatning for Unik Web: Viceværter

8 SÅDAN FINDER DU DRIFTSWEB Step 1: Gå ind på DEAS.dk og klik på Login Step 2: klik derefter på Login til Driftsweb

9 DRIFTSWEB - ADGANGSKODE OG BRUGERNAVN Du skal rette kodeordet til et personligt kodeord FØRSTE gang du logger ind Brugernavn og Kodeord er personligt og må IKKE deles med andre Ansvaret for en fakturagodkendelse er knyttet til din brugerprofil (brugernavn og kodeord) Dit brugernavn og kodeord er det samme som du bruger på UNIK WEB Vicevært Har du ikke et kodeord, skal du kontakte ITsupport: Send en til [email protected] og oplys hvem du er, ejendomsnummer og at du mangler adgang til Driftsweb. Klik på LOG PÅ

10 DRIFTSWEB - RET DIT KODEORD - 3 STEP Ret dit kodeord første gang du åbner Driftsweb 10 Step 1: Klik på dit navn og klik derefter på undermenuen Kontooplysninger Step 2: klik på knappen SKIFT for at rette kodeord. PS: Brugernavn kan IKKE rettes. Step 3: Skriv først det gamle kodeord. Skriv det nye kodeord to gange klik derefter på OK

11 DRIFTSWEB - INDBAKKEN Du finder de fakturaer du skal godkende i indbakken. Step 1: I INDBAKKE vises en liste med alle de fakturaer du skal godkende. Klik på en faktura for at åbne den og se mere. Step 2: Vælg mellem Godkend, Afvis, Se bilagsdokument eller gå Tilbage til indbakken

12 DRIFTSWEB VIS BILAGSDOKUMENT (SE HELE FAKTURAEN) Sådan får du vist den faktura leverandøren har sendt. Step 3: Faktura åbnes. Step 1: Knappen Hent bilagsdokument åbner fakturaen så du kan se hvad leverandøren har skrevet. Step 2: Klik på knappen Åbn i den gule bjælke, der dukker op i bunden. (Vises anderledes på en Ipad eller smartphone)

13 DRIFTSWEB GODKEND FAKTURA 2 STEP Sådan godkender du en faktura. Step 1: Klik på knappen GODKEND hvis fakturaen er ok, og klar til leveringsgodkendelse. Step 2: Når du godkender en faktura kan du skrive konto-oplysninger i notefeltet og eventuelt andre kommentarer, som er relevant for modtageren. Knappen OK gennemfører godkendelsen Knappen ANNULLER går tilbage til fakturaen.

14 DRIFTSWEB AFVIS FAKTURA 2 STEP Sådan afviser du en faktura. HUSK du må kun afvise fakturaer du ikke kender til. Fejl i en faktura kræver en kreditnota og skal ikke afvises Step 1: Klik på knappen AFVIS hvis du ikke kender til fakturaen og derfor ikke kan godkende den. Step 2: Afvis KUN fakturaerdu IKKE kender til. Skriv ALTIDhvorfor du afviser fakturaen i notefeltet. Knappen OK gennemfører afvisningen Knappen ANNULLER går tilbage til fakturaen.

15 DRIFTSWEB FEJL I FAKTURA/KREDITNOTA Er der fejl i en faktura DU skal selv kontakte leverandøren og informere om fejlen Er der fejl i fakturaen, skal leverandøren fremsende en kreditnota og en ny korrekt faktura Fakturaen med fejl lader du stå i indbakken indtil du modtager kreditnotaen. Når du har modtaget kreditnotaen Godkend fakturaen med fejl skriv i notefeltet at fakturaen har fejl og kreditnota er modtaget Godkend kreditnota Godkend den nye korrekte faktura

16 BRUG FOR HJÆLP Der er mange hjælpemidler til både medarbejdere og leverandører Administrative medarbejdere Guides på Intranettet Skriv en til e-fakturateamet på Info på Viceværter Tal med jeres Driftschef Skriv en til e-fakturateamet på Se vejledninger på Angående adgangskode til Driftsweb - skriv en [email protected] IT-support hjælper med problemer med PC, Ipad og smartphones @deas.dk Leverandører E-fakturateamet skriv en til e-fakturateamet på [email protected] Ring til Indkøbschef Boe Siersbæk på Vejledninger på