Præsentation af Feriepengeinfo. Louise Starup Efterår 2018

Transkript

1 Præsentation af Feriepengeinfo Louise Starup Efterår 2018

2 Lovens rammer for feriepenge Louise Starup Feriepengeinfo 2

3 Feriepengene bliver digitale Folketinget har vedtaget en ny ferielov. Med den nye ferielov bortfalder ACF s undtagelse, og alle virksomheder skal nu bruge Feriepengeinfo, så lønmodtagere ét sted kan se og søge om deres feriepenge. Der er mange ordninger, som administrerer og udbetaler feriepenge. Det kan derfor være svært for lønmodtagere at vide, hvem der udbetaler pengene, og hvordan de får dem udbetalt. Nu vises alle disse feriekortordninger i Feriepengeinfo, og lønmodtageren kan i alle tilfælde ansøge feriepenge der.

4 Feriepengeinfo giver et fælles overblik uanset hvem der har feriepengene ACF Kollektiv ferieoverenskomst under DA FerieKonto Ingen kollektiv ferieoverenskomst Øvrige+ feriekasser Kollektiv ferieoverenskomst m. garantistillet! VIGTIGT Lønmodtagere med løn under ferie er ikke en del af Feriepengeinfo før de fratræder.

5 De tre roller i feriepengeforløbet Lønmodtager: Har ét samlet overblik over alle deres feriepenge på borger.dk/feriepenge (med NemID) Kan søge om feriepenge og se tidligere ansøgninger Får automatisk en kvittering med Digital Post når de bestiller feriepenge Feriekortet skal ikke underskrives (men ferien skal være aftalt med arbejdsgiver, kommune eller a-kasse) og der søges med tro og love erklæring Arbejdsgiver: Skal indberette feriepenge til Feriepengeinfo og eller evt. FerieKonto via eindkomst Skal indbetale feriepenge til FerieKonto (medmindre de har overenskomst) Skal rette indberetningsfejl og sikre afstemning med egne data Feriepenge udbetaler: Kan være en feriekasse, herunder FerieKonto, eller arbejdsgiveren Får digital besked når en lønmodtager har søgt om feriepenge (FK undt.) Må kun udbetale feriepengene til lønmodtager på baggrund af denne ansøgning ellers er der ikke udbetalt med frigørende virkning

6 Lønmodtagere uden NemID 1. Lønmodtagere, som ikke er tilmeldt Digital Post, får feriebrevet sendt med fysisk post. 2. Lønmodtager skal bruge blanket på borger.dk. (kræver ikke login). 3. Blanket skal underskrives af lønmodtager og sendes til Feriepengeinfo. 4. Feriepengeinfo lægger ansøgningen ind i systemet, og udbetaler får en besked på Virk.dk.! VIGTIGT Udlændinge kan godt få NemID.

7 Kun ferielovsferie er omfattet Feriefridage (6.ferieuge), fritvalgsordninger, søgne- og helligdage samt andre særlige feriedage skal ikke indberettes til Feriepengeinfo. Ferieloven gælder ikke: Ejer/selvstændig erhvervsdrivende, partner, visse former for medejer, administrerende direktører m.fl. Visse arbejdsforhold i landbruget.

8 Optjening af feriedage En lønmodtager optjener 2,08 dage pr. måned - uanset arbejdstid. Ved kortere ansættelse optjener lønmodtager 0,07 dages betalt ferie pr. dag, ansættelsen varer. Denne opgørelsesmetode bruges fx, når lønmodtageren fratræder, og der ikke kan opgøres en fuld måneds arbejde. Hvis lønmodtageren er ansat periodevis, bruges reglen om 0,07 dages ferie kun, når lønmodtageren er fratrådt mellem ansættelsesperioderne. Optjeningen af feriedage sker i hvert ansættelsesforhold for sig som hidtil. Det vil sige, at en lønmodtager kan optjene op til 25 dage i hvert ansættelsesforhold og dermed kan have mere end 25 feriedage i alt.

9 Indberetning til Feriepengeinfo 10

10 Feriepengeudbetaler skal indberettes i eindkomst Arbejdsgiver Arbejdsgiveren er omfattet af en kollektiv overenskomst, der tillader, at han holder pengene i virksomheden. Arbejdsgiveren udbetaler selv feriepenge Arbejdsgiverens SE-nr. skal indberettes som feriepengeudbetaler. Feriekasse Arbejdsgiveren er omfattet af en kollektiv overenskomst, der foreskriver, at der anvendes en feriekasse. Arbejdsgiveren indbetaler feriepenge til feriekassen Feriekassen udbetaler feriepenge Feriekassens SE-nr. skal indberettes som feriepengeudbetaler.

11 Indbetaling Løsningsoverblik - indberetning Arbejdsgiver (Lønservicebureau) Ukendt CPR-nr. Fejl i beløb/dage Indberetning eindkomst Optjent Fejl i SE-nr. på feriepengeudbetaler Se overblik Feriepengeudbetaler Lønmodtager

12 Feriepengeinfo på borger.dk viser lønmodtagerens samlede overblik Feriepengeinfo viser for det enkelte ansættelsesforhold: Feriedage og feriepenge Hvor pengene er optjent Hvem der udbetaler pengene Et ansættelsesforhold består af CPR-nr., medarbejdernummer og udbetaler

13 Lønmodtagerens oversigt på borger.dk

14 Feriepengeinfo udstiller det, som er indberettet i eindkomst Feriepengeinfo er en glasplade-løsning, som udstiller det, der er indberettet i eindkomst. Hvis der er fejl i indberetningerne i eindkomst, udstilles det for lønmodtagerne - både i feriebrevet og på portalen Feriepengeinfo sender fejlbreve til arbejdsgiverne, når der indberettes åbenlyse fejl Negativ beløb eller dage Mere end 25 feriedage Rettes fejlene ikke, vil de overfor lønmodtageren være markeret som fejl og med besked om at henvende sig til arbejdsgiveren. Alle korrektioner skal foretages via eindkomst Vejledning til indberetning findes på skat.dk

15 Datakvalitet er altafgørende 5 typiske eksempler 1. Forkert feriepengeudbetaler Arbejdsgiveren angiver sig selv som feriepengeudbetaler, selv om de ikke har en overenskomst, eller de anvender en feriekasse Konsekvens: Ikke lovligt 2. Forkert brug af medarbejdernummer Arbejdsgiver anvender flere medarbejdernumre til samme Cpr-nummer, og det ligner tastefejl fx AN99109 og Konsekvens: Indberetningerne fremstår overfor lønmodtageren som to arbejdsforhold. 3. Forkerte korrektioner Modposteringer, der ikke rammer samme kombination af Cpr-nummer, Udbetalers SEnummer og medarbejdernummer. Konsekvens: Dette vil resultere i et fejlbrev samt fejl i det, der vises for lønmodtageren i breve og på portalen Modposter indeholder ikke feriedage. Konsekvens: Der fremgår stadig dage men nu ingen penge

16 Datakvalitet er altafgørende 5 typiske eksempler 4. Fejl i indberetning af beløb og dag Der er byttet om på kroner og dage i indberetningen til eindkomst. Konsekvens: Lønmodtager vil se forkerte oplysninger. Indberetningerne skal rettes. 5. Fejl i dage Angivelse af 2,08 dage uden tilhørende angivelse af feriepenge - skyldes at systemer automatisk indberetter 2,08 dage per måned, selvom medarbejderen ikke er ansat. Konsekvens: Dette udvander medarbejderens feriepenge pr. dag og skal rettes. Der indberettes mere end 25 dage Konsekvens: Dette vil resultere i et fejlbrev og indberetningerne skal rettes.

17 Log på Virk.dk og find indberetningerne

18

19

20

21 Brug NemLog-in som du plejer

22

23

24

25 Besked om nye ansøgninger Feriepengeinfo sender digital besked til udbetaleren om, at der er nye ansøgninger, som kan hentes på Virk.dk (alternativt web-service). Nye ansøgninger om udbetaling af feriepenge Der er foretaget 217 nye ansøgninger om feriepenge, hvor du er registreret som udbetaler. Du kan se ansøgningerne ved at logge ind på selvbetjening på Virk.dk/feriepengeinfo. De nye ansøgninger er foretaget den 5. oktober Feriepengene er indberettet i eindkomst med dig som feriepengeudbetaler. Log ind på selvbetjening på Virk.dk/feriepengeinfo for at se alle indberetninger, der er foretaget. Venlig hilsen Feriepengeinfo

26 Når lønmodtageren søger om feriepenge 27

27 Løsningsoverblik - ansøgning Arbejdsgiver (Lønservicebureau) Manglende udbetaling/fejl i beløb eller dage Ansøgning Feriepengeudbetaler Udbetaling Lønmodtager

28 Overbliksbillede på borger.dk

29 Lønmodtager vælger årsag til udbetaling af feriepenge

30 Tro og love erklæring

31 Sådan fungerer udbetaling af feriepenge 34

32 Regler for udbetaling I må kun udbetale feriepenge, når I har fået besked fra Feriepengeinfo om, at lønmodtager har søgt om udbetaling af feriepenge på borger.dk. Ansøgningerne på Virk.dk indeholder både dage og beløb. Udbetal nøjagtig de dage og det beløb, der står på ansøgningen. Ellers bliver der en forskel på kroner/dage hos henholdsvis Feriepengeinfo og den, som udbetaler feriepengene. Feriepengeinfo sender beløb og dage med 2 decimaler. Lønmodtageren får en bekræftelse på det beløb, som Feriepengeinfo sender videre. Udbetaler skal have kontooplysninger fra lønmodtager.

33 Særlige situationer Ved lønmodtager uden NemID anvendes blanket til ansøgning. Der er en særlig procedure ved dødsfald. I visse særlige situationer må der ske udbetaling uden indberetning til Feriepengeinfo: Ved ferie afholdt i forbindelse med fratræden og ved fratræden, hvor der er optjent i alt under 750 kr, hvis de ikke er indberettet (dog maks 2 gange årligt) Fratrådte funktionærer mv., der forlader det danske arbejdsmarked.

34 Periodisering Vær opmærksom på korrekt periodisering i forbindelse med årsskiftet og ved overgangen til ny ferielov. Feriepengene skal periodiseres i henhold til optjeningsperioden. 31/ Udbetalt Optjent Optjent Placering af feriepenge

35 Periodisering Vær opmærksom på korrekt periodisering i forbindelse med årsskiftet. Feriepengene skal periodiseres i henhold til optjeningsperioden. 31/ Udbetalt Optjent Placering af feriepenge

36 Der findes flere typer af ansøgninger Lønmodtager søger på borger.dk Ferie Fratrådt 5. Ferieuge Forladt arbejdsmarked Feriehindring Feriepenge uden dage Omfattet af regler for samtidighed Feriepengeinfo sender automatisk ansøgning Lønmodtager er død 1500 kr. ved ferieårets start 2250 kr. ved ferieårets slut (Brev til lønmodtager) Overført til feriefond Emigreret Personer uden bopæl i Danmark Feriepengeinfo sender ansøgning på baggrund af henvendelse Overført til næste år Flyttet til andet ansættelsesforhold Flyttet til anden udbetaler

37 Beskrivelse af ansøgningsårsager her

38 Der findes en række afvisningsårsager Udbetaler kan afvise med denne begrundelse Ferien er ikke aftalt Fejl i saldo Fejl i dage Ferieårsag ikke korrekt Der er søgt for tidligt Lønmodtager har ikke oplyst konto Lønmodtager har ingen Nemkonto Lønmodtager har bedt om annullering Lønmodtager er grænsegænger Arbejdsgiver har angivet forkert udbetaler ved indberetningen Udbetaler har ikke modtaget den fulde indbetaling fra arbejdsgiver Oplysningerne er under sagsbehandling Feriepengeinfo kan afvise med denne begrundelse Udbetaler er gået konkurs Systemfejl under ansøgningen Feriepengeinfo afviser på baggrund af henvendelse Lønmodtager har bedt om annullering (i særlige tilfælde f.eks. ved konkurs)

39 Beskrivelse af afvisningsårsager her

40 Ansøgninger kan hentes via selvbetjening på Virk.dk Alle ansøgninger findes på Virk.dk/feriepengeinfo Alle ansøgningerne kan ses En ansøgning kan afvises med angivelse af afvisningsårsag En ansøgning kan markeres Det er muligt at hente data som en CSV fil til videreforarbejdning i eget system

41 Felter på ansøgninger (pr. ansøgning) CPR-nummer Lønmodtagers navn Medarbejdernummer Ferieår Optjeningsår (for at kunne skelne overført ferie) Ansøgningsnummer (unikt ID) Første feriedag (dato) Ansøgt feriepenge beløb Ansøgt antal feriedage Ansøgningsdato og ansøgningstidspunkt Ansøgningsårsag Afvist (udfyldes kun hvis afvist) Afvisningsårsag Afvisningsdato og afvisningstidspunkt Kan afvises (angiver om ansøgning kan afvises) Markering 46

42 Log på Virk.dk og find ansøgningerne

43

44

45

46 Løsningsoverblik adgang til ansøgninger Feriepengeudbetaler Besked om nye ansøgninger Portal Webservice Lønmodtager

47 Erhvervs fuldmagt (Virk.dk) Løsningsoverblik adgang til ansøgninger Feriepengeudbetaler Besked om nye ansøgninger Portal Webservice Lønservice bureau Udbetaling Lønmodtager

48 Ansøgninger kan hentes via webservice Hent ansøgninger via webservice Udveksling af ansøgningsdata via system til system integration på baggrund af angivne kriterier (på samme måde som via kriterier angivet i selvbetjening på Virk.dk). Webservice teknologi baseres på WS-security baseret løsning over SSL (Secure Socket Layer), hvor virksomhedscertifikat anvendes til signering af beskedindhold. Anvender af webservicen har ansvaret for at sikre adgangen til hentede data Informationer omkring opkobling til webservice og tildeling af rettigheder ligger på

49 Tildeling af rettigheder på Virk.dk

50 Afstemning 55

51 Afstemningsmuligheder På Virk.dk/feriepengeinfo findes en selvbetjeningsløsning til udbetaler, der tilbyder: hvad der er indberettet med den pågældende som udbetaler hvad der er anmodet om saldoen for den enkelt lønmodtager konto

52

53

54

55

56 De 3 vigtigste punkter fra i dag Indberet korrekt til eindkomst og hold øje med fejlbreve! Udbetal korrekt og hold øje med ansøgninger Korriger i eindkomst hvis oplysninger i Feriepengeinfo ikke er korrekte

57 Bilag 62

58 Oversigt over bilag 1. Procedure ved konkurs 2. Procedure ved dødsfald 3. Mulighed for test 4. Adgang for tredjepart til webservice 5. Breve til lønmodtager 6. Straksudbetalinger 7. Procedure ved udrejse (pr. nov 2018 indførte vi autoanmodning ved udrejse)

59 Bilag 1: Procedure ved konkurs Går en virksomhed konkurs, skal garantiordningen overtage udbetalingsforpligtelsen Lønmodtageren dokumenterer sit tilgodehavende Udskrift af Se mine feriepenge Garantiordningen informerer Feriepengeinfo om, hvilke cpr.nr de overtager forpligtelsen for Informationen sendes til Feriepengeinfo med digital post (sikker mail) Feriepengeinfo flytter forpligtelsen fra konkursramt virksomhed til ny udbetaler Garantiordningen indberetter manglende indberetninger til Feriepengeinfo Indberetningen foretages via et regneark, og sendes med digital post (sikker mail)

60 Bilag 2: Ansøgningsproces ved dødsfald Død via CPR-reg (med skifteret) Ansøgning til Udbetaler med årsag DØD Udbetaler skal afvente henvendelse fra bobestyrer / privatskifte Brev til skifteret med oplysninger om afdødes feriepenge og udbetaler Død via CPR-reg (uden skifteret) Efterladte henvender sig (uden skifteret) Afvent henvendelse fra efterladte Ansøgning til Udbetaler med årsag DØD Brev fra Feriepengeinfo Med dokumentation for udbetaling

61 Bilag 3: Muligheder for test Webservice test Testmiljø stilles til rådighed Ping-service Skab hul igennem til ATP s PingService Brugervejledning udarbejdet af ATP til kald af PING via SoapUI Test af eget system inkl. relevante testdata Anvendelse af Webservice kræver et Testcertifikat Udstedt af DanID Krav Udfyldelse af Tilslutningsaftale inkl. teknisk bilag Kontaktpersoner, Kundens OCES-Certifikat, IPadresse

62 Bilag 4: Adgang for tredjepart til webservice NemLogin udvider den eksisterende løsning, så den også kan gælde for en systembruger Det betyder, at man via NemLogin kan tildele rettigheder til en tredjepart, så denne kan tilgå data via en webservice Vejledning til tildeling af rettigheder findes her:

63 Bilag 5: Breve til lønmodtager 1. Feriebrevet (februar 2019) Samlet overblik over optjent ferie 2. Penge på tom konto brev (løbende ved regulering eller til fratrådte funktionærer) Der er kommet penge på en konto, der er tømt, eller penge fra ny arbejdsgiver 3. Din arbejdsgiver har trukket penge ud (ved regulering i ferieåret) Der er foretaget en negativ regulering i indeværende ferieår 4. Penge på konto brev (februar 2019) Der er stadig penge til gode 5. Automatisk anmodning om beløb under 2250 (efter 30/4 2019) Arbejdsgiveren får automatisk besked om udbetaling af beløb under 2250 efter ferieåret er slut 6. Du er udrejst 7. Feriepenge overføres til feriefond 8. Din ansøgning er blevet afvist Besked, hvis arbejdsgiveren har afvist en ansøgning

64 Bilag 6: Straksudbetalinger Lønmodtager skal anmode om feriegodtgørelse via Feriepengeinfo evt. med blanket Er du omfattet af en kollektiv overenskomst med garanti for feriegodtgørelsen? nej ja Du skal bruge FerieKonto dvs. FerieKonto er feriepenge udbetaler Du skal bruge Feriepengeinfo dvs. du eller din feriekortordning er feriepenge udbetaler ja Har du indberettet feriegodtgørelse for lønmodtageren til eindkomst? nej Er lønmodtager fratrådt funktionær? ja Funktionær Holder lønmodtager ferie i forbindelse med sin fratrædelse? nej nej Du skal løbende indberette feriegodtgørelsen til eindkomst nej Timelønnet Er lønmodtager udrejst Funktionær Er lønmodtager død, udrejst eller gået på pension? ja ja Du skal løbende indberette al feriegodtgørelsen til eindkomst ja Timelønnet Er indberetningsfristen overskredet? nej Funktionær Timelønnet Du kan udbetale direkte og skal ikke indberette nettoferiepenge, der endnu ikke er indberettet, til eindkomst. Du kan udbetale direkte. Du skal ikke indberette nettoferiepenge til eindkomst ja nej Alle lønmodtagere Du kan udbetale feriepenge for ferien direkte. Resten skal indberettes via eindkomst Du skal indberette feriegodtgørelsen til eindkomst Feriegodtgørelse kan udbetales af arbejdsgiveren til lønmodtageren ved fratræden, hvis beløbet højst er på 750 kr. eller derunder efter skat dog højest to gange årligt. I dette tilfælde skal beløbet ikke indberettes til eindkomst

65 Automatisk anmodning om udbetaling ved udrejse Når Feriepengeinfo og FerieKonto modtager besked fra cpr-registret om en ny udrejse, vil der blive sendt brev til lønmodtager med besked om, at feriepengene vil blive udbetalt og, at lønmodtager har 3 uger til at stoppe udbetalingen. Efter 3 uger, vil feriepengene blive automatisk anmodet til udbetaling og besked sendt til udbetaler Samme proces gælder ved indberetning af nye feriepenge til en allerede udrejst person, samt ved indberetning af feriepenge til udenlandske personer, som bor i udlandet og arbejder i Danmark. Hvis lønmodtager fortsat arbejder i Danmark, skal de meddele dette til Feriepengeinfo, som registrerer en grænsegænger-status i systemet, sådan at fremtidige feriepenge-udbetalinger skal ansøges af lønmodtager. Feriepengeinfo sender besked til udbetaler om, at feriepengene skal udbetales til lønmodtager pga. udrejse Feriepengeudbetaler kan afvise anmodningen i Feriepengeinfo, hvilket vil betyde, at der sættes grænsegænger-status. Lønmodtager vil i så fald modtage et brev om, at feriepengeudbetaler, har afvist udbetalingen.