Referat Økonomiudvalget onsdag den 14. marts Kl. 15:30 i Mødelokale 1 og 2

Transkript

1 Referat onsdag den 14. marts 2018 Kl. 15:30 i Mødelokale 1 og 2

2 Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden ØU - Orientering TM/ØU - PCB forurenet byggeaffald på Kumlehusvej ØU - Mulighederne for at arbejde med et ESCO-projekt ØU - Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommunale ejendomme ØU - Det videre arbejde med de kommunalt ejede udlejningsboliger ØU - Forlængelse af lejeaftale med Bramsnæsvig Specialskole ØU - Borgerrådgiverfunktionen ØU - Økonomisk månedsopfølgning - marts ØU - Overførsler (drift) ØU - Forbedret anlægsstyring (administrative indsatser) ØU - Salg af HMN Naturgas A/S ØU - Revision af Osted Idrætsforening ØU - DGI/DIF Bevæg dig for livet Visionskommune Lukket - ØU - Evt. køb af ejendom i Hvalsø ØU - Afsenderinformation i s for kommunalbestyrelsesmedlemmer ØU - Implementering af Databeskyttelsesforordningen ØU - Organisationsjustering ØU - Analyse af sygefraværet i Lukket - ØU - Status for udbud af WAN og bredbåndsdækning ØU Valg af to medlemmer til bestyrelsen for Produktionsskolen Kohinoor Lukket - ØU - Ansøgning om fornyelse af alkoholbevilling ET - Værdiskabelse i den lokale erhvervsfremme ET - Frigivelse af midler til bredbåndsindsats BU - Kvalitetsrapport for folkeskolerne i Lejre Kommune KF - Billedkunstnerisk Grundkursus (BGK), deltagelse af elever fra Lejre Kommune Lukket - TM - Udbud af rottebekæmpelse med kontraktstart 1. januar TM - Frigivelse af midler til indkøb af affaldsbeholdere TM - Etablering af pendlerparkeringspladser ved Hvalsø station TM - Omlægning af Glimvej TM - Bemyndigelse til at stemme for oprettelse af FIT TM - Frigivelse af midler til vedligeholdelse af kommunale ejendomme TM - Frigivelse af anlægspulje 2018 til sti- og trafiksikkerhedsprojekter TM - Forslag til Kommuneplantillæg nr. 1 og Lokalplan LK 58 for Herslev Bryghus...96

3 Side TM - Pleje af løgfrøhabitater i Lejre...100

4 Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den : Godkendt med den bemærkning at punkterne 16 og 17 stopper i. Grethe Saabye (C) var ikke til stede under punktets behandling. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:

5 Side 2 2. ØU - Orientering Sagsnr.: 18/123 Resumé: Aftale om bedre veje til uddannelse og job samt dannelsen af en ny Forberedende Ungdomsuddannelse (FGU) Et enigt folketing indgik i efteråret 2017 en ny uddannelsespolitisk aftale, kaldet bedre veje til uddannelse og job. Aftalen sigter imod, at 90 pct. af en årgang skal have en ungdomsuddannelse når de er 25 år. Som et led i realiseringen af aftalen samles myndighedsansvaret for alle unge under 25 år hos kommunerne, som skal tilrettelægge en sammenhængende kommunal ungeindsats, der skal gøre alle unge parat til at gennemføre en ungdomsuddannelse eller komme i beskæftigelse. Herudover etableres en ny Forberedende Grunduddannelse (FGU), som dannes ud af de nuværende produktionsskoler, Erhvervsgrunduddannelsen (EGU), Den koordinerede ungdomsuddannelse (KUU) og dele af VUC aktiviteterne. FGUerne bliver statsligt selvejende institutioner med mulighed for kommunalt flertal i bestyrelsen. Undervisningsministeren har bedt de fem KKRer om, i perioden fra januar til juni 2018, i en koordineret proces at få oprettet ca. 30 FGU institutioner med op til 90 skoler. Den lokale proces med etablering af dækningsområde for FGUen er derfor i gang. Ved etableringen af FGU skal der ske en afvejning af forskellige forhold, herunder et passende elevgrundlag, nærhed til uddannelsen for de unge, økonomisk og faglig bæredygtighed for institutionen, samt etablering med afsæt i de nuværende bygningsmæssige faciliteter der er til rådighed, da der ikke er afsat anlægsmidler til dannelsen af FGUerne. Endelig forventes processen at tage udgangspunkt i én skole pr. kommune, men dog således at der forventes flere skoler i de større kommuner og ingen skoler i kommuner hvor der ikke er tilstrækkeligt elevgrundlag. Med afsæt i vurderinger af ovenstående kriterier, samt i øvrigt de unges uddannelsesmæssige søgemønstre, er Lejre Kommune aktuelt i dialog med Roskilde, Høje-Taastrup, Greve og Solrød Kommuner om etablering af en fælles FGU. Den koordinerede proces via KKR skal sikre, at alle kommuner indgår i dannelsen af en FGU, og derfor vil der fortsat kunne ske justeringer i de forventede samarbejdsflader imellem kommunerne omkring dannelsen af FGU-institutionen. Men det sikres med den nævnte kommunegruppe, at Lejre Kommune indgår i et relevant samarbejde, hvor der er taget skyldigt hensyn til kriterierne for dannelsen af FGUen. Der forventes fremlagt en sag for de relevante fagudvalg, når der skal træffes endelig politisk beslutning om FGU dannelsen. Svar på Lejre Kommunes henvendelse til Fødevarestyrelsen Fødevarestyrelsen har som svar på Lejre Kommunes henvendelse fremsendt invitation til at deltage i et pilotprojekt, der skal afdække de udfordringer, innovative fødevarevirksomheder oplever indenfor Fødevarestyrelsens område. Brevet er vedlagt. KL Seksuel chikane på arbejdspladserne Ligestillingsministeren og beskæftigelsesministeren sætter i øjeblikket fokus på problemet med seksuel chikane på arbejdspladserne. I en fælles henvendelse til alle landets arbejdspladser også til kommunerne opfordrer de to ministre til at tale om respekt, god tone og omgangsformer på arbejdspladserne. Og til at bryde tabuet, tage ansvar og skabe klare og tidssvarende retningslinjer. Breve er vedlagt KL - Overenskomstforhandlinger Orientering fra KL om overenskomstforhandlingerne. Brev og mail er vedlagt. Sygefraværsstatistikken januar-februar 2018

6 Side 3 Sygefraværet for januar-februar 2018 er i gennemsnit 2,6 sygedage pr. fuldtidsbeskæftiget medarbejder hvilket er 0,2 dage lavere end niveauet for samme periode i De umiddelbare hovedkonklusioner på baggrund af opgørelsen af sygefraværet er: At seks centre (der repræsenterer 60 % af det samlede antal årsværk) - har fald i sygefraværet i forhold til Det drejer sig om Center for Service & Ejendomme, Koncernsekretariat & Udvikling, Center for Kultur & Fritid, Center for Børn & Læring, Center for Teknik & Miljø og Koncernøkonomi & Analyse. At tre centre (der repræsenterer den resterende del af det samlede årsværk svarende til 40 %) - har stigninger i sygefraværet i forhold til Det drejer sig om Center for Børn Unge & Familie, Center for Velfærd & Omsorg og Center for Job & Social. Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den : Taget til efterretning. Borgmesteren orienterede supplerende om: Lejre Kommunes og Økologisk Landsforenings invitation af Regeringens Miljø- og Fødevareudvalg. Invitationen vedlagt Kommende bosætningssite som Lejre Kommune har samarbejdet med ejendomsmæglerne om. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Bilag: 1. Svar fra Fødevareministeriet på LKs henvendelse.pdf 2. Brev fra ligestillingsministeren og beskæftigelsesministeren.pdf 3. Brev til kommunerne vedr. seksuel chikane.pdf 4. Sygefravær ØU marts 2018.xlsx 5. KL - Overenskomstforhandlinger Overenskomstforhandlinger Faktaark.pdf 7. Invitation fra Lejre kommune og Økologisk Landsforening - Fødevareforlig IV

7 Side 4 3. TM/ØU - PCB forurenet byggeaffald på Kumlehusvej 1 Sagsnr.: 16/7325 Resumé: På Kumlehusvej 1 er der fundet PCB forurenet byggeaffald. Forureningens omfang er nu kendt. Undersøgelserne viser et område med kraftig PCB forurening og områder med lettere PCB forurening. Der skal tages stilling til hvilke krav, der skal stilles overfor ejeren af Kumlehusvej 1 i forhold til forureningen. Naboerne inviteres til et møde om sagen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der varsles og meddeles et påbud med vilkår om at fjerne PCB forurening over 2,0 mg/kg, med mindre ejeren frivilligt foretager oprensning, 2. at Lejre Kommune, såfremt ejer sender en ansøgning, er indstillet på at give en miljøgodkendelse til at genanvende PCB forurenet byggeaffald med en koncentration mellem 0,1 0,5 mg/kg i område C og D, uforurenet byggeaffald til terrænregulering og bundsikring under gulv. 3. at der afholdes møde for naboerne mandag den 19. marts. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen punkt 1-2 punkt 3 Beslutning den : Ad 1-2) Indstillingerne anbefales. Ad 3) Indstillingen tiltrådt. Grethe Saabye (C ) var ikke til stede under punktets behandling. Sagsfremstilling: Administrationen påviste med analyser den 3. november 2016 PCB forurenede byggematerialer på Kumlehusvej 1 i Øm. Byggematerialerne er udlagt som terrænregulering og bundsikring under gulv i forbindelse med opførelsen af en stor bygning med otte haller på ejendommen. Administrationen sendte den 9. februar 2017 et påbud til ejeren af Kumlehusvej 1, om at undersøge og afgrænse forureningen. Disse undersøgelser blev afsluttet den 31. oktober 2017 og omfanget af forureningen er nu kendt. Rapporterne med undersøgelserne kan læses på Lejre Kommunes hjemmeside. Ejeren af Kumlehusvej 1 har haft rådgiver fra Dansk Miljørådgivning A/S til at undersøge forureningen. Derudover har ejeren fået Cowi til at foretage en konkret beregning af risikoen for nedsivning af PCB til nærmeste drikkevandsforsyning. Lejre Kommune har fået rådgiver fra Orbicon til at vurdere resultatet af undersøgelserne. Orbicons notater er vedlagt som bilag. Lejre Kommune har desuden fået en advokat fra firmaet Bech-Bruun

8 Side 5 til at vurdere kommunens handlemuligheder indenfor lovgivningen. Advokatens notat er vedlagt som bilag. Hvornår er der tale om en forurening? Miljøstyrelsen har ikke fastsat en grænseværdi for PCB i jord og grundvand. For at kunne håndtere sager med nedknust PCB forurenet byggeaffald, har man bl.a. i Københavns Kommune anvendt en grænseværdi for rene materialer på 0,1 mg/kg. Hvis koncentrationen er over 0,1 mg PCB/kg er der således tale om PCB forurenet materiale. I restproduktbekendtgørelsen er der fra 1. januar 2017, som noget nyt, indført en grænseværdi på 2,0 mg PCB/kg. Denne værdi gælder ved måling af PCB forureningen på bygningsdele (beton og tegl) inden materialerne rives ned og knuses til genbrug. Hvis byggematerialerne overholder denne værdi inden nedrivning, kan byggeaffaldet anvendes uden tilladelse. Koncentrationen på 2,0 mg/kg kan ikke anvendes som en grænseværdi for indhold af byggeaffald i jorden. Værdien kan bruges som et kriterie for tilstrækkelig rensning af bygningsdele. Ejer har oplyst, at de ikke kan dokumentere at bygningsdelene er renset tilstrækkeligt i forbindelse med nedrivning og inden nedknusning af byggematerialerne. Rådgiver fra Orbicon har skønnet, hvad en PCB koncentration på 2,0 mg/kg på dele af bygningsmaterialerne ville give af koncentration i det nedknuste materiale. Orbicon vurderer, at den målte PCB koncentration i det nedknuste materiale ville være under 0,5 mg/kg. Denne skønnede værdi kan dog ikke anvendes som grænseværdi. Hvad viser undersøgelserne? Der er udført undersøgelser af byggeaffaldet syd, øst og nord for bygning samt i de otte haller. Det er i disse områder, der er mistanke om tilkørt, forurenet byggeaffald. Der er ikke mistanke om, at der er udlagt byggeaffald vest for bygning. Orbicon vurderer, at der først er tilkørt forurenet byggeaffald efter at jordarbejderne er afsluttet på vestsiden af bygningen. Se vedlagte kort med det undersøgte område og områder med konstateret forurening. Samlet inddeler undersøgelserne forureningen i tre niveauer: Uforurenet bygge- og anlægsaffald med koncentration af PCB under 0,1 mg/kg Lettere forurenet byggeaffald med koncentration af PCB mellem 0,1 og 0,5 mg/kg (område C og D) Kraftigt forurenet byggeaffald med koncentration af PCB over 2,0 mg/kg (område A og B). Udgør PCB forureningen en aktuel risiko? Kommunens rådgiver Orbicon vurderer, at forureningen med PCB ikke udgør en risiko for grundvandet eller menneskers sundhed ved den aktuelle arealanvendelse. Orbicons vurdering er vedlagt som bilag. Der er udført en konkret beregning for udvaskning af PCB med grundvandet til nærmeste drikkevandsforsyning. I risikovurderingen indgår, at grundvandet er godt beskyttet med et tykt lerlag samt at stoffet PCB har svært ved at blive opløst i vand og at stoffet binder sig kraftigt til jordpartiklerne. Arbejdstilsynet har fastsat et maksimalt indhold af PCB i indeklimaet. Med udgangspunkt i denne værdi har Orbicon beregnet, at jordkoncentrationen med PCB under gulv kan være op til 1,65 mg/kg før der bliver et indeklimaproblem på arbejdspladsen. De fundne PCB koncentrationer under hal 5 og 6 er maksimalt 0,48 mg/kg. Orbicon vurderer på dette grundlag, at der ikke er risiko for indeklimaet ved de konstaterede forureninger under gulv. Den aktuelle påvirkning af indeklimaet i hallerne vil kunne kontrolleres ved en måling.

9 Side 6 Ejers forslag til håndtering af PCB forurening Ejer af Kumlehusvej 1 er Bach Gruppen A/S. Bach Gruppen har oplyst, at de gerne vil grave det forurenede byggeaffald væk på udearealerne som en frivillig oprensning. Allerede opgravede materialer fra hal 6 vil blive bortskaffet efter kommunens anvisning. Øvrig forurening i hal 5 og 6 ønsker Bach Gruppen ikke at grave væk ved en frivillig oprensning. Bach Gruppens tilkendegivelse om frivillig oprensning er vedlagt som bilag. Hvad siger loven? Når der er sket en overtrædelse skal forholdet lovliggøres. Dette kan ske ved en fysisk eller retlig lovliggørelse. Retlig lovliggørelse: En retlig lovliggørelse betyder, at man giver tilladelse til at genanvende lettere forurenet byggeaffald på grunden. Lovgivningen foreskriver, at hvis der er mulighed for at give en retlig lovliggørelse, skal dette vælges i stedet for en fysisk lovliggørelse. Fysisk lovliggørelse: En fysisk lovliggørelse betyder, at man fjerner forureningen. I tilfælde af en fysisk lovliggørelse skal der varsles et påbud og efterfølgende gives et påbud om at grave forurenet byggeaffald væk. Alternativt kan ejer vælge at grave forureningen væk frivilligt. Politianmeldelse: Der er også mulighed for at politianmelde ejer for at overtræde loven. Politianmeldelse sker først efter at øvrige håndhævelsesmuligheder (herunder påbud) er brugt. Hvor meget forurening bør forlanges fjernet? Advokaten vurderer, at byggeaffald med en PCB koncentration over 2,0 mg/kg ikke må genanvendes. Kommunen vil ikke lovligt kunne tillade, at dette byggeaffald bliver liggende. Der er således ingen tvivl om at byggeaffaldet i område A og B skal fjernes. Materiale med et indhold af PCB under 0,1 mg betragtes som rent og kan ikke forlanges fjernet. Uforurenet bygge- og anlægsaffald kan lovligt genanvendes. Dette gør sig gældende på størstedelen af udearealerne og i de fleste haller. Der er tvivl om det er muligt at give tilladelse til genanvendelse af lettere forurenet bygge- og anlægsaffald, med en PCB koncentration mellem 0,1 og 2,0 mg/kg. Spørgsmålet er om kommunen lovligt kan tillade at lade materialet i område C og D blive liggende på ejendommen. To bestemmelser i miljøbeskyttelsesloven og i restproduktbekendtgørelsen peger i hver sin retning. På den ene side er det ifølge Miljøstyrelsens fortolkning af restproduktbekendtgørelsen ikke tilladt at genanvende byggeaffald, med mindre det er dokumenteret at overfladen er renset til en koncentration af PCB under 2,0 mg/kg inden nedknusning. Miljøstyrelsens fortolkning er begrundet med, at der ikke ønskes cirkulation af PCB, også selvom det lettere forurenede byggeaffald ikke udgør et miljø- og sundhedsmæssigt risiko. I det aktuelle tilfælde er der ikke dokumentation for at koncentrationen af PCB er målt inden nedknusning og Miljøstyrelsen mener derfor ikke at materialet må genanvendes. På den anden side har kommunerne i miljøbeskyttelseslovens kapitel 5 helt generelt en mulighed for efter grundig vurdering - at give miljøgodkendelse til aktiviteter der ikke udgør en miljø- eller sundhedsmæssig risiko. I forbindelse med en miljøgodkendelse stilles der som regel en række vilkår. Ud fra denne vurdering kan kommunen altså give miljøgodkendelse til at byggeaffaldet kan blive liggende da det ikke udgør en miljø- og sundhedsmæssig risiko. På grund af omfanget af bygge- og anlægsaffald på Kumlehusvej ( tons) skal både det uforurenede og det lettere forurenede byggeaffald have miljøgodkendelse.

10 Side 7 Før kommunen kan give en miljøgodkendelse skal ejeren søge om godkendelse. Første skridt vil altså være at bede ejeren om at sende en ansøgning. Hvad har betydning for afgørelsen? Når man beslutter om en forurening skal fjernes, skal afgørelsen baseres på saglige hensyn, herunder typisk miljø- og sundhedsrisiko, hensynet til at undgå uheldig præcedensvirkning, effektiv håndhævelse og proportionalitet osv. Hensynet til miljø og sundhed vejer tungt, men der skal være proportionalitet mellem den miljømæssige effekt og omkostningerne til de påbudte foranstaltninger. Samtidig skal sagen behandles på samme måde og ud fra samme hensyn, som hvis der var ansøgt, før byggeaffaldet blev udlagt. Information til naboerne Administrationen har løbende orienteret naboerne til Kumlehusvej 1 om undersøgelserne via breve og på et enkelt nabomøde. Naboerne inviteres til et møde om de seneste undersøgelser i sagen. Administrationens vurdering: Administrationen anbefaler, at det kraftige PCB forurenede byggeaffald i område A og B bortgraves. Det vil ikke være lovligt at lade denne forurening blive liggende. Administrationen anbefaler, at det lettere PCB forurenede byggeaffald får lov til at blive liggende i område C og D. Administrationen vurderer, at hvis ejer på det tidspunkt, hvor de opførte hallerne, havde søgt om at genindbygge lettere forurenet byggeaffald, så ville ejer have fået en tilladelse efter miljøbeskyttelsesloven. Administrationen ville, i forbindelse med tilladelsen, have vurderet, at forureningen ikke ville udgøre en risiko for grundvandet eller menneskers sundhed. Desuden ville administrationen have vurderet, at det samfundsmæssigt er godt at nyttiggøre byggeaffald fremfor at bruge råstofferne i råstofgrave og fremfor at fylde sikrede deponeringsanlæg op med materialer, som kunne nyttiggøres uden miljømæssig risiko. Da det lettere PCB forurenede byggeaffald vurderes ikke at udgøre en miljø- eller sundhedsmæssig risiko, vil den miljømæssige gevinst heller ikke være proportional med udgifterne til bortgravning og deponering. Desuden vil unødig transport af byggeaffald væk fra Kumlehusvej 1 ikke gavne klima eller miljø. Samlet set vurderer administrationen, at det vil være den miljømæssigt bedste løsning at genbruge materialer, der ikke er farlige for omgivelserne. Selvom Miljøstyrelsen mener, at kommunen ikke vil kunne give en miljøgodkendelse til at anvende lettere PCB-holdigt bygge- og anlægsaffald, så anbefaler administrationen, at Miljøstyrelsens tolkning af regelgrundlaget bør betvivles og afprøves ved en klagenævnsafgørelse. Dels fordi der er betydelig usikkerhed forbundet med Miljøstyrelsens tolkning og dels fordi Miljøstyrelsens tolkning kan føre til samfundsøkonomisk spild. Hvis Lejre Kommune giver tilladelse til at indbygge lettere PCB forurenede byggeaffald, kan tilladelsen påklages. Enhver med en væsentlig individuel interesse i sagens udfald, kan klage over kommunens afgørelse. Foreninger og organisationer, der har til hovedformål at beskytte natur og miljø, kan også klage over kommunens afgørelse. Klagen vil blive behandlet i Miljø- og Fødevareklagenævnet. Klagenævnet vil afgøre om kommunen kan retlig lovliggøre det lettere PCB forurenede byggeaffald i område C og D. Hvis Miljø- og Fødevareklagenævnet afgør, at kommunen ikke kan retlig lovliggøre det lettere PCB forurenede byggeaffald, vil Lejre Kommune efterfølgende skulle påbyde ejer at fjerne den lettere PCB forurening i område C og D.

11 Side 8 Hvis der i stedet gives påbud om fysisk lovliggørelse kan påbuddet blive afprøvet ved domstolene. Påbuddet vil ikke kunne påklages til Miljø- og fødevareklagenævnet. Der vil i givet fald kunne imødeses en årelang proces. En retlig lovliggørelse vil altså give den hurtigste afklaring i forhold til håndteringen af affaldet. Handicappolitik: Ikke relevant. Økonomi og finansiering: Lejre Kommune har afholdt udgifter til konsulentbistand i forbindelse med sagen. Herudover har sagen ikke økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune. Lejre Kommune kan dog blive erstatningspligtig, hvis ejeren har haft omkostninger til opfyldelse af et ulovligt påbud. Det er domstolene, der afgør om et påbud er ulovligt og ugyldigt. Erstatningsansvar Miljø- og Fødevareklagenævnet vil ikke tage stilling til erstatningsansvar, hvis kommunens afgørelse om retlig at lovliggøre den lettere PCB forurening blev påklaget. Miljø- og Fødevareklagenævnet vil alene tage stilling til forholdet mellem miljøbeskyttelsesloven og restproduktbekendtgørelsen. Hvis der derimod gives påbud om fysisk lovliggørelse af PCB-forureningen vurderer advokaten, at Lejre Kommune vil kunne få et erstatningsansvar, hvis Miljøstyrelsens fortolkning af restproduktbekendtgørelsen om forbud mod cirkulation af PCB underkendes ved domstolene. Hvis Lejre kommune vælger fysisk lovliggørelse skal Lejre Kommune forinden sikre sig ved at få Miljøstyrelsens skriftlige tilkendegivelse af fortolkningen af bekendtgørelsen. Hvis Lejre Kommune får et erstatningsansvar, vil kommunen efterfølgende kunne rette et regreskrav mod Miljøstyrelsen. Advokaten påpeger, at Lejre Kommune ikke må vælge den fremgangsmåde, der er mindst økonomisk risikabelt for kommunen. Det vil ikke være et sagligt og relevant hensyn at tilsidesætte Miljøstyrelsens fortolkning, ud fra en mulig økonomisk risiko for kommunen. Et sagligt hensyn skal være begrundet i en miljø- og sundhedsmæssig vurdering. Bilag: 1. Undersøgt område 2. Kortbilag - Områder med konstateret lettere PCB forurening.pdf 3. Ejers forslag til frivilling oprensning 4. Orbicon notat - Kommentarer til DMR undersøgelsesrapport med vurderinger mv 5. Orbicon notat - Vurdering af forureninger og anbefalinger til påbud mv 6. Orbicon notat - Risikovurdering af bundsikringsmaterialer med PCB på Kumlehusvej 1 i Øm 7. Advokat notat - Resume

12 Side 9 4. ØU - Mulighederne for at arbejde med et ESCO-projekt Sagsnr.: 18/1738 Resumé: På Økonomiudvalgsmødet den 14. november blev orienteret om tidsog procesplan for arbejdet med et muligt ESCO projekt. Der er nu gennemført en indledende afdækning af potentialerne ved at gennemføre et ESCO projekt i Lejre Kommune. Resultaterne viser at der er et potentiale. Potentialerne præsenteres og forklares på mødet. ESCO står for Energy Service Companies og er en samarbejdsform til at opnå energibesparelser i bygninger. Tankegangen i ESCO er, at de midler der er bundet i en ejendom i form af energiforbrug kan reduceres og reduktionen af omkostningerne til energi betaler for optimering af ejendommens energiforbrugende installationer. Den private ESCO- partner garanterer for at de fundne energibesparelser bliver udført og kompenserer for de evt. manglende besparelser. Sagen skal ses i sammenhæng med to øvrige sager på s dagsorden: Udarbejdelse af drift- og vedligeholdelsesplaner for kommunale ejendomme (18/1739) Det videre arbejde med de kommunalt ejede udlejningsboliger (17/1740) På mødet vil den eksterne rådgiver komme med en kort introduktion til ESCO modellen og de næste trin i et eventuelt ESCO-projekt. Punktet afvikles sammen med Udvalget for Teknik & Miljø. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der udarbejdes et forprojekt, som danner grundlag for endelig beslutning om et eventuelt ESCO projekt. Beslutningskompetence: Beslutning den : Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: Lejre Kommune har de seneste år selv stået for gennemførelse af energirenoveringsprojekter på baggrund af de udarbejdede energimærker. Tankegangen i ESCO er, at de midler, der er bundet i en given ejendom i form af energiforbrug, kan reduceres, og reduktionen af energi betaler for energioptimering af ejendommen. I et ESCO projekt indgår kommunen - på baggrund af et udbud et energipartnerskab med en privat ESCO partner, der laver en grundig gennemgang af de udvalgte bygninger, og påpeger alle muligheder for at spare energi. ESCO partneren garanterer for, at den fundne energibesparelse bliver opnået. Hvis ikke de garanterede besparelser bliver opnået, kompenserer ESCO-partneren for de manglende energibesparelser med et beløb, der svarer til forskellen op til de garanterede energibesparelser.

13 Side 10 Der er en række forhold, som bygningsejeren her Lejre Kommune skal tage højde for og træffe beslutning om inden beslutning om at gå ESCO-vejen. Disse forhold, samt resultaterne af den indledende afdækning præsenteres på mødet. Med henblik på at afdække om et ESCO-projekt vil kunne give besparelser på energiomkostningerne er der foretaget en indledende skrivebords analyse baseret på screening af energidata fra 10 ejendomme. Screeningen er gennemført af Siemens uden beregning for Lejre Kommune. Simens potentialevurdering viser at der er et potentiale for energibesparelser ved investeringer i den kommunale bygningsmasse. Potentialevurderingen er vedlagt som bilag og vil blive gennemgået på mødet. Et ESCO-projekt består typisk af følgende fem faser: 1. Forprojekt 2. Udbud af Esco projekt 3. Valg af Esco leverandør og energianalyser 4. Entreprise/udførelse 5. Garanti Næste skridt vil således være at udarbejde et forprojekt som mere konkret skal afdække potentialerne i et muligt ESCO-projekt. Et forprojekt vil bestå af et notat på 6 8 sider, der berører følgende emner: Beskrivelse af nuværende model for realisering af energibesparelser Beskrivelse af ESCO modellen i overordnede træk Potentialet for energibesparelser og andre afledte effekter ved forskellige tilbagebetalingstider. Herunder kortlægning af reduktion i efterslæb og typer af vedligehold, der reduceres (fx på de tekniske installationer og klimaskærm). Oplæg til 3 scenarier med henholdsvis fortsættelse af nuværende model med energipulje og henholdsvis to typer af ESCO modeller i forhold til økonomi, tidsplan, indhold og omfang. Beskrivelse af videre proces for et ESCO projekt. Forprojektet forventes at kunne være afsluttet i maj-juni måned og resultaterne vil kunne forelægges for i maj eller juni måned. På denne baggrund kan beslutte, om der skal arbejdes videre med et ESCO projekt, og hvilken model der i givet fald skal anvendes. Hvis det besluttes at arbejde videre med et ESCOprojekt skal der herefter udarbejdes udbudsmateriale. Gennemførelsen af de konkrete energitiltag forventes igangsat i slutningen af Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering at det skitserede forprojekt vil kunne danne et godt grundlag for en beslutning om hvorvidt Lejre Kommune skal påbegynde et ESCO - projekt. Arbejdet med energiprojekter på de kommunale bygninger vil i 2018 blive gennemført efter samme metode som tidligere år. Handicappolitik: Sagen har ingen handicapmæssige konsekvenser Økonomi og finansiering: Udgifterne til udarbejdelse af forprojektet vurderes at koste kr., som afholdes af politikområdet Ejendomsdrift 4 30.

14 Side 11 Bilag: 1. Præsentation Lejre Kommune potentialeanalyse.pdf 2. Potentialevurdering - Lejre Kommune.pdf

15 Side ØU - Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommunale ejendomme Sagsnr.: 18/1739 Resumé: På Økonomiudvalgsmødet den 14. november 2017 (17/13000) blev orienteret om mål samt tids- og procesplan for arbejdet med effektiv ejendomsdrift. Der er nu gennemført et pilotprojekt med tilstandsvurdering og udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner for to kommunale ejendomme. Pilotprojektet er gennemført med ekstern bistand. Der skal tages stilling til om der på baggrund af erfaringerne fra pilotprojektet skal foretages systematisk tilstandsvurdering og udarbejdes drifts- og vedligeholdelsesplaner for den kommunale bygningsmasse. Opgaven forudsætter ekstern bistand og opgaven skal udbydes med henblik på at indhente tilbud. Når tilbud er indhentet vil de blive forelagt politisk med henblik på frigivelse af penge til at gennemføre tilstandsvurderingen og udarbejde drifts- og vedligeholdelsesplaner. Sagen skal ses i sammenhæng med to øvrige sager på s dagsorden: Mulighederne for at arbejde med et ESCO-projekt (18/1738) Det videre arbejde med de kommunale ejede udlejningsboliger (18/1740) På mødet vil den eksterne rådgiver redegøre for resultaterne af pilotprojektet. Punktet afvikles sammen med Udvalget for Teknik & Miljø. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at opgaven med tilstandsvurdering samt drifts- og vedligeholdelsesplaner udbydes, 2. at der meddeles drifts bevilling på udgift kr. til budget 2018 til konsulenthjælp til udarbejdelse af udbud af drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommunale ejendomme, 3. at bevillingen finansieres af det i budgettet for 2018 afsatte rådighedsbeløb til vedligeholdelsesopgaver på de kommunale ejendomme ved en nedskrivning på kr. i Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den : Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Baggrund Lejre Kommune ejer 541 bygninger svarende til ca kvm. Hovedparten er kommunale institutioner eller administrationsbygninger som er knyttet til de kommunale kerneopgaver. Arbejdet med drifts- og vedligeholdelsesplaner omfatter ikke de kommunale udlejningsboliger (ca kvm).

16 Side 13 Administrationen forelagde på s møde den 14. november 2017 en tidsog procesplan samt mål for arbejdet med udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommunale ejendomme. Det fremgik heraf, at administrationen har iværksat en foranalyse med henblik på at udarbejde et grundlag for en politisk beslutning om at udbyde opgaven med systematisk at tilstandsregistrere og udarbejde drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommunale ejendomme. Det fremgik endvidere, at målene hermed er at: Fastholde og forøge værdien af kommunens ejendomme Indføre forebyggende vedligeholdelse Forbedre brugeroplevelserne i bygningerne for både borgere og medarbejdere Øge effektiviteten i og effekten af de kommunale indkøb af rådgivnings- og Håndværkerydelser, både forstået som o Effektiviteten i den kommunale opgaveløsning o Effekten af indkøbene (få mere for de samme penge målt på både volumen og kvalitet). Øger gennemsigtigheden i forhold til kommunens indkøb af rådgivnings- og håndværkerydelser, jf. Lejre Kommunes indkøbs- og udbudspolitik. Værdien af bygningerne skal således sikres samtidig med, at brugerne af ejendommene dvs. både medarbejdere og borgere får de bedst mulige rammer for aktiviteterne, herunder et godt indeklima. Vedligeholdelsesstanden har også stor betydning for om Lejre Kommune når de opsatte mål for energioptimering på egne ejendomme som er et vigtigt bidrag til kerneopgaven bæredygtig vækst. Pilotprojekt Der er som beskrevet i økonomiudvalgssagen fra november igangsat et pilotprojekt med udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommunale bygninger. Formålet med pilotprojektet har været at udvikle og teste en skabelon for tilstandsvurderinger i samarbejde med de medarbejdere, som i det daglige arbejder med bygningerne, samt at udvikle en fælles terminologi og endelig at vurdere tidsforbrug/omfang forbundet med en systematisk tilstandsvurdering. Der er konkret foretaget tilstandsvurdering for Osted Hallen og Kirke Såby Skole svarende til ca kvm. Følgende har indgået i tilstandsvurderingen: Terræn Primære bygningsdele (fx fundament, tage, bærendevægge) Sekundære elementer (fx vinduer, yderdøre, indvendige trapper) Overflader (fx tagets renholdelse, slid på gulve, indvendige flader) VVS (fx ventilation, fyr) El (fx el. installationer, CTS, elevator, lys) Tilgængelighed Ulovlige installationer Øvrige observationer

17 Side 14 På denne baggrund er der udarbejdet udkast til drifts- og vedligeholdelsesplaner for de to ejendomme. Uddrag af tilstandsvurdering og planer vil blive præsenteret på mødet. Pilotprojektet er gennemført med bistand fra ekstern konsulent. Undervejs er der arbejdet med terminologi, ansvarsfordeling og systemunderstøttelse, så data fra den systematiske tilstandsregistrering og drifts- og vedligeholdelsesplanerne kan dokumenteres elektronisk. Hermed bliver det muligt at få et samlet overblik over vedligeholdelsesbehovet, og der bliver mulighed for en mere sikker driftsstyring. Lejre Kommune anvender allerede i dag et it-system til registrering af vedligeholdelsesopgaver. Dette system vil med indkøb af få ekstra moduler også blive anvendt videre frem, men på en udvidet og langt mere systematisk måde. Fra to ejendomme til alle ejendomme På baggrund af pilotprojektet er det vurderingen at en tilsvarende gennemgang med henblik på tilstandsregistrering og drifts- og vedligeholdelsesplaner for alle de kommunale ejendomme vil kunne gennemføres i efteråret 2018 foråret Der har til orientering været afholdt informationsmøde for alle der arbejder med drift og vedligeholdelse af bygninger samt institutionsledere med henblik på at informere om resultaterne af pilotprojektet og indsamle forbedringsforslag fra driften til det videre arbejde. Opgaven vil skulle i udbud. Markedsvurdering og forventninger til priser fremgår af lukket bilag. I bilag er et notat fra rådgiver, der belyser baggrund og model for totalrådgiverudbud af opgaven. Arbejdet planlægges gennemført i følgende 5 faser, som ligeledes er nærmere beskrevet i notatet: Fase 1 Forberedelse (Gennemføres fra marts til april 2018) Fase 2 Markedsdialog (Gennemføres i fra april til maj 2018) Fase 3 Klargøring af udbud (Gennemføres fra maj til juni 2018) Fase 4 Konkurrence (Gennemføres fra juni til august 2018) Fase 5 Gennemførelse (Gennemføres fra september 2018 til april 2019) Tids- og procesplan for udbud og gennemførelse fremgår af denne illustration:

18 Side 15 Når tilstandsvurderingen er gennemført vil de enkelte vedligeholdsaktiviteter blive samlet i nogle 10-årige drift- og vedligeholdsplaner, som vil give et overblik over det fremtidige behov for investering i det planlagte vedligehold i den samlede ejendomsportefølje. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering at udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner for de kommunale bygninger er en nødvendig forudsætning for en overgang til mere systematisk vedligeholdelse af bygningerne - således at en større del af vedligeholdelsen bliver planlagt og forebyggende vedligeholdelse fremfor akut vedligeholdelse, og så lejre Kommune får mere for vedligeholdelsesbudgetterne. Drifts- og vedligeholdelsesplanerne vil være et godt grundlag for samlede udbud af vedligeholdelsesopgaverne. Herved vil der kunne opnås bedre priser og større gennemsigtighed i indkøbene. Drifts- og vedligeholdelsesplanerne skal følges op med 3-5 års mellemrum, hvor der skal foretages en fornyet gennemgang af registreringen. Det vurderes at denne opfølgning vil kunne foretages med eget personale. Handicappolitik: Tilgængelighedsforhold er taget med i pilotprojektet og vil også indgå i det videre arbejde. Økonomi og finansiering: Udgiften til udarbejdelse af udbudsmaterialet til drifts- og vedligeholdelsesplaner finansieres af anlægsrådighedsbeløbet til Vedligeholdelse af kommunale ejendomme iht. i investeringsoversigten i budget 2018 på kr. Vurdering af udgifterne til gennemførelse af opgaven fremgår af lukket bilag. Bilag: 1. (Lukket bilag) 2. (Lukket bilag) 3. (Lukket bilag)

19 Side ØU - Det videre arbejde med de kommunalt ejede udlejningsboliger Sagsnr.: 18/1740 Resumé: Lejre kommune har 133 udlejningsboliger svarende til ca kvm. fordelt i byer og landsbyer i kommunen. Der er ikke et samlet overblik over den vedligeholdelsesmæssige stand af bygningerne. Der er forskellige muligheder i forhold til den fremtidige anvendelse af udlejningsboligerne. Inden der tages stilling til dette er det vigtigt at kende bygningernes tilstand. Derfor gennemfører administrationen en tilstandsvurdering af bygningerne med ekstern bistand. Resultaterne af gennemgangen foreligger efter sommerferien 2018, hvor sagen genoptages politisk. Sagen skal ses i sammenhæng med to andre sager på s dagsorden: Udarbejdelse af drift- og vedligeholdelsesplaner for kommunale ejendomme (18/1739) Mulighederne for at arbejde med et ESCO-projekt (18/1738) Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at det tages til efterretning at der igangsættes en tilstandsvurdering af de kommunalt ejede udlejningsboliger. Beslutningskompetence: Beslutning den : Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: Lejre Kommune har 133 udlejningsboliger med i alt 146 lejemål, fordelt på ca kvm. Se også status i s sag den 9. februar Boligerne er fordelt ud over hele kommunen se vedlagte kort. Der bor pt. 232 personer i Lejre Kommunes boliger fordelt på 161 voksne og 71 børn. Der er en stor andel af pensionister i boligerne. Der er behov for mere principiel stillingtagen til udlejningsejendommes fremtid af følgende grunde: Behov for kommunale udlejningsboliger. Boligerne er hidtil især blevet anvendt til borgere på akutlisten og til midlertidige boliger til flygtninge. Der er erfaringsmæssigt blevet 10 boliger ledige hvert år, som er blevet genudlejet med nye lejere. Det skal vurderes om de almene boliger, som planlægges opført i Lejre Kommune i de kommende år vil kunne dække behovet helt eller delvist for boliger til borgere fra akutlisten. I givet fald skal det vurderes om boligerne skal sælges eller om der skal findes en anden anvendelse af boligerne. F.eks. er der behov for billige klubværelser til de integrationsborgere, der ikke kan anvises til en almen bolig og der er behov for boliger til unge.

20 Side 17 Boligernes vedligeholdelsesmæssige stand. Der er ikke et samlet systematisk overblik over boligernes tilstand. For at kunne opgøre istandsættelsesbehovet og boligernes mulige salgspotentiale er det nødvendigt at kende boligernes aktuelle tilstand. Lejekontrakter og fastsættelse af husleje. Huslejen i boligerne er på nuværende tidspunkt ikke fastsat ud fra ensartede og gennemskuelige kriterier. I en del boliger er huslejen formentlig under markedslejen, hvilket er i strid med boligreguleringsloven. Hvis Lejre kommune ønsker at beholde boligerne skal der ske en regulering af huslejen. Huslejeniveauet er desuden afhængigt af boligens vedligeholdelsesmæssige standard. Gennemgang af udlejningsboligernes vedligeholdelsesmæssige tilstand Gennemgangen er en screening af alle ejendommene og forventes gennemført over sommeren og ind i efteråret Boligerne vil blive vurderet i 3 tilstandskategorier: God almindelig vedligeholdt Mellem, istandsættelse og mindre udskiftning anbefales Dårlig, genopretning er nødvendig fx nyt tag, nye vinduer mv. Og alle boliger vil fagligt blive vurderet efter følgende bygningselementer: Udvendig vedligeholdelses tilstand, herunder: klimaskærm, tag, vinduer, facade og miljøscreening Udenoms arealerne og beliggenhed Indvendig tilstand - generel stand, herunder: varmekilder/isolering, køkken, bad og mulige skimmelangreb På baggrund af registreringen vil ejendommene blive opdelt i forskellige kategorier. Resultaterne forelægges politisk i efteråret 2018, og indgår som et led i en samlet boliganalyse og stillingtagen til hvad, der skal ske med udlejningsboligerne fremadrettet. Administrationens vurdering: Gennemgangen af vedligeholdelsestilstanden af de kommunale udlejningsboliger er nødvendig, og bør gennemføres snarrest. Handicappolitik: Der er ingen handicappolitiske konsekvenser af selve registreringen. Økonomi og finansiering: Omkostningerne afholdes indenfor politikområdet Udlejningsboliger Bilag: 1. Kort over kommunale akutboliger 16. januar 2018.pdf

21 Side ØU - Forlængelse af lejeaftale med Bramsnæsvig Specialskole Sagsnr.: 18/1736 Resumé: Specialskolen Bramsnæsvig, Bramsnæsvigvej 2, Ejby, 4070 Kirke Hyllinge har rettet henvendelse til administrationen i foråret 2017 med et ønske om at forlænge deres lejemål. Bygningen anvendes til specialskole, aflastning og døgnaflastning. Deres nuværende lejemål blev indgået i 2006 med overtagelse 1. august 2006 for en ti årig periode. Med et tillæg til lejeaftalen, der blev indgået 9. februar 2016 blev lejemålet forlænget til 1. juni Lejemålet er således udløbet. I 2012 og 2013 blev der i ØU sag. nr. 12/17726 drøftet regulering af husleje. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at administrationen bemyndiges til at forhandle med lejer om en forlængelse af lejemålet i 10 år, 2. at administrationen bemyndiges til at udarbejde en allonge til eksisterende lejekontrakt, med en forlængelse af lejemålet i 10 år samt den hidtil aftalte lejepris og regulering. Beslutningskompetence: Beslutning den : Indstillingerne tiltrådt. Sagsfremstilling: Specialskolen Bramsnæsvig, Bramsnæsvigvej 2, Ejby, 4070 Kirke Hyllinge har rettet henvendelse til administrationen i foråret 2017 med et ønske om at forlænge deres lejemål. Bygningen anvendes til specialskole, aflastning og døgnaflastning for børn fra flere kommuner. Lejer og udlejer har herefter haft møde om sagen og drøftet mulighed for forlængelse samt betingelserne. Deres nuværende lejemål blev indgået i 2006 med overtagelse 1. august 2006 for en ti årig periode. Med et tillæg til lejeaftalen, der blev indgået 9. februar 2016 blev lejemålet forlænget til 1. juni Lejemålet er således udløbet. Lejer oplyser at der pr er 26 skolebørn, 15 børn i aflastning og 4 børn i døgnaflastning samt at der er 64 arbejdspladser på skolen, hvoraf 25 medarbejdere er bosiddende i Lejre Kommune. Lejer ønsker en ny 10 årig aftale, som er uopsigelig fra vores side. Samtidig accepterer de at de forpligtiger sig til et lejemål på minimum 5 år. De ønsker at fortsætte med den hidtil aftalte lejepris og aftalte regulering. I lejepris er der taget højde for at lejer har ansvaret for den indvendige og udvendige drift og vedligeholdelse. I en ny aftale vil der blive nærmere beskrevet afholdelse af et årligt bygningssyn, hvor vedligeholdelse og genopretning drøftes.

22 Side 19 I 2012 og 2013 blev der i ØU sag. nr. 12/17726 drøftet regulering af husleje. Forud havde der været foretaget en mæglervurdering af markedslejen og på dette grundlag blev lejepris reguleret og fremtidig lejeregulering blev fastsat. Administrationens vurdering: Administrationen har vurderet om bygningen kan anvendes af Lejre Kommune til andre formål i et 10 års perspektiv. Ud fra dette er det det administrationens vurdering at en forlængelse af lejemålet for alle parter vil være en god løsning. Administrationen har vurderet at det ikke er nødvendigt at indhente en ny vurdering af markedslejen, da der i 2012 og 2013 blev gjort store bestræbelser på at fastsætte den korrekte markedsleje med vurdering fra ekstern mægler. Hvis markedslejen i den aftalte lejeperiode stiger eller falder væsentligt kan parterne til en hver tid indlede en genforhandling. Et alternativ til en fortsat leje kan være at sælge ejendommen. Denne mulighed er ikke økonomisk nærmere vurderet. Handicappolitik: Dagen har ingen handicappolitiske konsekvenser Økonomi og finansiering: Konsekvensen af en forlængelse på baggrund af den hidtil aftalte lejepris og regulering vil betyde en indtægt på årligt kr. Disse er indregnet i budget 2018 på bevilling Udlejningsboliger. Bilag: 1. Lejekontrakt Bramsnæsvigvej 2, Ejby, 4070 Kirke Hyllinge.pdf _v1_Underskrevet tillæg til lejekontrakt vedrørende Specialskolen Bramsnæsvig, Bramsnæsvigvej 2(1).TIF

23 Side ØU - Borgerrådgiverfunktionen Sagsnr.: 18/2619 Resumé: I august 2017 vedtog Kommunalbestyrelsen at besætte den ledige borgerrådgiverfunktion, ud fra en revideret stillingsprofil, hvor ca. halvdelen af tiden anvendes til klassiske borgerrådgiveropgaver mens resten af tiden anvendes til, i samarbejde med administrationen og borgerne, at forbedre kvaliteten af sagsbehandlingen og forebygge klager. Pr. 1. januar 2018 blev der ansat en ny Borgerrådgiver. Grundet stillingsskift fremlægges der ikke nogen årsberetning fra Borgerrådgiveren i Der vil være en mundtlig orientering til de relevante fagudvalg i september 2018, vedr. første halvårs borgerhenvendelser i Den skriftlige afrapportering for 2018 bliver præsenteret i marts Indstilling: Borgerrådgiveren indstiller: 1. at forslag til reviderede vedtægter for Borgerrådgiveren vedtages, således at: a. Borgerrådgiveren kan gennemføre undersøgelser af egen drift vedr. Lejre Kommune 2. at forslag til stillingsbeskrivelse vedtages, således at: a. Borgerrådgiverens kvalifikationer samt daglige ansvars- og funktionsområde er tydeliggjort og præciseret. 3. at Borgerrådgiverens rapportering til kommunalbestyrelsen fremover udgøres af: a. en årsrapport som præsenteres i marts for det forudgående år b. en halvårsstatus som forelægges mundtligt for fagudvalgene c. løbende status til Kommunalbestyrelsen efter behov Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den : Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Historik I 2009 vedtog Folketinget en lovændring til lov om kommuners styrelse (lov nr. 136 af 24. februar 2009), hvorefter kommunerne får en generel mulighed for at oprette en uafhængig borgerrådgiverfunktion, jf. lovens 65e. I december 2010 vedtog Kommunalbestyrelsen at oprette en sådan uafhængig borgerrådgiverfunktion, hvorefter den første Borgerrådgiver i Lejre Kommune tiltrådte maj I august 2017 vedtog Kommunalbestyrelsen at borgerrådgiverfunktionen skal fortsætte i Lejre Kommune og pr blev der ansat en ny Borgerrådgiver. Præcisering af ansvars- og funktionsområde I forbindelse med Kommunalbestyrelsens vedtagelse af at fortsætte med borgerrådgiverfunktionen, har der været en mindre præcisering af Borgerrådgiverens

24 Side 21 ansvar- og funktionsområde. Det blev besluttet at todele funktionen, således at ca. halvdelen af tiden anvendes til klassiske borgerrådgiveropgaver mens resten af tiden anvendes til, i samarbejde med administrationen og borgerne, at forbedre kvaliteten af sagsbehandlingen og forebygge klager. Denne præcisering af vægtningen mellem de to funktioner har bl.a. afstedkommet en ny stillingsbeskrivelse. Ydermere er der lavet en tilføjelse til vedtægterne, hvorefter det bliver muligt for Borgerrådgiveren at gennemføre undersøgelser af egen drift vedr. Lejre Kommune. Dette har hidtil ikke stået direkte i vedtægterne, men udelukkende i den gamle funktionsbeskrivelse. Borgerrådgiveren vurderer, at det er vigtigt at kunne gennemføre undersøgelser af egen drift hvorfor det anbefales indarbejdet i vedtægterne. Justering af Borgerrådgiverens rapportering til Kommunalbestyrelsen Borgerrådgiveren har tidligere rapporteret skriftligt til Kommunalbestyrelsen to gange årligt: En årsrapport i foråret som beskrev udviklingen året forinden, og en halvårsrapport i september som beskrev den statistiske udvikling i den første del af året. Senest er rapporteringen udvidet med en mundtlig og mere kvalitativ formidling i fagudvalgene. Borgerrådgiveren anbefaler en justering af rapporteringen således at den fremadrettet udgøres af: 1. en årsrapport som præsenteres i marts for det forudgående år. Det vil være de væsentligste tendenser og særlige opmærksomhedspunkter, der vil blive orienteret om. Observationerne vil om muligt være suppleret af Borgerrådgiverens anbefalinger med forslag til, hvordan forholdene kan forbedres. Årsrapporten vil være på samme detaljerede niveau som tidligere. 2. en halvårsstatus som forelægges mundtligt for fagudvalgene og evt. på et temamøde for Kommunalbestyrelsen. Her vil være fokus på den aktuelle udvikling og Borgerrådgiverens kvalitative tilbagemelding fremfor en kvantitativ, da der herved er mulighed for at give et mere nuanceret og dybdegående billede af borgernes og erhvervslivets oplevelse af Lejre Kommune. På disse møder deltager relevante centerchefer sammen med Borgerrådgiveren, for dermed at sikre en sammenhæng mellem Borgerrådgiverens observationer, udvalgets forslag og ønsker og den organisatoriske forankring og udmøntning. 3. løbende status efter behov. Såfremt Borgerrådgiveren observerer en udvikling der afviger på negativ vis i forvaltningen, vil de relevante fagudvalg og Kommunalbestyrelsen blive orienteret. Endvidere kan Kommunalbestyrelsen altid indkalde Borgerrådgiveren til dialog og drøftelse. På den baggrund fremlægges: Forslag til ændrede vedtægter, som anbefales vedtaget Forslag til stillingsbeskrivelse for Borgerrådgiveren som anbefales vedtaget stillingsbeskrivelsen vil fremgå af og dermed indgå i informationen til borgerne og medarbejderne om, hvad de kan forvente af Borgerrådgiveren. Endvidere fremlægges rammer og retningslinjer for Borgerrådgiveren til orientering Administrationens vurdering:

25 Side 22 Intet at bemærke Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske eller finansielle konsekvenser. Bilag: 1. Vedtægt for borgerrådgiveren 2. Stillingsbeskrivelse for Borgerrådgiveren i Lejre Kommune.docx 3. Rammer og retningslinjer for Borgerrådgiveren 4. Folder - borgerrådgiveren.pdf

26 Side ØU - Økonomisk månedsopfølgning - marts 2018 Sagsnr.: 18/24 Resumé: forelægges her Økonomisk overblik, der viser udviklingen i Lejre Kommunes økonomi for Den månedlige opfølgning er et led i Lejre Kommunes budgetopfølgningspraksis. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at økonomioverblikket pr. 28. februar 2018 tages til efterretning, 2. at der i 2018 ikke forelægges fokusopfølgninger for, men udelukkende økonomioverblik for alle politikområder. Beslutningskompetence:. Beslutning den : Ad 1) Indstillingen tiltrådt. Ad 2) Indstillingen ikke tiltrådt, idet også fremover ønsker fokusopfølgninger på skoleområdet forelagt. Sagsfremstilling: Formålet med Økonomisk overblik er at give en månedlig status for den samlede økonomiske udvikling i Lejre Kommune. For at sikre dette overordnede overblik opgøres udgiftsudviklingen pr. politikområde frem for på bevillingsniveau. Rapporten er baseret på det faktuelle forbrug, der er registreret i økonomisystemet, og den viser forbruget til og med den forudgående måned. Det her forelagte Økonomisk overblik er således baseret på forbrugstal pr. 28. februar Økonomisk overblik indeholder ikke forklaringer på eller vurderinger af udgiftsudviklingen på de enkelte bevillinger; dette sker i forbindelse med de forventede regnskaber, eller hvis det besluttes særskilt. Forbrugsprocenten på politikområder sammenholdes med sidste års forbrugsprocent, da denne er bedste bud på, hvordan udgifterne falder i løbet af året (periodisering af udgifterne). På udgiftssiden er årsagen til den ujævne fordeling bl.a. udbetaling af feriepenge, abonnementer, tilskud, A-dagpenge, aktivitetsbestemt medfinansiering m.v. Derudover er der forskydninger i forhold til driftsindtægterne, der betyder, at de heller ikke kommer fast hver måned. Ses der på nettodriftsudgifterne pr. 28. februar 2018 er der brugt 0,2 mio. kr., svarende til 15,5 % af budgettet. I samme periode sidste år var der brugt 15,3 % af budgettet. Nedenstående tabel viser resultatopgørelsen pr. 28. februar Forbrugsprocenten for samme tid sidste år angiver forbruget for februar 2017 i forhold til de samlede udgifter i Hvis alle udgifter og indtægter falder ligeligt i årets 12 måneder vil forbrugsprocenten efter 2 måneder være 16,7 %.

27 Side 24 I 2016 og 2017 er udover økonomioverblikket blevet forelagt en fokusopfølgning vedrørende skoleområdet. Fokusopfølgningen blev igangsat som følge af, at mange af skolerne ved regnskabsafslutningen for 2015 kom ud med merforbrug, og vurderingen var derfor at der i den givne situation var behov for et særligt fokus på netop skoleområdet. Fokusopfølgningen indeholdt ligesom økonomioverblikket ukommenterede forbrugstal, men opfølgningen var delt op på bevillinger fremfor politikområde. Derudover viste fokusopfølgningen de akkumulerede forventninger til regnskabsresultatet på det samlede skoleområde. Siden 2016 er der etableret ny budgetopfølgningspraksis i Lejre Kommune på alle bevillingsområder. Denne praksis er videreført i 2017 og fortsætter også i I 2016 og 2017 er skoleområdet kommet ud med væsentligt forbedrede regnskabsresultater, og skolerne afdrager på den oparbejdede gæld stort set svarende til de udarbejdede handleplaner nogle skoler afdrager mere end planlagt og andre afdrager lidt mindre end planlagt. På den baggrund indstiller administrationen, at der i 2018 ikke forelægges fokusopfølgninger på skoleområdet for. Udtalelser: Ingen bemærkninger. Administrationens vurdering: På baggrund af de opnåede regnskabsresultater på skoleområdet i 2016 og 2017 er det administrationens vurdering, at der ikke længere er behov for at forelægge fokusopfølgning på skoleområdet i Siden februar 2016 er der iværksat ny budgetopfølgningspraksis i Lejre Kommune på alle bevillingsområder, herunder også skoleområdet, som betyder, at økonomien følges væsentligt tættere på de enkelte bevillinger end tidligere. På skoleområdet er der desuden udarbejdet nye opfølgningsredskaber (jf. klarhedsark og månedlige dialogmøder om økonomien mellem centerchef og skoleleder). Det er administrationens vurdering, at der i dag er væsentligt bedre styr på skolernes økonomi end ved indgangen til 2016, hvor fokusopfølgningen blev iværksat. Dog vil fokusopfølgningen for skolerne fortsat blive udarbejdet i 2018 og forelagt direktionen i sammenhæng med en månedligopfølgning på forbruget til specialundervisning. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Ingen bemærkninger. Bilag: 1. Økonomioverblik Februar (pr )

28 Side ØU - Overførsler (drift) Sagsnr.: 17/14197 Resumé: I denne sag fremlægges forslag til overførsel fra 2017 til 2018 i forbindelse med afslutning af regnskab Der søges om overførsel af netto 19,1 mio. kr., fordelt med et merforbrug på 2,4 mio. kr. og et mindreforbrug 21,5 mio. kr. Ifølge bevillingsreglerne, som er fastlagt i den kommunale styrelseslov, er driftsbevillinger etårige og bortfalder ved regnskabsårets afslutning. Tidligere har Kommunalbestyrelsen dog i forbindelse med principper for økonomistyring tilkendegivet at være indstillet på, indenfor fastlagte principper, at overføre og derved genbevillige eventuelle uforbrugte beløb i det efterfølgende år. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der godkendes overførsel på netto 19,1 mio. kr. som tillægsbevillinger i 2018, jf. bilag 1 (kolonne E), heraf overføres 6,7 mio. kr. til bevilling sparepulje, 2. at tillægsbevillingerne finansieres af kasseholdningen, hvor der har været et tilsvarende mindreforbrug i 2017, 3. at gammel gæld vedr. samling på 2 rådhuse (1,7 mio. kr.), afskrives da den ikke vil kunne afdrages i de kommende år, 4. at der overføres gammel gæld for i alt 28,7 mio. kr. ( Gæld pr. 31/12-17 på 30,4 mio. kr. minus afskrivning 1,7 mio. kr. indstillingspunkt 3) som placeres teknisk på bevilling puljer til sparemål. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den : Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: I Lejre Kommune har Kommunalbestyrelsen givet tilsagn om, at visse driftsbevillingers mer- og mindreforbrug kan blive overført fra det afsluttede regnskabsår til det nye budgetår. Tilsagnet gives i forbindelse med den årlige budgetproces, hvor hver enkelt driftsbevilling bliver vedtaget med eller uden overførselsadgang. Overførslerne skal dog endeligt godkendes af Kommunalbestyrelsen, når regnskabsåret er afsluttet, og ingen bevillingsansvarlige kan disponere over overførte midler, før overførslerne er bevilget af Kommunalbestyrelsen. I Lejre Kommunes Principper for Økonomistyring uddybes det, hvad et tilsagn om overførselsadgang konkret betyder: a) Mindreforbrug på op til 10 pct. af bevillingens budget kan forventes automatisk overført uden særlig begrundelse. b) Mindreforbrug ud over 10 pct. af budgettet kan ikke forventes overført, med mindre der ansøges på baggrund af en konkret begrundelse for mindreforbruget. c) Merforbrug overføres med 100 pct.

29 Side 26 Mer- eller mindreforbrug på bevillinger, som Kommunalbestyrelsen ikke har givet tilsagn om overførselsadgang, bliver som udgangspunkt ikke overført. På nogle af bevillingerne er der dog undtagelser, der betyder, at enkelte poster på en given bevilling har tilsagn om overførselsadgang. Selve finansieringen af overførslerne sker ved, at mindreforbruget lægges i kassen, når året afsluttes, og tages op igen året efter i forbindelse med overførselssagen. I et flerårigt perspektiv påvirker overførslerne derfor ikke kassebeholdningen, selvom de i det konkrete år gives som kassefinansierede tillægsbevillinger. Driftsresultat 2017 Bevillingstype, Mio. kr. Regnskab 2017 Kor. Budget 2017 Afvigelse Med overførselsadgang 880,5 903,8 23,3 Uden overførselsadgang 606,5 606,7 0,1 I alt 1.487, ,5 23,4 Det samlede resultat for kommunens driftsbevillinger er opgjort til et forbrug på 1,511 mia. kr., hvilket i forhold til budgettet er et mindreforbrug på 23,4 mio. kr. Det skal bemærkes, dette er uden overførsel af gammel gæld fra 2016, som i 2017 var på 30,4 mio. kr. Af mindreforbruget kan 23,3 mio. kr. henføres til områder med overførselsadgang. Konklusioner og vurderinger af resultatet vil indgå i Årsrapporten for 2017, som forelægges politisk på april-møderækken. Driftsoverførsel fra 2017 til 2018 På baggrund af Lejre Kommunes principper for overførsel af driftsmidler anbefaler administrationen, at der overføres et netto mindreforbrug på 19,1 mio. kr. (positivt budget) til 2018, hvilket fremgår af Tabel 1:

30 Side 27 Tabel 1: Ansøgte beløb til overførelse pr. udvalg Gæld pr. Alm. Overførsel Udover alm. Rækkenavne (t. kr.) 31/12- s-adgang Overførsel 2017 (A) s-adgang (B) Merforbr ug til overførse l (C) I alt mindreforbrug til overførsel (A+B+C= D) Overført gæld fra 2017 til 2018 Økonomi , ,3 461,9-96, , ,0 Kultur og Fritid , ,8 0,0-76, , ,0 Børn og Ungdom , ,3 0, , , , 4 Teknik og Miljø -436, ,4 420,5-359, ,5-533,5 Job og Arbejdsmarked 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Social, Sundhed og Ældre , ,7 0,0 0, , ,3 Erhverv & Turisme -137,5 0,0 0,0-97,9-97,9-235,4 Hovedtotal , ,3 882, , ,2 Der lægges op til overførsel af samlet mindreforbrug på 19,1 mio. kr. (D) , 6 Gæld overført til 2017 Fra 2017 er gælden ikke indarbejdet som negativ tillægsbevilling på de konkrete bevillinger, men i stedet placeret under ØU. Formålet med denne model var dels at have et samlet overblik over den oparbejdede gæld i Lejre Kommune, dels at gøre det lettere for den bevillingsansvarlige at anvende det korrigerede budget som styringsredskab. Med regnskabsresultatet for 2017 og indstillingerne i overførselssagen reduceres gælden fra 32,1 mio. kr. primo 2017 til 23,7 mio. kr. primo 2018, svarende til 8,4 mio. kr. Derudover indstilles gæld vedr. sammenlægning af rådhuse (fra 3 rådhuse til 2 rådhuse) på 1,7 mio. kr. afskrevet. I 2018 udarbejdes handleplaner for de bevillinger, der har et merforbrug på 2 pct. eller mere. Af handleplanen skal fremgå, hvor meget af den oparbejdede gæld, der forventes at kunne tilbagebetales i 2018 og overslagsårene. I takt med at gælden kan betales tilbage, omplaceres gældsposten fra til den konkrete bevilling. Handleplanerne forelægges direktionen. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de foreslåede overførsler ligger inden for Lejre Kommunes økonomistyringsprincipper. Principperne for overførsel mellem budgetår for Lejre Kommune er beskrevet i kommunens Principper for økonomistyring (PØS). Generelt gælder, at det er nødvendigt - i forhold til god økonomistyring - at anlægge en restriktiv betragtning på adgangen til overførsler mellem budgetår for at overholde servicerammen aftalt mellem KL og Regeringen samt sikre den nødvendige likviditet. Konkret betyder et ja til en ønsket overførsel fra et budget år til et andet, at der sker en genbevilling, og der er dermed teknisk set tale om en tillægsbevilling, som potentielt serviceudgifterne i det nye budgetår.

31 Side 28 Ud fra en styringsmæssig betragtning er det vigtigt, at overførsler primært anvendes til at reducere incitamenterne til at forbruge evt. restbudget inden udgangen af året. Hensigten er således, at institutioner m.v. kan anvende dele af budgettet lidt før eller lidt efter det pågældende budgetår, når det er økonomisk rationelt. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: Godkendes de indstillede overførsler fra 2017 til 2018, vil Budget 2018 blive reduceret med i alt 2,8 mio. kr. Heraf placeres de -22 mio. kr. (-23,7 mio. kr. + 1,7 mio. kr.) på bevilling under. Budget Overført gæld til 2017 fra ,7 Netto overførsel 2017 til ,1 Afskrivning af gammel gæld 1,7 Netto reducering af budget ,8 I takt med at handleplanerne realiseres, så gælden tilbagebetales, reduceres budgettet på den konkrete bevilling. Bilag: 1. Bilag 1 -Ansøgning om overførsel 2017 til 2018.pdf

32 Side ØU - Forbedret anlægsstyring (administrative indsatser) Sagsnr.: 18/2 Resumé: Lejre Kommune har de senere år haft et forholdsvist stort mindreforbrug på anlægsområdet, når årets resultat blev opgjort. Mindreforbruget eller hovedparten af det er hvert år blevet overført til det næstkommende år, og i løbet af årene er der således sket en ophobning af penge, som først forventes brugt de efterfølgende år. Set over de seneste 4 år er afvigelserne mellem budget og regnskab vokset, og billedligt talt skubber Lejre Kommune dermed en snebold foran sig, som rulles stadig større, hvis denne adfærd fortsætter. Samtidig har Lejre Kommune haft svært ved i løbet af året at prognosticere størrelsen af mindreforbruget. Der har generelt været en tendens til, at udmeldingen i starten af året har lydt, at alle anlægskroner ville blive brugt, og først sent på året er denne forventning blevet justeret. I denne sag præsenteres 6 tiltag, som administrationen vil gennemføre for at forbedre anlægsstyringen i 2018 og frem: 1. Beskrivelse af alle anlægsprojekter (jf. anlægsprojektskabelon) 2. Gennemgang af de afsatte rådighedsbeløb i Månedlig anlægsopfølgning 4. Anlægsopfølgning i forbindelse med de forventede regnskaber 5. Undervisning 6. Forretningsgang til Principper for Økonomistyring Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forbedret anlægsstyring godkendes. Beslutningskompetence:. Beslutning den : Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: De store mindreforbrug og den manglende træfsikkerhed på anlægsområdet medfører særligt to udfordringer. For det første bør administrationen allerede i starten af året kunne give en realistisk vurdering af det forventede anlægsforbrug det pågældende år det er der ledelsesmæssigt både administrativt og politisk efterspørgsel efter. For det andet indgår anlægsforbruget som et væsentligt parameter i Lejre Kommunes likviditetsprognose. En urealistisk vurdering af de forventede anlægsudgifter betyder således, at likviditetsprognosen ikke bliver korrekt. For at skabe et godt udgangspunkt for anlægsstyringen i 2018 har Direktionen i gangsat følgende 6 tiltag: 1. Beskrivelse af alle anlægsprojekter (jf. anlægsprojektskabelon)

33 Side 30 De enkelte anlægsprojekter beskrives ved årets start i en særlig anlægsprojektskabelon. Af beskrivelsen fremgår, bl.a. hvem som er ansvarlig for projektet, tidsplan for forskellige milepæle i projektet, og hvordan forbruget forventes at være i projektet. Det er den bevillingsansvarliges ansvar, at beskrivelsen bliver udarbejdet. Anlægsbeskrivelserne forelægges på april møderækken. 2. Gennemgang af de afsatte rådighedsbeløb i 2018 I budget 2018 er der afsat rådighedsbeløb for i alt 158,3 mio. kr., hvilket dækker over det oprindeligt afsatte anlægsbudget (66,6 mio. kr.) inkl. forventede overførte beløb. De godt 158 mio. kr. burde være udtryk for de forventede udgifter til anlæg i På baggrund af de udarbejdede anlægsbeskrivelser foretager administrationen en revurdering af hvor store anlægsudgifter, der reelt forventes afholdt i I forlængelse heraf vil der blive fremlagt en sag til politisk behandling omkring ændringer i det afsatte rådighedsbeløb på 158 mio. kr. i Gennemgangen af de afsatte rådighedsbeløb har til formål at få lavet en opdeling i forhold til: 1. Rådighedsbeløb hvor der ligger konkrete planer og disponeringer for anvendelse i Rådighedsbeløb som ligger som pulje i 2018, men hvor der arbejdes på konkret plan for anvendelse i Rådighedsbeløb som forventes anvendt i kommende år, og derfor bør indgå i budgetlægningen for Rådighedsbeløb som kan reduceres Derudover skal de udarbejdede anlægsbeskrivelser gennemgås af administrationen med henblik på planlægning af ressourcetræk på bygherrerådgiverne. 3. Månedlig anlægsopfølgning Der vil i lighed med opfølgningen på driften hver måned blive gennemført et økonomitjek i forhold til de enkelte anlægsprojekter. Økonomitjekket sendes sammen med økonomitjekket for driften til de bevillingsansvarlige centerchefer. Yderligere vil der hver måned blive fremlagt en anlægsoversigt for direktionen. 4. Anlægsopfølgning i forbindelse med de forventede regnskaber Anlægsopfølgningen, der indgår i de forventede regnskaber 1-3 fortsætter i 2018 uændret. Det indebærer, at der til de tre forventede regnskaber foretages en revurdering af de enkelte anlægsprojekter mht. hvor stort et forbrug, der forventes ved årets afslutning (rådighedsbeløbet), og hvordan forbruget forventes at fordele sig på årets kvartaler. 5. Undervisning Dialogen med centrene i løbet af 2017 har vist, at der er behov for at få præciseret begreber og terminologier i relation til anlægsøkonomi, herunder at formulere korrekte indstillinger i de politiske sager, at forstå anlægsrapporter, og også at få afstemt hvad der ligger i rollen som hhv. bevillingsansvarlig, projektleder og bygherrerådgiver. Økonomi & Analyse og Center for Service & Ejendomme vil i fællesskab afholde undervisningen om god anlægsstyring både set med økonomibriller og projektstyringsbriller.

34 Side Forretningsgang til Principper for Økonomistyring Administrationen er i øjeblikket i gang med at revidere kommunens Principper for Økonomistyring, herunder at opdatere en række forretningsgange. I den forbindelse vil der også blive udarbejdet en forretningsgang for god anlægsstyring, som sammen med de øvrige forretningsgange skal udbredes til resten af organisationen. Udtalelser: Ingen bemærkninger Administrationens vurdering: God anlægsstyring i Lejre Kommune forudsætter, at der løbende følges op på anlægsbudgetter og rådighedsbeløb, således at vi løbende kender den aktuelle kommunale forpligtelse i indeværende budgetår. Særligt har Lejre Kommune en udfordring i forhold til, at der hvert år afsættes et væsentligt højere rådighedsbeløb, end der efterfølgende bruges i det konkrete år. God anlægsstyring forudsætter derfor, at vi mere aktivt forholder os til, hvor meget der skal afsættes i årlige rådighedsbeløb, og ikke blot automatisk viderefører de eksisterende rådighedsbeløb. De 6 tiltag vil sætte fokus på og skabe en løbende dialog om anlægsstyring. Dette forventer vi vil føre til bedre prognosticering af de årlige anlægsudgifter. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: God anlægsstyring forudsætter, at der sker en mere aktiv forholdelse til, hvor meget der skal afsættes i årlige rådighedsbeløb, og ikke blot automatisk viderefører de eksisterende rådighedsbeløb. I nedenstående tabel er vist det årlige rådighedsbeløb, og den forholdsvise store årlige afvigelse Rådighedsbeløb 119,5 157,5 156,5 153,8* 158,3 Regnskab 70,6 81,5 70,8 61,1? Afvigelse 48,9 76,1 85,7 92,7? *inkl. overførsel 2017 til 2018 I 2018 er det oprindeligt afsatte rådighedsbeløb på 66,6 mio. kr., men dette forøges til 158,3 mio. kr. i forbindelse med overførselssagen for 2017 til Som det fremgår af tabellen er der tale om stigende afvigelser i perioden , hvilke kan tyde på en form for snebold hvor opsparingen til fremtidige anlæg bliver større og større. Anlægsstyringen har også betydning for den likviditetsmæssige styring. I budgetvedtagelsen 2018 er der finansieret 66,6 mio. kr., og når der bruges mere end dette beløb, vil det reducere Lejre Kommune likviditet. Af overførelsen fra 2017 til 2018 på 87,4 mio. kr. er 32,2 mio. kr. lånefinansieret. Resten af overførslen, altså 55,2 mio. kr., skal finansieres af kommunekassen.

35 Side 32 Såfremt alle anlægsprojekter blev gennemført i 2018, ville kommunens kassebeholdning blive reduceret til 30,5 mio. kr., hvilket ikke er realistisk. Af disse 30,5 mio. kr. kan 28 mio. kr. henføres til, hvad Lejre Kommune skylder til beboerne i de kommunale ældreboliger. Med en mere realistisk prognose for anlægsforbruget i løbet af året, vil likviditetsstyringen blive mere præcis. Så ved vi med andre ord hvor stort et likviditetstræk, der vil være på kommunens kassebeholdning.

36 Side ØU - Salg af HMN Naturgas A/S Sagsnr.: 18/2934 Resumé: Med salget af HMN Naturgas A/S modtager ejer kommunerne (herunder Lejre Kommune) midler fra selskabet. Lejre Kommune modtager i alt 6,09 mio. kr. i marts måned Disse midler er omfattet af de modregnings- og deponeringsregler, der fremgår af hhv. lov om naturgasforsyning, elforsyningsloven og udligningsloven. Reglerne medfører grundlæggende, at en kommune, der modtager et provenu i forbindelse med salget, enten skal betale 60 pct. af provenuet i statsafgift eller skal betale 20 pct. af provenuet i statsafgift og deponere de resterende 80 pct. i 10 år med løbende frigivelse. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Lejre Kommunens andel af det samlede provenu ved salget af aktiverne i HMN Naturgas I/S deponeres og hjemtages over 10 år i lige store rater fraregnet en reduktion i bloktilskuddet på 20 pct. af provenuet, 2. at der meddeles finanstillægsbevilling på indtægt kr. til budget 2018 vedr. salg af HMN Naturgas I/S, 3. at statsafgiften på 20 % (1,2 mio. kr.) indarbejdes i budgetforslag Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den : Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: HMN Naturgas Holding ApS indgik den 4. juli 2017 en aftale om salg af HMN Naturgas A/S til SEAS-NVE og Eniig. Efter godkendelse fra konkurrencemyndighederne blev handlen effektueret (closing) pr. 30/ På bestyrelsesmødet den 2. februar 2018 blev det besluttet, at indstille til repræsentantskabet, at udlodde provenu fra handlen til interessentkommunerne på samlet 1 mia. kr. Det blev på repræsentantskabsmødet den 26. februar 2018, besluttet at følge bestyrelsens indstilling om at udlodde provenu. Udtalelser: Ingen bemærkninger Administrationens vurdering: Administrationen anbefaler, at der foretages i deponering som beskrevet i jf. model 2 i økonomiafsnittet herunder. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser.

37 Side 34 Økonomi og finansiering: Lejre Kommune vil i marts måned 2018 få udbetalt i alt 6,09 mio. kr. I nedenstående er processen omkring opgørelse af indtægt og deponering m.v. beskrevet ud fra om Lejre Kommune vælger ikke at deponere (model 1) eller vælger deponering (model 2). Mulighed 1: Lejre Kommune modtager 6,09 mio. kr. og vælger ikke at deponere Lejre Kommune vil i 2019 få reduceret kommunens bloktilskud med 60 pct. af udlodningen i 2018 på 6,09 mio. kr., altså 3,7 mio. kr. Dette beløb modregnes i bloktilskuddet for De resterende 2,4 mio. kr. er frie midler og ikke omfattet af nogen bindinger. Mulighed 2: Lejre Kommune modtager 6,09 mio. kr. og vælger at deponere Hvis denne mulighed vælges, deponerer Lejre Kommune de 6,09 mio. kr. fratrukket statsafgiften på 20 pct., altså 4,9 mio. kr. Herefter reduceres kommunens bloktilskud i 2019 med 20 pct. af udlodningen, altså 1,2 mio. kr. Dette beløb modregnes i bloktilskuddet for Det deponerede beløb frigives med 1/10 årligt med første frigivelse den 1. maj Model 1 vil således give Lejre Kommune et provenu på 2,4 mio. kr. mens model 2 vil give et provenu på 4,9 mio. kr. Der vil således være en fortjeneste ved valg af model 2 på 2,5 mio. kr.

38 Side ØU - Revision af Osted Idrætsforening Sagsnr.: 18/1542 Resumé: Lejre Kommune har på baggrund af en ekstern henvendelse foranlediget en gennemgang af regnskaberne for 2015 og 2016 for Osted Idrætsforening (OIF). Gennemgangen er foretaget af kommunens revisionsselskab PwC og er mundet ud i en rapport med anbefalinger, som vil blive præsenteret i denne sag. Der er fundet en række problemstillinger med foreningens regnskab, medlemskontrol og bilag. På baggrund af konklusionerne anbefaler PwC, at Lejre Kommune indleder yderligere dialog med OIF. Samtidig giver rapporten anledning til, at Lejre Kommune udarbejder retningslinjer for det fremadrettede tilsyn med foreningsområdet. Dette bør dog afspejle, at samarbejdet mellem foreninger og kommune grundlæggende skal basere sig på tillid, og at den aktuelle situation i OIF ikke bør føre til, at der generelt over for alle foreninger udvikles et øget bureaukrati. I sagens fremstilling er hovedpunkter i PwC s rapport trukket frem. Rapporten er den 7. marts fremsendt til OIF med invitation til en gennemgang på et møde, hvor også Lejre Kommunes revisionsfirma deltager. Det er OIF s ansvar at overholde god bogføringsskik, føre medlemslister m.v., og det er derfor også forventningen, at OIF på baggrund af rapporten og gennemgang af denne på førnævnte møde tager de i alle sammenhænge fornødne skridt til en bedre styringsmæssig praksis. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at revisionsrapporten i sin helhed tages til efterretning, 2. at det tages til efterretning, at rapporten er fremsendt til OIF med forventning om, at foreningen med afsæt i revisionsrapporten retter op på sin styringsmæssige praksis, 3. at administrationen som et led heri sikrer følgende; a. at der føres et skærpet tilsyn med OIF i forbindelse med udbetaling af aktivitetstilskud for 2018 med henblik på kontrol af overholdelse af god bogføringsskik medlemslister b. at det afklares mellem Lejre Kommune og OIF, hvordan det ikke anvendte driftstilskud for på samlet set kr håndteres, c. at lejeindtægterne fra de foretagne udlejninger af klubhuset skal tilfalde OIF, som skal sikre og redegøre for, at alle indtægter er tilfaldet foreningen/klubhuset, d. at OIF pålægges at gennemgå og fremsende opdaterede medlemslister med henblik på fornyede stikprøver 4. at der fremadrettet udtages et repræsentativt antal af kommunens folkeoplysende foreninger til stikprøvekontrol af medlemslisterne, med henblik på kontrol af det udbetalte aktivitetstilskud, 5. at Udvalget for Kultur & Fritid forelægges en sag med forslag til generelle retningslinjer for aftaler vedrørende drift og lokaleudlån/udlejning af kommunale klubhuse.

39 Side 36 Beslutningskompetence: Beslutning den : Indstillingerne tiltrådt. Sagsfremstilling: Den 30. oktober 2017 modtog Lejre Kommune en henvendelse fra den tidligere kasserer i OIF, som beskrev en række problematiske forhold i foreningens regnskaber. Forholdene blev uddybet på et møde med kassereren. Administrationen tog derefter kontakt til bestyrelsen for OIF med henblik på at få foreningens kommentarer til de fremsatte påstande. Herefter blev der afholdt møde med den tidligere kasserer og revisionsselskabet PwC. På denne baggrund blev det besluttet at få foretaget en revisionsmæssig gennemgang af idrætsforeningens regnskaber. PwC har efter en gennemgang af idrætsforeningens bilagsmateriale, bogføring, medlemslister, bankkontooversigter m.v. udarbejdet en revisionsrapport for udvidet tilsyn med OIF. Rapporten indeholder derudover en række anbefalinger i forhold til regnskab m.v. Rapporten er vedlagt som bilag. Hvilke tilskud er der givet? En folkeoplysende forening modtager aktivitetstilskud i henhold til folkeoplysningslovens regler for alle medlemmer under 25 år, som har betalt kontingent og som er bosat i kommunen. I Lejre kommune udbetales aktivitetstilskud efter retningslinjer som er udarbejdet af Folkeoplysningsudvalget og godkendt af sammenlægningsudvalget den 11. december Her fremgår tildelingsprincipper, ansøgningsprincipper, regnskabsprincipper mv. Se bilag. En folkeoplysende forening har derudover ret til at få stillet et egnet lokale til rådighed for aktiviteten eller hvis dette ikke er muligt at modtage lokaletilskud. Derudover kan Kommunalbestyrelsen vælge at støtte en forening udover det lovfastsatte. Det er også muligt at indgå aftaler med en forening om eksempelvis drift og vedligehold af klubhuset eller boldbanerne. OIF har modtaget et aktivitetstilskud på kr for 2016, som er udbetalt på baggrund af den ansøgning om aktivitetstilskud, som OIF har indsendt til Lejre Kommune. På ansøgningen angives det samlede antal af medlemmer over og under 25 år bosiddende i kommunen. Foreningen modtager derudover et tilskud for drift af klubhuset, som i 2017 udgjorde kr. Driftstilskuddet udbetales på baggrund af en driftsaftale, som fastslår, at tilskuddet skal anvendes til indvendig vedligeholdelse af klubhuset og øvrige driftsudgifter. Et eventuelt overskud må ikke anvendes til andet end drift og vedligeholdelse af bygningen, samt køb af fodboldmål og net. Det fremgår også af driftsaftalen, at lokalerne er omfattet af kommunens retningslinjer for lokaleudlån, og at aktiviteter i klubhuset ikke må have kommercielle formål. Driftsaftalen er vedlagt som bilag. Kommunens tilsyn med det udbetalte tilskud

40 Side 37 Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med, at foreninger, der modtager tilskud eller anvises lokaler efter reglerne i folkeoplysningsloven, overholder loven og kommunens egne regler og retningslinjer for folkeoplysende virksomhed. Kommunen har i den forbindelse ret til at få udleveret de oplysninger fra foreningen, som er nødvendige for at kunne udføre et effektivt tilsyn. Et tilsyn kan eksempelvis ske ved gennemgang af foreningernes regnskab og stikprøvekontroller af foreningernes medlemslister, som har dannet grundlag for udbetaling af aktivitetstilskud. Hvis loven eller kommunens retningslinjer ikke er overholdt, har kommunen mulighed for at standse udbetaling af aktivitetstilskud fremadrettet, kræve tilbagebetaling eller fratage foreningen retten til at benytte kommunens lokaler. Kommunen kan ikke derudover øve indflydelse på, hvordan foreningen tilrettelægger sine aktiviteter. Lejre Kommune har udøvet tilsyn med foreningerne i forbindelse med udbetaling af det årlige aktivitetstilskud. Det er sket ved at ansøgning om tilskud er sammenholdt med ansøgning fra året før. Hvis sammenligning viser større forskelle i kontingentindbetalinger eller i antallet af medlemmer, har det medført kontrol ved kontakt til foreningerne. Der har dog ikke været foretaget systematisk gennemgang af foreningernes regnskaber, eller gennemført stikprøvekontroller med foreningernes medlemslister hverken for OIF eller for kommunens øvrige foreninger Revisionsrapporten indeholder derfor også en række anbefalinger til Lejre Kommunes fremadrettede forretningsgang for tilsyn på foreningsområdet. Revisionsrapportens anbefalinger I forhold til OIF anbefaler PwC, at Lejre Kommune stiller en række krav til foreningen, inden der udbetales aktivitetstilskud. Foreningen skal således: overholde god bogføringsskik med tilfredsstillende bilag og bogføring sikre at der oprettes MobilePay ordning til foreningen og at der sker kasseafstemning forud for og efter loppemarkeder gennemgå og fremsende opdaterede medlemslister, hvor der alene fremgår de medlemmer, som er under 25 år, er bosat i kommunen og som betaler kontingent til foreningen. PwC vil herefter foretage fornyet stikprøvekontrol med henblik på at afdække, om fejlprocenten på 42 er bragt ned til et acceptabelt niveau. PwC anbefaler desuden: at aftalen om drift af klubhuset præciseres over for OIF både i forhold til, hvilke udgifter, der kan afholdes af driftstilskuddet samt reglerne for udleje af klubhuset alternativt at driftsaftalen opsiges at Lejre Kommune fastsætter generelle retningslinjer for foreningernes ansøgning af aktivitetstilskud og for kommunens tilsyn med foreningerne. Nedenfor er problemstillingerne uddybet: Mangelfulde bilag: Rapporten konkluderer, at antallet af mangelfulde bilag ikke er på et normalt acceptabelt niveau. Ca. 50 % af bilagene overholder ikke god bogføringsskik, idet bilaget enten mangler eller er af dårlig kvalitet (håndskrevet, mangler ekstern dokumentation eller er forkert konteret). For årene 2016 og 2017 mangler der bilag for udgifter på i alt

41 Side 38 kr. PwC har ikke fundet tegn på, at der fra foreningens side er forsøg på at skjule de regnskabsmæssige mangler. PwC anbefaler på den baggrund, at der fremadrettet foretages kontrol af regnskabets kvalitet, inden der udbetales tilskud. Det er administrationens vurdering, at det vil være svært at kræve aktivitetstilskuddet tilbagebetalt begrundet i de mangelfulde bilag, når foreningen har fremsendt regnskab som krævet, og der er udbetalt aktivitetstilskud. Brug af privat MobilePay ved loppemarked PwC har mundtligt og på forespørgsel oplyst, at brugen af privat MobilePay ikke er ulovligt, men i strid med MobilePays egne retningslinjer. Dette kombineret med, at der ikke er foretaget kasseafstemning forud for og efterfølgende ved loppemarkedet betyder, at det ikke er muligt at påse de reelle indtægter ved loppemarkedet. Indtægterne er indgået på en privat MobilePay konto og udbetalt til foreningen herfra. Det betyder, at det ikke er muligt at se nogen dokumentation for det samlede salg. PwC anbefaler, at foreningen opretter en erhvervskonto og foretager afstemning før og efter afholdelse af loppemarked. OIF oplyser i deres svar til Lejre Kommune, at foreningen vil oprette en sådan konto. Driftstilskud Driftstilskuddet omfatter indvendig vedligehold og forårsklaring samt opkridtning af banerne. Et eventuelt overskud må alene anvendes til drift og vedligeholdelse af bygningen samt køb af fodboldmål og net. Foreningen har ifølge PwC s opgørelse i årene ikke anvendt det fulde driftstilskud til de formål, som er beskrevet i driftsaftalen. Der er i de nævnte år kr , som ikke er anvendt og derfor potentielt kan kræves tilbagebetalt. Alternativt modregnes i de kommende års driftstilskud. PwC anbefaler på den baggrund, at driftsaftalen enten præciseres eller opsiges. Såfremt aftalen opsiges, anbefales det, at Lejre Kommune fremadrettet forestår både udvendig og indvendig vedligehold. Driftsaftalen kan opsiges med 1 års varsel til den 1. januar, men kan ophæves umiddelbart i tilfælde af misligholdelse. Udlejning af klubhuset Driftsaftalen for klubhuset åbner ikke op for, at der kan foretages kommerciel udlejning og som hovedregel heller ikke udlejning til private eller erhvervsvirksomheder. Det fremgår ikke, hvornår det undtagelsesvist kan lade sig gøre. Det fremgår heller ikke, hvem en eventuel indtægt skal tilfalde. Af PwC s rapport fremgår at der er indtægtsført en række udlejninger i 2016, men ingen i Det er oplyst af tidligere kasserer, at der har været foretaget udlejninger i OIF oplyser, at der har været foretaget udlejninger, som er bogført i støtteforeningen, og udlejninger administreret af Fodboldafdelingen under OIF. Derfor er disse udlejninger ikke indtægtsført i OIF s regnskab. Indtægterne fra fodboldafdelingens udlejning er ifølge bestyrelsen gået til småanskaffelser i form af inventar og vedligehold i den daglige drift af klubhuset. PwC konkluderer, at den underliggende dokumentation for udlejningerne er mangelfuld og afspejler muligvis ikke det reelle antal udlejninger. Lejeindtægten er ikke ens for alle udlejninger. Revisionsrapporten påpeger, at foreningens udlejning muligvis er erhvervsmæssig aktivitet, som kan medføre skattemæssige krav om registrering og selvangivelse. PwC anbefaler, at dette forhold undersøges nærmere. Udbetaling af aktivitetstilskud for medlemmer under 25 år

42 Side 39 Stikprøverne viser en fejlprocent på 42 % i medlemslisterne. Det betyder, at der potentiel er udbetalt aktivitetstilskud, som er væsentligt højere end det, foreningen er berettiget til. PwC anbefaler, at Lejre Kommune beder foreningen om at foretage en gennemgang og ajourføring af medlemslisterne og genfremsende disse med henblik på nye stikprøver. PwC anbefaler også, at kommunen overvejer, hvilke konsekvenser det bør have for OIF, såfremt det vurderes, at der er udbetalt et uberettiget tilskud. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at rapportens anbefalinger i hovedtræk bør følges både i forhold til den konkrete sag og i forhold til Lejre Kommunes interne arbejdsgange på det folkeoplysende område. Administrationen har indbudt OIF til en dialog om den foreliggende rapport, hvor anbefalingerne vil blive indskærpet overfor foreningen sammen med forventningen om, at foreningen retter op på sin styringsmæssige praksis fremadrettet. Skærpet tilsyn Det er administrationens vurdering, at der skal føres et skærpet tilsyn med OIF i forbindelse med udbetaling af aktivitetstilskud for Det skærpede tilsyn bør have særligt fokus på, at foreningen lever op til god bogføringsskik, og at ansøgning om aktivitetstilskud sker på baggrund af retvisende medlemslister. Driftstilskud til klubhuset Det er administrationens vurdering, at kommunen bør indgå i en dialog med foreningen om, hvorvidt dele af driftstilskuddet har dækket udgifter til udvendigt vedligehold m.v., som Lejre Kommune i henhold til driftsaftalen ville være forpligtet til at afholde udgifter til. Administrationen anbefaler, at der forelægges en ny sag for, såfremt der ikke kan opnås enighed om håndteringen af driftstilskuddet. Administrationen vurderer ikke, at aftalen bør opsiges. Det er administrationens vurdering, at der generelt bør foretages en gennemgang af de nuværende aftaler vedrørende drift af de kommunale klubhuse. Resultatet af gennemgangen og evt. revision af aftalerne forelægges udvalget for Kultur og Fritid. Lejeindtægter fra udlejning af klubhus Det er administrationens vurdering, at lejeindtægterne tilfalder OIF ud fra den nuværende forståelse af driftsaftalen. Det er efter administrationens vurdering kritisabelt, at alle indtægter ikke er bogført i OIF s regnskab. Administrationen anbefaler derfor, at pligten til at bogføre alle lejeindtægter indskærpes overfor OIF. OIF bør endvidere redegøre for, at indtægter bogført i OIF s støtteforening er tilbageført til OIF og anvendt i overensstemmelse med formålet. Det er administrationens vurdering, at dette bør følges op med PwC s anbefaling af at sikre, at der er en fælles forståelse af den nuværende driftsaftale. Det er administrationens vurdering at der bør udarbejdes mere præcise retningslinjer vedrørende drift og lokaleudlån/udlejning af kommunal klubhuse. Retningslinjerne forelægges udvalget for Kultur og Fritid. Kontrol af medlemslister og udbetaling af aktivitetstilskud Det er administrationens vurdering, at OIF skal pålægges at gennemgå og ajourføre medlemslisterne for 2016 i henhold til reglerne for modtagelse af aktivitetstilskud. Derefter skal der foretages fornyet stikprøvekontrol af medlemslisterne. Administrationen anbefaler, at der forelægges en ny sag for, hvis den nye stikprøvekontrol af OIF s medlemslister viser en fejlprocent, som ikke er acceptabel. Der vil i denne situation skulle tages stilling til eventuelt krav om tilbagebetaling af aktivitetstilskuddet.

43 Side 40 Det er administrationens vurdering, at det er muligt, at problemstillingen vedrørende medlemslister og kontingentbetalende medlemmer kan være et generelt problem for foreningerne i Lejre Kommune, da der ikke har været udført en kontinuerlig risikobaseret stikprøvekontrol. Udmeldingen om konsekvenser overfor OIF vil således have betydning for de øvrige foreninger i kommunen, da der skal lægges samme linje. Det anbefales derfor med afsæt i PwC s anbefalinger at der udføres generelle stikprøvekontroller fremadrettet på baggrund af gennemarbejdede retningslinjer, som er præsenteret for alle folkeoplysninger foreninger. Administrationen anbefaler derudover, at der igangsættes udarbejdelse af retningslinjer for tilsyn og kontrol med foreninger, som modtager aktivitetstilskud. Retningslinjerne forelægges Udvalget for Kultur & Fritid. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Bilag: 1. Udvidet tilsyn af foreningen Osted Idrætsforening - underskrevet.pdf 2. Endelig revisionrapport med bilag 3. Retningslinjer for aktivitetstilskud - vedtaget Driftsaftale vedr. klubhuset i Osted

44 Side ØU - DGI/DIF Bevæg dig for livet Visionskommune Sagsnr.: 18/2604 Resumé: DGI (Danmarks Gymnastik- og Idrætsforeninger) og DIF (Dansk Idræts Forbund) har i fællesskab lanceret idrætssamarbejdet Bevæg dig for livet, hvor målet er, at 75 pct. af danskerne skal være idrætsaktive i 2025, og 50 pct. skal være medlemmer af idrætsforeningerne. En af vejene til at nå målet er at indgå forpligtende 5-årige partnerskaber med 15 særligt udvalgte kommuner såkaldte visionskommuner. Administrationen har sendt en såkaldt intentionserklæring til DGI/DIF og anmodet om mulighed for at indgå aftale om at blive en af de 15 visionskommuner for projekt Bevæg dig for Livet med en præcisering af, at intentionserklæringen er betinget af politisk opbakning. Intentionserklæringen er vedlagt som bilag. DGI/DIF står over for at vælge et antal kommuner som visionskommuner i løbet af foråret Udvalget for Kultur og Fritid og Udvalget for Børn og Ungdom er i forbindelse med martsmøderne blevet orienteret om arbejdet med at blive visionskommune. Hvis kommunen udvælges af DGI/DIF til at gå videre i processen, vil der i et samarbejde med DGI/DIF blive udarbejdet en aftale, som vil blive behandlet politisk. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Lejre Kommune på baggrund af indsendt intentionserklæring til DGI/DIF om at blive visionskommune for projektet Bevæg dig for livet går i gang med et aftaleforløb med DGI/DIF, såfremt Lejre Kommune udvælges til at gå videre i samarbejdet. Beslutningskompetence: Beslutning den : Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: Baggrund DGI/DIF har en vision om, at flere danskere skal være idrætsaktive (målsætningen er 75 pct. af danskerne) og gerne i en frivillig idrætsforening. De har derfor igangsat en række initiativer, der skal understøtte visionen og målsætningen. Et af initiativerne er iværksættelsen af en omfattende kampagne i et partnerskab mellem kommunerne og DGI/DIF. Der udpeges i perioden i alt 15 visionskommuner, som skal gå forrest og fungere som inspiration for, hvordan der konkret kan arbejdes med visionen i en kommunal kontekst. Som visionskommune indgås en ambitiøs 5 årig aftale mellem kommunen og DGI/DIF med konkrete initiativer på tværs af kommunens forvaltninger om at højne idrætsdeltagelsen for alle grupper i befolkningen. Med udgangspunkt i den enkelte kommunes kontekst arbejdes med at gøre flere idrætsaktive gennem en række indsatser

45 Side 42 overfor de målgrupper og de arenaer, der er præget af inaktivitet. Indsatserne er koncentreret indenfor 10 idrætter: Badminton, cykling, foreningsfitness, floorball, fodbold, håndbold, kano & kajak, løb, tennis samt volleyball med særligt fokus på seniorer, idræt i folkeskolen og et partnerskab med Friluftsrådet, som skal sikre bedre rammer for idræt i naturen. 6 visionskommuner er allerede udpeget: Aalborg Frederiksberg Gentofte Holstebro Ikast-Brande Skive Proces Før en kommune indgår aftale om at blive visionskommune gennemføres en politisk proces, der sikrer bredt politisk ejerskab til visionsaftalen. Der afholdes indledende møde mellem kommunen og DGI/DIF. På baggrund heraf udformes en såkaldt intentionserklæring, hvori kommunen tilkendegiver interesse for at indgå i et egentligt aftaleforløb. Hvis kommunen udvælges til at gå videre til et egentligt aftaleforløb, afholdes politisk møde med alle de politiske udvalgsformænd. Det indledende aftaleforløb er en forhandling, hvor der arbejdes ud fra en fælles intention om, at der indgås en aftale, idet denne dog først er endelig, når alle aftaleparter er enige om, at den er tilfredsstillende. Arbejdsgruppe Når kommunen er udvalgt til at indgå aftaleforløb om at blive visionskommune nedsættes en arbejdsgruppe, der skal udarbejde forslag til egentligt aftalegrundlag. Arbejdsgruppen består af følgende repræsentanter: Minimum en direktør fra kommunen (skal være direktionsmedlem) Konsulent fra kommunen, som sammen med konsulent for DGI landsdelsforening er ansvarlig for indhold i aftalen Direktør fra den lokale landsdelsforening (Peter Holmen er direktør for landsdelsforeningen i Midt- og Vestsjælland) Konsulent fra lokal landsdelsforening Lederen af den kommunale enhed for DIF/DGI Evt. repræsentant for lokalt idrætsråd eller lignende Desuden skal det sikres, at det lokale foreningsliv inddrages i og orienteres om arbejdet. Arbejdsgruppens arbejde understøttes af DGI Public Affairs og DGI ift. strukturelle forhandlinger om: Byudvikling Facilitetsudvikling Idræt for udsatte grupper Institutioner og skoler Idræt og sundhed Sammenhæng med Vores Sted og idrætsanalyse

46 Side 43 Med visionen Vores Sted kan Lejre Kommune byde ind med en stærk vision om sundhed og bevægelse, hvor vi ønsker at bygge drømmen om det aktive liv, omgivet af naturen og med masser af frirum. Der tages udgangspunkt i en helhedsopfattelse af, at en sund hverdag er meget mere end ordentlig kost og regelmæssig motion. Det handler også om at få gode oplevelser sammen med andre og føle overskud og glæde ved livet. Lejre Kommune gennemførte desuden i 2016 en større idrætsanalyse, der viste, at selvom mange borgere i dag dyrker idræt i de eksisterende frivillige idrætsforeninger, ønsker stadig flere at dyrke idræt og motion i naturen i uforpligtende fællesskaber med fleksible rammer og mødetidspunkter. Desuden vægtes nem og enkel adgang til at dyrke fitness i lokalområdet højt. Fokus på de ønsker, som udtrykkes i idrætsanalysen vil passe fint ind som en del af indsatserne udpeget som de primære indsatsområder i kampagnen og samarbejdet Bevæg dig for livet. Dialog med DGI/DIF Administrationen har allerede været i dialog med begge foreninger, og har i den sammenhæng erfaret, at flere kommuner i det område, som DGI Midt- og Vestsjælland dækker, har udtrykt ønske om at blive udpeget som visionskommune og den umiddelbare tilkendegivelse fra organisationerne har været, at der kun kan forventes udpeget en kommune fra Midt- og Vestsjælland som visionskommune. Administrationen har på baggrund af dialogen vurderet, at det ville være gavnligt for Lejre Kommunes chancer for at blive udpeget til det videre samarbejde om at blive visionskommune, hvis Lejre Kommune hurtigt i processen tilkendegav at være interesseret i at blive visionskommune. Lejre Kommune har derfor primo marts indsendt en intentionserklæring til DGI/DIF underskrevet af borgmesteren og kommunaldirektøren med ønsket om at gå videre i et egentligt aftaleforløb om at blive visionskommune. Erklæringen er dog gjort betinget af efterfølgende politisk godkendelse. Tidsperspektiv Erfaringerne med de hidtidige aftaleforløb med de allerede udpegede visionskommuner er, at de enkelte aftaleforløb har varieret i tid blandt andet som følge af forskelle i kulturen i de enkelte kommuner, kvaliteten af det eksisterende datagrundlag m.v. Det er på baggrund af dialogen med DGI/DIF skønnet, at et aftaleforløb for Lejre Kommunes vedkommende vil kunne afvikles i løbet af ca. 4 måneder fra opstarten til det endelige aftalegrundlag foreligger. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer på baggrund af den hidtidige kontakt og dialog med de relevante aktører i DGI og DIF at der er gode muligheder for, at Lejre Kommune kan blive udvalgt til at indgå i et aftaleforløb for projektet Bevæg dig for livet og efterfølgende indgå en 5 årig visionskommuneaftale med henblik på at få flere borgere i Lejre Kommune til at være idrætsaktive og gerne i de frivillige idrætsforeninger. En aftaleindgåelse om at være visionskommune for Bevæg dig for livet vil kunne udgøre en platform for, at Lejre Kommune får mulighed for en grundig og solid forankring af de fremtidige idrætspolitiske indsatser med afsæt i visionen Vores Sted samt konklusionerne fra den tidligere gennemførte idrætsanalyse. Administrationen vurderer samtidig, at en eventuel visionskommuneaftale kræver bred politisk enighed og opbakning til de påkrævede ambitiøse initiativer på tværs af kommunens forvaltninger.

47 Side 44 Selvom Lejre Kommune indgår i et aftaleforløb med DGI/DIF vil det fortsat være muligt at trække sig, hvis kommunen efter forhandlingerne om en endelig aftale med DGI/DIF ikke finder det relevant at deltage. Handicappolitik: På nuværende tidspunkt ingen særlige handicappolitiske konsekvenser. Hvis der indgås aftale om Lejre som visionskommune for Bevæg dig for livet, er der, hvis det ønskes politisk, mulighed for at indarbejde særlige handicapfokuserede indsatser i form af for eksempel øget tilgængelighed til idrætsfaciliteter samt eventuelt andre særlige indsatser på handicapidrætsområdet. Økonomi og finansiering: Hvis Lejre Kommune indgår aftale om at blive visionskommune, vil DGI/DFI bidrage med kr. årligt (i den femårige aftaleperiode) svarende til en halvtids projektlederstilling. Det forudsættes, at kommunen bidrager med tilsvarende til projektledelsen, hvilket vil kunne finansieres inden for den eksisterende økonomiske ramme til Center for Kultur & Fritid. Den økonomi, der er forbundet med de enkelte indsatser, skal findes inden for de kommunale økonomiske rammer eller alternativt via fælles fundraising (DGI/DIF og kommunen) til specifikke indsatser. I visionskommuneaftalen vil der indgå overslagsbudgetter, hvor det giver mening. Bilag: 1. - Visionskommune - introduktion til arbejdet med visionskommuner - december 2017.pdf 2. Visionskommune - aftalegrundlagets indhold.docx 3. Intentionserklæring pdf

48 Side Lukket - ØU - Evt. køb af ejendom i Hvalsø Sagsnr.: 17/13075 Beslutning den : Besluttet at bemyndige borgmesteren til at forhandle om arealet 5-ch og 5-cg, hvorefter sagen genoptages i.

49 Side ØU - Afsenderinformation i s for kommunalbestyrelsesmedlemmer Sagsnr.: 18/1009 Resumé: I forbindelse med oprettelsen af nye kommunalbestyrelsesmedlemmer i systemet, skal det besluttes, om det fortsat skal fremgå af afsenderfeltet øverst, at afsender er kommunalbestyrelsesmedlem. Det skal også besluttes, om kommunalbestyrelsesmedlemmer, når de skriver i deres egenskab af kommunalbestyrelsesmedlemmer, skal benytte samme designlinje og signaturskabelon, som er besluttet for de ansatte i Lejre Kommune. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at mailadressen fremadrettet alene viser navnet på afsenderen, 2. at Lejre Kommunes designlinje skal anvendes, når kommunalbestyrelsesmedlemmer skriver s fra deres lejre.dk-mail. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den : Indstillingerne tiltrådt. Sagsfremstilling: I forbindelse med at nye medlemmer af Kommunalbestyrelsen har fået oprettet e- mailadresser, er der blevet spurgt til, om navnet i afsendermail kan ændres, således at der ikke længere fremgår Hans Hansen - KB-medlem [partibogstav], men alene medlemmets navn. Lejre Kommune har endvidere indført en designlinje for de s, der afsendes fra en lejre.dk-adresse. Det skal derfor også besluttes, om denne skal anvendes af kommunalbestyrelsens medlemmer. Navn i afsendermail Kommunalpolitikere oprettes i Lejre Kommunes IT-systemer. Ved oprettelsen gives den enkelte bruger et navn. I Kommunalbestyrelsens tilfælde tilføjes navnet en titel. Kommunalbestyrelsesmedlemmernes vil derfor fremstå på følgende måde: Carsten Rasmussen (Borgmester A) eller: Christian Fjeldsted Andersen (KB-medlem - V) Når der sendes mail fra en adresse med en beskrivelse i parentes, vil dette kunne ses af modtageren af en. En modtager af en fra borgmester Carsten Rasmussen vil derfor i afsenderfeltet øverst (under til/fra) kunne se teksten Carsten Rasmussen (Borgmester A). Et kommunalbestyrelsesmedlem har anmodet om, at informationerne i parentes, fx (KBmedlem V) fjernes.

50 Side 47 Hvis oplysningerne fjernes, anbefales det, at oplysningerne i stedet fremgår af det interne adressekartotek, så det er muligt at sikre sig, at man sender til den rette. Designlinje og signatur Lejre Kommune har en designlinje, som skal sikre, at Lejre Kommune udadtil fremstår som én samlet organisation, og at modtagere af breve, s og anden kommunikation aldrig er i tvivl om, hvem afsender er. Dette er i overensstemmelse med sprogpolitikkens principper om klar kommunikation. Med afsæt i designlinjen er der udarbejdet en skabelon for den signatur, der skal anvendes, når der sendes s fra en lejre.dk-adresse. Signaturskabelonen sikrer, at modtageren af en aldrig er i tvivl om, hvem der er afsender og hvorfra og i hvilken egenskab denne skriver i (er det en medarbejder, en leder eller en politiker). Det anbefales, at kommunalpolitikere anvender samme skabelon, når de skriver fra en lejre.dk-adresse. Opsætningen vil for kommunalbestyrelsesmedlemmer se således ud: Navn Evt: Medlem af Kommunalbestyrelsen for [Partibogstav] Evt. Medlem af Udvalget for Teknik & Miljø Tlf.: Afsenderen vil i konkrete tilfælde kunne tilpasse underskriften/de supplerende oplysninger. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at afsenderinformationen i s kan ændres, som foreslået. Det anbefales samtidig at, kommunalbestyrelsesmedlemmer anvender designlinjens e- mail skabelon, således at der ikke kan opstå tvivl hos modtageren om, hvem afsenderen er og i hvilken egenskab afsenderen skriver. Det er vurderingen, at det er væsentligt udadtil i forhold til borgere, erhvervsliv og andre samarbejdspartnere at den gældende designlinje for signatur for Lejre Kommune også anvendes af kommunalpolitikere. Den foreslåede skabelon indeholder alene plads til, at medlemskab af stående udvalg kan sættes ind i signaturen. Hvis det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem vurderer det er relevant, kan der suppleres med de poster, som medlemmet er udpeget til i sin egenskab af kommunalbestyrelsesmedlem.

51 Side 48 Det enkelte KB medlem kan selv i konkrete situationer, hvor standard afsenderinformationen i henhold til Lejre Kommunes designlinje ikke er relevant, slette denne. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

52 Side ØU - Implementering af Databeskyttelsesforordningen Sagsnr.: 18/2368 Resumé: EU har vedtaget en databeskyttelsesforordning, som træder i kraft den 25. maj Formålet med forordningen er at beskytte borgernes grundlæggende rettigheder, særligt retten til beskyttelse af personoplysninger. Denne sag orienterer om hovedtrækkene i den nye databeskyttelsesforordning og Lejre Kommunes arbejde med at implementere og efterleve Databeskyttelsesforordningen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at orienteringen tages til orientering. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den : Taget til efterretning. Sagsfremstilling: Databeskyttelsesforordningen EU har vedtaget en databeskyttelsesforordning, som træder i kraft den 25. maj Formålet med forordningen er at beskytte borgernes grundlæggende rettigheder, særligt retten til beskyttelse af personoplysninger, fx i forbindelse med videregivelse af oplysninger til tredjepart. Den nye forordning erstatter det gamle databeskyttelsesdirektiv fra 1995, og mange af de rettigheder og forpligtelser, der fulgte af direktivet, er blevet videreført i forordningen. Men der er imidlertid også en række punkter, hvor der er kommet mere restriktive krav. Begrundelsen for at erstatte direktivet med en forordning er, at forordningen har direkte virkning over for de nationale love. Den kræver derfor som udgangspunkt ikke en national implementering, medmindre der er overladt nogle bestemmelser for myndighederne at implementere (det er der i nogle tilfælde, hvorfor der også er ved at blive vedtaget en databeskyttelseslov). Fordelen ved dette er, at det giver mere ensartet regler i EU-landene. De væsentligste ændringer i databeskyttelsesforordningen er: Større krav til at give borgerne oplysningerne om, hvorfor og hvordan deres persondata behandles samt hvilke rettigheder forordningen giver dem. Ændrede på reglerne om, hvor gamle børn skal være for selv at kunne give samtykke til behandling af egne persondata. Bøder for manglende overholdelse af forordningen svarende til 4% af driftsbevillingen, dog med loft på 16 mio. kr. for offentlige myndigheder. Borgernes ret til overførsel af personoplysninger fra myndighed til en anden (dataportabilitet).

53 Side 50 Brud på datasikkerheden skal anmeldes til Datatilsynet samt til de personer, hvis data har været kompromitteret, inden for 72 timer. Risikobaseret tilgang til sikkerhed m.v. (konsekvens- og risikoanalyser ved anskaffelser af nye IT-systemer) Krav om overblik over egne behandlingsfortegnelser/- aktiviteter. Det betyder konkret, at vi skal have beskrevet formål og lovhjemmel mv., hver gang vi behandler personoplysninger. Dette erstatter den tidligere anmeldelsesordning hos Datatilsynet. Krav om ansættelse af en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Fælles ansvar hos dataansvarlig (kommunen) og databehandler (tredjepartsleverandør, der behandler vores borgers personoplysninger) for overtrædelser af Databeskyttelsesforordningen. Implementering i Lejre Kommune For at sikre implementeringen af Databeskyttelsesforordning og at Lejre Kommune lever op til forordningen, har administrationen iværksat et særskilt program for IT-sikkerhed. Derudover bidrager KL, Justitsministeriet sammen med Datatilsynet og Digitaliseringsforeningen Sjælland (DIGIT, som 12 af Region Sjællands kommuner er repræsenteret i, herunder Lejre) til efterlevelsen af forordningen og støtter kommunerne. Forordningen indeholder som nævnt flere eksisterende regler, som Kommunen allerede overholder. Men den nye forordning har betydning for følgende konkrete forhold i Lejre Kommune: Organisering af implementeringen i Lejre Kommune Viden og opmærksomhed hos medarbejderne Databeskyttelse Ansættelse af DPO Ad. Organisering af implementeringen i Lejre Kommune Lejre Kommune har nedsat et Sikkerhedsudvalg, hvor kommunens implementering og efterfølgende efterlevelse af forordningen er forankret. Sikkerhedsudvalget består af udvalgte nøglemedarbejdere, ledelsesrepræsentanter og er forankret hos Kommunaldirektøren. Se nedenstående organisationsdiagram.

54 Side 51 Lejre Kommune vil efter 25. maj 2018 fortsat samarbejde med DIGIT for overholdelse af forordningen og videndele på tværs af de 12 kommuner, som er medlem af DIGIT. Sikkerhedsudvalget vil fortsat bestå og sikre, at der kontinuerligt er fokus på ITsikkerhed. Ad. Viden og opmærksomhed hos medarbejderne En stor del forordningen handler om behandling af borgernes personoplysninger og sikring af disse. Det er som nævnt ikke nyt, men da det også er kendt, at det handler om gode som dårlige vaner hos den enkelte medarbejder, vurderes det, at der er et behov for stor opmærksomhed på dette område. Formålet er også at støtte medarbejderne i arbejdet med at behandle borgernes personoplysninger korrekt. Der er konkret lavet en opmærksomhedskampagne for medarbejderne, som bl.a. indeholder en folder med oplysninger om råd og vejledning, filmkampagne, undervisning og introforløb for nye medarbejdere. Ad. Databeskyttelse Forordningen stiller krav om, at personoplysninger beskyttes på forsvarlig vis. Som led i dette har Lejre Kommune gennemgået og opdateret kommunens informationssikkerhedsfolder, så den er blevet tidssvarende og er i overensstemmelse med forordningen. Der er heri også opstillet de nødvendige procedurer, f.eks. for hvordan der skal anmeldes til Datatilsynet og til de berørte personer, hvis personoplysninger fejlagtigt er blevet offentliggjort eller videregivet til tredjepart.