De opgaver, der er genstand for rådgivningsydelserne omfattet af dette udbud, kan variere i omfang.

Transkript

1 Kontoret for Økonomi og Indkvartering Indbydelse til at afgive tilbud på teknisk rådgivning og bistand og udarbejdelse af ind- og fraflytningsrapporter Baggrund Udlændingestyrelsen ønsker med dette udbud at få tilbud på teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med etablering, ændring og afvikling af asylcentre. Dertil ønskes tilbud på ind- og fraflytningsrapporter i forbindelse med etablering og afvikling af Udlændingestyrelsens lejede ejendomme, der anvendes til asylcentre. Efter udlændingelovens 42, stk. 5, tilvejebringer og driver Udlændingestyrelsen indkvarteringssteder for asylansøgere (asylcentre). Dette sker i samarbejde med indkvarteringsoperatører, dvs. private organisationer og kommuner, som er godkendt af ministeren for udlændinge-, integration og bolig. Udlændingestyrelsen tilvejebringer bl.a. faciliteter til asylcentre ved at leje bygninger af offentlige myndigheder eller private udlejere. 12. juli 2016 Udlændingestyrelsen Ryesgade København Ø Tlf.: Person ID: [sudlnr] Sagsnummer 16/ De opgaver, der er genstand for rådgivningsydelserne omfattet af dette udbud, kan variere i omfang. Sagsbehandler: B Udlændingestyrelsen udbyder opgaven og forventer at indgå rammekontrakter med en rådgiver for hver af de følgende landsdele: Region Nordjylland Region Midtjylland Region Syddanmark Region Sjælland og Region Hovedstaden. Kontrakter indgås for 1 år. Udlændingestyrelsen har ved udgangen af kontraktperioden mulighed for at forlænge kontrakten endnu en periode (1 år). Rammekontrakten er ikke eksklusiv. Udlændingestyrelsen er således berettiget til at antage en rådgiver, der ikke er indgået rammekontrakt med. Udlændingestyrelsen forpligter sig ikke til at aftage nogen minimumsmængde af de ydelser, der er omfattet af udbuddet. Side 1 af 5

2 Udbuddets grundlag Udbuddet gennemføres som offentligt udbud og er under EU s tærskelværdi. Ordregivende myndighed Udlændingestyrelsen Ryesgade København Ø. Web: Tidsplan Aktivitet Dato Udsendelse af udbudsmateriale 12. juli 2016 Frist for indsendelse af spørgsmål 27. juli 2016 Frist for aflevering af tilbud 10. august 2016 Valg af leverandører 22. august 2016 Kontraktindgåelse 26. august 2016 Der kan forekomme ændringer til tidsplanen vedrørende valg af leverandører og kontraktindgåelse. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser, herunder spørgsmål, bedes rettet til kontaktperson i Udlændingestyrelsen, Birgit Nielsen, bgnl@us.dk. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles pr. mail. Af hensyn til muligheden for at kunne svare på spørgsmål fra eventuelt interesserede opfordres der til, at spørgsmål til udbudsmaterialet er Udlændingestyrelsen i hænde senest den 27. juli 2016 med angivelse af mail, hvortil Udlændingestyrelsen kan fremsende spørgsmål/svar. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive udsendt til samtlige spørgsmålsstillere. Aflevering af tilbud Tilbud på opgaven skal være Udlændingestyrelsen i hænde senest 10. august Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Side 2 af 5

3 Tilbuddet bedes fremsendt til Udlændingestyrelsen som et pdf-dokument pr. mail til Birgit Nielsen, Tilbuddet skal udformes på dansk og afleveres i underskrevet stand. Vedståelsesperiode skal fremgå tydeligt af tilbuddet. Tilbuddets gyldighed Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra datoen for indsendelse af tilbuddet. Opgavebeskrivelse Overordnet omfatter udbuddet følgende ydelser: Teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med etablering, ændring og afvikling af asylcentre i Danmark, herunder eksempelvis: - rådgivning i form af byggeledelse og tilsyn, - udarbejdelse af udbudsmateriale og myndighedsbehandling. Udarbejdelse af ind- og fraflytningsrapporter i forbindelse med etablering og afvikling af asylcentre. Skriftligt materiale, inkl. billeder leveret som led i rådgivnings- og bistandsydelser skal indlæses i Udlændingestyrelsens drift- og vedligeholdelsessystem eller fremsendes på USB-key. Ind- og fraflytningsrapporter skal indeholde en registrering på bygnings-, rums- og anlægsniveau samt udearealer. Den fysiske besigtigelse med henblik på registrering af nye lejemål skal foretages umiddelbart, efter rådgiveren har modtaget anmodningen fra Udlændingestyrelsen. Ofte finder besigtigelsen sted med ganske kort varsel, dog sjældent med kortere varsel end 48 timer. Ved levering af fraflytningsrapport skal rådgiveren estimere udgiften til reetablering som følge af eventuelle skader og mangler, der er opstået som følge af Udlændingestyrelsens brug af ejendommen. Ind- og fraflytningsrapporterne skal leveres til Udlændingestyrelsen inden for 5 arbejdsdage efter den fysiske besigtigelse. Udlændingestyrelsen forbeholder sig ret til fra sag til sag at lade indkvarteringsoperatøren varetage de opgaver, der hermed udbydes, eller at undlade ekstern teknisk rådgivning og bistand. Endvidere vil indflytnings- og fraflytningsrapporter til tider blive udarbejdet af udlejer eller dennes rådgiver. Side 3 af 5

4 Krav tilbuddets indhold og omfang Der skal på baggrund af udbudsmaterialet afgives et skriftligt tilbud. Tilbuddet skal som minimum indeholde: Tilbudsgivers navn, kontaktoplysninger og CVR-nr. Pris for teknisk rådgivning og bistand, beregnet på grundlag af byggeudgift og efter medgået tid og efter fysiske enheder (bruttoetageareal). Pris for udarbejdelse af ind- eller fraflytningsrapport beregnet efter medgået tid og efter fysiske enheder (bruttoetageareal). Timepris for rådgivningsbistand i forbindelse med sager om reetablering ved skader og mangler. Bilag med eksempel på ind- og fraflytningsrapport. Tilbudsevaluering Valg af rådgiver vil ske ud fra en vurdering af kvalitet og pris. Det er desuden et krav, at tilbudsgiver har tegnet en professionel ansvarsforsikring, som dækker alle rådgivningsområder med dækningssum på mindst 12,5 mio. kr. for personskade og mindst 2,5 mio. kr. for tingskade/formuetab. Når Udlændingestyrelsen har evalueret tilbuddene, vil samtlige tilbudsgivere modtage en orientering om afgørelsen af udbudsforretningen på mail. Udlændingestyrelsen forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede udbud eller at gennemføre et nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forbehold, der tilsiger det. Udlændingestyrelsen er ikke forpligtet til at indgå kontrakt med tilbudsgiverne og forbeholder sig ret til at forkaste samtlige tilbud. Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og eventuelle udgifter i forbindelse med kontrahering er Udlændingestyrelsen uvedkommende. Det bemærkes, at der ikke er en juridisk bindende aftale eller løfte herom, før kontrakt er underskrevet. Aktindsigt Offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Udlændingestyrelsen er derfor forpligtet til, på baggrund af en eventuel anmodning om aktindsigt, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives indsigt i de ind- Side 4 af 5

5 sendte tilbud, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives indsigt i. Det kan kun gives afslag om indsigt i ansøgninger eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er en konkret begrundelse herfor, fx hvis der er tale om oplysninger som indeholder forretningshemmeligheder eller lignende, og hvor det er af væsentlig økonomisk betydning for tilbudsgiver, at der ikke meddeles aktindsigt i de pågældende oplysninger. Side 5 af 5