Randers Kommune Laksetorvet Randers C

Transkript

1 Randers Kommune Laksetorvet Randers C Afgørelse Vi sendte en høring til jer den 30. marts 2017 i forlængelse af tilsynsbesøget den 14. marts På besøget hos Ydelseskontoret, Regimentvej 1, 1., tv, 8930 Randers NØ talte vi med Afd. leder i Ydelseskontoret Sanni Tolstrup, souschef Sasia Jeppesen og arbejdsmiljørepræsentant Inge Sloth. I har nu haft mulighed for at komme med jeres bemærkninger til sagens oplysninger. Hvis I har sendt bemærkninger til os, er de indgået i vores vurdering af sagen, og de fremgår af afsnittet nedenfor om sagens oplysninger. Tilsynscenter Nord Postboks København C Tlf Fax at@at.dk CVR-nr april 2017 Sagsnummer: /14 Sagsansvarlig: Ingrid Grothe CVR-nr P-nr Vi har på baggrund af de samlede oplysninger truffet følgende afgørelse: Påbud Virksomheden påbydes at forebygge belastninger i det psykiske arbejdsmiljø som følge af stor arbejdsmængde og tidspres hos team kontanthjælp. Virksomheden skal sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Virksomheden skal derfor sikre, at stor arbejdsmængde og tidspres i forbindelse med arbejdet i team kontanthjælp i Ydelseskontoret ikke forringer ansattes sikkerhed og sundhed på kort eller lang sigt. I skal efterkomme påbuddet senest den 1. november I skal senest den 8. november 2017 give os besked om, hvordan I har efterkommet påbuddet. I kan enten bruge formularen på vores selvbetjeningsløsning OnlineAt, eller I kan udfylde blanketten nedenfor og sende den til os. I skal orientere alle arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter, der er berørt af påbuddet. Begrundelse for påbuddet Arbejdstilsynet har noteret sig Randers Kommunes Ydelsekontoret v/ Sasia Rosenkilde Jeppesen souschef høringssvar. 1

2 Virksomhedens generelle præciseringer giver ikke anledning til en ændret vurdering, og Arbejdstilsynet fastholder derfor afgørelsen. Begrundelsen for påbuddet tager udgangspunkt i en vurdering af, om langvarig stor arbejdsmængde og tidspres er til stede i arbejdet, og hvordan virksomheden har forsøgt at forebygge sundhedsmæssige problemer ved stor arbejdsmængde og tidspres. Arbejdstilsynet vurderer, at arbejdet med kontanthjælpsydelser i team kontanthjælp Ydelseskontoret Randers ikke er planlagt, tilrettelagt og udført, så det er sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Der er risiko for, at langvarig stor arbejdsmængde og tidspres kan forringe ansattes sundhed og dermed have indvirkning på ansattes fysiske eller psykiske sundhed på kort eller lang sigt. Vi har ved vurderingen lagt vægt på, at den sundhedsmæssige risiko ved stor arbejdsmængde og tidspres ikke er forebygget tilstrækkeligt. Det bygger vi på følgende: at der igennem en længere periode på ca. 1 år, har været et øget opgavepres på den enkelte ansatte i kontanthjælpsteamet samtidig med at nye regler på kontanthjælpsområdet skulle implementeres. at der igennem en længere periode har været personalefravær, hvilket har øget presset på de tilbageværende i teamkontanthjælp. at de ansatte i teamet arbejder med høje krav i arbejdet, og at arbejds- og tidspres ikke gør det muligt, at nå at indhente de oplysninger, der skal sikre en korrekt og rettidig kontanthjælpsudbetaling. Omfanget af stor arbejdsmængde og tidspres at det øgede arbejdspres fra april 2016, er kommet yderligere under pres efter omorganisering i begyndelsen af 2017, da flere medarbejdere har fået optil 220 nye sager oveni egne sager, som de skal arbejde med, og sikre korrekt udbetalingsydelses til. På besøgsdagen var der 630 advis, der havde overskredet forfaldsdato. Hvorfor Arbejdstilsynet vurderer at medarbejderne kan være bagud med at nå til kerneopgaven med sagsopfølgning, der står øverst på den af ledelsen udarbejdede prioriteringsliste over alle teamets opgaver. at de manglende personaleressourcer på 25 % på besøgstidspunktet, vurderer Arbejdstilsynet at være en konkret situation, der tydeliggør at der er ubalance i mængden af opgaver og ressourcer, koblet med at medarbejderne og ledelsens oplyser, at de ikke kan nå opgaverne. Andre faktorer i arbejdet I Arbejdstilsynets vurdering indgår tillige, at ansatte har en stort ansvar, da deres arbejde har betydning for nogle af de svageste borgere i samfundet. Ansvaret består blandt flere eksempler i, at der ikke er en facitliste over opgaveløsningen, manglende tid til at sætte sig ordenligt ind i sagerne, advis der skal læses og behandles, presset om at det hele vælter op til den første i hver måned, at man isolere sig på kontoret for at nå det hele, da manglende rettidig udbetaling, eller mangelfuld udbetaling kan afstedkomme ekstra arbejde med flere sure og uforstående borgere (arbejdsmæssige konsekvenser). 2

3 Dette vurderes at bidrage til oplevelsen af at være under et stort arbejdsmæssigt pres. Arbejdstilsynet lægger endelig vægt på at arbejdets karakter medfører, at ansatte ikke blot kan lade stå til, undlade at løse opgaver eller løse dem halvt for at mindske arbejdspresset, da dette ville kunne medføre uacceptable konsekvenser og fejl. Forebyggelse i arbejdet Det er Arbejdstilsynets vurdering, at de forebyggende foranstaltninger som virksomheden har iværksat ikke i tilstrækkelig grad forebygger den sundhedsmæssige risiko idet såvel medarbejdere som ledelse peget på flere konkret eksempler på opgaver de ikke når i arbejdet, fejl, klager og utilfreds borger udsætter den enkelte medarbejdere for et ekstra ordinært stort arbejdspres. Derudover lægger Arbejdstilsynet vægt på de personlig konsekvenser de ansatte oplyser Arbejdstilsynet om, og vurderer at symptomerne kan kædes sammen med det oplyste arbejdsbetinget sygefravær. Arbejdstilsynet vurderer derfor samlet, at arbejdet med udbetaling af kontanthjælpsydelser i Ydelseskontoret Randers Kommune udsætter ansatte for en sundhedsmæssig risiko. Utilstrækkelig forebyggelse af stor arbejdsmængde og tidspres forøger ansattes risiko for at få stress og stressrelaterede sygdomme som fx angst, depression og hjerte-kar-sygdomme. Sagens oplysninger Arbejdstilsynet har den 18. april 2017 modtaget høringssvar fra Randers Kommune, Ydelseskontoret souschef Sasia Rosenkilde Jeppesen. Høringssvaret indeholder en generel præcisering af begreber i afgørelsen. Høringssvaret er indsat med kursiv under sagens oplysninger og besvaret med kursiv i begrundelsesafsnittet Virksomheden Ydelseskontoret Randers Kommune er en del af Job og Ydelses området. Det præciseres at: Ydelseskontoret er en del af arbejdsmarkedsområdet i Randers Kommune. Ydelseskontoret tager sig af opgaver med at udbetale midlertidige forsørgelsesydelser i form af blandt andet kontantydelse, ledighedsydelse, fleksløntilskud, ressourceforløbsydelse, uddannelseshjælp og integrationsydelse. Afdelingen/gruppen af ansatte Ydelseskontoret består af flere teams, herunder Team Kontanthjælp, der er 48 ansatte, som overvejende er HK uddannede. Der er en afdelingsleder og en souschef i Ydelseskontoret. De ansatte arbejder med fleksibel arbejdstid og med fast telefontid fra kl Kerneopgaven for de ansatte i Team Kontanthjælp består af udbetaling af kontanthjælp til borgere i Randers Kommune samt behandling af nye ansøgninger om kontanthjælp. 3

4 Påbuddet omhandler udelukkende Team Kontanthjælp, som er normeret til 16 fuldtidsansatte. Grundlag for påbuddet Besøg på virksomheden Risikobaseret tilsynsbesøg den 9. februar, 6. og 14. marts fra Ydelseskontoret deltog afdelingsleder Sanni Tolstrup, souschef Sasia Jeppesen og arbejdsmiljørepræsentant Inge Sloth og flere medarbejdere. Samtaler med ledelse og ansatte Arbejdstilsynet har den 6. marts 2017 afholdt to gruppesamtaler med tre ansatte fra Team Enkeltydelse og fire fra Team Kontanthjælp. Arbejdstilsynet har afholdt samtale med ledelsen den 6. marts som et indledende møde før gruppesamtaler med medarbejderne, og efterfølgende den 14. marts som et ledelsesmøde efter samtaler med medarbejderne. Skriftlige materialer Arbejdstilsynet har i forbindelse med tilsynet modtaget følgende skriftlige materialer fra virksomheden: Intern vejledning om sagsopfølgningsopgaver Opgørelse over forfaldne advis pr. 14. marts Forekomst af stor arbejdsmængde og tidspres Karakteren af de opgaver og funktioner, som medarbejderne i Team Kontanthjælp har, er kendetegnet ved, at der er flere kvalitative krav. De ansatte oplyser, at man er underlagt et stort og vedvarende arbejdspres med for mange arbejdsopgaver og et stort tidspres. Ansatte og ledelse oplyser, at stor arbejdsmængde og tidspres har stået på i ca. 1 år. Krav i arbejdet: De ansatte oplyser, at de borgere, de servicere oftest, er de svageste i samfundet og står udenfor arbejdsmarkedet. Borgerne er meget afhængige af, at deres ydelser udbetales rettidig, da det ellers kan have store omkostninger for den enkelte borger. De ansatte oplyser, at de er meget bevidst om deres rolle som myndighedspersoner, og at der er et stort krav om at udmålte ydelser tildeles korrekt, og at den nødvendige dokumentation om berettigelse er til stede, således at tidsfrister tillige løbende kan overholdes. De ansatte oplyser, at opgaverne er blevet mere komplekse, og der skal hentes flere oplysninger ind fra og om borgerne, inden afgørelse kan træffes. Der nævnes blandt andet følgende eksempler: o Indhentning af oplysninger fra andre kommuner om borgere o Korrekt indplacering af borgere i ydelsessystem o Tjekke op på, om borgere har været i arbejde o Tjekke lønsedler fra ægtefæller o Aldersbestemte ydelser, der skal tilrettes den enkelte borger o Borgerskift til andre målgrupper. Ledelsen oplyser om sygefraværet: 4

5 o To medarbejdere, der er fraværende på grund af arbejdsbetinget stress o En stressramt (arbejdsbetinget) ansat, der er delvis tilbage i arbejde o En medarbejder på plejeorlov o En medarbejder på barselsorlov. Det præciseres at vikaren for barselsorlovsstillingen varetager et udvalgt arbejdsområde, da kontanthjælpsområdets kompleksitet gør oplæring i samtlige opgaver tidskrævende. (ca. 4 ud af 16 ansatte 25 %). Omfanget af stor arbejdsmængde og tidspres: Det oplyses af ledelsen, at man blandt andet grundet en revisionsrapport og et efterfølgende politisk fokus på opfølgning af sagsforløb af kontanthjælpsydelser har valgt at omorganisere arbejdet i februar måned Det præciseres: at der generelt er politisk fokus på at sikre rettidighed på arbejdsmarkedsområdet i Randers Kommune. Det oplyses, at tre medarbejdere fra Team Kontanthjælp udelukkende arbejder med nye ansøgninger om kontanthjælp, og de resterende medarbejdere arbejder med sagsopfølgning ud fra en prioriteret liste. Det præciseres at: medarbejdere varetager deres arbejdsopgaver ud fra en af ledelsen prioriteret liste. De ansatte oplyser, at omorganisering i februar måned har betydet, at de har fået mange nye sager (CPR numre), oveni egne sager, dertil kommer sager, som de passer /har overtaget fra sygemeldte kollegaer. Det præciseres at: medarbejderne som følge af omorganiseringen ikke længere har opgaven med at behandle nye ansøgninger om hjælp. Det oplyses at: der er tale om en omstrukturering af opgavevaretagelsen med henblik på at opnå effektiviseringsgevinster. Det er derfor ledelsens opfattelse, at teamets større arbejdspres skyldes opgaver med implementering af nye regler på området og fraværende medarbejdere. Det oplyses af de ansatte, at dette har givet væsentlig større arbejdspres og forværret deres situation vedrørende opfølgning på eksempelvis advis (automatiserede notificeringer om opfølgningspunkter i sager). Det oplyses fra ledelsen på besøgsdagen den 14. marts, at der var 630 forfaldne advis i Team Kontanthjælp. De ansatte oplyser, at grundet et højt langtidssygefravær fra kollegaer har de et stort antal sager, som det er vanskeligt at nå at følge op på, så de efterlever kravet om korrekt og rettidig udbetaling af kontanthjælpen. Det oplyses af ledelsen, at man ved langtidssygemeldinger fordeler de syge kollegaers sager til de tilbageværende kollegaer. Det oplyses af medarbejdere og bekræftes af ledelsen, at normtallet for antal sager pr. medarbejder er ca. 220 sager, og at det på besøgsdagen for Arbejdstilsynet 5

6 ligger på ca. 537 sager. Det præciseres at: normtallet er inklusivt opgaven med at behandle ansøgninger om hjælp, og at der er optil 537 sager. Ledelsen oplyser, at efter omorganisering i februar måned, hvor nye ansøgninger varetages af Præcisering: tre medarbejdere på fuldtid i Team Kontanthjælp, og en medarbejder der er deltidssygemeldt, har man en forventning om, at normtallet pr. medarbejder naturligt skulle stige til mere end de 220, men at man er klar over, grundet sygefraværet, at den enkelte medarbejder har for mange sager. Det oplyses, at opgaven med håndtering af nye ansøgning er estimeret til at tage 3 timer, og at man i gennemsnit tidligere skulle håndtere en ny ansøgning dagligt sammen med sagsopfølgning og advis-håndtering. De ansatte oplyser, at der pr. 1. april 2016 blev indført ny lov om 225 timer regel for kontanthjælpsmodtagere, og at denne lovændring skulle understøttes af et udviklet it-system. Det oplyses af medarbejdere og ledelse, at denne it-understøttelse har været berammet med mange fejl og mangler og givet rigtig meget ekstraarbejde. Et ekstraarbejde der har været meget tidsrøvende. Det oplyses, at der på besøgsdagen er bedring, men at det fortsat er et fejlberammet it-understøttende system. De ansatte oplyser yderligere om deres arbejde: Der er intet tidsperspektiv i, hvornår arbejdspresset falder Journalisering af noter efter telefonsamtaler tager meget tid, og tiden til egentlig sagsopfølgning er altid meget knap Advis skal læses/udarbejdes, og man kan ikke nå det inden udbetalingen Det præciseres: "Advis skal læses/behandles. Der er ikke tid til at sætte sig ind i sagerne Det hele vælter op til den første i hver måned Det går så sindssygt stærkt, lade det hele sejle tænker man Vi laver ikke kvalitet, men kvantitet Det oplyses, at der ikke er nogen facitliste over opgaveløsningen "At der løbes alt for stærkt At grundet store mængder opgaver, isolerer man sig og spiser på kontoret i pausen, så man arbejder samtidig. Virksomhedens forebyggelse De ansatte og ledelsen oplyser, at man i forbindelse med omorganiseringen har udarbejdet en prioriteringsliste over sagsopfølgning til de ansatte. De ansatte oplyser, at de på trods af prioriteringslisten meget ofte ikke nå til sagsopfølgningen. Særligt omkring udbetalingstidspunktet (den første i hver måned) er der yderligere pres på. Sagerne skal gøres klar til udbetaling, og efterfølgende kan der være ekstra tryk på telefonerne. Det oplyses: at sagsopfølgninger er én af teamets opgaver. Der er lavet en prioriteringsliste over alle teamets opgaver, hvor sagsopfølgninger står øverst på prioriteringslisten. Det oplyses fra ledelsen, at man i fordeling af sager normalt deler antallet af medarbejdere med antallet af fødselsdage (CPR numre). I forbindelse 6

7 med sygefravær og omorganisering har man på samme vis fordelt antallet af fødselsdage mellem de medarbejdere, der skal foretage sagsopfølgning. Ledelsen oplyser, at det har betydet, at nogle af teammedlemmerne har fået mange nye sager (CPR numre) op til 200. På forespørgsel om, hvordan de skal nå at klargøre og tjekke sagerne til den først kommende udbetaling, oplyser ledelsen, at man må nå, det man kan, og de sager, der ikke nås, tager ledelsen ansvaret for. Ledelsen oplyser, at man gentagne gange har fortalt medarbejdere, at det er ledelsens ansvar, at de ikke når deres opgaver, og at man i ledelsen er helt klar over, at antallet af sygemeldinger umuliggør, at de kan nå det hele. Medarbejderne oplyser, at man fra ledelsen har fået besked på, at man ved, at medarbejderne gør, hvad de kan for at nå opgaverne, men at medarbejderen med baggrund i kravet i arbejdet oplever det som et stort pres, ikke at nå i hus med udbetalingerne. Ledelsen oplyser, at man har udpeget en faglig koordinator til teamet, for på den måde at flytte nogle overordnede opgaver væk fra medarbejderne. Der nævnes eksempelvis klagesager, der efter den sidste sygemelding og omorganiseringen er flyttet væk fra ansatte. Det oplyses af ledelsen, at såvel afdelingsleder som souschef deltager i driftsopgaver for at minimere arbejdspresset fra medarbejderne. Det oplyses af ledelsen, at medarbejderne kommer til dem for at få sparring og praktisk hjælp til prioritering. Hertil oplyses fra medarbejderne, at deres ledelse har meget travlt, og at man søger hjælp hos kollegaer. Det oplyses, at souschef afholder ugentlig møder med teamet, hvor der sagsbehandles svære sager, herunder at man løbende følger op med forventningssnakke om opgaveløsningen. Det oplyses af ledelsen, at man efter afdelingens trivselsmåling i efteråret har arbejdet med de 6 guldkorn, men oplyser ydermere, at de aftalte opfølgningsmøders har været skubbet på grund af travlhed i afdelingen. Arbejdsmæssige og personlige konsekvenser Sygefraværet: To medarbejdere, der er fraværende pga arbejdsbetinget stress En stressramt (arbejdsbetinget) ansat, der er delvis tilbage i arbejde. Øvrige arbejdsmæssige konsekvenser: Det oplyses af medarbejdere og bekræftes af ledelsen, at man ikke på alle sager når at foretage rettidig udbetaling af kontanthjælpsydelser, og at det har den konsekvens, at lovfrister ikke overholdes, og et øget antal borgere ringer i telefontiden og er utilfredse. Som supplement oplyser medarbejderne, at det forøgede antal sager siden omorganisering i februar måned betyder, at flere sager skal gøres klar, flere sager er ukendte, og at det kaster mange flere telefonopkald af sig (negativ spiral). Oftest er det telefonsamtaler med utilfredse borgere, som er uforstående over for manglende udbetaling, eller som havde forventet et andet udbetalingsbeløb. 7

8 Det oplyses af ledelsen, at man på besøgsdagen den 14. marts har 630 forfaldne advis i Team Kontanthjælp, der ikke er håndteret. I afdelingens interne vejledning om sagsopfølgning står det noteret, at advis er skal behandles, før man går til egentlig sagsopfølgning. Det oplyses af medarbejderne og bekræftes af ledelsen, at der efter revisionsbesøg er kommet en bemærkning fra tilsynet om, at der i temaet ikke er foretaget rettidig opfølgning på kontanthjælpssager. Til det oplyser ledelsen, at der er udarbejdet et notat, hvori afdelingen beskriver, hvordan de vil rette op på den manglende opfølgning. Det oplyses af medarbejderne, at man oplever at lave flere fejl. Eksempelvis nævnes, at man ved en klagesags gennemgang fandt 2-3 fejl, og at medarbejderne antager, at det ville være det samme billede, hvis man havde tid til at gennemgå (kvalitetstjek) egne sager. Til det oplyser ledelsen, at medarbejdere kommer og fortæller om fejl, de laver, men at man i ledelsen ikke finder, at det har et stort omfang. Det oplyses af medarbejdere og bekræftes af ledelsen, at man ved indførsel af 225 timers regel for kontanthjælpsmodtagere i april 2016 har set en række systemfejl, der har haft konsekvenser med ekstraarbejde for de ansatte. Eksempelvis oplyses om forkert fremsendte breve til borgere, der skulle forklares og ny fremsendes. Det oplyses af medarbejderen, at det ekstra tidsforbrug i forbindelse med anvendelsen af it-systemet er et ydereligere pres på opgaverne, der ikke bliver løst. Det oplyses af medarbejderne, at tiden til at forholde sig til klagenævnsafgørelser er begrænset, og at man dermed ikke er ajour med de afgørelser, der sætter praksis for deres område. Til det oplyser ledelsen, at klagenævnsafgørelserne gennemgås og formidles af souschef og den faglige koordinator, men at hun medgiver, at det kan være svært at implementere nyttige begrundelser fra klagenævnsafgørelser. Det oplyses af medarbejderne, at kvaliteten af deres arbejde er faldet i takt med, at der er opgaver, som de ikke når, inden der eksempelvis skal foretages udbetaling til den første i hver måned. Det beskrives af medarbejderne som ting jappes igennem. Opgaver, der har betydning for udbetaling af ydelsen, som medarbejderne oplyser ikke at nå: Mail vi ikke når at læse Forholde sig til informationskilden EDH indscannede dokumenter Tjekke systemregistreringer, når der er indkommet lønsedler fra eksempelvis ægtefælle, så udbetalingen passer Aldersbestemte ydelser der skal rettes til jf. borgers alder Borgerskift til anden målgruppe Tjekke kommunens tilbagebetalingskrav hos kontanthjælpsmodtagere Samarbejde med parter i borgersager, hvor der kan være snitflader, der ikke er afgjort. Her nævnes Udbetaling Danmark, bostøtter og integrationskontoret Oprydning. 8

9 Det oplyses af ledelsen, at man er bekendt med, at der er opgaver, der ikke nås, og at man ved, at medarbejderne gør deres bedste for at nå så meget som muligt. Personlige arbejdsmæssige konsekvenser: Søvnbesvær, forhøjet blodtryk Fejl i arbejdet, der giver høj grad af dårlig samvittighed, og følelsen af ikke at levere et fagligt velkvalificeret arbejde Mathed og udbrændthed - manglende tro på, at det bliver bedre Medarbejdere oplever at blive kaldt arrogant, personlig nedladende og tale ned til borgere et billede man normalt ikke kender om sig selv, og som er en konsekvens af, at man ikke har tid til at forklare sig De øvrige teams i Ydelseskontoret er meget bekymrede for kollegaernes helbred i Team Kontanthjælp. Anvendte regler 38 og 77, stk. 1, i lovbekendtgørelse nr af 7. september 2010 af lov om arbejdsmiljø med senere ændringer. 4 og 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 om arbejdets udførelse med senere ændringer. Vejledning til at efterkomme påbuddet Arbejdstilsynet kan vejlede generelt om metoder til at forebygge langvarig stor arbejdsmængde og tidspres. Områder, som kan være centrale med henblik på varige løsninger, er nævnt nedenfor. Det kan være hensigtsmæssigt, at I selv finder frem til konkrete og specifikke løsninger til at forebygge langvarig stor arbejdsmængde og tidspres, og at I inddrager ansatte i dette arbejde. For at forebygge problemerne med langvarig stor arbejdsmængde og tidspres kan I fx: Skabe balance mellem kravene i arbejdet på den ene side og på den anden side de ressourcer, der er afsat til honorering af kravene med henblik på at begrænse eller fjerne den oplevede psykiske overbelastning i arbejdet. Herunder finde et passende niveau for kompleksitet og antallet af opgaver for den enkelte medarbejder. Fastholde fokus på prioritering af arbejdsopgaverne, særligt som nævnt, i forbindelse med lægernes bagvagtsarbejde oplyses der om stort tidspres. Opgaverne skubber foran sig, og tidspresset kan have arbejdsmæssige konsekvenser i form af, at lægerne ikke får tid til at tænke sig godt nok om i opgaveløsningen. Sørge for, at det fremstår klart for medarbejderne, hvilke arbejdsopgaver, der skal prioriteres højest i forskellige situationer. Særligt blev det oplyst at en del administrative opgaver ikke blev løst, eller ikke løst til aftalt tid. Inden for de givne rammer for arbejdets udførelse kan en fælles prioritering (synlig og med ledelsesopbakning) blandt personalet, med bevarelse af muligheden for indflydelse på det konkrete opgave niveau, være en fordel for den daglige arbejdsgang. Fastlægge niveauet for opgaveløsning/serviceniveau herunder, hvad der er krav, forventninger og faglig kvalitet. Synliggøre, hvad et godt og veludført arbejde er, og hvordan medarbejdernes indsats og resultater anerkendes og respekteres af kollegaer, samarbejdspartner og ledelse. Dette kan gøres ved at gennemføre en gensidig forventningsafstemning medarbejdere og ledelse 9

10 imellem med henblik på at klarlægge medarbejdernes ansvar og kompetencer i forhold til at træffe beslutninger i det daglige arbejde. Sikre tilstrækkelig ledelsesmæssig støtte og opbakning. Det oplyses at medarbejderne kan være særligt hårdt belastede af mange- og mangeartede opgaver herunder mange afbrydelser i arbejdet - samt til planlægning af arbejdsopgaver og løsninger. Etablere ledelses- og samarbejdsstrukturer, der sikrer en smidig kommunikation mellem leder og medarbejdere. Herunder: Sikre, at personalet i det daglige får mulighed for ledelsesmæssig sparring og støtte ved tvivlsspørgsmål, uklarheder og uoverensstemmelser. Sikre tilstrækkelig konstruktiv støtte og feedback fra kolleger, samarbejdspartner og ledelse. Sikre tæt ledelsesmæssig opbakning i svære sager og tæt ledelsesmæssig opfølgning på antallet af opgaver og kompleksiteten heri for den enkelte med henblik på at forebygge ophobninger af arbejde. Fremme arbejdsmiljøorganisationens arbejde med det psykiske arbejdsmiljø ved at strukturere og sikre øget synlighed om det arbejde, der varetages af arbejdsmiljøorganisationen. Understøt det i afdelingen allerede gode kollegaskab, gode tone og hjælpsomhed hinanden imellem. I kan læse mere om at forebygge langvarig stor arbejdsmængde og tidspres i Arbejdstilsynets publikation om arbejdsbetinget stress på adressen I kan læse mere om, hvordan I kan arbejde med at skabe et godt psykisk arbejdsmiljø i virksomheden i pjecen "Et godt psykisk arbejdsmiljø hver dag" på adressen I kan læse mere om, håndtering af stress med forskellige værktøjer I kan klage over påbuddet I kan klage over påbuddet til Arbejdsmiljøklagenævnet. Hvis I ønsker at klage, skal I sende klagen til Arbejdstilsynet. Vi skal modtage klagen inden fire uger efter, at I har modtaget påbuddet. Klage har opsættende virkning. Det betyder, at I ikke behøver at rette jer efter påbuddet, mens klagen bliver behandlet. Hvis vi fastholder påbuddet, sender vi klagen videre til Arbejdsmiljøklagenævnet, som behandler jeres klage. Følg jeres sag digitalt Få overblik over denne sag og eventuelle andre sager med Arbejdstilsynet på OnlineAt. Her kan I bl.a. se kommende frister, og om Arbejdstilsynet vurderer, at I har efterkommet påbuddet. Ring, hvis I har spørgsmål I er velkomne til at ringe til Arbejdstilsynet på , hvis I har spørgsmål til påbuddet. Venlig hilsen Ingrid Grothe Tilsynsførende 10

11 .. Tilbagemelding om efterkommelse af påbud Sendes til: Arbejdstilsynet Tilsynscenter Nord Postboks 1228, 0900 København C at@at.dk Tilbagemelding om efterkommelse af påbud om at forebygge belastninger i det psykiske arbejdsmiljø som følge af stor arbejdsmængde og tidspres hos team kontanthjælp Afgivet til: Randers Kommune, Laksetorvet 1, 8900 Randers C Afdeling: Ydelseskontoret Regimentvej 1, 1., tv, 8930 Randers NØ P-nr I skal efterkomme påbuddet senest den 1. november I skal give Arbejdstilsynet besked om, hvordan dette er sket senest den 8. november Blanketten skal underskrives af virksomheden og arbejdsmiljørepræsentanten. 1. Beskriv, hvad I har gjort for at løse problemet. 2. Beskriv, hvilken virkning jeres løsning har haft på problemet. Arbejdstilsynet skal på baggrund af jeres beskrivelser kunne vurdere, om I har efterkommet påbuddet. (Vedlæg eventuelt bilag.) Undertegnede bekræfter at være blevet gjort bekendt med ovenstående Dato Underskrift ledelse Dato Underskrift arbejdsmiljørepræsentant Til Arbejdstilsynets interne brug: Vores sag: /14 Arbejdsmiljøproblem nr Vores ref.: Ingrid Grothe T 11