Dagsorden. Møde den 24. november 2014 kl Aarhus , Emdrup A204. AU Forskning og Erhvervssamarbejde LAMU-møde nr.

Transkript

1 Møde den 24. november 2014 kl Aarhus , Emdrup A204 Dagsorden AU Forskning og Erhvervssamarbejde LAMU-møde nr. 1 (interim) Deltagere: John Westensee (fmd.), Thomas Tscherning (TTO), Karsten Skov (AU Viden), Søren Bødker (TTO), Tove Østergaard Le (Talentenheden), Henriette Zinck-Bramsen (ref., AU Viden) 1. Godkendelse af dagsorden 2. Fremtidig organisering af LAMU i AU FE v/john Westensee Orientering om den formelle organisation 3. Status fra alle afdelinger v/alle 3.1 Orientering om trivsel m.v. i afdelingerne 3.2 Orientering om psykisk APV Dato: 21. november 2014 Sagsnr.: Ref: JW/HZB Side 1/1 4. Arbejdstilsynet v/alle Status på eventuelle besøg 5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2015 v/john Westensee Orientering om input til AAMU s (Administrationens Arbejdsmiljøudvalg) årlige arbejdsmiljødrøftelse med deadline for indsendelse d. 12. januar Der ønskes bl.a. drøftelse af status på og konkrete aktiviteter for to punkter fra den fælles AU psykiske APV handlingsplan: - En nærværende ledelse - Reducering af individuelle stress-symptomer Bilag: Skabelon Bilag: Mail fra Iben Skrydstrup Vejen (vejledning) Bilag: Psykisk APV Handlingsplan for Aarhus Universitet 6. Næste møde og nye punkter til kommende dagsorden v/alle Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag til emner til næste interim LAMU-møde 7. Eventuelt Aarhus Universitet AU Forskning og Erhvervssamarbejde

2 AARHUS UNIVERSITET ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne skal tilrettelægge det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen. De skal vurdere, om det foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på Plan for arbejdsmiljøsamarbejdet [Dato for udarbejdelse] Aarhus Universitet Udvalgsmedlemmer [HAMU; FAMU; AAMU; LAMU), hovedområde] Formand: Næstformand: Medlemmer: Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde [årstal] Status og oversigt for hvordan der er blevet arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet: Mål for det kommende års fokusområder, indsatsområder og specifikke arbejdsmiljøopgaver Prioriteringsrækkefølge: Påkrævede aktiviteter for at opnå mål (tiltag og initiativer) Samarbejde vedr. ovenstående mål (organisering/samarbejde/hvem skal involveres/mødefrekvens) Ressourcer til at opfylde strategiens mål (behov for uddannelse/kurser/konsulenter) Dato: Dato: Arbejdsgiverrepræsentant (Formand) Medarbejderrepræsentant (Næstformand)

3 From: Iben Skrydstrup Vejen Date: 19. nov kl CET To: Birgit Svenningsen Christina Breddam Henrik Lindskov Niels Jørgen Rasmussen Susanna Holm Nielsen Louise Gade Lone Degn Kristian Thorn John Westensee Subject: Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Kære LAMU Jeg skriver til jer på vegne af Administrationens Arbejdsmiljøudvalg. Administrationens Arbejdsmiljøudvalg (AAMU) ønsker igen i år at udarbejde den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og til dette vil vi gerne have jeres bidrag fra interim LAMU i vicedirektørområderne. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse har dels et lovpligtigt formål og skal dels medvirke til at sikre medarbejdernes trivsel. Derfor er det vigtigt, at vi får jeres input, da I har det bedste kendskab til de daglige arbejdsmiljøudfordringer på jeres område og hvilke fremtidige tiltag, I vil fokusere på. AAMU har besluttet, at alle LAMU i Fællesadministrationen og på administrationscentrene skal udarbejde en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Jeres drøftelser vil blive anvendt som input til den overordnede drøftelse i AAMU, som herefter udarbejder en årlig arbejdsmiljødrøftelse for hele administrationen. Jeg har til inspiration vedhæftet den skabelon, AAMU arbejder ud fra. I udarbejdelsen af jeres årlige arbejdsmiljødrøftelse vil jeg desuden bede jer drøfte status og konkrete aktiviteter ift. følgende to punkter fra den fælles AU psykisk APV handlingsplanen. En nærværende ledelse: Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøres tydeligt, hvilke opgaver der er vigtige for organisationen og hvilke, der kan vælges fra. Reducere individuelle stress-symptomer: Der skal være et opgør med akutkulturen, så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. Det er et ønske fra Hovedarbejdsmiljøudvalget og Hovedsamarbejdsudvalget at fokusere på og få en status på disse to punkter. Jeres input vil blive brugt til at opdatere den fælles AU psykisk APV handlingsplanen. Handlingsplanen kan downloades her: På vegne af AAMU vil jeg bede jer om at indsende jeres bidrag til den årlige arbejdsmiljødrøftelse til undertegnede senest d. 12. januar 2015, hvorefter AAMU vil fortsætte arbejdet med at udarbejde en samlet arbejdsmiljødrøftelse. Hvis I har spørgsmål, er I naturligvis velkomne til at kontakte mig. På vegne af Administrationens Arbejdsmiljøudvalg Med venlig hilsen Iben Skrydstrup Vejen Udviklingskonsulent Cand.mag. i antropologi og etnografi Direkte tlf.: Mobil: isvejen@au.dk HR Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.:

4 Psykisk APV Handlingsplan for Aarhus Universitet Godkendt på HSU og HAMU fællesmøde d. 6. marts Ledelse Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) Frist Klar ledelsesstruktur med afklarede roller og ansvar og 3. ledelsesniveau ) Det fjerde ledelsesniveau har essentiel betydning for medarbejdernes trivsel. Ledelsesniveauer skal tydeligt defineres, være transparente og anerkendes. Der kan defineres yderligere ledelsesniveau i det omfang, MUS delegeres. I disse tilfælde skal der være fuld klarhed om ansvar, kompetence og delegation. 2) Der skal sikres gode arbejdsvilkår for lederne med klare beføjelser, ledelsesrum og beslutningskompetence. 3) Det sikres, at alle lederne til og med 4. niveau har gennemført eller gennemfører lederkursus. I det omfang at MUS delegeres til 5. eller 6. ledelsesniveau, skal også disse ledere have lederkursus. (AU HR), alle ledere på AU (AU HR) Hvor stor en del af lederne har gennemført lederkurser. Dokumentation og vedligeholdelse af organisationsdiagram med delegationer. APV 2015; inkluder evt. følgende medarbejderspørgsmål: Opfatter du, at den, der er defineret som din nærmeste leder, er den relevante? Forår 2014 En nærværende ledelse 1) Beslutninger skal være begrundede og være præget af prioritering, entydighed og gennemsigtighed. 2) Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøres tydeligt, hvilke opgaver der er vigtige for organisationen, og hvilke der kan vælges fra. 3) Helhedsorienteret, tydelig, anerkendende, involverende og retningsskabende kommunikation fra universitetsledelsen om klare og samstemmende visioner, 1

5 pejlemærker og retning. 4) Fokus på mere nærværende ledelse, der kommunikerer rettidigt og er lydhør ved at indgå i dialog og forventningsafstemme med medarbejderne (også ift. konstruktiv kritik). Der afholdes regelmæssige møder med medarbejderne. Antal dialogmøder med medarbejderne. Fra stress til trivsel Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) Frist En større anerkendelse af hinanden kollegialt og mellem leder og medarbejder 1) Det sikres, at der afholdes MUS for alle medarbejdere. MUS er et værktøj, der sikrer forventningsafstemning mellem lederen/organisationen og medarbejderen, bl.a. ved at sætte fokus på medarbejderens udviklingsmuligheder og -ønsker. 2) Der iværksættes på alle niveauer initiativer, der kan fremme AU fællesskabet, herunder kendskabet til de fælles personalepolitiske normer, og som støtter god kollegial adfærd og omgangstone. Der vil blive tilbudt dialogværktøjer, som enhederne kan benytte for at sætte fokus på trivsel og kollegialitet. 3) Der skabes, kommunikeres og benyttes bedre muligheder for at anerkende medarbejderne, fx ved jubilæer, bogudgivelser og tildeling af grader og gennem etablering af sociale og faglige arrangementer, der øger fællesskabsfølelsen. 4) Nærmeste leder skal i samarbejde med AU HR og i dialog med medarbejderen have fokus på medarbejderens muligheder for kompetenceudvikling. Ligeledes skal medarbejderen tilbydes vejledning i karriereudvikling, bl.a. for at sikre medarbejderens forståelse af mulighederne (og begrænsningerne) i ansættelsen. Det skal sikres, at medarbejdernes udviklingsmuligheder understøttes, samt at medarbejdernes ressourcer og kompetencer sættes i spil mest hensigtsmæssigt., HSU og HAMU HSU og HAMU (AU HR), HSU og HAMU Alle ledere Forår ) AU's ledere skal være lyttende og anerkendende i deres kommunikation og 2

6 adfærd. 2) Der udmeldes nultolerance over for mobning, chikane og vold/trusler om vold. Der udbredes kendskab til eksisterende handlemuligheder for at forebygge og standse mobning. 3) Der afholdes lederkurser om anerkendende ledelse, konfliktløsning og mobning for at forebygge, håndtere og mindske antallet af konflikter. Tilsvarende afholdes kurser i forhandlingsteknik., alle ledere Alle ledere på AU, AMO og SU (lederens leder) (AU HR) Reducere individuelle stress-symptomer Anvendelse af Kompetencefondsmidler og midler til efter-/videreuddannelse på de forskellige institutter og afdelinger. 1) Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. 2) Det forudsættes, at der udøves sammenhængende ledelse, så ledelsen ved at organisere arbejdet understøtter medarbejderne i at undgå uhensigtsmæssige krydspres mellem niveauerne i organisationen. 3) Der etableres mulighed for forebyggelse gennem anonym sparring med ekstern rådgiver vedr. stresshåndtering og symptomer. Der etableres jævnligt udbud af kurser i stresshåndtering og selvledelse mv., som kommunikeres ud til ledere og hele samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. 4) Der udarbejdes retningslinjer for inkluderende introduktion af nye medarbejdere (f.eks. velkomstsamtaler) og etablering af mentorordning for nyansatte., SU, AMO og alle ledere (AU HR) Alle ledere AU HR AU HR Jan Igangsat Efterår 2013 Forår ) Der skal være ledelses- og medarbejderfokus på opgaveprioritering og på, at ressourcerne passer til opgavebyrden. Ledelsen skal tilse, at medarbejderens tildelte arbejdsopgaver kan løses inden for den normerede arbejdstid. 2) Ledelsesmæssig understøttelse af tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne og registrering af arbejdstid. 3) Ledelsen og medarbejderne må gennem dialog og prioritering kontinuerligt drøfte rammerne for selvledelse. Selvledelse forudsætter tydelig og anerkendende, rammesættende ledelse. Alle ledere på AU (AU HR) Alle ledere på AU (AU HR) Alle 3

7 4) Ledelsen skal have værktøjer til at sikre og understøtte, at flex og merarbejde afvikles efter en spidsbelastningsperiode, samt at der over tid sker en udligning af arbejdsbelastning. 5) Kendskabet til aftalen om anonym/visiteret psykologhjælp udbredes. 6) Tilsikre registrering af al sygefravær, så (effekt)målinger på sygefravær og benyttelse af psykologordning kan indgå på FAMU/AAMU møder og HSU/HAMU fællesmøder. 7) Det tilsikres, at der findes og anvendes procedurer for god inklusion af stressramte medarbejdere efter endt sygeperiode. AU HR, Alle ledere, SU og AMO Alle ledere, SU og AMO AU HR Skabe konsolidering gennem sikker drift, varetagelse af kerneopgaver samt god ITunderstøttelse Arbejdstidsregnskaber. 1) Introduktion af nye administrative systemer og processer prioriteres og planlægges grundigt med stort fokus på institutternes behov (porteføljestyring). 2) Administrative processer indtænkes og anerkendes i udviklingen af Aarhus Universitet. Relevante medarbejdere og brugere inddrages i videreudvikling af administrative strukturer og arbejdsgange, så VIP'er aflastes. og HSU (FALK) Alle ledere på AU (FALK) 1) Der skal ske realistisk planlægning og prioritering af arbejdsopgaver under hensyn til de givne ressourcer. Fokus skal være på at implementere funktionsdygtige IT-systemer, hvorved andre projekter evt. må nedprioriteres. 2) Der iværksættes strategisk kompetenceudvikling af VIP og TAP mhp. effektiv håndtering af IT-systemerne. og HSU Fra Forår 2014 opfølgning på porteføljestyring og høring af institutter ved porteføljeprioritering. Antal årlige følge-/reference-/brugergrupper. Antal årlige kurser/introforløb til administrative systemer. Medarbejdere i uddannelsesstillinger og 1) Der sikres beskrevne og transparente karriereveje for alle ansatte, herunder, HSU 4

8 i midlertidige stillinger skal opleve bedre arbejdsvilkår også elever, praktikanter og midlertidigt ansatte. 2) MUS og GRUS gennemføres for alle postdocs/adjunkter med særligt fokus på karriereveje, fremtidsudsigter i jobbet, hjælp til prioritering af arbejdsopgaver og faglige problemstillinger. 3) Der sikres gennemførsel af MUS og GRUS for ph.d.-studerende med fokus på karrierevejsplanlægning, vejledning og klarhed vedr. muligheder og forpligtelser. 4) Der indføres mentorordninger for nye medarbejdere. 5) Obligatorisk deltagelse i ph.d.-vejlederkurser understøttes. Der skal bl.a. være fokus på vejledernes rolle. og HAMU, lokale ledere, HSU og HAMU, lokale ledere (Forskning og talent) AU HR (Ph.d. vejledere og ph.d. skoleledere) Igangsat Ledelseskommunikation og inddragelse Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) Frist Rettidig involvering og løbende orientering af institutter og samarbejdsfora i forbindelse med beslutningsprocesser 1) Der udarbejdes en operationel kommunikationspolitik på AU med involvering af medarbejderne. 2) Alle vigtige beslutninger, som f.eks. en politik, strategi eller lign. ledsages af en plan for kommunikation med medarbejderne (kaskade og/eller bottom-up). og HSU (AU KOM) (AU KOM) Forår 2014 Forår ) Rektor redegør en gang årligt for AU s tilstand ved medarbejdermøder på alle større institutter og enheder. 2) Universitetsledelsesmøder tilrettelægges således, at dekanerne i højere grad kan inddrage institutter og faglige miljøer i drøftelser og behandling af aktuelle emner, inden de bliver taget op til endelig beslutning i universitetsledelsen. 3) flytter hver måned et af sine møder ud på et institut, og i den forbindelse vil universitetsledelsen mødes med det pågældende institut, som giver et indblik i de faglige aktiviteter, prioriteter og udviklingspotentiale. 4) Der igangsættes et arbejde for større overskuelighed på AU s interne websider Rektor (AU Igangsat Igangsat

9 og skabes mulighed for lukkede virtuelle fora til faglig videndeling (intranet for faggrupper). KOM) Besøgsrundeaktiviteter. Administrativ understøttelse og IT Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) Frist En sammenhængende, effektiv og professionel administration 1) Det fastholdes, at mest mulig administration udføres af administrationen og tager udgangspunkt i de faglige miljøers behov. (institutledere, FALK) 1) Der udvikles og tilsikres effektive arbejdsgange indenfor alle VD områder og i tværgående administrative processer. (institutsekretariater, FALK) Sammenhængskraft mellem de faglige og administrative miljøer 1) Partnerskabsmodellen udbredes. Der sikres jævnlig personlig tilstedeværelse og lign. tiltag, der skaber bedre personlige kontaktflader mellem administrationen og institutter/centre, ligesom antallet af indgange til de administrative centre for den enkelte VIP forenkles. (FALK) ) Der udvikles modeller for best practice ud fra de administrative områder, hvor der allerede er etableret lokalkendskab og tilstedeværelse i lokalmiljøerne. (FALK)

10 IT-systemer skal spare tid og projektunderstøtte ift. faglige aktiviteter. 1) IT-systemer og processer gennemtestes grundigt og afprøves på nogle få udvalgte institutter før udrulning på hele AU. 1) Det sikres, at systemer og processer mellem AU Økonomi og AU HR fungerer optimalt, så bevillingshavere kan få et samlet overblik over bevillinger ved at henvende sig ét sted. (FALK, AU IT) (FALK, AU HR, AU Ø&P, AU IT) Brugertilfredsmåling. Dialogmøder mellem FALK og fakultetsledelser. 7