Psykisk APV Handlingsplan for Aarhus Universitet

Transkript

1 Psykisk APV Handlingsplan for Aarhus Universitet Godkendt på HSU og HAMU fællesmøde d. 6. marts. Statuskolonne indføjet september for fremdriftsdrøftelser på HSU-HAMU fællesmødet 6. november Ledelse Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) Klar ledelsesstruktur med afklarede roller og ansvar 1) Det fjerde ledelsesniveau har essentiel betydning for medarbejdernes trivsel. Ledelsesniveauer skal tydeligt defineres, være transparente og anerkendes. Der kan defineres yderligere ledelsesniveau i det omfang, MUS delegeres. I disse tilfælde skal der være fuld klarhed om ansvar, kompetence og delegation. og 3. ledelsesniveau Frist Status 1) ST: Under planlægning 1) AR: I gang og delvist implementeret 1) BSS: gennemført 2) Der skal sikres gode arbejdsvilkår for lederne med klare beføjelser, ledelsesrum og beslutningskompetence. 3) Det sikres, at alle lederne til og med 4. niveau har gennemført eller gennemfører lederkursus. I det omfang at MUS delegeres til 5. eller 6. ledelsesniveau, skal også disse ledere have lederkursus. Hvor stor en del af lederne har gennemført lederkurser. Dokumentation og vedligeholdelse af organisationsdiagram med delegationer. APV 2015; inkluder evt. følgende medarbejderspørgsmål: (AU, alle ledere på AU (AU ) Indgår som en del af problemanalysens beslutninger: Ledelses-teams: En inddragende ledelsespraksis..[med].. en ledelsesstreng, der agerer sammenhængende på baggrund af klare roller og beføjelser 2) AR: Funktionsbeskrivelser udarbejdet 3) AU HR: Der udbydes løbende lederudviklingsforløb for ledere på forskellige niveauer. I 2013 og er der gennemført/gennemføres lederudviklingsforløb for i alt knap 200 ledere fordelt på 83 forskningsledere, 24 uddannelsesledere samt 62 1

2 Opfatter du, at den, der er defineret som din nærmeste leder, er den relevante? administrative ledere. Hertil kommer forløb for samtlige institutledere i 2012, hvor et hold for nye institutledere forventeligt starter op ultimo. Ud over længerevarende udviklingsforløb tilbyder AU HR en række lederkurser i f.eks. afholdelse af MUS, den svære samtale etc., hvor der i er afviklet 1-dags kurser for omkring 400 ledere. Tallet for 2013 er tilsvarende omkring 400 ledere. En nærværende ledelse 1) Beslutninger skal være begrundede og være præget af prioritering, entydighed og gennemsigtighed. 2) Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøres tydeligt, hvilke opgaver der er vigtige for organisationen, og hvilke der kan vælges fra. 3) Helhedsorienteret, tydelig, anerkendende, involverende og retningsskabende kommunikation fra universitetsl om klare og samstemmende visioner, pejlemærker og retning. 4) Fokus på mere nærværende ledelse, der kommunikerer rettidigt og er lydhør ved at indgå i dialog og forventningsafstemme med medarbejderne (også ift. konstruktiv kritik). Der afholdes regelmæssige møder med medarbejderne. Antal dialogmøder med medarbejderne. 1) Indgår som en del af problemanalysens beslutninger: Ledelsesdelegering og nærvær: Der skal ske en bedre og reel medinddragelse af medarbejderne og de studerende i centrale beslutningsprocesser 3) ST: Medarbejderinvolvering drøftet i FSU 4) Indgår som en del af problemanalysens beslutninger: Kommunikation bliver båret af dialog og bidrager til udveksling af ideer, argumenter og synspunkter samt sikrer rettidig inddragelse. 4) ST: Igangsat. Prodekaner på rundtur som del af arbejdsformen. Dekan rundtur under planlægning. 2

3 Vejledninger til etablering af professionel møde- og kultur udarbejdet. 4) AR: Nye procedurer ift. høring, drøftelser og anvendelse af akademisk råd. AMO justeret for optimalt samarbejde med SU. IL/CL arbejder med tilgængelighed og hurtig feedback. 4) HE: Tiltag igangsat for mere synlig og gennemsigtig institutledelse Fra stress til trivsel Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) En større anerkendelse af 1) Det sikres, at der afholdes MUS for alle medarbejdere. MUS er, hinanden et værktøj, der sikrer forventningsafstemning mellem kollegialt og lederen/organisationen og medarbejderen, bl.a. ved at sætte HSU og mellem leder og fokus på medarbejderens udviklingsmuligheder og -ønsker. HAMU medarbejder Frist Status 1) ST: Igangsat og implementeret 1) AR: Fokus på at MUS holdes med den rette leder ift. beføjelser. 1) HE: Anerkendende MUS som grundlag for kompetenceudvikling igangsat 1) ADM: Igangsat 1) BSS: Gennemført 2) Der iværksættes på alle niveauer initiativer, der kan fremme AU fællesskabet, herunder kendskabet til de fælles personalepolitiske normer, og som støtter god kollegial adfærd og omgangstone. Der vil blive tilbudt dialogværktøjer, som enhederne kan benytte for at sætte fokus på trivsel og kollegialitet. 3) Der skabes, kommunikeres og benyttes bedre muligheder for HSU og HAMU (AU Universitets- 2) Hjemmesiden AU Kultur og Trivsel er udarbejdet, brugertestet og fremlagt HSU d. 24. september. 2) HE: Kodeks for god opførsel igangsat 3) ST: politik for markering af 3

4 at anerkende medarbejderne, fx ved jubilæer, bogudgivelser og tildeling af grader og gennem etablering af sociale og faglige arrangementer, der øger fællesskabsfølelsen. l, HSU og HAMU medarbejderes jubilæer mv. udarbejdet 4) Nærmeste leder skal i samarbejde med AU HR og i dialog med medarbejderen have fokus på medarbejderens muligheder for kompetenceudvikling. Ligeledes skal medarbejderen tilbydes vejledning i karriereudvikling, bl.a. for at sikre medarbejderens forståelse af mulighederne (og begrænsningerne) i ansættelsen. Det skal sikres, at medarbejdernes udviklingsmuligheder understøttes, samt at medarbejdernes ressourcer og kompetencer sættes i spil mest hensigtsmæssigt. 1) AU's ledere skal være lyttende og anerkendende i deres kommunikation og adfærd. 2) Der udmeldes nultolerance over for mobning, chikane og vold/trusler om vold. Der udbredes kendskab til eksisterende handlemuligheder for at forebygge og standse mobning., alle ledere på AU, AMO og SU 4) HE: Særligt VIP-fokus 4) AU HR: Der er indført et særligt fokusområde i MUS-konceptet, der bl.a. omhandler medarbejderens kompetenceudvikling og fremtidige udvikling på og uden for AU. Emnet er ligeledes et særskilt emne i det MUSkursus, der tilbydes alle ledere på AU. 4)BSS: Delvist gennemført/ implementeret på enkelte institutter med særligt fokus på ph.d. og midlertidigt VIP-ansatte 2) ST: Forebyggende ledelsesindsats implementeret 2) AR: Drøftet i udvalg og kommunikationskampagne 2) HE: Kommunikationskampagne og temadage gennemført 3) Der afholdes lederkurser om anerkendende ledelse, konfliktløsning og mobning for at forebygge, håndtere og mindske antallet af konflikter. Tilsvarende afholdes kurser i forhandlingsteknik. Anvendelse af Kompetencefondsmidler og midler til efter- (lederens leder) (AU 3) AR: Lederudviklingsforløb sept. 3) HE: Tværinstitutionelt temamøde om stress og trivsel for post-doc/adjunkt og styrkelse af 3. niveau lederes kompetencer indenfor stresshåndtering 3) AU HR: Flere af emnerne indgår i AU s lederudviklingsforløb (fx anerkendende ledelse), ligesom andre emner er grundlag for konkrete 4

5 /videreuddannelse på de forskellige institutter og afdelinger. værktøjskurser, der jævnligt tilbydes AU s ledere. Herunder fx konflikthåndtering, forhandlingsteknik etc. 1) Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. 2) Det forudsættes, at der udøves sammenhængende ledelse, så l ved at organisere arbejdet understøtter medarbejderne i at undgå uhensigtsmæssige krydspres mellem niveauerne i organisationen. 3) Der etableres mulighed for forebyggelse gennem anonym sparring med ekstern rådgiver vedr. stresshåndtering og symptomer. Der etableres jævnligt udbud af kurser i stresshåndtering og selvledelse mv., som kommunikeres ud til ledere og hele samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. 4) Der udarbejdes retningslinjer for inkluderende introduktion af nye medarbejdere (f.eks. velkomstsamtaler) og etablering af mentorordning for nyansatte. Reducere individuelle stresssymptomer, SU, AMO og alle ledere (AU AU HR AU HR Jan. Igangsat Efterår ) AR: Porteføljestyring og prioritering i handleplaner iværksat. Drøftelser med ACA pågår. 2) ADM: Fokus på at sikre, at den samlede administrative identitet socialt som fagligt bevares i de forskellige konstellationer, når Ny start justeringerne implementeres. 3) ST: Værktøjer til stresshåndtering Implementeret. 3) AR: Lederkursus afholdt. Medarbejdertilbud udbudt, men ingen tilmeldte. 3) ADM: Der arbejdes med håndtering af stress på alle vicedirektørområder fx ved udarbejdelse af stresspakker, kodeks for god møde- og mailkultur, kurser og interne seminarer. 4) ST: Mentorordning for adjunkt niveau udviklet. 4) AR: Inkluderende modtagelse igangsat. Mentorordning post doc og ph.d. udrullet. 4) BSS: Delvist gennemført/implementeret på enkelte institutter (særligt fokus på intro- og velkomstpakker til ph.d. ere) 5

6 1) Der skal være ledelses- og medarbejderfokus på opgaveprioritering og på, at ressourcerne passer til opgavebyrden. L skal tilse, at medarbejderens tildelte arbejdsopgaver kan løses inden for den normerede arbejdstid. 2) Ledelsesmæssig understøttelse af tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne og registrering af arbejdstid. 3) L og medarbejderne må gennem dialog og prioritering kontinuerligt drøfte rammerne for selvledelse. Selvledelse forudsætter tydelig og anerkendende, rammesættende ledelse. 4) L skal have værktøjer til at sikre og understøtte, at flex og merarbejde afvikles efter en spidsbelastningsperiode, samt at der over tid sker en udligning af arbejdsbelastning. 5) Kendskabet til aftalen om anonym/visiteret psykologhjælp udbredes. 6) Tilsikre registrering af al sygefravær, så (effekt)målinger på sygefravær og benyttelse af psykologordning kan indgå på FAMU/AAMU møder og HSU/HAMU fællesmøder. på AU (AU på AU (AU Alle AU HR, Alle ledere, SU og AMO, SU og AMO 4) AU HR: På findes nyttig information om fx AUintroduktionsdag, velkomstpakke, vejledninger og forslag til lokalt introprogram, herunder oprettelse af mentor eller buddy. 1) ST: Interne og eksterne årshjul er implementeret, hvor hensigtsmæssigt. 1) AR: Del af MUS 1) HE: Tilpasning af undervisningsressourcer igangsat 1) ADM: Drøftes i LSU er og LAMU er 2) AR: Ny aftale om arbejdstidsnormer. Påbegyndt implementering af system for opgørelse af arbejdstid 3) ST: Drøftelse i LSU 4) AR: Vip-o-matic implementeres 5) ST: Flyers er uddelt på institutterne. 5) AR: Drøftet i udvalg og skrevet i institut og centernyhedsbreve. 6) AU HR: status på sygefravær og Psykologisk rådgivning sendes til FAMU/AAMU og HSU/HAMU på deres respektive møder. Statistik for hele 6

7 7) Det tilsikres, at der findes og anvendes procedurer for god inklusion af stressramte medarbejdere efter endt sygeperiode. Arbejdstidsregnskaber. AU HR drøftes på fællesmødet forår ) ST: Institutterne er ansvarlige 7) AU HR: Der er igangsat tiltag for formidling om håndtering af sygefravær og tilbagevenden til arbejdet. Arbejdet pågår. 1) Introduktion af nye administrative systemer og processer prioriteres og planlægges grundigt med stort fokus på institutternes behov (porteføljestyring). 2) Administrative processer indtænkes og anerkendes i udviklingen af Aarhus Universitet. Relevante medarbejdere og brugere inddrages i videreudvikling af administrative strukturer og arbejdsgange, så VIP'er aflastes. 1) Der skal ske realistisk planlægning og prioritering af arbejdsopgaver under hensyn til de givne ressourcer. Fokus skal være på at implementere funktionsdygtige IT-systemer, hvorved andre projekter evt. må nedprioriteres. 2) Der iværksættes strategisk kompetenceudvikling af VIP og TAP mhp. effektiv håndtering af IT-systemerne. Skabe konsolidering gennem sikker drift, varetagelse af kerne-opgaver samt god ITunderstøttelse og HSU (FALK) på AU (FALK) og HSU Fra 1) AU: Porteføljeenhed i opstart. 2) AU: SPARTO: IT-understøttelse vedr. bestillinger frigør tid for institutsekretærer. Igangsætning afventer prioritering/bevilling. Timelønssystem: Pilotdrift november. Tidshåndtering på AU: På vej 1) AU: Højst prioriterede projekter har fokus på IT-systemunderstøttelse. opfølgning på porteføljestyring og høring af institutter ved porteføljeprioritering. Antal årlige følge-/reference-/brugergrupper. Antal årlige kurser/introforløb til administrative systemer. Kvartalsvis rapportering på de højst prioriterede projekter 7

8 Medarbejdere i uddannelsesstilli nger og i midlertidige stillinger skal opleve bedre arbejdsvilkår 1) Der sikres beskrevne og transparente karriereveje for alle ansatte, herunder også elever, praktikanter og midlertidigt ansatte. 2) MUS og GRUS gennemføres for alle postdocs/adjunkter med særligt fokus på karriereveje, fremtidsudsigter i jobbet, hjælp til prioritering af arbejdsopgaver og faglige problemstillinger., HSU og HAMU, lokale ledere, HSU og HAMU, lokale ledere (Forskning og talent) 1) ST: Kriterier for ansættelse udarbejdet 1) BSS: Delvist gennemført/ implementeret på nogle institutter (fx kriterier for ansættelse/stillings- /bemandingsplaner). 2) ST: Implementeret 2) BSS: Delvist gennemført/ implementeret på nogle institutter 2) AU HR: Fælles AU koncept for MUSsamtaler anvendes og afvikles årligt i efteråret. Et særligt sæt spørgsmål er rettet mod VIP for at tilgodese de udfordringer og behov, der kan være for bl.a. postdocs og adjunkter. 3) Der sikres gennemførsel af MUS og GRUS for ph.d.-studerende med fokus på karrierevejsplanlægning, vejledning og klarhed vedr. muligheder og forpligtelser. AU HR Igangsat 3) AU HR: Spørgeguide målrettet ph.d.- studerende og afholdelse af GRUS er udviklet. Pilottestes i E. Ledere kan via den lokale HR-partner få adgang til materialet. 3) ST: Under udrulning 3) 2) BSS: Delvist gennemført/ implementeret på nogle institutter 4) Der indføres mentorordninger for nye medarbejdere. 5) Obligatorisk deltagelse i ph.d.-vejlederkurser understøttes. Der skal bl.a. være fokus på vejledernes rolle. (Ph.d. vejledere og ph.d. skoleledere) 4) AU: Mentor-mentee program kører 4) ST: Mentorordning for adjunkt niveau udviklet. 4) HE: Mentorordning, tiltag igangsat 4) BSS: Lokale tiltag er under udvikling 5) ST: Ny organisering etableres. 8

9 Ledelseskommunikation og inddragelse Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) Rettidig involvering og 1) Der udarbejdes en operationel kommunikationspolitik på AU løbende med involvering af medarbejderne. og orientering af HSU (AU institutter og KOM) samarbejdsfora i 2) Alle vigtige beslutninger, som f.eks. en politik, strategi eller forbindelse med lign. ledsages af en plan for kommunikation med medarbejderne (AU beslutningsproce (kaskade og/eller bottom-up). KOM) sser Frist Status 1) AU KOM: Forslag til proces foreligger. Afventer problemanalysens beslutninger. 2) AU KOM: edelsesindstillingerne er tilrettet, så sagsbehandler altid skal tage stilling til kommunikation af beslutning. 1) Rektor redegør en gang årligt for AU s tilstand ved medarbejdermøder på alle større institutter og enheder. Rektor 1) Igangsat 2) edelsesmøder tilrettelægges således, at dekanerne i højere grad kan inddrage institutter og faglige miljøer i drøftelser og behandling af aktuelle emner, inden de bliver taget op til endelig beslutning i universitetsl. 3) flytter hver måned et af sine møder ud på et institut, og i den forbindelse vil universitetsl mødes med det pågældende institut, som giver et indblik i de faglige aktiviteter, prioriteter og udviklingspotentiale. 4) Der igangsættes et arbejde for større overskuelighed på AU s Igangsat Igangsat 3) Afholdes en gang om måneden. 4) AU KOM: Ændret design på de 9

10 interne websider og skabes mulighed for lukkede virtuelle fora til faglig videndeling (intranet for faggrupper). Besøgsrundeaktiviteter. (AU KOM) interne sider udrulles i E. Plan for yderligere tiltag på hjemmesiden udarbejdet. Rektor har haft besøgsrunder fra maj til september. Administrativ understøttelse og IT Mål Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) En sammenhængen 1) Det fastholdes, at mest mulig administration udføres af de, effektiv og administrationen og tager udgangspunkt i de faglige miljøers professionel behov. (institutleder administration e, FALK) Frist Status 1) Indgår som en del af problemanalysens beslutninger: Administrativ Understøttelse baserer sig på et bredere kvalitetsbegreb, der omfatter både fagprofessionalisme, stor lokal viden, hurtig reaktion og sammenhængende administration 1) ST: Pilotprojekt om det virtuelle institutsekretariat 1) AR: Møder med ACA 1) HE: Lokale tiltag implementeret Sammenhængskr aft mellem de 1) Der udvikles og tilsikres effektive arbejdsgange indenfor alle VD områder og i tværgående administrative processer. (institutsekre tariater, FALK) ) Indgår som del af problemanalysens beslutninger 1) Partnerskabsmodellen udbredes. Der sikres jævnlig personlig - 1) Indgår som del af problemanalysens 10

11 faglige og administrative miljøer tilstedeværelse og lign. tiltag, der skaber bedre personlige kontaktflader mellem administrationen og institutter/centre, ligesom antallet af indgange til de administrative centre for den enkelte VIP forenkles. 1) Der udvikles modeller for best practice ud fra de administrative områder, hvor der allerede er etableret lokalkendskab og tilstedeværelse i lokalmiljøerne. (FALK) (FALK) 2015 beslutninger. 1) ST: Aftale om on-site IT supportere implementeret 1) AR: Jævnlig personlig tilstedeværelse implementeret 1) Indgår som en del af problemanalysens beslutninger IT-systemer skal spare tid og projektunderstøt te ift. faglige aktiviteter. 1) IT-systemer og processer gennemtestes grundigt og afprøves på nogle få udvalgte institutter før udrulning på hele AU. 1) Det sikres, at systemer og processer mellem AU Økonomi og AU HR fungerer optimalt, så bevillingshavere kan få et samlet overblik over bevillinger ved at henvende sig ét sted. Brugertilfredsmåling. Dialogmøder mellem FALK og fakultetsledelser. (FALK, AU IT) (FALK, AU HR, AU Ø&P, AU IT) 1) ST: forbedring af testning af systemer 1) AU IT beskrevet testmetodik. anvendelse i projekter 1) AR: Drøftelser med ACA 1) Dialog opstartet mellem ØK og HR om muligheder for systemintegration 1) AU: Medarbejderlister introduceres i efteråret og videreudvikles. 11