Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Fredag den 16. september 2011 kl , Rungstedgård, Rungsted Strandvej 107, Rungsted Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Ellen Vedelsby, Susan Sagnsby Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter Referat 1.. Referater Referat af bestyrelsesmøde 21. juni 2011 indstilles til godkendelse og underskrift. Referat af forretningsudvalgsmøde den 25. august og 6. september 2011 er vedlagt til orientering. Referat fra bestyrelsesmødet den 21. juni blev godkendt uden kommentarer. Et medlem ønskede at man skal have mulighed for at tage et punkt op, som man ønsker behandlet i bestyrelsen, FU eller øvrige udvalg. VS: Dette kan ske under punktet øvrigt i dagsordenen. Referaterne fra FU-møderne den 25. august og den 6. september blev taget 2. Revisionsprotokol Partnerskabet i Urbanplanen har modtaget støtte fra Integrationsministeriet til forebyggelse af kriminalitet i socialt udsatte boligområder. Projektet (Familiekursus for etniske minoriteter) er afsluttet og der er aflagt regnskab herfor. Regnskabet er revideret og der er udarbejdet vedlagte revisionsprotokol. Revisionen har i forbindelse hermed givet anbefalinger til forvaltningen, som vil blive indarbejdet i forretningsgangene. Det indstilles, at revisionsprotokollen tages Revisionsprotokollen blev taget 3. Indstilling om vedligeholdelsesreglement Møllergården. og Signalgården I forbindelse med ibrugtagningen af de to nye afdelinger, henholdsvis Møllergården i Høje Tåstrup og Signalgården på Amagerfællevej i København, er der lavet vedlagte I forhold til Signalgården og Almenbolig+ påpegede flere medlemmer, at der er specielle forhold, der ikke tages hensyn til i vedligeholdelsesreglementet fx under Udvendig vedligehold / ral 1

2 vedligeholdelsesreglementer. Kommende beboere i afdelingerne vil få tilsendt Vedligeholdelsesreglementet i forbindelse med fremsendelse af lejekontrakt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedligeholdelsesreglementerne. Derudover faldt der kommentarer i forhold til om det er en A eller B- ordning. Dette kan afdelingen selv ændre ved det første afdelingsmøde. Grunden til at der typisk som standard er A-ordning, er, at det er lettere at skifte fra A til B. Administrationen arbejder videre på vedligeholdelsesreglementet og i forhold til A kontra B-ordninger og giver en tilbagemelding på oktober mødet. [Efterfølgende har det vist sig, at der var sket den fejl, at vedligeholdelsesreglement gældende for Bostedet Amagerfælledvej havde fået påtrykt afdeling Signalgården. Administrationen anser derfor vedligeholdelsesreglementerne for de to plejecentre/bosteder som realitetsgodkendt] 4.. Indstilling om husorden Møllergården og Signalgården I forbindelse med ibrugtagningen af de to nye afdelinger, henholdsvis Møllergården i Høje Tåstrup og Signalgården på Amagerfælledvej i København, er der lavet vedlagte husordener. Kommende beboere i afdelingerne vil få tilsendt Husordenen i forbindelse med fremsendelse af lejekontrakt. Der udspandt sig en længere diskussion i forhold til hundehold, paraboler, altankasser m.m. og specielt i forhold til Signalgården og Almenbolig+ [jf. oven for var der alligevel ikke tale om Almenbolig+, idet begge afdelinger er plejeboliger/bocenter]. Administrationen arbejder husordenerne igennem endnu engang. Det indstilles, at bestyrelsen godkender husordenerne. 5. Indstilling om afskaffelse af revisionsprotokollat afdelingsregnskaber Der har i 3B været praksis for, at revisionen har udarbejdet særskilt revisionsprotokol for den enkelte afdeling. Tidligere beskrev revisionen administrative forhold i BFR gav en opklarende forklaring på, hvorfor de individuelle revisionsprotokoller ikke længere giver nogen værdi. Derudover forklarede BFR, hvilke arbejdsopgaver, der ligger for revisionen inden for de kr / ral 2

3 disse og revisionen betragtede det som en ekstra service. I de senere år er regnskabsforklaringerne i selve regnskabet blevet udvidet med flere af de forhold revisionen beskrev i den enkelte protokol. Er der særlige økonomiske forhold i en afdeling beskrives det i selve regnskabet, og revisionen henviser hertil i deres påtegning. De særlige økonomiske forhold redegør revisionen desuden for i den samlede protokol for Boligforeningen 3B. Da denne service fra revisionen har mistet sin værdi, har revisionen tilkendegivet, at hvis denne service skal fortsætte, har de prissat den til kr. ekskl. moms, kr. inkl. moms pr. afdeling. Da der udarbejdes ca. 80 afdelingsprotokoller årligt, giver det en samlet merpris på revision på kr. Administrationen anser det derfor ikke for nødvendigt, at der udarbejdes disse individuelle protokoller, da de ikke har samme værdi som tidligere. Det indstilles, at der fremover ikke udarbejdes særskilt revisionsprotokol for den enkelte afdeling, hvilket vil sige fra og med regnskaberne for Derudover indstiller administrationen, at hvis en afdeling ønsker en individuel revisionsprotokol, skal den betales særskilt af afdelingen. Bestyrelsen godkendte, at der fremover ikke udarbejdes særskilt revisionsprotokol for den enkelte afdeling fra og med regnskaberne for Bestyrelsen godkendte, at såfremt afdelingen alligevel ønsker en individuel revisionsprotokol, skal afdelingen selv afholde omkostningen. 6. Indstilling om finansiering af medarbejdere til fremtidssikring Bestyrelsen godkendte på møde i januar 2011, at der blev ansat en ekstra medarbejder i Byg til at screene de af vores afdelinger, der er egnet til fremtidssikring og forestå udarbejdelsen af ansøgning om prækvalifikation af disse til Landsbyggefonden. Ansættelsen finansieres via arbejdskapitalen. Der ønskes en forlængelse af denne ekstrabevilling. Der henvises i øvrigt til vedlagte notat / ral 3

4 Det indstilles, at bestyrelsens beslutning om at afsætte midler af arbejdskapitalen til at forstærke fremtidssikringsområdet forlænges med et år, til at gælde til ultimo april 2013, med en evaluering i efteråret Bestyrelsen godkendte at forlænge beslutningen om at forstærke fremtidssikringsområdet med et år til at gælde til ultimo april 2013, med en evaluering i efteråret Indstilling om Budget 2012 for Boligforeningen 3B, inkl. takstblad Bestyrelsen behandlede på møde i marts foreløbigt budget 2012 til brug for fastsættelse af det administrationsbidrag, som skulle indgå i afdelingsbudgetterne. I den forbindelse blev administrationsbidraget fastsat til kr. pr. lejemålsenhed. I lighed med tidligere år er det endelige budgetudkast nu udarbejdet til dette bestyrelsesmøde. Budgettet er udarbejdet i forlængelse af budgetprognosen pr. 30. juni 2011, der danner grundlag for budgetforslaget på en række poster. Derudover ligger en række budgetforudsætninger og et opdateret priskatalog til grund. Et medlem tilkendegav, at det er dejligt med så fyldestgørende redegørelse for budgetforudsætningerne. BFR lovede på repræsentantskabsmødet i november 2010 at lave en opgørelse over, hvordan administrationsbidraget har udviklet sig i forhold til inflationen og den generelle prisudvikling. Dette vil ske på repræsentantskabsmødet den 23. november. FU roste administrationen for budgetudkastet. BFR gennemgik kort budgettet og fremhævede enkelte konti.. Der skal derfor henvises til budgetnotat, budgetforslag og priskatalog. Budgettet indebærer, at nettoadministrationsudgifterne udgør kr. pr. lejemålsenhed mod kr. i Nettoadministrationsudgifterne dækkes dels ved et grundbidrag, dels ved tillægsydelser. Grundbidraget udgør i budgettet kr. pr. lejemål, mod kr. i Det indstilles, at bestyrelsen drøfter budgetudkastet og indstiller det til repræsentantskabets godkendelse på møde i november. Efter enkelte opklarende spørgsmål indstillede bestyrelsen budgettet til repræsentantskabets godkendelse på mødet den 23. november Prisfastsættelse af tillægsydelser Bestyrelsen drøftede på møde i september 2010 prissætningen af diverse tillægsydelser. På baggrund heraf blev det aftalt, at administrationen i forbindelse med budget 2012 skulle udarbejde op- Der udspandt sig en lang diskussion om regnestykket for carporte i forhold til regnestykkerne for øvrige ydelser / ral 4

5 læg til prissætning af nogle af tillægsydelserne. Derfor har administrationen til dette møde udabejdet dette notat, der beskriver sammenhængen mellem produktionsomkostningen og "salgsprisen" på følgende tillægsydelser Timepriser Gebyr i forbindelse med betalingsvaskerier Gbyr i forbindelse med vand- og varmeregnskaber Gebyr i forbindelse med obligatorisk energi- og miljøledelse Bestyrelsen har også drøftet, om der skal ændres i opkrævningen af grundbidrag for administration af carporte og garager. Dette beskrives også i dette notat. Derudover var der en diskussion om studiekontrolgebyret samt behandling af ulovlig fremleje og rimeligheden i at afdelingerne skal betaler for dette. Administrationen vil gå Priskataloget igennem med en tættekam for urimeligheder, uhensigtsmæssigheder m.m. Vedr. beregning af carporte m.m. vil VS gerne lægge op til at oplægget fastholdes. Afstemning om at fastholde carporte beregning: 13 bestyrelsesmedlemmer var tilstede: 8 stemte for oplægget om beregning af carporte. 1 stemte imod 4 stemte blankt. Bestyrelsen godkendte hermed indstillingen om beregning af carporte og tog de øvrige beregninger 9. Indstilling om domicil Forretningsudvalg og direktion har afholdt møder med Boligkontoret Danmarks ditto (fælles byggeudvalg) med henblik på at lave et fælles oplæg til valg af nyt fælles domicil. Til brug for dette arbejde havde RED Estate v. Nicholas Thurø undersøgt forskellige byggemuligheder, herunder om der var en gammel industribygning, som kunne ombygges til kontorhus. Det sidste var ikke muligt at finde, hvorfor der alene er set på muligheder, hvor vi køber os ind i et nybyggeri eller erhverver en grund og selv står for opførelsen. I alt blev det fælles byggeudvalg præsenteret for 7 alternative muligheder. De syv projekter blev alle vurderet ud fra følgende kriterier: Placering / geografi Arkitektur VS opsummerede kort processen indtil nu. Både Forretningsudvalget for BDK samt 3B var meget enige om prioriteringen og de øvrige fire forslag var ikke særligt gode. Specielt i forhold til beliggenheden. VS gennemgik kort de tre forslag. Dybbølsbro blev prioriteret 1, Batteriet 2 og Ny Ellebjerg prioriteret 3. Ny Ellebjerg er ikke projekteret endnu. Som medarbejderrepræsentant har Henrik Borre snakket med nogle kolleger. De tænker primært på beliggenhed og daglig transport. Overvejende begejstring for Dybbølsbro. Batterigrunden og Valby ligger mere lige som nummer to. BFR: Vedr. muligheden for at ombyg / ral 5

6 Pris Egnethed til kontorfællesskab Mavefornemmelse På baggrund af disse kriterier var der enighed om at pege på tre projekter, nemlig Dybbølsbro Batteriet Gl. Køge Landevej / Ny Ellebjerg Mappe indeholdende de tre projekter er vedlagt. Til bestyrelsesmødet vil alle syv projekter kunne ses. ge et eksisterende domicil har RED kigget på dette, men det har ikke været en mulighed. Andre mæglere er også blevet spurgt. Prisniveauerne ligger alle meget ens ca ekskl. moms. Valby kan måske gøres billigere, da der ikke er en developer ind over. 3B skal bruge 120 arbejdspladser og BDK ca. 80. I alt ca kvm. inkl. fællesarealer. Det fælles byggeudvalg foreslår, at de to bestyrelser prioriterer, hvilket af de tre projekter de foretrækker og hvilket de kan leve med. Efterfølgende afholdes fællesmøde med de to bestyrelser, hvor man får præsenteret og gennemgået de to projekter, som der kan opnås enighed om. Efter gennemgangen drøfter mødet de to projekter med henblik på at nå til enighed om et fællesprojekt, som 3B s bestyrelse formelt kan tage stilling til på møde den 13. oktober. Tilsvarende holder Boligkontoret bestyrelsesmøde ultimo oktober. Fællesmødet afholdes den 12. oktober kl i DGI- Byen. Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen drøfter de tre projektforslag og prioriterer, hvilket projekt bestyrelsen foretrækker og hvilket projekt man kan leve med der afholdes fællesmøde den 12. oktober kl med henblik på at nå til enighed om det fællesdomicil. Valby virker ikke attråværdigt. Lidt mere forelsket i Batterigrunden. Men det vejer tungt, hvad medarbejderne mener, så derfor er Dybbølsbro måske nummer 1. Synes ikke det er gode forslag. Hvorfor er bestyrelsesmedlemmerne fra Amager imod Batterigrunden? Det er et kæmpe prestigeprojekt. Et socialt boligselskab hører ikke hjemme der. Synes godt om projektets udseende. Et dårligt sted at ligge på Amager rent trafikalt. Man prøver at lave en skulptur i stedet for at lave et byggeri, der kan bruges til noget. Det er alt for højt i forhold til de andre huse i nærheden. Afstemning: Dybbølsbro blev enstemmigt prioriteret nr. 1 5 ønskede ikke at prioritere nr. to 8 ønskede at prioritere en nr. to 6 ønskede at prioritere Valby/Ny Ellebjerg som nr. to. 6 ønskede at prioritere Batteriet som nr. to. Formandens stemme var herefter afgørende, og Batteriet vil derfor blive prioriteret nr / ral 6

7 10. Indstilling om kommissorium, forretningsudvalget Forretningsudvalget har drøftet kommissorium for udvalget og foreslår på baggrund heraf forskellige ajourføringer og korrektioner. Den væsentligste korrektion er, at udvalget kan medvirke til at rationalisere bestyrelsens arbejde, således at forstå, at udvalget forbereder punkter til en kort behandling i bestyrelsen, for eksempel som orientering eller efterretning. Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender kommissorium for forretningsudvalget. Ajourføringen af FU s kommissorium er inspireret af andre virksomheder, hvor FU forbehandler mere i dybden, så bestyrelsen har bedre tid til de større strategiske, beboerdemokratiske diskussioner. God idé at prøve det. Men der skal evalueres på det og holde tungen lige i munden. Fint nok at FU laver forarbejdet, men vedtagelsen af sagerne skal stadig ligge i bestyrelsen. FU skal kunne behandle og beslutte hastesager. Jo flere principielle diskussioner der bliver taget i bestyrelsen jo lettere bliver det for FU at gøre håndværket. Er enig i at det skal prøves. Lad os prøve det af og evaluere det løbende. Administrationen vil tage sig af at finpudse dokumentet. Bestyrelsen godkendte det ændrede kommissorium for FU. Ordningen evalueres i Indstilling om dokumentationspakke til brug for kommende styringsdialogmøder Dokumentationspakken består af en række oplysningsskemaer, som administrationen har udfyldt i samarbejde med - og med bidrag fra - afdelingsbestyrelserne samt et samlet skema for 3B (eftersendes). Alle afdelingsbestyrelsesformænd har fået et brev og et tilhørende spørgeskema, som afdelingsbestyrelsen har haft mulighed for at udfylde i forbindelse med budgetformøderne. Cirka halvdelen af afdelingsbestyrelserne har benyttet sig af denne mulighed. 3B skal indsende dokumentationspakken senest med udgangen af september måned. Herefter følger en runde med styringsdialogmøder med de / ral 7

8 respektive kommuner, som inviterer til styringsdialogmøde (det er kun Københavns Kommune, der som tilsynskommune formelt er forpligtet til at invitere os til styringsdialogmøde). Det indstilles, at bestyrelsen godkender dokumentationspakken til indsendelse til kommunerne. Bestyrelsen godkendte dokumentationspakken. 12. Drøftelse af et kommende formandsmøde 26. oktober Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der afholdes formandsmøde den 26. oktober. Mødet afholdes hos IDA, Kalvebod Brygge. Forretningsudvalget har drøftet mulige emner og foreslår, at der bliver en præsentation af strategi 2015, herunder plan for implementering. Som underpunkter kunne der være en drøftelse af hvad er god service bedre beboerdemokrati Strategi2015 bliver hovedemnet. BFR udtrykte ønske om at få feedback fra bestyrelsen, om hvordan strategiplanen kan præsenteres og gøres interessant for deltagerne. Bestyrelsen er meget velkommen til at komme med input til FU / direktionen op mod mødet. Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen drøfter de foreslåede emner for mødet. Bestyrelsen godkendte emnerne. 13. Indstilling og orientering om lovpligtig energimærkning af 3B s ejendomme 3B afbrød i 2009 det igangværende arbejde med energimærkning af boligforeningens ejendomme, da man fik stillet en anden og billigere mærkningsordning i udsigt. En af de væsentlige ændringer i forhold til de tidligere regler er, at energimærkning fremover vil kunne baseres på det faktiske (målte) forbrug i stedet for det teoretisk beregnede energiforbrug i ejendommen. Denne ændring forventes at billiggøre udfærdigelsen af energimærket væsentligt. Det er p.t. administrationens vurdering, at udgiften til energimærkning kan blive i størrelsesordenen 6-9 mio. kr., svarende til i gennemsnit kr. pr. lejemål pr. år ved mærkning hvert femte år. Udgifterne til dækning af energimærkningen skal i henhold til bekendtgørelse nr. 61 af 27/ forsat afholdes over afdelingens varmeregnskab. Udgifts- Bestyrelsen godkendte, at udgifterne til dækning af rådgiveraftalen vil blive fordelt på samme måde som udgifterne til mærkning. at energimærkningen af de resterende ejendomme i 3B primært skal ske via målt forbrug / ral 8

9 vurderingen er inkl. rådgiver ifm. gennemførelse af udbud mv. Afdelingerne har ikke via varmeregnskabet opsparet midler til dækning af EMO omkostningerne. Det indstilles, at udgifterne til dækning af rådgiveraftalen vil blive fordelt på samme måde, som udgifterne til mærkning. at energimærkningen af de resterende ejendomme i 3B primært skal ske via målt forbrug. at foreningen låner afdelingerne midlerne, samt at afdelingerne tilbagebetaler beløbet over en femårig periode. Beløbet forrentes i perioden med en rentesats svarende til afkastet på foreningens investeringer. at foreningen låner afdelingerne midlerne, samt at afdelingerne tilbagebetaler beløbet over en femårig periode. Beløbet forrentes i perioden med en rentesats svarende til afkastet på foreningens investeringer. Bestyrelsen henstillede, at 3B anvender m2 som fordelingsnøgle frem for varmeforbrug, såfremt valgmuligheden er der. Ovenstående er med forbehold for nye regler, der kommer i oktober. Punktet vil komme på som orientering, når reglerne er helt på plads. 14. ipad til organisationsbestyrelsen Forretningsudvalget og direktionen har på de seneste FU møder drøftet muligheden for ipad til bestyrelsen, herunder formålet hermed. På baggrund af det er administrationen i gang med at undersøge muligheden, så bestyrelsen kan få et oplæg til beslutning. Dette arbejde er desværre ikke afsluttet, hvorfor punktet udskydes til oktober mødet. til efterretning. Lars Emanuel, Monia Stoltz og Bilal Turan meldte sig til at afprøve ipad. Byggesager 15. Nybyggerier status Notat vedlagt som beskriver de igangværende nybyggerier, herunder: Bostedet Amagerfælledvej Signalgården Kongsgården Møllergården Gl. Klausdalsbrovej Glødelampen / ral 9

10 Taastrup Torv Sundholm Syd Toftegaard (nye tagboliger) 16. Indstilling om egen trækningsret til afd. Egeløvparken Projektet omfatter udskiftning af samtlige vinduer samt udskiftning af lette facadepartier mod haven. Projektet er vedtaget ved urafstemning i september Det samlede anlægsbudget er på ca. 45 mio. kr. inkl. moms. Afdelingen finansierer selv 2 mio. kr. ved hjælp af henlæggelser. Resten bliver finansieret af realkreditlån. Afdelingen er behæftet med hjemfald i 2038, hvorfor det er aftalt med kreditforening (Nykredit) og Herlev Kommune, at de garanterer for lånet efter 2038, så der fortsat kan optages et 30-årigt lån. Projektet ligger inden for rammerne af, hvad der kan opnås tilskud til i form af egen trækningsret. Det indstilles, at afdelingen får et tilskud på kr. pr. lejemål, svarende til i alt kr. Bestyrelsen godkendte, at Egeløvparken får et tilskud på kr pr. lejemål svarende til i alt kr Indstilling om tilskud fra dispositionsfonden til udbedring af mangler i afd Jægerbo Afdeling Jægerbo blev færdig i 2002 og omfatter 18 seniorboliger med et fælleshus. Byggesagen endte i en voldgiftssag med entreprenøren og der blev indgået forlig med en erstatning til os til fuld og endelig afgørelse. Noget blev udbedret, men siden er der konstateret flere svigt i bebyggelsen. Notat vedlagt med uddybende beskrivelse af de forskellige svigt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at de væsentlige svigt i afdelingen udbedres til et samlet beløb på kr at der bevilges yderligere kr. fra dispo- Bestyrelsen godkendte, at de væsentlige svigt i afdelingen udbedres til et samlet beløb på kr Bestyrelsen godkendte, at der bevilges yderligere kr fra disposi / ral 10

11 sitionsfonden til udbedring af de sidste fejl og mangler i byggeriet tionsfonden til udbedring af de sidste fejl og mangler i byggeriet. 18. Indstilling om tilskud fra dispositionsfonden til udbedring af mangler i afd Kløvermarken Afdeling Kløvermarken blev bygget i 2003, og omfatter 19 seniorboliger. Byggesagen endte i entreprenørens konkurs og der blev indgået forlig med en erstatning til os til fuld og endelig afgørelse. Efterfølgende har det vist sig, at der var en fejl i udførelsen af varmeledningen, der fører varme fra varmecentralen i fælleshuset til de to blokke. Efter en opgravning af ledningen i 2009 blev det konstateret, hvad der var galt. Det viste sig at varmeledningen var forkert udført, men da der er tale om en konkurssag, er der ingen mulighed for at komme efter entreprenøren, og ligeledes er sagen for lille til at anmelde som en byggeskade. På baggrund af undersøgelserne blev varmeledningerne mellem blokkene og fælleshuset udskiftet til rigtige præfabrikerede fjernvarmerør. Arbejdet blev udført for i alt kr inkl. moms. Regningen har ikke været bogført i afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at omkostningen på de kr. til udskiftning af varmeledningerne afholdes af foreningen og finansieres af dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte, at omkostningen på de kr til udskiftning af varmeledningerne afholdes af foreningen og finansieres af dispositionsfonden. Orienteringspunkter 19. Ledige boliger og lejetab Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 31. juli, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 31. juli ,75 kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Dyvekevænget, Elmehaven, A. F. Beyers Vej og Brohuset / ral 11

12 I Egedalsvænge er der 14. ledige ungdomsboliger. En aftale er indgået med DTU, så de i forbindelse med studiestart i august/september 2011 får flere ungdomsboliger til udlejning. To boliger i Dyvekevænget har været i flere tilbud, og der har været sendt lejekontrakt til nogle, som alligevel ikke har villet leje boligerne. Den ene bolig er lejet ud fra den 1. juli og den anden fra den 1. august. I Elmehaven har en bolig været svær at leje ud. Årsagen er, at indretningen er dårlig, der er bl.a. skrå vægge. Boligen er lejet ud fra den 15. juni. På A.F. Beyers Vej har en været ledig, den har været sendt i tilbud til mange, og der har været sendt en lejekontrakt til flere, uden at de har ønsket boligen alligevel. I Brohuset er to ledige, den ene er lejet ud fra den 15. juli, og den anden er i tilbud. 20. Indflytningsstatistik 2. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 2. kvartal I perioden har der været 222 indflytninger. Årsagen til forskellen i antallet af indflytninger via den intern/ekstern fleksible venteliste, kommunale anvisninger, boliger som er anvist via byfornyelsen, bytninger og boliggarantibeviset er, at der er forskellige udlejningsaftaler / ral 12

13 21. Fraflytningsstatistik 2. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger i 1. og 2. kvartal Heraf fremgår, at der i 2. kvartal har været 335 fraflytninger, og fraflytningsprocenten var 2,99%. De tre største fraflytningsprocenter har været i afdeling Elmehaven, Brohuset og Bogfinkevej. I forhold til 1. kvartal er det for alle boligafdelinger en stigning på 57 fraflytninger. I Elmehaven har to ældreboliger og en familiebolig været fraflyttet. Der er kommunal anvisning til ældreboligerne. Der er ofte en kortere botid i ældreboliger end i familieboliger. I Brohuset har otte familieboliger været ledige. Det er en stigning på fem boliger i forhold til 1. kvartal. På Bogfinkevej har der været tre ledige særboliger, det er det samme antal som i 1. kvartal. Disse boliger bliver anvist af kommunen. I 19 boligafdelinger har der ingen fraflytninger været Restancer og udsættelser 2. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over vores rykkerprocedure. Heraf fremgår, at der i perioden 1. april 2011 til 30. juni 2011 er sendt: stk. rykker 1 (påkrav) 401 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 58 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 30 stk. er udsat af deres bolig (1 stk. havde / ral 13

14 afleveret opsigelse/nøgler inden fogeden kom) I forhold til 1. kvartal 2011 har der været sendt 423 færre rykker 1 (påkrav), 65 færre rykker 2 (ophævelsesskrivelser), 1 mere rykker 3 (lejer som er overgivet til advokat), 8 flere er sendt til advokat og 8 færre har afleveret opsigelse/nøgler inden fogeden kom. Der er udsættelsessager, som vi ikke vil forhindre, fx klagesager i forbindelse med husordensager eller ulovlig fremleje i de pågældende boliger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne indtil lejer bliver sat ud med fogeden. Initiativer i Københavns Kommune Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Københavns Kommune og nogle boligorganisationer. Denne gruppe er i gang med at gennemgå procedurer og nye tiltag med henblik på at finde områder, hvor blandt andet kommunikationen kan forbedres for at forebygge udsættelser. I forbindelse med helhedsplanen for Fuglekvarteret - Sangergården I, II og Vestergårdsvej er 3B inviteret til at deltage i et opstartsmøde i september vedrørende et lille projekt angående forebyggelse af udsættelser i samarbejde med SAB og AAB. 23. Budgetopfølgning 2. kvartal Prognosen for 2011 viser et forventet overskud på ca t.kr. Heraf udgør arbejdskapitalens andel af det forventede renteafkast ca. 439 t.kr. Rente af egenkapital bundet i administrationsejendommen udgør 73 t.kr. og fordeles ikke, hvorefter forventet overskud ekskl. renter udgør 830 t.kr. Der er budgetteret med et overskud på t.kr., svarende til selskabets andel af / ral 14

15 budgetteret renteoverskud. Den forventede nettorenteindtægt udgør ca t.kr. før udlodning til afdelinger og dispositionsfond. I det der forudsættes uændrede kapitalandele forventes i alt ca. 5,9 mio. kr. fordelt til afdelinger og 1,1 mio. kr. til dispositionsfonden. Selskabets drift og indtægter er generelt forsigtigt vurderet og ligger tæt på årets budget bortset fra enkelte poster. Der er i budgetprognosen indregnet leje af Kronprinsessegade 14 fra 1. september, konto 514. Udover leje betaler 3B fortsat en række omkostninger jf. lejekontrakten, der også er anslået i prognosen. I det selskabets almindelige drift ikke skal belastes indtægtsføres nettoomkostningen (konto 607) ved leje fra salgsprovenukontoen. Bruttoadministrationsudgifterne forventes at udgøre 64,2 mio. kr., hvilket svarer til merudgifter på ca. 1,1 mio. kr. Merudgiften vedrører især personaleudgifter og kontorlokaleudgifter. Hvis leje af domicil fratrækkes under kontorlokaleudgifter udgør merudgiften konto 530 bruttoadministrationsudgifter ca. 362 t.kr. Øgede indtægter fra især ventelistegebyrer under lovmæssige gebyrer m.v. dækker merudgifterne. 24. Investeringsopfølgning 2. kvartal Jf. vedlagte investeringsopfølgning har der for de første syv måneder af 2011 været positivt afkast af alle tre porteføljeaftaler. Nykredit har klaret sig bedst med et afkast på 2 pct. Nordea ligger tæt på benchmark (1,28 pct.), mens Danske Capital ligger under benchmark med et afkast på 1,08 pct / ral 15

16 25. Ny lov om udvidet kommunal tvovervågning af offentlige arealer m.m. Efter en ny bestemmelse 2a i Lov om udvidet kommunal tv-overvågning af offentlige arealer mv. (lov nr. 422 af 10. maj 2011) kan en kommunalbestyrelse - efter drøftelse med den stedlige politidirektør - foretage tv-overvågning af "offentlig gade, vej, plads eller lignende område, som benyttes til almindelig færdsel, og som ligger i nær tilknytning til et område, der tvovervåges i medfør af 2, stk. 2." De organisationer der selv har fået en tilladelse til tv-overvågning efter nævnte 2, stk. 2, vil typisk være almene boligorganisationer i såkaldte ghettoområder, men kan også være andre foreninger og lignende, der repræsenterer husstandene i et boligområde, herunder ejerforeninger, grundejerforeninger, vejlaug eller fx foreninger, dannet med det ene formål at repræsentere beboerne i spørgsmålet om tvovervågning. Formålet skal som angivet være et led i en generel tryghedsskabende indsats for at bekæmpe kriminalitet i området f.eks. på offentlige gader eller arealer, der plages af uro og hærværk. Der blev stillet spørgsmål til mulighederne for generel overvågning i afdelingerne og det blev anbefalet at snakke med lokalinspektøren i Egedalsvænge Michael Larsen, der har god erfaring med dette. Blot skal man være opmærksom på, at der er forskellige regler for de enkelte kommuner. 26. Boligsociale helhedsplaner, herunder 3B medfinansiering Status på proces omkring ansøgningerne om nye boligsociale indsatser eller forlængelse af eksisterende helhedsplaner. LBF har meddelt, at Kokkedal på Vej er blevet prækvalificeret til støtte. Der er indsendt prækvalifikationsansøgning for Urbanplanen til LBF og man afventer pt. svar. Der vedlægges en orientering om status på arbejdet med ansøgningerne / ral 16

17 til efterretning 27. Udbud 3B forsikringsportefølje Det har været nødvendigt med udbud af 3B's forsikringsportefølje, da der i forsommeren blev varslet forventede præmiestigninger på op til 70 %. Denne forventede kraftige stigning var før de store vandskader i forbindelse med skybruddet den 2. juli 2011, så alt andet lige kunne vi have forventet yderligere stigninger. 3B havde vandskader m.m. for ca. 4.5 mio.kr. den 2. juli Fristen for prækvalifikation var sat til 12. august Følgende har anmodet om prækvalifikation: TRYG ALKA Dansk Glasforsikring Købstædernes Forsikring IF Skadeforsikring Chartis Gjensidige Tilbudsfristen er fastsat til den 30. september Præsentation af udbudsresultat er den 13. oktober Særlig fokus har været vedrørende selvrisiko på bygninger, hvor der ønskes tilbud på følgende alternativer: 1. Kr. 0 pr. forsikringsenhed 2. Kr pr. forsikringsenhed 3. Kr pr. forsikringsenhed 4. Kr pr. forsikringsenhed For alternativ 2 understreges det, at der skal være mulighed for individuelt tilvalg pr. afdeling af selvrisiko på kr Ligeledes skal der være mulighed for, at de mindste afdelinger fortsat kan fastholde en selvrisiko på kr. 0. Ovenstående er udtryk for, at vi i fremtiden ikke er ringere stillet end med de nuværende vilkår / ral 17

18 og muligheder. Det må forventes, at der kommer en kraftig stigning i de fremtidige forsikringspræmier. Vi kan håbe, at præmierne i forbindelse med udbuddet kan komme under de tidligere varslede præmiestigninger hos vores nuværende forsikringsselskab, men det må tiden vise. 28. Status drift- og lokalinspektørområdet Den fysiske del af driftsjusteringen er på plads, og herunder har de pågældende lokalinspektører fået arbejdsplads på fælleskontorer. Der er igangsat et uddannelses- og teambuildingprogram for lokalinspektører og driftschefer. Programmet tilrettelægges efter en interviewrunde med deltagerne og med blik for de strategiske mål, 3B netop har besluttet. Der er gennemført en interviewrunde med berørte varmemestre og afløsere med fokus på evt. problematikker og udfordringer afledt af driftsjusteringen. Eneste generelle konklusion på interviewene synes at være, at der er overladt mere papirarbejde til varmemestrene. Dette var forudset, og det er hensigten, at den opnormerede driftssekretærgruppe skal udføre dette papirarbejde. I øvrigt følges der op på varmemestrene individuelt. Stillingerne som driftssekretær er besat, herunder en ny, ledig stilling i københavnsområdet. Administrationen arbejder på at flytte konkrete opgaver fra lokalinspektører (og til dels varmemestre, jf. ovenfor) til driftssekretærerne. Det gav som ventet nogle udfordringer i enkelte afdelingers budgetprocesser, at lokalinspektørernes ferieplan var lagt ud fra en anden fordeling af afdelinger, end den der gjaldt, da der Der blev udtrykt ønske om en uddybende forklaring på de forskellige medarbejdergrupper efter justeringen. PJA forklarede kort, hvad der lå i adm. varmemestre, driftssekretærer m.m. Der udspandt sig en længere snak om udviklingen i de forskellige jobs at der kommer flere administrative opgaver baseret på it og dermed mere enkle værktøjer. Så må der løbende kigges på, hvad det betyder for timefordelingen. Lokalinspektørerne og varmemestrene skal stadig være synlige i afdelingen også den gode kontakt. Personalet bliver mindre og mindre synlige i afdelinger specielt i de mindre afdelinger, hvor personalet deles. Forholdene her skal altså undersøges. Har hørt konkrete eksempler, at man i de små afdelingen synes, at man skal undvære sine medarbejdere meget det begrundet i de to hårde vintre. Når man så deler personalet og der er afspadsering er der i de små afdelinger ikke mulighed for at tage en afløser ind. Muligt at knytte store og små afdelinger. Eller lave nogle servicepakker. Har oplevet tilfredshed fra lille afdeling, som er knyttet op til en stor afdeling. Oplagt at kigge på driftsfællesskaber / ral 18

19 skulle holdes ferie. Disse udfordringer er efter administrationens opfattelse løst. Hertil har skybruddet givet en meget stor udfordring for dele af driften med skades- og tabsbegrænsende aktiviteter, oprydning og opfølgning osv. samtidig med budgetarbejdet. Stillingen som driftschef i Herlev er besat med cand.jur. Thomas Tækker. En ledig stilling som lokalinspektør i område Herlev er besat med Annette Rasmussen, administrativ varmemester i Folehaven. En ledig stilling som lokalinspektør i område København (Amager) er under besættelse. VS: Hvorfor er der ikke lærlinge i driften? BFR: Vi har ejendomsserviceteknikerelever vi er uenige med den faglige organisation om aflønning af disse og sagen er på vej i voldgift. Udgangspunktet har været at vi skal have 2 elever på ejendomsfunktionærområdet og 2 elever i administrationen. PJA: Mht. at tage et socialt ansvar, så er 3B meget interesseret i at samarbejde med kommune og det private erhvervsliv om praktikpladser m.m. Vi er ikke interesseret i at sætte vores egne marginaliseringstruede beboere til at passe egne afdelinger det er ikke godt for driften eller for relationerne, og det har intet beskæftigelsesmæssigt perspektiv. Men man kan muligvis bytte med andre kommuner/boligselskaber eller andre virksomheder. 29. Studieturen oktober Årets studietur nærmer sig og Jens Michael Nielsen er ved at planlægge de sidste detaljer. Vedlagt er kompendiet til turen, som indeholder det foreløbige program. Afrejse er fra København med bus til Malmø, torsdag den 6. oktober kl. ca præcist afgangssted er endnu ikke besluttet. Vi tager videre med X2000 toget fra Malmø kl og ankommer til Stockholm kl Herefter indkvartering på hotellet samt en sen middag i Gamle Stan. HP har to forslag til sites i Stockholm han mailer den til ral. Afrejsen fra Arlanda søndag den 9. oktober kl med ankomst til Kastrup kl Der vil blive sendt en mail ud med praktiske forhold 1-2 uger før studieturen / ral 19

20 30. Fælleskonference 2011 Deltagerantallet på fælleskonferencerne er faldet de senere år. Derfor har bestyrelsen ønsket at prøve noget nyt, og temaerne til Fælleskonferencen 2011 er således baseret på kursusudvalgets input. Konferencen er også kortet ned med en dag, så den starter lørdag morgen og slutter søndag efter frokost. Stedet er flyttet til Comwell Borupgaard i Snekkersten. Forslag til overskrift: Afdelingsbestyrelsens arbejde - et kalejdoskop Der udbydes fem temaer/workshopper, som alle ligger lørdag. Deltagerne skal prioritere de fem temaer, men deltager kun i de tre. Da det er frivillighedens år, indledes konferencen af centerleder Laust Kristensen, Center for frivilligt socialt arbejde. Søndag samler Villy og Bent kort op på temaerne og trækker tråde mellem konklusionerne og strategi Derudover mangler vi i skrivende stund en oplægsholder med stor gennemslagskraft Status for udarbejdelse af forretningsgange Administrationen har igangsat et større arbejde omhandlende udarbejdelse af forretningsgange for relevante områder. En forretningsgang fortæller, hvor ansvaret for en opgave ligger, og hvordan løsningen af opgaven er organiseret. Det er målet med forretningsgangene, at vi har styring og kontrol med, hvordan vi udfører vores opgaver, så vi kan udføre dem effektivt og med begrænsede risici. Administrationen har fastlagt en intern ansvarsfordeling for forretningsgangene og en tidsplan for udarbejdelsen af disse. Oversigten over forretningsgange vil årligt blive / ral 20

21 forelagt for bestyrelsen til orientering samtidig med bestyrelsens behandling af foreningens regnskab. 32. Aktionslisten / kommende bestyrelsesmøder Notat om emner for de kommende bestyrelsesmøder er vedlagt til orientering. Aktionsliste er under udarbejdelse og forventes at kunne udleveres på mødet. 33. Frivillighedsåret og 30. september 2011 er europæisk år for frivilligt arbejde - og den sidste fredag i september måned - hvert år - er udråbt til national frivillighedsdag. I år er det fredag den 30. september. Her sætter frivillige fokus på deres arbejde, og BL har i den forbindelse sendt en BL-info ud, hvor de lægger op til, at de frivillige i vores boligafdelinger - afdelingsbestyrelserne - viser, hvad de laver. Se vedlagte notat. Bilal Turan er indstillet til årets frivillige for hans afdeling. 34. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Almene boligdage Fra direktionen: Status salg af K14 Andre: Almene Boligdage: Som sædvanligt et godt program. Udstillingerne var imponerende. Opfordrer til, at flere deltager næste gang. Det har været en stor succes for systemet, men der har ikke været den store eksterne interesse. Derfor skal det overvejes, om man skal bruge pengene anderledes en anden gang. Der er blevet valgt en afd.bestyrelse i Dyvekevænget. Et godt forarbejde fra Partnerskabet. Der er ikke valgt en formand og budgettet er forkastet grundet det høje huslejeni / ral 21

22 veau. 8 stemte imod og 4 stemte for. Status Salg K14 De sidste penge er betalt ved månedens start. Hele salget er gennemført der mangler nogle sidste få detaljer i forhold til tinglysning m.m. Vedr. Mølleholmen så er det tidligere besluttet at andre skal køre driften. Der er indhentet tilbud fra tre større driftsoperatører. Der er kun en, der vil har villet byde. Forsøger at få flere til at byde. Iris Gausbo: Der er kommet tre nye medlemmer i afd.bestyrelsen under 30. Monia Stoltz: Der er kampvalg på afdelingsmødet i Egedalsvænge. 35. Øvrigt Et medlem ønsker en status på næste dagsorden vedr. nyt nybyggeri. Dato: Navn: / ral 22