Dagsorden LAU P&S - møde

Transkript

1 Dagsorden LAU P&S - møde Mødedato 30.aug 2018 Starttidspunkt 9:00 Sluttidspunkt 11:30 Mødested NBA. Mødelokale B.118 Deltagere: Charlotte Høy Worm, Anders Nørgaard, Lenna Vogn Petersen, Mette Nørregaard Christensen, Frank Jensen, Tove Siglev, Ove Eskildsen, Mette Strange Ørum, Jens Mejer Referent: Marie Ørnberg Andersen 1. Godkendelse af dagsorden 2. Gensidig orientering Orientering fra ledelsen Skriftlig evaluering af APV/trivselsundersøgelsen er indsendt til HR før sommerferien Orientering fra medarbejderne 3. Arbejdstidsplanlægning Formål: Vicedirektøren og ledelse orienterer om implementeringen af den nye model for arbejdsplanlægning i områderne og LAU drøfter opstarten og efterårets eventuelle arbejdsmiljømæssige implikationer af den nye praksis. På dette møde er der fokus på rammen for dialog mellem medarbejdere og nærmeste leder om arbejdsopgavernes indhold og omfang. Anders N. og Lenna V. vil indledningsvis introducere til deres rammesætning. side 1/4

2 4. Sammenlægning af LAU og LSU Formål: Vicedirektøren indstiller til, at LAU og LSU sammenlægges. Drøftelse og eventuel fælles indstilling om sammenlægning af LAU og LSU. Organisering af punktet: Vicedirektøren rammesætter drøftelsen og orienterer herunder om afledte behov og konsekvenser ved en sammenlægning, herunder de drøftelser der har været på LSU møde d. 16. aug. Et samlet udvalg drøfter derefter perspektiver med henblik på en indstilling. 5. Høje temperaturer i undervisnings- og mødelokaler Formål: Der er ekstra udfordringer ift. varme i vores undervisnings- og mødelokaler og særligt i Videnbyen på 3. sal., hvor der er begrænset adgang til frisk luft og med et udsugningsanlæg som kun i begrænset tid af døgnet (om natten) reelt kan sænke temperaturen. Temperaturkurver viser, at temperaturen af og til kommer helt op på 36 grader og, at den gennemsnitlig i maj måned i dagstimerne, ligger på mellem 25 og 30 grader. I juni har temperaturen ligget mellem 27/28 og 31/34 grader. Tiltag om natkøling har tilsyneladende virket, således at der i de tidlige morgentimer er køligere end, hvis anlægget ikke kørte om natten, men desværre ikke nok LAU bedes drøfte problemstillingen ift. om punktet er et arbejdsmiljøproblem, og hvilken løsning der kan forekomme. Bilag 5.1: Temperaturkurve 1 Bilag 5.2: Temperaturkurve 2 Ydermere henvises der til Arbejdstilsynets vejledning: 6. Status på arbejdet med påbud fra Arbejdstilsynet Formål: Kort orientering omkring arbejdet med påbud fra Arbejdstilsynet ift. faglokalerne side 2/4

3 7. Dokumentering af arbejdsmiljøarbejdet og opfølgning på lokale handleplaner ift. APV og Trivselsundersøgelse Formål: Punktet indeholder to dele: A. LAU orienteres om behovet for dokumentering af både det lokale og centrale arbejdsmiljøarbejde til brug internt og ved besøg fra Arbejdstilsynet (AT). LAU bedes derefter forholde sig til, om der foreligger opgaver, der skal tages af. B. HAU har besluttet, at de lokale udvalg, som en del af opfølgning på de lokale APV/trivselsprocesser, skal drøfte flg.: o o Følges der planmæssigt op på arbejdsmiljøarbejdet jf. de aftalte handleplaner? Giver arbejdet med de lokale handleplaner de planlagte/ønskede resultater? En skriftlig opsamling på drøftelsen skal sendes til HR senest 12. september Bilag 7.1: Dokumentering om arbejdsmiljøarbejdet 8. Opfølgning på fraværsstatistik Formål: Fraværet er faldet. Det lokale arbejde med at nedbringe sygefraværet virker. Fraværet er således faldet med 2,3 fraværsdage pr. medarbejder i 2017 sammenlignet med Alle lokale rapporter skal behandles lokalt, og de afdelinger og uddannelser, der har et fraværstal over UCL s gennemsnit, skal udarbejde en handleplan. Rapporterne er sendt ud til ledere og chefer 14. marts De lokale handleplaner for fravær blev eftersendt efter sidste LAU møde d. 14. maj og LAU bedes drøfte de tilsendte handleplaner. Bilag 8.1: Handleplan Pædagoguddannelsen Fyn Bilag 8.2 Handleplan AFIPS Bilag 8.3 Handleplan Pædagoguddannelsen Jelling Bilag 8.4 Handleplan Socialrådgiver og Administrationsbacheloruddannelsen side 3/4

4 9. Publicering af dagsordener og referater Formål: Dagsordner og referater publiceres på mitucl.dk. LAU bedes drøfte hvorvidt bilag og links skal være tilgængelige og offentlige for alle medarbejdere, og beslutte den rette fremgangsmåde for publicering. 10. Eventuelt side 4/4

5 36,0 ( C) 31,0 26,0 21,

6 35,0 ( C) 30, : : : :00

7 Notat Afdeling/enhed: Personaleadministrationen, Odense Oprettelsesdato: 19-dec-2011 Udarbejdet af: SVNA Journalnummer: - Dokumentnavn: Notat om dokumentering af arbejdsmiljøarbejdet Notat om dokumentering af arbejdsmiljøarbejdet Der er behov for dokumentering af både det lokale og centrale arbejdsmiljøarbejde til brug internt og ved besøg fra Arbejdstilsynet (AT). ATs rettigheder ved besøg er beskrevet i arbejdsmiljølovens 76, som er gengivet herunder: 76. Enhver, der er pålagt pligter efter loven, skal efter anmodning give Arbejdstilsynet alle oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af tilsynets virksomhed. Stk. 2. Hvis der er konkret mistanke om, at en juridisk person 1 har begået en lovovertrædelse, der kan medføre straf, gælder pligten for fysiske personer med tilknytning til den juridiske person til at meddele oplysninger efter stk. 1, i det omfang oplysningerne søges tilvejebragt til brug for behandlingen af andre spørgsmål end fastsættelse af straf, jf. 10, stk. 2, i lov om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligter. Stk. 3. Arbejdstilsynets medarbejdere har uden retskendelse mod behørig legitimation til enhver tid adgang til offentlige og private arbejdssteder, jf. dog stk. 4, i det omfang, det er påkrævet, for at de kan varetage deres hverv. Politiet yder om fornødent bistand hertil. Nærmere regler om bistanden kan fastsættes af beskæftigelsesministeren efter forhandling med justitsministeren. Stk. 4. Stk. 3 finder ikke anvendelse ved Arbejdstilsynets kontrol med arbejde af ikkeerhvervsmæssig karakter, der udføres af en person på eller i dennes private bolig, fritidsbolig, grund i tilknytning hertil, køretøj, fritidsfartøj eller andre løsøregenstande tilhørende husstanden. Beskæftigelsesministeren kan dog fastsætte, at Arbejdstilsynet fortsat kan føre kontrol og tilsyn med elevatorer og andet løfteudstyr samt trykbærende udstyr uden retskendelse. Stk. 5. Arbejdstilsynets medarbejdere kan som led i tilsynets udøvelse uden retskendelse kræve tilgængelig dokumentation udleveret, herunder foretage fotografiske optagelser og lignende, og medtage prøver til nærmere analyse eller undersøgelse. Arbejdsgiveren eller dennes repræsentant, jf. 23 og 24, skal underrettes herom. 1. Med en fysisk person menes en person mens der med en juridisk person menes en organisation. Side 1/2

8 Dokumentering som hovedarbejdsmiljøudvalget (HAU) er ansvarlig for: Dokumentering Opbevaring Referater og dagsordner fra HAU-møder Arbejdsmiljøplan gældende for indeværende år Lokale og centrale APV-rapporter og handleplaner Liste over medlemmer i arbejdsmiljøorganisationen samt over de der har den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse Offentliggøres på mit ucl.dk Offentliggøres på mit ucl.dk Offentliggøres på mit ucl.dk (gælder kun handleplanerne) Offentliggøres på mit ucl.dk (gælder kun listen over medlemmer af arbejdsorganisationen) Dokumentering som de lokale udvalg/sammenlagte udvalg er ansvarlige for: Dokumentering Opbevaring Referater og dagsordner fra møder i udvalgene Offentliggøres på mit ucl.dk Dokumentering som de lokale arbejdsmiljøgrupper er ansvarlig for: Dokumentering Opbevaring Rapporter fra runderinger Raport fra undersøgelser af nærvedulykker Eftersynsliste med datoer for eftersyn på stiger, brandmateriel, maskiner og værktøj mv. Dokumentet er vedtaget i HAU juni 2012 Side 2/2

9 HANDLEPLAN FRAVÆRSOPGØRELSE 2017 Pædagoguddannesen Odense og Svendborg Prioritering Problemstilling Løsning/Begrundelse Opfølgning Dato/navn 1 Langtidsfravær (15 dage og mere) - Statistikken er gennemgået med HR. Der er 4 medarbejdere med langtidsfravær: o En medarbejder: kræft og efterfølgende deltidssygemelding o En medarbejder: brækket ben o o En medarbejder: stress er aftalt ud En medarbejder: Influenza af to omgange. Er gået på pension (Har denne person haft influenza 2 gang varende mere end 14 dage,ellers er vedkommendes fravær talt med i mellemlangt fravær, og kan ikke forklare det lange fravær? 2 Korttidsfravær (1-3 dage) - Statistikken er gennemgået med HR. Der er ikke enkelte medarbejdere der mange gange fravær. - Der er altså ikke klat-fravær centreret på en eller fp medarbejdere. Men hvad skyldes fraværet, og kan vi undersøge det uden at spørge til enkelte medarbejderes årsag til fravær? Har i kendskab til årsagerne i forvejen? 3 Mellemlangt fravær (4-14 dage) - Statistikken er gennemgået med HR. Der er 8 medarbejdere som tegner sig for det mellemlange fravær: Ingen løsning Kan man gøre noget for at forebygge influenza hos jer f.eks. sprit eller fokus på at blive hjemme, når man er syg, så man ikke smitter alt efter hvad i tænekr har bedst effekt? Jeg foreslår det, fordi der er noget mellemlangt fravær, der også skyldes influenza. Fortsat opfølgning med kontakt på 2., 5. og 10. dag Dette er umiddelbart et fint forslag, men hvad får vi ud af indsatsen i dag? Er resultatet positivt inklusiv den måde medarbejderne opfatter opfølgningen på Medarbejder 1 er fratrådt: ingen løsning Medarbejder 2: operation i skulder. Ingen løsning Medarbejder 3: en uge med influenza. Ingen løsning Medarbejder 4: graviditet med komplikationer. Ingen løsning Medarbejder 5: en uge med influenza. Ingen løsning Medarbejder 6: Stress pga. Ph.d. Er tilbage på uddannelsen 1. april med afsluttet Ph.d. Medarbejder 7: Hjernerystelse efter fald på cykel. Ingen løsning Ingen Agnete/løbende Agnete/marts 2018

10 HANDLEPLAN FRAVÆRSOPGØRELSE 2017 Pædagoguddannesen Odense og Svendborg Prioritering Problemstilling Løsning/Begrundelse Opfølgning Dato/navn Medarbejder 8: Klat-fravær: Opfølgningssamtale

11 HANDLEPLAN FRAÆVRSOPGØRELSE 2017 Afdeling for Anvendt Forskning i Pædagogik og Samfund Prioritering Problemstilling Løsning/Begrundelse Opfølgning Dato/navn 1 En medarbejder har været sygemeldt med stress i 2017 Systematisk opfølgning i overensstemmelse med reglerne samt miljøskifte fra AAU til DPU har medført, at han i dag er rask. Desuden er iværksat en mere systematisk opfølgning medtrivselssamtaler med ph.d.- studerende. 2 Det har været en del længerevarende sygdom grundet kræftsygdom, hjerneblødning og hjernerystelser, der ikke er arbejdsrelaterede. 3 To personer har været sygemeldt mere end gennemsnittet (Henholdsvis 8 og 13 arbejdsdage) Systematisk opfølgning i overensstemmelse med reglerne gør, at alle er raskmeldte eller delvist raskmeldte. Samtale klargør, at der er tale om almindelige infektioner, der ikke skønnes arbejdsrelateret.. Løbende i 2107 Løbende i marts 2018

12 HANDLEPLAN FRAÆVRSOPGØRELSE 2017 Pædagoguddannelsen Jelling Prioritering Problemstilling Løsning/Begrundelse Opfølgning Dato/navn 1 Langtidsfravær En kræftsyg medarbejder aftalt fratrædelse En stress sygemelding på tilbagevending i foråret Korttidssygefravær Er ganske lidt på uddannelsen og der er ikke et mønster i forhold til bestemte medarbejdere I forhold til medarbejdere med stress sygemeldinger, så følges de konkrete medarbejdere tæt, støttes i planlægning mv. og indkaldes til opfølgningssamtaler ved tegn på belastning Aftalt procedure: Efter sygemelding i systemet Sendes en mail til uddannelseslederen De studerende orienteres På 2.5. og 10. dag kontaktes den sygemeldte Kontinuerlig v/ ledelsen Kontinuerlig v/ uddannelsesled elsen 3 4

13 HANDLEPLAN FRAÆVRSOPGØRELSE 2017 Socialrådgiver- og Administrationsbacheloruddannelsen Prioritering Problemstilling Løsning/Begrundelse Opfølgning Dato/navn 1 Længerevarende stressrelaterede sygemeldinger 7 medarbejdere har været sygemeldt længerevarende grundet stress. De er fuldt tilbage i job i 2017 eller raskmeldes i efteråret 2018 Der er etableret delvis tilbagevenden med tilpassede arbejdsopgaver. Der er kompenseret vedr. fysiske stresspåvirkende forhold, samt rekvireret udstyr, der kan afhjælpe headset eks. Der er aftalt supervisionsforløb enten i forbindelse med tilbagevenden eller som forebyggende indsats. Der er bevilget psykologhjælp i det omfang, det har været ønsket. Der er i samarbejde med TR og AMR udarbejdet procedurer for håndtering af sygefravær, hvor det bl.a. udførligt er beskrevet, hvorledes TR og AMR skal inddrages I 2018 er det prioriteret, at der ansættes timelærere til at dække undervisning ved sygemelding. Dette for at undgå at belaste øvrige undervisere med merarbejde, som kan føre til yderligere risiko for sygemelding. Prioriteringen har synliggjort behov for mere stringent introduktion af timelærere til opgaverne. I august skal der derfor udarbejdes procedurer herfor. Der følges løbende op i TRIO gruppen vedrørende den generelle fraværsindsats TRIO gruppen har prioriteret, at der afsættes tid i august til at færdiggøre manglende procedurer og retningslinjer 2 Længerevarende sygemeldinger grundet fysisk sygdom 3 medarbejdere har været sygemeldt længerevarende grundet fysiske lidelser/udredning for fysiske lidelser Alle forløb er afsluttet. Der blev etableret delvis tilbagevenden med tilpassede arbejdsopgaver. Arbejdsforhold tilpasses i det omfang, det er foreneligt med den daglige drift. Der etableres 56 aftaler, samt rekvireres nødvendige hjælpemidler i samarbejde med kommune. Der bliver efter behov omlagt arbejdstid eller ansættelsesform. 3 Længerevarende sygemeldinger grundet kombination af fysisk sygdom Forløbene er enten afsluttede, der er aftalt delvis opstart, Løbende/lvp,

14 HANDLEPLAN FRAÆVRSOPGØRELSE 2017 Socialrådgiver- og Administrationsbacheloruddannelsen Prioritering Problemstilling Løsning/Begrundelse Opfølgning Dato/navn og stress 3 medarbejdere har haft længevarende fravær grundet en kombination af fysisk sygdom og stress eller der foretages fortsat udredning. Der er etableret/etableres supervisionsordninger. Skånehensyn og 56 aftaler aftales/rekvireres efter behov mtra 4 Gentagen kortvarigt fravær Der skal følges mere konsekvent op ved gentagen fravær. Dette for så vidt muligt at forebygge langvarigt fravær Uddannelsesle delse