Mødereferat HAU. Dagsordenspunkter. Mødedato: Mandag den 19. september 2011 Mødested: Journalnummer: - Til stede: Soldalen 8, 7100 Vejle

Transkript

1 Mødereferat HAU Mødedato: Mandag den 19. september 2011 Mødested: Journalnummer: - Til stede: Soldalen 8, 7100 Vejle Erik Knudsen, Rektor Allan Kjær Hansen, Ressourcedirektør Lone Hougaard, Uddannelseschef Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Charlotte Fleischer, Underviser fysioterapeutuddannelsen Kirsten Larsen, Udviklingskonsulent U&V Poul Danchell, Underviser socialrådgiveruddannelsen Christian Jansson, Teknisk chef Signe Nancke, HR-konsulent, sekretær Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden og punkter til evt Opfølgning fra sidste HAU-møde Valg til HAU Revidering af sundhedspolitik Temaer til kommende HAU-møder Beredskabsplan Netværk vedrørende arbejdsmiljø Arbejdsmiljøplan for Fraværsstatistik Easy og handleplaner vedrørende arbejdsulykker Sundhedsfremmende Orientering Eventuelt... 8 Side 1/8

2 Inden behandling af dagsordenspunkterne blev Allan Kjær Hansen præsenteret som ny formand for HAU-udvalget gældende fra efter HAU-mødet den 19. september Det blev dog aftalt, at Erik Knudsen hvert år deltager i det HAU-møde, hvor der gøres status på arbejdsmiljøarbejdet herunder opfølgning på handleplaner for APV en. 1. Godkendelse af dagsorden og punkter til evt. Dagsordenen godkendes. 2. Opfølgning fra sidste HAU-møde Arbejdsmiljøuddannelse: Der er sendt information ud til LAUerne omkring valg af udbyder. Der er indsamlet kursusbeviser fra medarbejdere og ledere der har arbejdsmiljøuddannelsen, og informeret om, at de der mangler den skal tage uddannelsen snarest. Der er lavet en beregning af hvornår hhv. de åbne kurser og et virksomhedskursus er at foretrække. Break-even er ved 11 deltagere. Der er booket et virksomhedskursus den 16. og 17. november samt 7. december. LAUerne er gjort opmærksom på kurset, og det gennemføres hvis der er mellem 11 og 20 deltagere. Notat om åbne kontormiljøer Der er udarbejdet et notat vedrørende åbne kontormiljøer. Det findes via nedenstående link: pdf Det gode ved notatet er, at det viser både gevinster og udfordringer ved åbne kontormiljøer samt giver forslag til hvordan udfordringerne kan imødekommes. Følgende ændringer/tilføjelser indskrives i notatet: Åbne kontormiljøer erstattes af fleksible arbejdspladser. Det nævnes, at der gøres meget fra UCL s side for at afhjælpe evt. gener ved de fleksible arbejdspladser. At socialrådgiveruddannelsen ikke sidder på flermands- men enmandskontorer. Det konkretiseres hvordan de 4 mio. kr. til campuspilotprojekter anvendes Side 2/8

3 Der sættes et link ind til så man kan lade sig inspirere af hvordan man designmæssig har løst opgaven andre steder. Fra A-siden fremhæves: Den fremtidige organisation har behov for fleksible lokaler. Når der kommer nye uddannelser eller andre ændrede aktiviteter, så skal både undervisningslokaler og andre arbejdspladser kunne tilpasses Det er afgørende, at der gennemføres pilotprojekter med fleksible arbejdspladser som inputs til campusstrategien. Samtidig skal der når der diskuteres samarbejde lokalt, fokuseres på hvordan de fysiske rammer kan understøtte samarbejdet, og de mål man har i afdelingen/uddannelsen. SIGNAL arkitekterne vil blive kontaktet med henblik på at formulere konkrete campusprojekter for undervisere og teknisk administrativt personale. I referatet fra HAU-mødet den 19. september 2011 sættes link ind til notatet vedrørende fleksible arbejdspladser. 3. Valg til HAU Jf. HAU s forretningsorden skal der være valg til HAU i november i ulige år. Tidligere har valget været afholdt i forlængelse af inspirationsdagen for HAU og LAU-medlemmer. Da denne er rykket til foråret drøftede HAU rammerne for valget til HAU i I forhold til sammensætningen af HAU foreslås det, at den nuværende fordeling af lederrepræsentanter fastholdes, således at der er repræsentation fra både sundhedsuddannelserne og de pædagogiske uddannelser. Det er B-sidens repræsentanter som påtager sig opgaven med at forestå nyvalg. De udsender brev herom, når LAU-valgene er afsluttede. Dernæst arrangeres et egentligt valg i tilfælde af, at der opstilles flere kandidater end der er pladser i HAU. Charlotte Fleischer, Poul Danchell og sekretæren for HAU formulerer og udsender brevet. I tilfælde af valg arrangeres det af gruppen. 4. Revidering af sundhedspolitik HAU drøftede et revideret udkast til UCL s sundhedspolitik. Følgende tilpasninger blev nævnt: Side 3/8

4 Synliggørelse skal indarbejdes i målsætningen. Politikken gennemrevideres mht. datoer og årstal. Der skal tilføjes et krav om at evt. handlepunkter på sundhedsområdet inklusiv stress skal indarbejdes i de lokale handleplaner i forlængelse af APVén. Til næste HAU-møde revideres politikken udfra flg. bemærkninger af Charlotte Fleischer og sekretæren for HAU. 5. Temaer til kommende HAU-møder HAU s årshjul og en foreslået række af temaer, der ønskes taget op i HAU, blev drøftet. Til rækken af temaer ønskes tilføjet et emne/emner omkring stress. Det blev foreslået, at stress bliver et særligt indsatsområde for arbejdsmiljøorganisationen i Der var enighed om, at arbejdet herunder omfatter formulering af en fælles definition af stress og en fælles stresspolitik. Der skal tilføjes et særligt tema/særlige temaer omkring stress. For at sætte mere fokus på opsamlingen på APV lokalt skal det fremgå af årshjulet, at HAU initierer en løbende opfølgning lokalt på APVén. Charlotte Fleischer og sekretæren for HAU indarbejder ovenstående i årshjulet, og udarbejder et notat omkring indsatser i forhold til stress i UCL, når resultatet af APVén forelægger. 6. Beredskabsplan HAU drøftede indholdet af de lokale beredskabsplaner. Det foreslåede indhold er udover formålsbeskrivelsen: Brandinstruks Evakueringsinstruks Instruks ved bombe- eller anden terrortrussel Beredskabsplan for alvorlige ulykker Alarmeringsplan Side 4/8

5 Pladsfordelingsplaner, der opfylder brandmyndighedernes krav for lokaler, hvor mere end 150 mennesker er samlet. De lokale beredskabsplaner skal indeholde ovenstående, og der skal udarbejdes en fælles mappe, hvor disse er tilgængelige. Christian Jansson og sekretæren for HAU indsamler de lokale beredskabsplaner jf. ovenstående i en fælles mappe. 7. /etværk vedrørende arbejdsmiljø. UCL har modtaget en henvendelse fra VIA UC omkring deltagelse i et netværk på UCniveau vedrørende arbejdsmiljø. HAU drøftede en evt. repræsentant, men A-siden ønskede mere information om formål og sigte med netværket inden en evt. repræsentant udpeges. Evt. udvælgelse af en repræsentant udskydes til netværkets formål og sigte samt værdien for UCL er undersøgt nærmere. Christian Jansson undersøger netværkets formål og sigte nærmere og tager på baggrund heraf stilling til, om der er interesse for deltagelse fra UCLs side. HAU-medlemmerne informeres herom. 8. Arbejdsmiljøplan for 2012 HAU vurderede målopfyldelsen i arbejdsmiljøplanen for 2011, og drøftede indsatsområder for 2012, som inspiration til den nye arbejdsmiljøplan for Målene fra arbejdsmiljøplanen 2011 er: 1) UC Lillebælt er tilpasset lovændringerne i arbejdsmiljøloven senest med udgangen af året. 2) UC Lillebælt lever op til lovgivningen på handicapområdet senest med udgangen af året 3) At medlemmerne i arbejdsmiljøorganisationen har viden om sammenhængen mellem stress, trivsel, og sygefravær samt hvordan der kan arbejdes med 4) APV 2011 gennemføres i november med mindst 65% deltagelse. Side 5/8

6 HAU konkluderede at: 1. og 2. målsætning er opfyldt. 3. målsætning er ikke opfyldt. 4. målsætning kan først vurderes når APVén er gennemført. APVén gennemføres som planlagt i november, så målet kan vurderes til HAU-mødet i december. Mht. til 3. målsætning, så overføres den, og der udarbejdes en plan for arbejdet med stress, når resultatet af APVén forelægger. I den nye arbejdsmiljøplan samt kompetenceudviklingsplanen skal der laves et evt. ressourceestimat for opfyldelse af målsætningerne og gennemførelse af kompetenceudviklingen. Følgende indsatsområder for arbejdet i arbejdsmiljøorganisationen for 2012 blev besluttet: Synliggørelse af HAU, LAUérnes arbejde i hele organisationen Synliggørelse og operationalisering af HAU s politikker Forebyggelse af stress Afrapportering af APV i foråret og opfølgning på APVén i efteråret Sekretæren for HAU laver et udkast til arbejdsmiljøplanen for 2012 der drøftes på næste HAU-møde i december. 9. Fraværsstatistik HAU drøftede UCL s sygefravær med og uden langtidssygdom og det sociale kapitel. Det vurderes, at sygefraværet er på et rimeligt niveau. Dog skiller eleverne og personer ansat under det sociale kapitel sig ud. Det blev drøftet hvad sygefraværet for det sociale kapitel skyldes, da jobbet som udgangspunkt er tilpasset den enkelte. Sygefraværet blev ligeledes drøftet på HSU-mødet den 12. september. Det besluttedes, at Løn og Personale ser nærmere på udfordringen omkring eleverne, og LSU erne anmodes om, at vurdere tallene med særligt fokus på at nedbringe langtidssygefraværet, identificering af særlige forhold, hvorpå der skal særligt fokus samt vurderer, hvorvidt der lokalt er særlige udfordringer i forhold til medarbejdere under Socialt Kapitel. Side 6/8

7 LAUerne anmodes om, at vurdere tallene med henblik på behovet for lokale indsatser samt generelle faktorer som HAU skal se nærmere på. Sekretæren for HAU sender fraværsstatistikken til LAUerne, og anmoder dem at vurdere ovenstående. 10. Easy og handleplaner vedrørende arbejdsulykker HAU drøftede muligheden for at bruge Easy, der i dag anvendes til at registrere arbejdsulykker ved arbejdstilsynet, til at forebygge arbejdsulykker. Det blev besluttet, ikke at anvende Easy grundet relativt få arbejdsulykker i UCL. Hver enkelt arbejdsulykke bliver allerede analyseret med henblik på forebyggelse. 11. Sundhedsfremmende EVU har indstillet, at HAU drøftede trivsel og sundhed på arbejdspladsen, med fokus på hvordan UCL kan understøtte sundhed fremover. I forhold til rygning og kost henvises til UCL s ryge- og sundhedspolitik, som beskriver mål og handlinger på områderne. Med hensyn til motionstilbud, massageordninger og frugtordninger, så mener HAU, at de fortsat skal initieres decentralt, fordi man lokalt har bedre kendskab til muligheder og behov. Det betyder også, at vi accepterer, at der kan være lokale forskelle på tilbud. HAU vil igangsætte centrale initiativer, hvis HAU s politikker giver anledning til det. 12. Orientering 1. /y arbejdsmiljøorganisering v. Erik Knudsen Ændringer efter bilaget med den nye arbejdsmiljøorganisering er sendt ud: U&V har eget LAU Enkelte enheder er stadig i overvejelser omkring at bibeholde et LAU eller at oprette et MiO. Side 7/8

8 Den nye bibliotekschef afklarer arbejdsmiljøorganiseringen omkring biblioteket. 2. APV v. Kirsten Larsen Planen for synliggørelsen af APVén blev fremlagt, og nogle af HAU s medlemmer vil blive bedt om at bidrage med inputs til kampagnen i form af videospots. Det blev under dette punkt drøftet hvor vidt vikarer og medarbejdere på 1. års kontrakt skal deltage i APVén, der hvor de aktuelt arbejder, og ikke der hvor de oprindeligt er ansat. Konklusionen er, at man hører til, der hvor man aktuelt har sin hovedbeskæftigelse. I forbindelse med seneste APV ønskedes et kortere tidsinterval mellem undersøgelsen og resultatet. Det er imidlertid opfattelsen, at det ikke er muligt grundet arbejdets omfang og behovet for grundighed. Mht. organiseringen af afrapporteringen blev det bekræftet, at bibliotekerne får en samlet rapport for at sikre anonymiteten. HAU ønsker, at der bliver udarbejdet en ensartet skabelon for tilbagemelding om handleplaner. Samtidig med at APV-rapporterne foreligger og udsendes, medsendes der et skema med formen på tilbagemeldingerne fra LAUerne til HAU i forhold til de lokale handleplaner. 3. Inspirationsdag/studietur v. Charlotte Fleischer Inspirationsdagen(ene) er udsat til efteråret, da Videnscenter på Arbejdsmiljø ikke kunne deltage i efteråret. Arbejdsgruppen vedrørende inspirationsturen består af Charlotte Fleischer og Ove Eskildsen. Gruppen fortsætter arbejdet med dagsorden, fastsættelse af dato, invitationer og budget så snart Videnscenter melder tilbage hvornår de kan bidrage til dagsordenen. 4. Indberetning i Easy v. Christian Jansson Der er registreret en ulykke siden sidst. Vedkommende slog sin skulder ved et fald fra en stol. 13. Eventuelt Ingen punkter under evt. NÆSTE HAU-MØDE ER INDTIL VIDERE PLANLAGT DEN 2. DECEMBER KL til PÅ BLANGSTEDGÅRDSVEJ FORUDSAT AT EVT. NYE HAU-MEDLEMMER HAR MULIGHED FOR AT DELTAGE Side 8/8