INSTRUKS FOR REGISTRERING OG STATUSSKIFT, BLOD. Dansk Reuma Biobank

Transkript

1 Instruks for registrering og statusskift, blod Formål At registrere blodfraktioner i registreringsmodulet tilhørende Regionernes Biobank (A: Daglig indregistrering af blod/blodmaterialer), samt at skifte status på blodfraktioner, der allerede er registreret i registreringsmodulet (B: Statusskift, blod). Der arbejdes på en dataudveksling mellem DANBIO og Regionernes Biobank. Når dette er etableret, vil det blive muligt bl.a. at hente oplysninger om samtykkestatus ved at trykke på en knap ved navn hent fra DANBIO. A. Daglig indregistrering af blod/blodmaterialer Procedure 1) Åben registreringsmodulet Regionernes Biobank. Figur 1 2) Log ind: indtast brugernavn og adgangskode (figur 1). Side 1 af 11

2 Figur 2 3) Vælg: registrer prøve. Skærmbilledet i figur 2 kommer frem. 4) Vælg evt. laboratorium. 5) Indtast eller scan evt. eksternt prøvenummer/rekvisitionsnummer. 6) Alternativt indtast patientens CPR nummer. Patientens navn kommer frem. 7) Kontroller at patientens navn stemmer med rekvisitionen. 8) Indtast Rekvirerende Afdeling. 9) Indtast dato og tidspunkt for Materiale udtaget af patienten samt Materiale modtaget i laboratoriet. 10) Vælg formodet primært organ: Reuma. 11) Angiv eventuelle supplerende informationer, f.eks. hvis der af den ene eller anden årsag ikke er materiale til Biobank. 12) Patientsamtykke til Biobank vælges som ved ikke (samtykkestatus hentes fra DANBIO, når dataudveksling bliver mulig) 13) Vælg transporttemperatur for materialet. 14) Der skal p.t. ikke vælges projekt. 15) Anfør eventuelt mangelårsag nedenunder, hvis der ikke er materiale til hele standardsættet. Side 2 af 11

3 Figur 3 16) Vælg fanebladet: Detailoplysninger (figur 3). 17) Vælg: Tilføj materiale. 18) Vælg type (blod). 19) Vælg fraktionssæt. 20) Der knyttes ikke projekt til fraktionerne. 21) Indtast status tidspunkt, hvilket er det tidspunkt, hvor prøvehåndteringen påbegyndes. Tryk OK, hvorved der fremkommer en oversigt over fraktionerne. Side 3 af 11

4 Figur 4. 22) I oversigten over fraktioner (figur 4) fjernes eventuelle fraktioner, som der IKKE er materiale til ved at markere dem og klikke på Fjern markerede. Tjek at dato og tider er korrekte, ellers rettes disse til under rediger fraktion (sorter ikke på rækkefølgen!). Bemærk at alle fraktioner nu stemples med status håndtering start. 23) Tryk på GEM (figur 4). Herved tildeles hver fraktion et fraktionsid, f.eks. 02DK (se forklaring under supplerende oplysninger). N.B! Der må aldrig tildeles fryserplads, hvis man får fejlmeddelelsen at der ikke er tildelt fraktionsid, idet fryserpladserne låses og efterfølgende ikke kan genbruges. Dvs. at de for efterfølgende vil stå tomme Side 4 af 11

5 Figur 5 24) Marker fraktionerne fuldblod-edta, plasma-edta, buffy coat-edta og serum. Marker fryseren, hvor materialet skal placeres, og tryk Find ledig fryser placering (figur 5). Marker TEMPUS/PAXgene rørene og den fryser, hvor disse skal placeres. Tryk Find ledig fryser placering. PAXgene fryseren kan i praksis sagtens være en del af den fryser, som indeholder de øvrige fraktioner. Side 5 af 11

6 Figur 6 25) Fraktionerne har nu fået tildelt fryserplaceringer (fig. 6), f.eks. F4-R1-B1-B2 (fryser 4, rack 1, boks 1, plads B2). 26) Marker alle fraktioner og tryk på Gem og udskriv labels. Når materialet er håndteret og klar til indfrysning laves der statusskift. Se sektion B: statusskift, blod. 27) Udskriv evt. oversigten, og tag denne med for at sikre korrekt placering af prøverne. Afslut med GEM. 28) Tryk Menu for at vende tilbage til hovedmenuen. Supplerende oplysninger Herunder angives eventuelle uddybende kommentarer til de enkelte punkter. Ad 2) Alle brugere oprettes af superbrugerne. Superbrugerne oprettes af administratoren for webmodulet. Ad 22) Fraktionerne tildeles plads i den rækkefølge de er listet på skærmbilledet. Vælger man at sortere fraktionerne ved klik på kolonneoverskrifterne, vil efterfølgende pladstildeling ske i den aktuelle rækkefølge. Det er muligt kun at vælge givne fraktioner til placering i en fryser og andre fraktioner til placering i andre frysere f.eks. virtuelle frysere. Hvis fraktionssættet indeholder fraktioner som skal placeres i en fryser ved -80 grader hhv. en fryser ved -20 grader kan to frysere vælges og pladstildelingen foregå i en arbejdsgang. Side 6 af 11

7 Kodningen i fraktionsid: F.eks. fraktionsid: 02DK DK = nummereringsmetode DK = Danmark = indleverende afdeling (sygehusafdelingskode) 11 = Årtallet (2011) = blodprøvenummer i biobank.00 = altid 00 for blodprøver -01 = internt biobank-materialenummer..01 = biobank fraktionsnummer. Ad 24) Fraktionernes placering. F.eks. F1-R1-B1-A3. F1: Fryser 1 (kan evt. omdøbes til et relevant navn) R1: Rack 1 B1: Box 1 A3: Rum A3 Side 7 af 11

8 B: Statusskift, blod I forbindelse med håndtering af blod til biobanken skal det registreres i Regionernes Biobank, hvornår håndteringen startes samt, hvornår rørene indfryses og evt. flyttes til -80 C (PAXgene). Ved indregistreringen af prøvepakken, stemples alle fraktionerne automatisk med Håndtering start. Når fraktionerne sættes i fryseren og når PAXgene rørene flyttes fra -20 C til -80 C, laves der statusskift i modulet. Proceduren for statusskift beskrives i det følgende. 1) Åben registreringsmodulet Regionernes Biobank. 2) Log ind: indtast brugernavn og adgangskode. Figur 7. 3) Vælg Materialeoversigt (figur 7). Side 8 af 11

9 Figur 8. 4) Sæt cursor i tilføj fraktionsid (figur 8). 5) Indscan nummer. Tryk tilføj. Eller find fraktionerne ved at indtaste relevante oplysninger under Søg i fraktioner øverst i billedet og tryk vis oversigt. Side 9 af 11

10 Figur 9. 6) Marker de relevante fraktioner og skift til relevant status (fig. 9). Nederst i billedet i rubrikken sæt status på markerede vælges den nye status. Anfør korrekt dato og tidspunkt og tryk skift status. For fraktionerne fuldblod-edta, plasma-edta, buffy coat-edta og serum skiftes status til i fryser når de sættes i -80 C fryseren. For PAXgene rørene skiftes status til Nedfrysning, når de sættes i -20 C fryser. 7) Tryk på Gem fraktionsændringer. (Tryk på menu for at afslutte). 8) Når PAXgene rørene sættes i -80 C fryser, laves der statusskift til I fryser. Marker de relevante fraktioner, vælg status I fryser, tjek at dato og tidspunkt er korrekt og tryk Skift status. Ny status er nu angivet som I fryser. 9) Tryk på Gem fraktionsændringer og udskriv oversigt eller pakkeliste for at sikre korrekt placering af prøverne. 10) Tryk på menu for at afslutte. Side 10 af 11

11 Dokumenttype: Instruks, registrering og statusskift blod, version 2 Udarbejdet af: Tina Kringelbach Revisionsansvarlig: Tina Kringelbach Gældende for: Prøveindsamlende afdelinger Godkendt af: - Godkendelse: dd-mm-åååå Gældende fra: Målgruppe: Prøveindsamlende personale Faglig ansvarlig: Estrid Høgdall Senest revideret: Side 11 af 11