Budgethåndbog HUM/SAMF 2018

Transkript

1 Økonomicenter HUM/SAMF Dokument dato: Dokumentansvarlig: HSB Senest revideret: Senest revideret af: HSB Dato for næste revision: juni 2018 Godkendt dato: Godkendt af: ØHS Sagsnr.: Budgethåndbog HUM/SAMF 2018 Procedure om store og små erfaringer til budgetlægning på HUM og SAMF FORMÅL OG AFGRÆNSNING Vær meget opmærksom på at budgettere korrekt på måneder og omkostningerne ikke pr. automatik fordeles ligeligt. Hvis ønsket, kan der systemmæssigt foretages en fordeling af budgettet i forhold til forrige års forbrug på måneder. I Ankerbudget/datagrundlag på fællesdrevet budgetteres der kun for budgetår Der forbruges normalt flere forbrugsomkostninger den sidste del af året end den første. Tag hensyn til dette i budgetteringen på måneder. Vær ligeledes opmærksom på, at der realiseres ikke nær så mange forbrugsomkostninger i månederne juni og juli pga. sommerferie. INDHOLDSFORTEGNELSE Budgethåndbog HUM/SAMF FORMÅL OG AFGRÆNSNING... 1 INDHOLDSFORTEGNELSE

2 INDHOLD... 3 STÅ indtægter heltidsuddannelser... 4 STÅ indtægter balanceproblematikken... 4 Aktiverede på heltidsuddannelser... 5 Færdiggørelsesbonus... 6 Taxameterindtægt og deltagerbetaling deltidsuddannelser... 6 Udenlandske selvbetalere (USB)... 7 Udvekslingsstuderende - Ind- og udgående... 7 Fripladser... 8 IT-Vest uddannelsesmidler... 8 Basisforskningsmidler Uddannelsesindtægter og Indtægter for ekstern forskning og deltagerbetaling... 9 Basisforskningsmidler BFI-point Basisforskningsmidler Ph.d. grader Indtægtsdækket virksomhed UK Eksterne projekter (UK95 og UK97) Øvrige formål IT Vest udviklingsmidler (efter ansøgning) Interne bidrag Ændring i hensættelse til feriepenge Af- og nedskrivninger SAMF/HUM fælles Skoler Studienævn EVU VIP løn (SAMF: 511xx og HUM: 411xx) D-VIP løn eksterne lektorer, undervisningsassistenter og bedømmelsesudvalg (SAMF: 511xx og HUM: 411xx)

3 Frikøb Ph.d. taxameter Øvrige omkostninger og indtægter (inkl. eksterne salgsindtægter) Køb og salg af timer mellem hovedområder og internt på SAMF/HUM Institutbudget (UK10) inkl. evt. overskud/underskud på UK Investeringsbudget Intern handel OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK OVERORDNEDE RAMMER KONTAKT / ANSVAR BEGREBSDEFINITIONER BILAG INDHOLD 3

4 STÅ indtægter heltidsuddannelser Prognosticeres af ØA i samarbejde med niveau 2 og 3. Omfatter prognose for STÅ optjent i perioderne; 1/ / (2018) 1/ / (2019) 1/ / (2020) Halvårs STÅ dækker perioden 1/9-28/2. (vintertælling) Omfatter kun de STÅ, der udløser STÅ indtægter fra UI. Prognose for antal STÅ opdelt på; Årene 2018, 2019 og 2020 Studienævn Bachelorer Kandidater Campus Takstgruppe FFL takster 2018 Niveau 1: Foreløbig STÅ prognose 20. september Endelig STÅ prognose 11. oktober. Der udsendes foreløbig STÅ prognose fra ØHS den 21. september inkl. tjeklister til skolerne. Ole Jespersen eller Helle Sohn kontakter instituttet, såfremt den endelige prognose fra ØA giver anledning til væsentlige ændringer. Data skal være indtastet i Ankerbudgetarket og Prophix senest den 1. november. Kontakter Ole Jespersen og Helle Sohn fra Fakultetskontoret, såfremt der opstår spørgsmål i forbindelse med udfyldelse af tjekskemaer eller andet. Den 5. oktober returnerer skolerne de udfyldte tjeklister. ØA/ØHS vurderer om det giver anledning til justering af effektiviteter m.v. Indtaster endelig STÅ-prognose i template i Prophix senest 1. november. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudget på fællesdrevet. Der skal sikres en god dialog mellem studienævnsformænd, studieledere, institutledere, fakultetskontoret og ØA for prognosearbejdet af antal STÅ på studienævnsniveau. STÅ indtægter balanceproblematikken Prognosticeres af niveau 1 og 2. Omfatter prognose perioden; Niveau 1: Prognose for (22. september). Der er ikke planer om at lave ændringer, så vi forventer, at aftalen fortsætter. Indtaster data fra niveau 1 i template i Prophix 1. november. Indtaster data fra niveau 1+2 i Anker- Medregnes i STÅ heltidsuddannelserne. Inkluderer free movers (anden aftale) og samarbejdsaftalerne. 4

5 Omfatter kun de STÅ, der udløser STÅ indtægter fra UI. Prognose opdelt på; Årene 2018, 2019 og 2020 Takstgruppe FFL takster På baggrund af alle fakulteters indmeldinger, beregner ØA den endelige belastning ift. direktionens beslutning om fordelingsmodel. Ole Jespersen og Helle Sohn udarbejder prognose senest den 19. oktober. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november. Kontakt de studienævn, der måtte have en ubalanceproblematik. budget/datagrundlag på fællesdrevet. Aktiverede på heltidsuddannelser Prognosticeres af niveau 2 og 3. Omfatter prognose for STÅ optjent i perioderne; 1/ / (2018) 1/ / (2019) 1/ / (2020) Omfatter kun det antal, der udløser STÅ indtægter fra kommunen. Videresender materialet fra ØA hurtigst muligt. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november Data sendes til ØHS i tilhørende regneark senest den 20. oktober. Indtaster data fra niveau 3 i template i Prophix 1. november. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudget/datagrundlag på fællesdrevet. Aktiverede skal søge på lige fod med KOT optaget på adgangsbegrænsede uddannelser. Det betyder, at der ikke er reserveret et antal studiepladser til denne gruppe og studiekontoret ved først primo august, hvor mange der er optaget på ordningen. Prognose for antal personer opdelt på; Årene 2018, 2019 og 2020 Studienævn Bachelorer Kandidater Campus Takstgruppe FFL takster

6 Færdiggørelsesbonus Prognosticeres af ØA i samarbejde med niveau 2 og 3. Omfatter prognose for færdiggjorte, der udløser bonus i perioderne; 1/ / (2018) 1/ / (2019) 1/ / (2020) Prognose for antal bonusudløsende færdiggjorte opdelt på; Årene 2018, 2019 og 2020 Studienævn Bachelorer Kandidater Campus Takstgruppe FFL takster Niveau 1: Foreløbig prognose udsendes 8. september Endelig prognose udsendes 17. oktober. Videresender materialet inkl. tjekliste fra ØA hurtigst muligt. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november Udarbejder flerårig prognose for færdiggørelsesbonus. Kontakter Ole Jespersen og Helle Sohn fra Fakultetskontoret, såfremt der opstår spørgsmål i forbindelse med udfyldelse af tjekskemaer eller andet. Den 5. oktober returnerer skolerne de udfyldte tjeklister. ØA/ØHS vurderer om det giver anledning til justering af effektiviteter m.v. Indtaster prognose for endelig færdiggørelsesbonus i template i Prophix senest 1. november. Indtaster endelig prognose i Ankerbudgetarket på fællesdrevet senest d. 20.oktober. Der udløses en bonus pr. bachelorstuderende, som færdiggør deres uddannelse inden for normeret tid + 1 år samt pr. kandidatstuderende, der færdiggør deres studie indenfor normeret tid. Der fastsættes FFL takster for BA og KA indenfor hver takstgruppe det vil sige seks takster i alt. Bevillingen er rammestyret, så den endelige takst kendes derfor først ultimo året, når budgetårets samlede dimittender opgøres for hele sektoren i løbet af efteråret. Opdaterede takster beregnes og udmeldes af ministeriet. Taxameterindtægt og deltagerbetaling deltidsuddannelser Prognosticeres af niveau 3. Omfatter prognose for antal årselever finansårene ØHS sætter budgettet for aktiverede årselever lig ØAs prognose, da det er så få. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november. fællesdrevet senest den 20. oktober. Indtaster data fra niveau 3 i template i Prophix 1. november. Data indtastes i Ankerbudgetarket på fællesdrevet senest 20. oktober. For at deltagerbetalingen kan blive udmøntet til fakulteterne i 2018, skal deltagerbetalingen være betalt og registreret senest 5. oktober Deltagerbetaling der indgår derefter, vil først blive udmøntet i 2019, da udmøntningen følger taxameterindtægterne. 6

7 Prognosen for årselever skal opdeles på; Årene Uddannelser med angivelse af takstgruppe Taxameter og deltagerbetaling. Det er vigtigt at få medtaget alle enkeltfagsstuderende samt eventuelle tompladser. Det anbefales, at se på de seneste års realiserede data via EVU rapporten i QV. Antal årselever skal angives. FFL takster Udenlandske selvbetalere (USB) Prognosticeres af niveau 1 og 2. Omfatter prognose for antal USB i finansårene Prognosen for USB skal opdeles på; Årene Studienævnsniveau med specialisering (studieretning) USB bliver placeret på den takstgruppe, fakultetet har flest studerende på, hvilket er takst 1 på både HUM og SAMF. Niveau 1: Ansvarlige for prognose for udsendes 17. oktober. Indtaster data fra niveau 1 i ankerbudgetarket hurtigst muligt efter den 17. oktober. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november. Indtaster data fra niveau 1 i template i Prophix 1. november. Indtaster data fra niveau 1 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Prognosen for 2018 skal anvendes til fordeling af midler til fripladser i budget Opgørelsen foretages i antal hoveder. FFL takster Udvekslingsstuderende Ind og udgående Prognosticeres af niveau 1 og 2. Omfatter prognose for ind- og udgående Niveau 1: Ansvarlige for prognose udsendes 27. Indtaster data fra niveau 3 i template i Som udgangspunkt placeres indtægten på instituttets indtægtsomkostningssted. Såfremt der skal videreføres penge til SN, 7

8 udvekslingsstuderende i finansårene Dækker perioden 1/9 31/8. Prognosen for årselever skal opdeles på; Årene Institut Antal ind- og udgående. Opgørelsen foretages i antal hoveder. FFL takster september. Indtaster materialet fra ØA i ankerbudgetarket hurtigst muligt. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november. Henvender sig til Ole Jespersen eller Helle Sohn, såfremt de mener, at der er afvigelser i forhold til ØAs prognose senest den 6. oktober. Prophix 1. november. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. skal beløbets størrelse, samt kontostreng angives til ØHS. Fripladser Budgettet (i kroner) kommer fra niveau 1. Omfatter årene Niveau 1: NOTE: ØA skal kontaktes med henblik på at få tilsendt en oversigt over indskrevne fripladsstuderende. Ole Jespersen og Helle Sohn udarbejder budget på studienævnsniveau senest den 20. oktober Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november. Indtaster data i template i Prophix 1. november fællesdrevet. IT Vest uddannelsesmidler Prognosticeres af niveau 3. Omfatter antal dimittender fra 2017 fordelt på ordinære kandidater og EVU. Takster fra IT Vest. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november Indtaster data for antal dimitterende på Indtaster data fra niveau 3 i template i Prophix 1. november. fællesdrevet. Som udgangspunkt placeres indtægten på instituttets indtægtsomkostningssted. Såfremt der skal videreføres penge til SN, skal beløbets størrelse, samt kontostreng angives til ØHS. 8

9 Skal angives i antal fra niveau 3 til niveau 2 og i kroner fra niveau 2 til niveau 1. hhv. heltidsuddannelser og EVU i Ankerbudget på fællesdrevet senest den 20. oktober. Basisforskningsmidler Uddannelsesindtægter og Indtægter for ekstern forskning og deltagerbetaling HUM og SAMF: Niveau 1: Basisforskningsmidler SAMF Performanceparametre opgjort 2 år før budgetår. SAMF: Basisforskningsmidler på institutniveau i Ansvarlige for prognose udsendes ultimo august/primo september. Indtastning af budgettal for 2018 skal senest ske den 1. november. Endelig den 3. november. Indtaster data i template i Prophix 1. november. fællesdrevet. Budget 2018: Institutternes basisforskningsmidler i 2018 er sammensat af en grundbevilling, der er lig med basisforskningsbevillingen i 2017, og en andel af væksten i basisforskningsbevillingen. Væksten i forskningsbevillingen fra 2017 til 2018 bliver fordelt til institutterne efter følgende performanceparametre opgjort 2 år før budgetår, dvs. i 2016: 45 % fordeles efter indtjente uddannelsesindtægter 20 % fordeles efter forskningsvirksomhed finansieret af eksterne midler (omsætning på UK95 og EVU deltagerbetaling) 25 % fordeles efter BFI-point 10 % fordeles efter antallet af færdiguddannede ph.d. Basisforskningsmidler HUM Budget 2018: Basisforskningsbevillingen fordeles til institutterne efter følgende performanceparametre opgjort 2 år før budgetår, dvs. i 2016: 45 % fordeles efter indtjente uddannelsesindtægter 20 % fordeles efter forskningsvirksomhed finansieret af eksterne midler (omsætning på UK95 og EVU deltagerbetaling) 25 % fordeles efter BFI-point 9

10 10 % fordeles efter antallet af færdiguddannede ph.d. Basisforskningsmidler BFI point HUM og SAMF: Performanceparametre opgjort 2 år før budgetår. SAMF: Basisforskningsmidler på institutniveau i Niveau 1: ØA fremsender den 1. september foreløbigt bud på BFI høsten 2016 til ØHS. Endelige BFI-point for 2016 udsendes 30. oktober. BFI prognose til budgetoverslagsår udsendes 13. oktober Indtaster data i template i Prophix. fællesdrevet. Indtastning af foreløbigt bud på BFI høsten senest den 6. september og endelige BFI-point den 30. oktober i ankerbudgetarket. Indtastning af endelige BFI-point i Prophix den 30. oktober. Basisforskningsmidler Ph.d. grader HUM og SAMF: Performanceparametre opgjort 2 år før budgetår. SAMF: Basisforskningsmidler på institutniveau i Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november. Indtaster data fra niveau 3 i template i Prophix 1. november fællesdrevet. Den enkelte grad skal først indtastes i det år, hvor graden tildeles (der går ofte flere måneder, fra en ph.d. har afsluttet sit ph.d.-forløb til graden endelig tildeles det kan sagtens være i to forskellige finansår). 10

11 Indtægtsdækket virksomhed UK90 Prognosticeres af niveau 3. Omfatter prognose for indtægter på indtægtsdækket virksomhed (UK90) for finansåret fællesdrevet senest den 20. oktober. Indtægter og omkostninger skal være indtastet og afstemt senest den 20. oktober i Prophix og RES. Indtaster data i Ankerbudget/datagrundlag på fællesdrevet senest 20. oktober. Indtaster alle indtægter og omkostninger i Prophix og RES inden 20. oktober. Skal som minimum indtastes for Indtægten dannes ikke automatisk i Prophix som ved budgettering af UK95 og UK97. Årets forventede indtægt (svarende til det, I fremsender faktura på til bevillingsgiveren i det aktuelle finansår) skal budgetteres på art på 52x, UK90, men den faktiske afregning skal ske på art Vær opmærksom på, at indtægter og omkostninger kan falde forskelligt på finansår, når det gælder UK90. Indtægterne kan eks. falde i 2018, mens omkostningerne kan falde i både 2017 og 2018, hvorfor der vil være et overskud i 2017 og et underskud i Dette kan klares ved at budgetlægge den del af indtægten, der modsvares af omkostninger i hvert af finansårene. Til sikring af den rette periodisering af indtægterne, skal indtægten for år til år periodiseres. OH genereres automatisk. Samlet set skal et uk 90 projekt give overskud. Det anbefales at man budgetlægger det forventede overskud på arten på UK90 og tilsvarende budgetlægger man det på UK10 på arten På den måde undgår vi, at der kommer afvigelser inden for hver underkonto. Når projektøkonomi realiserer overskuddet, som sker ved lukning af projektet, vil det ske på arten 71/

12 Det skal vurderes, hvorvidt der viser sig et mønster, der indikerer, at der er behov for at arbejde med buffere på UK90. Husk at budgettere både indtægter og omkostninger. Eksterne projekter (UK95 og UK97) Prognosticeres af niveau 3. Omfatter prognose for den realiserede indtægt (ekskl. medfinansieringen omsætningen svarer til det, der fremkommer under art 1.3 tilskudsfinansierede aktiviteter) på UK95 for finansåret Data skal være indtastet og afstemt i Prophix senest den 3. november. Indtægter og omkostninger skal være indtastet og afstemt senest den 20. oktober i Prophix og RES for min Udarbejd risikovurdering med bemærkning om hvorledes risici er beregnet. Niveau 2 sender skema. Indtaster data fra niveau 3 i template i Prophix 3. november. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Indtaster alle omkostninger i Prophix og RES senest 20. oktober. Skal som minimum indtastes for Generelt: Det anbefales, at et projekt budgetteres pr. måned for alle årene i projektets levetid i Prophix, så snart projektet er oprettet. Omkostninger, overhead og medfinansiering skal budgetteres, så de alt i alt svarer til den fulde bevilling og inden for bevillingsperioden. Der er oprettet tre forskellige buffergrupper i forbindelse med projektområdet. 1. Lav risiko gruppe der har projektnumrene Det anvendes, når der er modtaget tilsagn men der mangler oprettelse. 2. Mellem risiko gruppe der har projektnumrene Det anvendes, når der er ansøgt om et projekt, og det vurderes, at der er høj sandsynlighed for, at der indgås en aftale. 3. Høj risiko gruppe der har projektnumrene Det anvendes, når der ikke er ansøgt om et konkret projekt, men der er en forventning om en fremtidig aktivitet. Der skal sikres en god dialog mellem projektledere, projektsekretærer, institutsekretærer og institutleder i forhold til afstemning af det førstkommende års budget. Dette for at sikre, at der er ressourcer til frikøbet og at aktiviteten i de pågældende måneder i det førstkommen- 12

13 de budgetår kan afvikles. Restbudgettet skal hvert år afstemmes med restbevillingen, således det sikres, at hele bevillingen budgetteres og anvendes. Hensættelse til tab: Såfremt det for budgetåret er kendt, at et projekt giver underskud som følge af større medfinansiering/forbrug i året end der er bevilling til, skal der budgetteres hermed. Hensættelsen debiteres på SAMF: 52x og HUM: 43x, UK10, art og krediteres på SAMF: 52x og HUM: 43x, UK95, art Løn og frikøb: Frikøb skal budgetteres pr. måned for de medarbejdere, der allerede er ansat eller forventes ansat på AAU. Husk altid at få budgetteret den fulde lønomkostning på de personer, der skal frikøbes det være sig på SAMF: 52x (TAP) eller 511x (VIP, eksterne lektorer og undervisningsassistenter samt videnskabelige assistenter) og HUM: 43x (TAP) eller 411x (VIP, eksterne lektorer og undervisningsassistenter samt videnskabelige assistenter). Honorar til personer, der ikke er ansat på AAU, skal budgetteres som konsulentydelser og er dermed øvrig drift. Løn til studentermedhjælpere kan budgetteres og konteres direkte på projektet. Al anden løn skal budgetteres på SAMF: 52x (TAP) og 511x (VIP, eksterne lektorer, undervisningsassistenter samt videnskabelige assistenter) og HUM: 43x (TAP) eller 411x (VIP, eksterne lektorer og undervisningsassistenter samt videnskabeli- 13

14 ge assistenter). Overhead: Dannes automatisk i Prophix på baggrund af projektets stamdata og samlede budgetterede omkostninger. Øvrige formål Budget kommer fra niveau 1. Niveau 1: Indtaster i Prophix senest 6. september. Niveau 2 fordeler midlerne videre til niveau 3 med indtægterne to år før budgetåret som fordelingsnøgle. Indtaster data fra niveau 1 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet efter 6. september. IT Vest udviklingsmidler (efter ansøgning) Prognosticeres af niveau 3. Omfatter prognose for Skal angives i kroner. Data skal være indtastet i Prophix senest den 1. november. fællesdrevet senest den 20. oktober. Indtaster data fra niveau 3 i template i Prophix 1. november fællesdrevet senest 20. oktober Bevillingerne er efter ansøgning og derfor sjældent kendt på budgetteringstidspunktet. Det anbefales, at lave en vurdering bl.a. på baggrund af historiske data. Som udgangspunkt placeres indtægten på instituttets indtægtsomkostningssted. Såfremt der skal videreføres penge til SN, skal beløbets størrelse, samt kontostreng angives til ØHS. Interne bidrag Budget kommer fra niveau 1. Omfatter prognose for årene Niveau 1: Endelig lokalebudget 20. oktober AAU fællesbidrag 6. september. Niveau 1: Indtaster data i Prophix. AAU fællesbidrag fordeles ud fra fakulteternes indtægter 2 år tilbage, dvs. senest kendte regnskabsår. Dvs. budget

15 Omfatter; Lokalebidrag AAU Fællesbidrag Fordele lokalebudget på institutniveau primo september og endeligt den 20. oktober. Indtaster data for AAU fællesbidrag fra niveau 1 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. beregnes på baggrund af regnskab Lokalebudgettet genereres i Prophix. De poster som ikke kan henføres til direkte husleje fordeles ud gennem fordelingsprincipperne og kan ses i ankerbudgettet. Verificere lokalebudget på institutniveau 1. september. Ændring i hensættelse til feriepenge Budget kommer fra niveau 2. Indtaster data i template i Prophix 3. november. fællesdrevet. Der skal hensættes på baggrund af forskellen mellem den samlede løn af fastansatte mellem finansårene. Af og nedskrivninger Budget kommer fra niveau 2. Ansvarlige for udvidelser af prognosen i forhold til investeringer fra og med 1. oktober 2017 til og med Indtaster data fra Prophix investeringsmodul i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Afskrivninger på nye investeringer over kr skal afholdes af det investerende institut. Afskrivninger fra 2015 og før afholdes fortsat på fællesområdet. SAMF/HUM fælles Budgettet kommer fra niveau 2. Omfatter; Fakultetskontoret inkl. husleje Dekanens puljer Alle omkostninger skal være budgetteret i Prophix senest den 13. oktober. Indtaster data i template i Prophix senest den 13. oktober. fællesdrevet. Budgetteres konkret og skal godkendes af dekanatet. Der træffes på dekanatmøder beslutning om størrelsen af dekanaternes strategiske puljer og dekanernes rådighedspuljer. 15

16 Dekanens puljer fordelt forlods på institutniveau Fællesområdet o Ph.d. skolen o Kommunikation o Øvrigt Beregninger på flexjobordningen udmeldes fra ØA. Der skal hurtigst muligt i 2018 sikres en udmøntningsplan for dekanens strategiske puljer. Endvidere er der igangsat projekter i 2017, der har virkning i Skoler Budgettet kommer fra niveau 3. Udmelder samlet kronebevilling. Alle omkostninger skal være budgetteret i Prophix senest den 20. oktober. Indtaster data i Prophix senest den 20. oktober. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. CGS og LÆR skal indmelde ønsket fordeling af skolebevillingen på hhv. SAMF og HUM. Foreløbig takst til skoler for 2018 fastlægges på dekanatmøde SAMF den 23. august og dekanatmøde HUM den 23. august. Fast beløb kr D-VIP (ekskl. UA, EL) på skolens omkostningssted. Husk bl.a. at budgettere på skolens omkostningssted; Leje af haller mv. til afholdelse af eksamener Gæstebolig til gæsteforelæsere. Faglige eksperter i forbindelse med selvevaluering: Omkostningen falder hvert 3. år. Der er selvevaluering på alle SAMF uddannelser i Økonomi og Ledelse, Læring (SAMF), Sociologi og Socialt arbejde og Jura har selvevaluering i efteråret 2017 og skal først afsætte udgiften til faglige eksperter primo

17 Alle HUM uddannelser har selvevaluering primo 2018 og skal afsætte udgiften til faglige eksperter medio Der skal derfor afsættes udgifter til eksterne faglige eksperter (1 ekspert pr. uddannelse). Omk. må højest udgøre kr pr. ekspert inkl. aflønning, transport mv. Studienævn Budgettet kommer fra niveau 3. Udmelder samlet kronebevilling umiddelbart efter 1. prognose for STÅ er udsendt 20. september og endeligt, når den endelige STÅ er kendt 11. oktober. Alle omkostninger skal være budgetteret i Prophix den 20. oktober. Indtaster data i Prophix senest 20. oktober. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Foreløbig takst til skoler for 2018 fastlægges på dekanatmøde SAMF den 23. august og dekanatmøde HUM den 23. august. Taksterne på SAMF var i 2017: Takst 1 pr. STÅ kr Takst 2 pr. STÅ kr Taksten på HUM var i 2017: Takst pr. STÅ kr Samlet kronebevilling udsendes, når der foreligger en STÅ prognose. Inkl. D-VIP (ekskl. UA og EL) på SN s omkostningssted. Husk bl.a. at budgettere; Omkostninger til censorkops Omkostninger til studienævnsspecifikt software Særlig opmærksomhed på at få budgetteret ekstern censur korrekt på måneder. Husk budget til leje af eksamenslokaler og gæsteboliger. 17

18 EVU Budgettet kommer fra niveau 3. Alle omkostninger skal være budgetteret i Prophix den 20. oktober. Indtaster data i Prophix senest 20. oktober. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Inkl. D-VIP (ekskl. UA og EL) på masteruddannelsens omkostningssted. Behov for timer leveret af fast personale, eksterne lektorer og undervisningsassistenter, skal afklares mellem institut, skoleleder og uddannelsesleder, før budgettet for instituttet kan udarbejdes. Husk budget til leje af eksamenslokaler og gæsteboliger. På Økonomicentrets hjemmeside finder I en model til beregning af Masteruddannelserne. VIP løn (SAMF: 511xx og HUM: 411xx) Budgettet kommer fra niveau 3. Timebudget på studienævnsniveau for 2018 udsendes ultimo oktober, når den endelige STÅ prognose er opgjort. Behov for nye stillinger, forlængelser, overgangsstillinger mv. skal ansøges om hos dekanatet. Med ansøgningen skal der følge en række uddybende informationer. ØHS har udarbejdet en skabelon, der skal anvendes. Første version af stillingsplanerne skal være ØHS i hænde senest den 30. august. Uge 36/37 har dekanatet møder med institutterne omkring 1. version. Den 26. september skal institutterne indsende 2. version af stillingsplanen og i uge 40/41 har dekanatet møde Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Indtaster data i RES senest 20. oktober. Foreløbig takst til skoler for 2018 fastlægges på dekanatmøde SAMF den 23. august og dekanatmøde HUM den 23. august. Antal timer pr. STÅ er vejledende instituttet kan ikke tildele flere timer, end det har økonomiske ressourcer til. Det er altså en forudsætning, at der på instituttet er budgetmæssig dækning til udmøntningen. Ekstra budget til forhandlinger, anciennitetsstigninger, udbetaling af ikke afholdt ferie samt feriepengeudbetaling ved fratrædelse (min. en månedsløn) udsendes fra ØA. Husk at budgettere mindst en ekstra månedsløn til feriepenge ved fratrædelse. Se procedure for Lønbudgettering på AAU og procedure for Budgettering af 18

19 med institutterne omkring 2. version. Alle omkostninger skal være budgetteret i RES senest den 20. oktober. refusioner. D VIP løn eksterne lektorer, undervisningsassistenter og bedømmelsesudvalg (SAMF: 511xx og HUM: 411xx) Budgettet kommer fra niveau 3. Dekanatet skal godkende budgettet for eksterne lektorer og undervisningsassistenter. Budgettet (helt tal) skal medsendes materialet til stillingsplanerne. Budgettet skal være ØHS i hænde første gang senest den 30. august. Alle omkostninger skal være budgetteret i RES senest den 20.oktober. Fremsender budget den 30. august med angivelse af stillingsbehov Indtaster data i RES senest den 20.oktober. Taster data i Ankerbudgetarket på fællesdrevet senest 20. oktober. Eksterne lektorer (kun 511x (SAMF) og 411xx (HUM)) Omfatter alle timer omregnet til kroner, som kommer til udbetaling i det enkelte finansår på det enkelte institut (i modsætning til et studieår). Undervisningsassistenter (kun 511x (SAMF) og 411x (HUM)) Omfatter alle timer omregnet til kroner, som kommer til udbetaling i det enkelte finansår (i modsætning til et studieår). Lønkonteringen er ved rettidig indlevering af timesedlerne en måned bagud i forhold til den måned, hvor timerne er erlagt. Videnskabelige assistenter Skal budgetteres på 511x, da dekanatet også ansætter og afskediger denne stillingskategori. Bedømmelsesudvalg (kun 511x (SAMF) og 411x (HUM)) Pr. bedømmelse: 16 censortimer á 485,99 kr. til 2 bedømmere dvs. 32. timer. I alt kr. Liste over ansættelsesperioder for alle instituttets ansatte både VIP og D-VIP kan trækkes fra Scanpas. Husk at budgettere timer anvendt på D- VIP kompetenceudvikling. 19

20 Frikøb Budgettet kommer fra niveau 3. Alle omkostninger skal være budgetteret i Prophix den 20. oktober. Indtaster data i RES 20. oktober. fællesdrevet. Frikøb registreres i RES. Tjek at stillingskortet er oprettet med korrekt løn, således det budgetterede frikøb beløbsmæssigt bliver korrekt. Skal budgetteres på art på UK10 og på art på UK95/97. Frikøbet skal ske i dialog med institutleder og forskningsleder. Ph.d. taxameter Budgettet kommer fra niveau 3. Alle omkostninger skal være budgetteret i Prophix den 20.oktober. Indtaster data i RES 20. oktober. fællesdrevet. Der skal på 52x (SAMF) og 43x (HUM) budgetteres rejseudgifter til 2 eksterne bedømmere på ca kr. samt annuum mv., mens resten skal budgetteres som vejledningstimer og eksterne bedømmelsestimer på 511x (SAMF) og 411x (HUM). Der gives 16 censortimer til eksterne bedømmere, hvilket udgør kr. Timekompensation til formand udgør ca kr. Øvrige omkostninger og indtægter (inkl. eksterne salgsindtægter) Budgettet kommer fra niveau 3. Alle omkostninger skal være budgetteret i Prophix den 20.oktober. Indtaster data i Prophix 20. oktober. fællesdrevet. Dette kan eksempelvis være SDC indtægter, som i 2018 modsat tidligere år skal budgetteres pr. måned. Bedste budgetgrundlag for 2018 er pt. budgettet for 2017 fra SDC sekretariatet og dialog med de medarbejdere, der deltager i SDCsamarbejdet. 20

21 Køb og salg af timer mellem hovedområder og internt på SAMF/HUM Budgettet for 2018 afstemmes af niveau 2 på baggrund af indmeldinger fra niveau 3. Omfatter perioderne; Foråret 2017 og efteråret 2017 (2018) Budgettet i antal timer kommer fra niveau 3. Ansvarlige for indtastning i Prophix den 27. oktober. Indmelder til ØHS den 13. oktober nedenstående: Prognose for antal købte og solgte timer mellem hovedområder for perioden foråret og efteråret 2017 Opgjort på sælgende institut, købende studienævn samt antal timer Der skal foreligge aftalepapirer eller lign., når de faktiske timer skal opgøres og afregnes i november Giver ØHS besked, såfremt budgettet for 2019 og 2020 skal afvige fra budget 2018 samt evt. rettelser af budget. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Indtaster data i Prophix 27. oktober. Indtaster timer i indtastningsarket på fællesdrevet under budget 2018 køb og salg af timer. Det er kun af begge parter godkendte aftaler, der kan afregnes og dermed budgetteres. ØHS aftaler møder med de andre hovedområder for forventningsafstemning til budgettet for Institutbudget (UK10) inkl. evt. overskud/underskud på UK90 Budgettet kommer fra niveau 3. Opdeles i ankerbudgetarket i følgende: Forbrugsomkostninger (Art2 3.1) TAP (Art ) Øvrige (Herunder bl.a. Øvrig drift, OH indtægter og Over-og underskud på projekter.) Budget indtastes direkte i Prophix senest 20. oktober. Dog budgetteres TAP løn i RES, der selv overfører data til Prophix. Indtaster data fra niveau 3 i Ankerbudgetarket på fællesdrevet. Indtaster data i Prophix og RES 20. oktober. Liste over ansættelsesperioder for alle instituttets ansatte både VIP og D-VIP kan trækkes fra Scanpas. Refusioner: Tjek regler mv. her: ØHS udsender en oversigt/rettesnor for budgettering heraf. Annoncering i forbindelse med VIPansættelser budgetteres fra og med 2016 på institutniveau vær opmærksom på evt. behov for annoncering på udenlandske portaler mv. 21

22 Investeringsbudget Budget og ansøgning kommer fra niveau 3. Indtaster i investeringsmodulet i Prophix forinden resultatmålsmøderne for HUM og SAMF hhv. d. 28. september og den 2. oktober. Drøftes på dekanatsmøder d. 20. september. Udarbejder ansøgning og taster i investeringsmodulet i Prophix senest den 12. september. Ved investeringer over kr. skal der ansøges rektoratet herom. Særlige ansøgningsskemaer skal anvendes. Ansøgninger skal først godkendes af dekanatet, inden de fremsendes til godkendelse hos rektoratet. Investeringerne præsenteres for rektor på resultatmålsmøderne for HUM og SAMF hhv. d. 28. september og den 2. oktober. Investeringsansøgningerne godkendes på bestyrelsesmødet sammen med det øvrige budget. Intern handel Budget kommer fra niveau 3. Afstemmer intern handel på fakultetsniveau. Deadline 27. oktober i Prophix og Excel afstemningsark. Afstemmer intern handel på institutniveau. Deadline 13. oktober. Skabelon fra ØHS anvendes, ligger på fællesdrev. Indtaster data i skabelon fra ØA og Prophix senest den 27. oktober. Indtaster og afstemmer data i Prophix samt skabelon fra ØHS for intern handel mellem hovedområderne seneste den 13. oktober. Der henvises til retningslinjer for håndtering af intern handel på AAU. Vær opmærksom på, at få markeret de interne handler, som kan tilføres den månedlige indlæsningsfil til ØA og dermed automatisk blive omposteret. Intern handel mellem andre institutter og fakulteter skal budgetlægges på 81+86xxxx arter. 813xxxx+863xxxx = Indenfor fakultet 814xxxx+864xxxx = Udenfor fakultet Interne projekthandler skal budgetlægges på 71+76xxxx samt 85xxxx arterne. Når man sælger noget til en ukendt køber, vurderes det mest hensigtsmæssigt, at 22

23 ligge budgetposten på salg af varer og tjenesteydelser. Lig derfor posten på enten 212xxx eller 211xxx alt afhængig af om det er en vare eller en tjenesteydelse, da man ellers ikke vil have indtægten. Tastearket ligge på Økonomicentrets fællesdrev. OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK Proceduren er første gang udarbejdet til budget 2014, den revideres hvert år af økonomicenteret på HUM og SAMF. Proceduren godkendes i det samlede økonomicenterforum. OVERORDNEDE RAMMER Proceduren skal ses i sammenhæng med AAU proceduren for lønbudgettering. KONTAKT / ANSVAR Økonomicenter HUM/SAMF på Fakultetskontoret HUM/SAMF. BEGREBSDEFINITIONER ØHS Økonomicenter HUM/SAMF ØA Økonomiafdelingen på niveau 1 Niveau 1 Økonomiafdelingen Niveau 2 Fakultetskontoret Niveau 3 Institut, skoler og studienævn FFL 2018 Ultimo august 2017 forventes det politiske FFL 2018 forslag præsenteret af regeringen. USB Udenlandske selvbetalere. UK Underkonto. BILAG 23

24 Ankerbudgetarket fra ØHS til indtastning af datagrundlag for indtægtssiden. Tidsplan for budgetprocessen 2018 Skabelon til stillingsbehov Procedure for lønbudgettering på AAU Budgettering af refusioner Intern Handel tjekliste 24