CARLSHØJ Afdeling A1-A2-A3. Ordinært afdelingsmøde torsdag den 3. oktober 2013 kl på Lyngby Stadion

Transkript

1 CARLSHØJ Afdeling A1-A2-A3 Ordinært afdelingsmøde torsdag den 3. oktober 2013 kl på Lyngby Stadion 1. Velkomst v/ afdelingsformand Søren Vestergaard. 2. Valg af dirigent Tormod Ousager fra DAB er valgt til dirigent. Mødet er lovligt indkaldt og beslutningsdygtigt. 3. Valg af referent Dorthe Sode-Olsen er valgt til referent. 4. Valg af stemmeudvalg Jørgen Zeiner, Baunehøjvej 34 og Ole Halling, Baunehøjvej 40 er valgt til stemmeudvalg. 5. Afdelingsbestyrelsens beretning Inge fremlagde afdelingsbestyrelsens beretning: Bestyrelsen i afdeling A var efter afdelingsmødet i september 2012 Formand Søren Vestergaard, Næstformand Inge Jensen, kasser Lone Sode- Olsen, Annette Vestergaard, Henriette Vain, 1. suppleant Knud Kirk og 2. suppleant Michael Hansen. Bestyrelsesmedlem Annette Vestergaard, trak sig i maj, hvorefter Knud Kirk trådte. Husenes tilstand, har også i år fyldt meget i bestyrelsens arbejde, efter ekstraordinært afdelingsmøde den 31. maj 2012 hvor 47 stemmer af 48 mulige stemte imod helhedsplan i A1. I stedet blev på afdelingsmøde 24 september 2012 besluttet tag i A1, på blok 1 og 2 i disse dage kan vi se resultatet af Ejendomsleder Tommy Høj, rådgivere, DAB og bestyrelsens arbejde. Håndværkerne er godt i gang! Vinduer A2 og A3 i blok 3-6, Henriette og Michael holdt åbent hus i foråret med stor succes, beboerne kunne komme og se og prøve vinduer og altandøre. Ultimo oktober starter håndværkerne op i blok 5 og 6.

2 Ejendomspersonaler har gennemført - udendørsbelysning ved indgangspartierne der bliver malet ved indgangspartierne efter behov. - Briksystem på indgangsdørene virker til at fungerer efter hensigten nu hvor vi får fremmede håndværkere i området kan vi oplyse, at der er udleveres brikker, som kun holder en dag af gangen! - kælder/garageregistrering, det har været et kæmpe arbejde at få registreret kælderrum og tømt de rum ingen ville kendes ved. De ekstra kælderrum er ved at blive udlejet der findes en venteliste på ejendomskontoret. Nyhedsbrev, bestyrelsen har nedprioriteret dette pga. byggesager der er udsendt få siden sidste møde det beklages, men det er helt sikker at vi ser en fordel i at lave et nyhedsbrev, da det denne vej kan give besparelse på henvendelser til ejendomskontoret og administrationen Beboerhenvendelser, rækkefølgen e:r Ejendomskontoret, DAB og derefter bestyrelsen via mail post@carlshøja.dk. Legeplads mellem blokkene 2, 3 og 4 står færdig. Huslejetillæg på Køkken/bad. DAB er i gang med en registrering af håndværker og materialefakturaer fra tidligere. Bilag er kommet frem i lyset bestyrelsen vil efterfølgende se på løbetiderne sammen med DAB. Fastelavnsfest/loppemarkedet/juletræs-tændings-arrangement, i år var det bestyrelsen fra afdeling B s tur til at stå for fastelavnsfesten, igen et hyggeligt arrangement. Loppemarked og sommerfest blev holdt den 21. september med stor succes, der blev igen i år handlet legetøj, brugskunst og tøj i ca. 50 boder til festen om aften deltog ca. 150 med medbragt mad tilberedt ved gril og for børnene var opsat en hoppeborg, popcorn- og softicemaskiner. Afdeling B s sørøverskib blev indviet og man fandt ingen lig i lasten. Beretningen blev modtaget med klapsalver. 6. Orientering om byggeprojekter Bestyrelsen har bedt bygningsrådgiver Peter Jahn og Partnere (PJP) indhente tilbud. Arne Pedersen Snedkerfirma A/S leverede det billigste tilbud. Tidsplan blev gennemgået under mødet v/ Jacob Lemche, PJP. Tina Christensen, Poppelhegnet 13: Hvorfor kommer det til at strække sig over så lang tid? Jacob svarede at Processen tager så lang tid, bl.a. fordi byggeriet skal kvalitetssikres. Nogle vinduesfuger kræver en udbedring og det har firmaet også tænkt sig at lave. De Stilladser, der allerede står rundt omkring, kan delvis udnyttes når vinduerne kommer. Resten af vinduerne vil blive leveret via lift. PJP vil sørge for der undervejs kommer statusopdateringer til beboerne. Annelise: Drænrør i køkkenerne, kan de dækkes til? Om vinteren er der meget koldt. Forespørgslen er noteret i referatet. Der vil blive indhentet tilbud på det. Tina Christensen, Poppelhegnet 13: Hvorfor har man valgt netop den type vinduer? Jacob svarede at der har været flere ting med i overvejelserne. To vinduesproducenter har kommet med hver deres forslag. Energi/kvalitet/pris/lav omkostning/indvendig og udvendig vedligeholdelse har dannet baggrund for de valgte vinduer: Træ/alu vinduer i energiklasse C (et godt vindue, næsten 0% i energibalance), garanti i 10 år. Desuden er der også arbejdsmiljø, der gør sig gældende. I forbindelse med valg af glas, er der et bygningsreglement, der stiller krav.

3 7. A1: Forslag om vinduesudskiftning, gavlisolering og el Forslaget er stillet af afdelingsbestyrelsen og vedlagt indkaldelsen til beboerne i A1. Det omfatter projekt til anslået 6,3 mill. kr., der delvis lånefinansieres, jvf. det udsendte finansieringsoverslag. Det omfatter udskiftning af vinduer, isolering af gavle samt opgradering af elforsyning. Lejekonsekvensen udgør 2,36%, når projektet er gennemført. Erik Madsen, Baunehøjvej 21: Stor ros til bestyrelsen for at tage dette op. Michael Hansen og Henriettte Vain har et prøvevindue. Den 27. oktober kl har man mulighed for at se dette prøvevindue. Grunden til at det vil give mening at opgradere el, er at kablerne vi har nu, er underforsynet. Varmebesparelsen er ikke regnet ud endnu, men det forventes at der vil kunne spares penge. Afstemning: 66 stemmer for Ingen stemmer imod Ingen stemmer hverken for/imod Forslaget var dermed enstemmigt vedtaget. 8. Fremlæggelse af regnskab 2012 til orientering a) Afdeling A1 Ejendomsskat er lavere end budgeret. Vandafgift er større end budgetteret. b) Afdeling A2 Vandafgift er mindre end budgetteret. Energi er lavere end budgetteret. Alm. vedligeholdelse er lavere end budgetteret. c) Afdeling A3 Vandafgift er mindre end budgetteret. Energi er lavere end budgetteret. Alm. vedligeholdelse er lavere end budgetteret. Overskud de forskellige afdelinger er: A1 kr ,- A2 kr ,- A3 kr ,- Overskuddet går til nedbringelse af lån. Tommy nævnte at elblæsere bruger for kr ,- strøm om året. Der arbejdes på at finde en mere energirigtig løsning. Palm, Carlshøjvej 35: Blæseren i tørrekælderen kører hele ugen.

4 Jørgen Zeiner, Baunehøjvej 34: Når det regner udenfor og vinduet står åbent, er det nytteløst at blæseren kører. Beboerne tog regnskabsorienteringen til efterretning. 9. Fremlæggelse af budgetforslag 2014 til godkendelse a) Afdeling A1 1,73% i stigning Forslaget blev vedtaget med overvældende flertal, undtaget 2 stemmer for/imod. b) Afdeling A2 Ingen stigning Forslaget blev enstemmigt vedtaget. c) Afdeling A3 1,29% i stigning Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Lejereguleringerne træder i kraft fra februar Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er Henriette Vain samt Knud Kirk. Knud blev valgt som suppleant, men er i årets løb indtrådt i bestyrelsen i stedet for Annette Vestergaard. Lone Sode-Olsen, Søren Vestergaard og Inge Jensen blev alle valgt i 2012 for en 2-årig periode og er dermed ikke på valg i år. Der er ikke valg af formand, idet man på afdelingsmødet den 31. maj 2012 besluttede, at bestyrelsen selv konstituerer sig. Følgende stiller op: Henriette Vain: Ny legeplads, vinduer, sommerfest. Knud Kirk: Flyttede fra afd. B til afd. A, Brede idrætsforening, loppemarked, sommerfest. Jørgen Zeiner: Har været selvstændig, har ejet ejendomme, god til at sidde på pengene. Michael Hansen: Vinduer, vicevært i lundtofteparken, primus motor. Da Jørgen Zeiner er kandidat, udtræder han af stemmeudvalget. I stedet vælges Gitte Bernhard, Poppelhegnet boliger repræsenteret Udleveret 118 stemmesedler Indgivet 118 stemmesedler Heraf 6 ugyldige 112 gyldige stemmesedler

5 Heraf 4 blanke 108 angivne stemmesedler, hver med 2 stemmer/krydser 216 stemmer Stemmetallene var Knud Kirk 76 Henriette Vain 73 Michael Hansen 42 Jørgen Zeiner 25 Resultatet er dermed, at Knud og Henriette er valgt til bestyrelsen for 2 år. 11. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen Michael Hansen er på valg. Der vælges normalt to suppleanter Søren fortæller at suppleanter ingen stemmeret har. De har ikke mødepligt, men møderet. Michael Hansen vil ikke genopstille. Jørgen Zeiner og Erik Madsen, Baunehøjvej 21 stiller op. Kampvalg mellem Jørgen og Erik, da de begge ønsker at være 1. suppleant. Erik Madsen: Vil gerne se hvad der foregår og være med til at starte nyt op/socialt/æbletræer. Umiddelbart efter mødets afslutning optalte stemmeudvalget de afgivne stemmer, og meddelte valgets resultat til afdelingsbestyrelsen og de to kandidater: Indgivet 111 stemmesedler Heraf 3 ugyldige Gyldige stemmer 108 Heraf 8 blanke Stemmer i alt 100 Stemmetallene var Jørgen Zeiner 11 Erik Madsen 89 Erik Madsen er dermed valgt som 1. suppleant, og Jørgen Zeiner som 2. suppleant begge for en periode på 1 år.

6 12. Valg af repræsentantskabsmedlemmer a. Beslutning om valgmetode Afdelingsmødet besluttede at fortsætte den hidtidige praksis, hvor det overlades til bestyrelsen at udpege afdelingens medlemmer af repræsentantskabet. b. Evt. valg af 4 medlemmer til boligselskabets repræsentantskab I konsekvens af ovenstående beslutning udgik dette punkt. 13. Behandling af øvrige forslag Forslagene er vedlagt a. A2: Omlægning af dagrenovation v/afdelingsbestyrelsen Michael Hansen orienterede om forslaget: Flere fordele ved molokker i stedet for affaldsskakter er: Ingen lugtgener, ingen rotter, færre tømninger, betaler kun for det affald, der bliver smidt ud. Det er kommunen, der har besluttet at man skal til at sortere sit affald. Kommunen har meddelt at det vil blive kostfrit med gebyrer for os, hvis vi vil være med til at opstarte det. Forslaget er allerede vedtaget i A1. Forslaget sat til afstemning og vedtaget. b. A3: Omlægning af dagrenovation v/afdelingsbestyrelsen Forslaget blev behandlet sammen med forslag a. Forslaget sat til afstemning og vedtaget. c. Ændring af ordensregler hunde v/ Charlotte Juul-Hansen Forslagsstiller ændrede sit forslag til følgende ordlyd: Husordenen ændres, så der kan gives tilladelse til at holde 1 hund pr. husstand uanset hundens størrelse. Lene Bergstrøm: Der er meget lydt i lejlighederne. Carlshøj er ikke et godt sted at have hund. Michael Sode-Olsen, Baunehøjvej 40: Der er folk blandt beboerne, der ikke kan tåle hund.

7 Bestyrelsen opfordrer i øvrigt til, at når der bliver observeret at nogle holder hund, så bedes de skrive til kontoret. Der kan ikke gribes ind, før der foreligger noget på skrift. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning. Stemmeudvalget konstaterede et overvældende flertal imod forslaget, som dermed var forkastet. d. Saltning og grusning v/ Lene Bergstrøm Forslagsstiller præciserede sit forslag til følgende ordlyd: Der skal saltes og gruses effektivt på Carlshøj A s område (ikke på kørebanen) samt spærres af på farlige steder. Grundet dårlig belysning er det svært at se når der er glat. Det kunne være ønskeligt med bedre belysning, for at forhindre skader. Tommy fortalte at der bliver saltet fra kl. 6 om morgenen. Man kan ikke gruse når der holder biler. Henriette mener der bliver gruset og fejret som der skal. Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning. Stemmeudvalget konstaterede et overvældende flertal for forslaget, som dermed var vedtaget. 14. Eventuelt Jørgen Zeiner, Baunehøjvej 34: Gode resultater fra bestyrelsen. Klapsalver til bestyrelsen. Tina: Hvad lyder administrationsaftalen lyder på? Svaret fra Bodil Madsen, formand for selskabsbestyrelsen, var All inclusive. Mødet slut kl Dorthe Sode-Olsen Referent Tormod Ousager Dirigent