Referat af ordinært afdelingsmøde. Afholdt tirsdag den 26. juni 2018 kl. 18:30. Lyngby Stadion, Restauranten, 2800 Kgs. Lyngby

Transkript

1 CARLSHØJ AFDELING B7 B15 Til beboerne REFERAT Afdelingsmøde den 26. juni 2018 Udsendt den 10. juli 2018 MDR Side 1 af MR 3407 / Lejer : :30 Referat af ordinært afdelingsmøde Afholdt tirsdag den 26. juni 2018 kl. 18:30 Lyngby Stadion, Restauranten, 2800 Kgs. Lyngby Til stede var afdelingsbestyrelsen inklusiv suppleanter. I alt var 52 husstande inklusiv fuldmagter repræsenteret. Derudover deltog Michael Hansen fra selskabsbestyrelsen, Ejendomskontoret ved Tommy Høi Jensen, Dennis Christensen og Dorthe Fensbo, DAB. 1. Velkomst v. formand Claus Dahl Claus Dahl bød velkommen. 2. Valg af dirigent Claus Dahl foreslog Dennis Christensen fra DAB som dirigent og han blev valgt uden modkandidater. Dennis Christensen takkede og konstaterede mødet for beslutningsdygtigt, idet indkaldelsen til mødet var sket den 28. maj 2018, hvorfor tidsfristen på fire uger ifølge vedtægterne var overholdt. Dennis Christensen gennemgik den endelige dagsorden, herunder de seks indkomne forslag. En beboer spurgte til et manglende bilag, og dirigenten forklarede, at forslag vedrørende enkelte afdelinger kun bliver omdelt til de respektive afdelinger.

2 3. Valg af referent Dorthe Fensbo fra DAB blev foreslået og valgt som referent uden modkandidater. 4. Valg af stemmeudvalg Dirigenten spurgte til forslag til stemmeudvalg. Følgende tre kandidater blev valgt som stemmeudvalg: Michael Hansen, Poppelhegnet 3, st. tv. Klaus Jørgensen, Lyngvej th. Arne Poulsen, Poppelhegnet 8, 2. tv. 5. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning Formand Claus Dahl fremlagde afdelingsbestyrelsens beretning, se venligst vedlagte bilag 1. Der var ingen kommentarer til beretningen, og afdelingsmødet tiltrådte beretningen. 6. Godkendelse af afdelingens regnskab for 2017 Claus Dahl fik indledende ordet og fortalte, at afdelingsbestyrelsen i forbindelse med gennemgang af udkastet til regnskabet havde fundet to store poster, som ikke var blevet fordelt på alle afdelingerne. Claus Dahl fortalte, at disse store poster nåede at bliver fordelt i det endelige regnskab. Imidlertid fandt afdelingsbestyrelsen også nogle andre poster, som ikke var blevet fordelt på alle afdelingerne. Afdelingsbestyrelsen anbefalede derfor en godkendelse af regnskaberne med det forbehold, at fejlkonteringer bliver omposteret pr. 1. januar Dirigenten gav ordet til Dorthe Fensbo med henblik på gennemgang af afdelingernes regnskaber. Dorthe Fensbo indledte med at fortælle, at alle afdelingerne har haft et overskud på regnskaberne. I alle afdelinger har der været: 1. færre udgifter til vand som følge af en lavere pris end budgetteret, 2. højere renteindtægterne end budgetteret som følge af indestående samt 3. besparelser på ejendomsforsikringen. Afdelingerne B9-B15 har desuden haft færre udgifter til

3 renovation end budgetteret. Dorthe Fensbo gennemgik dernæst regnskabet for hver afdeling med angivelse af årets resultat og særlige forhold, mens Claus Dahl supplerede med oplysninger om afdelingernes henlæggelser inden afstemning om regnskaberne: B7: 7 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B8: 3 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B9: 2 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B10: 3 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B11: 7 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B12: 4 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B13: 10 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B14: 3 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt B15: 13 husstande fremmødt. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. Godkendt 7. Indkomne forslag a) Forslag om lukning af affaldsskakte i alle afdelinger fra afdelingsbestyrelsen. Dirigenten orienterede om, at forslaget ville indebære to afstemninger om dels lukning af affaldsskakte og etablering af 10 skraldeskure. Claus Dahl og Tommy Høj Jensen orienterede om baggrunden for forslaget. Der er krav fra Folketinget om affaldssortering, hvorfor forskellige løsninger

4 er blevet undersøgt. Såfremt affaldsskakterne bibeholdes vil det blive dyrere at overholde reglerne om affaldssortering pga. udgifter til både personale og miljøskure. Connie Andersen fortalte, at der er blevet indhentet mange forskellige tilbud og afdelingsbestyrelsen foreslår en løsning med opsætning af 10 vedligeholdelsesfrie, fremtidssikrede miljøskure. Tommy Høj Jensen fortalte, at skurene vil blive indrettet med en kombination af restaffald og sorteringsaffald. Desuden er skurene opbygget af moduler, så de kan udbygges, når der kommer krav om yderligere sortering. Claus Dahl fortalte, at miljøskurene vil blive etableret som et fælles anliggende ud fra fordelingsnøglen, så alle beboere kan benytte samtlige miljøskure. Efterfølgende foregik en drøftelse af forslaget. Det blev fremhævet, at ældre og gangbesværede beboere kan have svært ved at komme ned med affaldet, og en beboer opfordrede til, at man hjælper hinanden. En anden beboer spurgte om tørrepladserne vil blive nedlagt i forbindelse med etableringen af miljøskurene, og der blev svaret, at tørrepladserne ikke vil blive nedlagt. Dirigenten gik herefter videre til afstemning: Afstemning om nedlæggelse af skakter af afdeling B7-B10 og B12-B15 (skakterne i B11 er blevet nedlagt): Der var klart flertal for forslaget, idet 39 husstande som stemte for og 8 som stemte i mod. Forslaget blev vedtaget. Afstemning om etablering af 10 skraldeskure i afdeling B7-B15 til en samlet pris på kr.: Der var et klart flertal for forslaget. To husstande stemte imod. Forslaget blev vedtaget. b) Forslag om handicapparkeringspladser fra afdelingsbestyrelsen Tommy Høj Jensen fik ordet og fortalte, at Lyngby-Taarbæk Kommune har bedt om etablering af handicap parkeringspladser, idet B-afdelingerne har anlagt nye og flere parkeringspladser i forbindelse med etableringen af den runde parkeringsplads.

5 Dennis Christensen uddybede, at der er tale om et pålæg fra kommunen om etablering af handicappladser, og samtidig er der ifølge lovgivningen krav om, at forslaget skal forelægges beboerne på et afdelingsmøde. Dirigenten gav forsamlingen mulighed for at stille spørgsmål og kommentarer til forslaget med følgende uddybende respons: Tommy Høj Jensen forklarede, at det koster en del at etablere de store parkeringspladser, hvorfor udgiften kommer op på kr. Parkeringspladserne er til alle, som er i besiddelse af et handicap kort. Dirigenten forklarede, at såfremt et flertal stemmer imod forslaget, da vil forslaget blive givet videre til selskabets bestyrelse. Herefter vil Lyngby- Taarbæk Kommune pålægge bestyrelsen at etablere handicap parkeringspladserne. Afstemning om forslag om etablering af handicap parkeringspladser: Der var klart flertal for forslaget. Seks husstande stemte imod forslaget. Forslaget blev vedtaget. c) Forslag om isolering af facade B13. Claus Dahl og Tommy Høj Jensen orienterede om baggrunden for forslaget. En facadeisolering vil medføre besparelser på varmen, idet bygningen ikke er isoleret. Lyngby-Taarbæk Kommune har udarbejdet en lokalplan med bestemmelser for bygningernes udseende. Lokalplanen indebærer blandt andet, at der ikke må opsættes skifer. Claus Dahl fremhævede at det vil være hensigtsmæssigt at igangsætte projektet nu, idet forsikringsselskabet i forbindelse med brandsagen vil kunne bidrage til projektet via tilskud til opsætning af stilladser. Claus Dahl fremhævede, at den maksimale pris vil være kr., med en forventet besparelse på stillads via brandsagens forsikring hos Codan. Claus Dahl anbefalede at stemme for forslaget, idet besparelsen via forsikringen ellers går tabt. Afstemning om isolering af facade B13: Otte husstande stemte imod forslaget og to husstande stemte for forslaget. Forslaget blev ikke vedtaget.

6 d) Forslag om grill på altan fra Per Christensen, Poppelhegnet 8 st. th. Dirigenten gav ordet til forslagsstiller Per Christensen, som fortalte, at han ønsker at kunne grille hjemme. Per Christensen fortalte, at han har undersøgt reglerne. Per Christensen fremhævede, at altanerne opfylder reglerne for at grille med gas. Gasgrill oser mindre og desuden er det sikkerhedsmæssigt mere forsvarligt, idet en gasgril kan slukkes med det samme. Herefter blev forslaget drøftet i relation til husorden, størrelsen på altanerne, sikkerhedskrav mv. Dirigenten foreslog, at afdelingsbestyrelsen arbejder videre med forslaget med henblik på behandling på det kommende afdelingsmøde i efteråret. Det blev besluttet at afdelingsbestyrelsen arbejder videre med forslaget og kontakter forslagsstiller ved behov. e) Forslag om køkkentillæg fra Helle Ryberg, Poppelhegnet 2. st. th. Dirigenten spurgte ind til forslaget og konstaterede, at der er tale om en beboersag, som ikke behandles på afdelingsmødet. Dirigenten konstaterede samtidig, at problemstillingen skal undersøges nærmere. f) Forslag fra afdelingsbestyrelsen om lukning af fælles rum i B15 til afstemning i B15. Bodil Madsen fortalte, at afdelingsbestyrelsen har sendt forslaget med henblik på, at beboerne selv kan bestemme, hvordan rummet skal bruges. Beboerne i B15 drøftede forslaget og herefter gik dirigenten videre til afstemning om forslaget. Forslag om fortsat brug af rummet som hobbyrum: Fire husstande stemte for forslaget. Der var et klart flertal imod forslaget. Forslaget blev ikke vedtaget. Forslag om at rummet nedlægges og væggen fjernes, og pladsen inddrages og sammenlægges med cykelkælderen: Der var et klart flertal for forslaget. Fire husstande stemte imod forslaget. Forslaget blev vedtaget.

7 8. Eventuelt Dirigenten spurgte om forsamlingen havde spørgsmål eller kommentarer under punktet. Der blev spurgt til baggrunden for betalingen til vedligehold af altaner i B14. Claus Dahl forklarede, at det på et afdelingsmøde tilbage i blev besluttet at sikre midler til den fremadrettede vedligehold. Tommy Høj Jensen informerede om, at bestyrelsen har besluttet, at der skal renses altaner i nogle afdelinger i år og nogle til næste år. Der blev spurgt til gamle grill-pladser ved B7, og Claus Dahl fortalte at afdelingsbestyrelser arbejder med et oplæg til grill-områder, så det kan blive lidt mere lækkert at grille og spise mad på udearealerne. Der blev spurgt til evt. etablering af et allergi-vaskeri i B7, hvor duftsæbe ikke må blive brugt. Claus bekræftede, at det tidligere er blevet besluttet at lave et vaskeri for allergikere, og det er fortsat noget, som afdelingsbestyrelsen vil arbejde med. En beboer foreslog at etablere vaskemaskiner, som selv doserer med allergivenlig sæbe. Forslaget blev givet videre til afdelingsbestyrelsen. Der blev spurgt til information til to-sprogede, som måske ikke kender reglerne for at grille mv. Claus Dahl oplyste, at husordenen er blevet oversat til engelsk, og endvidere har kommunen et særligt ansvar for at støtte nye beboere med anden baggrund. Der blev spurgt til udfordringer med bomsystem ved den nye, runde parkeringsplads. Tommy Høj Jensen bekræftede, at der er udfordringer med bommen mv., hvorfor der er blevet sendt en klage til byggerådgiveren og der bliver arbejdet på at løse problemet. Der blev spurgt til evt. etablering af flisesti fra B10 ved runde parkeringspladser ned mod legepladsen. Det blev oplyst, at afdelingsbestyrelsen overvejer men endnu ikke har taget stilling til en etablering af stien. Det blev oplyst, at der var varme på hovedrøret i husene i maj måned. Tommy Høj Jensen forklarede, at der var udfordringer med justeringen af det nye CTSsystem, og fortalte, at problemet skulle være løst. Der blev spurgt ind til udfordringer i forbindelse med byggepladsen ved B11. Tommy Høj Jensen oplyste, at det er EKAS, som styrer byggesagen, hvorfor henvendelser herom skal ske til EKAS.

8 En beboer fra B15 opfordrede til at gøre noget ved hele kælderen. En beboer fra B14 beklagede, at vasketøjskurvene bliver fjernet. Tommy Høj Jensen bekræftede, at det er ærgerligt, at nogle tager vasketøjskurvene med op i lejlighederne. Dirigenten oplyste herefter, at afdelingsmødet ikke kan beslutte noget, medmindre der er blevet stillet et forslag. Dirigenten takkede for de mange kommentarer og konstaterede, at alle punkterne på dagsordenen var blevet behandlet. Claus Dahl takkede Dennis Christensen for at dirigere et godt møde. Han takkede de fremmødte for god ro og orden, og han takkede afdelingsbestyrelsen for den store arbejdsindsats. Mødet slut: kl Referent: Dorthe Fensbo