Referat af ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 24. september 2015 kl Lyngby Stadion, mødelokale 1, 2800 Lyngby

Transkript

1 CARLSHØJ Afdeling B-11 mdr Referat af ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 24. september 2015 kl Lyngby Stadion, mødelokale 1, 2800 Lyngby Til stede var repræsentanter for i alt 39 husstande, der fordelte sig således: opgang 24: 17 husstande opgang 26: 9 husstande opgang 28: 13 husstande Afdelingsbestyrelsen var repræsenteret ved Bodil Madsen, Claus Dahl og Jacobine Jørgensen. Selskabsbestyrelsen var repræsenteret af Erik Madsen, formand for A-afdelingerne. Ejendomskontoret var repræsenteret af ejendomsleder Tommy Høj Jensen. Fra DAB deltog projektleder Jane Nelson, forvaltningskonsulent Tormod Ousager og forvaltningssekretær Birthe Gram. 1) Velkomst Afdelingsformand Claus Dahl bød velkommen til mødet og udtrykte glæde over at se så mange beboere til mødet. 2) Valg af dirigent Claus Dahl foreslog på afdelingsbestyrelsens vegne Tormod Ousager som dirigent. Han valgtes uden andre kandidater og takkede for valget. Herefter gennemgik han dagsordenen og konstaterede, at afdelingsmødet var indkaldt i overensstemmelse med boligselskabets vedtægter og dermed var beslutningsdygtigt. 3) Valg af referent og stemmeudvalg Dirigenten oplyste, at afdelingsbestyrelsen foreslog Birthe Gram som referent, og hun valgtes hertil uden andre kandidater. Susanne Bess og Erik Nielsen blev valgt til at bistå dirigenten i stemmeudvalget.

2 Side 2 4) Orientering om byggesag og udvalg Projektleder Jane Nelson fra DAB orienterede om baggrunden for projektet. Hun oplyste bl.a., at der var blevet foretaget en betonundersøgelse i 2008 af adgangsaltaner og en tilstandsrapport i Begge viste behov for at foretage renovering. I 2012 besluttede afdelingsbestyrelsen at igangsætte rådgivere, der udarbejdede et foreløbigt idèkatalog/helhedsplan med udgangspunkt i de tekniske undersøgelser. For at få økonomisk støtte fra Landsbyggefonden (LBF) er det et krav, at der udarbejdes en helhedsplan. LBF har besigtiget afdelingen i marts 2014 og har tilkendegivet, at renoveringen kan gennemføres som en støttesag, ligesom LBF har givet en foreløbig melding på, hvilke arbejder den vil kunne støtte. Der er foretaget supplerende undersøgelser i 2014 og De har vist nedbrydning af beton på altaner og svalegange, ligesom bygningen har behov for efterisolering, nye vinduer og nye badeværelser, der hvor de endnu ikke er blevet moderniseret. Herefter orienterede Jane Nelson generelt om byggeudvalg. Hun fortalte bl.a., at byggeudvalget varetager det løbende arbejde med sagen, og at byggeudvalget kan holde møder med kort varsel, hvis det er påkrævet. Byggeudvalget følger projektets udvikling på byggeudvalgsmøder og træffer beslutninger både i planlægnings- og udførelsesfasen. For eksempel tager byggeudvalget stilling til ændringer i projektet teknisk og inden for den økonomiske ramme. Byggeudvalget forelægges dispositionsforslag, projektforslag og hovedprojekt, og det medvirker ved prækvalifikation af entreprenør og ved godkendelse af materialeprøver. Byggeudvalget mødes efter behov - normalt hver anden måned. Det er projektlederen, der indkalder til møder og udarbejder dagsorden i samråd med rådgivere, og det er en ekstern rådgiver, der skriver referater fra byggeudvalgets møder. Nedsættes der ikke et byggeudvalg, vil det være afdelingsbestyrelsen, der indgår i byggesagen på vegne af beboerdemokratiet. Herefter var der mulighed for at stille spørgsmål: Der blev spurgt om, hvorfor der ikke allerede blev nedsat et byggeudvalg på informationsmødet i februar måned. Hertil oplyste dirigenten, at på daværende tidspunkt fungerede selskabsbestyrelsen som byggeudvalg. Det havde siden vist sig ikke at være den optimale struktur, hvorfor afdelingsbestyrelsen i forståelse med selskabsbestyrelsen havde stillet det forslag, som skulle behandles senere på mødet.

3 Side 3 Fra salen blev spurgt om, hvad der sker, hvis entreprenøren går konkurs. Jane Nelson oplyste, at den entreprenør, der til sin tid skrives kontrakt med, skal være solvent samt give en tilfredsstillende garantistillelse. En beboer undrede sig over, at der foreligger et projekt, uden at beboerne har været involveret. Hertil oplyste Claus Dahl, at der er udarbejdet skitse til et projekt, men at der ikke er besluttet noget, eftersom det netop kræver, at beboerne involveres og får mulighed for at tage stilling til projektet. Claus Dahl tilføjede, at der er mulighed for økonomisk støtte fra LBF, hvis afdelingen beslutter at udarbejde en helhedsplan, men at der også er mulighed for, at afdelingen selv kan finansiere en lidt mindre renovering og dermed ikke udarbejde en helhedsplan og heller ikke være afhængig af LBF. Jane Nelson oplyste supplerende, at det, der nu foreligger, er et foreløbigt skitseprojekt, og at det vil være et byggeudvalgs opgave at medvirke til at omdanne dette til et egentligt projekt, der kan forelægges for beboerne og til sin tid besluttes på afdelingsmøde. Jane Nelson oplyste, at projektet under alle omstændigheder må afvente vedtagelsen af Lyngby-Taarbæk Kommunes lokalplan, da denne vil sætte rammer for afdelingens fysiske udtryk. Der blev spurgt, om man skal besidde specielle kompetencer for at være medlem af et byggeudvalg. Jane Nelson svarede, at det ikke er nødvendigt, men man skal have interesse for byggesagen og for boligafdelingen. Der er tilknyttet rådgivere til projektet og det er dem, der har det faglige ansvar for at udarbejde den tekniske del af projektet. Claus Dahl tilføjede, at under projektet vil der være milepæle, der skal ud til beslutning af beboerne på et afdelingsmøde, og for at nå frem til disse milepæle, er det nødvendigt med et byggeudvalg for at medvirke i processen. En beboer gjorde opmærksom på pjecen En byggesags forløb, der beskriver processen i en byggesag, og at den kan findes på DAB s hjemmeside. En beboer udtrykte bekymring for, om et byggeudvalg ville kunne sidde og bestemme hendes fremtid i boligafdelingen. Hertil svarede Jane Nelson, at det kan byggeudvalget ikke, men at byggeudvalget medvirker til at nå frem til det materiale, der skal danne beslutningsgrundlag for beboerne, og at det altid er afdelingsmødet, der træffer beslutninger om større arbejder i afdelingen samt om de økonomiske konsekvenser i form af huslejereguleringer.

4 Side 4 5) Forslag om byggeudvalg Dirigenten gennemgik afdelingsbestyrelsens forslag og oplyste, at hvis afdelingsmødet beslutter, at der skal nedsættes et byggeudvalg, vil det i henhold til forslaget blive sammensat af 1 repræsentant fra hver af opgangene 24, 26 og 28 1 repræsentant udpeget af og blandt afdelingsbestyrelsen 1 repræsentant udpeget af og blandt selskabsbestyrelsen Der må kun være én repræsentant fra hver bolig. Claus Dahl motiverede forslaget med, at det er afdelingsbestyrelsens holdning at brede beslutninger og indflydelse ud, så fleres meninger og ønsker kan tilgodeses. Derfor er det en god idé med et byggeudvalg, hvis beboerne i B-11 vil have mere indflydelse - ellers vil det være afdelingsbestyrelsen, der handler på afdelingens vegne. Han tilføjede, at den repræsentant til byggeudvalget, som bliver valgt fra selskabsbestyrelsen, ikke behøver bo i højhuset. Fra salen blev spurgt, om der skal vælges suppleanter for medlemmerne i byggeudvalget. Dirigenten svarede, at som forslaget er formuleret, skal der ikke vælges suppleanter. Der blev spurgt, om der kan nedsættes underudvalg til byggeudvalget. Dirigenten oplyste hertil, at de, der måtte blive valgt som opgangsrepræsentanter, har mulighed for at rådføre sig med de øvrige beboere i opgangen. En beboer mente, at det var kritisabelt med et selvsupplerende udvalg. Dirigenten oplyste, at som forslaget var formuleret, så var byggeudvalget ikke selvsupplerende. Såfremt et medlem afgår, så er det derimod den pågældende valggruppe og ikke byggeudvalget selv der skal udpege en ny repræsentant. En beboer spurgte, hvornår der fastsættes økonomisk ramme for byggeudvalget. Dirigenten oplyste, at byggeudvalget allerede har en økonomisk ramme for sit arbejde, idet selskabsbestyrelsen tidligere har bevilget midler til at forberede materiale, der kan præsenteres for og tages beslutning om blandt beboerne på et afdelingsmøde. For selve renoveringen vil det til sin tid være afdelingsmødet, der fastsætter en økonomisk ramme for gennemførelse af projektet. Fra salen blev spurgt om, hvem er det er, der definerer rammerne for sagen og de milepæle, der skal ud til beslutning på afdelingsmøde.

5 Side 5 Dirigenten oplyste, at hver gang, der skal bevilges penge, skal byggeudvalget have en godkendelse. Dette kan ske enten i selskabsbestyrelsen mht. boligselskabets midler, eller på afdelingsmøde mht. boligafdelingens midler. En beboer mente, at byggeudvalget vil få frie hænder, hvis det kun er penge, det skal spørge beboerne om, og at der derfor ligger en stor magt i byggeudvalget. Beboerne vil i så fald ikke få mulighed for at svare nej til de ting, de ikke bliver spurgt om. Bodil Madsen svarede hertil, at det jo netop er opgangsrepræsentanterne, der kan tale med de øvrige beboere i opgangene. Mange beboere har gode spørgsmål, som de kan stille og få svar på gennem opgangsrepræsentanterne. Fra salen blev foreslået at sende referat fra byggeudvalgsmøderne ud til beboerne, så beboerne kan følge med. Jane Nelson oplyste, at referaterne tilgår medlemmerne af byggeudvalget og afdelingsbestyrelsen, og at afdelingsbestyrelsen kan vælge at formidle dem videre. Afdelingsbestyrelsen tilkendegav, at den ville sørge for, at referaterne lægges på afdelingens hjemmeside gennem sin web-ansvarlige, pt. Jacobine Jørgensen. En beboer nævnte, at da skitsen til, hvordan højhuset kan komme til at se ud, blev præsenteret, var beboerne ikke blevet spurgt om noget, så beboeren syntes, at det var mærkeligt nu at vælge et byggeudvalg. Jane Nelson svarede, at formålet med skitseprojektet var at få LBF i tale og på besigtigelse. Lokalplanen kommer til at bestemme rammer og muligheder for det fysiske udtryk. Bodil Madsen supplerede med at oplyse, at det hidtil reelt er rådgiverne, der er fremkommet med deres oplæg, så om det endelige resultat til sin tid bliver det forslag eller noget helt andet, det vil være op til byggeudvalget og senere hen afdelingsmødet. Herefter afsluttede dirigenten debatten og foreslog en kort pause, så beboerne kunne få mulighed for at drøfte sagen indbyrdes, inden forslaget kom til afstemning. Efter pausen gav dirigenten ordet til Claus Dahl, for afdelingsbestyrelsens afsluttende bemærkninger til debatten om forslaget. Claus Dahl fremhævede, at hvis beboerne ønsker decentral indflydelse, så bør man have et byggeudvalg, da det ellers vil være afdelingsbestyrelsen, og dens udskiftelige medlemmer, der får indflydelsen. På afdelingsbestyrelsens vegne anbefalede han derfor beboerne at stemme ja til forslaget.

6 Side 6 Dirigenten oplyste, at afstemningen ville ske skriftligt og forklarede proceduren for dette. Stemmeudvalget indsamlede og optalte stemmesedlerne og dirigenten bekendtgjorde herefter resultatet: Der var afgivet i alt 78 stemmer, hvoraf 1 stemmeseddel var ugyldig og 4 stemmesedler var blanke. Af de resterende stemmer var 62 stemmer for forslaget, og 11 stemmer imod. Hermed var afdelingsbestyrelsens forslag om etablering af byggeudvalg vedtaget. 6) Valg af opgangsrepræsentanter til byggeudvalg Der skulle herefter vælges en repræsentant fra hver af opgangene til byggeudvalget: Opgang 24 Der opstillede to kandidater: Jakob Holm Jørgensen, Lyngvej 24, 7. th. Bodil Madsen, Lyngvej 24, 2. tv. Kandidaterne præsenterede sig, og afdelingsmødet havde mulighed for at stille spørgsmål til dem. Dirigenten oplyste, at afstemningen ville blive skriftlig og forklarede proceduren for dette. Erik Nielsen udtrådte af stemmeudvalget, da han selv bor i opgang 24, og stemmeoptællingen blev foretaget af det resterende stemmeudvalg bestående af Susanne Bess og dirigenten. Dirigenten bekendtgjorde resultatet: Af de afgivne 31 stemmer havde Bodil Madsen opnået flest, og var dermed valgt til byggeudvalget som repræsentant for opgang 24. Opgang 26 Bent Midstrup, Lyngvej 26, 8. th stillede op. Ingen andre ønskede at stille op, og dermed var Bent Midstrup valgt til byggeudvalget som repræsentant for opgang 26. Opgang 28 Charlotte Vendelboe, Lyngvej 28, 4. tv stillede op. Ingen andre ønskede at stille op, og dermed var Charlotte Vendelboe valgt til byggeudvalget som repræsentant for opgang 28.

7 Side Herefter konstaterede dirigenten, at dagsordenen var udtømt, og han gav ordet tilbage til formanden. Claus Dahl takkede dirigenten for mødeledelsen og de fremmødte for en god og lødig diskussion under afdelingsmødet og ønskede alle en god tur hjem. Mødet sluttede kl Tormod Ousager Dirigent Birthe Gram Referent