Brugsvejledning til administration af forsamlingshuse på LDF hjemmesiden for en landsdelsbruger

Transkript

1 Brugsvejledning til administration af forsamlingshuse på LDF hjemmesiden for en landsdelsbruger Indhold Britta Scholz Landsforening Danske Forsamlingshuse c januar Forord 2 2 Den nye hjemmeside Brugere Brugeradgang Administrationsmenu Forsamlingshuse Oprette et nyt hus Status Ret Generelt Data Billede Informationssider Bestyrelsesmedlemmer Bladmodtagere Adresse Kontakter Landsdelsforeninger Generelt Hovedbillede Billede Informationssider Bestyrelsesmedlemmer Bladmodtagere Adresse Kontakter Kalender

2 5 Billeder på hjemmesiden 11 6 Den offentlige side 12 1 Forord Denne brugsanvisning kan bruges på skærmen. Hvis man ikke uskriver den, er der mulighed for at hoppe rundt i dokumentet. Hver gang, der ses en rød ramme om en tekst eller et tal, kan man klikke på rammen og kommer til referencen. Klikker man altså i inholdsfortegnelsen på afsnittet med Billeder, hopper man direkte til siden med det afsnit. Samtidig vil der vises inholdsfortegnelsen i venstre side i den nyeste Adobe Reader, hvorfra man også kan klikke sig direkte til emnet man ønsker at læse om. Hvis er er et [+] foran et emne i indholdsfortegnelsen, kan emnet udvides ved at klikke på det. 2 Den nye hjemmeside I september 2012 blev en renoveret udgave af Landsforeningens hjemmeside lanceret. På siden findes en offentlig område og et område for medlemmer. Som landsdelsbruger kan du administrere dine medlemshuse og din landsdelsafdeling på hjemmesiden. 2.1 Brugere Alle bestyrelsesmedlemmer fra landsdelsbestyrelsen kan få brugernavn og adgangskode. Der skal bare oplyses landsdelsforeningens navn, personens navn og -adresse og personens telefonnummer og gerne adressen inkl. kommunen, for at uddele brugernavn og adgangskode. Samtidigt vil personen også blive skrevet op til nyhedsmailen fra landsforeningen med samme -adresse. 2.2 Brugeradgang Som landsdelsbruger skal man logge ind på adressen ser man følgende skærmbillede (se figur 1): Figur 1: Skærmbillede af forsiden Mangler du en brugeradgang, send en mail til it@forsamlingshus.net eller 2

3 med de ovennævnte oplysninger og du vil få en adgangskode i løbet af få dage. Ved indtastning af brugernavnet er det meget vigtig at bruge store og små bogstaver korrekt og særtegn, ellers bliver man ikke logget ind. Mit brugernavn er Vejle Britta, men jeg skriver som regel Vejle-Britta. Det tog mig noget tid at finde ud af, hvorfor jeg ikke blev lukket ind. 2.3 Administrationsmenu Siden der åbner, ligner slet ikke den offentlige side, se figur 2 Figur 2: Skærmbillede af menuen på Opslagstavlens funktion har jeg endnu ikke opdaget, så klik bare på ordet Menu i den sorte bjælke. Der ruller en gardin med menupunkter ned. Nu vil du kunne vælge mellem 2 menupunkter: Forsamlingshuse, se afsnit 3 Landsdelsforeninger, se afsnit 4 3 Forsamlingshuse Når du vælger menupunktet Forsamlingshuse, får du en liste over alle kendte huse i din landsdel, også huse, der ikke længere er aktive, se figur 3 Figur 3: Skærmbillede af listen med medlemshuse To af overskrifter i listen kan bruges til at sortere listen med. Standard er sortering på husets navn fra A-Å. Klikker man på overskriften Husnavn vendes sorteringen til Å-A. Vil man se kun aktive huse, klikker man på overskriften Status. Den lille trekant ved siden af overskriften indikerer for det første, hvad der sorteres efter, og for det andet i hvilken retning der sorteres. Når den vender nedad er sorteringen A-Å og når den vender opad er sorteringen Å-A. 3

4 3.1 Oprette et nyt hus Du kan oprette et nyt hus ved at bruge knappen Indsæt oppe til højre. Der er nødvendigt, at oprette huset, før, der kan gives adgang til husets bestyrelse. Når du har klikket på knappen indsæt, får du følgende skærmbillede, se figur 4 Du kan nøjes med at indtaste husets navn, men som den røde stjerne Figur 4: Skærmbillede: opret et nyt hus * indikerer, er det et must. Husk at gemme. Alle andre data må du vælge at lade husets bestyrelse sørge for. Du kan dog hjælpe dine medlemmer, hvis de er computerforskrækkede, med at fylde data i de forskellige faner og felter. Følg da brugsanvisning i afsnittet Status Statussen afgør om huset er synligt på den offentlige side eller ej. Er huset Aktivt, kan den ses på hjemmesiden. Ved at klikke på ordet Aktivt for et hus, ændres status til Deaktivt og huset vil hverken kunne googles eller findes på landssidens hjemmeside. Det bør være landsdelskassereren, der vedligholder status på landsdelens huse, idet kontingentets betaling må give adgang til at være synligt. 3.3 Ret Ved at klikke på Ret har man som landsdelsbruger mulighed for at rette på et valgt hus oplysninger. Figur 5: Skærmbillede af rettelse for et hus Linien under den sorte bjælke med overskriften Forsamlingshuse viser følgende overskrifter, der hver især indeholder et undermenu: 4

5 Generelt Data Billede Informationssider Bestyrelsesmedlemmer Bladmodtagere Adresse Kontakter Hver af undermenupunkterne vil jeg forklare i det efterfølgende Generelt Som overskriften Generelt indikerer, findes her de mest oplagte oplysninger om et forsamlingshus, nemlig husets navn og dens generelle beskrivelse. Figur 6: Skærmbillede: Ret Generelt Desværre er der for mange huses vedkommende ikke skrevet noget i den generelle beskrivelse. Prøv som landsdelsbruger at formidle, at det er her hvor huset kan promovere sine særlige tilbud og styrker. Alle Forsamlingshuse har et eller andet, som de er særlig dygtige til. Det kan være, at bestyrelsesmedlemmerne er blevet så vant til deres styrke, at de ikke længere kan få øje på den. Men ved at skal formulere den, bliver styrken styrket. Husk at gemme ændringer ved at klikke på knappen Gem i den sorte overskriftsbjælke Data Data er overskriften på faktaoplysninger for huset, som landsforeningen har udviklet igennem mange års bestræbelser for at finde en lidt ensartet kategorisering for forsamlinghuse. Vi kan allesammen lide varedeklarationen, når vi handler ind, og dette afsnit er varedeklarationen for huset. Under offentlig transport vil vi gerne indikere for husets kunder, om der findes f.eks. en bus eller togstation i nærheden. For nogle kunder er det væsentlig, at huset er handikapvenligt, for andre er p-pladserne væsentlige, mens andre igen har brug for at kunne lade bile stå hjemme. Alle felter i dette fakta-ark er kun forslag. Hvis et felt står tomt, vil det ikke vises på hjemmesiden. 5

6 Figur 7: Skærmbillede: Ret Data Billede Billede er overskriften for husets billedearkiv. Hust kan vælge at offentliggøre mange billeder, som kan give kunderne en ide om, hvad der kan lade sig gøre. Figur 8: Skærmbillede: Ret Billede Ved at udskifte billeder ind i mellem kan man formidle indtrykket, at der sker noget i huset Informationssider Informationssider er husets mulighed for at oprette særlige sider med oplysninger, der ellers ikke passer i de andres siders sammenhæng. Figur 9: Skærmbillede: Ret Informationssider Sandsynligvis vil der stå en side ved navnet Vedtægter og en ved navnet Aktuelt. Som landsdelsbruger bør du fjerne disse sider, hvis de står tomme. Siderne er blevet oprettet i forbindelse med importen af den gamle hjemmeside, hvor man ikke kunne oprette eller slette sider efter behov. Det virker ikke særlig proffessionelt, når der på siden kun står, at der ikke er indtastet data. Derfor anbefaler jeg, at jeres huses sider gennemses og at de tomme sider fjernes. Når en side slettes, popper der en lille vindue op, se figur 10: 6

7 Figur 10: Skærmbillede: Bekræft slettelse Denne sikkerhedsspørgsmål skal forhindre, at du sletter noget, du ikke ville slette Bestyrelsesmedlemmer Figur 11: Skærmbillede: Ret Bestyrelsesmedlemmer Husets bestyrelsesmedlemmer burde alle være oprettet her, se figur 11. Der er dog ofte nogle mennesker, der ikke ønsker at står offentlig frem. Så minimumskrav til oplysninger her må være formandens og kasserers oplysninger. Hvis huset sætter billeder på sine bestyrelsesmedlemmer, opfatter jeg det som en service for husets foreningsmedlemmer Bladmodtagere Bladmodtagere er en lidt misvisende overskrift. Figur 12: Skærmbillede: Ret Bladmodtagere Landforeningen har ikke råd til at sende mere end eet blad til et hus. Her kan der oplyses en adresse til bladets forsendelse, som ikke er husets adresse. Der er stadig en del huse, der ikke har postkasse på selve forsamlinghuset. Derfor skal vi kunne sende blad og anden post til en eksisterende adresse Adresse Denne adresse er husets fysiske adresse! Det er meget vigtigt, at der her oplyses husets adresse - og ikke formandens eller 7

8 Figur 13: Skærmbillede: Ret Adresse postkassens adresse. Som beskrevet i det foregående, er postadressen muligt at indtaste under Bladmodtagere, se afsnit og formandens adresse kan både oplyses under Bestyrelsesmedlemmer, se afsnit eller under Kontakter, se afsnit Husk at opgive den korrekte virksomhedsform, som forhåbentlig er forening, se skærmbillede 13 Oplysningerne herfra står i venstre side af den offentlige side, og genererer den korrkte vises på landkortet, der er del af den offentlige side Kontakter Undermenuen kontakter indeholder der oplysninger om hvem husets kunder kan kontakte, og disse oplysninger er på huset forside. Nogle af felterne er rester fra den gamle hjemmeside, men hvis de står tomme, vises de ikke. Figur 14: Skærmbillede: Ret Kontakter Husets kunder er som regel interesseret i en udlejer eller vært. Men også kassereren kan være vigtigt at kontakte. Er postadressen alternativt hos formanden, kan det også opgives her, se figur 14 4 Landsdelsforeninger Når du vælger Landsdelsforeninger, bør du kun kunne se din egen landsdelforening. Som det fremgår af figur 15, kan du kun rette i din forenings oplysninger. Skulle foreningen nedlægges eller skulle der blive oprettet en ny landsdelsforening, er 8

9 Figur 15: Skærmbillede: Landforeningen det der kan gøre det. Vælger man at rette sin forenings oplysninger, kommer man til følgende skærmbillede, se figur 16 Figur 16: Skærmbillede: Landsdelsforeninger forside Opbygningen adskiller sig ikke meget fra menuen for at rette et hus. Der findes følgende undermenupunkter: Generelt Hovedbillede Billede Informationssider Bestyrelsesmedlemmer Bladmodtagere Adresse Kontakter Kalender Hver af undermenupunkterne vil jeg forklare i det efterfølgende. 4.1 Generelt Underrubrikken Generelt huser foreningens navn og en generel beskrivelse af foreningens formål og aktiviteter. 4.2 Hovedbillede Hvis foreningen har et bogmærke eller logo, er det her den skal placeres, for at vises i forskellige sammenhæng. 9

10 4.3 Billede Foreningerne har sjældent bygninger at råde over, så jeg har ikke rigtigt fundet ud af, hvad slags billeder der bør gemmes her. 4.4 Informationssider Her kan landsdelsforeningen profilere sig. 16 Figur 17: Skærmbillede: Landsdelsforeninger informationssider I Trekantens Forsamlingshuse har vi her en side med vore vedtægter, en side med vore refereater, der altid ligger som pdf, således det er den godkendte tekst en side med aktiviteter og en med vores kalender. Har en landsdelsforening særlige ting, den vil gøre opmærksom på, kan den bare indrette tilsvarende informationssider. 4.5 Bestyrelsesmedlemmer På samme måde, som det enkelte hus kan oprette sine bestyrelsesmedlemmer, kan landsdelsforeningen gøre det. 4.6 Bladmodtagere Her bør landsdelsforeningen oprette en adresse for hvert bestyrelsesmedlem. Det er meget vigtigt, at alle landsdelsbestyrelsesmedlemmer altid er orienteret om landsforeningens aktiviteter. Det er også på sin plads, at tilmelde alle medlemmer med til nyhedsbrevet, der udsendes tiere end bladet. 4.7 Adresse Denne adresse vil fremstå på landsdelsforsiden. 4.8 Kontakter Dette punkt er ikke relevant at udfylde 4.9 Kalender Kalenderen er en god måde at samle tidspunkter for relevante aktiviteter i foreningens område. 10

11 5 Billeder på hjemmesiden Udover billeder på informationssiden og ved bestyrelsesmedlemmer, kan der altid indsættes billeder i det aktuelle redigeringsfelt, der ligner den almindelige tekstbehandling. Man finder billede-ikonet i værtøjslinien, se skærmbillede 18. Når den vælges popper der et nyt vindue op, se skærmbillede 19: I den nye Figur 18: Skærmbillede af Billedeikonet i værktøjslinien Figur 19: Skærmbillede af Indsæt/rediger billede ramme, der popper op (se skærmbillede 20, hvor man nu skal klikke på det lille ikon med mapperne, se den røde kreds. Det åbner igen et nyt vindue, der viser overblikket over dine tilgængelige billeder. Hvis mappen er tom, skal du uploade det eller de billeder, du vil bruge. Det betyder du kopierer dem fra din pc til hjemmesiden. Klik på Upload og følgende ramme kommer frem, se skærmbillede 21: Vinduet er desværre ikke helt på dansk. Choose Files åbner stifinderen til din egen pc, og nu kan du afmærke og udvælge alle de billeder, du vil indsætte i din tekst. Hvis du vil pynte mange steder med billeder, er det en god ide at organisere dem på hjemmesidearkivet i forskellige mapper, så du ikke mister overblikket. 11

12 Figur 20: Skærmbillede af Mappen billeder på hjemmesiden Figur 21: Skærmbillede af Upload et billede 6 Den offentlige side Når du kigger på resultatet, se figur 22, kan du få øje på en del forandringer. Foreningens medlemshuse bliver vist på en Google landkort og peger man på prikken på landkortet, får man navn, adresse og telefonnummer på hvert hus. Foreningens kalender er til højre og nedenfor den generelle beskrivelse kommer en alfabetisk liste af alle aktive medlemshuse i landsdelsforeningen. Til venstre under menupunkterne og kontaktoplysninger er der så links til landsdelens egne sider. 12

13 Figur 22: Skærmbillede af landsdelens offentlige side 13