Procesoptimeringsaftale Pilot Fyn

Transkript

1 Procesoptimeringsaftale Pilot Fyn Vejdirektoratet er i færd med at udvikle et nyt vejdriftkoncept, som skal være fastlagt i forbindelse med udbud i For at fastlægge en række elementer i det nye vejdriftkoncept, skal der gennemføres pilotprojekter. Dette er beskrevet i notat af , som er bilagt denne procesoptimeringsaftale. Pilotprojekterne indeholder bla. ændring af afregning fra udførelseskrav til tilstandskrav, både på planlagte og uplanlagte arbejder. Endvidere skal der gennemføres pilotprojekter med afregning efter tilstandskrav. Pilot Fyn indeholder ændring fra udførelseskrav til tilstandskrav på en række planlagte og uplanlagte arbejder i en afgrænset del af vejcenter Syddanmark Fyn. For den resterende del af vejcenter Syddanmark (herefter benævnt Sønderjylland) gennemføres afregning efter de afregningsformer, som blev fastlagt ved kontraheringen efter udbud 2008, og som foreligger i det gældende kontraktgrundlag. Denne procesoptimeringsaftale Pilot Fyn planlægges og gennemføres i fællesskab mellem Arkil og Vejdirektoratet. Formålet med Pilot Fyn er at sammenligne de samme arbejder til samme kvalitetsniveau - udført på udførelseskrav hhv. tilstandskrav mhp. at beslutte hvilke arbejder, som med fordel skal udbydes og gennemføres på tilstandskrav fra Det er en forudsætning for aftalen, at de arbejder(for Fyn), der er aftalt udført på tilstandskrav, udgør en helhed, uanset der i TBL en anført delpriser; dvs. disse arbejder udføres til et fast aftalt årligt beløb, som herefter fra VD ikke ensidigt kan mængdereguleres iht. FB s bestemmelser om variationsgrænser. Der anvendes følgende forkortelser: UK = Udførelseskrav; TK = Tilstandskrav. 1. Grundlag for Pilot Fyn Denne procesoptimeringsaftale er en del af partnering samarbejdet og kontrakterne mellem Vejdirektoratet og Arkil ifm. vejdrift i vejcenter Syddanmark. Procesoptimeringsaftalen omfater således følgende 8 entrepriser: 01-Renhold på strækninger (herunder Servicearbejder) 02-Brønde og ledninger 03-Grøfter og rabatter 04-Skilte 05-Autoværn 06-Beplantning strækninger 1

2 07-Græsslåning strækninger 08-Sideanlæg Partnering aftalen omfatter alle 8 entrepriser. I partnering aftalen anføres: Partnering samarbejdet indebærer et konstant fokus på forbedringer og optimeringer. Ved forbedringer tænkes her på de løbende tiltag til effektiviseringer, som parterne foretager for at reducere spild, øge kvaliteten, mv. Fordelene ved forbedringer kommer direkte den enkelte part til gode. Hvis et forslag til forbedringer indebærer et samvirke om ændringer i kontraktgrundlaget, og samtidigt øger opfyldelsen af de fælles målsætninger er der tale om en procesoptimering. En procesoptimering kan indebære en direkte økonomisk effekt (dvs. en besparelse). I så fald indgår besparelsen i en incitamentspulje, jf. neden for. Entrepriserne i vejcenter Syddanmark er alle ved kontraheringen efter udbud 2008 aftalt afregnet efter udførelseskrav. Der er for nogle specifikke elementer ifm. senere procesoptimeringer aftalt udført afregning efter tilstandskrav. 2. Pilot Fyn Grundlaget for at gennemføre Pilot Fyn er anført i skemaet neden for. I venstre kolonne anføres generelle krav til pilotprojekter, og i højre kolonne anføres, hvorledes disse er tænkt opfyldt i Pilot Fyn. Generelle krav til pilotprojekter Der skal være en beskrivelse de konkrete valg ifm. nyt vejdriftkoncept, som pilotprojektets resultat skal understøtte Der skal være en beskrivelse af referencegrundlaget (hvad skal pilotprojektets resultat sammenholdes med) Pilot Fyn Pilot Fyn skal danne grundlag for et kvalificeret valg af om alle eller en del af (og hvilke) entrepriserne skal udbydes på tilstandskrav ifm. udbud Referencen og beslutningsgrundlaget for iværksættelse af Pilot Fyn skal være omkostninger i 2009 og 2010 til for både Fyn og Sønderjylland. Opdeling på de 2 områder foretages i fællesskab. VD tilsikrer, at der indgår korrekte opgjorte omkostninger. Arkil udarbejder pris på TK 1 for Fyn ved at udfylde den TBL, som VD og Arkil har udarbejdet sammen Arkil vurderer om revisioner i kvalitetskravene (iht. de detaljerede krav i de nye elementbeskrivelser) medfører ændringer i TBL for Sønderjylland Samtidigt udarbejdes i fællesskab reviderede SAB er med elementbeskrivelser og der udformes i relevant omfang tillæg til Fællesbetingelser (FB) (gældende for både Fyn og Sønderjylland) 1 TK = tilstandskrav; UK = udførelseskrav 2

3 Der skal være en beskrivelse af alle de data (økonomisk målbare, kvalitative effekter, mv.) som produceres i pilotprojektet Det forudsættes, at der anvendes en opgørelsesform på tilstandskrav og en afregningsform, som anført i pkt. 4 neden for VDs og Arkils konstaterede risiko ved anvendelse af targetpris med risikodeling skal belyses (ved en fælles analyse af priser på Fyn) VD kvalitative fordele/ulemper ved ændringerne skal dokumenteres og beskrives VDs udgifter til entrepriseadministration og styring skal opgøres inden og efter pilotprojektets gennemførelse. De data, som skal registreres, vil i videst muligt omfang være sådanne, som kan trækkes fra opgørelser i SAP, mv. Arkils fordele og ulemper ifm. arbejdernes gennemførelse skal beskrives Der skal være en beskrivelse af evt. vanskeligheder ifm. produktion af sikre (anvendelige) resultater/data 3. Ændringer i Pilot Fyn I skemaet på næste side vises omfang af ændringerne fra udførelseskrav til tilstandskrav (fra SAB, pkt. 1.2). Endvidere skal Pilot Fyn indeholde et pilotprojekt om samspillet mellem VDs vejtilsyn, VD entrepriseansvarlig og entreprenør. 2 Formålet er at afprøve (principielt 3 forskellige) alternative organiseringsformer til samspillet mellem VDs vejtilsyn, VDs entrepriseansvarlig og entreprenøren. Sigtet er at finde den optimale form med variationsmuligheder. 2 Dette pilotprojekt er en sammenlægning og overførsel af 3 kortsigtede forbedringsforslag (E, F og H) til ét pilotprojekt se bilag 7. 3

4 Entreprise Delentreprise Under-opdeling Strækninger Sideanlæg Tilstandskrav Udførelseskrav 01 Renhold Renhold x x Ukrudtsbekæmpelse x x Bekæmpelse af landskabsukrudt x x Vedligehold af kantpæle x x Servicearbejder - pedel x x 02 Brønde og Brønde x x x Ledninger Ledninger x x x 03 Rabatter, Rabatter x x x grøfter og Grøfter og regnvandsbassiner x x x regnvandsbassi ner 04 Skilte?? skilte x x x?? skilte x x x 05 Autoværn - x x x 06 Beplantninger Fritrumsbeskæringer x x Øvrig beplantnings-vedligehold x x 07 Græsslåning - x x 08 Sideanlæg Renhold x x Ukrudtsbekæmpelse x x Græsslåning x x Renhold og toiletter og x x tømningsfaciliteter Vintertjeneste x x Beplantnings-vedligehold x x Servicearbejder - pedel x x Vedligehold af Hegn x x Brolægning x x 09 Andre arbejder Vedligehold af pumper x x Vedligehold af hegn x x Brolægning 4

5 4. Afregning og incitamentsaftale Det er en forudsætning for afregningsformen, at der samarbejdes i gensidig tillid og åbenhed i henhold til partnering aftalen. Arkils pris på arbejder på tilstandskrav og udførelseskrav, samt regningsarbejder benævnes targetprisen (TP). Tilbudslisten for Fyn Tilbudslistens poster udfyldes af Arkil og summen af disse er Targetprisen (Tp). Tilbudslistens poster består af: Poster for arbejder på tilstandskrav Poster for arbejder i regning/på udførelseskrav med tilbudte enhedspriser på produktionsfaktorer (mandtime, materieltime, tillæg til materialer, entrepriseledelsestime, udviklingsledertime, mv.). Mængder er stipulerede ud fra forbrug i 2009 og 2010 Poster for entrepriseledelse samt administration ifm. dataregistrering og behandling til pilotprojektet Incitamentspuljen De udførte arbejder og aktuelle mængder incl. arbejderne på tilstandskrav - afregnes efter enhedspriserne (dvs. forbrugte mandtimer, mv.), der er tilbudt under regningsarbejder i TBL. Herved konstateres den årlige omkostning, Åo. I forbindelse med styringen over året af økonomien opgøres Tp og Åo på månedsbasis, se neden for (Tp på månedsbasis er ikke en 1/12 af Tp på årsbasis, da der er variationer på de planlagte arbejder over året og (selvsagt) på uplanlagte arbejder.) Targetprisen beregnes i det aktuelle år for de mængder, der er anvendt på arbejder i regning/på udførelseskrav. Tp korrigeres endvidere for indeksprisudvikling iht. gældende TAG. For 2011 og 2012 opgøres Tp Åo = incitamentspuljen. Incitamentspuljen fordeles således: Positiv incitamentspulje, Åo Tp: Beløbet (Tp - Åo) fordeles med 70 % til Arkil og 30 % til VD. VDs andel anvendes i entreprisen (og medfører en øgning i Arkils dækningsbidrag). 5

6 Negativ incitamentspulje, Åo Tp: Beløbet; dvs. overskridelsen (Tp Åo) bæres af Arkil og VD med hver 50 %. Hvis Åo 1,2 x Tp fastfryses betaling til Arkil til maksimalt 1,1 x Tp. Afregning og økonomisk styring gennem året Afregningsformen indebærer, at der skal ske en løbende økonomisk opfølgning med henblik på: at sikre, at VD kan overholde årsbudgettet for entreprisen. Budgettet (arbejdsplanen) primo året vil som udgangspunkt være baseret på aktiviteter inden for targetprisen plus 10 %. at sikre, at VDs eventuelle andel af incitamentspuljen kan anvendes i entreprisen i det pågældende år Der er fuld åbenhed om Arkils planlagte forbrug af enhedsydelser ifm. arbejder på tilstandskrav. Hver måned skal der udarbejdes 2 økonomiske opgørelser: Prisen iht. TBL (Tp på månedsbasis = Tp/m) Prisen iht. aktuelle omkostninger baseret på tilbudte enhedspriser (= Åo/m) Månedlige a conto betalinger fastlægges således: Hvis Åo/m er mindre end Tp/m for den aktuelle måned og akkumuleret for årets forgangne måneder udbetales Åo/m Hvis Åo/m er mindre end Tp/m for den aktuelle måned, men akkumulationen for årets forgangne måneder er negativ udbetales makimalt Tp/m x 1,1, eller hvad parterne i fællesskab måtte finde passende Hvis Åo/m er større end Tp/m for den aktuelle måned og akkumulationen for årets måneder forgangne måneder er positiv udbetales maksimalt Åo/m, eller hvad parterne i fællesskab måtte finde passende Hvis Åo/m er større end Tp/m for den aktuelle måned og akkumulationen for årets måneder forgangne måneder er negativ udbetales maksimalt Tp/m x 1,1, eller hvad parterne i fællesskab måtte finde passende Ovenstående er i princippet illustreret i skemaet neden for: Udfald På årsbasis Akkumuleret over året Åo er mindre end Tp Åo er større end Tp Positiv incitamentspujle, fordeles 70/30% Negativ incitamentspujle, fordeles 50/50 % op til 1.1xTp I den aktuelle måned udbetales Åo/m I den aktuelle måned udbetales max. 1,1xTp/m Såfremt der ved udgangen af 3. kvartal i 2011 og 2012 er sikkerhed for, at årets resultat bliver en positiv incitamentspulje, skal der være gjort opgaver klar, som i givet fald kan udføres for VDs andel af incitamentspuljen inden Endvidere kan der fx pr i 2011 og 2012 ske a conto udbetaling af Arkils andel af incitamentspuljen. Arkils andel af incitamentspuljen (minus evt. a conto betaling) udbetales, når årets resultat foreligger primo januar det efterfølgende år. 6

7 Forbrug af produktionsfaktorerne oplyses månedsvis ifm. Arkils fakturering. Følgende skal være indeholdt: Neden for vises principielt struktur/indhold i en månedsopgørelse (resultatoversigt for Fyn). Entreprise 01 Renhold 02 Brønde og Ledninger 03 Rabatter, grøfter og regnvandsba ssiner 04 Skilte 05 Autoværn 06 Beplantning er 07 Græsslåning 08 Sideanlæg Underopdeling (underopdelingen skal afspejle TBL) Renhold Ukrudtsbekæmpelse Bekæmpelse af landskabsukrudt Vedligehold af kantpæle Servicearbejder - pedel Brønde Ledninger Rabatter Grøfter og regnvandsbassiner?? skilte?? skilte - Fritrumsbeskæringer Øvrig beplantningsvedligehold - Renhold Ukrudtsbekæmpelse Græsslåning Renhold og toiletter og tømningsfaciliteter Vintertjeneste Beplantningsvedligehold Servicearbejder - pedel Vedligehold af Hegn Brolægning Targetpris iht. TBL A. For tidligere måneder i 2011 med aktuelle mængder på UK og Regningsar bejder B. For denne måned med aktuelle mængder på UK og Regningsar bejder Faktiske omkostninger C. D. For For tidligere denne måneder måned i 2011 Incitamentspulje E. Resultat tidligere måneder (C A) F. Resultat denne måned (B D) 7

8 Vedligehold af pumper Vedligehold af hegn Brolægning De faktiske omkostninger for hver post (underopdeling) vises for den aktuelle måned - i et underskema, som neden for vist i et eksempel: Post fx 07-Græsslåning 09 Andre arbejder 10 Entreprisele delse, mv. ifm. pilotprojektet Måned: /2011 Timeforbrug opdelt Antal Antal Timesats Beløb Effektive Transport- Ventetid timer timer timer timer (i normal (udenfor til/fra arb.tid) normal arbejdssteder arb.tid) Mandtimer, vejarbejdere Materiel 1 Materiel 2 Afmærkning Sum * *overføres til oversigtsskema Andet 5. Tilbagefaldsklausul Både VD og Arkil kan med 2 måneders varsel opsige denne procesoptimeringsaftale, og herefter faldes der tilbage på kontraktgrundlaget fra før aftalen blev indgået. 6. Tidsplan 8

9 NytSetup - PilotFYN Task Ny TBL/TAG, SAB/Elementbeskrivelser (VD-DRI-KOO/BP) Afklare opdeling på UK-TK (VSD-Arkil) Møde i arb. gruppe (MST,JB/EN/SG/MH/BP/KP) Færdiggre TBL/TAG/SAB/Elementbeskrivelser (VD DRI-KOO/BP) Oplæg til "procesoptimeringsaftale" med afregningsgrundlag, mv. (DRI-KOO) Kalkulationer - referencetal fra 2009 og 2010 (VSD og Arkil samt VD (Vibeke) Tilbudskalkulation (Arkil) Færdiggørelse af "procesoptimeringsaftale" PilotFyn starter og løber til resultater vurderes i 4. kvartal July August September October November December January February 7. Bilag Bilag 1 Ændringer i FB Bilag 2 Revideret SAB med elementbeskrivelser Bilag 3 Referenceomkostninger i 2009 og 2010 ( Bilag 4 Revideret TBL-Fyn Bilag 5 Notat om forventede kvalitative fordele/ulemper for VD Bilag 6 Bilag 7 Notat om forventede kvalitative fordele/ulemper for Arkil Nyt Vejdriftkoncept (puslespilsnotat)