MØDETIDSPUNKT MØDESTED MEDLEMMER. Den Administrative Styregruppe :00. Mødelokale H7/H8. Anne Skriver Andersen

Transkript

1 BESLUTNINGER Den Administrative Styregruppe Den Administrative Styregruppe MØDETIDSPUNKT :00 MØDESTED Mødelokale H7/H8 MEDLEMMER Anne Skriver Andersen Torben Laurén Anne Jastrup Anne Gotlieb Hertz Benny Ehrenreich Bente Ourø Rørth Else Hjortsø Helene Rasmussen Janne Elsborg Jean Hald Jensen Jesper Lihn Karin Zimmer Katja Kayser Markus Hahn Mette Bierbaum Mette Vaaben Mortensen Mikkel Boje Pernille Slebsager Susan Bjerregaard Vibeke Abel Winnie Brandt Anne-Sofie Fischer Petersen Mette Tranevig Charlotte Bork Wedell-Neergaard Kamilla Walther Formand Næstformand Side 1 af 14

2 INDHOLDSLISTE 1. Godkendelse af dagsorden 2. Drøftelse: Sundhedsaftale : Tillid og samarbejde 3. Beslutning: Procedure for opfølgning på tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser 4. Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale 5. Beslutning: Samarbejdet mellem kommuner og hospitaler vedrørende melding om Færdigbehandling 6. Beslutning: Mødekalender Meddelelser 8. Evt. Side 2 af 14

3 1. GODKENDELSE AF DAGSORDEN SAGSFREMSTILLING INDSTILLING At Den Administrative Styregruppe godkender dagsorden som grundlag for mødets afvikling. KONKLUSION Den Administrative Styregruppe godkendte dagsorden som grundlag for mødets afvikling. Side 3 af 14

4 2. DRØFTELSE: SUNDHEDSAFTALE : TILLID OG SAMARBEJDE SAGSFREMSTILLING På mødet i Den Administrative Styregruppe d. 25. august 2017 var der opbakning til et forslag om at strukturere det videre arbejde under fire temaer: Mennesket i centrum, Tillid og samarbejde, Aftalens form og indhold og Organisering. Den foreløbige overordnede procesplan blev også godkendt. På den baggrund lægges med denne sag op til en videre drøftelse af temaet Tillid og samarbejde. Tillid og samarbejde En sundhedsaftale forudsætter et tillidsfuldt tværsektorielt samarbejde. Det fremhæves gang på gang, at det skal være patientens situation, der styrer forløbet, eller at vi skal tage udgangspunkt i borgerens behov. Imidlertid kan det nogle gange godt opleves som om, at hensyn til økonomi og organisatoriske behov ind i mellem vægtes højere end målsætningen om at sætte mennesket i centrum. På mødet i Den Administrative Styregruppe d. 25. august og på det efterfølgende møde i Sundhedskoordinationsudvalget d. 15. september har det været drøftet, at der er behov for at styrke tillid og samarbejde på det tværsektorielle område for derigennem at få et styrket fokus på, at vi har fælles mål for udviklingen af samarbejdet samt for strukturerne omkring patientforløb. Hvis tillid og helhedssyn skal fremmes i samarbejdet på det tværsektorielle felt, så kan der være behov for at sætte fokus på ledelsernes rolle og udvikle et fælles billede af hvad det vil sige, at udøve tværsektoriel ledelse f.eks. som repræsentant i Den Administrative Styregruppe, i en arbejdsgruppe, i samordningsudvalg eller i forbindelse med konkrete patientforløb. Derfor omfatter det både et fokus på toplederne, mellemlederne og personale, som har et særligt ansvar i patientforløb. Regionsadministrationen har derfor fundet eksempler på, hvordan der er arbejdet med dette i forskellige sammenhænge inden for sundhedsvæsenet samt hvilke generelle studier, der har beskæftiget sig med samarbejde og udvikling af det tværsektorielle samarbejde i sundhedssektoren. Ledelse over grænser Væksthus for ledelse udgav i 2014 en rapport om erfaringer med tværsektoriel ledelse i sundhedsvæsenet. Rapporten samlede erfaringer fra fire projekter, ud fra kriterier om: At de indhøstede erfaringer var positive, og/eller at de involverede chefer på tværs af sektorer vurderede, at samarbejdet havde været værdifuldt. At chefniveauet spillede en eksplicit og væsentlig rolle i det pågældende initiativ. Erfaringer fra projekterne peger på, at en stærk fælles mening og gode relationer på tværs er afgørende for at lykkes med det tværsektorielle samarbejde. Derudover fremhæves tre vigtige ledelsesopgaver, som er afgørende for at lykkes i det tværsektorielle felt. For det første er der behov for at udvikle en fælles forståelse for samarbejdets mål og værdier, for at få skabt en tillidsfuld samarbejdskultur. For det andet skal cheferne vise interesse, være synlige og stille krav til hverdagens samarbejde. Endelig skal cheferne være forbindelsesled mellem det udførende led, der dagligt udfører tværsektorielt samarbejde og den administrative og politiske topledelse. Rapporten kan hentes her: Sundhedsstrategisk ledelse af det nære sundhedsvæsen I Randersklyngen i Region Midtjylland har regionshospitalet Randers sammen med kommunerne Randers, Syddjurs, Norddjurs og Favrskov kommuner og med deltagelse fra almen praksis arbejdet målrettet med udvikling af sundhedsstrategisk ledelse af det nære sundhedsvæsen, ud fra en præmis om at udfordringerne på sundhedsområdet kræver, at potentialet i det nære sundhedsvæsen realiseres og at ledelsesopgaven i forbindelse med denne udvikling er kompleks men afgørende for at lykkes med at Side 4 af 14

5 skabe resultater i det tværsektorielle samarbejde. Formålet har været tredelt. Dels ville projektet udvikle, afprøve og formidle modeller for sundhedsstrategisk ledelse af det nære sundhedsvæsen. I den forbindelse var der fokus på at udvikle sundhedsstrategiske ledere og måder at samarbejde på, som fremmede kvaliteten i patientforløb på tværs. Det langsigtede mål var at sikre, at sundhedsindsatsen, med de kommende udfordringer for sundhedsvæsenet in mente, udføres der hvor det giver mest mening økonomisk, fagligt og organisatorisk. På den baggrund blev der igangsat aktiviteter inden for tre spor: 1. Udvikling af sundhedsstrategisk udsyn (visions- og strategiprocoes samt fælles kompetenceudvikling) 2. Laboratorier for udvikling og afprøvning af nye samarbejdsformer (etablering af fem praksisnære laboratorier, hvor modeller for samarbejde udvikles og afprøves) 3. Tværsektorielle ledelsesfora (skabe muligheder for at ledere kan mødes på tværs af sektorer og faglighed) Projektet blev gennemført i Evalueringen peger på, at der har været meget positiv læring i projektets tre spor. Efterfølgende har Randers-klyngen etableret en fast styregruppe for sundhedsstrategisk ledelse i Randersklyngen, der skal have fokus på den strategiske ledelse på tværs af sektorerne. Formålet er fortsat at kunne igangsætte fælles udviklingstiltag (laboratorier) og understøtte og udvikle ledelsesnetværk på tværs af sektorerne i klyngen. Programkoordinatoren har oplyst, at der på nuværende tidspunkt er gennemført 10 laboratorier. Der afholdes desuden en årlig udviklingsdag og har været afholdt seminarer med overnatning, som styrker relationsdannelse på tværs. Der er i øjeblikket et meget stort fokus på, hvordan der kan skabes gode løsninger med praksissektoren, som fortsat er en stor udfordring i klyngen. Der er i øjeblikket drøftelser om, at løfte modellen ind i regi af den kommende sundhedsaftale i Region Midtjylland. Evalueringen af projektet kan hentes her og øvrig information om projektet kan findes på Der er mulighed for, at en repræsentant fra styregruppen for sundhedstrategisk ledelse deltager på et kommende møde og holder et uddybende oplæg om sundhedsstrategisk ledelse, eller at tage på besøg i Randersklyngen og hører mere om projektets spor og resultaterne af laboratorierne. Nye samarbejdsformer i Region Hovedstaden I Region Hovedstaden har visionen om nye samarbejdsformer i den nuværende sundhedsaftale været med til at skabe et fælles mål om at ville udfordre de eksisterende rammer og afprøve nye organisatoriske set ups mellem region, kommune og almen praksis. Modelprojekterne er igangsat inden for en ramme af seks principper. Desuden er der nedsat en koordinationsgruppe for projekterne, som har til formål at videndele og skabe et rum for sparring om tværgående problemstillinger i relation til tværsektoriel ledelse, borgerinddragelse og evaluering. I forhold til kompetenceudvikling har der tidligere været gennemført tværsektorielle kompetenceudviklingsforløb, som f.eks. fælles skolebænk og ledelse af patientforløb. INDSTILLING At Den Adminstrative Styregruppe drøfter, hvordan der skal arbejdes videre med for at styrke tillid og samarbejde i den kommende sundhedsaftale. KONKLUSION Den Administrative Styregruppe drøftede, hvordan der skal arbejdes videre for at styrke tillid og samarbejde i den kommende sundhedsaftale. Der var enighed om fortsat at arbejde med temaet. Af hensyn til signalværdien kan det dog overvejes om overskriften på temaet skal ændres fra tillid og samarbejde til samarbejde og sammenhængskraft. Der var interesse for at høre mere om Randersklyngens erfaringer med tværsektorielle ledelsesfora og laboratorier til afprøvning af nye samarbejdsformer. Dog med en opmærksomhed på, at vi skal finde en balance mellem fokus på planområder og behov for fælles løsninger i hele regionen. Side 5 af 14

6 Den Administrative Styregruppe besluttede at invitere repræsentanter fra Randers Klyngen til et af de næste møder med henblik på at få et oplæg om deres erfaringer, samt at invitere formandskaber for samordningsudvalgene med til dette oplæg. Der var desuden enighed om, at det vil være en god idé at indtænke involvering af formandskaberne/samordningsudvalgene i hele processen for den nye sundhedsaftale. Der blev igen udtrykt opbakning til også at indtænke brugerinddragelse i processen. Dels via Patientinddragelses Udvalget, men også gennem andre former. Side 6 af 14

7 3. BESLUTNING: PROCEDURE FOR OPFØLGNING PÅ TVÆRSEKTORIELLE GENOPTRÆNINGSFORLØBSBESKRIVELSER SAGSFREMSTILLING Arbejdsgruppen vedrørende genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler har arbejdet med at beskrive og aftale en ensartet metode, proces og tidsplan for, hvordan der følges op på implementeringen af de tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser (TGFB). Formålet med opfølgningen er at kvalitetssikre implementeringen af de tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser. Arbejdsgruppen har derfor lavet en procedurebeskrivelse (bilag 1). En TGFB udarbejdes i regi af arbejdsgruppen vedrørende genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler, og godkendes i Den Administrative Styregruppe efter en høringsfase i de relevante Sundhedsfaglige råd, i kommuner og på hospitaler. Implementeringen varetages af samordningsudvalgene. Arbejdsgruppen foreslår, at opfølgningen sker via små audits. Der udarbejdes auditspørgsmål ca måneder efter, at Den Administrative Styregruppe har sendt TGFB til implementering i kommuner og på hospitaler gennem samordningsudvalgene. Auditspørgsmålene udsendes som en web baseret audit (spørgeskema på 4-8 spørgsmål) til sundhedscheferne i alle 29 kommuner og til de ansvarlige ledere på de respektive afdelinger på regionens hospitaler med en frist på 4 uger. Tidsforbruget vurderes at være relativt begrænset. Resultat af audit forelægges arbejdsgruppen for genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler, og herefter Den Administrative Styregruppe til orientering. Når det vurderes relevant indstilles til yderligere tiltag. INDSTILLING At Den Administrative Styregruppe godkender Procedure for opfølgning på tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser. KONKLUSION Den Administrative Styregruppe godkendte procedure for opfølgning på tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser, idet det dog blev aftalt at afrapporteringer ikke sendes til orientering i Den Administrative Styregruppe, men i stedet sendes de til Samordningsudvalgene. I tilfælde hvor arbejdsgruppen vedr. genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler vurderer, at afrapporteringen medfører behov for stillingtagen i Den Administrative Styregruppe, sendes den dog videre til Den Administrative Styregruppe. Arbejdsgruppen vedr. genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler må desuden vurdere, om det i fremtiden vil være nødvendigt at lave opfølgning på alle tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser. BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag Notat Opfølgning på implementering af GOFB Side 7 af 14

8 4. BESLUTNING: OPFØLGNING PÅ DEN REVIDEREDE KOMMUNIKATIONSAFTALE SAGSFREMSTILLING Den 13. april 2016 godkendte Den Administrative Styregruppe den reviderede Aftale om tværsektoriel kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken - Kommunikationsaftalen. Den Administrative Styregruppe godkendte den 8. juni 2016 en kort implementeringsmodel uden præimplementering, hvor forberedelse af implementeringen foregik i perioden 22. august til 4. oktober og med opstart den 4. oktober 2016 på alle hospitaler og kommuner. Den Administrative Styregruppe besluttede ligeledes den 8. juni 2016, at der skulle følges op på den reviderede Kommunikationsaftale ud fra et antal udpegede fokusområder. Til dette arbejde blev der peget på ERFA-grupperne. Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse (EEB) i Region Hovedstaden udarbejdede i samarbejde med Den Centrale Koordinering (DCK) og ERFA-grupperne et spørgeskema. Spørgeskemaet var fokuseret på fire områder: Havde man opnået den ønskede ledelsesmæssige støtte til implementeringen og var implementeringen nået helt ud i rækkerne Oplevelse af telefonisk tilgængelighed og kontakt Var begrebet yderligere koordinering anvendeligt Var den ny skæring ved 48 timer lagt hensigtsmæssigt? Spørgeskemaet har været udsendt til frontmedarbejdere i kommunerne og på hospitalerne i perioden 6. februar til 12. marts På baggrund af svarene på spørgeskemaerne har EEB udarbejdet en resultatrapport, som har været behandlet i ERFA-grupperne. Tilbagemeldingerne er samlet på tværs af ERFA-grupperne i vedhæftede opsamling (bilag 1). Overordnet fremgår det, at den reviderede aftale på flere områder har betydet både forbedringer og forenklinger: Der kommer nu flere manuelle Indlæggelsesrapporter, som giver hospitalerne bedre muligheder for at tage højde for, hvad der er sket forud for indlæggelsen, når de skal lægge en behandlingsplan. Kommunerne modtager nu sygeplejefaglige oplysninger, som de kan bruge i den efterfølgende pleje af borgeren efter udskrivelsen. Plejeforløbsplanerne skal i henhold til den reviderede aftale først sendes, når der er valide informationer, og det har betydet færre og mere relevante Plejeforløbsplaner. Et planområde påpeger, at den reviderede Kommunikationsaftale har betydet kortere sagsbehandling i kommunerne. I forhold til implementering fremgår det, at der både i kommunerne og på hospitalerne er blevet arbejdet med implementering af den reviderede aftale. En stor del af respondenterne har oplevet, at de er blevet rustet til at anvende Kommunikationsaftalen, og der har været fokus på de tilhørende arbejdsgangsbeskrivelser og hjælperedskaber. Det fremgår dog også, at der er en stor procentdel, der ikke kender aftalen godt. Respondenterne efterspørger mere målrettet ledelsesstøtte og mere systematisk støtte og undervisning både til gamle og nye medarbejdere. Andre opmærksomhedspunkter er: Der er stadig er problemer med at få telefonisk kontakt med den rette person. Der er ikke med den reviderede aftale blevet færre telefonopkald, men samtalerne foregår på et mere kvalificeret niveau. Tekniske udfordringer kan påvirke kvaliteten i indholdet i meddelelserne. Side 8 af 14

9 Forslag til videre håndtering: Den Centrale Koordinering har identificeret tre fokusområder med dertil hørende forslag til understøttende indsatser samt anbefalinger til det videre arbejde. Anbefalingerne omfatter forslag til yderligere implementeringsaktiviteter, forslag til udvikling af støtte redskaber samt enkelte forslag til justeringer i aftalen (bilag 1, side 7). Såfremt opsamlingen og anbefalingerne godkendes, vil DCK arbejde videre med anbefalingerne, herunder med en prioritering. For nærmere beskrivelse af anbefalingerne henvises til opsamlingen (bilag 1). Sideløbende har DCK sat et pilotprojekt igang, hvor det undersøges, om indrapporteringer af Utilsigtede Hændelser (UTH) kan bruges til at belyse problemstillinger vedrørende implementeringen af Kommunikationsaftalen. INDSTILLING Det indstilles: At Den Administrative Styregruppe godkender Den Centrale Koordinerings opsamling og anbefalinger. At Den Administrative Styregruppe godkender, at Den Centrale Koordinering arbejder videre med og prioriterer anbefalingerne. KONKLUSION Den Administrative Styregruppe godkendte Den Centrale Koordinerings opsamling og anbefalinger. Den Administrative Styregruppe godkendte, at Den Centrale Koordinering arbejder videre med og prioriterer anbefalingerne. BILAGSFORTEGNELSE 1. DCK opfølgning på baggrund af ERFA tilbagemeldinger Side 9 af 14

10 5. BESLUTNING: SAMARBEJDET MELLEM KOMMUNER OG HOSPITALER VEDRØRENDE MELDING OM FÆRDIGBEHANDLING SAGSFREMSTILLING En tværsektoriel arbejdsgruppe har udarbejdet et forslag til et supplerende bilag til Kommunikationsaftalen vedrørende håndtering af færdigmeldtepatienter. Baggrund I Region Hovedstaden og i kommunerne er der et stort fagligt, administrativt og politisk fokus på antallet af færdigmeldte borgere. Regionen såvel som kommunerne er periodevis udfordret på pladskapaciteten, så det er vigtigt, at begge parter bidrager aktivt til, at udskrivelse sker ved endt lægelig behandling. Nogle af hospitalets afdelinger har periodevis mange færdigbehandlede patienter, som det ikke er muligt at udskrive til kommunal indsats. Færdigbehandlede patienter der ikke kan udskrives, påvirker hospitalets mulighed for at overholde udredningsretten, behandlingsgarantier m.v., mens det for kommunerne påvirker den efterfølgende kommunale indsats, da der er risiko for, at borgeren i færdigbehandlingsperioden taber funktionsevne. Blandt kommuner og hospitaler er der meget forskellig praksis, når der laves indsigelser over færdigmeldte patienter, fx forståelser/tolkninger af, hvornår patienter er færdigbehandlede. Derudover er der uklare og forskellige regionale arbejdsgange i forbindelse med håndteringen af færdigmeldte patienter, samt forskel i registreringspraksis. Alle disse udfordringer betyder, at der bliver brugt mange ressourcer både i kommuner og på hospitaler i forhold til håndteringen af de administrative elementer omkring færdigmeldte patienter. Målet med projektet er: At få fælles procedurer for håndtering af færdigmeldinger på hospitalerne At få fælles procedurer for kommunernes indsigelser på meldinger om færdigbehandling Optimere arbejdsgangene på hospitalerne for håndtering af indsigelser fra kommunerne for de færdigmeldte patienter At reducere fejlregistreringer på hospitalerne og indsigelser fra kommunerne over færdigmeldte patienter. Arbejdsgruppens leverancer I oktober 2016 blev der er nedsat en tværsektoriel arbejdsgruppe, som er bemandet med 2 kommunale repræsentanter, 3 samordningskonsulenter og en regional ledelsesrepræsentant. Arbejdsgruppen sekretærbetjenes af Enhed for Tværsektoriel Udvikling. Arbejdsgruppen har kortlagt og analyseret problemstillinger og data omkring Melding om Færdigbehandling (MOF). Gruppen har med henblik på opnåelse af en forenkling og ensretning af arbejdsgangene på tværs af kommuner og hospitaler i regionen samt at skabe gennemsigtighed i dialogen og registreringen af færdigmeldte patienter, udarbejdet et forslag til et bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken. Bilaget beskriver definitioner, aftaler og arbejdsgange, når en borger er færdigbehandlet og skal registreres færdigbehandlet. Dertil er der udarbejdet et vejledende casekatalog, hvor de mest udbredte problemområder er beskrevet med en anbefaling om håndtering. Bilaget har været i høring i samordningsudvalgene i perioden 20. marts 22. juni Alle planområder samt Rigshospitalet har afgivet høringssvar. Det fremgår af alle høringssvarene, at de finder at bilaget vil være med til at præcisere regler og arbejdsgange, skabe mere ensartethed samt afhjælpe nogle af de uenigheder, der er mellem kommuner og hospitaler på området. Høringssvarene er indarbejdet i bilaget og casekataloget. Forslag til implementering Side 10 af 14

11 Bilaget om Melding om Færdigbehandling indarbejdes som bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken. Det opdaterede bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken sendes til samordningsudvalgene til implementering Der afsættes 2 mdr. til implementering Bilaget sendes til Rigshospitalets direktion til implementering (Rigshospitalet er ikke medlem af et samordningsudvalg) At bilaget om samarbejdet mellem kommuner og hospitaler i Region Hovedstaden vedrørende melding om færdigbehandling evalueres 2 år efter ibrugtagning INDSTILLING At den Administrative Styregruppe godkender: At bilaget om Melding om Færdigbehandling incl. Casekatalog indarbejdes som bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken. At bilaget sendes til implementering i de somatiske samordningsudvalg At bilaget sendes til implementering i direktionen på Rigshospitalet At der efter 2 år vurderes, om der er brug for en revidering af bilaget. KONKLUSION Den Administrative Styregruppe godkendte: At bilaget om Melding om Færdigbehandling incl. Casekatalog indarbejdes som bilag til Aftale om tværsektoriel Kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken. At bilaget sendes til implementering i de somatiske samordningsudvalg At bilaget sendes til implementering i direktionen på Rigshospitalet At der efter 2 år vurderes, om der er brug for en revidering af bilaget. På mødet blev der spurgt til afregning for færdighandlingsdage: Algoritmen er udskrivningsdato minus færdigbehandlingsdato. Dvs. hvis en patient registreres som færdigbehandlet den 22/ og udskrives den 24/ udløser det en regning på to færdigbehandlingsdage. Algoritmen kan ses på Sundhedsdatastyrelsens hjemmeside under lukket esundhed/dokumenter. BILAGSFORTEGNELSE 1. Samlet bilag til DAS final Side 11 af 14

12 6. BESLUTNING: MØDEKALENDER 2018 SAGSFREMSTILLING Regionsadministrationen foreslår følgende mødetidspunkter for Den Administrative Styregruppe (DAS) og Praksisplanens Administrative Styregruppe (PAS), idet det foreslås, at møderne afvikles samme dage. Forslag til møder i DAS og PAS i 2018: DATO MØDE I DAS MØDE I PAS 2. februar kl Kl marts kl april kl Kl juni kl september Kl november december kl Kl Det skal bemærkes, at Praksisplanens Administrative Styregruppe først behandler forslaget den 3. november Der har tidligere været punkter, som har været dagsordenssat på møderne i både DAS og PAS. En mulighed ville være fremadrettet at afholde en del af hhv. PAS og DAS dagsordenerne som fælles møder. Hvis en sådan model ønskes, må behovet herfor konkret vurderes fra gang til gang afhængigt af dagsordenens indhold. Forslag til mødedatoer i SKU og PPU kan først planlægges efter konstituering af udvalgene efter valget. INDSTILLING At Den Administrative Styregruppe godkender forslag til møderække for KONKLUSION Den Administrative Styregruppe godkendte forslag til møderække for 2018 med enkelte rettelser: Mødet den 16. marts fjernes. Mødet den 15. juni ændres til den 22. juni pga. folkemødet. Når processen vedrørende den nye sundhedsaftale er længere, kan det desuden overvejes at fjerne et møde i efteråret Møderækken for 2018 er således: DATO MØDE I DAS MØDE I PAS 2. februar kl Kl april kl Kl juni kl september kl Kl november kl december kl Kl Side 12 af 14

13 7. MEDDELELSER SAGSFREMSTILLING INDSTILLING KONKLUSION Ingen bemærkninger. Side 13 af 14

14 8. EVT. SAGSFREMSTILLING Punkt vedrørende status fra kommunerne om arbejdet med kommunale akutfunktioner er udsat til mødet den 3. november INDSTILLING KONKLUSION Punkt vedrørende status fra kommunerne om arbejdet med kommunale akutfunktioner er udsat til mødet den 3. november Det blev hertil bemærket, at der også ligger en fælles opgave i forhold til at lave en underliggende aftale med PLO. Her kan erfaringer, der lige nu gøres i frikommune projektet i Planområde Midt, inddrages. Side 14 af 14

15 Punkt nr. 3 - Beslutning: Procedure for opfølgning på tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser Bilag 1 - Side -1 af 1 NOTAT Den 1. marts 2017 Opfølgning på implementeringen af genoptræningsforløbsbeskrivelser metode, proces og tidsplan. Indledning Ifølge Sundhedsaftalen skal der aftales en ensartet metode, proces og tidsplan for opfølgning på anvendelsen af implementerede genoptræningsforløbsbeskrivelser. Formålet er at kvalitetssikre implementeringen i kommuner og på hospitaler af de tværsektorielle genoptræningsforløbsbeskrivelser (TGFB). Dette notat beskriver opfølgningen på fremtidige implementeringer af genoptræningsforløbsbeskrivelser og er godkendt af arbejdsgruppen vedr. genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler den 1. marts Baggrund TGFB udarbejdes af en projektgruppe, der nedsættes i regi af arbejdsgruppen for genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler. Når TGFB er godkendt af arbejdsgruppen, følger en godkendelsesprocedure i de relevante Sundhedsfaglige råd. Derefter høring i kommuner og på hospitaler afsluttende med godkendelse i Den Administrative Styregruppe, DAS. Implementeringen varetages af samordningsudvalgene. Styregruppen for TGFB har udarbejdet følgende procedurer for opfølgningen. Metode måneder efter at DAS har sendt TGFB til implementering i kommuner og på hospitaler gennem samordningsudvalgene udarbejdes auditspørgsmål af styregruppen for TGFB. Auditspørgsmålene udarbejdes på baggrund af centrale anbefalinger i TGFB. Auditspørgsmål godkendes af arbejdsgruppen for genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler Auditspørgsmålene udsendes som en web baseret audit til sundhedscheferne i alle 29 kommuner og til de ansvarlige ledere på de respektive afdelinger på regionens hospitaler. Proces/tidsplan Tidsforløb Tiltag mdr. efter Udarbejdelse og godkendelse af auditspørgsmål ved arbejdsgruppen udsendelsen til for genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler. implementering 4 ugers svarfrist Udarbejdelse og udsendelse af audit til Sundhedschefer og hospitaler ved s styregruppen for TGFB. Førstkommende møde i arbejdsgruppen Orientering til DAS Resultat af audit forelægges arbejdsgruppen for genoptræning, rehabilitering og hjælpemidler. Resultatet forelægges DAS. Når det vurderes relevant indstilles til yderligere tiltag.

16 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -1 af 8 Den Centrale Koordinering`s opsamling fra gennemgang af ERFA-gruppernes tilbagemelding på resultatrapporten fra Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse om evaluering af Kommunikationsaftalen P:\CSU\Tværsektorielt Udvikling\Kommunikationsaftalen\revideret aftale\opfølgning på den reviderede aftale 24. august 2017 Baggrund Den 13. april 2016 godkendte Den Administrative Styregruppe (DAS) revideret Aftale om tværsektoriel kommunikation mellem kommunerne og hospitalerne i Region Hovedstaden om indlæggelser og udskrivninger i somatikken - Kommunikationsaftalen. Implementeringen af den reviderede kommunikationsaftale var afhængig af opgradering af hjemmeplejehospitalsmeddelelserne til version Det var planlagt, at regionen skulle opgradere i maj Imidlertid meddelte CSC, at de ikke kunne levere opgraderingen før 3. oktober Forsinkelsen betød, at implementeringen af den reviderede Kommunikationsaftale først kunne foregå efter den 4. oktober 2016, og at den planlagte implementeringsplan derfor måtte ændres. I en ny implementeringsplan blev der taget hensyn til følgende forhold: Opgradering af version 1.03 er på plads 4. oktober Herlev/Gentofte er pt. i gang med forberedelserne til implementering af Sundhedsplatformen den 21. maj Fra august 2016 startes forberedelse på Rigshospitalet/Glostrup. Herefter vil de øvrige hospitaler fortløbende undervise og implementere sundhedsplatform frem til 20. maj Kommunerne starter implementering af Fælles Sprog III i januar Den Administrative Styregruppe godkendte den 8. juni for at forstyrre arbejdet med Sundhedsplatformen mindst muligt - at der blev udarbejdet en kort og smal implementeringsmodel uden præimplementering. En model hvor forberedelse af implementeringen foregik i perioden 22. august til 4. oktober og med opstart den 4. oktober 2016 på alle hospitaler og kommuner. Implementeringen indeholdt fælles Kick-off møder i hvert planområde for ledere, ambassadører og nøglepersoner samt lokal forberedelse og undervisning. Der blev forud udarbejdet undervisningsmateriale samt afholdt intromøder med ERFA-grupperne under samordningsudvalgene. Den Administrative Styregruppe besluttede ligeledes den 8. juni 2016, at der skulle følges op på den reviderede Kommunikationsaftale ud fra et antal udpegede fokusområder. Til dette arbejde blev der peget på ERFA-grupperne. Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse (EEB) har i samarbejde med Den Centrale Koordinering (DCK) og ERFA-grupperne udarbejdet et spørgeskema. Spørgeskemaet fokuserede på de fokusområder, som man var usikker på om den reviderede aftale fik adresseret som ønsket: Var begrebet yderligere koordinering anvendeligt? Var den ny skæring ved 48 timer lagt hensigtsmæssigt? Havde man opnået den ønskede ledelsesmæssige støtte til implementeringen? Var implementeringen nået helt ud i front? 1

17 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -2 af 8 Via ERFA-grupperne har de enkelte kommuner og hospitaler indmeldt adresser på respondenter. Spørgeskemaet blev sendt til frontmedarbejdere (respondenter) i kommunerne og på hospitalerne i perioden 6. februar til 12. marts Spørgeskemaerne blev sendt til personer. 32% svarende til 866 personer besvarede spørgeskemaet (Dette til trods for, at der blev gennemført en tredje rykker). En forklaring på den lave svarprocent skal forklares med, at en stor del af de respondenter som spørgeskemaet blev sendt til ikke syntes de kendte kommunikationsaftalen tilstrækkeligt til at kunne besvare spørgeskemaet. Denne kategori af respondenter befinder sig dels i gruppen Frafaldet og dels i gruppen Distribueret. % Antal Distribueret Nogen svar 3 81 Gennemført Frafaldet Udsendt til i alt Frafaldet som udgør 13 % omhandler de respondenter, som enten har været langtidsfraværende at dømme ud fra deres autoreply, ej haft gyldig mail i pågældende organisation længere, været begrænsede maillister, eller eksplicit skrevet tilbage, at de ikke kender til undersøgelsens område. Når der er respondenter, der eksplicit tager sig tiden til at skrive tilbage, at de ikke oplever undersøgelsen som relevant for dem, så må det antages, at der formentlig er flere end dobbelt så mange, som har følt det samme, men ikke taget sig tiden til at skrive tilbage (disse respondenter gemmer sig i gruppen, Distribueret ). På baggrund af svarene på spørgeskemaerne har EEB udarbejdet en resultatrapport. Resultatrapporten fokuserer på emnerne: 1. Implementering og ledelsesstøtte til aftalen 2. Oplevelse af telefonisk tilgængelighed og kontakt 3. Yderligere koordinering 4. Forløb over og under 48 timer 5. Er den reviderede aftale en forbedring i forhold til tidligere Resultatrapporten fra EEB blev udsendt til ERFA-grupperne den 20. marts ERFA-grupperne blev bedt om at forholde sig til det samlede svar, da opgørelserne ikke var opdelt på planområder. Indmeldingerne havde deadline den 1. maj Der har fra flere sider været et ønske og en forventning om, at data var blevet opgjort på planområde niveau. Undersøgelsens formål var at undersøge, hvorvidt man var kommet i hus med de forbedringer i den reviderede aftale, som man havde ønsket. Herunder om snittet på de 48 timer var lagt rigtigt, om begrebet Yderligere Koordinering er en holdbar konstruktion, og om den telefoniske tilgængelighed er blevet bedre. 2

18 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -3 af 8 Såfremt opgørelserne af undersøgelsen skulle have været opgjort på planområder, havde det været nødvendigt med et større og bredere datagrundlag for undersøgelsen (flere respondenter og organisatoriske enheder), for at kunne opnå et lokalt validt resultat. Dette ville have krævet en større økonomi, som det ikke var muligt at skaffe. Det har derfor ikke været muligt, at imødekomme disse ønsker og forventninger. Der er kommet indmeldinger fra: ERFA NORD ERFA Bornholm ERFA BYEN ERFA SYD. Der er ikke kommet tilbagemelding fra ERFA- MIDT. DCK har på møder den 10. maj og 21. juni, 27. juni og den 22. august 2017 gennemgået ERFA-gruppernes tilbagemeldinger. Tilbagemeldinger fra ERFA-grupperne Tilbagemeldingerne er samlet på tværs af ERFA-grupperne og de giver anledning til, at der afgives anbefalinger til Den Administrative Styregruppe om justeringer i aftalen, forslag til yderlige implementeringsaktiviteter samt forslag til udvikling af konkrete støtteredskaber. Forslag til understøttende indsatser vil fremgå under de enkelte afsnit. Overordnet kan siges at det af evalueringen fremgår, at den reviderede aftale på flere områder har betydet både forbedringer og forenklinger. Der kommer nu flere manuelle Indlæggelsesrapporter, som giver hospitalerne bedre muligheder for at tage højde for, hvad der er sket forud for indlæggelsen, når de skal lægge en behandlingsplan. Kommunerne modtager nu sygeplejefaglige oplysninger, som de kan bruge i den efterfølgende pleje af borgeren efter udskrivelsen. Plejeforløbsplanerne skal i henhold til den reviderede aftale først sendes, når der er valide informationer, og det har betydet færre og mere relevante Plejeforløbsplaner. Et planområde påpeger, at den reviderede Kommunikationsaftale har betydet kortere sagsbehandling i kommunen. Af svarene fremgår, at der både i kommunerne og på hospitalerne er blevet arbejdet med implementering af den reviderede aftale. En stor del af respondenterne har oplevet, at de er blevet rustet til at anvende Kommunikationsaftalen, og der har været fokus på de tilhørende arbejdsgangsbeskrivelser og hjælperedskaber. Evalueringen viser dog også, at der er en stor procentdel, der ikke kender aftalen godt. Dette skyldes måske det store flow af medarbejdere, der er i begge sektorer. Respondenterne efterspørger mere målrettet ledelsesstøtte og mere systematisk støtte og undervisning både til gamle og nye medarbejdere. 3

19 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -4 af 8 Der har i regi af samordningsudvalgene været arbejdet med den telefoniske tilgængelighed, men evalueringen viser, at der stadig er problemer med at få telefonisk kontakt med den rette person. Der er ikke med den reviderede aftale blevet færre telefonopkald, men samtalerne foregår på et mere kvalificeret niveau. Det fremgår af evalueringen at tekniske udfordringer kan påvirke kvaliteten i indholdet i de elektroniske meddelelser. Når en kommune eller et hospital skifter it-system kan der opstå tekniske udfordringer, både i forhold til om slutbrugerne er undervist i korrekt brug af systemet i forhold til hvilke data, der overføres til Hjemmepleje- Hospitals meddelelserne, men også i forhold til om leverandøren har opsat systemet korrekt i forhold til hvilke data, der overføres til meddelelserne. Denne problematik er potentiel hver gang en part skifter Itsystem, der kommer nye standarder, ændringer til eksisterende standarder eller der ændres i opsætninger eller arbejdsgange. ERFA-gruppernes tilbagemeldinger på fokusområderne Under hvert fokusområde beskrives hovedbudskaberne. DCK har opstillet forslag til understøttende indsatser under hvert fokusområde. Sidst i opsamlingen er indsat et skema, hvor de foreslåede understøttende indsatser er beskrevet med anbefalinger til et videre forløb. 1. Implementering og ledelsesstøtte til aftalen Daglige brugere af aftalerne og meddelelserne har basalt kendskab til aftalens indhold. Alle er bekendt med at der er en ny aftale, men detaljerne i aftalen skal der fortsat trænes i. Evalueringen viser at der stadig er medarbejdere der ikke kender dele af aftalen: Det er derfor fortsat nødvendigt at tilbyde undervisning og sikre forståelse for aftalens formål og indhold i introduktionen til nye ansatte, samt kontinuerligt og systematisk at sikre at medarbejdere der er daglige brugere har et solidt kendskab til aftalen. Der efterspørges yderligere kendskab til aftalen og støtte fra nærmeste leder: Ambassadører / ressourcepersoner med særligt ansvar og engagement for implementering og drift har positiv indflydelse, men i evalueringen efterspørges opbakning fra nærmeste leder til at skabe rammer og sætte fokus på aftalen i relevante sammenhænge, samt medvirke til at adressere faglige og tekniske udfordringer. Kvaliteten af indholdet i meddelelserne er ikke altid tilfredsstillende. Der efterspørges ledelsesstøtte til at organisere den rigtige information på det rigtige tidspunkt: manuelle indlæggelsesrapporter og udskrivelsesrapporter. Ledelsesstøtte handler også om at skabe en lokal refleksion og faglig dialog om hvad der er kvalitet i meddelelsernes indhold. Hvad sker der på den anden side: Der efterspørges tværsektoriel gensidig indsigt i meddelelser og behov: Det giver en større indsigt og tolerance at kende modtagerens konkrete behov for oplysninger, i forhold til at kunne levere de relevante informationer. Flere planområder er i gang med at skabe gensidig indblik i hvordan informationerne modtages, et tiltag der er understøttet af Erfa-grupperne, hvor der foregår tværsektoriel refleksion og dialog. Forslag til understøttende indsatser: Der udarbejdes introduktionsmateriale, målrettet henholdsvis region og kommune til nyansatte. 4

20 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -5 af 8 Der udarbejdes et e-learningsprogram, til brush up til nuværende ansatte, målrettet henholdsvis region og kommune Der udarbejdes en app med vejledning i kommunikationsaftalerne Lommekortene revideres og genoptrykkes Tjeklister, evt. ISBAR, som tilbud Kontakt til uddannelsesinstitutioner med forslag om at inddrage tværsektorielle kommunikationsmetoder og aftaler i undervisningen, der kan øge tværfaglige og -sektorielle overvejelser Lokal opfølgning på Kommunikationsaftalen fx via monitorering, audit eller case gennemgang Lokal ledelsesdialog om metoder til at skabe faglig kvalitet i kommunikationen mellem hjemmepleje-/hospitalsmeddelelser 2. Oplevelse af telefonisk tilgængelighed og kontakt Evalueringen viser, at næsten halvdelen af medarbejderne både i kommuner og i regionen vurderer, at den tid det tager at få telefonisk kontakt til den relevante på hospital/ kommunen er uacceptabel. Når man kommer igennem, vurderer 70% af de kommunale og 86% af de regionale medarbejdere, at de får opfyldt deres mål med at ringe. Evalueringen viser, at der er behov for at genopfriske og præcisere hvad telefonisk tilgængelighed betyder. Evalueringen viser, at der er mange måder at definere telefonisk tilgængelighed på. Der er også forskellige forventninger til hvem og hvordan telefonen besvares. Det opleves, at det kan være svært at finde relevante telefonnumre. Der er behov for: Definition af telefonisk tilgængelighed beskrives Forventninger til den kontakt, der modtager og afgiver oplysninger afstemmes Viden om hvor man finder relevante telefonnumre/kontaktoplysninger til regionen/kommunen i meddelelserne Ajourføring/gennemgang regionalt og kommunalt i forhold til, hvilke numre der automatik indsættes i meddelelserne, og hvad der evt. kan indskrives manuelt Viden om hvad man gør, når telefonnumrene i meddelelserne ikke er relevante Præcisering af, hvornår Linket til Kommunekontakt benyttes og hvordan disse vedligeholdes Faglig understøttelse af den telefoniske kontakt Forslag til understøttende indsatser: Udarbejdelse og evt. undervisning i begreber og definitioner Anvendelse af værktøjer som ISBAR, lommekort, tjeklister m.v. Systemmæssige problemer viderebringes evt. via IT-SOU til relevante systemansvarlige 3. Yderligere koordinering 5

21 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -6 af 8 Evalueringen viser at der er usikkerhed om begrebet. Begrebet Yderligere Koordinering blev indført med den reviderede aftale. Usikkerheden omhandler: Hvornår er det relevant at hospitalerne anmoder om Yderligere Koordinering Hvornår skal kommunerne give en tilbagemelding Efter hospitalernes overgang til Sundhedsplatformen opleves der tekniske udfordringer i forhold til at anvende begrebet Yderligere Koordinering som beskrevet i den reviderede Kommunikationsaftale. Forslag til understøttende indsatser: Tilpasning af aftaleteksten, så den ikke er afhængig af de forskellige it-fagsystemer. Præcisere, implementere og skabe forståelse af begrebet Yderligere Koordinering både i kommunerne og på hospitalerne Lommekort om hvornår og hvordan man anvender Yderligere Koordinering Opfølgning på kontakt på Yderligere Koordinering indenfor 24 timer (kommunalt) 4. Forløb over og under 48 timer Der er tværsektoriel enighed om, at det er en forenkling at reducere fra 3 til 2 forløb. Over halvdelen af besvarelserne i både kommuner og på hospitaler vurderer at snittet på 48 timer er lagt korrekt. 25 % af medarbejderne på hospitalerne ønsker snittet lagt senere. Evalueringen viser, at der er uklarhed om plejecentrenes rolle i kommunikationsaftalen. Der er behov for præcisering af plejecentrenes håndtering af modtagelse af borgere fra hospitalet. Forslag til understøttende indsatser: Ved næste revision skal det vurderes om snittet kunne lægges anderledes fx ved 72 timer En præcisering af plejecentrenes håndtering af modtagelse af borgere fra hospitalet efter en indlæggelse ERFA-gruppernes videre rolle i forhold til kommunikationsaftalens implementering/konsolidering I forbindelse med undersøgelsen blev ERFA-grupperne bedt om, at melde ind hvordan de ser deres videre rolle i forhold til kommunikationsaftalens implementering og konsolidering. Alle kommuner på nær Dragør og Vallensbæk er med i ERFA-grupperne, hvilket understøtter, at kommunerne prioriterer og bakker op om samarbejdet i ERFA-grupperne. ERFA-grupperne melder generelt tilbage at arbejdet giver mening, idet det genererer fællesviden, sætter det tværsektorielle samarbejde i spil og giver forståelse for hinandens arbejdsområder. Dette er hermed generelt med til at kvalificere og udvikle det tværsektorielle samarbejde mellem sektorerne, og specifikt med til at kvalificere og sikre implementering af indsatserne i kommunikationsaftalen på hospitalerne og i kommunerne. 6

22 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -7 af 8 Endvidere er ERFA-grupperne en vigtig driver i forhold til at sikre lokal forankring, videndeling på tværs, og finde lokale løsninger i forhold til indsatserne i kommunikationsaftalen. ERFA-grupperne er således en vigtig bidragsyder når Den Centrale Koordinering (DCK), skal være med til at kvalificere og understøtte de generelle indsatser og samarbejde i forhold til kommunikationsaftalen. Anbefalinger fra DCK FOKUSOMRÅD ER Implementering og ledelsesstøtte til aftalen Oplevelse af telefonisk tilgængelighed og kontakt FORSLAG TIL UNDERSTØTTENDE INDSATSER 1. Der udarbejdes introduktionsmateriale, målrettet henholdsvis region og kommune, til nyansatte. 2. Der udarbejdes et e-learningsprogram, til brush up til nuværende ansatte, målrettet henholdsvis region og kommune 3. Der udarbejdes en app med vejledning i kommunikationsaftalerne 4. Lommekortene revideres og genoptrykkes. 5. Tjeklister, evt. ISBAR, som tilbud 6. Kontakt til uddannelsesinstitutioner med forslag om at inddrage tværsektorielle kommunikationsmetoder og aftaler i undervisningen, der kan øge tværfaglige og -sektorielle overvejelser 7. Lokal opfølgning på Kommunikationsaftalen fx via monitorering, audit eller case gennemgang 8. Lokal ledelsesdialog om metoder til at skabe faglig kvalitet i kommunikationen mellem hjemmepleje- /hospitalsmeddelelser 1. Udarbejdelse og evt. undervisning i begreber og definitioner 2. Anvendelse af værktøjer som ISBAR, lommekort, tjeklister m.v. 3. Systemmæssige problemer viderebringes evt. via IT- SOU til relevante systemansvarlige ANBEFALINGER TIL DAS Det anbefales, at DCK får opgaven at udarbejde introduktionsmateriale til nyansatte (1), at revidere lommekortene (4), samt at overveje hvordan og i hvilken sammenhæng anvendelse af ISBAR kan understøttes (5). Det anbefales, at der rettes henvendelse til Regionens Center for HR med henblik på kontakt til uddannelsesinstitutionerne (6). For at sikre det lokale ledelsesansvar anbefales det, at der via samordningsudvalgene sættes fokus på lokal opfølgning af Kommunikationsaftalen både i forhold til overholdelse af aftalen og udviklingen af kvaliteten i indholdet (7+8). Anbefalingerne om udarbejdelse af et e- learningsprogram og en app (2+3) kræver, at der stilles en økonomi til rådighed. Da der er rigtig mange forskellige fortolkninger og forventninger til begreberne tilgængelighed og kvalitet i kontakten, anbefales det, at der udarbejdes et inspirationsnotat som kommer rundt om begreberne (1). Det anbefales at DCK får opgaven at overveje hvordan og i hvilken sammenhæng anvendelse af ISBAR kan understøttes (2). Det anbefales, at der lokalt udarbejdes en vejledning på arbejdsgangen (3). Yderligere Koordinering 1. Tilpasning af aftaleteksten, så den ikke er afhængig af de forskellige it-fagsystemer. 2. Præcisere, implementere og skabe forståelse af Yderligere Koordinering både i kommunerne og på hospitalerne 3. Lommekort om hvornår og hvordan man anvender Yderligere Koordinering 4. Opfølgning på kontakt på Yderligere Koordinering indenfor 24 timer (kommunalt) I den reviderede Kommunikationsaftale er der indskrevet en detaljeret vejledning på hvordan Plejeforløbsplanen udfyldes af hospitalet. Ved overgang til Sundhedsplatformen er dette ikke gældende mere. Det anbefales, at aftalen tilrettes, så den ikke indeholder systemafhængige beskrivelser (1). Det anbefales, at DCK får opgaven at udarbejde et lommekort om Yderligere Koordinering (3). 7

23 Punkt nr. 4 - Beslutning: Opfølgning på den reviderede Kommunikationsaftale Bilag 1 - Side -8 af 8 Ansvaret om at præcisere, implementere og skabe forståelse for Yderligere Koordinering samt opfølgning på om kommunen har kontaktet hospitalet indenfor 24 timer ligger i de lokale ledelser (2+4). Forløb over og under 48 timer 1. Ved næste revision skal det vurderes om snittet kunne lægges anderledes fx ved 72 timer 2. Præcisering af plejecentrenes håndtering af modtagelse af borgere fra hospitalet efter en indlæggelse Det anbefales, at det ved næste revision af Kommunikationsaftalen vurderes om det vil være relevant at lægge et snit ved 72 timer (1). Evalueringen viser, at der er uklarhed om plejecentrenes rolle i kommunikationsaftalen. Det anbefales at plejecentrenes håndtering af modtagelse af borgere fra hospitalet præciseres således (2): Aftalerne om kommunikation gælder også for borgere, der bor i plejebolig, men da borgere i plejebolig har et stående tilbud med kvalificeret hjælp til rådighed i kommunerne, skal de som udgangspunkt ikke afvente udskrivelse til dagen efter, ifald de først er færdigmeldt efter kl Det er uændret vigtigt, at plejecenteret er kvalificeret orienteret om, hvad der er foregået på hospitalet samt om eventuelle funktionsændringer, før de udskrives, og at udskrivelser efter kl ikke medfører sene aften- og natudskrivninger. 8

24 Punkt nr. 5 - Beslutning: Samarbejdet mellem kommuner og hospitaler vedrørende melding Bilag til om Kommunikationsaftalen Færdigbehandling 23. august 2017 Bilag 1 - Side -1 af 11 Indsættes som bilag til Kommunikationsaftalen Samarbejdet mellem kommuner og hospitaler i Region Hovedstaden vedrørende melding om færdigbehandling (MOF) I Region Hovedstaden og i kommunerne er der et stort fagligt, administrativt og politisk fokus på antallet af indlagte, færdigbehandlede patienter. Regionen såvel som kommunerne er periodevis udfordret på pladskapaciteten, så det er vigtigt, at begge parter bidrager aktivt til, at udskrivelse sker, så snart patienten er færdigbehandlet og udskrivningsparat. Blandt kommuner og hospitaler er der forskellig praksis, når der indsendes og behandles indsigelser over færdigmeldte patienter, fx i forståelsen/tolkningen af, hvornår en patient kan meldes færdigbehandlet. Målet med dette bilag er at sikre ensartet forståelse af begreberne i de forskellige patientsituationer, på tværs af hospitaler og kommuner i håb om derved at reducere antallet af kommunale indsigelser over færdigmeldte patienter. Der er med dette bilag aftalt fælles procedurer for indsendelse af indsigelser fra kommunerne og håndtering af færdigmeldinger på hospitalerne. For at skabe en gennemsigtighed i dialogen mellem kommunerne og på hospitalerne er der udarbejdet et vejledende casekatalog, som beskriver nogle af de cases, som der erfaringsmæssigt kan være uoverensstemmelser over. Begrebsafklaringer Hvornår er en patient færdigbehandlet? En patient er færdigbehandlet i stationært regi, når patienten ud fra en lægelig vurdering kan udskrives, dvs. når behandlingen er afsluttet eller indlæggelse ikke er en forudsætning for den videre behandling. Sygehusets administrative opgaver skal være udført i et sådant omfang, at disse ikke er til hinder for, at kommunen kan hjemtage patienten. Det betyder, at sygeplejerapport evt. midlertidige hjælpemidler, medicin mv skal være klar på udskrivningstidspunktet. 1 Ovenstående indebærer, at Fælles Medicin Kort (FMK) er ajourført og afstemt, udskrivningsrapport (USR) er gennemgået med patienten og klar til afsendelse. De midlertidige hjælpemidler, som hospitalet har ansvar for, og evt. medicin skal være klar. Registrering af en færdigbehandlet patient? Hvis kommunen ikke kan hjemtage patienten på den dato, hvor patienten er færdigbehandlet, registrerer hospitalet patienten som færdigbehandlet, hvilket genererer en automatisk afsendelse af en MOF til kommunen. MOF er en administrativ servicemeddelelse, der giver kommunen viden om, at patienten er registreret færdigbehandlet. Kommunen betaler færdigbehandlingstakst herefter. Der opkræves betaling fra og med dagen efter registrering af færdigbehandling. 1 Fællesindhold for basisregistrering af sygehuspatienter, Sundhedsdatastyrelsen

25 Punkt nr. 5 - Beslutning: Samarbejdet mellem kommuner og hospitaler vedrørende melding Bilag til om Kommunikationsaftalen Færdigbehandling 23. august 2017 Bilag 1 - Side -2 af 11 Den lægelige vurdering af om patienten er færdigbehandlet er uafhængig af, hvilke eventuelle forhold der i praksis forhindrer, at patienten kan udskrives på færdigbehandlingsdagen. Lægerne på hospitalerne kan melde patienterne færdigbehandlet døgnet rundt alle ugens 7 dage. Hvis patienten får tilbagefald eller en ny lidelse? Patienter, der er registreret som færdigbehandlede og som eksempel venter på et kommunalt tilbud, vil i venteperioden kunne få tilbagefald af den sygdom, som patienten er indlagt for, eller der kan opstå en anden lidelse, hvor hospitalsindlæggelse er påkrævet. I disse situationer skal patienten ikke længere betragtes som færdigbehandlet. 2 Hospitalet registrerer behandling genoptaget med den dato, hvor behandlingen genoptages. Dette udløser en MOF genoptaget, som automatisk sendes til kommunen. MOF genoptaget er en servicemeddelelse, der giver kommunen viden om, at patienten ikke længere er registreret færdigbehandlet MOF er annulleret og behandlingen er genoptaget. Når patienten igen er færdigbehandlet, sender hospitalet en opdateret Plejeforløbsplan med en ny færdigbehandlingsdato. Hvis kommunen stadig ikke kan hjemtage, registrerer hospitalet igen patienten færdigbehandlet. Der sendes igen en MOF til kommunen, som herefter igen betaler færdigbehandlingstakst. Fejlregistrering Hvis en patient ved en fejl er registreret færdigbehandlet, kan denne registrering annulleres. 2 Fællesindhold for basisregistrering af sygehuspatienter, Sundhedsdatastyrelsen 2017 side 29 2

26 Punkt nr. 5 - Beslutning: Samarbejdet mellem kommuner og hospitaler vedrørende melding Bilag til om Kommunikationsaftalen Færdigbehandling 23. august 2017 Bilag 1 - Side -3 af 11 Hvilken sammenhæng er der mellem, hvornår en patient er færdigbehandlet, hvornår patienten registreres færdigbehandlet og Kommunikationsaftalen? Indlæggelser under 48 timer Der skal ringes til kommunen for at aftale udskrivningstidspunktet når: pt. udskrives efter kl 13 eller der er ændrede plejebehov /sygeplejebehov eller hvis det skønnes at borgeren ikke umiddelbart kan udskrives til hjemmet Hospitalet dokumenterer i journalen, hvad der er aftalt med hvem. Indlæggelser over 48 timer Når der er sikkerhed om færdigbehandlings- /udskrivelsesdatoen sendes en PFP til kommunen senest kl. 13 dagen før udskrivelsen. Skulle der opstå ændringer sendes en opdateret PFP. I forløb hvor der har været dialog om yderligere koordinering skal der sendes en opdateret PFP, når der er en sikker færdigbehandlings-/ udskrivelsesdato Kommunen kontakter hospitalet hurtigst muligt. Der skal være overensstemmelse mellem færdigbehandlingsdatoen - telefonisk afgivet i de korte forløb og i forløb over 48 timer i PFP - og datoen i MOF en. Hospitalet registrerer pt. færdigbehandlet hvis patienten ikke kan hjemtages. 3