Udbudsbetingelser IT-drift

Transkript

1 02.22 IT-drift

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbudsmateriale til delaftale Udbudsmateriale til delaftale Udbuddets genstand Delaftaler Ydelser på delaftale 1 Cloud drift Ydelser på delaftale 2 Standard drift Længden af leveringsaftalerne Suppleringskøb Prisstruktur og sortimentsopbygning Delaftale 1 Cloud drift Prisstruktur Sortimentsopbygning Delaftale 2 Standard drift Prisstruktur Sortimentsopbygning Tidsplan for udbudsforretningen SKI s tildeling Delaftale 1 Cloud drift Indhold og omfang af tilbud Generelt omkring tilbudsafgivelse Underkriterier Delaftale Indhold og omfang af tilbud Generelt omkring tilbudsafgivelse Underkriterier Kundens tildeling Kundens tildeling på delaftale Tildelingshierarki Proces i forbindelse med Direkte tildeling Proces i forbindelse med Miniudbud Andre bestemmelser Kundens tildeling på delaftale Tildelingshierarki Proces i forbindelse med Direkte tildeling Proces i forbindelse med Miniudbud Andre bestemmelser Mindstekrav Forbehold - generelt Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål Skriftlige spørgsmål Tilbuddets udformning Elektronisk tilbudsafgivelse Erklæring Side 2 af 45

3 13.1. Tro og love-erklæring Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Side 3 af 45

4 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S CVR nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Thomas Ginnerup-Nielsen [email protected] It-support vedrørende udbudssystemet Ethics (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Side 4 af 45

5 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2013/S Udbudsmaterialet består af to selvstændige delaftaler med tilhørende bilag Udbudsmateriale til delaftale 1 For delaftale 1 (cloud drift) består det samlede udbudsmateriale af følgende: Udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2013/S Nærværende udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale Bilag A SKIs kundeliste o Bilag A1: SKIs kundeliste Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud o Bilag B1: Miniudbudsbetingelser o Bilag B2: Opfordringsskrivelse o Bilag B3: Dokumentation for afløftning af udbudspligten o Bilag B4: Tro- og Loveerklæring (miniudbud) Bilag C Leveringsaftale o Bilag C00 og C01 (udgår) o Bilag C02: Kundens leverancebeskrivelse o Bilag C02: Kundens leverancebeskrivelse (miniudbud) o Bilag C03 C11 (udgår) o Bilag C12: Leverandørens priser o Bilag C12: Leverandørens priser (miniudbud) o Bilag C13 og C14 (udgår) o Bilag C15: Licensbetingelser Side 5 af 45

6 o Bilag C15: Licensbetingelser (miniudbud) Bilag C15.1: Licensbetingelser (oversigt) o Bilag C16 og C17 (udgår) o Bilag C18: Vilkår for virksomhedsoverdragelse af medarbejdere (miniudbud) Bilag C18.1: Kundens medarbejderspecifikation ved virksomhedsoverdragelse Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E Kravspecifikation o Bilag E1 Tilbudsliste Bilag F Substitution af ydelser Bilag G Tildelingsværktøj Bilag H CSR Bilag J Licensbetingelser o Bilag J1 Licensbetingelser (oversigt) Bilag K Leverandørens adgang til ski.dk Tro og love erklæring 2.2. Udbudsmateriale til delaftale 2 For delaftale 2 (standard drift) består det samlede udbudsmateriale af følgende: Udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2013/S Nærværende udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale Bilag A SKIs kundeliste o Bilag A.1 SKIs kundeliste Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Direkte tildeling og Miniudbud o Bilag B1: Miniudbudsbetingelser (miniudbud) o Bilag B2: Opfordringsskrivelse (miniudbud) Side 6 af 45

7 o Bilag B3: Dokumentation for afløftning af udbudspligten o Bilag B4: Tro- og Loveerklæring (miniudbud) Bilag C Leveringsaftale o Bilag C00: Definitioner o Bilag C01: Transition ind o Bilag C02: Kundens leverancebeskrivelse, IT-situationsbeskrivelse og dokumentation Bilag C02.1: Kundens leverancebeskrivelse Bilag C02.1: Kundens leverancebeskrivelse (miniudbud) Bilag C02.2: Kundens it-situationsbeskrivelse og dokumentation o Bilag C03 (udgår) o Bilag C04: Driftshåndbog o Bilag C05: Fællesbetingelser for Kundens leverandører o Bilag C06: Rapportering o Bilag C07 og C08 (udgår) o Bilag C09: Ændringshåndtering o Bilag C10: Samarbejdsorganisation o Bilag C11 (udgår) o Bilag C12: Leverandørens priser og rabatter o Bilag C12: Leverandørens priser og rabatter (miniudbud) o Bilag C13: Incitamentsmodel o Bilag C14 (udgår) o Bilag C15: Licensbetingelser o Bilag C15: Licensbetingelser (miniudbud) Bilag C15.1: Licensbetingelser (oversigt) o Bilag C16: Overdragelse ved ophør o Bilag C17: IT-sikkerhedsprocedurer og bestemmelser o Bilag C18: Vilkår for virksomhedsoverdragelse af medarbejdere Bilag C18.1: Kundens medarbejderspecifikation ved virksomhedsoverdragelse Side 7 af 45

8 Bilag D Leverandørens rapportering til SKI Bilag E Kravspecifikation o Bilag E1 - Tilbudsliste Bilag F Substitution af ydelser Bilag G Tildelingsværktøj Bilag H CSR Bilag I Konsortiedeltagere Bilag J Licensbetingelser o Bilag J1 Licensbetingelser (oversigt) Bilag K Leverandørens adgang til ski.dk Tro og love erklæring Side 8 af 45

9 3. Udbuddets genstand Dette udbud omhandler IT-drift inden for SKI Rammeaftale Formålet med udbuddet af rammeaftalen er at sikre, at SKI s kunder tilbydes en rammeaftale på ITdrift, som lever op til kundernes indkøbsbehov. SKI s kunder ønsker på en simpel måde at kunne købe konkurrencedygtige IT-driftsydelser. Visse kunder ønsker at kunne købe totalløsninger, hvor hele kundens IT-drift outsources til en leverandør, mens andre kunder ønsker hybridløsninger, hvor dele af IT-driften er outsourcet, mens andre dele af IT-driften er insourcet. Kundernes behov er meget individuelle og hensigten med rammeaftalen er at sikre kunderne adgang til et bredt sortiment af IT-driftsydelser, således at kunderne kan købe de driftsydelser, som passer til den enkelte kundes IT-strategi. IT-driftsydelser kan karakteriseres ved en hurtig teknologisk udvikling, der medfører at eksisterende løsninger hurtigt bliver forældet. Dette er baggrunden for, at rammeaftalen giver mulighed for at rammeaftalens leverandører vil få mulighed for at substituere sortimentet i rammeaftalens løbetid, således at rammeaftalen rummer et til enhver tid teknologisk opdateret sortiment. Driftsydelserne er karakteriseret ved at være kapacitet, der udnyttes over tid. Rammeaftalen fungerer i høj grad som et funktionsudbud, hvor ydelserne er beskrevet som en driftsfunktion, leverandøren stiller til rådighed for kunden. Ved Direkte tildeling fremgår kvalitetsniveauerne udtrykkeligt, idet alle vilkår, herunder prisen, ligger fast. Ved Miniudbud er forudsætningerne for Leverandørens prissætning på bestemte områder ændret i forhold til prissætningen ved Direkte tildeling, og Kundens krav til kvalitetsniveauerne på Rammeaftalens ydelser kan samtidig være højere end ved Direkte tildeling, hvilket således fordrer, at Kunden gennemfører Miniudbud af funktionaliteten/ydelserne i bestemte situationer Delaftaler SKI s kunder har efterspurgt muligheden for at købe cloud-baserede driftsydelser. SKI har derfor udbudt kapacitetsydelser leveret via internettet, samt etablering og drift af serverkapacitet og standardservere. Af hensyn til kundernes mulighed for at få specialiserede og konkurrencedygtige cloud-leverandører er de cloud-baserede driftsydelser placeret på en selvstændig delaftale. Rammeaftalen har således to separate delaftaler med hver sit ydelsesområde: - Delaftale 1 Cloud drift - Delaftale 2 Standard drift Side 9 af 45

10 3.2. Ydelser på delaftale 1 Cloud drift Delaftalen dækker IT-drift leveret som en service. Delaftalen er inddelt i seks ydelseskategorier: a) Infrastruktur som en service (IaaS), som dækker basale infrastruktur- og kapacitetsydelser. b) Platform som en service (PaaS), som dækker simpel drift af en eller flere servere. c) Database som en service (DBaaS), som dækker drift af databaser. d) Mailtjeneste som en service, som dækker drift af en virtuel mailserver. e) Backup og disaster recovery, som dækker backup og reetablering af data og applikationer. f) Konsulenter, som dækker konsulentydelser afregnet pr. time. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, hvor der på denne delaftale er prækvalificeret 8 ansøgere, som derved har opnået adgang til at afgive tilbud på delaftale 2. SKI forventer at tildele 5 leverandører på delaftalen for en 4-årig periode. Delaftalen kan opsiges uafhængigt af delaftale 2. Kunderne har ikke frit valg mellem de 5 leverandører. Kundernes tildeling på delaftalen sker ved enten direkte tildeling eller miniudbud. Retningslinjerne for gennemførelse af direkte tildeling og miniudbud fremgår af rammeaftalens Bilag B. Både ved direkte tildeling og miniudbud skal kunden anvende tildelingskriteriet laveste pris. I pkt. 7 (jf. Bilag B) er udtømmende beskrevet de situationer, hvor kunden skal foretage tildeling på baggrund af et miniudbud Ydelser på delaftale 2 Standard drift Delaftalen dækker traditionelle IT-driftsydelser. Delaftalen er inddelt i 12 ydelseskategorier: a) Housing, som dækker et serverhotel for kundens servere. b) Fysisk kapacitet, som dækker etablering og drift af fysisk serverkapacitet uden operativsystem. c) Virtuel kapacitet, som dækker etablering og drift af virtuel serverkapacitet uden operativsystem. d) Slutbrugerenheder, som dækker leje og drift af computere o.l. e) Transition, som dækker leverandørens overtagelse af driften fra kunden eller 3. part. f) Simpel serverdrift, som dækker leje og drift af en server inkl. kapacitet, OS og tilknyttede ydelser. g) Teknisk platformsdrift, som dækker leje og drift af en mail- eller databaseserver inkl. underliggende og tilknyttede systemydelser. Side 10 af 45

11 h) Applikationsdrift, som dækker drift af kundens applikationer. i) Backup og disaster recovery, som dækker backup og restore af kundens data. j) Teknisk overvågning og 1. level support., som dækker end-to-end monitorering og brugersupport. k) Konsulenter, som dækker konsulentydelser afregnet pr. time. l) LAN-drift, som dækker drift af kundens kablede lokalnetværk. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, hvor der på denne delaftale er prækvalificeret 12 ansøgere, som har opnået adgang til at afgive tilbud på delaftale 2. SKI forventer at tildele 8 leverandører på delaftalen for en 4-årig periode. Delaftalen kan opsiges uafhængigt af delaftale 1. Kunderne har ikke frit valg mellem de 8 leverandører. Kundernes tildeling på delaftalen sker ved enten direkte tildeling eller miniudbud. Retningslinjerne for gennemførelse af direkte tildeling og miniudbud fremgår af rammeaftalens Bilag B. Både ved direkte tildeling og miniudbud skal kunden anvende tildelingskriteriet laveste pris. I pkt. 7 (jf. Bilag B) er udtømmende beskrevet de situationer, hvor kunden skal foretage tildeling på baggrund af et miniudbud Længden af leveringsaftalerne Indgåelse af en IT-driftsaftale vil ofte være forbundet med omfattende transitions- og etableringsomkostninger. Korte leveringsaftaler vil derfor mindske den reelle konkurrence, idet kundernes nuværende leverandører vil have en klar konkurrencefordel, da de kan undgå en væsentlig del af transitions- og etableringsomkostningerne. På baggrund af en dialog med markedet om de gængse afskrivningsprofiler er det SKI s vurdering, at der bør gives mulighed for, at kunderne kan indgå leveringsaftaler af en varighed på op til 6 år. Den udbudte leveringsaftale har som udgangspunkt en løbetid på 3 år, men der er mulighed for at forlænge leveringsaftalen tre gange af et års varighed til en samlet maksimal varighed på 6 år. Da kunderne alt overvejende indgår aftaler om levering af alle deres driftsydelser på samme tid, er det hensigtsmæssigt, at leveringsaftalerne har samme løbetid på både delaftale 1 og delaftale Suppleringskøb Størrelsen af det konkrete kapacitetskrav vil ofte ændre sig over tid. Det kan der være forskellige praktiske årsager til. Den løbende digitalisering af den offentlige sektor medfører større kapacitetskrav over tid. Samtidig vil ressortomlægninger og personalereguleringer medføre ændrede krav til den kapacitet, som understøtter administrativt arbejde. Leveringsaftalen åbner derfor mulighed for, at kunderne kan foretage supplerende køb i leveringsaftalernes løbetid i det omfang, at følgende tre betingelser er opfyldt: Side 11 af 45

12 1. at de supplerende ydelser på grund af uforudsete forhold, som kunden først er blevet opmærksom på efter kundens tildeling, viser sig nødvendige for kunden; 2. at vederlaget for de supplerende ydelser kan fastlægges efter Bilag C12; 3. at punkt 3a eller 3b er opfyldt; 3a. Prisfastsættelsen af de supplerende ydelser overstiger ikke 50 procent af den oprindelige samlede estimerede værdi af leveringsaftalen (ekskl. eventuelle supplerende ydelser i henhold til nærværende punkt), såfremt et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for kunden at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed, ville medføre teknisk uforenelighed, eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse, eller når de supplerende ydelser er absolut nødvendige af hensyn til leveringsaftalens fuldstændige gennemførelse; 3b. Prisfastsættelsen af de supplerende ydelser ikke overstiger 20 procent af den oprindelige samlede estimerede værdi af leveringsaftalen (eksklusiv eventuelle tidligere supplerende ydelser anskaffet i henhold til nærværende punkt), og den for Kunden gældende tærskelværdi ifølge EUs udbudsregler. Såfremt de ovenfor angivne betingelser ikke er opfyldt, kan suppleringskøb kun finde sted, såfremt det kan ske i overensstemmelse med EU s udbudsregler. Side 12 af 45

13 4. Prisstruktur og sortimentsopbygning 4.1. Delaftale 1 Cloud drift Prisstruktur Tilbudsgiver skal i Bilag E1 angive en startpris for de enkeltydelser (jf. punkt ), som tilbudsgiver vil tilbyde på delaftalen. Tilbudsgiver skal endvidere angive en effektivitetsrabat, som gives for lange kontrakter med henblik på de reducerede omkostninger dette medfører for leverandøren, og som skal komme kunderne til gode. Effektivitetsrabatten træder i kraft i år 4, 5 og 6 af eventuelle leveringsaftaler. Effektivitetsrabatten er en rabat, som trækkes fra det endelige faktureringsbeløb i det pågældende aftaleår. Endelig skal tilbudsgiver angive en hardwarerabat. Denne rabat er en prisjustering på visse enkeltydelser i delaftalens løbetid samt de efterfølgende år, som er dækket af leveringsaftaler, som er indgået under delaftalen. En uddybende beskrivelse af, hvordan vederlaget beregnes, findes i Rammeaftalens punkt 10. De på ethvert tidspunkt regulerede priser er samtidig maximumpriser for, hvad leverandøren kan opkræve for de pågældende ydelser i forbindelse med et miniudbud Sortimentsopbygning Sortimentet på delaftale 1 er inddelt i ydelseskategorier (niveau 1), som er underinddelt i underkategorier (niveau 2). Endelig er underkategorierne inddelt i enkeltydelser (niveau 3). Eksempel, jf. Bilag E.1 Tilbudsliste: Ydelseskategori Underkategori Enkeltydelse Pris SKI pris Netværkskapacitet High Garanteret inden for EU Bronze xx kr. XX kr. Infrastruktur (IAAS) Generel ydelse Netværkskapacitet High Garanteret inden for EU Bronze+ yy kr. YY kr. Netværkskapacitet High Garanteret inden for EU zz kr. ZZ kr. Side 13 af 45

14 Sølv Netværkskapacitet High Garanteret inden for DK Bronze aa kr. AA kr. Afgrænset ydelse Netværkskapacitet High Garanteret inden for DK Bronze+ bb kr. BB kr. Netværkskapacitet High Garanteret inden for DK Sølv cc kr. CC kr. En række ydelser er selvstændige ydelser, som kunden kan indkøbe separat på delaftalen. I forbindelse med indkøb af disse selvstændige ydelser, kan kunden tilkøbe en række tillægsydelser. Disse ydelser er kendetegnet ved, at parterne ikke kan indgå separate leveringsaftaler om disse ydelser, men at de skal indgå i forbindelse med levering af en selvstændig ydelse. En række ydelser er hverken selvstændige ydelser eller tillægsydelser. Disse indeholdte ydelser er kendetegnet ved, at leverandøren ikke kan opkræve et selvstændigt vederlag for dem, og at de indgår i leveringen af henholdsvis selvstændige ydelser og tillægsydelser i det omfang, at det er relevant. Af Bilag E Kravspecifikation fremgår, hvilke ydelser, som er selvstændige ydelser, tillægsydelser og indeholdte ydelser. Nedenfor er delaftalens sortiment angivet på ydelseskategori og underkategori. Enkeltydelserne fremgår af Bilag E.1 Tilbudsliste, og tilbudsgiver skal her angive en pris for de enkeltydelser, som tilbudsgiver ønsker at give tilbud på. Delaftalen indeholder både et obligatorisk sortiment og et frivilligt sortiment. I Bilag E.1 Tilbudsliste er anført hvilke enkeltydelser, som er obligatoriske og hvilke enkeltydelser, som er frivillige. Tilbudsgiver skal tilbyde samtlige obligatoriske enkeltydelser. Hvis ikke tilbudsgiver tilbyder samtlige de obligatoriske enkeltydelser, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt og derfor afvist. Antallet af frivillige ydelser, som tilbudsgiver tilbyder, vil indgå i vurderingen af leverandørernes sortiment i forbindelse med SKI s tildeling, jf. pkt. 6 nedenfor. En detaljeret beskrivelse af de krav, som ydelserne skal leve op til, findes i Bilag E Kravsspecifikation. Delaftalens sortiment er inddelt i følgende ydelseskategorier og underkategorier:.1 Infrastruktur som en service (IaaS) a) Generelle ydelser b) Afgrænsede ydelser Side 14 af 45

15 c) CPU d) RAM e) Storage.2 Platform som en service (PaaS) a) Windows server b) Redhat Enterprise Linux c) Debian Linux d) opensuse Linux e) Fedora Linux f) Ubuntu Linux.3 Database som en service (DBaaS) a) MS-SQL b) MY-SQL c) PostgreSQL.4 Mailtjeneste som en service a) Bronze b) Bronze+ c) Sølv d) Sølv+ e) Guld+ f) Platin+.5 Backup og Disaster recovery a) Backup b) Disaster recovery.6 Konsulentydelser a) IT-arkitekt b) IT-infrastrukturkonsulent c) IT-integrationskonsulent d) IT-sikkerhedskonsulent Side 15 af 45

16 4.2. Delaftale 2 Standard drift Prisstruktur Tilbudsgiver skal i Bilag E1 angive en startpris for de enkeltydelser, som tilbudsgiver vil tilbyde på delaftalen. Tilbudsgiver skal endvidere angive en effektivitetsrabat, som træder i kraft i år 4, 5 og 6 af eventuelle leveringsaftaler. Effektivitetsrabatten er en rabat, som trækkes fra det endelige faktureringsbeløb i det pågældende aftaleår. Endelig skal tilbudsgiver angive en hardwarerabat. Denne rabat er en prisjustering på visse ydelser i delaftalens løbetid samt de efterfølgende år, som er dækket af leveringsaftaler, som er indgået under delaftalen. En uddybende beskrivelse af, hvordan vederlaget beregnes, findes i Rammeaftalens punkt 10. De på ethvert tidspunkt regulerede priser er samtidig maximumpriser for, hvad leverandøren kan tilbyde for de pågældende ydelser i forbindelse med et miniudbud Sortimentsopbygning Sortimentet på delaftale 2 er inddelt i ydelseskategorier (niveau 1), som er underinddelt i underkategorier (niveau 2). Endelig er underkategorierne inddelt i enkeltydelser (niveau 3). Eksempel, jf. Bilag E.1 Tilbudsliste: Ydelseskategori Underkategori Enkeltydelse Pris SKI pris Etablering (standard) xx kr. (engangsydelse) XX kr. (engangsydelse) Server Etablering (udvidet) yy kr. (engangsydelse) YY kr. (engangsydelse) Drift (standard) zz kr. (pr. måned) ZZ kr. (pr. måned) Housing Drift (udvidet) tt kr. (pr. måned) TT kr. (pr. måned) Etablering (standard) ss kr. (engangsydelse) SS kr. (engangsydelse) Rack Etablering (udvidet) aa kr. (engangsydelse) AA kr. (engangsydelse) Drift (standard) bb kr. (pr. måned) BB kr. (pr. måned) Drift (udvidet) cc kr. (pr. måned) CC kr. (pr. måned) En række ydelser er selvstændige ydelser, som kunden kan indkøbe separat på delaftalen. I forbindelse med indkøb af disse selvstændige ydelser, kan kunden tilkøbe en række tillægsydelser. Disse ydelser er kendetegnet ved, at parterne ikke kan indgå separate leveringsaftaler om disse ydelser, men at de skal indgå i forbindelse med levering af en selvstændig ydelse. Side 16 af 45

17 En række ydelser er hverken selvstændige ydelser eller tillægsydelser. Disse indeholdte ydelser er kendetegnet ved, at leverandøren ikke kan opkræve et selvstændigt vederlag for dem, og at de indgår i leveringen af henholdsvis selvstændige ydelser og tillægsydelser i det omfang, at det er relevant. Af Bilag E Kravspecifikation fremgår, hvilke ydelser, som er selvstændige ydelser, tillægsydelser og indeholdte ydelser. Nedenfor er delaftalens sortiment angivet på ydelseskategori og underkategori. Enkeltydelserne fremgår af Bilag E.1 Tilbudsliste, og tilbudsgiver skal her angive en pris for de enkeltydelser, som tilbudsgiver ønsker at give tilbud på. Delaftalen indeholder både et obligatorisk sortiment og et frivilligt sortiment. I Bilag E.1 Tilbudsliste er anført hvilke enkeltydelser, som er obligatoriske og hvilke enkeltydelser, som er frivillige. Tilbudsgiver skal tilbyde samtlige obligatoriske enkeltydelser. Hvis ikke tilbudsgiver tilbyder samtlige de obligatoriske enkeltydelser, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt og derfor afvist. Antallet af frivillige ydelser, som tilbudsgiver tilbyder, vil indgå i vurderingen af leverandørernes sortiment i forbindelse med SKI s tildeling, jf. pkt. 6 nedenfor. En detaljeret beskrivelse af de krav, som ydelserne skal leve op til, findes i Bilag E Kravsspecifikation. Delaftalens sortiment er inddelt i følgende ydelseskategorier og underkategorier:.1 Housing a) Server b) Rack c) Bur d) Rum.2 Fysisk kapacitet a) Server b) CPU c) RAM d) Disk e) Storage.3 Virtuel kapacitet a) Server b) CPU Side 17 af 45

18 c) RAM d) Disk e) Storage.4 Slutbrugerenheder a) Stationær PC b) Bærbar PC c) Tynd Klient d) Håndholdt enhed e) VDI.5 Transition a) Etablering b) Flytning af servere c) Applikationsflytning d) Applikationsprøve.6 Simpel serverdrift a) Etablering b) Drift c) Licenser.7 Teknisk platformsdrift a) Etablering (databaseserver) b) Drift (databaseserver) c) Licenser (database) d) Etablering (mailserver) e) Drift (mailserver) f) Licens (mailserver).8 LAN-drift a) Drift.9 Applikationsdrift a) Basisapplikations 1 Side 18 af 45

19 b) Basisapplikations 2 c) Kompleks applikation 1 d) Kompleks applikation 2 e) Avanceret.10 Backup og disaster recovery a) Backup b) Disaster recovery.11 Teknisk overvågning og 1. level support a) Teknisk overvågning b) 1. level support.12 Konsulenter a) Forvaltning b) Medarbejdere Side 19 af 45

20 5. Tidsplan for udbudsforretningen Tidsplanen er den samme for både delaftale 1 og december 2013 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 28. februar 2014 Samtidig underretning om prækvalifikation og afslag på prækvalifikation 2. maj 2014 Udsendelse af udbudsmateriale til de prækvalificerede virksomheder 19. juni 2014 Frist for indsendelse af skriftlige spørgsmål 25. juni 2014, kl Tilbudsfrist Primo juli Primo august Forventet ordretildeling Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Side 20 af 45

21 6. SKI s tildeling Der vil ske evaluering og tildeling for hver af de to (2) delaftaler, dvs. to separate evalueringer med efterfølgende separat tildeling for hver delaftale Delaftale 1 Cloud drift Tildeling på delaftale 1 vil ske på baggrund af det "økonomisk mest fordelagtige tilbud". De fem (5) tilbudsgivere på delaftale 1, som opnår den bedste evaluering i nærværende punkt 6.1, vil blive tildelt på rammeaftalen Indhold og omfang af tilbud De tilbudte ydelser skal opfylde kravene i Bilag E - Kravspecifikation. I Bilag E1 Tilbudsliste skal tilbudsgiver angive sine tilbudte priser. En række enkeltydelserne er obligatoriske, hvorfor tilbudsgiver skal give en pris på de pågældende ydelser, jf. punkt Det bemærkes, jf. afsnit nedenfor, at tilbudsgiver i forbindelse med tildelingen bl.a. vil blive vurderet på hvor mange af de frivillige enkeltydelser, som tilbudsgiver tilbyder. Det bemærkes endvidere, at tilbudsgiver ikke efterfølgende kan sælge enkeltydelser på denne rammeaftale, hvis tilbudsgiver ikke har tilbudt de pågældende ydelser i forbindelse med afgivelse af tilbud på rammeaftalen med de undtagelser, som findes i Bilag F vedr. substitution af ydelser på rammeaftalen. Tilbudsgiver bedes udfylde Bilag J Licensbetingelser og evt. Bilag J1 Licensbetingelser (oversigt) Generelt omkring tilbudsafgivelse Alle priser, der oplyses i tilbudslisten, jf. Bilag E1, skal være ex moms, men inklusiv alle omkostninger ved at levere enkeltydelsen, såsom udgifter til administration, fakturering, forsikring, etc. SKI skal gøre opmærksom på, at SKI kan afvise unormalt lave tilbud, jf. udbudsdirektivets artikel 55. Side 21 af 45

22 Underkriterier Til tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud er der følgende underkriterier med tilhørende vægtning angivet i procent. Underkriterier Relativ vægt: a) Pris 65 % b) Sortiment 35 % Samlet sum 100 % Der vil blive foretaget én evaluering af underkriteriet Pris og én evaluering af underkriteriet Sortiment. Resultatet, som tilbudsgiver opnår for det enkelte kriterie, vil indgå med den oplyste vægtning i den samlede evaluering, der afgør, hvem der har tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud Evaluering af underkriterier a) Pris Underkriteriet Pris er yderligere underopdelt i en række lavere kriterier (ydelseskategorier og underkategorier), som fremgår af skema 1 nedenfor. Disse kriterier genfindes i Bilag E1 - Tilbudslisten. Bilag E1 indeholder endvidere de enkeltydelser, som tilbudsgiver skal give tilbud på. Skema 1 Ydelseskategori Vægtning Underkategori Vægtning Generelle ydelser 1 Afgrænsede ydelser 1 IaaS 5 CPU 2 RAM 2 Storage 2 Windows server 3 Redhat Enterprise Linux 1 PaaS 3 Debian Linux 1 opensuse Linux 1 Fedora Linux 1 DBaaS 3 MS-SQL 5 MY-SQL 4 Side 22 af 45

23 PostgreSQL 1 Bronze 1 Bronze+ 1 Mailtjeneste som en service 3 Sølv 2 Sølv+ 2 Guld+ 1 Platin+ 1 Backup og Disaster recovery 4 Backup 1 Disaster recovery 1 IT-arkitekt 2 Konsulenter 1 IT-infrastrukturkonsulent 1 IT-integrationskonsulent 1 IT-sikkerhedskonsulent 1 Ydelseskategorier, underkategorier og enkeltydelser er vægtet i forhold til hinanden med en absolut vægtning. Vægtningen af ydelserne er fastsat på baggrund af en dialog med SKI s kunder og er udtryk for en vurdering af hvilke ydelser, som i højere grad vil blive indkøbt på rammeaftalen. Vægtningen af ydelseskategorier og underkategorier fremgår af skema 1 ovenfor. Vægtningen af enkeltydelserne fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Resultatet af evalueringen af de laverestående kriterier til underkriteriet Pris vil indgå i den samlede evaluering af underkriteriet med de oplyste absolutte vægte. Enkeltydelserne evalueres på baggrund af de priser, som fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste i kolonnen SKI-pris, hvor en lavere SKI-pris vurderes bedre end en højere SKI-pris. SKI-prisen er en funktion af den pris, som tilbudsgiver har angivet i kolonnen Pris, samt enten gennemsnittet af effektivitetsrabatten eller både gennemsnittet af effektivitetsrabatten og gennemsnittet af hardwarerabatten. Hvis enkeltydelsen ikke er omfattet af hardwarerabatten, ser formlen ud som følger: SKI-pris = Pris x (1 den gennemsnitlige effektivitetsrabat) Hvis enkeltydelsen er omfattet af hardwarerabatten, ser formlen ud som følger: SKI-pris = Pris x (1 den gennemsnitlige effektivitetsrabat) x (1 den gennemsnitlige hardwarerabat) Side 23 af 45

24 Gennemsnittet af effektivitetsrabatten er udregnet som den gennemsnitlige årlige effektivitetsrabat over de 6 år, som en leveringsaftale maksimalt kan strække sig. Eksempel: Kontraktlængde Rabat (%) År 1 0,00% År 2 0,00% År 3 0,00% År 4 2,00% År 5 6,00% År 6 10,00% Total (GNS) 3,00% Gennemsnittet af hardwarerabatten er udregnet som den gennemsnitlige årlige hardwarerabat over de ti år, hvor kunder kan være aftaledækket på denne rammeaftale Eksempel: Aftaleår Rabat (%) År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% Total (GNS) 4,50% Af Bilag E1 Tilbudsliste fremgår, hvilke enkeltydelser, som er omfattet af både effektivitetsrabatten og hardwarerabatten, og hvilke enkeltydelser, som alene er omfattet af effektivitetsrabatten. Det bemærkes, at karakteren for enkeltydelserne indgår i evalueringen af den enkelte underkategori med den vægtning, som fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Karakteren for den enkelte underkategori indgår i evalueringen af den enkelte ydelseskategori med den vægtning, som fremgår af skema 1 ovenfor. Endelig indgår karakteren for den enkelte ydelseskategori i den samlede bedømmelse af underkriteriet Pris med den vægtning, som fremgår af skema 1 ovenfor. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder en frivillig enkeltydelse, udgår denne enkeltydelse ved evalueringen af den pågældende underkategori. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder nogen enkeltydelser under en underkategori, udgår den pågældende underkategori ved evaluering af ydelseskategorien. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder nogen enkeltydelser under en ydelseskategori, udgår den pågældende ydelseskategori ved den samlede vurdering af underkriteriet Pris. b) Sortiment Side 24 af 45

25 Underkriteriet Sortiment er yderligere underopdelt i en række lavere kriterier (ydelseskategorier og underkategorier), som fremgår af skema 1 ovenfor. Disse kriterier genfindes i Bilag E1 - Tilbudslisten. Bilag E1 indeholder endvidere de enkeltydelser, som tilbudsgiver skal give tilbud på. Sortiment vurderes på baggrund af, hvor mange frivillige ydelser, som tilbudsgiver har tilbudt. En frivillig ydelse er tilbudt, når tilbudsgiver for den pågældende ydelse har angivet en pris i kolonnen Pris. Den tilbudsgiver, som tilbyder et bredere (vægtet) sortiment, vil opnå en bedre vurdering end den tilbudsgiver, som tilbyder et smallere (vægtet) sortiment. Ydelseskategorier, underkategorier og enkeltydelser er vægtet i forhold til hinanden med en absolut vægtning. Vægtningen af ydelserne er fastsat på baggrund af en dialog med SKI s kunder og er udtryk for en vurdering af hvilke ydelser, som i højere grad vil blive indkøbt på rammeaftalen. Vægtningen af ydelseskategorier og underkategorier fremgår af skema 1 ovenfor. Vægtningen af enkeltydelserne fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Resultatet af evalueringen af de laverestående kriterier til underkriteriet Sortiment vil indgå i den samlede evaluering af underkriteriet med de oplyste absolutte vægte. Karakteren for enkeltydelserne indgår i evalueringen af den enkelte underkategori med den vægtning, som fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Karakteren for den enkelte underkategori indgår i evalueringen af den enkelte ydelseskategori med den vægtning, som fremgår af skema 1 ovenfor. Endelig indgår karakteren for den enkelte ydelseskategori i den samlede bedømmelse af underkriteriet Sortiment med den vægtning, som fremgår af skema 1 ovenfor Delaftale 2 Tildeling på delaftaler 2 vil ske på baggrund af det "økonomisk mest fordelagtige tilbud". De otte (8) tilbudsgivere på delaftale 2, som opnår den bedste evaluering i nærværende punkt 6.2, vil blive tildelt på rammeaftalen Indhold og omfang af tilbud De tilbudte ydelser skal opfylde kravene i Bilag E - Kravspecifikation, herunder Bilag E.1 Tilbudsliste, som samtidig er det bilag, i hvilket tilbudsgiver skal angive sine tilbudte priser ved tilbudsafgivelsen. En del af enkeltydelserne er obligatoriske, hvorfor tilbudsgiver skal give en pris på de pågældende ydelser, jf. punkt Det bemærkes, jf. afsnit nedenfor, at tilbudsgiver i forbindelse med tildelingen bl.a. vil blive vurderet på hvor mange af de frivillige enkeltydelser, som tilbudsgiver tilbyder. Det bemærkes endvidere, at tilbudsgiver ikke efterfølgende kan sælge enkeltydelser ved direkte tildeling på denne rammeaftale, hvis tilbudsgiver ikke har tilbudt de pågældende ydelser i forbindelse med afgivelse af tilbud på rammeaftalen med de undtagelser, som findes i Bilag F vedr. substitution af ydelser på rammeaftalen. Tilbudsgiver bedes udfylde Bilag J Licensbetingelser og evt. Bilag J1 Licensbetingelser (oversigt). Side 25 af 45

26 Generelt omkring tilbudsafgivelse Alle priser, der oplyses i tilbudslisten, jf. Bilag E1, skal være ex moms, men inklusiv alle omkostninger ved at levere enkeltydelsen, såsom udgifter til administration, fakturering, forsikring, etc. SKI skal gøre opmærksom på, at SKI kan afvise unormalt lave tilbud, jf. udbudsdirektivets artikel Underkriterier Til tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud er der følgende underkriterier med tilhørende vægtning angivet i procent. Underkriterier Relativ vægt: a) Pris 50 % b) Sortiment 50 % Samlet sum 100 % Der vil blive foretaget én evaluering af underkriteriet Pris og én evaluering af underkriteriet Sortiment. Resultatet, som tilbudsgiver opnår for det enkelte kriterie, vil indgå med den oplyste vægtning i den samlede evaluering, der afgør, hvem der har tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud Evaluering af underkriterier a) Pris Underkriteriet Pris er yderligere underopdelt i en række lavere kriterier (ydelseskategorier og underkategorier), som fremgår af skema 2 nedenfor. Disse kriterier genfindes i Bilag E1 - Tilbudslisten. Bilag E1 indeholder endvidere de enkeltydelser, som tilbudsgiver skal give tilbud på. Skema 2 Ydelseskategori Vægtning Underkategori Vægtning Server 5 Housing 1 Rack 1 Bur 2 Rum 3 Server 2 CPU 1 Fysisk kapacitet 3 RAM 1 Disk 1 Storage 2 Virtuel kapacitet 5 Server 2 Side 26 af 45

27 CPU 1 RAM 1 Disk 1 Storage 2 Stationær PC 3 Bærbar PC 5 Slutbrugerenheder 3 Tynd Klient 3 Håndholdt enhed 5 VDI 1 Etablering 2 Transition 4 Flytning af servere 2 Applikationsflytning 1 Applikationsprøve 1 Etablering 2 Simpel serverdrift 4 Drift 2 Licenser 1 Etablering (databaseserver) 2 Drift (databaseserver) 2 Teknisk platformsdrift 3 Licenser (database) 1 Etablering (mailserver) 3 Drift (mailserver) 3 Licens (mailserver) 1 LAN-drift 2 Drift 1 Basisapplikations 1 3 Basisapplikations 2 3 Applikationsdrift 3 Kompleks applikation 1 2 Kompleks applikation 2 2 Avanceret 1 Teknisk overvågning og 1. level support Backup og disaster recovery 5 Konsulenter 2 3 Teknisk overvågning 2 1. level support 1 Backup 2 Disaster recovery 3 Forvaltning 1 Medarbejdere 1 Ydelseskategorier, underkategorier og enkeltydelser er vægtet i forhold til hinanden med en absolut vægtning. Vægtningen af ydelserne er fastsat på baggrund af en dialog med SKI s kunder og er udtryk for en vurdering af hvilke ydelser, som i højere grad vil blive indkøbt på rammeaftalen. Vægtningen af ydelseskategorier og underkategorier fremgår af skema 2 ovenfor. Side 27 af 45

28 Vægtningen af enkeltydelserne fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Resultatet af evalueringen af de laverestående kriterier til underkriteriet Pris vil indgå i den samlede evaluering af underkriteriet med de oplyste absolutte vægte. Enkeltydelserne evalueres på baggrund af de priser, som fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste i kolonnen SKI-pris, hvor en lavere SKI-pris vurderes bedre end en højere SKI-pris. SKI-prisen er en funktion af den pris, som tilbudsgiver har angivet i kolonnen Pris, samt enten gennemsnittet af effektivitetsrabatten eller både gennemsnittet af effektivitetsrabatten og gennemsnittet af hardwarerabatten. Hvis enkeltydelsen ikke er omfattet af hardwarerabatten, ser formlen ud som følger: SKI-pris = Pris x (1 den gennemsnitlige effektivitetsrabat) Hvis enkeltydelsen er omfattet af hardwarerabatten, ser formlen ud som følger: SKI-pris = Pris x (1 den gennemsnitlige effektivitetsrabat) x (1 den gennemsnitlige hardwarerabat) Gennemsnittet af effektivitetsrabatten er udregnet som den gennemsnitlige årlige effektivitetsrabat over de 6 år, som en leveringsaftale maksimalt kan strække sig. Eksempel: Kontraktlængde Rabat (%) År 1 0,00% År 2 0,00% År 3 0,00% År 4 2,00% År 5 6,00% År 6 10,00% Total (GNS) 3,00% Gennemsnittet af hardwarerabatten er udregnet som den gennemsnitlige årlige hardwarerabat over de ti år, hvor kunder kan være aftaledækket på denne rammeaftale Eksempel: Aftaleår Rabat (%) År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% År ,00% Side 28 af 45

29 Total (GNS) 4,50% Af Bilag E1 Tilbudsliste fremgår, hvilke enkeltydelser, som er omfattet af både effektivitetsrabatten og hardwarerabatten, og hvilke enkeltydelser, som alene er omfattet af effektivitetsrabatten. Det bemærkes, at karakteren for enkeltydelserne indgår i evalueringen af den enkelte underkategori med den vægtning, som fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Karakteren for den enkelte underkategori indgår i evalueringen af den enkelte ydelseskategori med den vægtning, som fremgår af skema 2 ovenfor. Endelig indgår karakteren for den enkelte ydelseskategori i den samlede bedømmelse af underkriteriet Pris med den vægtning, som fremgår af skema 2 ovenfor. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder en frivillig enkeltydelse, udgår denne enkeltydelse ved evalueringen af den pågældende underkategori. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder nogen enkeltydelser under en underkategori, udgår den pågældende underkategori ved evaluering af ydelseskategorien. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder nogen enkeltydelser under en ydelseskategori, udgår den pågældende ydelseskategori ved den samlede vurdering af underkriteriet Pris. b) Sortiment Underkriteriet Sortiment er yderligere underopdelt i en række lavere kriterier (ydelseskategorier og underkategorier), som fremgår af skema 2 ovenfor. Disse kriterier genfindes i Bilag E1 - Tilbudslisten. Bilag E1 indeholder endvidere de enkeltydelser, som tilbudsgiver skal give tilbud på. Sortiment vurderes på baggrund af, hvor mange frivillige ydelser, som tilbudsgiver har tilbudt. En frivillig ydelse er tilbudt, når tilbudsgiver for den pågældende ydelse har angivet en pris i kolonnen Pris. Den tilbudsgiver, som tilbyder et bredere (vægtet) sortiment, vil opnå en bedre vurdering end den tilbudsgiver, som tilbyder et smallere (vægtet) sortiment. Ydelseskategorier, underkategorier og enkeltydelser er vægtet i forhold til hinanden med en absolut vægtning. Vægtningen af ydelserne er fastsat på baggrund af en dialog med SKI s kunder og er udtryk for en vurdering af hvilke ydelser, som i højere grad vil blive indkøbt på rammeaftalen. Vægtningen af ydelseskategorier og underkategorier fremgår af skema 2 ovenfor. Vægtningen af enkeltydelserne fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Resultatet af evalueringen af de laverestående kriterier til underkriteriet Sortiment vil indgå i den samlede evaluering af underkriteriet med de oplyste absolutte vægte. Karakteren for enkeltydelserne indgår i evalueringen af den enkelte underkategori med den vægtning, som fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Karakteren for den enkelte underkategori indgår i evalueringen af den enkelte ydelseskategori med den vægtning, som fremgår af skema 2 ovenfor. Endelig indgår karakteren for den enkelte ydelseskategori i den samlede bedømmelse af underkriteriet Sortiment med den vægtning, som fremgår af skema 2 ovenfor. Side 29 af 45

30 7. Kundens tildeling Kunden har pligt til at gennemføre en tildeling inden, at kunden kan indgå en leveringsaftale om de ydelser, som er indeholdt i rammeaftalen. Kunden kan kun indgå leveringsaftaler med leverandører med hvem, SKI har indgået en rammeaftale. Dette punkt beskriver i overordnede træk den proces, som kunden skal anvende, når kunden gennemfører tildelinger på rammeaftalen. En mere detaljeret beskrivelse af processen findes i Bilag B, som vil indgå i det endelige kontraktgrundlag, hvorfor Bilag B har forrang i forhold til nærværende udbudsbetingelser Kundens tildeling på delaftale Tildelingshierarki Kundernes tildeling af ordrer på konkrete anskaffelser vil ske på to måder: 1. Direkte tildeling: Som udgangspunkt skal kunden anvende direkte tildeling ved indkøb på delaftalen. Kunden vil ved direkte tildeling estimere sit forbrug i leveringsaftalens maksimale løbetid på 6 år. På baggrund af dette anslåede forbrug skal kunden tildele leveringsaftalen til den leverandør, som kan tilbyde de pågældende ydelser til den laveste pris. 2. Miniudbud: Hvis en af nedenstående betingelser er opfyldt, skal kunden foretage tildeling efter miniudbud i henhold til de retningslinjer, som følger af rammeaftalens Bilag B. Hvis en eller flere af følgende betingelser er opfyldt, skal kunden tildele leveringsaftalen på baggrund af et miniudbud: a) Hvis kunden har skærpede krav til sikkerhed eller servicelevels, som ikke sin helhed indgår i det standardsortiment, som fremgår af Bilag E Kravspecifikation. b) Hvis kunden vurderer, at der skal ske medarbejderoverdragelse i forbindelse med aftaleindgåelsen, jf. lov nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Kundens behovsopgørelse skal hvile på et sagligt grundlag, hvorfor kunden forud for tildeling skal vurdere sit behov på et objektivt grundlag Proces i forbindelse med Direkte tildeling Direkte tildeling skal ske i henhold til tildelingskriteriet laveste pris. Side 30 af 45

31 Kunden og leverandøren er forpligtet til at anvende leveringsaftalen i rammeaftalens Bilag C med tilhørende underbilag. Kunden og Leverandøren kan kun foretage ændringer i Leveringsaftalen i det omfang, at dette specifikt fremgår af Leveringsaftalen eller de tilhørende bilag. Tildeling af opgaven sker udelukkende på baggrund af leverandørens tilbud på rammeaftalen, som fremgår af Bilag E1 Tilbudsliste. Kunden identificerer den leverandør, som har tilbudt de ønskede ydelser til den laveste pris. Tilbudsgiver skal anvende den af tilbudsgiver angivne tilbudspris fratrukket den gennemsnitlige effektivitetsrabat over 6 år og for de enkeltydelser, som er omfattet af hardwarerabatten fratrukket den gennemsnitlige hardwarerabat for de 6 år, som leveringsaftalen vil dække. Ex: Kunde A ønsker at købe følgende to enkeltydelser: 1) Etablering af backup (ikke omfattet af hardwarerabat) 2) Drift af backup (omfattet af hardwarerabat) Tilbudsgiver B har givet en pris på begge ydelser. For etablering af backup har tilbudsgiver B angivet en tilbudspris på kr. For drift af backup har tilbudsgiver B angivet en tilbudspris på kr. Tilbudsgiver B har tilbudt en effektivitetsrabat, som i gennemsnit er 10 % og en hardware rabat, som i gennemsnit er 5 %. Tilbudsgiver B vil for etablering af backup bliver vurderet på følgende pris: 1.000,- kr. x (1 effektivitetsrabatten) = 1.000,- kr. x (1 0,1) = 1.000,- kr. x 0,9 = 900,- kr. Tilbudsgiver B vil for drift af backup blive vurderet på følgende pris: 3.000,- kr. x (1 effektivitetsrabatten) x (1 hardwarerabatten) = 3.000,- kr. x (1 0,1) x (1 0,05) = 3.000,- kr. x 0,9 x 0,95 = 2.565,- kr. Kunde A skal som led i tildelingen vurdere sit samlede behov for de pågældende ydelser over en periode på 6 år. Processen for gennemførelse af direkte tildeling er nærmere beskrevet i Bilag B Proces i forbindelse med Miniudbud Ved et miniudbud skal Kunden tildele leveringsaftalen til den leverandør, som afgiver tilbud med den laveste pris. Processen for gennemførelse af miniudbud er nærmere beskrevet i Bilag B Andre bestemmelser Hvis kunden skal købe ydelser både på delaftale 1 og delaftale 2, skal kunden foretage to separate tildelinger. Kunden kan ikke foretage en samlet tildeling til en leverandør for ydelser på begge delaftaler, selvom der kan være leverandører, som findes på begge delaftaler. Side 31 af 45

32 Kunden må ikke omgå betingelserne for gennemførelse af henholdsvis direkte tildeling og miniudbud. Kun leverandører på rammeaftalens delaftale 1 kan byde i forbindelse med kundens miniudbud på delaftale 1. Hvis Kunden har medtaget frivilligt sortiment i sit miniudbud, er det kun de leverandører, som har tilbudt den pågældende ydelse på rammeaftalen, som kan give et tilbud ved det pågældende miniudbud Kundens tildeling på delaftale Tildelingshierarki Kundernes tildeling af ordrer på konkrete anskaffelser vil ske på to måder: 3. Direkte tildeling: Som udgangspunkt skal kunden anvende direkte tildeling ved indkøb på rammeaftalen. Kunden vil ved direkte tildeling estimere sit forbrug i leveringsaftalens maksimale løbetid på 6 år. På baggrund af dette anslåede forbrug skal kunden vælge den leverandør, som kan tilbyde de pågældende ydelser til den laveste pris. 4. Miniudbud: Hvis en af nedenstående betingelser er opfyldt, skal kunden foretage tildeling efter miniudbud i henhold til de retningslinjer, som følger af rammeaftalens Bilag B. Hvis en eller flere af følgende betingelser er opfyldt, skal kunden sende sin anskaffelse i miniudbud: c) Hvis kunden har skærpede krav til sikkerhed, servicelevels eller bodbestemmelser, som ikke sin helhed indgår i det standardsortiment, som fremgår af Bilag C13 Incitamentsmodel og Bilag E Kravspecifikation. d) Hvis kunden vurderer, at der skal ske medarbejderoverdragelse i forbindelse med aftaleindgåelsen, jf. lov nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. e) Hvis kunden vurderer, at der ved transitionen (ind) til den evt. nye leverandør vil være transitionsskridt, som vil være mere kompliceret end forudsat ved direkte tildeling i Bilag E Kravspecifikation, hvorved opgaven kræver en selvstændig prissætning fra leverandøren. Kundens behovsopgørelse skal hvile på et sagligt grundlag, hvorfor kunden forud for tildeling skal vurdere sit behov på et objektivt grundlag Proces i forbindelse med Direkte tildeling Direkte tildeling skal ske i henhold til tildelingskriteriet laveste pris. Kunden og leverandøren er forpligtet til at anvende leveringsaftalen i rammeaftalens Bilag C med tilhørende underbilag. Kunden og Leverandøren kan kun foretage ændringer i Leveringsaftalen i det omfang, at dette specifikt fremgår af Leveringsaftalen eller de tilhørende bilag. Tildeling af opgaven sker udelukkende på baggrund af leverandørens tilbud på rammeaftalen, som fremgår af Bilag E.1 Tilbudsliste. Side 32 af 45

33 Kunden identificerer den leverandør, som har tilbudt de ønskede ydelser til den laveste pris. Tilbudsgiver skal anvende den af tilbudsgiver angivne tilbudspris fratrukket den gennemsnitlige effektivitetsrabat over 6 år og for de enkeltydelser, som er omfattet af hardwarerabatten fratrukket den gennemsnitlige hardwarerabat for de 6 år, som leveringsaftalen vil dække. Ex: Kunde A ønsker at købe følgende to enkeltydelser: 1) Teknisk platformsdrift mailserver (ikke omfattet af hardwarerabat) 2) Kapacitetsdrift (omfattet af hardwarerabat) Tilbudsgiver B har givet en pris på begge ydelser. For teknisk platformsdrift mailserver har tilbudsgiver B angivet en tilbudspris på kr. For kapacitetsdrift har tilbudsgiver B angivet en tilbudspris på kr. Tilbudsgiver B har tilbudt en effektivitetsrabat, som i gennemsnit er 10 % og en hardware rabat, som i gennemsnit er 5 %. Tilbudsgiver B vil for teknisk platformsdrift mailserver bliver vurderet på følgende pris: 1.000,- kr. x (1 effektivitetsrabatten) = 1.000,- kr. x (1 0,1) = 1.000,- kr. x 0,9 = 900,- kr. Tilbudsgiver B vil for kapacitetsdrift blive vurderet på følgende pris: 3.000,- kr. x (1 effektivitetsrabatten) x (1 hardwarerabatten) = 3.000,- kr. x (1 0,1) x (1 0,05) = 3.000,- kr. x 0,9 x 0,95 = 2.565,- kr. Kunde A skal som led i tildelingen vurdere sit samlede behov for de pågældende ydelser over en periode på 6 år. Inden kontraktindgåelse sender kunden sin eksisterende dokumentation og sin behovsopgørelse (jf. Bilag C02.1 og Bilag C02.2) til den pågældende leverandør. Hvis leverandøren mener, at dokumentationen er tilfredsstillende, og at den af kunden gennemførte behovsopgørelse er i overensstemmelser med den fremsendte dokumentation, kan leverandøren og kunden indgå en leveringsaftale, jf. Bilag C (inkl. underbilag). Processen for vurdering af kvaliteten af den fremsendte dokumentation er nærmere beskrevet i Bilag B Proces i forbindelse med Miniudbud Ved et miniudbud skal Kunden tildele leveringsaftalen til den leverandør, som afgiver tilbud med den laveste prs. Processen for gennemførelse af miniudbud er nærmere beskrevet i Bilag B Andre bestemmelser Hvis kunden skal købe ydelser både på delaftale 1 og delaftale 2, skal kunden foretage to separate tildelinger. Kunden kan ikke foretage en samlet tildeling til en leverandør for ydelser på begge delaftaler, selvom der kan være leverandører, som findes på begge delaftaler. Side 33 af 45

34 Kunden må ikke omgå betingelserne for gennemførelse af henholdsvis direkte tildeling og miniudbud. Kun leverandører på rammeaftalens delaftale 2 kan byde i forbindelse med kundens miniudbud på delaftale 2. Hvis Kunden har medtaget frivilligt sortiment i sit miniudbud, er det kun de leverandører, som har tilbudt den pågældende ydelse på rammeaftalen, som kan give et tilbud ved det pågældende miniudbud. Side 34 af 45

35 8. Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at alt indholdet af rammeaftalen med underbilag er mindstekrav. Dette gælder både delaftale 1 og delaftale 2. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. Tilbudsgiver gøres desuden opmærksom på, at der skal afgives tilbud i Bilag E1 Tilbudsliste. Side 35 af 45

36 9. Forbehold - generelt Tilbudsgiver har hverken på delaftale 1 eller delaftale 2 adgang til at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse. Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 11 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne bedes være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet. Side 36 af 45

37 10. Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Dette gælder både delaftale 1 og delaftale 2. Side 37 af 45

38 11. Skriftlige spørgsmål Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har både på delaftale 1 og delaftale 2 mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk via ETHICS. Spørgsmål skal stilles via Udbudshjemmesiden Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder ej heller pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Udbudshjemmesiden Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på Udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Side 38 af 45

39 12. Tilbuddets udformning Krav til tilbuddets udformning gælder både delaftale 1 og delaftale 2. Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for rammeaftale med Bilag A K, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud skal være på dansk. Tilbuddet skal afleveres i elektronisk signeret stand ved signering af følgebrevet. Tilbudsgiver bedes angive ved afkrydsning i følgebrevet, hvilke dokumenter der er omfattet af tilbuddet. Tilbud skal indeholde en tro- og love erklæring, jf. punkt Hvis tilbudsgiver afleverer tilbud på begge delaftaler, skal der alene afleveres en tro- og lov erklæring. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét selvstændigt tilbud og alene, hvis tilbudsgiver er prækvalificeret til den pågældende delaftale. Hvis tilbudsgiver er prækvalificeret på både delaftale 1 og delaftale 2, skal tilbudsgiver aflevere et tilbud på hver af de to delaftaler. Efter ansøgning om prækvalifikation og inden kontraktindgåelse er det ikke muligt at overdrage hverken prækvalifikation eller tilbud til en anden juridisk enhed, og derved lade denne anden juridisk enhed indtræde i prækvalifikationen eller tilbud i ansøgers/tilbudsgivers sted Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse via er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt ved udarbejdelsen af tilbuddet. I forbindelse med afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver udfylde tro- og loveerklæringen i Pdf-format samt tilbudslisterne i Excel-format. Side 39 af 45

40 Følgende skal udfyldes: Tro og love erklæring (kun en, selvom der afleveres tilbud på begge delaftaler) Bilag E1 Tilbudsliste (separat på hver delaftale, hvis der afleveres tilbud på begge delaftaler) Tilbudsgiver bedes også udfylde Bilag J Licensbetingelser og evt. Bilag J1 Licensbetingelser (oversigt) (separat på hver delaftale, hvis der afleveres tilbud på begge delaftaler) Tilbud kan alene afgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , CD-rom eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Side 40 af 45

41 13. Erklæring Tilbuddet bedes indeholde nedenfor nævnte erklæring. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Erklæringen er den samme for både delaftale 1 og delaftale 2. Tilbudsgiver har adgang til formularen via Tro og love-erklæring Elektronisk signeret tro og love-erklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13. maj Side 41 af 45

42 14. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er onsdag den 25. juni 2014, kl Tilbudsfristen gælder for både delaftale 1 og delaftale 2. Tilbud, kan ikke modtages efter dette tidspunkt, idet Ethics lukker for muligheden for at indgive tilbud efter tilbudsfristens udløb. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på (der vises online), er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter Ethics efter tilbudsfristens udløb i henhold til servertiden i Ethics. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftale. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 42 af 45

43 15. Behandling af tilbud mv. Tilbuddene behandles ens både for så vidt angår delaftale 1 og delaftale 2. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftaler tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 0. Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse, og der skal udpeges en fælles (befuldmægtiget) (sekretariatsfunktionen), der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 43 af 45

44 16. Forhandlingsforbuddet Der gælder et forhandlingsforbud både for delaftale 1 og delaftale 2. SKI vil ikke i traditionel forstand kunne forhandle med Tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at rammeaftalen vil kunne indgås mellem SKI og Tilbudsgiver uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 44 af 45

45 17. Fortrolighed Tilbudsgiverne både på delaftale 1 og delaftale 2 skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf, med mindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud. Lov om offentlighed i forvaltningen finder ikke anvendelse på SKI 1, hvorfor offentligheden ikke hos SKI kan få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med virksomheden, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI Kunder, der kan benytte sig af Rammeaftalen på via login. SKI s kunder er som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne, herunder miniudbudsmateriale og tildelingsbeslutninger, vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende indgåelse af aftaler ved direkte tildeling eller ved afholdelse af miniudbud henledes tilbudsgivers opmærksomhed derfor på, at dokumenter, herunder de i miniudbuddet indkomne tilbud, i relevant omfang vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKIs kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. 1 Jf., bekendtgørelse nr af 18. december 2013 om undtagelse af selskaber fra lov om offentlighed i forvaltningen. Side 45 af 45