Udbudsbetingelser Offentligt udbud. Rammeaftale Netværk WAN

Transkript

1 Udbudsbetingelser Offentligt udbud Rammeaftale 02.10

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Rammeaftalens omfang Krav til tilbudsafgivelse Obligatorisk sortiment Valgfrit sortiment Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsform Egnethedsvurdering Økonomisk og finansiel formåen Hvem kan afgive tilbud Enkeltstående virksomhed Konsortium Deltagelse som del af flere tilbudsgivere Elektronisk tilbudsafgivelse Tildelingskriterier Underkriterier Evaluering af underkriteriet Pris Evaluering af underkriteriet Valgfrit Sortiment Samlet vurdering Pris og Sortiment Forbehold og Mindstekrav Forbehold - generelt Mindstekrav Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål Informationsmøde Tilbuddets udformning Generelt Forudsætning for tilbudsafgivelse Tilbuddets omfang Obligatorisk sortiment Valgfrit sortiment Særlige erklæringer Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige Erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen mv Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud mv Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tjekliste Side 2 af 26

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Thomas Haagendal tha@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet Ethics (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf. nr.: (+45) Side 3 af 26

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 20[ ]/S - [ ]- [ ]. Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale af: Nærværende udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale Udkast til rammeaftalebilag A - I, herunder med vejledende tekstafsnit o Herunder Bilag E2 Tilbudslister Erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen mv. Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige Spørgeskemaer om Tilbudsgivers generelle forhold Side 4 af 26

5 3. Udbuddets indhold SKI udbyder rammeaftale om indkøb af netværk (WAN). Rammeaftalen er ikke opdelt i delaftaler. Kundens efterfølgende tildeling af konkrete Leverancer via Rammeaftalen sker ved gennemførelse af Miniudbud Rammeaftalens omfang Aftalen omfatter levering af Wide Area Network (WAN) som en palet af hastigheder fra 10 Mbit/s til 100 Gbit/s med et antal forskellige termineringstyper (Ethernet, IP snit, Internet snit eller sort fiber). Foruden selve forbindelsen omfatter aftalen SLA tjenester, forskellige kvalitetsniveauer (QoS) og et antal tjenesteydelser på timebasis hørende til ydelserne Krav til tilbudsafgivelse Rammeaftalen omfatter Mindstekrav til et obligatorisk sortiment og Mindstekrav til et evt. tilbudt valgfrit sortiment. Det obligatoriske sortiment indeholder de ydelser og produkter, som alle tilbudsgiverne på delaftalen skal afgive tilbud på. Det obligatoriske sortiment udgør 80% af konkurrencen om tildeling på Rammeaftalen. Det valgfrie sortiment indeholder de ydelser, som tilbudsgiverne kan, men ikke er forpligtet til at byde ind med og, som udgør 20% af konkurrencen om tildeling på Rammeaftalen Obligatorisk sortiment Termineringstyper: Udbuddet indeholder et obligatorisk sortiment af standard termineringer bestående af 10/100/1000 BaseTX Ethernet termineringer, IP termineringssnit med eller uden terminerende router og/eller Internet forbindelse fra CPE/Lokation til ISP som tilkøb til IP. Hastigheder: Der efterspørges hastigheder mellem 10 Mbit/s til 100 Gbit/s, fordelt på relevante intervaller, hvor den specifikke hastighed, der skal leveres til kunden, specificeres under miniudbudsprocessen. Det er et Mindstekrav, at det maksimale driftsvederlag for et antal obligatoriske hastigheder i obligatoriske konfigurationer mellem 10 Mbit/s og 1 Gbit/s skal prissættes, jf. Bilag E2 Tilbudslister. Side 5 af 26

6 SLA og services: Der skal kunne leveres minimum 3 SLA niveauer inklusive relevante oppetidsniveauer med servicevinduer og reaktionstider. De 3 SLA niveauer er angivet i Bilag E.1 Kravspecifikationen. Leverandørerne skal tillige levere teknisk bistand i form af teknikere, projektledere og designere Valgfrit sortiment Tilbudsgivere har desuden mulighed for, men ikke pligt til at byde ind med et valgfrit sortiment af alternative hastigheder og bærelinjeteknologier, samt serviceydelser, der ikke er en del af det obligatoriske sortiment. Valgfrit sortiment som ikke tilbydes ved tilbudsafgivelse på Rammeaftalen på tidspunktet for afgivelse af tilbud kan ikke senere tilføjes til aftalen. Valgfrit sortiment, der kun tilbydes af én (1) Tilbudsgiver, udgår af sortimentet og kan ikke indkøbes på Rammeaftalen. Side 6 af 26

7 4. Tidsplan for udbudsforretningen 15. sep Offentliggørelse af udbudsmaterialet 26. sep Informationsmøde afholdes, jf. punkt okt Skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1, der modtages senest denne dato, vil blive besvaret. 27. okt. 2011, Tilbudsfrist Kl. 12: nov Forventet ordretildeling 07. dec Forventet kontraktindgåelse/idriftsætning Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Side 7 af 26

8 5. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud Egnethedsvurdering For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde Mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2, som er gengivet i punkt De efterspurgte oplysninger om Tilbudsgivers økonomisk og finansielle formåen fremgår af spørgeskemaet Generelle tilbudsgiverspørgsmål Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2): 1) Oplysning om virksomhedens samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår, jf. Generelle tilbudsgiver spørgsmål, pkt. B2 2) Oplysning om virksomhedens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår, jf. Generelle tilbudsgiver spørgsmål, pkt. B1 Mindstekravene er: 1) Årsomsætning på minimum DKK i det seneste disponible regnskabsår, OG 2) en soliditetsgrad på minimum 10 % i det seneste disponible regnskabsår. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede omsætning som summen af den samlede omsætnings værdi af de i sammenslutningen deltagende virksomheder. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapitals værdi i forhold til virksomhedens samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (Samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne om økonomisk formåen gives samlet for alle (summen af) de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Side 8 af 26

9 6. Hvem kan afgive tilbud Enhver økonomisk aktør er berettiget til at afgive tilbud. I nærværende udbudsbetingelser betegnes disse som virksomheder eller Tilbudsgivere Enkeltstående virksomhed Enkeltstående virksomheder der vælger at afgive sit selvstændige tilbud skal udfylde spørgeskemaets afsnit om enkeltstående virksomhed i forbindelse med tilbudsafgivelse Konsortium En sammenslutning af virksomheder kan vælge at afgive tilbud som et konsortium. Dette er en mulighed for at flere virksomheder kan slå sig sammen og afgive ét samlet tilbud. Et konsortium kan være en god mulighed for mindre virksomheder eller virksomheder der af andre grunde ikke ser sig i stand til at udføre opgaverne under Rammeaftalen på egen vis. Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer bl.a., at de deltagende virksomheder skal påtage sig solidarisk hæftelse, og at de skal udpege en fælles sekretariatsfunktion (befuldmægtiget), der er ansvarlig for kontrakten til SKI, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3). Tilbudsafgivelse som konsortium indebærer ligeledes, at det er sammenslutningens samlede formåen der lægges til grund i forbindelse med tilbudsevalueringen. Hvis tilbudsafgivelse sker fra et konsortium, skal spørgeskemaets afsnit om konsortium udfyldes Deltagelse som del af flere tilbudsgivere Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud som enkeltstående virksomhed, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Side 9 af 26

10 7. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Processen for elektronisk tilbudsafgivelse er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen. Link til udbudssiden findes via Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde de særlige spørgeskemaer i Pdf- og Excel-format. Spørgeskemaerne angiver de konkrete og detaljerede krav om oplysninger samt kravene til dokumentation. Spørgeskemaerne findes under menupunktet Udbudsmateriale. Tilbud kan alene indgives elektronisk via Ethics. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på. , CD-ROM eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at tilbudsgiverne har installeret Adobe Reader (9.0 eller nyere version) - alternativt kan Adobe Acrobat (6.0 eller nyere version) anvendes. Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål. Side 10 af 26

11 8. Tildelingskriterier Tildeling af rammeaftalerne vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". SKI påtænker at indgå rammeaftale med de 5 tilbudsgivere med de økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. nedenfor. SKI vil i den forbindelse lægge følgende 2 underkriterier til grund: Underkriterier Relativ vægt: 1. Pris 80 % 2. Sortiment 20 % Ialt: 100 % Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Ved bedømmelsen vil kriterierne blive vægtet i overensstemmelse med de fastsatte procentsatser. Kundernes efterfølgende tildeling af konkrete Leverancer på Rammeaftalen skal altid ske ved miniudbud. Leveringsaftaler tildeles via Rammeaftalen på baggrund af tildelingskriteriet Laveste pris. Leverandørerne er forpligtede til at afgive tilbud på alle miniudbud Underkriterier Til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud er der to underkriterier: Pris og Sortiment I underbilag E2 Tilbudslister er der 3 ark, der hver for sig er en tilbudsliste. Derudover indeholder Underbilag E2 - Tilbudslister ét ark, der omfatter det valgfri sortiment Evaluering af underkriteriet Pris Underkriteriet Pris udgør 80 % af den samlede score. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på driftspriser på tilslutninger mellem 10 Mbit/s til 1 Gbit/s, herunder 5 opgraderingsprodukter, for hver tilslutningstype (IP, Internet eller Ethernet). Samtlige tilbudte priser er maksimalpriser hvilket betyder at disse ikke kan overstiges i forbindelse med Miniudbud af Leveringsaftaler under denne rammeaftale. Side 11 af 26

12 De tre tilbudslister indeholdende det obligatoriske sortiment består af ydelser, som kan købes ved anvendelse af Rammeaftalen. De tre tilbudslister repræsenterer hver en Leveringsaftale med hhv. varighed af måneder (tilbudsliste 1), måneder (tilbudsliste 2) og måneder (tilbudsliste 3). Hver varelinje definerer en specifik Tilslutningstype, der består af en Hastighed og en Termineringstype med forudbestemt QoS, SLA og oppetid. For hver varelinje er angivet en stipuleret mængde. Priserne som Tilbudsgiver skal angive for hver varelinje adderes pr. varekurv og varekurvenes samlede priser adderes til en samlet pris pr. Leverandør. Der gives point for pris efter følgende formel: [(Billigste pris*100/tilbudspris)] Eksempel: Billigste pris: Tilbudsgivers pris: ,- kr ,- kr. ( ,-*100)/( ,-) = 95,4 point Leverandør Tilbudsgiver pris Point A ,00 B ,94 C ,77 D ,87 E ,38 F ,28 G , Evaluering af underkriteriet Valgfrit Sortiment Underkriteriet Valgfrit Sortiment udgør 20 % af den samlede score. Tilbudsgiver angiver i sit tilbud hvilke specifikke varelinjer i underbilag E2 Tilbudslister, faneblad Valgfrit Sortiment, som Tilbudsgiver ønsker at levere i Rammeaftalens varighed. I tilbudslisten over det valgfri sortiment skal Tilbudsgiver ændre fra NEJ til JA, hvis produktet i den pågældende varelinje tilbydes. Hver varelinje giver mellem 1 og 12 point. Pointværdien afspejler den relative vigtighed mellem de forskellige varer/varelinjer i sortimentet. Der kan maksimalt opnås 61 points, der opnås hvis en Tilbudsgiver tilbyder samtlige varelinjer i det valgfri sortiment. De samlede point for spørgsmålene oversættes til point for sortiment (som vist i nedenstående tabel). Procent score gives IKKE som en lineær funktion af hvor mange point Tilbudsgiver opnår, men bliver marginelt bedre når Tilbudsgiver har et omfattende tilbud af varelinjer fra det valgfri sortiment. Procentudregningen er vist sådan at Tilbudsgiver kan se hvor høj procent score Tilbudsgiver får for et givet antal point. I Tilbudslisterne kan Tilbudsgiver direkte se hvor mange point hver enkelt varelinje giver, og kan derved bestemme hvordan Tilbudsgiver vil konkurrere på valgfrit sortiment. Side 12 af 26

13 Samlede antal point for spørgsmål Point for sortiment Samlede antal point for spørgsmål Point for sortiment , , , , , , , , , Samlet vurdering Pris og Sortiment Procentudregningen er vist sådan at Tilbudsgiver kan se hvor høj procent score Tilbudsgiver får for et givet antal point. I Tilbudslisterne kan Tilbudsgiver direkte se hvor mange point hver enkelt varelinje giver, og kan derved bestemme hvordan Tilbudsgiver vil konkurrere på valgfrit sortiment. Prisevalueringen resulterer i point, der vægter med 80%. Valgfri sortiments evaluering resulterer i point, der vægter med 20%. Den samlede vurdering af tilbudsgivers tilbud sker herefter ved at addere de vægtede point fra henholdsvis prisevaluering og valgfri sortimentsevaluering der resulterer i Leverandørens samlede score jf. nedenstående eksempel: For eksempel vil en Tilbudsgiver, der i ovenstående tabeller har en pris på ,- kr. (97,77 point) og 56 ud af 61 point (98,6%) evalueres til 97,77*80% + 98,6*20% = 97,94 samlet score. De fem tilbud med højest samlede score anses for de 5 økonomisk mest fordelagtige og tildeles på Rammeaftalen. Side 13 af 26

14 9. Forbehold og Mindstekrav 9.1. Forbehold - generelt Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse. Visse bilag skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.fejl! Henvisningskilde ikke fundet. nedenfor. Forhold i tilbudsgivers tilbud, der betragtes som forbehold overfor ufravigelige Mindstekrav, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalens og/eller rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 11.1 nedenfor. I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som alternative formuleringer. Formuleringerne skal være på dansk. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt tilbudsgiverne samtidigt via og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet Mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række Mindstekrav. Et Mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til Mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige Mindstekrav (ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. Side 14 af 26

15 I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er Mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i: udkastet til rammeaftale rammeaftalens bilag : - Bilag A - Bilag B - Bilag C - Bilag D - Bilag E1 eksklusiv afsnit Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Side 15 af 26

16 11. Skriftlige spørgsmål og informationsmøde Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt på dansk til kontaktpersonen anført i punkt 1. Spørgsmål skal stilles via Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Alle relevante spørgsmål stillet inden svarfristen jf. afsnit 4, vil blive besvaret. Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål løbende. Spørgsmål, der modtages senest den 18. oktober 2011 vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret Informationsmøde Tilbudsgiver indbydes til et informationsmøde, der finder sted mandag, den 26. september 2011, kl. 13:00-15:00. Informationsmødet afholdes på adressen: Zeppelinerhallen, Islands Brygge 55, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest den 22. september 2011 give SKI, jf. punkt 1, besked om, hvor mange der deltager i mødet. På grund af begrænsede antal pladser kan der maksimalt deltage 3 personer fra hver tilbudsgiver. Tilmelding foregår ved at sende en mail til tha@ski.dk samt kundeservice@ski.dk. Ved tilmelding skal oplyses om deltagernes navn, titel og kontaktoplysninger. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver. På mødet vil SKI orientere de deltagende tilbudsgivere om udbudsforretningen samt gennemgå, hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk. Det understreges, at informationsmødet ikke er et spørgemøde, og der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til selve udbuddet. Mødet er et orienteringsmøde, hvor SKI vil afgive oplysninger og informationer om udbudsforretningen og processen for gennemførelse af udbuddet. Mødet optages på video og SKI vil efterfølgende gøre video samt præsentationen fra informationsmødet tilgængelig på Side 16 af 26

17 12. Tilbuddets udformning Generelt Virksomheden bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale, samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales, at begynde i god tid og indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for rammeaftale med bilag A-I inklusive underbilag, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud Forudsætning for tilbudsafgivelse Tilbudsgiver skal udfylde Underbilag E2 Tilbudslister. De tekniske forudsætninger for tilbudsafgivelse er dokumenteret i underbilag E2 Tilbudslister Tilbuddets omfang Obligatorisk sortiment Tilbudsgiver skal tilbyde samtlige varelinjer i de 3 varekurve, der omfatter det obligatoriske sortiment med kontraktvarighed af henholdsvis 12-23, og måneder.. Tilbudsgiver skal tillige tilbude mellem nul og alle varelinjer fra det valgfri sortiment. Tilbudsgiver skal udfylde dokumentet bilag E2 Tilbudslister, der sammen med det samlede udbudsmateriale udgør Tilbudsgivers tilbud. Tilbudslisterne udfyldes ved at Tilbudsgiver angiver priser for HVER varelinje i arkene WAN Netværk mdr, WAN Netværk mdr, WAN Netværk mdr. KUN felter der er mærket med GUL farve skal udfyldes. Såfremt Tilbudsgiver mangler at udfylde et eller flere felter anses tilbuddet for ikke konditionsmæssigt. Tilbudsgiver bedes derfor nøje kontrollere sin besvarelse inden upload af tilbuddet Valgfrit sortiment Tilbudsgiver angiver hvilke valgfri varelinjer Tilbudsgiver tilbyder i arket valgfrit sortiment. KUN felter der er mærket med GUL farve skal udfyldes. For visse varelinje grupper i det valgfri sortiment skal Tilbudsgiver angive den højeste, hvilket er den eneste af flere muligheder. Hvis Tilbudsgiver i denne besvarelse har angivet flere værdier fortolkes tilbuddet som den højeste af den angivne værdi. Eksempelvis kan Tilbudsgivers besvarelse se således ud: SLA bedre end mindstekrav? Vælg kun den højeste SLA afhjælpningstid 12 timer major, 24 timer minor Nej 0 2 SLA afhjælpningstid 8 timer major, 16 timer minor ja 4 4 SLA afhjælpningstid 4 timer major, 8 timer minor ja 6 6 Side 17 af 26

18 Tilbudsgiver har besvaret flere end én af varelinjerne. I dette tilfælde tolkes besvarelsen som at Tilbudsgiver har besvaret ja til SLA afhjælpningstid 8 timer major, 16 timer minor og og SLA afhjælpningstid 4 timer major, 8 timer minor. Dette betyder at der i tilbudsevalueringen ses bort fra besvarelsen ja til SLA afhjælpningstid 8 timer major, 16 timer minor og KUN evalueres på besvarelsen ja til SLA afhjælpningstid 4 timer major, 8 timer minor. Tilbudsgiver kan således kun få point for én besvarelse i de varelinjegrupper, der kun skal besvares med ét alternativ. Såfremt Tilbudsgiver vælger at tilbyde et eller flere varelinjer indenfor det valgfrie sortiment SKAL Tilbudsgiver afgive tilbud på de specificerede varelinjer og kan ikke vælge at tilbyde alternative varelinjer, ligesom Mindstekrav for det valgfrie sortiment skal overholdes ved afgivelse af tilbud på det valgfrie sortiment Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter, som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud skal være på dansk. Tilbuddet skal afleveres i elektronisk signeret stand. Den elektroniske signtatur skal være generet af Ethics. Tilbud anses først for afgivet og dermed modtaget af SKI, når følgebrevet er genereret, signeret og registreret modtaget i Ethics. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet. Side 18 af 26

19 13. Særlige erklæringer Tilbuddet skal indeholde de erklæringer, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringerne vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Tilbud, der ikke indeholder de udbedte erklæringer, vil ikke blive taget i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt 13.1 omtalte tro- og love-erklæring. Den i punkt 13.2 omtalte erklæring skal afgives for konsortiet som helhed. Formular for erklæringerne kan hentes via Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige Elektronisk signeret tro og love-erklæring om, hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i det land ansøgeren er etableret, og i Danmark, i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af Erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen mv. Elektronisk signeret erklæring om, at Tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelserne skal præsteres. Side 19 af 26

20 14. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er Torsdag, den 27. oktober 2011, kl. 12:00 Tilbud, der forsøges afleveretelektronisk efter dette tidspunkt, vil blive afvist. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på der vises online, er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbuddet og signerer følgebrevet, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser, der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftaler. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 20 af 26

21 15. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om rammeaftaler tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 14. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag, måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 21 af 26

22 16. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 22 af 26

23 17. Fortrolighed Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte Tilbudsgiveres tilbud. SKI er organiseret som et aktieselskab og som følge heraf, kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder beslutninger, interne regler eller indkøbsaftaler. SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen. SKI s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalerne, herunder miniudbudsmateriale og tildelingsbeslutninger, vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. I relation til efterfølgende afholdelse af miniudbud henledes tilbudsgivers opmærksomhed derfor på, at dokumenter, herunder de i miniudbuddet indkomne tilbud, i relevant omfang vil kunne være omfattet af retsreglerne om adgang til aktindsigt. Under alle omstændigheder er SKI's kunder berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 23 af 26

24 18. Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer mv. for de relevante statslige tjenester, hvor Tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: Officielt navn: SKAT Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø Kontaktperson(er): Att.: skat@skat.dk Internetadresse (URL): Postnummer: 2100 Telefon: Fax: Land: Danmark Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K Kontaktperson(er): Att.: mst@mst.dk Internetadresse (URL): Postnummer: 1401 Telefon: Fax: Land: Danmark Side 24 af 26

25 Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Officielt navn: Arbejdstilsynet Adresse: Postboks 1228 By: København C Kontaktperson(er): Att.: at@at.dk Internetadresse (URL): Postnummer: 0900 Telefon: Fax: Land: Danmark SKI stiller ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte ydelser, jf. bekendtgørelse nr af 17. december Side 25 af 26

26 19. Tjekliste Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er Tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har husket følgende: Dateret og elektronisk signeret følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Spørgeskemaer om Tilbudsgivers generelle forhold (Enkeltstående virksomhed): o Generelle spørgsmål enkeltstående virksomhed o Tro og love-erklæring enkeltstående virksomhed o Evt. Bekræftelse angående anden enheds formåen Spørgeskemaer om Tilbudsgivers generelle forhold (Konsortium): o Oplysningsskema angående afgivelse af tilbud i et konsortium o Afgivelse af tilbud af den befuldmægtigede i et konsortium o Tro og love-erklæring konsortium o Evt. Bekræftelse angående anden enheds formåen Alle bilag i udfyldt/færdiggjort/suppleret stand, i den udstrækning tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre/suppleret bilagene. o Underbilag E2 Tilbudslister Elektronisk signerede erklæringer som omhandlet i punkt 13 o Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige o Erklæring om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse m.v. Rettidig elektronisk afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 14. Det skal i den forbindelse understreges, at det ikke er muligt at uploade dokumenter i Ethics efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde upload-processen i god tid. Side 26 af 26