1. Godkendelse af dagsorden nr. 11/2017, 18. december 2017 Indstilling Beslutning

Transkript

1 AB/EK møde 18. december 2017, kl. 17:15-19:00 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Søren Evers, Peter Møller Nielsen, Ole Søndergaard, Pia Jensen, Jonas Brandenburg. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Sabrina Jørgensen, Samar Hassan, Line Aoussar Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 11/2017, 18. december Godkendelse af referat nr. 10/2017, 20. november Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Status på helhedsplan og prøveblok Status over afdelingens driftsøkonomi Statusopfølgning på konto (Afdelingsbestyrelsen) Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Opdatering af fælles sagsliste Næste møde Eventuelt /6

2 1. Godkendelse af dagsorden nr. 11/2017, 18. december 2017 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. Godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 10/2017, 20. november 2017 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet. Godkendt. 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager Udlejning af beboerlokalerne Drøftelse af diverse udlejningsforhold. I forbindelse med flere udlejninger på en weekend, har ejendomskontoret haft nogle tilfælde, hvor lejere ikke har efterladt lokalerne ryddet og rengjort til den efterfølgende lejer. Lokalerne lejes fortsat på vilkår, der betyder, at lokalerne skal efterlades rengjorte. Der er fortsat lejere, der ikke følger anvisninger i forbindelse med frakobling af alarmerne, og dette kan medføre ekstraudgifter for lejerne, såfremt det medfører udkald fra alarmcentralen. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter udlejning af beboerlokalerne. Afdelingsbestyrelsen overlader det ejendomskontoret at vurdere omfanget af eventuelle ekstraregninger for mangelfuld rengøring, og udarbejder i den forbindelse et skema som lejere kan udfylde og aflevere til ejendomskontoret med billeddokumentation, såfremt de ikke overtager et rengjort lokale. Festudvalget, der afholder fastelavnsfest, juletræsfest og Blåkildedag, skal efter endt udlejning aflevere lokalerne opryddet og med fejede gulve, og ejendomskontoret forestår derefter almindelig rengøring af lokalerne. Guf en gaffel skal efterlade lokalerne opryddet og med fejede gulve. Ejendomskontoret sørger efterfølgende for den månedlige rengøring. 2/6

3 Ejendomskontoret tilskriver Festudvalget, på vegne af afdelingsbestyrelsen, omkring skader på gulve efter juletræsfesten. Afdelingsbestyrelsen godkendte en lejers udelukkelse fra at leje beboerlokalerne i 5 år, på baggrund af en konkret sag, hvor lejeaftalen ikke var overholdt, da lejeren havde forladt lokalerne uden oprydning og rengøring. Lokalerne var efterfølgende udlejet til anden side, og denne lejer måtte rengøre og rydde lokalerne inden, de kunne klargøre til eget arrangement. Ejendomskontoret tilskriver lejeren inden referatet omdeles. 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold Fratrædelse af medarbejder KAB har på vegne af ejendomskontoret opsagt samarbejdet med en af afdelingens servicemedarbejdere. Medarbejderen er opsagt til fratrædelse med udgangen af februar 2018, men er for tiden langtidssygemeldt. I første omgang forventes det, at der ansættes en løsarbejder fra 1. januar 2018 og 2-3 måneder frem. Der vil samtidig køre en proces med henblik på ansættelse af en ny servicemedarbejder. 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Ejendomskontoret har modtaget en liste fra en beboer, med oversigt over en række overtrædelser af afdelingens husorden, som f.eks. paraboler, der er opsat for højt, ledninger der er boret gennem facaderne. EK vil følge op på listen i det nye år, såfremt det er korrekt, at der er de nævnte overtrædelser, vil beboerne blive tilskrevet og få en frist til at rette op på forholdene. Udvalgte KAB kurser for beboervalgte blev fremlagt til bestyrelsens orientering. Eventuel tilmelding til kurserne skal godkendes af afdelingsbestyrelsen / formanden. Orientering om henvendelse til/fra HTK vedrørende legepladsen. Orientering om hændelse på genbrugspladsen. 3/6

4 Afdelingsbestyrelsesmedlemmerne overvejer ønsket om lokalt at få afholdt et af de kurser KAB udbyder, og meddeler snarest til formanden, om der er interesse for dette. Afdelingsformanden følger op på dialogen med HTK omkring parkeringsproblemer samt den organiserede brug af afdelingens legepladser. Ejendomslederen følger op på hændelsen på genbrugspladsen. 6. Status på helhedsplan og prøveblok Der er endnu ikke modtaget tilsagn fra ministeriet til at gå videre med arbejdet med gennemførelse af en renovering, som godkendt på det ekstraordinære afdelingsmøde i maj Når der foreligger en afgørelse på ansøgningen, vil dette hurtigst muligt blive videreformidlet til samtlige beboere. 7. Status over afdelingens driftsøkonomi Seneste status blev givet til bestyrelsen på november mødet. Efter KAB s overgang til nyt administrationssystem, er der en del fakturaer, som ikke blevet behandlet og bogført, og der er derfor ingen ændringer i forhold til orientering på sidste møde. 4/6

5 8. Statusopfølgning på konto (Afdelingsbestyrelsen) Fremlæggelse af budgetopfølgning, samt kontoudtog for konti som afdelingsbestyrelsen har råderet over. Saldospecifikation pr. 30. november 2017, samt udspecificerede kontokort for 4. kvartal 2017 fremsendes som bilag. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter og godkender budgetopfølgningen. Afklarende spørgsmål fra afdelingsbestyrelsen blev besvaret af ejendomslederen, og opfølgningen blev derefter godkendt. 9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. Orientering fra AB-medlemmer om 2 konkrete sager blev noteret af ejendomslederen. 10. Opdatering af fælles sagsliste Sagslisten indeholder konkrete beboersager med adresseoplysninger, og betragtes som et internt arbejdsdokument for AB/EK samarbejdet. Vedlagt som bilag. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret gennemgår den fremsendte sagsliste og foretager eventuel tilrettelse. 5/6

6 11. Næste møde Næste møde er aftalt til mandag den 15. januar 2018 kl Kalenderoversigt for afdelingsbestyrelsesmøder i 2018 er vedlagt dagsordenen. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen. Godkendt. 12. Eventuelt Pia Jensen og Line Aoussar står for at udarbejde Blåkildekalenderen for Ejendomskontoret står for trykningen, hvis materialet er klart inden 1. december Møde slut kl /6