Til medlemmer af Ejerforeningen Domus Vista Park III

Transkript

1 Bilag til ekstraordinær generalforsamling tirsdag 3. november 2015 Til medlemmer af Ejerforeningen Domus Vista Park III Efter indkaldelse til den ekstraordinære generalforsamling den 6. oktober 2015, har flere ejere givet udtryk for, at bestyrelsens indstilling til beslutning om nye tage, herunder disses pris og finansiering, ikke var tilfredsstillende uddybet. På den baggrund valgte bestyrelsen at aflyse og udsætte generalforsamlingen. Bestyrelsen vil i dette bilag i mere detaljeret grad præsentere projektet. Det skal bemærkes, at DVP III s beslutning om renovering af tagene i samarbejde med Frederiksberg Forsynings tilbud om en klimaløsning må ske med en underskrevet kontrakt senest 31. december Efter denne dato eksisterer muligheden for at indgå kontrakt med Frederiksberg forsyning ikke i den hidtil form, hvor Frederiksberg Forsyning dækker alle udgifter med faskiner og åbne render til vandafledning. Om projektet: At vore mere end 30 år gamle tage må udskiftes, har stået klart i flere år. I 2011 besluttede generalforsamlingen at begynde en opsparing til udskiftning af tagene efter samme model som de nuværende, dvs. omvendt tag med pap og isolering holdt på plads af et lag småsten. Vandafledningen med et centralt nedløbsrør blev ikke medtænkt i ændringen. De nye tage blev dengang vurderet at koste et, kan vi se nu, urealistisk lavt beløb. Egenkapitalen i ejerforeningen andrager nu ca. 12 mio kr. På baggrund af monsterregnen den 2. juli 2011, hvor vores kloakker ikke kunne klare de ekstraordinære vandmængder, som oversvømmede stueetagerne, og 79 boliger måtte have udskiftet gulvene, har DVP III s bestyrelse i samråd med Frederiksberg Forsyning drøftet en såkaldt klimaløsning, hvor regnvandet ikke blev ledt ned igennem bygningerne til kloakkerne, men ad udvendige nedløbsrør og åbne render til faskiner under vores parkeringsarealer. Frederiksberg Forsyning var villig til at finansiere klimaløsningen, da denne ville koste mindre end den udbygning af kloaknettet, der ville være nødvendig for at undgå fremtidige oversvømmelser, som med de herskende klimaændringer må frygtes at indtræffe hyppigere end hidtil. Da klimaløsningen indebærer ændring af DVP III s fællesarealer, kræver vedtægterne at den besluttes på en ekstraordinær generalforsamling med kvalificeret flertal. Dette skete på to på hinanden følgende generalforsamlinger hhv. 21. august 2014 og 2. september 2014 med hhv. 83 % og 88 % stemmer for. På tagene indebærer klimaløsningen, at regnvand skal ledes til nedløbsrør fra tagkanten, hvilket kræver et fald på tagfladen og forhøjelse af sternkanten. 1

2 Med Bygningsreglementets krav om isoleringstykkelse vil en traditionel tagløsning med samling af regnvandet i de centrale nedløbsrør ligeledes kræve et tilsvarende fald på tagfladen blot den modsatte vej og en tilsvarende forhøjelse af sternkanten. Ændringen vil være synlig udefra, men ændrer ikke bebyggelsens arkitektoniske udtryk og er godkendt af Frederiksberg Kommunes Tekniske Forvaltning. Udformningen af de åbne render fra nedløbsrør til faskiner er ikke fastlagt, da den skal aftales med Frederiksberg Forsyning, der står for udførelsen. Da DVP III endnu ikke har truffet endelig beslutning om udførelse af tagprojektet, har Frederiksberg Forsyning ikke indledt projektering af anlægget. Det fremgår imidlertid af det udkast til kontrakt om samarbejdet, som Frederiksberg Forsyning har udarbejdet, og som DVP III s bestyrelse har underskrevet, at der nedsættes en styregruppe der i samarbejde med ejerne i DVP III aftaler udformningen. Som det blev drøftet på de to generalforsamlinger i sensommeren 2014, vil styregruppen indkalde DVP III s ejere til dialogmøder om den konkrete udformning af render og regnbede, inkl. rendernes placering og dybde, disses beplantning og udformning af passager over renderne. Historik: Af hensyn til nye beboere og for at skabe overblik over processen hidtil er nedenfor samlet et udtræk af beslutninger og referater. De enkelte punkter kan i mere udbygget form ses i udsendte referater. Marts 2011 Generalforsamling (fra referatet) Forelæggelse til godkendelse af Budget for 2011 Budgettet er lagt med udgangspunkt i den nye Tilstands- og Vedligeholdelsesplan, som viser store udgifter til bl.a. renovering af tagene, hvor der vil blive et stort behov for ekstraordinære indbetalinger. Bestyrelsen foreslår derfor den store stigning i Fællesudgifterne i år, som så bliver fuldt op af 4 % stigninger i de næste år ud fra en betragtning om rettidigt omhu. Marts 2012 Generalforsamlingen (fra referatet) at stigningen i udgifterne for 2011 var blevet anvendt til at rydde op i de planlagte reparationer, så opsparingen på de 4 % kan starte fra 2012 frem til 2015, men at opsparingen skal fortsætte frem til tagene er renoveret. Der er i øvrigt lavet en 10 årig budgetplanlægning, som det fremgår af det udleverede materiale. Marts 2013 Generalforsamling (fra referatet) Orientering om fremtidigforslag om energioptimeret tagrenovering. Ingeniørfirmaet Damgaard fremlagde ejendommenes tilstand på taget, som var ca. 40 år gammel. De gennemgik tilstanden på det nuværende tag og dermed forbedringer på ejendommen i form af energioptimering, mekanisk ventilation og solceller. Den tekniske mand på sagen: Der vokser i dag grønt på taget og dette viser at isolering er i stykker. I dag er der ca. 80 mm isolering på taget, med baggrund i dette har man beregnet hvilken rentabilitet og energibesparelse man kunne få ud af en udskiftning. Der er krav om at hvis man renoverer mere end 80 % skal det optimeres til nutidig standard. 2

3 1. oktober 2013 Bestyrelsesmøde Nedsættelse af tagudvalg 24. oktober 2013, Tagudvalgsmøde Søren Hansen har modtaget et tilbud på kr fra potentiel entreprenør Det af Tue Lauridsen fremsendte materiale vedrørende kommissorium, indikerer et overslag fra 2010 på kr Beløbene antages at være ex. moms og ex. rådgivning 28. november 2013 Bestyrelsesmøde (fra referatet) Godkendelse af kommissorium for Tagudvalget: Kommissorium: Baggrund: Tilstandsrapporten anbefaler at ejerforeningens tage renoveres over en kortere årrække med start i Bebyggelsen er opført i Tagene er 36 år gamle med en vurderet restlevetid på 2-3 år Det anbefales at tagene renoveres og efterisoleres således at tagisoleringen kommer til at overholde nutidens standard. Projektet kan være opdelt som en renovering der udføres i etaper, eller som et projekt hvor det hele renoveres i en arbejdsgang. Organisation: Tagudvalg nedsat af ejerforeningens bestyrelse. Tagudvalget rapporterer til ejerforeningens bestyrelse. Forslag om renovering skal vedtages af ejerforeningens generalforsamling efter indstilling fra bestyrelsen. Økonomi: Overslag 2010 er på (tag, murkrone, øverste murværk) Der er i henhold til generalforsamlingsbeslutning i 2011 de seneste år hensat midler til tagrenoverings- projektet. Mål: At tilvejebringe det nødvendige grundlag for en generalforsamlingsbeslutning om at igangsætte projektet i Opgaver: At afgrænse projektet til etablering af nye tage At udarbejde handlingsplan og tidslinjer for projektet At iværksætte udbudsrunde i henhold til lovkrav At indstille udbyder(e) At udarbejde oplæg om økonomiske konsekvenser og finansiering At udarbejde oplæg til projektstyring Sideløbende med tagudvalget er nedsat et klimaudvalg som forhandler med Frederiksberg forsyning om at koble tagudskiftningen med en regnvandsafledning til faskiner. Frederiksberg Forsyning er interesseret i dette som et af tiltagene for at imødegå store mængder regnvand. 17. februar 2014 Bestyrelsesmøde Rapportering fra Tagudvalget: Der har været møde med Mogens Damgaard, han fortalte om de forskellige tagløsninger. Løsning 2 blev valgt som bedste løsning, med mulighed for at skifte til løsning 4, hvis klimaprojektet skulle blive aktuelt Dette vil der blive orienteret om projektet på generalforsamlingen, både med foreløbige tidshorisonter og budgetter. Løsning 2 er med eksisterende regnvandsafledning gennem eksisterende afløb midt i de enkelte ejendomme. Løsning 4 er med udvendig regnvandsafledning med åbne kanaler og faskiner under de 4 parkeringspladser. 21. august 2014 Ekstraordinær generalforsamling Klimaprojekt vedtaget med kvalificeret flertal (83 %) men uden kvalificeret fremmøde. 2. september 2014 Klimaprojekt vedtaget med kvalificeret flertal (88 %) 20. oktober 2014 Bestyrelsesmøde To deltagere fra oprindelig tagudvalg udtræder bl.a. formand Jan Klarskov ny formand 3

4 27. januar 2015 Damgaards budget: Tagrenovering (facederens??) Tagløsn. udv. (4) Tagløsn. indv (2) incl. moms, ex. rådgivning ex. moms, ex. rådgivning februar 2015 (fra tagudvalget i uddrag) Budgetter: Følgende budgetter modtaget incl moms. - - Tagrenovering (incl reduceret facaderens) Tagløsn. udv. (4) Tagløsn. indv (2) incl. moms ex. rådgivning ex. moms Tagrenovering (incl fuld facaderens) incl. moms ex. rådgivning ? ex. moms ex. rådgivning ? NB! Disse projekter er uden Frederiksberg Kommunes godkendelse af arkitektonisk ændring. Godkendelse er en forudsætning for at sætte projektet værk. 17. februar 2015 Bestyrelsesmøde Konklusionen fra tagudvalgsmødet blev at henstille til bestyrelsen at vi går efter en tagløsning 2 og alternativt tagløsning 4. Der arbejdes videre og Ole Dam skal tjekke forslagene i gennem. - - Første forsøg på godkendelse i Frederiksberg kommune afvises. De foreslåede løsninger af arkitektoniske hensyn. Nyt projekt udarbejdes med henblik på godkendelse. Juni 2015 Forhåndstilkendegivelse fra Frederiksberg Kommune om godkendelse af løsning med forhøjet sternkant Juli 2015 Myndighedsgodkendelse af projekt både med indvendig og udvendig vandafledning. Krav om forhøjet sternkant ved begge projekter Udsendelse af Licitationsmaterialer til 5 udvalgte entrepenører. 27. august 2015 Licitation afsluttet Bud fra fire firmaer 10. sep Bestyrelsen modtager efter licitationen indstilling fra Ole Dam. Laveste tilbudsgiver var Combi Byg A/S (både på tagløsning med indvendig afvanding og klimaløsningen ). Combi Byg A/S er derfor 4

5 indstillet til at udfører tagrenoveringen. Ole Dams indstilling af Combi Byg sker ligeledes på baggrund af undersøgelse af Combi Bygs økonomi, bemanding og referencer. Forskellen på de enkelte tilbud er markant, men det er ikke ualmindeligt i en udbudsrunde. De fire indkomne tilbud: Hovedentreprenør Tagløsn. udv. Tagløsn. indv. Combi Byg A/S, Rødovre , ,00 Tagsnedkeren ApS, Stenlille , ,00 Enemærke og Petersen A/S, Ringsted , ,00 Phønix Tag Nordsjælland A/S, Fredensborg , ,00 Beløbene er ex. moms og ex. rådgivning men incl. optioner og incl. afrensning og imprægnering. Disse beløb kan fratrækkes så det præcise bud på taget fremgår. Bestyrelsesmøde 22. september 2015 Bestyrelsen tager stilling til de indkomne forslag. Peger på det billigste fra Combi Byg inkl udvendig vandafledning: Udvendig afledning af vand kr ,90 Indvendig afledning af vand kr ,50 Difference kr ,097,40 Beløbene er ex. moms og rådgivning Beløbet er incl. afrensning af murværk og cementflader ( ,- ex. moms) September 2015 Tilsagn fra Frederiksberg Forsyning om at de bidrager med ,- ex moms hvis klimaløsningen iværksættes Oktober 2015 Ole Dam oplyser at der er søgt energitilskud dette vil blive på kr ,- Tagprojektet På ekstraordinær generalforsamling var bestyrelsen blevet pålagt at arbejde på en løsning med udvendig vandafledning, hvis dette kunne lade sig gøre uden merudgift for de enkelte ejere. Bestyrelsen blev pålagt at få udarbejdet sammenlignelige tal på henholdsvis indvendig vandafledning og udvendig vandafledning. Alle tilbuddene viser, at tagrenovering, uanset om det er udvendig eller indvendig afledning af vand, er væsentlig dyrere end tidligere overslag. Dette skyldes bl.a. at bygningsreglementet i dag kræver et tykkere lag isolering. Konsekvensen er, at uanset om der vælges indvendig eller udvendig afledning, skal der indgå en forhøjning af de enkelte bygningers sternkant. 5

6 6

7 7

8 Økonomi De hidtidige overslag over prisen var baseret på løse skøn udarbejdet af vores rådgiver, mens den aktuelle pris er baseret på den udbudsrunde mellem 5 entreprenørfirmaer, der blev foretaget i sommeren 2015, hvor de bydende blev bedt om bud på en traditionel tagløsning med indvendig afvanding og en klimaløsning med udvendig afvanding. Først her blev foretaget en egentlig projektering og detailbudgettering. De indkomne bud tog højde for, at Bygningsreglementets krav til isoleringstykkelse er øget fra 2015, for honorering af teknisk og juridisk rådgivning samt moms. Nedenfor er buddet fra Combi Byg uden afrensning af murværk. Det vil være en fordel at holde dette ude da det påvirker buddet med 2,75 mill kr. Imidlertid vil en kobling af de to opgaver kunne drage fordel af, at det til opgaverne nødvendige stillads kun skal opstilles én gang. 8

9 Bud udvendig Bud indvendig vandafledning vandafledning Combi Byg - total ex moms Følgende kan fratrækkes Option Imprægnering mur Afrensning mur Frederiksberg forsyning Mulige fradrag - total Bud udelukkende på tag Uforudsete udgifter (10%) Rådgivning - administration (12%) Moms Total inkl. moms Renter + diverse (0,5 %) Energitilskud fratrækkes Total + renter - energitilskudtilskud Forskel på udvendig og indvendig regnvandsafledning Stipuleret merudgift pr DVP III- bolig ca kr. ved valg af klimatilpasset løsning. Om finansiering: DVP IIIs egenkapital ventes med den nuværende indbetaling at vokse med 3,5 mill. mio kr. i perioden Finansiering Årsregnskab Hensættelse Hensættelse Hensættelse Lånebehov I skemaet er udelukkende medtaget hvad de årlige hensættelser medfører af lånebehov. Hvis årene resulterer i overskud på regnskabet nedsættes lånebehovet tilsvarende. 9

10 Hvis vi tager udgangspunkt i tidligere års overskud, så havde vi i 2011 er overskud på ca. kr ,-. I 2012 havde vi et overskud på kr ,-. I 2013 havde vi et overskud på kr og derfra begyndte vi at afsætte beløb til tagrenoveringen, så i 2014 havde vi kun et overskud på kr Det hensatte beløb i regnskabet for 2015 til tagrenoveringen er sat til kr og dermed kan vi ikke regne med et lige så stort overskud når vi afslutter Et forsigtigt skøn på hvad der kan forventes er ca. kr ,- pr år. Det resterende lånebehov kan klares med kontant indbetaling fra den enkelte ejer, eller ved optagelse af fælleslån for de der ikke ønsker at betale det fulde beløb på en gang. Det skal bemærkes at den forhøjede indbetaling til fællesudgifter ophører med udgangen af Hvis klimaprojektet vedtages optager ejerforeningen, ifølge kontrakten, et lån på kr. kr ,-. Dette lån optages af ejerforeningen, men Frederiksberg Forsyning betaler alle udgifter (renter og afdrag) I hele lånets løbetid. Dette lån påvirker derfor ikke udgifterne for ejerforeningen eller den enkelte ejer. Tids- og etapeplan Tagrenoveringen tænkes i tilbuddet udført i 3 etaper, startende med 1 blok i 2015, 1 blok i 2016 og 1 blok i Der vil evt. blive justeret i etaper og tidsplan når projektet er endelig vedtaget. Det vil evt. være nødvendigt at etablere midlertidige afvandingsløsninger, indtil render og faskiner er etableret. På grund af den tidsmæssige forsinkelse kræves et snævert samarbejde mellem tagprojektets entreprenør og Frederiksberg forsyning / Frederiksberg Kloak. Frederiksberg forsynings tilsagn om fuldfinansiering udløber med udgangen af 2015, hvor der skal være underskrevet kontrakt. Perspektiver for DVP III Tagrenovering med klimaløsning betyder, at DVP III går i front med separering af regnvand og tager højde for de klimaændringer, der kan forudses. Monsterregn eller de såkaldte 100 års hændelser ventes at indtræffe langt hyppigere end tidligere. Det betyder, at vi kan forudse ændret lovgivning med krav om separering af regnvand fra kloakvand. Hvornår dette sker, er ikke til at vide, men det ville da være ærgerligt, hvis vi om 5 år bliver pålagt at separere regnvandet fra kloakvandet med det resultat, at tagene skal lægges om, stilladser sættes op, og byggerodet gentages. I den lavpraktiske ende betyder klimaprojektet, at Frederiksberg Kloak med faskinerne renoverer vores p- pladser. Indstilling Bestyrelsen indstiller, at generalforsamlingen tilslutter sig løsning med udvendig afledning af regnvand. Neel Kragh har i mindretalsudtalelse valgt ikke at støtte den øvrige bestyrelses indstilling. 10

11 Bestyrelsens begrundelse: Bestyrelsen peger på følgende begrundelser for at pege på løsningen med udvendig afledning af vand: 1. Risikoen for opstigning af vand gennem kloakken i stueetagerne reduceres. 2. Separation af regnvand og skidtvand er klimamæssig bedre end samlet afledning. 3. Faskineløsningen indebærer at Frederiksberg Kloak har ansvaret for at det fungerer DVP III s ansvar for fungerende anlæg mindskes. 4. Vi viser rettidig omhu for en evt. stigning i forsikringspræmie, hvis forsikringsselskaberne på senere tidspunkt kræver klimatiltag for at reducere vandskader. 5. Efter etablering af faskinerne vil P- pladsene fremstå som nyrenoverede. 6. Merudgiften til udvendig vandafledning er pr lejlighed er i gennemsnit på ca. 4000,- totalt, hvilket bestyrelsen vurderer er billigt for en mere fremtidsikret og mere bæredygtig løsning. Sammenholdt med den samlede finansiering anser bestyrelses merudgiften som en mindre merpris. 11