Dagsorden for bestyrelsesmøde Torpehaven 1 tirsdag den 11. december 2018 kl

Transkript

1 Dagsorden for bestyrelsesmøde Torpehaven 1 tirsdag den 11. december 2018 kl Mødested: Birgit Kristensen Deltagere: Birgit Kristensen, Mikael Fossø, Henning Christiansen, Lene Møller, Birgitte Mathiesen Afbud: Dagorden Punkt 1 Opfølgning på referat fra bestyrelsesmødet den 2. oktober 2018 Mulighed for at etablere cykelskure på foreningens område V/ Henning Christiansen Bestyrelsen har sendt en forespørgsel angående muligheden for at opstille 1-2 cykelskure på p-pladsen og Torpehaven1 s område til Odense Kommune. Status på undersøgelsen. Henning har kontaktet Odense Kommune. Lokalplanen omfatter ikke cykelskure. Dvs. der som udgangspunkt ikke er et forbud mod at opsætte et cykelskur, men der skal søges en byggetilladelse. Bestyrelsen har drøftet følgende ang. cykelskurerene. Hvis det besluttes, at der skal opsættes cykelskure, skal der være 2 skure. Et på p-pladsen ud mod Guldsmedevænget og et i den nedre del af gaden i Torpehaven1. De nøjagtige placeringer skal andelshaverne være med til at bestemme på generalforsamlingen. Begge skure skal kunne indeholde ca. 14 cykler i hver. Formålet med cykelskuret er, at det skal være beregnet til forskellige slags cykler og f.eks. en cykeltrailer. Skurene skal kunne låses og kunne skærme af for vejr og vind. Men gerne en let konstruktion og udført i vedligeholdelsesfrie materialer. Birgit har set et måske egnet cykelskur opstillet af Odense Kommune på Munkebjergvej. Mikael tager ud og ser på det og undersøger til næste møde mulige modeller. Renovering af trapper v/birgit Kristensen Drøftelse af overslag fra gulvsliber på renovering af trapper. Det koster i 2018 penge ca kr. pr trappe. I prisen er der afhøvling af trin og gelænder og maling/lakering af disse. I alt Kr for 10 trapper.

2 Omkostning ifm. eventuel udskiftning af nye fliser i gang og bryggers v/birgit Kristensen Drøftelse af overslag fra murer. Birgit tager fat i mureren. Der er i forbindelse med renoveringen af toiletterne indkøbt fliser til gangene i 48, 54 og 58, Det er vigtigt, at der i forbindelse med evt. udskiftning af fliser i gangene, købes fliser, som kan holde til slid fra husdyr. Ny vedligeholdelsesplan for ABF Torpehaven 1 v/mikael Fossø Tilbud fra rådgivende ingeniørfirmaer på udarbejdelse af vedligeholdelsesplan Der er indhentet tre tilbud på udarbejdelse af en 10-årig vedligeholdesplan for foreningen. Keen - Odense moms OBH-gruppen moms og kørsel AI Gruppen moms Efter en gennemgang af tilbuddenes pris og indhold har bestyrelsen valgt, at ville mødes med Keen og få uddybet, hvad han tilbyder i nedenstående vedligeholdesplan. Keen beskriver her, hvad hans drift og vedligeholdelsesplan indeholder: - Indledning som beskriver jeres bygningerne i jeres andelsboligforening - En billeddokumentation af de bygningsdele/tekniske installationer vi ser på, med en beskrivelse af tingenes tilstand samt en beskrivelse af hvad og hvornår en vedligeholdelse skal finde sted. - Ud fra ovenstående udarbejdes der et budget over en 10 årig periode (et rullende budget som bør følges op hvert eller hvert andet år, dette er ikke med i tilbuddet) Birgit og Mikael mødes med Keen tirsdag den 8.1. kl. 14. Ny syns- og skønsmand i forbindelse med salg og køb af andelsbolig V/Mikael Fossø og Birgitte Mathiesen Tilbud fra firmaer som kan tilbyde syn og skøn af vores boliger ved fraflytning. ABF standard for syns- og tjekliste. Bestyrelsen beslutter, at vi fortsætter med Haulit som syns- og skønsmand, da det er en fordel, at han kender vores bygninger. Bestyrelsen vil udarbejde retningslinjer for det syn, som skal finde sted før og efter et salg. Birgitte kontakter ABF om de har en tjekliste vi kan tage udgangspunkt i. Bestyrelsen indkalder Haulit til et møde med bestyrelsen, når vi har vores retningslinjer på plads.

3 Juridisk salærbistand i forbindelse med for meget indbetalt grundskyld/ejendomsskat V/Birgitte Mathiesen For flere år siden indgik bestyrelsen et kollektivt søgsmål (med ABF Torpehaven 2) mod SKAT omkring for meget indbetalt grundskyld/ejendomsskat. Bestyrelsen fik en henvendelse fra advokatanpartsselskabet Adduco vedr. en ansøgning om omkostningsgodtgørelse for juridisk salærbistand i sagen. Birgitte Mathiesen har undersøgt sagen, som omhandler en juridisk økonomisk afslutning af sagen med SKAT. ABF Torpehaven 1 får ikke omkostninger i forbindelse med afslutningen af sagen. Der er ikke flere meromkostninger og sagen er afsluttet. Punkt 2 Ny grundejerforening ifm. drift af de rekreative områder v/ Henning Christiansen Med reference til bestyrelsesmøde referat af den , punkt 4 har Henning Christiansen deltaget i et møde med naboforeninger og Odense Kommune den 10. oktober 2018 vedr. oprettelse af en fælles grundejerforening vedr. drift af de rekreative områder. På bestyrelsesmødet giver Henning Christiansen et referat fra mødet den Bestyrelsen drøfter, hvilke handletiltag ABF Torpehaven 1 skal iværksætte ud fra beslutningerne, som blev taget på mødet. Hermed et kort mailreferat fra mødet den sendt til bestyrelsen fra Henning Alle var fortsat enige om den model der blev foreslået på det foregående møde uden Civica. Alle var tilstede undtaget TN Ejendomme. Kommunen havde heller ikke indvendinger mod modellen, men ønskede at arbejdsgruppen skulle skrives ind i foreningernes vedtægter. Ib fra græshoppe/mariehønevængets grundejerforening ville skrive et forslag, der kan indsættes u vedtægterne. Det er det forslag, som nu er sendt til de øvrige foreninger/ejere. Der blev ikke snakket om mødedatoer, men en hverdagseftermiddag er også fint med mig. Angående fordelingstal, skal vi selvfølgeligt have rettet boligenheder i vores 2 ABF. Det lød på mødet som om det på det forrige ikke rigtige møde var aftalt, måske på vej hjem, at ungdomsboligerne tæller som 9 boliger. Det er det antal adresser, der findes på ejendommen. Jeg syntes umiddelbart ikke at det lyder uretfærdigt, så jeg gjorde ikke indsigelse. Kommune oplyste på mødet, at den fortsat vil holde den asfalterede sti, inklusiv belysning, affaldsstativ, snerydning og slå græsrabatten på begge sider af stien. Endvidere vil kommunen holde grusstien fra asfaltstien til industriområdet med reparation af huller og beskæring af grene,

4 som når ind over stien. Endeligt vil kommunen holde en sti fra Torpvej til den store grussti, som går øst for vandhullet midt i krat/skovområdet ved beskæring af grene, der går ind over stien. Vandcenter Syd vedligeholder den sø, som egentlig er et regnvandsbassin, herunder sørger for adgang til bassinet. Der er således ikke ret meget tilbage til vedligeholdelse for os. Der er jævnlig græsslåning på forboldbanen og de græsklædte stier. På mødet blev vi enige om, at nedlægge nogle af de kortere stier, således at arbejdet med græsslåning bliver mindre. Endeligt skal vi være opmærksomme på, at holde bjørnklo nede på et mindre stykke i krat/skovområdet. Væksten af bjørneklo er i dag under kontrol, men den kan ikke udrydes helt, og skal derfor fortsat holdes nede. Vi må ikke bruge gift på området. Civica vil gerne give et bud på at udføre arbejdet. De tilbød også at indhente et tilbud fra et firma, som de selv bruger nogle steder. Der vi således komme to tilbud. Den videre tidsplan blev, at der holdes et møde med kommune med gennemgang af området i slutningen af april, hvor det aftales, hvad kommunen skal udføre af arbejde inden overdragelsen. Overdragelse af driftansvar vil blive 1. juli Kommunen sender nogle kort over området med angivelse af stier deres nuværende og fremtidige vedligeholdelse. Referent Henning Christiansen Punkt 3 Status på reparationer v/birgit Kristensen Opfølgning på referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde den 23. oktober 2018 Status på isætning af nye døre og vinduer ved tømrer samt renovering af fugerne mellem tage og murer ved murer. Alle dem, der skulle have skiftet deres døre og vinduer, har nu fået det gjort. Mureren har ligeledes, på nær et par hængepartier, fået afsluttet arbejdet med at fuge mellem tagene. Det sidste afsluttes i det nye år. Tak til Birgit for arbejdet med at koordinere med murer og tømrer. Punkt 4 Revision af Bibel for fællesområderne i ABF Torpehaven 1 Med henblik på pasning og pleje af fællesområderne i ABF Torpehaven 1 udarbejdede bestyrelsen for nogle år siden en mappe benævnt Bibel for fællesområderne, som blev godkendt af andelshaverne. Biblen indeholder en beskrivelse af opgaver på ABF fællesområderne samt en ansvarsfordeling af

5 opgaverne på andelshaverne. Bestyrelsen vurderer, at der er behov for en revision af Bibel for fællesområderne På nærværende bestyrelsesmøde foretages en revision af Bibel for fællesområderne Bilag: Bestyrelsesmedlemmerne medbringer egen Bibel til bestyrelsesmødet Sættes på til næste møde. Punkt 5 Opstart på budgetlægning for 2019 samt kommende år Til brug i budgetlægningsprocessen skal Bestyrelsen drøfte, hvilke vedligeholdelsestiltag der skal iværksættes i 2019 eventuelt årene fremover. I 2019 er der ikke noget malerarbejde. Henning udarbejder forslag til budget til næste møde. Angående fællesarrangementerne ved bålpladsen arrangeret af foreningens eventmager. Ved Jul og påske byder bestyrelsen på lidt forplejning, f.eks. æbleskiver og gløgg ved juletid. Til de andre arrangementer bidrager alle der deltager til forplejningen. Punkt 6 Planlægning af bestyrelsesmøder i 2019 På bestyrelsesmødet faslægges dato for afholdelses af bestyrelsesmøder i Bestyrelsesmedlemmerne skal huske at medbringe kalender til mødet Bestyrelsesmøde hos Mikael Bestyrelsesmøde hos Birgitte Bestyrelsesmøde hos Lene Bestyrelsesmøde hos Henning Bestyrelsesmøde hos Birgit Bestyrelsesmøde hos Mikael Punkt 7 Generalforsamling 2019 På bestyrelsesmødet fastlægges dato og afholdelsessted for ABF Torpehaven 1`s generalforsamling Generalforsamling

6 Punkt 8 Havedage i 2019 På bestyrelsesmødet fastlægges dato og afholdelsessted for ABF Torpehaven 1`s havedage i Forårets havedag søndag den 5.5. kl. 10 Efterårets havedag søndag den x.x. kl. 10 Punkt 9 Bestyrelsesmiddag Med reference til ABF s Husorden aftaler bestyrelsen dato for afvikling af bestyrelsens årlige middag. Bestyrelsesmiddag bliver en 5. februar Birgitte finder et egnet sted. Punkt 10 Eventuelt Intet til dette punkt. Vigtige datoer i 2019 til andelshavernes kalendere Nytårskur på HF & Vucfyn Generalforsamling Forårets havedag Sommerfesten Efterårets havedag

7 Bestyrelsen ønsker alle en glædelig jul samt et godt nytår