REFERAT Bestyrelsesmøde lørdag den hos Beach Bowl, Søndervig kl. 09

Transkript

1 Inviteret: Birgitte Ohm (BO), Thorbjørn Argir (TA), Erich Fuglsbjerg (EF), Mette Ebbensgaard (ME), Frits Rostrup (FR). Bent Kortholm (BK), Jette Søndergård Afbud fra: Thorbjørn Argir og Frits Rostrup KL Inden vi tog fat på dagsorden havde vi besøg af Rudolf og Lone fra Danland. Det var meget konstruktivt og vi aftalte, at de fremover deltager i starten af vores møder, såfremt det kan lade sig gøre. Af områder vi var inde på var blandt andet afregning af el, muligheder for udvidede åbningstider i badelandet for ejere, opfriskning af de udendørs grill, så fællesområdet kan komme til at være mere indbydende for gæsterne om sommeren. Danlands planer om renovering af deres del af legepladsen. 1. Godkendelse af dagsorden valg af referent Mette er referent. 2. Referater Fremover udsender referenten et referat til alle hurtigst muligt efter et bestyrelsesmøde. Eventuelle rettelser og kommentarer sendes til Birgitte senest en uge derefter. Birgitte indsætter evt. rettelser og kommentarer og udsender endeligt referat til alle. Hvis der ingen ændringer er til referatet bliver der ikke udsendt et mere. 3. Økonomi. Vi afventer, at Danland afslutter deres del af økonomien, hvorefter DEAS tager over. DEAS har bedt anmodet Danland om oplysninger senest 12. januar Viceværtsaftalen. Viceværtsaftalen er underskrevet og sendt. 5. Administrationsaftalen DEAS /DANLAND. Administrationsaftalen er underskrevet og sendt til DEAS. DEAS har startet overflytningen fra Danland.. 6. Lokalplanen/høring Der er ikke kommet nogen svar på indsigelserne og Frits får besked fra Bjarne (lederen af bowlingcentret), når der er noget nyt. Der vil blive udformet et nyt forslag til lokalplan på baggrund af de indsendte indsigelser. Det nye forslag forventes forelagt byrådet i marts (Iflg. Bent). Sammendraget af indsigelserne kan hentes på kommunens hjemmeside i løbet af februar måned. Sammendraget findes under punktet byrådsmøder - dagsorden. Side 1 af 5

2 7. Vedligeholdelse status Erichs mødeleder som blev gennemgået. Vippedyr: Vippedyret er flyttet, står nu i plænearealet så den ikke generer og er til fare for børn i sandkassen. Lone har sørget for udførsel, Danland betaler for udførsel. 2. Billedkokumentation: Billederne jeg viste jer på det sidste bestyrelsesmøde om forskellige forhold, er sendt til jer og Lone for at påvise mangler ved udførsel af viceværtopgaver. 3. Algeforekomster: Sprøjtning mod alger er nu med i opgaver for viceværten. Jeg har talt med Lone, der har lovet at iværksætte dette. 4. Opretning af belægning: Arbejdet med belægningen mellem centerbygningen og blok B er udført. Der er efter aftale med entreprenøren midlertidig udlagt stålplader for i begyndelsen at fordele trykket på belægningen så den sætter sig, dette for at modvirke kørespor. Regning er specificeret til Ejerforeningen og Danland for at undgå misforståelser. Regningen er fremsendt til Thorbjørn for at iværksætte hurtig betaling. Kopi. Bemærk at det lykkedes at trykke prisen i forhold til det oprindelige tilbud med 2.500, oo kr. Det er til gavn for begge parter. Det lykkedes også at få lavet en reparation af trappen mellem Blok A og B, uden beregning. 5. Tilbud på ny trappe. Selv om trappen mellem blok A og B er blevet repareret fandt jeg det hensigtsmæssigt at få et tilbud på en ny trappe, da de sten der er anvendt ikke findes mere. Det er ikke nødvendigt at foretage dette foreløbig, men rart at kende prisen, når det engang skal foretages. Kopi. Pris ,oo kr. 6. Tage og Baldakiner: Det blev nødvendigt at vente med arbejdet på Baldakinen ved blok B til arbejdet med belægningen mellem centerbygningen og blok B var færdig. Arbejdet blev påbegyndt d. 27/12, jeg var til stede for at se forholdene. Samme dag gennemgik jeg på et møde og efterfølgende tilsyn med vore bygninger, alle forhold vedrørende arbejde på vore tage og baldakiner med firmaerne. Vi aftalte de forskellige opgaver som efterfølgende blev fremsendt skriftligt. Kopi. LA og Højer har lovet en skriftlig redegørelse om alle forhold der er nævnt i aftalen til d. 17/01 15, der var datoen for bestyrelsesmødet, da jeg lavede aftalen med dem. 7. Sikkerhed: Som I kan se i kopien af aftalen med LA og Højer er der under p. 5 sikkerhedsforanstaltninger beskrevet forholdene omkring sikkerhed når firmaer arbejder for os. Side 2 af 5

3 7. Sikkerhed, fortsat: Jeg ved ikke om det holder juridisk, men hvis vi på denne måde kan skrive os ud af det og undgå de store udgifter med at etablere sikkerhedsforanstaltninger på vore bygninger, må det være løsningen? Fire&Rescue har beregnet udgiften til ca ,oo kr. på blok A, så det skal det vi undgå hvis vi kan. Vi kan sandsynligvis få den nødvendige viden ved at invitere Steen Hildebrand til et af vore Bestyrelsesmøder. Vi skal muligvis betale for det. Hvis ja dato? Nej, ikke indtil videre. Hvis det bliver nødvendigt, undersøger jeg priser på et rullestillads, og leje af lift som et alternativ. Lone er ikke afvisende for måske at dele udgiften til et stillads. Nej, ikke indtil videre. Fordele og ulemper ved at beskrive emnet sikkerhed som i aftalen med LA og Højer blev diskuteret. Det fortsætter indtil videre så længe jeg har ansvaret med bygningsvedligehold. 8. Rækværk: Nedenstående besluttet på bestyrelsesmøde d.08/ Der indhentes tilbud snarest muligt, forsøges inden næste bestyrelsesmøde. Vi skal i den forbindelse være opmærksom på at de involverede firmaer nok snart er ved at Være trætte af at give tilbud uden det fører til noget arbejde. 1. Pletmaling af rækværk på alle ejerforeningens blokke. 2. Maling af rækværk på alle ejerforeningens blokke. 3. Udskiftning af rækværk til lærk på alle ejerforeningens blokke, som beskrevet i langtidsplanen. 4. Udskiftning af metalstolper bolte osv. ved alle rækværk til varmgalvaniseret af hensyn til rustdannelse. Priserne indhentes både samlet, for at presse prisen, og for blokkene enkeltvis, da rækværkerne ikke er lige dårlige på alle blokke. Af hensyn til nuværende udseende og økonomi, bør vi overveje at dele udskiftningen op i flere afsnit. Der er i 2014 undladt at foretage maling af rækværk på alle blokke, det giver en samlet besparelse på dette arbejde på. Dette er dokumentation på besparelsen i forhold i langtidsplanen ,oo kr Der er i 2018, afsat til udskiftning af rækværk på blok A B C D ,oo kr Der er i afsat til rækværk på blok G H I ,oo kr Samlet til fornyelse af rækværk på alle blokke ,oo kr EKS. udskiftning på blok A B ,oo kr 9. Detaillangtidsplanen berammer i 2015 penge til: Der er beregnet et samlet forbrug på ca. Der er afsat penge til: Vedligeholdelse af tage og baldakiner Vedligeholdelse af murværk Maling af betondele Maling af kantbjælker/søjler Betonreperation Belægningssten Asfalt Tekniske installationer, udskiftning af vand og varmemålere Afsatte beløb i 2015 i alt ,oo kr ,oo kr ,oo kr ,oo kr ,oo kr ,oo kr ,oo kr ,oo kr ,oo kr ,oo kr Side 3 af 5

4 9. Detaillangtidsplanen berammer til 2015 penge til, fortsat: Diff. 900,oo kr Bent vær opmærksom på den opkrævning fra Danland, jeg tidligere har vist, der omhandler installation af en måler fra Brunata. Den burde ikke være opkrævet ved en ejer, men i stedet være betalt af Ejerforeningen fra kontoen Tekniske installationer, hvor der er sat penge af til formålet. Der er et problem i forhold til at tilbagebetale til ejere. Emner blev diskuteret, f.eks. at tilbagebetale til ejerne og at tage det med til generalforsamlingen og Der foreslå at ejerne fortsætter med at betale og det indbetalte beløb bliver brugt til vedligehold. Bent overtager emnet, da det ligger under tildelt ansvarsområde. 10. Behovsundersøgelse: Jeg undersøger og vurderer i forhold til langtidsplanen, det faktiske behov i Der indhentes tilbud på de emner der bør iværksættes i Når det samlede behov og tilbuddene kendes, træffes der beslutning om hvad der skal iværksættes. 11. Elmålere: RAH er ved at installere nye elmålere som RAH betaler. 8. Hjemmesiden Vores udbyder er Vestjysk Marketing og den nye hjemmesider hedder Vi betaler ca. kr ,- årligt for siden (anslået beløb). I det kommende nyhedsbrev vil der blive udsendt en kode, som bliver fælles for alle ejere. Man kan stadig følge debatten på vores Facebookprofil med navnet Ejerforening Feriecenter Søndervig. 9. Informationsbrev/nyhedsbrev. Næste nyhedsbrev vil blive udsendt af os selv (Bestyrelsen/Birgitte). Udover informationer om hjemmesiden skal vi informere om, at vi har fået ny administrator og at der er prisstigninger hos Altibox. Endvidere information om bygningsvedligeholdelse samt oplyse dato for generalforsamlingen. Der skal informeres om den nye leder på Danland (Lone) og om de forbedringer, Danland har sat i gang i centret. Der skal informeres om et godt samarbejde med Rudolf og Lone. Der skal Informeres om, at der er kommet nye viceværter. Vi skal huske at informere om, at der er generalforsamling i beboerforeningen den 28. marts.(er nødvendigt da de ejere der tidligere havde et selvstændigt medlemskab af beboerforeningen ikke længere modtager post direkte fra foreningen.) Husk evt. også at informere om, at der altid ligger materiale fra Søndervig Beboerforening i receptionen, så interesserede kan hente det der. I informationsbrevet oplyser vi også, at vi er i gang med at undersøge mulighederne Side 4 af 5

5 9. for at holde en fest for ejerne i forlængelse af generalforsamlingen. 10. EVT. Godkendt Dato:.. Side 5 af 5