Sikrer, at den oprettede afregning ligger inden for det aftalte budget

Transkript

1 modtager afregningen/forskud til kontrol. Selv om du er tilknyttet en godkendergruppe, vil du kunne modtage dokumenter, der er sendt til dig som en navngiver godkender. Som navngiven godkender (attestationsbemyndigede) vil du modtage en mail med besked om, at en afregning/forskud er klar til godkendelse. udfører følgende kontrol og godkender samtidig afregningen/forskud: Sikrer, at den oprettede afregning ligger inden for det aftalte budget Sikrer, at kontering er korrekt Gennemgår evt. kommentarer mv. som den rejsende eller kontrollanten har anført i rejseafregningen kan se alle afregninger/forskud sendt til godkendelse, og skal løbende sikre sig at der foretages rettidig godkendelse af de modtagne afregninger/forskud. kan ikke rette/ændre i afregning/forskud. Se regler og proces på økonomiportal Arbejdsgange for den godkendelses-/attestationsbemyndigede Side 1 af 5

2 Dit velkomstbillede i AURUS vil ud over informationen om eventuelle egne afregningsdokumenter, og hvem du er stedfortræder for, også indeholde information om dokumenter Til godkendelse. Klik på Til godkendelse for at se en liste med disse dokumenter. Dokumentvisningen kan filtreres pr.: Dokumenttype (rejseafregning, udgiftsafregning, forskud) Person (den rejsende/brugeren) Enhed Rækker pr. side. Dokumenterne vises som standard i blokke af fem rækker (1-5, 6-10, osv.). For at se dokumenterne i de næste blokke skal der klikkes på de blå link-tekster med tallene 1-5, 6-10, osv. Antallet af rækker pr. side kan dog justeres, således der vises flere end fem rækker pr. blok. Endvidere kan der sorteres på overskrifter (klik på overskriften). Klik på en afregning for at åbne det tilhørende afregningsdokument til kontrol. Dokumentoplysningerne vises derefter i den nederste del af skærmbilledet. Side 2 af 5

3 I området inden for det grønne rektangel kan man klikke på fanebladene (Stamdata, Kontostreng, Rejsedage, osv.) for at gennemse afregningsdokumentets forskellige indhold. en kontrollerer efter ovenstående regler. Gennemgang af fanebladene: Stamdata Indeholder alle stamdata samt en oversigt vedr. beløb Kontostreng Her vises den indtastede kontostreng Rejsedage Indeholder alle rejsens dages datoer og tidspunkter samt oplysning om eventuelle arbejdsgiverbetalte måltider Kørsler Her vises kørsel med privat køretøj, der berettiger til transportgodtgørelse Udgifter Herunder er der indtastet udgifter, der er betalt ved kontant udlæg, eller udgifter som er betalt med firmahæftende kreditkort Bilag Scannede kvitteringer og/eller andre dokumenter f.eks. deltagerlister som er vedhæftet afregningen Kommentarer Her kan der indtastes beskeder/kommentarer, der automatisk logges med dato og tid Afregnes Indeholder de beløb, der udgør summen Til afregning Side 3 af 5

4 Posteringer Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på kontonumre og dimensionskoder Historik Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse Kontrolfunktion: I området inden for det røde rektangel skal man vælge sin godkendelseshandling: Godkend o Med denne funktion godkendes afregningen/forskud Afvis og returnér o Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres derefter til den rejsende/brugeren. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen Afvis og returnér til kontrollant o Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres derefter til kontrollanten. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen o Anbefaling: Afvis ikke hvis afregning skal sendes til en ny godkender inden for organisationen, så brug nedenstående funktion Send til ekstra kontrol/godkendelse hos o Denne funktion vælges, hvis du ønsker at videresende til en navngiven godkender (eksempelvis hvis afregningen indeholder en blanding af udgifter, der skal godkendes af forskellige afdelings-/kontorchefer) Send videre til overordnet o Denne funktion bruges ikke har samme funktion som ovenstående Side 4 af 5

5 Vælg den ønskede funktion ved at markere den tilhørende radio-knap. Klik herefter på knappen Bekræft for at udføre godkendelsesfunktionen/-handlingen. Knappen Bekræft og vælg næste kan bruges, når man godkender flere dokumenter efter hinanden. Et klik på denne knap medfører, at godkendelsesfunktionen/-handlingen udføres, og det næste afregningsdokument på listen åbnes automatisk. Hermed er arbejdsgangen for godkenderen/den attestationsbemyndigede afsluttet. Side 5 af 5