Retningslinjer for dansk deltagelse i EU s Twinning-projekter

Transkript

1 Udenrigsministeriet Februar 2014 Naboskabsprogrammet Retningslinjer for dansk deltagelse i EU s Twinning-projekter Indhold Generelt baggrund, fremgangsmåde og vilkår... 1 Kommissionens og partnerlandenes rolle og ansvar... 3 Dansk deltagelse... 4 Kontering af udgifter i statsregnskabet... 6 Generelt Baggrund EU finansierer Twinning-projekter, der gennemføres som et parvist samarbejde mellem EUpartnerlandes og medlemsstaters institutioner. Formålet er at opbygge eller styrke konkrete institutioner og administrative systemer i de modtagende lande, så de bliver i stand til at gennemføre og håndhæve EU s retsregler (aquis communautaire) eller tilpasse sig vestlige standarder på de områder, som er aftalt med EU. Bistanden ydes som led i landenes tiltrædelsesaftale, partnerskabs- eller associeringsaftale med EU. I praksis er der tale om projekter, hvor EU bidrager til budgettet med op til 1 mio. Euro om året. Twinning-samarbejde anvendes først og fremmest på lovregulerede områder, hvor den nødvendige viden og erfaring mest hensigtsmæssigt kan formidles direkte af myndigheder/institutioner i EUmedlemsstater med ansvar for det relevante område. Der er tale om et konkret og praktisk samarbejde i ligebyrdigt partnerskab. De positive erfaringer med Twinning i forbindelse med udvidelsen af EU i 2004 har gjort Twinning til hovedinstrumentet for EU s bistand til reformer i en række andre lande, især nabolande mod øst og syd. Danske myndigheder og institutioner har deltaget i EU s Twinning-projekter, siden de startede i Udenrigsministeriet kan yde tilskud til forberedelse af projektforslag og til projektets gennemførelse under FINS-ordningen (Forberedelse af Institutionsopbygning). Vejledning om tilskudsmuligheden findes under Økonomisk tilskud til dansk deltagelse i EU s twinningprojekter i forbindelse med FINS-ordningen (Forberedelse af Institutionsopbygning) på udenrigsministeriets Twinning hjemmeside. Fremgangsmåde

2 Twinning-projekter udbydes direkte til medlemsstaternes myndigheder i modsætning til anden EU bistand, hvor levering af tjenesteydelser mv. udbydes efter EU s almindelige udbudsbetingelser. Som udgangspunkt programmeres EU s bistand til et partnerland på grundlag af en handlingsplan, som aftales i fællesskab. Handlingsplanen udarbejdes på grundlag af landets udviklingsplaner og i overensstemmelse med allerede indgåede aftaler om EU-tiltrædelse, associeringsaftale, partnerskabsaftale eller andet. Prioritering, fordeling og omfang af konkrete projekter, herunder Twinning-projekter, drøftes og aftales mellem Kommissionen og partnerlandet. Der er Twinning-projekter både under særskilte programmer og som led i den overgangsbistand, EU yder til nye medlemslande. Med virkning fra 1. januar 2007 er Twinningstøtten samlet under IPA og ENI programmerne, der dækker hver sin landekreds. Instrument for Pre-Accession, IPA IPA omfatter støtte til forberedelse af EU medlemskab for kandidatlande (Kroatien, Makedonien, Tyrkiet) og for mulige kandidatlande på Vestbalkan (Albanien, Bosnien, Montenegro, Serbien og Kosovo) European Neighbourhood Instrument, ENI ENI omfatter samarbejde med EU s geografiske nabolande, bortset fra kandidatlande og landene på Vestbalkan, såvel i Østeuropa som i Middelhavsområdet (dvs. Algeriet, Armenien, Azerbajdjan, Belarus, Egypten, Georgien, Israel, Jordan, Libanon, Libyen, Moldova, Marokko, Det Palæstinensiske Selvstyre, Rusland, Syrien, Tunesien og Ukraine). Projektdokumentationen for Twinning-projekter udarbejdes i samarbejde mellem partnerlandet og EU Kommissionen. For hvert Twinning-projekt udarbejdes en konkret beskrivelse (Project Fiche), som indeholder baggrund, omfang og projektets forudsætninger. I projektbeskrivelsen indgår konkrete, obligatoriske mål for projektets gennemførelse (Mandatory Results). På grundlag heraf indbyder Kommissionen medlemsstaterne til at fremkomme med forslag til, hvordan projektet kan gennemføres (interessetilkendegivelse). Partnerlandet får herved mulighed for at vurdere forskellige medlemsstaters administrative systemer og vælge en eller flere samarbejdspartnere til at medvirke til at gennemføre projektet. Der kan kun fremsættes ét projektforslag fra hver medlemsstat. Den udvalgte medlemsstatsinstitution skal sammen med institutionen i partnerlandet få projektet til at lede frem til de konkrete mål. Det sker gennem udvikling af et projektsamarbejde, såkaldt Institutions-Twinning, der har en varighed på 1 2 år. Det kan aftales, at to, eller i særlige tilfælde, tre medlemsstater, som har budt på projektet, danner konsortium. Desuden skal der udstationeres en langtidsrådgiver, RTA (Resident Twinning Advisor) i projektperioden. RTA s rolle er at koordinere projektets gennemførelse lokalt og evt. bistå med kapacitetsopbygningen. Den konkrete faglige rådgivning varetages eller suppleres af tilrejsende eksperter under kortere eller længere ophold i partnerlandet. 2

3 Mindre Twinning-projekter med begrænsede mål, Twinning Light, har en kortere varighed (6-8 mdr.). Disse projekter indebærer ikke udstationering af en RTA og kan ikke gennemføres i konsortium med en anden medlemsstats institution. Vilkår Betingelserne og procedurerne samt de økonomiske rammevilkår for gennemførelse af EU s Twinning-projekter er fastlagt i Kommissionens retningslinjer for Twinning (Reference Manual). Supplerende bestemmelser om vilkår for udstationerede langtidsrådgivere findes i Finansministeriets Cirkulære om Regulativ om løn- og ansættelsesvilkår for eksperter udsendt på EU s Twinning program (Resident Twinning Advisers) af 28. september Kommissionens og partnerlandenes rolle og ansvar Gennemførelsen af Twinning-projekter er i princippet den samme for alle programmer og baseres på Kommissionens retningslinier (Twinning Manual) fra Manualen findes på kommisionens hjemmeside og kan rekvireres i trykt udgave fra det danske nationale kontaktpunkt for Twinning i Udenrigsministeriet ved mail til Twinning@um.dk Indkaldelse af interessetilkendegivelser sendes fra Kommissionen eller fra kontraktmyndighederne i de nye medlemslande til de nationale kontaktpunkter for Twinning (NCP) i medlemsstaterne. I Danmark er Udenrigsministeriets Kontor for det Europæiske Naboskab, EUN, kontaktpunkt for Twinning. Forberedelse af projektforslag og fremgangsmåde er forskellig afhængig af størrelsen og omfanget af projektet, InstitutionsTwinning eller Twinning Light. Institutions-Twinning Interessetilkendegivelsen skal indeholde en kortfattet redegørelse for det mulige samarbejde med forslag til, hvordan projektet vil kunne gennemføres med udgangspunkt i de mål og midler, der beskrevet i project fichen. Der skal samtidig foreligge forslag til en langtidsrådgiver (RTA) og andre eksperter, der kan opfylde de beskrevne forudsætninger. Den beskrivende hovedtekst i selve interessetilkendegivelsen bør være relativt kortfattet med yderligere information indeholdt i bilag. Interessetilkendegivelse/projektforslag indsendes af de nationale kontaktpunkter til Kommissionen og til partnerlandets administration. Forslagsstillerne indbydes efterfølgende til et præsentationsmøde i partnerlandet. På dette møde vil der ske en uddybende drøftelse af forslaget, men en projektaftale (Twinning Contract) med arbejdsplan, budget osv. vil først efterfølgende blive nærmere aftalt mellem den udvalgte medlemsstatsinstitution og partnerlandet. Valg af samarbejdspartner meddeles normalt 4-6 uger efter præsentationsmødet. Twinning Light Udbuddet omfatter et i tid og omfang mere begrænset projektsamarbejde. Det drejer sig om helt specifikke og på forhånd fastlagte opgaver, som er del af en større sammenhæng. 3

4 Opgavebeskrivelsen skal være lige så præcis og detaljeret på aktivitetsniveau som en Terms of Reference. Interessetilkendegivelse med kommentarer til opgavebeskrivelsen samt budget sendes også her til Udenrigsministeriet, der videreekspederer til EU-delegationen/den ansvarlige kontraktmyndighed. Interessetilkendegivelsen udgør grundlaget for udvælgelsen af den gennemførende institution i en medlemsstat og for indgåelse af en standardkontrakt for gennemførelsen af projektet. Der afholdes ikke præsentationsmøde. Valg af projektpartner Kommissionen, respektive det ny medlemslands eller partnerlands myndighed, underretter forslagsstillerne direkte om hvilket valg, der er truffet blandt de indkomne interessetilkendegivelser. Det er kun et enkelt medlemsstats forslagsstiller, som kan forestå projektets ledelse. Andre medlemsstater, som har budt på projektet, vil imidlertid kunne udpeges som partnere i projektet. Den institution, som er udvalgt som projektleder, har sammen med partnerlandets institution og eventuelt udvalgte partnere i projektet en tidsfrist på 3 mdr. til at udarbejde forslag til projektets kontrakt, arbejdsplan og budget. Med samarbejdet om arbejdsplanen er det egentlige projektsamarbejde påbegyndt. Når kontrakten, arbejdsplanen og budgettet er godkendt af Kommissionen (eller i de nye medlemslande af den ansvarlige kontraktmyndighed), kan projektet iværksættes. Dansk deltagelse Udenrigstjenesten indhenter i muligt omfang oplysninger om programmeringen af institutionsopbygning og orienterer det danske Twinning-netværk. De konkrete projektudbud (Project Fiches) modtages fra Kommissionen, normalt med en tidsfrist for afgivelse af forslag (interessetilkendegivelse) på mindst 6 uger. Udenrigsministeriet fordeler udbud direkte til ansvarlige danske myndigheder på projektets område eller andre relevante organisationer, som skønnes at have særlig interesse i projektet. Alle projektudbud annonceres på Kommissionens hjemmeside og kan rekvireres fra det nationale kontaktpunkt, jfr. nedenfor. Såfremt et projektudbud berører flere ressortområder, bør det sikres, at alle interesserede myndigheder og institutioner underrettes. Udenrigsministeriet modtager gerne forslag til underretning af nye adressater og vil kunne forestå koordinering af tilbud. Interesserede ressortmyndigheder vil kunne forberede sig på aktuelle eller kommende projekter ved at tage direkte kontakt til partnerlandets myndigheder (evt. med bistand fra de danske ambassader), og i givet fald besøge disse. Muligheden for at skaffe en langtidsrådgiver, som er en ubetinget forudsætning for lederskab af institutions-twinning projekter, bør afklares snarest, f.eks. gennem internt og eksternt stillingsopslag. 4

5 Udenrigsministeriet afholder efter ønske og behov møder med interesserede ressortmyndigheder og organisationer med henblik på at drøfte forberedelse af foreliggende muligheder, hjælp til udarbejdelse af forslag etc. På møderne søges afklaret, om der er andre af de udbudte projektområder, hvor dansk deltagelse kan fremmes. Det bør desuden indgå i overvejelserne, om der er grundlag for at etablere et samarbejde med andre medlemsstaters institutioner med henblik på at byde på et projekt som et fælles konsortium. Derudover er der blandt danske institutioner med erfaring indenfor Twinning oprettet en mentorordning, hvor interesserede institutioner kan få en praktisk introduktion til Twinningordningen, herunder et besøg af en erfaren projektmedarbejder fra en af de pågældende institutioner. Kontakt til disse fås ved at henvende sig til Udenrigsministeriets nationale kontaktpunkt på Twinning@um.dk. Interessetilkendegivelse med projektforslag Hvert medlemsland kan kun afgive et bud i forbindelse med EU s Twinningprojekter. Det er derfor vigtigt så tidligt som muligt at orientere NCP om planer for bud på EU s Twinningprojekter - også når man planlægger at deltage som juniorpartner. Inden udløbet af tidsfristen indsender den danske ressortmyndighed/organisation en interessetilkendegivelse til Udenrigsministeriet, indeholdende projektforslag, som skal være udarbejdet i Kommissionens modelformat, jfr. Twinning Manual. Forslaget skal sendes både som e- post og med et underskrevet følgebrev. Udenrigsministeriet videresender derefter indkomne danske interessetilkendegivelser som e-post til Kommissionens enheder, partnerlandets kontaktpunkter og til den relevante danske ambassade. Ved præsentationsmødet i partnerlandet bør den foreslåede projektleder og langtidsrådgiver deltage, så partnerlandets institution får bedst muligt grundlag for at vælge den eller de Twinningpartnere, som efter landets vurdering bedst kan bidrage til gennemførelsen af projektet. I møderne deltager forslagsstillerne fra medlemsstaterne og repræsentanter fra modtagerlandets institution samt Kommissionens delegation (i de nye medlemslande tillige kontraktadministrationen). Selve præsentationsmødet har typisk en varighed på 45 min.-1 time, ligelig fordelt på forslagsstillers oplæg og uddybende spørgsmål. Udenrigsministeriet står til rådighed ved forberedelse af møderne og kan deltage i præsentationerne efter ønske, mulighed og behov. Gennemførelse og afslutning af projektet Et forslag til arbejdsplan for projektet, som er godkendt og initialiseret af begge parter, forelægges til udtalelse i Kommissionen. I de nye medlemslande er det kontraktmyndigheden, der godkender budgettet. I andre lande vil Kommissionens delegation være inddraget i forslaget og budgettet, inden det forelægges Kommissionen. Når der er modtaget meddelelse om godkendelse af arbejdsplanen og budgettet, vil kontrakten kunne underskrives af parterne. De generelle vejledninger om gennemførelsen af Twinning-projekter fremgår af Kommissionens Twinning manual. Det er afgørende for projektets succes, at der etableres et tæt samarbejde med den 5

6 institution, som er ansvarlig for projektet i partnerlandet, og at denne påtager sig fuldt ejerskab af projektet og den tilstræbte målopfyldelse (Mandatory Results). Hvis ikke partnerlandet deltager helhjertet i projektet, vil det uundgåeligt påvirke gennemførelsen. Det danske netværk af myndigheder og organisationer, som deltager i Twinning-projekter, har mulighed for at mødes og udveksle erfaringer om Twinning i den såkaldte ERFA-gruppe. Gruppen indkaldes af Udenrigsministeriet med jævne mellemrum. Råd og vejledning vil kunne indhentes i Udenrigsministeriet, Nationalt Kontaktpunkt for Twinning: E-post adresse: Twinning@um.dk Postadresse: NCP Twinning, att. EUN, Asiatisk Plads 2, 1448 København K Kontering af udgifter i statsregnskabet Finansministeriets har givet følgende anvisning på hjemmel til afholdelse af udgifter: Når en statslig institution indgår aftale med Kommissionen og et givent partnerland om at gennemføre institutionsopbygning finansieret af Kommissionen, indarbejdes aktiviteten på Finansloven eller ved forelæggelse af aktstykke for Finansudvalget. Kommissionens institutionsopbygning hører under reglerne for tilskudsfinansierede aktiviteter. Som tilskudsfinansierede aktiviteter kan udføres ikke-kommercielle aktiviteter, der er naturlige udløbere af en institutions ordinære virksomhed og finansieres i forbindelse med indtægter fra eksempelvis EU. Ved tilskudsfinansierede aktiviteter kan løbende afholdes udgifter svarende til årets indtægter samt forbrug af overskud fra tidligere år. Indtægter optages under tilskudsfinansierede aktiviteter, og uforbrugte indtægter kan overføres til forbrug i senere finansår. Der kan ikke overføres underskud vedrørende de tilskudsfinansierede aktiviteter. Institutionen skal adskille den Kommissions-finansierede aktivitet i partnerlandet fra institutionens øvrige aktiviteter. Udgifter og indtægter budgetteres i balance. Den Kommissions-finansierede aktivitet opgøres adskilt fra institutionens øvrige virksomhed på en særskilt underkonto 97 eller 98: Andre tilskudsfinansierede aktiviteter under den hovedkonto på finansloven, hvortil den hører. Indtægterne fra EU opføres på en standardkonto 65: Overførsler fra EU, mens udgifterne fordeles på relevante standardkonti f.eks.: 51. Tilskud til udland m.v., 11. lønninger. Underkonti vedrørende tilskudsfinansierede aktiviteter kan oprettes efter godkendelse af Finansministeriet. 6

7 Tilskudsfinansierede aktiviteter er ikke omfattet af budgetteringsrammer eller lønsumsrammer, og der kan til tilskudsfinansierede aktiviteter ansættes personale i fornødent omfang efter samme retningslinier som for indtægtsdækket virksomhed. Bevillingsreglen, om at der ikke kan overføres underskud vedrørende de tilskudsfinansierede aktiviteter, kan umiddelbart fremstå problematisk i forhold til usikkerheden om, hvornår Kommissionen reelt får betalt de involverede danske institutioner for de afholdte udgifter til institutionsopbygningsprojekter. Der må forventes at kunne ske forsinkelser i Kommissionens udbetalinger, der går ud over det finansår, hvor den danske institution har afholdt udgiften. Reglen er imidlertid ikke et problem i forhold til disse Kommissions-finansierede aktiviteter. Dette skyldes, at Finansministeriets fortolkning af, hvornår retserhvervelsen af indtægter i forbindelse med sådanne projekter indtræder, er: at indtægten erhverves i takt med udgifts-/omkostningsafholdelsen. Indtægten registreres for en periode svarende til periodens udgifter, selvom selve udbetalingen fra Kommissionen først sker senere eventuelt først i efterfølgende finansår. Kommissionen fremstår således som debitor i statsregnskabet i perioden frem til, at udbetalingen fra Kommissionen modtages i den pågældende institution, jf. 26 stk. 4. i regnskabsbekendtgørelsen. Februar