Orienteringsmøde den 24. marts 2015 vedrørende Skatteministeriets

Transkript

1 Mødereferat 27. marts 2015 J.nr Orienteringsmøde den 24. marts 2015 vedrørende Skatteministeriets udbud af bistand til besigtigelse af ejerboliger og grunde Deltagere fra Skatteministeriet: kontorchef Jens Daugaard, chefkonsulent Morten Thaarup, assistent Mette Kjær og chefkonsulent Mia Thulstrup Gedbjerg Endvidere deltog en række repræsentanter fra potentielle tilbudsgivere. 1. Oplæg fra Skatteministeriet Skatteministeriet bød velkommen og gav en kort introduktion til ICE og formålet med rammekontrakten. Skatteministeriet foretog endvidere en overordnet gennemgang af udbudsmaterialet. Skatteministeriet opfordrede tilbudsgiverne til at stille spørgsmål ved tvivl, uklarheder, uhensigtsmæssigheder mv. For nærmere indhold af oplægget henvises til den vedlagte præsentation fra orienteringsmødet. 2. Spørgsmål fra deltagere I forbindelse med orienteringsmødet blev der stillet en række spørgsmål fra deltagerne. Spørgsmålene samt Skatteministeriets svar herpå er gengivet nedenfor. Det bemærkes, at flere af spørgsmålene af redaktionelle årsager er omformet, idet der bl.a. var (delvist) sammenfald for så vidt angår en række spørgsmål. Det bemærkes endelig, at nummereringen nedenfor er fortløbende fra det forud for orienteringsmødet offentliggjorte dokument med spørgsmål og svar af 24. marts Dokumentet er offentliggjort på De på orienteringsmødet stillede spørgsmål og Skatteministeriets besvarelser heraf vil blive indarbejdet i dokumentet med spørgsmål og svar. En række af de på orienteringsmødet stillede spørgsmål blev ikke besvaret eller alene delvist besvaret på mødet. Skatteministeriets efterfølgende besvarelse og/eller uddybning af en besvarelse af disse spørgsmål fremgår nedenfor i [kursiv]. Angivelser i [kursiv] er således udarbejdet som led i udarbejdelsen af referatet fra orienteringsmødet. Spørgsmål Svar

2 9. Skal oplysninger om balance vedlægges tilbuddet for hver enkelt underleverandør? 10. Hvor stort forventes omfanget af besigtigelser at være? Nej. Kravet om positiv egenkapital vedrører leverandøren. Der henvises til tidligere besvaret spørgsmål. [Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 8]. Der henvises til den i udbudsbekendtgørelsen skønnede værdi af kontrakten over 4 år på mellem 5 og 30 mio. DKK. Det er ikke muligt at komme omfanget af Besigtigelser nærmere, idet der er en betydelig usikkerhed forbundet hermed. 11. Hvilke forventninger har Skatteministeriet til tidsfristerne for besigtigelser? 12. Kan underleverandører skiftes ud, eller er det i øvrigt muligt at supplere med underleverandører løbende? Hvad gør man hvis en underleverandør skifter cvr-nr.? [Skatteministeriet henviser endvidere til besvarelsen af spørgsmål nr. 1]. Det forventes, at Besigtigelser udbydes i større klumper med deraf følgende længere tidsfrister for levering, eks. en måned. Tidsfristerne vil afspejle omfanget af Besigtigelserne. Nej, Leverandøren er ikke berettiget til at udskifte underleverandører eller til at supplere med underleverandører løbende. [Det følger af Rammekontraktens punkt 6.3: 13. Såfremt en leverandør ikke længere kan benytte en given underleverandør (hvis underleverandøren udgår af kædesamarbejdet) vil den pågældende kommune da udgå? 14. Er det muligt, at angive flere underle- Ja. Leverandøren er alene berettiget til at anvende underleverandører således som angivet i Bilag 4. ] Uanset at Skatteministeriet måtte ønske at acceptere en konkret udskiftning/ændring vil udskiftningen/ændringen alene kunne ske såfremt denne ikke ud fra en udbudsretlig vurdering udgør en væsentlig ændring af Rammekontrakten. Ja. [Leverandøren kan fortsat selv udføre Besigtigelser i kommunen, men Leverandøren kan ikke anvende en ny underleverandør (dvs. en underleverandør der ikke er angivet i bilag 4 på tidspunktet for Rammekontraktens indgåelse) i den pågældende kommune.] Side 2 af 8

3 verandører pr. kommune? 15. Er det muligt at angive underleverandører i et selvstændigt dokument (eks. et Excel-ark) og henvise til dette dokument i bilag 4, således at skemaet i bilag 4 ikke udfyldes med de enkelte underleverandørers navne, cvr-numre mv. 16. Kan I sige noget om behovet for besigtigelser i forhold til geografisk dækning? 17. Foretager Skatteministeriet en vurdering af, hvorvidt tilbudsgiveren kan udføre besigtigelser i en given kommune? 18. Foretager Skatteministeriet en kvalitativ vurdering af tilbuddene? 19. Hvordan sikrer Skatteministeriet kvaliteten i vurderingerne? [Det følger af bilag 4, vejledningens 2. afsnit, sidste punktum: Tilbudsgiveren må gerne anføre flere underleverandører pr. kommune. ] Spørgsmålet noteres og besvares skriftligt efterfølgende. [Tilbudsgivere må gerne anføre navn, adresse og cvr.-nummer for eventuelle underleverandører i et særskilt dokument eks. i et Excel-ark, forudsat at: i) der henvises til det særskilte dokument i bilag 4, og ii), at det klart fremgår, hvilke underleverandører tilbudsgiveren anvender i de enkelte kommuner.] Besigtigelserne kan vedrøre Ejendomme i hele landet. [Der henvises til Rammekontraktens punkt 2, sidste afsnit]. Det forventes, at der vil være et forholdsmæssigt større behov for besigtigelser i mindre tætbeboede områder. Skatteministeriet lægger tilbudsgiverens angivelser af Ja i bilag 4 til grund. [Såfremt en ordregivende myndighed på baggrund af tilbuddets indhold må anse det for åbenbart urigtigt, at tilbudsgivers angivelse af at et givent krav er opfyldt, vil ordregiver efter praksis fra Klagenævnet for Udbud ikke være berettiget til at lægge til grund, at kravet er opfyldt.] Nej. Tildelingskriteriet er den laveste pris. [Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 4]. Skatteministeriet har i Rammekontrakten stillet krav om, at de personer, der udfører Besigtigelser er registrerede i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens ejendomsmæglerregister, og at Besigtigerne besidder relevant lokalkendskab. Skatteministeriet har i Rammekontrakten endvidere stillet krav om overholdelse af god ejendomsmæglerskik mv. Side 3 af 8

4 [Der henvises til Rammekontraktens punkt 4.3, punkt 6 og Hvad vurderer Skatteministeriet som relevant i forhold til sikring af kvaliteten i vurderingerne? 21. Vil der ved vurderingen af tilbuddene blive lagt vægt på hvilke ressourcer der anvendes? 22. Vil det være muligt at få refunderet udgifter til rejse til eks. øer. Det bemærkes endvidere, at Skatteministeriet har mulighed for at foretage stikprøvekontroller af de udførte Besigtigelser, jf. Rammekontraktens punkt 5] Skatteministeriet henviser til besvarelsen af spørgsmål 19. Nej. Tildelingskriteriet er den laveste pris. [Se endvidere besvarelsen af spørgsmål 18.] Nej. Det er ikke muligt at få refunderet transportomkostninger. [Der henvises til Rammekontraktens punkt 8.1, hvoraf følger: Priserne omfatter samtlige udgifter og omkostninger, herunder rejse- og opholdsudgifter forbundet med Besigtigelserne. ] Rejsetid kan medtages ved estimeringen af den tid, der forventes at medgå til udførelse af Besigtigelserne. 23. Der er i udbudsmaterialets bilag A.1 indeholdt en skabelon for støtteerklæring. I hvilke situationer er skabelonen tiltænkt at skulle anvendes? [Der henvises til bilag 1b, punkt 4, hvoraf følger, at Leverandøren skal estimere et timeantal for udførelse af Besigtigelserne omfattet af Delkontrakten.] Der er i udbudsbekendtgørelsen et mindstekrav om, at tilbudsgiver har en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Kan tilbudsgiver ikke selv opfylde kravet, kan tilbudsgiver basere sig på en anden virksomheds økonomiske formåen. I givet fald kan skabelonen for en støtteerklæring i bilag A.1 anvendes. [Der henvises til udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2., hvoraf følger: Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige Side 4 af 8

5 24. Hvordan skal vurderingerne returneres til Skatteministeriet? Er det i trykt form eller elektronisk? for at vurdere, om kravene er opfyldt: Leverandørens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig idet land, hvor leverandøren er etableret, eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves: Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i detseneste disponible regnskabsår. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnesegenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. ] Svarskemaerne skal leveres til Skatteministeriet i trykt form. Skatteministeriet arbejder på at kunne tilbyde Leverandørerne en systemunderstøttelse af Besigtigelserne og dermed leveringen af Svarskemaerne. [Der henvises til bilag 1bii, punkt 5, hvoraf følger: 25. Hvornår ved leverandørerne, hvorvidt der er en systemunderstøttelse? Dette må forventes at have betydning for prissætningen. 26. Hvornår forventes det, at de første miniudbud iværksættes? Udfyldte Svarskemaer skal returneres senest [udfyldes af Kunden] til: [udfyldes af Kunden]. Returnering af Svarskemaer skal ske ved krypteret mail af hensyn til overholdelse af persondatalovgivningen, jf. endvidere Rammekontraktens bilag 2. Såfremt Besigtigeren ikke har de fornødne tekniske foranstaltninger til at kunne sende Svarskemaerne krypteret, kontaktes nedennævnte kontaktpersoner med henblik på aftale om alternativ leveringsmetode, eksempelvis pr. anbefalet brev. Kunden kan fastsætte mulighed for systemunderstøttelse af Besigtigelserne. I givet fald er dette beskrevet nedenfor: [Kunden beskriver systemunderstøttelsen af Besigtigelserne]. Det vil fremgå af miniudbudsmaterialet, hvorvidt Skatteministeriet tilbyder en systemunderstøttelse. [Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 24.] I løbet af foråret, når Rammekontrakten er indgået. Side 5 af 8

6 27. Hvordan igangsættes miniudbud? bliver alle leverandører inviteret med? 28. Udbudsmaterialets bilag 5 indeholder bestemmelser om udarbejdelse af skriftlige redegørelse mv. - hvor meget forventes det at fylde i samarbejdet? [Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 1.] Miniudbud iværksættes ved fremsendelse af opfordringsskrivelsen i bilag 1a. Miniudbudsmaterialet udsendes til samtlige de leverandører, der i bilag 4 har angivet at kunne udføre Besigtigelser i de af Bestillingen omfattede kommuner. [Der henvises til miniudbudsbetingelserne i bilag 1.] Bilag 5 vedrører samfundsansvar og udgør et statsligt standardbilag. Samfundsansvar skal således indgå i den statslige indkøbspolitik. Da der er tale om et standardbilag, skal bilaget ses i lyset af de store forskelle, der er i forhold til efterlevelse af kravene til samfundsansvar i forskellige brancher. [Spørgsmålet vedrører bilag 5, punkt 4 Dokumentation og punkt 6 Procedure ved konkret begrundet mistanke. Det fremgår af bilag 5,,punkt 4: Ud over Dokumentation for opfyldelse af de i Rammekontraktens fastlagte specifikke krav til produktets egenskaber vil Kunden som hovedregel ikke anmode om nærmere dokumentation for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammekontrakten lever op til kravene i dette bilag. (Skatteministeriets fremhævning). Det fremgår af bilag 5, punkt 6: Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten strider mod de i afsnit 3 og 4 nævnte krav, skal Leverandøren straks efter Kundens anmodning herom fremsende en skriftlig redegørelse for samt dokumentere, under hvilke produktionsprocesser og/eller -metoder de tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Rammekontrakten, er Side 6 af 8

7 29. Hvad er ejendomsmæglernes ansvar for de udførte vurderinger? Hvad sker der, hvis der kommer offentlig kritik af vurderingerne? 30. Omfatter udbuddet også blandede ejendomme? 31. Er Skatteministeriet forpligtet til kun at kigge på pris eller har Skatteministeriet selv valgt det? 32. Kan I gennemgå muligheden for parallelle besigtigelser og de +/- 15 %? tilvirket. (Skatteministeriets fremhævning).] Spørgsmålet noteres og besvares skriftligt efterfølgende. [Leverandørens erstatningsansvar er nærmere reguleret i Rammekontraktens punkt 12, hvoraf bl.a. fremgår: Parterne er erstatningspligtige over for hinanden efter dansk rets almindelige regler, dog er Parterne uanset ansvarsgrundlaget ikke ansvarlige for driftstab, tabt avance og andet indirekte tab. Tab af data anses ikke for indirekte tab. Hver Parts samlede erstatningsansvar under Rammekontrakten kan maksimalt udgøre DKK 1 mio.] Nej. Udbuddet omfatter ejerboliger og ejerboliggrunde. Skatteministeriet har valgt tildelingskriteriet den laveste pris, og er som følge af valget forpligtet heraf. Der er tale om to forskellige situationer: Parallelle Besigtigelser vedrører det forhold, at Skatteministeriet til brug for modelvurderingen ønsker at have to uafhængige Besigtigelser af samme gruppe af Ejendomme. [Der henvises til Rammekontraktens punkt 3.1]. De +/- 15 % vedrører den situation, hvor Skatteministeriet med henblik på en godkendelse af Besigtigelser foretager stikprøve kontrol af vurderingerne. 33. Vil ejendomsmægleren skulle sætte sig ind i særlige planreguleringsforhold og lignende ved udførelsen af besigtigelser? 34. Vil spørgsmål og svar dokumentet på Skatteministeriets hjemmeside løbende blive opdateret. [Der henvises til Rammekontraktens punkt 5]. Det vil fremgå af miniudbudsmaterialet, hvilke oplysninger der ønskes indhentet ved de enkelte Besigtigelser. [Der henvises til bilag 1bi, vejledningen.] Ja. Tilbudsgivere opfordres til løbende at holde sig orienteret. Side 7 af 8

8 35. Vil spørgsmål svar dokumentet blive opdateret efter 6 dage inden tilbudsfristens udløb? 36. Er det muligt med angivelse af dato for besvarelse i dokumentet med spørgsmål og svar? [Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 8.] Nej. [Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 8, sidste afsnit.] Ja. Spørgsmålet tages til efterretning og dokumentet suppleres fremadrettet med information om dato for besvarelse af de enkelte spørgsmål. Side 8 af 8