Deltagere fra bestyrelsen: Svend Overgaard, formand Erik Steen Boe, næstformand Preben Byllemos, medlem Kaj Ringsted, medlem

Transkript

1 Boligorganisationen Domea Rødekro Referat fra organisationsbestyrelsesmøde lørdag den 14. januar 2017 fra kl på Røde Kro, Vestergade 2, 6230 Rødekro 1 Godkendelse af dagsorden Orientering fra formanden Ny lovgivning om effektivisering i den almene sektor Hvad viser de foreløbige benchmarktal for Domea Rødekro Drøftelse af fremtidigt serviceniveau Besparelser vedr. renovation konto Besparelser vedr. elforbrug til fælles og udvendig belysning konto Besparelser vedr. lønudgifter konto Besparelser på almindelig vedligehold småreparationer og reservedele konto Øvrige ting som har betydning for regnskaber... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Overgaard, formand Erik Steen Boe, næstformand Preben Byllemos, medlem Kaj Ringsted, medlem Anthony Barlow, medlem Pia Henriksen, medlem Kurt Lunderskov, medlem Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Servicecenter Syd Poul Erik Mattsen, ejendomsmester, Rødekro Jan Geest, ejendomsmester, Rødekro Udsendt den 24. januar 2017

2 1 Godkendelse af dagsorden Det udsendte oplæg fra Svend Overgaard blev brugt til gennemførelse af mødet. 2 Orientering fra formanden Svend oplyste at der havde været møde i bestyrelsen for SC Syd og at de havde besluttet, at SC Syd ikke skulle flytte med SC Haderslev til en ny placering i Haderslev. Kaj oplyste at der var 2 årsager til at SC Haderslev ønskede at flytte 1), at finde et sted hvor både ejendomsfunktionærer og kontorpersonale møder ind, have frokostlokaler m.v. og 2), at Domea.dk har sat de nuværende lokaler på Naffet 2, Haderslev til salg. Der er blevet set på lokaler i både Jels og Rødekro, men da de bedst indrettede og billigste lokaler blev fundet i Rødekro, så har bestyrelsen for SC Syd besluttet, at kontoret flyttes til Jernbanegade 3 i Rødekro pr. 1. april 17. I forbindelse med flytningen af SC er det også muligt at flytte ejendomskontoret i Rødekro Midt til Jernbanegade, hvilket betyder, at udgiften til at udvide garagen i Byskoven med et varmt lager (pris ca. kr ) kan udsættes, da lokalerne i Midt kan bruges som lager for ting, som ikke kan opbevares i kolde lokaler. I forbindelse med byggeriet på Cimbria grunden, er der fundet forurening i jorden (gl. olieudskiller), pris for at fjerne forureningen kendes p.t. ikke, men der er heldigvis en besparelse ved, at Arwos skal lave hovedkloakledning ved grunden. Men det må nok forventes at forureningen fordyrer byggeriet. Vedrørende Rise Parken er der sat en reklamationssag i gang, der er problemer ved de store vinduespartier ud til gårdhaverne kan springe pga. pres fra rem/overkarm på vinduespartierne. Der har været en konsulent fra glasbranchen og gennemgang fra arkitekt, som viser, at der bl.a. er en udførelsesfejl fra tømrerfirmaets side. Byggeafdelingen i Domea.dk sender reklamation til Ommen og Møller A/S, hvorefter vi må se om de laver det som en garantireparation eller om vi i værste fald skal have et syn og skøn inden de laver det. De kontorlokaler der er til ejendomspersonale i Cimbria Parken forventes brugt til beboernes hobbyaktiviteter i første omgang, da der kun er behov for at personale kan bruge toiletfaciliteter m.v., da beboerservice og vedligehold styres fra ejendomskontoret i Rødekro. 3 Ny lovgivning om effektivisering i den almene sektor. Den 6. december 2016 blev der vedtager en ny lov, som har til formål at reducere udgifterne i driftsregnskaberne, således at der ikke sker stigning og gerne fald i huslejerne frem mod I en forudgående aftale mellem KL (Kommunernes Landsforening) og BL (Danmarks almene boliger), er det aftalt at der skal ske nedsættelse af udgifterne i perioden fra 2014-regnskaber og til 2020-regnskaberne på samlet kr.1,5 mia. for samtlige almene boligselskaber, dette svarer til kr pr. bolig. For at kunne nå målet er der 2 værktøjer der kan arbejdes med 1) Boligministeriet laver sammenligninger mellem den bedste boligafdeling i landsdelen og de boligafdelinger det enkelte boligskab har eksempelvis er målet for ministreret at en afdeling kommer på en effektiviseringskoefficient på 100, til orientering så har Side 2 af 5

3 Domea.dk afdelinger i drift som er på 100, dvs. der er reelt ingen forbedringsmuligheder, gennemsnittet for afdelinger under Domea.dk er 65. Værktøj 2 er, at Domea.dk er ved at færdigudvikle et benchmarkværktøj som kan bruges til sammenligning mellem det lokale boligselskabs tal og gennemsnittet i regionen og den kommune boligselskabet ligger i. Det er meningen at de beregninger kan laves kvartalsvis for alle afdelinger og at bestyrelsen får disse til behandling på sine møder. 3.1 Hvad viser de foreløbige benchmarktal for Domea Rødekro Domea Rødekros udgifter til følgende er billigere pr. bolig end for de andre boligselskaber i Aabenraa Kommune: 1) Administration 2) almindelig vedligehold (småreparationer og reservedele) 3) planlagt vedligehold (denne udgift er dog ikke en del af lovgivningen). På disse udgifter er tallene højere for Rødekro: 1) løn- og renholdelsesudgifter (men bemærk at almindelig vedligehold er billigere, fordi det udføres af eget personale) og som 2) er henlæggelser/opsparing til fremtidig vedligehold højere, fordi der henlægges ekstra pga. afvikling af overskudskonti i afdelingerne (denne udgift er heller ikke en del af lovgivningen). 3.2 Drøftelse af fremtidigt serviceniveau Der var enighed om, at der er et godt serviceniveau (måske for godt) i Rødekro drøftelserne resulterede i, at der indføres et niveau, som betyder at beboerne skal acceptere en ventetid på op til 5 arbejdsdage for en almindelig serviceopgave, så arbejder i de geografisk spredte bebyggelser, kunne planlægges for at undgå ekstra arbejdstid til kørsel mellem opgaverne. I første omgang ønskes åbningstiden på det lokale ejendomskontor bevaret om torsdagen mellem kl. 16 og 17, her kan nye beboere hente nøgler m.v 3.3 Besparelser vedr. renovation konto 109 Der burde kunne opnås en besparelse ved at gå fra containere på ltr., som nogle steder skal tømmes hver uge, til affaldsbeholdere som graves ned i jorden og tømmes efter behov. Mulighederne undersøges i samarbejde med det lokale affaldsselskab Arwos. 3.4 Besparelser vedr. elforbrug til fælles og udvendig belysning konto 111 En gennemgang af pærer i fælles belysning viser, at der er mange pærer som kan udskiftes til LED. Bestyrelsen besluttede, at der skal afsættes penge i DV-planerne til rådgivning på området (udbud og licitationer) og at arbejdet med udskiftning til LED belysning skal påbegyndes snarest med start i de ældste bebyggelser. Dette betyder, at der er udgifter i DV-planerne som skal fremskyndes. Rådgiver laver beregninger om forventede besparelser. Side 3 af 5

4 3.5 Besparelser vedr. lønudgifter konto 114 Sne og saltning om vinteren har udløst overtidsbetaling på ca. kr om året, ligesom der betales et beløb på ca. kr for at stå til rådighed i weekender og helligdage i 5 måneder. Ud over disse udgifter er den en skjult udgift, da der afspadseres mange timer om vinteren, hvilket betyder at der er opgaver som udskydes eller udføres af håndværkere. Det blev besluttet at arbejdet med vintervedligehold skulle ud i licitation, når opmåling af bebyggelsernes udearealer er færdig. Bestyrelsen skal også overveje om der er områder der kan udgå af vintervedligeholdelsen, hvordan ser det ud på områderne udenfor boligselskabets bebyggelser. Der bruges en del tid på udskiftning af pærer i indendørslys i boligerne, skønnet minimum min. pr. udskiftning, hvortil der kommer udgifter til selve pæren. Det blev besluttet at udskiftning af pærer i boligerne udgår pr , fremover udskiftes der kun pærer på plejecenteret Rise Parken, Skovbo og ældreboliger med reelt handicappede beboere. Klipning af græsarealer overgår delvist til klipning med robotter eller udbud. Besparelse på det område betyder, at en deltids ejendomsfunktionær, Hans ikke erstattes, når han stopper pr , dette giver en besparelse på ca. kr Reduktion med 5-9 timer pr. uge i vintermånederne overvejes for en funktionær, da der ikke er arbejde i fuldt omfang hvis beboerservice og renovering af flyttelejligheder reduceres til det mest nødvendige skønnet besparelse ca. kr årligt. I forbindelse med at Cimbria Parken går i drift i sommeren 2018 regnes der ikke med udvidelse af den faste medarbejderstab (nedsættelse med 5-9 funktionærtimer udgår måske), da grønt arbejde, vintervedligehold, vask af trapper m.v. udliciteres beboerservice forventes at kunne dækkes af nuværende personale fra Rødekro forventet besparelse kr pr. bolig om året eller i alt kr , når Cimbria Parken er i fuld drift. Forbruget af ekstern hjælp fra Kim Toft forventes at være uændret. De samlede besparelser på lønudgifterne forventes at blive op til ca. kr om året, hvis vintervedligehold kan laves til samme priser efter udlicitering. 3.6 Besparelser på almindelig vedligehold småreparationer og reservedele konto 115 Der er besparelser ved at indkøb af elpærer til indvendig belysning (faste lamper) i boligerne udgår fra konto 115/116 fra Der ud over har bestyrelsen besluttet, at konto 115 skal reduceres med 2% pr. år frem til Besparelsen ved denne reduktion giver en samlet besparelse på ca. kr om året. Side 4 af 5

5 3.7 Øvrige ting som har betydning for regnskaber Der afsættes 1% til uforudsete udgifter i budgetterne på konto 119, såfremt denne post udgår, betyder det en besparelse på kr for Domea Rødekro. Priser på brugen af fællesvaskerier undersøges og der skal ske rimelige prisstigninger i de kommende år, da priserne ikke har været reguleret i mange år. Betalingen fra arbejdskapitalen på kr. 130 pr. bolig om året til den fælles dispositionsfond i Domea.dk overvejes stoppet, årlig besparelse i alt kr eksempelvis er Haderslev Boligselskab ifølge Kaj stoppet med at indbetale til fonden. Haderslev, den Martin M. Andreasen Side 5 af 5