Konstituerende møde i ph.d.-udvalget. Forum. Møde afholdt: 16. januar 2018 kl :00. 15B Sted: Mia Dabelsteen.

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 19. JANUAR 2018 Forum Konstituerende møde i ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 16. januar 2018 kl :00. KAREN BLIXENS PLADS 8, Sted: Referent: 15B.0.07 Mia Dabelsteen 2300 KØBENHAVN S TLF Til stede: Sniff Andersen-Nexø, formand for ph.d.-udvalget, SAXO, Henrik Reeh, stedfortrædende formand for udvalget, IKK, Mads Bjelke Damgaard, næstformand i ph.d.-udvalget, ph.d.-studerende, ENGEROM, Julie Sommerlund, ph.d.-skoleleder og prodekan for omverdensrelationer, Mia Dabelsteen, specialkonsulent, sekretær for udvalget, phdschool@hum.ku.dk REF: MD Trine Brox, ToRS, Janus Møller, NORS, Anne Jerslev, MEF, Pia Schwartz Lausten, ENGEROM, Jack Andersen, INF, Casper Toftgaard, ph.d.-studerende, SAXO, Mathias C. Broch, ph.d.-studerende (suppleant), SAXO Sabrina Vitting-Seerup, ph.d.-studerende, IKK, Susanne K Jensen, ph.d.-studerende, IVA, Ally McCrow-Young, ph.d.-studerende, MEF. Afbud:

2 Erik Sporon Fiedler, ph.d.-studerende ToRS. SIDE 2 AF 6 Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Konstituering af udvalget: - Valg af formand - Valg af stedfortrædende formand - Valg af næstformand 3) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden 4) Meddelelser fra ph.d.-skolelederen 5) Meddelelser fra de ph.d.-studerende 6) Evt. Ad 1) Godkendelse af dagsorden. Der var en enkelt rettelse til dagsordenen: Der skal ikke være valg af stedfortrædende formand, idet Henrik Reeh blev valgt sidste år som stedfortrædende formand og sidder som sådan i en treårig periode. Derefter blev dagsordenen godkendt. Mødet foregik på engelsk, men referatet er på dansk. Ad 2) Konstituering af udvalget Da den tidligere formand Sune Auken gik af som formand og medlem af udvalget ved udgangen af december 2017 indledte den stedfortrædende formand, Henrik Reeh, mødet. Der blev indledningsvist afholdt en kort præsentationsrunde af alle tilstedeværende. Derpå fortalte Henrik, at ph.d.- udvalget har været ledet af Sune Auken i en årrække og at Sune både bestred posten som ph.d.-skoleleder og ph.d.-udvalgsformand. Henrik understregede, at det konstituerende ph.d.-udvalgsmøde er betydningsfuldt fordi det markerer en ny tid med en ny konstellation. I og med, at den nye ph.d.- skoleleder Julie Sommerlund også er prodekan for omverdensrelationer repræsenterer hun ikke et institut. Der skal derfor vælges en ny ph.d.- udvalgsformand blandt ph.d.-udvalgets VIP-repræsentanter. Henrik Reeh forklarede videre, at ph.d.-udvalget sammen med akademisk råd er vigtige valgte organer på universitetet. Ph.d.-udvalget og dets rolle er beskrevet i universitetsloven og dets rolle er bevaret gennem flere revisioner af denne. Det er vigtige anliggender om ph.d.-uddannelsen, der er på dagsordenen her. Derpå overlod han valghandlingen til Julie Sommerlund, der i sin egenskab af ph.d.-skoleleder skulle lede valget: 2

3 Sniff Andersen Nexø, lektor på SAXO instituttet, blev valgt som ny formand. Der var ingen modkandidater og ingen protester. SIDE 3 AF 6 Herpå blev Cecilie Ullerup Schmidt, ph.d.-studerende på IKK, der pt. er på barsel valgt som ny næstformand. Hun er tilbage fra barsel den 1. marts Indtil da fortsætter den hidtidige næstformand Mads Bjelke Damgaard. Da valget var overstået overtog den nye ph.d.-udvalgsformand Sniff ledelsen af mødet. Ad 3) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. Sniff indledte med at sige, at hun var blevet opfordret af flere til at stille op og takkede for opfordringerne og for tilliden. Hun sagde også, at hun stopper som ph.d.-koordinator til sommer og at en anden kollega på SAXO vil overtage denne post til den tid. Sniff begrundede sit ønske om at blive formand med, at en høj kvalitet ved ph.d.-udvalget er, at møderne fører til, at forskellige problemstillinger omkring ph.d.-uddannelsen bliver drøftet og at udfordringer og problemer løses mellem møderne. Det giver møderne en særlig legitimitet og det skal vi holde fast i. Hun sagde videre, at der på sidste møde havde været forslag om at indføre en lang række af meddelelsespunkter fra relevante parter og hun understregede, at dette nok ikke er så god en idé at indføre som fast praksis. Naturligvis skal der udveksles information og der skal være en dialog mellem de relevante parter, men halvdelen af møderne skal ikke gå med at udveksle information. Vi skal derimod bevare den konstruktive ånd, der hidtil har præget møderne og fokusere på at skabe løsninger i forhold til generelle problemstillinger og konkrete udfordringer. Derefter sagde Sniff, at hun havde tænkt sig at bruge en dag om ugen dedikeret til arbejdet som ph.d.-udvalgsformand. Dette vil give hende mulighed for at arbejde fokuseret på dette og samtidig give mulighed for at arbejde fokuseret med sin forskning de øvrige dage. Sniff vil også have oprettet en separat mailboks til formålet. (Denne er efterfølgende blevet oprettet og fremover kan man derfor skrive til Sniff med anliggender for ph.d.- udvalgsformanden til phd-udvalg@hum.ku.dk. Sniff vil sidde en dag om ugen i 15b.1.18 sammen med Anni Christensen og Mia Dabelsteen fra ph.d.- skolen). Sniff afsluttede med at sige, at hun glæder sig til at påtage sig opgaven. Udvalget bifaldt Sniffs planer og ønskede tillykke med posten. 3

4 Henrik Reeh fortalte, at han de første uger af året som stedfortrædende formand har været optaget af en del papirarbejde omkring ph.d.-studerende, der finansieres via fondsstipendier. Ifølge Københavns Universitets fællesregler for ph.d.-uddannelse er det en opgave for de videnskabelige repræsentanter af ph.d.-udvalget at indstille potentielle ph.d.-studerende til indskrivning. Indskrivning er nødvendig for, at en ansøger kan påbegynde sin forskeruddannelse som ph.d.-studerende. Uden indskrivning bliver der intet ph.d.- forløb ved f.eks. Det Humanistiske Fakultet. SIDE 4 AF 6 Sniff sagde, at hun ikke havde yderligere meddelelser. Ad 4) Meddelelser fra ph.d.-skolelederen Julie meddelte kort, at udvalget er blevet orienteret via omkring dette, men at hun også vil nævne, at institutstipendierne nu er annonceret på hhv. ENGEROM, MEF og NORS med fire stipendier for hvert institut. Hun forklarede kort, at den nye budgetmodel, der blev introduceret for godt og vel 1,5 år siden nu har fået betydning for de frie stipendier. Hvor midlerne til ph.d.-aktiviteter tidligere gik fra Nørregade til fakultetet og ud til insttitutterne går de nu direkte fra Nørregade og ud til institutterne. Det betyder konkret, at de frie stipendier ikke længere er fakultetsstipendier, men i stedet overgår til at være institutstipendier forstået på den måde, at hvert institut er forpligtet til at slå fire frie stipendier op hvert andet år. Hvis et institut har midler til det, kan instituttet også vælge at slå seks stipendier op, men minimum er fire frie stipendier hvert andet år. Hvis der ikke er kvalificerede ansøgere nok, kan et institut vælge eksempelvis at ansætte to og derpå slå to stipendier op igen året efter. Kadencen med at slå fire stipendier op hvert andet år fastholdes som udgangspunkt både af hensyn til genkendeligheden for omverdenen og til en smidig administrativ sagsbehandling. Sniff spurgte til om den nye distributionsmetode af midler til ph.d.- aktiviteter fra Nørregade til institutterne også har betydning for de midler, der tidligere blev givet som gave fra fakultetet til de ph.d.-studerende med henblik på at understøtte internationaliseringsaktiviteter. Skal ph.d.-udvalget sikre sig, at beløbet på de kr. stadig er der til hver enkelt - og kan de anvendes på andet end internationaliseringsaktiviteter af den enkelte ph.d.- studerende? Julie svarede, at midlerne blot er øremærket til ph.d.-aktiviteter uden yderligere specifikationer. Mads sagde, at det er vigtigt at fortsætte den hidtidige praksis med

5 kr. til hver ph.d.-studerende over den tre årige indskrivningsperiode. Der var enighed i udvalget i dette. SIDE 5 AF 6 Sniff påpegede, at det er vigtigt, at beløbet forbliver uændret, men understregede, at det måske kunne drøftes om beløbet eventuelt kunne anvendes til andre formål end internationalisering som fx indkøb af software eller lign. med relevans for den ph.d.-studerendes projekt. Henrik understregede, at internationalisering har strategisk betydning og at han gerne ser den nuværende beskrivelse fastholdt. Casper nævnte, at udvalget havde haft den samme diskussion for to år siden og understregede, at det ville være godt hvis det kunne fastholdes, at pengene var garanterede. Han nævnte, at midlerne i efterårssemesteret 2016, da der var nedskæringer, pludselig blev frosset og ikke kunne anvendes før igen i Sniff nævnte, at beløbet fremgår af hvert indskrivningsbrev. Hun sagde også, at hun gerne vil undersøge dette nærmere med Mia og Julie i forhold til om der er behov for at udarbejde et papir til institutterne om at det fastholdes, at midlerne skal anvendes til internationalisering og at punktet derfor vil blive taget op på næste ph.d.-udvalgsmøde. Hun understregede, at det her kan drøftes, hvad det er ønskeligt, at midlerne kan anvendes til. Sabrina understregede, at de ph.d.-studerende har hårdt brug for disse midler ifht. at rejse og at det er vigtigt, at de allokeres individuelt. Ad 5) Meddelelser fra de ph.d.-studerende Mads meddelte, at han sammen med de andre ph.d.-studerende på deres møder med rektoratet har rejst den problemstilling, at de ph.d.-studerende mangler repræsentation i de formelle udvalg på universitetet. Dette gælder både i forhold til akademisk råd og bestyrelsen. Det har stor betydning for de ph.d.-studerende, at de mangler denne repræsentation til at tale deres sag og er meget problematisk. Eksempelvis var der ingen i Akademisk råd til at tale de ph.d.-studerendes sag ifht. at sænke forberedelsestiden, da der blev stemt om dette. Mads har sendt et skriv om konsekvenserne af dette til Thomas Bjørnholm og pointeret, at han er bekymret for kvaliteten i forskningen, som de ph.d.-studerende skal levere både ifht. deres afhandlinger og undervisning. Mads har endnu ikke fået svar tilbage angående dette. Evt. ) 5

6 Pia spurgte til opfølgning på den mail, som Mia har sendt på vegne af udvalget til ph.d.-koordinatorerne inden jul mhbp. opfølgning på APV 2016 omkring afholdelse af MUS for de ph.d.-studerende. Mia sagde, at hun ville følge op på mailen og indhente svar fra alle institutter og sætte det på som punkt til næste ph.d.-udvalgsmøde, så udvalget kan tage stilling til, hvad der skal ske på baggrund af den indsamlede information omkring MUS. SIDE 6 AF 6 Derpå sagde Sniff, at hun gerne vil arbejde for at få nedbragt den alt for lange sagsbehandlingstid på evalueringsrapporterne og ph.d.-planerne. Hun nævnte, at det er et problem, der er blevet nævnt på samtlige MUS og GRUS hun har deltaget i som ph.d.-koordinator på SAXO og at tiden nu er inde til at gøre noget for at få det afviklet mere effektivt. Julie var enig i, at der skal strammes op på dette og de aftalte at tale sammen om at gøre noget ved dette så snart som muligt. De vil tale med ph.d.-sektionen i HR City og vil også instruere ph.d.-koordinatorerne i at sikre, at ph.d.- evalueringsrapporterne og ph.d.-planerne er som de skal være når de afsendes fra institutterne. Det er i alles interesse, at dette rationaliseres og effektiviseres hurtigst muligt. Der var ikke yderligere til eventuelt og Sniff takkede for et godt møde og for valget og understregede, at hun glædede sig til at komme i gang med arbejdet som ph.d.-udvalgsformand. 6