Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen. Forum. Møde afholdt: 14. december 2016 kl :00. 13b Sted: Mia Dabelsteen. Referent:

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 19. DECEMBER 2016 Forum Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen PHD SCHOOL Møde afholdt: 14. december 2016 kl :00 KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 13b.0.15 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF Til stede: Sune Auken, ph.d.-skoleleder og formand for ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, specialkonsulent og sekretær for udvalget, Michael Lerche Nielsen, ph.d.-koordinator på NFI, Frederik Tygstrup, ph.d.-koordinator på IKK, Catharina Raudvere, ph.d.-koordinator på TORS. Trine Schreiber, ph.d.-koordinator på IVA, Pia Schwarz Lausten, ph.d.-koordinator på ENGEROM, Sniff Andersen Nexø, ph.d.-koordinator på SAXO. phdschool@hum.ku.dk REF: MD Afbud: Dan Zahavi, ph.d.-koordinator på MEF, Bettina Perregaard, ph.d.-koordinator på INSS. Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Meddelelser. 3) Ph.d.-mentorprogram navne på potentielle mentorer ønskes.

2 4) Drøftelse af de indsendte ph.d.-koordinatorbeskrivelser og gensidig sparring (Se bilag 1) 5) Drøftelse af reglerne for arbejdsforpligtelse (Se bilag 3) 6) 2017: Har I nogen kursusforslag til foråret? (Bilag 2). 7) Orienteringsrunde: Status på hvordan det går med at skabe et socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende på institutterne. Noget I har brug for at drøfte fælles? Noget nyt? 8) Evt. SIDE 2 AF 6 Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad 2) Meddelelser: Sune meddelte følgende: Ph.d.-skolen har på det seneste været i medierne på grund af en sag vedrørende genopretning. Dette kan ph.d.-skolen naturligvis ikke kommentere på af hensyn til tavshedspligten om personalesager, men den umiddelbare skade af det har været, at de ph.d.-studerende på fakultetet er blevet nervøse over, hvad der skal til for at komme i genopretning. Det har derfor været behandlet i ph.d.-udvalget, hvor regler og praksis er blevet gennemgået. (Se gerne referatet herfra: Pointen er, at sager om genopretning er yderst sjældent forekommende: Der har de seneste seks år været afgivet mindre end 5 genopretningstilbud. Der er 20 nye ph.d.-studerende, der begynder til introseminaret i februar. Heraf er ingen betalt af fakultetet. Der er blandt andet en række ph.d.- stipendiater på nogle større forskningsprojekter, fire stipendier fra ph.d.- rådet vedr. folkeskolen og en ErhvervsPhD. Ph.d.-administrationen er flyttet til bygning 23 på 5. sal, men denne placering bliver nok kun kortvarig. Der skal ske en sammenlægning af de forskellige HR-afdelinger på de tørre fakulteter og Fællesadministrationen til et HR center. Ph.d.-området er også slugt med i det nye HR center. Men samtidig skal der forblive fire individuelle ph.d.-skoler. Sune har spurgt Julie Sommerlund om de videre tanker med dette og han håber på, at der kommer en fornuftig løsning på det. Ad 3) Ph.d.-mentorprogram navne på potentielle mentorer ønskes. Sune meddelte, at pilotudgaven af ph.d.-mentorprogrammet i forårssemestret forløb godt. Det blev kørt fra Alumnesekretariatet fra Nørregade med support fra ph.d.-skolen. Nu skal det på grund af nedskæringer derinde flyttes ud til fakulteterne med support fra F&I. De tørre fakulteter har sagt ja til opgaven, mens de våde fakulteter ikke ønsker at videreføre det for nuvæ-

3 rende. På ph.d.-skolen håber vi, at det kan køres med input omkring mentorer fra jer og den nye Innovation Hub, når den kommer op at køre til foråret. Mia meddelte, at så snart de praktiske ting omkring overførslen af programmet fra Alumnesekretariatet til F&I er gennemført, så vil hun kontakte de tidligere mentorer for at høre om de fortsat er interesserede i at medvirke og derefter vil hun vende tilbage til ph.d.-koordinatorerne med en liste over tilmeldte mentorer og efterlysning af nye fra ph.d.-koordinatorerne. Der er ansøgningsfrist den 1/ for mentorer og mentees og opstart den 21/ ved et fælles kick-off arrangement afholdt i Nørregade. Ph.d.- mentorforløbet kører med cirka 5 møder og skal være afsluttet inden udgangen af januar SIDE 3 AF 6 Ad 4) Drøftelse af de indsendte ph.d.-koordinatorbeskrivelser og gensidig sparring. Sune meddelte, at baggrunden for punktet er, at ph.d.-udvalget gerne vil se, hvordan ph.d.-koordinatorfunktionen fungerer og muligvis gerne vil evaluere den. Han opfordrede derfor ph.d.-koordintorerne til at drøfte hvad der fungerer godt og hvad der fungerer mindre godt og hvad der evt. kan skæres væk. Herpå fulgte en drøftelse af dette punkt, der kan opsummeres således: Ph.d.-koordinatorerne var enige om, at ph.d.-koordinatorbeskrivelserne viser, at det stort set er det samme, der bliver gjort på de enkelte institutter. Opgavelisten på hjemmesiden er informativ og rimeligt dækkende for de fleste ph.d.-koordinatorer. Der er naturligvis forskelle fra institut til institut og nogle af de forskelle bunder i, at institutterne har forskellig størrelse og forskellig mængde af ph.d.-studerende. Derudover varierer det, hvilke behov de ph.d.-studerende har. Derfor er det et ønske fra ph.d.- koordinatorerne, at fleksibiliteten i ordningen bevares, så de ph.d.- studerendes forskellige behov kan imødekommes. Flere af koordinatorerne har fået ekstra funktioner tillagt som fx at sidde med i instituttets forskningsudvalg, at afholde MUS og være med i instituttets ledelsesteam. Dette er ikke noget, der hidtil er blevet givet ekstra timer for. Nogle koordinatorer nævner, at de kan blive bedre til at løfte opgaven omkring at få skabt flere faglige kurser. Flere nævner, at det er godt at involvere de ph.d.-studerende i dette og få ph.d.-studerende, der tidligere har planlagt kurser til at give denne erfaring videre til nye kursusplanlæggere blandt de ph.d.-studerende. På IKK har de et system, så tidligere deltagere i et kursus, er med til at planlægge afviklingen af kurset næste gang.

4 Ph.d.-koordinatorerne varetager også en vigtig sjælesørger-funktion. Det vil sige, at de er den person de ph.d.-studerende kan gå til når det brænder på og herved kan de give de ph.d.-studerende hjælp til at komme videre hvad enten det gælder vejlederskifte, tilvalg af en medvejleder eller andet. SIDE 4 AF 6 Flere af ph.d.-koordinatorerne oplever, at de ph.d.-studerende døjer med stress og for flere har det at gøre med: 1) at de ikke helt ved hvornår det arbejde de udfører er godt nok 2) manglende fremtidsudsigter. Sune understregede, at det første hører under vejlederens ansvar: at give tilbagemeldinger på de ph.d.-studerendes arbejde. Med hensyn til at det andet, så burde de gode beskæftigelsestal berolige de ph.d.-studerende noget. Det bliver nævnt på introseminaret og har også været nævnt på karrierearrangementer, men selvfølgelig påvirker en stor fyringsrunde, som den fakultetet netop har været igennem også de ph.d.-studerende. Det næste udfordrende punkt for ph.d.-koordinatorerne er vejlederne: Flere oplever ofte, at ph.d.-studerende udtaler, at de mangler at blive introduceret til folk og få hjælp til at opbygge netværk. Her er der tale om vejledersvigt og selvom det er varierende, hvad vejlederne vælger at tage på sig, så er det et problem for de ph.d.-studerende, når det ikke sker. I denne forbindelse nævnte Frederik, IKK, at han jævnligt afholder møde med vejlederne på instituttet, hvilket er et godt forum til at snakke sammen og udveksle erfaringer med hinanden. De øvrige ph.d.-koordinatorer takkede for den idé, som de ikke havde fået selv, og ville gå i gang med at implementere dette på deres egne institutter fx som opfølgning på afholdelse af MUS og GRUS med de ph.d.-studerende. Det blev afslutningsvist på dette punkt bemærket, at ph.d.-koordinatorerne i forbindelse med den nye ansøgningsrunde til fakultetsstipendierne får mange henvendelser fra ansøgerne på grund af en opfordring på ph.d.-skolens hjemmeside om at henvende sig til ph.d.-koordinatorerne med faglige spørgsmål i forbindelse med ansøgningen. De bad om at dette blev modificeret på hjemmesiden. En ny tektst vil derfor blive fremsendt af Anni Christensen og Maja Erlund til godkendelse og blive lagt på hjemmesiden, så antallet af sådanne henvendelser mindskes. Sune afsluttede punktet med at takke for inputtene og bemærkede, at vi må afvente om ph.d.-udvalgets drøftelse, vil give anledning til yderligere.

5 Ad 5) Drøftelse af reglerne for arbejdsforpligtelse (Se bilag 3) Sune nævnte, at han på sidste ph.d.-koordinatormøde havde nævnt, at han ville undersøge om reglerne for arbejdsforpligtelse var tydelige nok. Derfor ville han med punktet lægge reglerne frem for ph.d.-koordinatorerne, så de kunne drøfte dette. Der fulgte herefter en kort drøftelse af dette punkt og det blev konkluderet, at reglerne er tydelige nok og at der ikke er behov for at ændre på noget eller tilføje noget. SIDE 5 AF 6 Sune nævnte i den forbindelse, at han skal til møde med økonomichef Jan Pedersen inden længe om de ph.d.-studerendes forberedelsesnorm. Der var blandt ph.d.- koordinatorerne fuld opbakning til hans synspunkt om, at det vil være en meget dårlig idé, hvis man overvejer at skære i denne som led i de pågående nedskæringer. Det vil nemlig komme til at påvirke de ph.d.-studerendes gennemførselstid stenhårdt og det er fakultetet ikke tjent med. Derimod er arbejdsforpligtelsestimerne ikke fuldt udnyttet: En optælling af dette viser, at der i gennemsnit er 100 uudnyttede timer pr. ph.d.-studerende. Sune påpegede, at det snarere er dér man kan hente uudnyttede ressourcer fremfor at ændre på forberedelsesnormen. Dette mødte også opbakning fra ph.d.-koordinatorerne. Samtidig blev det påpeget, at disse helst skal være udnyttet inden udgangen af 5. semester og at der hvis der pålægges arbejde udover de 840 timer, vil blive afregnet med kontant betaling til den ph.d.-studerende for hver enkelt time ud over dette timetal. Det blev også bemærket, at forberedelsesnormen for afholdelse af eksamener for de ph.d.-studerende ikke er ens på tværs af institutterne. Der er eksempelvis store forskelle på praksis på hhv. SAXO og TORS. Dette må undersøges nærmere og så vil det blive taget op om der ikke bør være ens regler for dette jf. den fælles forberedelsesnorm for konfrontationstimer. Ad 6) 2017: Har I nogen kursusforslag til foråret? (Bilag 2). Dette punkt blev ikke drøftet særligt længe, da det allerede blev berørt under punkt 4. Sune understregede dog, at kurserne er meget velevaluerede og roste kursusarrangørerne for deres gode indsats. Han efterlyste samtidig flere faglige kurser. Trine, IVA, foreslog, at der kunne afholdes et kursus i interview- og spørgeskemaundersøgelser evt. i samarbejde med folk fra Folkesundhedsvidenskab. Dette var der opbakning til. Ad 7) Orienteringsrunde: Status på hvordan det går med at skabe et socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende på institutterne. Noget I har brug for at drøfte fælles? Noget nyt? Sune spurgte om ph.d.-koordinatorerne havde brug for at drøfte eller dele noget under dette punkt.

6 Frederik, IKK, nævnte at der som noget nyt nu også på IKK er dannet en gruppe på 5-6 ph.d.-stipendiater, der mødes hver formiddag og skriver. Det er de meget glade for. Der er lignende erfaringer på SAXO. SIDE 6 AF 6 Michael, NFI, nævnte, at det kan være svært at finde ud af, hvad de ph.d.- studerende gerne vil have: På den ene side vil de gerne have noget mere socialt på den anden side har de svært ved at møde op. Sådan har det været alle årene. Sniff, SAXO, var enig i dette og nævnte, at de nu på SAXO prøvede sig frem med at arrangere nogle mere redskabsagtige frokostmøder, hvor man kan mødes og drøfte emner som: Hvordan arrangerer man et ph.d.-kursus?, hvordan arrangerer man et førforsvar? og så et om det at skrive afhandling også. Dette er der opbakning til blandt de ph.d.-studerende. Michael, nævnte, at deres torsdagseminarer med skriveworkshop, fremlæggelse og opponenter har fungeret virkelig godt på NFI/INSS i flere år, så det måske kunne være værd for andre institutter at kopiere? De ph.d.-studerende får ECTS for deres deltagelse og det er en vigtig del af ph.d.-livet på instituttet. Det har også været drivende for kræfterne i ph.d.-klubben. Evt. Der var ingen punkter til Eventuelt og Sune takkede for et godt møde.