Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder og formand for Ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, AC-fuldmægtig ved ph.d.-skolen og sekretær for udvalget,

Transkript

1 PHD SCHOOL KØBENHAVNS UNIVERSITET MØDEREFERAT 18. JUNI 2015 Forum Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen PHD SCHOOL Møde afholdt: 17. juni 2015 kl KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 15b.0.07 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder og formand for Ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, AC-fuldmægtig ved ph.d.-skolen og sekretær for udvalget, phdschool@hum.ku.dk REF: MD Trine Schreiber, IVA, Catharina Raudvere, TORS, Kristin Veel, IKK, Michael Lerche Nielsen, NFI, Klemens Kappel, MEF, Bettina Perregaard, INSS, Sniff Andersen Nexø, SAXO, Afbud: Frederik Tygstrup, IKK, Inge Birgitte Siegumfeldt, Engerom. Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden.

2 2) Kl. 10:00 - Præsentation af ny vejledningstjeneste for ph.d.-studerende, der skal på udlandsophold hos International Staff Mobility i Nørregade ved Daniel Thomas Mosbæk Jensen. 3) Kl. 10:30 - Præsentation af nyt ph.d.-mentorprogram ved Marie Møgelvang, Uddannelsesservice, Alumnesekretariatet. 4) Meddelelser. 5) Hvordan er det gået med at afholde første runde af GRUS? Erfaringsudveksling. 6) Evt. SIDE 2 AF 7 Ad. 1) Dagsorden blev godkendt. Godkendelse af dagsorden. Ad. 2) Kl. 10:00 - Præsentation af ny vejledningstjeneste for ph.d.- studerende, der skal på udlandsophold hos International Staff Mobility i Nørregade ved Daniel Thomas Mosbæk Jensen. Daniel Thomas Mosbæk Jensen orienterede om, at vejledningstjenesten hos International Staff Mobility for ph.d.-studerende, der skal på udlandsophold, åbnede den 1. April De kan vejlede de ph.d.-studerende om en række vigtige ting angående skat, social sikring, forsikring og visum i forbindelse med længerevarende udlandsophold. Ph.d.-studerende kan læse om udstationering under medarbejderguiden på intranettet samt på KU s ph.d.- hjemmeside. De har mulighed for at skrive, ringe eller møde op personligt. Daniel kommer endvidere gerne ud på institutterne og fortæller om vejledningstjenesten både til administrativt ansatte og ph.d.-studerende. Vil gerne høre om hvad deres behov er for, at ISM kan målrette vejledningen fremadrettet. Daniel har blandt andet været på besøg på SAXO, og vil inspireret af dette, arbejde videre med at udvikle vejledningen til ph.d.-studerende med henblik på at skrive bedre fondsansøgninger. Desuden arbejder de på at udvikle forskellige pakker til forskellige lande, at udarbejde en brochure med de vigtigste informationer mm. Ph.d.-koordinatorerne blev opfordret til at læse mere om tjenesten, at informere om den til vejledere, administrativt ansatte og ph.d.-studerende - og gerne også komme med input eller feedback. Bettina, INSS og Michael fra NFI meddelte allerede, at de godt kunne tænke sig et besøg fra Daniel for en bredere kreds på hhv. INSS og NFI. Vedlagt referatet et Daniels power point præsentation.

3 Ad. 3) 10:30 - Præsentation af nyt ph.d.-mentorprogram ved Marie Møgelvang, Uddannelsesservice, Alumnesekretariatet. SIDE 3 AF 7 Marie Møgelvang orienterede om det nye ph.d.-mentorprogram, der skal starte op nu henover sommeren. Hun har erfaring fra mentorprogrammet for kandidatstuderende, hvor de har godt 240 kandidatstuderende gennem mentorprogrammet hvert år. Ph.d.-mentorprogrammet skal have fokus på en karriere uden for universitetet og er primært rettet mod det private arbejdsmarked, men også enkelte offentlige arbejdspladser. Mentorerne skal mindst have to års arbejdserfaring og er primært KUalumner. De vil ofte være på virksomheder med mange ph.d.-er ansat. Programmet er af seks måneders varighed og det er tanken, at der skal være 4-5 fysiske møder af 1-1,5 times varighed. Mentorparret kan selv definere frekvensen med start og slut. Der er tale om en fortrolig relation mentor og mentee i mellem og der bliver ved forløbets start indgået en kontrakt. Den er ikke juridisk bindende men skal hjælpe til at afklare forventningerne gensidigt. Alumnesekretariatet er værter for et kick off-arrangement og også for en afsluttende afskedsreception. Ved kick off-arrangementet vil nogle konsulenter, der er eksperter i mentorskab/mentorrollen klæde dem på til dette. Alle mentorer skal være meldt ind til alumnesekretariatet inden den 1/9. De ph.d.-studerene skal søge om at være med inden den 26/10. Der vil være ca pladser for første gang (pilot) for hele KU. Efter piloten vil det blive justeret efter hvad erfaringerne viser der er brug for. Kick off-arrangementet vil ligge i januar Det er ph.d.-skolerne og alumnesekretariatet, der står for det. Hvert fakultet er overordnet ansvarlig og hvert fakultet har en kontaktperson, som Marie kan kontakte. På HUM er dette Mia Dabelsteen. Markedsføringen af ph.d.-mentorprogrammet: Alumnesekretariatet vil udfærdige mails på dansk og engelsk, som ph.d.-skolerne sender ud og lægger på hjemmesider mm. Alumnesekretariatet vil også udarbejde interviews og

4 små film + bannere mm. SIDE 4 AF 7 De første to år er det Alumnesekretariatet, der står for afholdelse af kick off. Erfaringerne fra kandidatmentorprogrammet viser, at det er godt med en ramme at drøfte mentorrelationen indenfor. Det er også vigtigt at samle op med afskedsreception til sidst. Alumnesekretariatet vil videre bidrage med informationsmateriale og guidelines, og mentorparrene, ph.d.-koordinatorer m.fl. kan altid søge råd hos dem omkring ph.d.-mentorprogrammet. Til kandidatmentorprogrammet bruger de en ny database og det er også planen at bruge denne i forbindelse med ph.d.-mentorprogrammet. (Catharina kom kl.10:52). De ph.d.-studerende, der skal søge om at medvirke skal være ph.d.- studerende i januar når programmet starter og derudover skal de indsende en motiveret ansøgning vedlagt deres CV. Ph.d.-mentorprogrammet kan hjælpe dem med at afklare: Kompetencer Karriere Hvilket arbejdsliv vil jeg gerne have? Rammer Hvad betyder noget? Samt evt. give mulighed for at få feedback på ansøgninger og jobshadowing. Marie vil sende link til hjemmesiden for programmet i slutningen af juni. Ph.d.-koordinatorerne blev også opfordret til at kontakte Marie hvis de gerne vil have tidligere ph.d.-studerende ud at fortælle om deres nuværende karriere til arrangementer på deres institutter for de ph.d.-studerende. Klemens Kappel ønsker selv at opbygge et mentorprogram specifikt for folk med en ph.d. i filosofi og bad Marie om råd i den forbindelse. Den service yder de gerne og har også hjulpet Sociologi på SAMF med noget lignende gennem de sidste fem år. Marie Møgelvang kan kontaktes via mrie.mogelvang@adm.ku.dk eller på telefon:

5 Sune understregede afslutningsvis, at input til mentorer gerne modtages og at de kan sendes til Sune eller Mia. SIDE 5 AF 7 Ad. 4) Meddelelser: Sune meddelte, at direktionen på mødet den 15. juni har besluttet at indføre et ph.d.-vejlederkursus i god videnskabelig praksis + antiplagiatkontrol af ph.d.-afhandlingerne med start pr. 1/ Desuden har direktionen og ph.d.-udvalget haft et forslag til et nyt regelsæt for medforfatterskab og artikelafhandlinger til behandling. Der var enkelte kommentarer, som skal indarbejdes og derefter vil det blive udsendt. Meningen er, at det nye regelsæt skal træde i kraft til den 1/ Desuden roste Sune ph.d.-koordinatorerne for deres gode arbejde. Organiseringen af ph.d.-uddannelsen fungerer rigtig godt og det er dejligt at kunne berette om både ifht. nordiske kolleger og til de andre fakulteter på KU og i Danmark. Endelig meddelte Sune, at de frie stipendier nu er tildelt og at vi er pænt på vej mod at opfylde årets måltal. Ad. 5) Hvordan er det gået med at afholde første runde af GRUS? Erfaringsudveksling. Catharina, TORS: På TORS har vi haft GRUS tidligere også, men første gang på denne måde med samtaleguide og deltagelse af institutleder. Der var et relativt godt fremmøde, men det er svært at samle hele gruppen p.g.a. feltarbejde og studieophold. Det er dog rigtig interessant for de ph.d.-studerende at komme i dialog med ledelsen og det blev også arrangeret at der skal være flere uformelle møder med ledelsen fx. frokostmøder rigtig godt. Det blev også arrangeret, at der skal være en bedre introduktion på instituttet og der bliver nu spist fælles frokost med de danske og de internationale ph.d.-studerende for at give dem en mere uformel introduktion. Det blev nævnt, at der har været flere problemer ifht. de internationale i forbindelse med deres opstart fx vanskeligheder med visum. Der vil blive udarbejdet en liste som vil blive sendt til Henriette Beck Dijkstra i HR og personale om dette. Bettina, INSS:

6 Institutleder deltog også hos os i hele gruppesamtalen. Det var svært at samle ret mange og det er desværre et tilbagevendende problem. SIDE 6 AF 7 Bettina vil udarbejde en manual på 10 sider til nye ph.d.-studerende som introduktion til instituttet. På INSS er det indført, at den første evalueringssamtale gennemføres med vejleder, ph.d.-studerende og ph.d.-koordinator og at den ph.d.-studerende derefter har en samtale med institutlederen selv. Fungerer rigtig godt. Klemens, MEF: Ph.d.-udvalget mangler at modtage referaterne fra de fire GRUS på MEF, og Klemens vil sørge for at det bliver sendt til Mia. På Filosofi havde de en rigtig god samtale, men Klemens ønsker næste år at samle alle de ph.d.-studerende fra alle fire afdelinger og gennemføre én samlet GRUS. Det vil han foreslå institutlederen. Sniff, SAXO: På SAXO var institutlederen med på en lytter og det er både godt og sundt. Der er stor forskel internt i ph.d.-gruppen på instituttet og derfor også stor forskel på hvad de forskellige ph.d.-studerende ønsker sig. Der er mange gode ideer til aktiviteter, men problemet er, at folk ikke kommer. Der er meget stor utilfredshed med den manglende godkendelse af evalueringerne i ph.d.-administrationen. Sune svarede, at der var ved at være rettet op på dette og at det også godt må indskærpes over for de ph.d.-studerende, at de selv skal tjekke det hele igennem inden det bliver sendt af sted og at ph.d.-koordinator også skal gøre dette, så ph.d.-administrationen ikke skal bruge unødig tid på at indhente manglende dokumentation. Håbet er, at det nye ph.d.- kursusadministrationssystem Frontplanner vil kunne afhjælpe dette når det engang bliver indført til efteråret. Trine, IVA: På IVA holder Trine et møde om trivsel en gang pr. måned med de ph.d.- studerende, men det nye med dette format, som GRUS er, er, at viceinstitutlederen også deltager. Positivt. Trivslen er godt, men kan forbedres specielt ifht. registrering af arbejdstimer ifht. undervisning.

7 Der er etableret nye forskningsnetværk, hvilket er meget positivt for de ph.d.-studerende. SIDE 7 AF 7 Kristin, IKK: Institutleder var også med på IKK. Positivt. Der blev peget på flere ting, der kan forbedres bl.a. forbedring af organiseringen af teoriseminarerne, introduktionen til instituttet for nye ph.d.- studerende evt. i form af en mentor og så ifht. undervisningen, hvor koordinationen og planlægningen af dette ønskes forbedret. Derudover er der usikkerhed om karriere som for mange også postdoc er er et presserende spørgsmål. Michael, NFI: Også På NFI var institutlederen med og det var positivt. De eksterne ph.d.-studerende har behov for mere information måske i form af en velkomstmappe. Lille fremmøde, men de forhindrede havde gode grunde. Der er tilstrækkeligt med fagligt netværk for de ph.d.-studerende. Angående de af instituttet ubrugte arbejdstimer hos de ph.d.-studerende meddelte institutlederen, at de kunne bruges på de ph.d.-studerendes projekt. Den udmelding er de ph.d.-studerende glade for at få. Det fungerer godt, at institutlederen er med på ph.d.-koordinators initiativ. Mere uformelt. Måske næste gang spørge mere eksplicit til de eksterne ph.d.-studerendes trivsel. Ad. 4) Evt. Der var ikke noget til dette punkt. Sune takkede for et godt møde.