Møde i ph.d.-udvalget. Forum. Møde afholdt: 14. marts 2018 kl :00. 15B Sted: Mia Dabelsteen. Referent:

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 19. MARTS 2018 Forum Møde i ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 14. marts 2018 kl :00. KAREN BLIXENS PLADS 8, Sted: Referent: 15B.0.07 Mia Dabelsteen 2300 KØBENHAVN S TLF Til stede: Sniff Andersen-Nexø, formand for ph.d.-udvalget, SAXO, Julie Sommerlund, ph.d.-skoleleder og prodekan for omverdensrelationer, Cecilie Ullerup Schmidt, næstformand i ph.d.-udvalget, ph.d.-studerende IKK, Mia Dabelsteen, specialkonsulent, sekretær for udvalget, phdschool@hum.ku.dk REF: MD Trine Brox, ToRS, Janus Møller, NORS, Pia Schwartz Lausten, ENGEROM, Mads Bjelke Damgaard, ph.d.-studerende, ENGEROM, Mathias C. Broch, ph.d.-studerende (suppleant), SAXO Mia Mathiasson, ph.d.-studerende, INF, Ally McCrow-Young, ph.d.-studerende, MEF, Erik Sporon Fiedler, ph.d.-studerende ToRS. Afbud: Henrik Reeh, stedfortrædende formand for udvalget, IKK, Anne Jerslev, MEF, Jack Andersen, INF,

2 Casper Toftgaard, ph.d.-studerende, SAXO, SIDE 2 AF 7 Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. 3) Meddelelser fra ph.d.-skolelederen. 4) Meddelelser fra de ph.d.-studerende. 5) Behandling af evalueringsrapporter. (Ca. 10:15) Særligt: Hvordan stiller udvalget sig til godkendelse/tildeling/omnormering af ECTS for eksterne kurser mv.? 6) Kriterier for indskrivning af stipendiater (Ca med deltagelse af Anni Christensen, Fuldmægtig, Afdeling for Strategi og forskningsstøtte). Særligt: Kriterier for ansøgere med eksterne finansieringer (museer, forskningsfonde, internationale midler, selvfinansierede mv). Se bilag 1. 7) Spørgsmål om anonym/navngiven evaluering af ph.d.-kurser. Hvad mener udvalget? (Ca. 10:55) 8) Drøftelse af Strategi 2023 (Fra kl med deltagelse af Luise Hvidt, Specialkonsulent, Afdeling for Strategi og forskningsstøtte). Hvordan integreres ph.d.-området på institut- og på fakultetsniveau? Erfaringer og forslag. (Se bilag 2). 9) Evt. Ad 1) Godkendelse af dagsorden. Sniff havde på opfordring fra de ph.d.-studerende sendt en forklaring af dagsordenen ud forud for mødet. Dagsordenen blev godkendt, dog med den ændring, at punkt 6 blev behandlet før punkt 5, da Anni var med som gæst. Ad 2) Meddelelser fra ph.d.-udvalgsformanden. Sniff meddelte, at hun har afholdt møder med Julie om at effektivisere de administrative sagsgange omkring godkendelse af evalueringsrapporterne og ph.d.-planerne. Det har allerede afstedkommet, at dette forløber meget smidigt og hurtigt nu. Så hvor der tidligere var en meget lang sagsbehandlingstid på dette, kan de ph.d.-studerende nu få svar relativt hurtigt. Sniff håber, at det vil opleves som en forbedring for de ph.d.-studerende. Der kan stadig arbejdes på, at ph.d.-administrationen og ph.d.-koordinatorerne tjekker bilag i forbindelse med godkendelse af kursus- og konferencedeltagelse, så det bliver endnu lettere for hhv. Julie og Sniff at godkende. Men dette arbejde er i gang og Julie og Sniff er optaget af at bringe orden i dette arbejde, så det kan køre mest muligt effektivt. 2

3 Dernæst meddelte Sniff, at der skal arbejdes videre på at følge op på APV Pt. afventer ph.d.-skolelederen og ph.d.-udvalget svar fra FAMU. Der er et forhold, der er særlig problematisk og det er, at der mangler at blive afholdt MUS med de ph.d.-studerende på flere institutter. Dette skal der gøres noget ved og Sniff vil derfor drøfte det på næste møde med ph.d.- koordinatorerne. SIDE 3 AF 7 Endelig meddelte Sniff, at hun stopper som ph.d.-koordinator på SAXO pr. ¼ og at Niklas Olsen bliver ny ph.d.-koordinator pr. ¼ på SAXO. Ad 3) Meddelelser fra ph.d.-skolelederen. Julie meddelte, at HR har sagt, at de ikke har fået alle med, der arbejder med ph.d.-området. Ledelsen på HUM anerkender, at HR har brug for alle, der arbejder med ph.d.-området og derfor flytter Mia Dabelsteen ind i ph.d.- administrationen pr. ¼. Julie meddelte yderligere, at der er et ønske om at udbyde flere fælles generiske kurser på tværs af de fire fakulteter HUM, JUR, SAMF og TEO. Der er i dag forskellige regler og praksis på de forskellige fakulteter og måske kan det gøre det nemmere, at medarbejderne, der varetager kursusadministrationen og -udviklingen sidder side om side. Det kan måske føre til flere fælles kurser. Julie meddelte yderligere, at det har været vanskeligt at få etableret en fælles ph.d.-administration på tværs af de fire fakulteter og etablere fælles regler og praksisser. Der er forhåbninger og ønsker om at gøre mere af dette og få det til at fungere. Ad 4) Meddelelser fra de ph.d.-studerende Mads meddelte, at de ph.d.-studerende på KU på tværs af alle fakulteter med undtagelse af JUR er kommet med i foreningen PAND. PAND blev startet i januar 2017 og omfatter ph.d.-netværk fra alle universiteter i Danmark. (Læs mere om PAND på Mads nævnte, at der er masser at tage fat på at drøfte i netværket: Lockout, stress, karrieremuligheder indenfor og udenfor universiteter mm. Mads nævnte videre, at KUFIR afholder en workshop inden længe med temaet de ph.d.-studerendes arbejdsliv, hvor Mads er inviteret til at holde et oplæg om dette. 3

4 Cecilie spurgte til om dagsordenen fremover kunne udsendes på engelsk. Dette godtog Julie og Sniff, men påpegede at referat og øvrigt mødemateriale stadig udarbejdes på dansk. SIDE 4 AF 7 Ad 5) Behandling af evalueringsrapporter. Særligt: Hvordan stiller udvalget sig til godkendelse/tildeling/omnormering af ECTS for eksterne kurser mv.? Sniff indledte punktet med at sige, at hun gerne vil have mandat fra udvalget til at træffe afgørelser angående hvordan vi skal godkende ECTS fremadrettet. Hun spurgte til om vi skal fortsætte den hidtidige praksis med at omregne al ekstern kursus- og konferenceaktivitet efter vores egen ECTSberegning. Der var enighed om at ændre praksis sådan, at al kursus- og konferenceaktivitet fra Danmark fremadrettet godkendes til den udbudte ECTSsats uden at justere dette og at Sniff fortsat skal se på kursus- og konferencedeltagelse i udlandet og omregne ECTS ifht. ph.d.-skolens egen ECTS-beregning. Udvalget støttede ligeledes Sniffs ønske om at integrere ECTS-beregningen i evalueringsrapporten, så det bliver tydeligere for de ph.d.-studerende og de ikke skal læse et særskilt dokument om ECTS-beregning. Sniff vil arbejde videre med dette. 6) Kriterier for indskrivning af stipendiater. Særligt: Kriterier for ansøgere med eksterne finansieringer (museer, forskningsfonde, internationale midler, selvfinansierede mv). Sniff indledte punktet med at fortælle, at det er ph.d.-udvalget, der formelt skal godkende indskrivning på ph.d.-skolen. Nogle ansøgere skal have en forhåndsgodkendelse før de kan søge om funding, andre har funding med sig, atter andre indskrives på kollektive projekter og nogle er selvfinansierede. Der er mange forskellige muligheder for at blive indskrevet og som fakultet er vi interesserede i at få flere ind på eksterne midler, men vi skal sikre os, at ansøgerne uanset finansieringstype er på et fremragende akademisk niveau. Sniff nævnte, at hun vurderer, at der er behov at få nogle tydeligere skriftlige kriterier hun kan bruge til at træffe beslutninger efter. Der er udsendt et link til de nuværende formuleringer på hjemmesiden i bilagsmaterialet, men dette kan tydeliggøres. Mads påpegede, at det vil være fint at få dette tydeliggjort og at dette også vil være til gavn for de vejledere, der bliver kontaktet af diverse ansøgere. 4

5 Sniff pegede på, at man kunne oversætte nogle af kravene til ansøgningen til også at blive bedømmelseskriterier. SIDE 5 AF 7 Trine pegede på, at kriterierne ved ansøgningsrunden for de frie institutstipendier er meget høje i og med, at der er mange, der søger og at man her sammenligner og finde bedst egnede ud fra den 5 siders projektbeskrivelse, der indgår i ansøgningen, CV, karakterudskrift mm. Hun foreslog, at de samme krav stilles til alle andre ansøgere og at nogen sættes til at vurdere det indsendte i hvert enkelt tilfælde så man undgår at komme til at indskrive nogen, der ikke er dygtige nok. Sniff påpegede, at der skal strammes op omkring hjælp til ansøgere, da det er meget forskelligt på tværs af fakultetet hvad man giver hjælp til. På nogle institutter hjælper forskerstøttepersonerne med at rådgive om budgetter, men har ikke tjekket karakterniveauet. Det skal der ses nærmere på. Julie påpegede, at en potentiel ansøger har tre roller: forsker, ansat og studerende. Det er forskeres rolle at vurdere forskningsdelen af ansøgningen, det er institutlederens rolle at vurdere om denne vil huse vedkommende og ansætte vedkommende, og det er ph.d.-udvalgets rolle at vurdere studieegnetheden og et af midlerne til dette er at vurdere karaktererne. Hun mente derfor, at det basale spørgsmål udvalget skal stille er om vi vil lukke nogen ind, der ikke har fremragende karakterer. Cecilie pegede i forlængelse af dette på, at der vil være flere blandt ansøgerne med praksisbaserede afhandlinger, som ikke har høje karakterer. Sniff pegede på, at dette har været diskuteret på et tidligere møde i ph.d.- udvalget og konklusionen var følgende: Ph.d.-studerende indskrevet ved det humanistiske fakultet på KU skal udover at være excellente i praksisbaserede kunstfærdigheder også være i stand til at kunne skrive en akademisk afhandling. Julie pegede i forlængelse af dette på, at bedømmelseskriterierne i begge ender ved indskrivning såvel som til afhandlingen skal være ens for ellers kommer det til at give os problemer med kvaliteten af dem vi indskriver. Drøftelsen afstedkom, at Sniff og Anni vil tage sig af at undersøge andre ph.d.-skolers praksis på området og komme med et oplæg til næste møde i ph.d.-udvalget. Ad 7) Spørgsmål om anonym/navngiven evaluering af ph.d.-kurser. Hvad mener udvalget? 5

6 Sniff indledte punktet med at fortælle, at ph.d.-skolen for nylig har modtaget en skriftlig henvendelse, hvori en ph.d.-studerende fra et andet dansk universitet beklagede sig over, at ph.d.-skolens kursusevalueringer ikke var anonyme. Hun nævnte, at der kan være for og imod anonymisering af evalueringerne. Mia Dabelsteen forklarede, at det har været praksis igennem mere end seks år og givetvis også før hendes tid, at have navngivne evalueringer på ph.d.-kurserne. Idéen har været at lade deltagerne stå ved deres kritik med navn og på den måde undgå usaglig og personlig kritik af underviserne og i stedet opfordre til konstruktiv kritik, der kan bruges til at forbedre kursusindholdet til næste gang et kursus evt. skal udbydes. SIDE 6 AF 7 Ph.d.-udvalget drøftede problemstillingen og der var klart flertal for at bevare den hidtidige praksis med navngivne evalueringer. Ph.d.-udvalget slog yderligere fast, at det er en god praksis, at evalueringerne udfyldes og indsamles i de sidste 15 minutter af kurset således, at feedbacken gives mens kurset er helt frisk i erindringen hos deltagerne. Mia Dabelsteen forklarede yderligere, at hun skal til at undersøge hvilke muligheder der er for at overgå til en digital løsning på evalueringerne. Udvalget vil blive orienteret når der er noget nyt i denne henseende. Ad 8) Drøftelse af Strategi 2023 Luise Hvidt forklarede indledningsvist, at foråret byder på en runde, hvor institutterne kan identificere deres mål. Til efteråret skal målene så konkretiseres ifht. konkrete aktiviteter. Dette gælder også ifht. ph.d.-området. Ph.d.-udvalget drøftede punktet indledningsvist og her blev der peget på følgende Vi vil -temaer, som kunne behandles yderligere: Side 10 i strategien, 1.2: nr. 3 og 4. (Talent- og karriereudvikling) Side 13 i strategien, 2.1: nr. 1 og 2 (Udfordrende læringsmiljøer og bidrag til forskningsbasering af uddannelserne) Side 19 i strategien, 3.2: nr. 2. (Øge antal ph.d.-stillinger v. tværfaglige projekter) Side 26 i strategien, 4.1: nr. 1, 2 og 3. (Bedre arbejds- og studiemiljø, øge fokus på ligestilling og mangfoldighed, og fremme parallelsproglighed) Side 28 i strategien, 4,3: nr. 1. (Optimere digital understøttelse af ph.d.-uddannelsen administrativt). Det blev besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af to VIPmedlemmer inklusiv Sniff og to ph.d.-studerende. Erik og Cecilie meldte sig - og Sniff sagde, at hun ville skrive ud til de øvrige VIP for at få en mere 6

7 med i arbejdsgruppen. Planen er, at de ph.d.-studerende forud for deltagelse i arbejdsgruppen hører de øvrige ph.d.-studerende ad om deres input til målene og sender dette til arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen mødes den 18/4 og sender kort herefter deres input til Luise Hvidt. SIDE 7 AF 7 Strategi 2023 vil ligeledes blive drøftet med ph.d.-koordinatorerne på næste ph.d.-koordinatormøde den 21. marts Julie understregede, at HUM kunne få gavn af at gøre flere ting på ph.d.- området sammen med de øvrige tørre fakulteter. Ad 9) Evt.) Mads nævnte, at han gerne vil have emnerne a) forskningsevalueringerne og b) ansøgningsproceduren for institutstipendierne, der kører hvert andet år på skift mellem institutterne på dagsordenen til et kommende møde. Janus havde derefter nogle konkrete spørgsmål i relation til hans funktion som ph.d.-koordinator, som han fik svar på. Sniff nævnte, at fakultetet nok vil blive lukket ned i forbindelse med den varslede strejke blandt personalet i driften den 4. april, men at der vil komme konkret information ud om dette såfremt det bliver aktuelt. Erik sagde, at ph.d.-studerende i Norge efter indlevering af afhandlingen har lov til at undervise og forberede postdoc ansøgninger med løn i op til seks måneder. Han sagde, at han havde hørt, at vi havde haft en lignende ordning engang på fakultetet under en tidligere dekan. Han spurgte til om det ikke ville være en god idé at introducere den ordning igen som en gulerod for at aflevere til tiden? Sniff svarede, at det ville være en god idé for de ph.d.-studerende at tage forespørgslen med til lokale strategimøder på institutterne. Julie svarede, at det er et anliggende ph.d.-udvalget godt kan drøfte, men at det er institutlederne, der har mandat til at træffe afgørelser omkring dette, så det er mest oplagt at drøfte dette på institutterne. 7