Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen. Forum. Møde afholdt: 20. september 2017 kl :00. 13b Sted: Mia Dabelsteen.

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 8. OKTOBER 2017 Forum Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen PHD SCHOOL Møde afholdt: 20. september 2017 kl :00 KAREN BLIXENS PLADS 8, Sted: 13b KØBENHAVN S Referent: Mia Dabelsteen Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder og formand for Ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, specialkonsulent og sekretær for ph.d.-koordinatorkredsen, Dan Zahavi, MEF, Laura Skouvig, IVA, Janus Spindler Møller, NORS, Sniff Andersen Nexø, SAXO, Catharina Raudvere, TORS, Pia Schwarz Lausten, ENGEROM. miad@hum.ku.dk REF: MD Afbud: Frederik Tygstrup, IKK. Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Meddelelser. 3) Til drøftelse: I samarbejdsaftalerne for eksternt finansierede ph.d.- studerende indgår denne sætning: Den ph.d.-studerende deltager i gruppeudviklingssamtale (GRUS) og evalueringssamtale på instituttet.

2 Den ph.d.-studerende aftaler en evalueringssamtale med instituttets forskningskoordinator i forbindelse med aflevering af evalueringsrapporter. De eksternt ansatte ph.d.-studerende skal tilbydes en evalueringssamtale i stedet for en MUS. Er afholdelse af samtalerne placeret rigtigt hos koordinatorerne eller kan der være andre og bedre løsninger? 4) Har I nogen kursusforslag til foråret 2018? 5) Orienteringsrunde: Socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende. Noget nyt? 6) Evt. SIDE 2 AF 8 Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Herpå var der en kort præsentationsrunde og Janus Spindler Møller blev budt velkommen som ny ph.d.-koordinator. Ad 2) Meddelelser: Sune meddelte følgende: At Sune stopper som ph.d.-skoleleder og ph.d.-udvalgsformand pr. 1. Januar 2018 og at prodekan Julie Sommerlund overtager posten som ph.d.-skoleleder. Ph.d.-udvalget har ikke fundet en ny formand endnu, men har nogle måneder til dette og Sune har videre meddelt, at han ønsker at fortsætte som medlem af ph.d.-udvalget for NORS valgperioden ud. Sune ønsker at få mere tid til at forske og glæder sig til dette. Ph.d.-koordinatorerne ønskede en forklaring og Sune forklarede, at der med omorganiseringen af HR er sket nogle meget store omstruktureringer på ph.d.-området, som han har haft begrænset indflydelse på. Sune er glad for, at ph.d.-området ved at få prodekan Julie Sommerlund som ph.d.-skoleleder vil blive repræsenteret på et højere niveau, fordi hun ved at forene de to funktioner som prodekan og ph.d.-skoleleder bedre kan få indflydelse på hvilke beslutninger, der træffes på området fremadrettet. Sune har drøftet dette tæt med dekan Ulf Hedetoft og prodekan Julie Sommerlund under hele forløbet og de har sammen konkluderet, at det er den rigtige beslutning. Sune har i alt siddet som ph.d.-skoleleder i 6 år og 11 måneder når han afgiver posten. Da ph.d.-udvalgsformandsposten skal være repræsenteret af en valgt VIP betyder det, at Sune stopper på begge poster, at posterne fra 1. januar vil bliver adskilt og vil skulle varetages af to personer. Sune

3 har tiltro til, at det kommer til at fungere på en god måde, men understregede også, at ændringen betyder, at der fordi Julie Sommerlund ikke vil kunne have tid til den type hands-om opgaver, som Sune selv har varetaget, vil komme en del delegation. Det vil være et opmærksomhedspunkt for jer, at I ikke får tilført flere opgaver uden ekstra kompensation efter I lige er blevet beskåret halvdelen af timerne og frataget jeres tillæg. SIDE 3 AF 8 Sune understregede, at dette også har været drøftet i ph.d.-udvalget på et møde den 12. September. Pia, ENGEROM, som også sidder i ph.d.-udvalget tilføjede, at flere i ph.d.-udvalget har bekymringer over forandringen. Sune bekræftede, at det er rigtigt, at flere i ph.d.- udvalget var bekymrede, men at der også var flere, der var enige i, at det er den rigtige strukturelle beslutning. Sune understregede, at han bliver i udvalget og gerne vil være med til at præge det videre frem. At Mia Dabelsteen har skrevet til HR om jeres manglende bekræftelse på fortsat ansættelse. Dan oplyste, at institutleder Maja Horst selv var gået ind i sagen og at alle ph.d.-koordinatorer på MEF derfor allerede inden sommerferien havde fået bekræftelse. Sniff, Pia og Catharina bekræftede, at de fortsat ikke har hørt noget her 11 dage inden stillingen udløber. (Mia Dabelsteen har efter mødet fået en mail fra HR om, at de er i færd med at rette op på dette). Laura oplyste, at hun havde fået et mystisk brev fra HR om, at hun nu havde været ansat som ph.d.-koordinator og intet andet(!) siden 1. Januar Hun var selv i gang med at få dette udbedret. At Sune regner med, at ph.d.-skolen lander på at indskrive omkring 50 ph.d.-studerende for i år, hvilket er ganske slagkraftigt. Der er mange på samfinansierede og kollektive projekter og så har der i år været exceptionel succes i ph.d.-rådet. Dekanen har tilkendegivet, at vi ikke skal stoppe ved måltallet i år. Sune oplyste videre, at ph.d.- koordinatorerne kan kontakte Anni Christensen hvis de har yderligere spørgsmål omkring dette eller ønsker rådgivning omkring dette. At Anni Christensen netop er blevet fastansat efter at have siddet i to vikariater. Stillingen blev opslået og hun blev valgt som bedste kandidat, men der var også andre virkelig gode. Dog har hun knowhow, som vi gerne vil have båret videre. At vejlederseminaret har været afholdt fra den August 2017 og igen i år har fungeret fint. Når vejlederne lige i løbet af den første time er kommet sig over, at de er blevet kommanderet på kursus, så

4 er de meget engagerede og deltager aktivt resten af kurset. Det er nu ganske få nye vejledere, der mangler at tage den obligatoriske RI-del af kurset. SIDE 4 AF 8 At introseminaret, der blev afholdt den 4.-5 september også er forløbet fint. Det var det hidtil mest stille hold, men der var ingen tegn på dalende kvalitet. At der ikke er kommet nogen melding fra direktionen om næste runde af fakultetsstipendierne endnu, men at det kommer snart. Der skal tages nogle politiske beslutninger og det prækære punkt er, hvor mange det nye NORS skal have. Egentlig var det meldt ud inden fusionen mellem NFI og INSS, at der ville blive fire stipendier til hvert institut i den kommende runde, men efter fusionen er det uvist. Det skete i foregående runde, at stipendier vandrede på tværs af fakultetet, hvor IVA afgav stipendier til nogle andre institutter. Desuden bortfaldt der et på TORS og derfor blev der samlet givet 15 i stedet for 16 stipendier i sidste runde. Sune kunne på nuværende tidspunkt ikke melde ud hvornår fakultetsstipendierne slås op, men regner med, at næste ansøgningsfrist bliver i januar lige som sidste år. Sniff nævnte et eksempel på, at det fagkyndige bedømmelsesudvalg på SAXO i et tilfælde kun havde haft en uge til arbejdet og at dette var alt for lidt. Ph.d.-koordinatorerne efterlyste, at den administrative behandling må kunne skæres ned både før og efter bedømmelsesudvalgets arbejde, sådan at der kan handles hurtigere inden de indkaldes til samtaler. Sune forklarede at sidste runde også faldt sammen med omorganiseringen af HR, men at han håber, at det nye HR center kan tilrettelægge en god proces og kan kaste nogle ekstra ressourcer ind i arbejdet fordi de er flere ansatte, der kan hjælpe til. Han understregede, at der kommer mange ansøgninger, at vi afviser omkring 97,3 % og at hele sagsbehandlingen skal være korrekt for ellers kommer der klager. Sune lovede at bære ph.d.-koordinatorernes ønsker videre til det nye HR center, så de kan tilrettelægge en bedre proces til den kommende runde. At Anni Christensen og Mia Dabelsteen bliver flyttet op på ledelsesgangen til deres øvrige kolleger i Strategienheden i næste uge og at Sune håber, at han inden længe får et kontor på NORS. (Efter mødet er dette faldet på plads: Anni og Mia sidder i og Sune i ). Ad 3) Drøftelse om formulering i samarbejdsaftale

5 Ph.d.-koordinatorerne drøftede punktet kort og var enige om, at de eksternt ansatte ph.d.-studerende skal tilbydes en evalueringssamtale i stedet for en MUS og at det er korrekt, at afholdelsen af samtalerne er placeret rigtigt hos ph.d.-koordinatorerne. Ligeledes var de enige om, at notatet skulle rettes, så der står ph.d.-koordinatorerne og ikke forskningskoordinatorerne. (Dette har Mia efterfølgende meddelt til Anni Christensen, som retter notatet til). SIDE 5 AF 8 Ad 4) Kursusforslag til 2018 Sune indledte med at nævne, at ph.d.-skolens kursusprogram fortsat ser fornuftigt ud. Der har i 2017 været lige mange fagspecifikke og generiske kurser, med 24 fagspecifikke og 24 generiske. Ph.d.-skolen er stadig interesseret i at få flere fagspecifikke kurser og der er stadig luft i budgettet. Dan Zahavi, MEF, efterlyste evalueringssammenfatninger og udstedelse af kursusbeviser for den store sommerskole de afholdt i august måned Copenhagen Summer School in Phenomenology and Philosophy of Mind. Sune forklarede, at han desværre ikke er den eneste, der mangler at få evalueringssammenfatninger og kursusbeviser for afholdte kurser i og med, at ph.d.-skolen siden HR omorganiseringen kun har modtaget 1 evalueringssammenfatning fra HR og at han beklager dette, men håber at det snart bliver løst af HR. Ph.d.-koordinatorerne udtrykte stor frustration over dette, og Sune beklagede og sagde, at ph.d.-skolen har rykket for dem adskillige gange på såvel møder som . Ph.d.-koordinatorerne meddelte, at der var flere kurser undervejs fx feltarbejdsseminarer på TORS og Introduktion til sprogvidenskab på NORS. Sniff rejste spørgsmålet om det virkelig kan være rigtigt, at ph.d.-skolerne på KU fakturerer for deltagelse på kurserne for ph.d.-studerende fra andre fakulteter på KU. Sune sagde, at ph.d.-skolen på HUM ikke gør det selv og at han vil bede Julie Sommerlund om at tage det op i ph.d.-kufir, så det kan blive afskaffet én gang for alle. Det giver et kæmpe administrativt bøvl og nu må det holde op. Sniff nævnte, at hun var blevet opmærksom på det via en ph.d.-studerende, der ønskede at tage et kursus på Antropologi og som ville blive opkrævet 1200 kr. pr. ECTS og pga. deres anderledes ECTSsætning blev det et ret højt beløb på 3,5 ECTS x 1200 kr. = kr. Sune forklarede, at ph.d.-skolen netop har afvist at betale for en ph.d.- studerende, der ville tage det universitetspædagogiske undervisningskursus på IND på Science, da vi selv udbyder det samme kursus. Tidligere har vi betalt for ph.d.-studerende, der ønskede at tage dette kursus hvis vi ikke selv udbyder det, men når vi selv har det, vil vi ikke betale for, at de ph.d.- studerende kan tage det der.

6 Sune konluderede, at hvis det ikke kan løses i ph.d.-kufir, så må ph.d.- skolen også selv til at indføre en praksis, hvor vi også opkræver gebyr for kurserne for de ph.d.-studerende fra de øvrige fakulteter på KU. SIDE 6 AF 8 Afslutningsvist opfordrede Sune til, at ph.d.-koordinatorerne kommer med forslag til flere kurser og så ser vi på det og om det kan tiltrække nok. Ad 5) Orienteringsrunde: Socialt og fagligt miljø for de ph.d.- studerende. Noget nyt? Ph.d.-koordinatorerne gav en kort status: Laura, IVA: Det går fint. Der er fælles frokost hver onsdag og orienteringsmøde en gang om måneden. Vi har fået en ny ph.d.-studerende, der bor i Rom og er baseret dernede. Det er spændende hvordan det kommer til at fungere. Pr. 1/11 har vi i alt otte ph.d.-studerende. Det er alle stærke og dynamiske kvinder og inden længe skal vi afholde et seminar med udgangspunkt i deres projekter. Dan, MEF: Jeg har kun dette overblik over de ph.d.-studerende på Filosofi. Her er de alle knyttet til større forskningsgrupper og de deltager i deres faglige og sociale arrangementer. Der spises fælles frokost og det kører, som det skal. Pia, ENGEROM: Vi har 12 pt. Der er tre, der skal til at aflevere og to, der er på vej ud af institutionen, men som ikke har afleveret endnu og så er der en på barsel. Vi har inspireret af det tidligere NFI/INSS afholdt en skriveworkshop med Sanne Larsen fra CIP og på baggrund af denne har vi igangsat et skrivegruppeforløb for stipendiater, hvor de skriver tre timer pr. uge sammen og det skal vi evaluere på snart. Derudover afholder vi predefence og det fungerer godt for de ph.d.-studerende at få input fra andre forskere på institutionen. Endelig har jeg arrangeret nogle career meetings, men det er nu sat på stand by, da der er for få. I stedet vil jeg tale med ph.d.- skolen om at etablere noget i det regi. Sune oplyste videre, at der netop er en tidligere ph.d.-studerende fra ENGEROM, der i disse dage er ved at aflevere sin afhandling med 10 års forsinkelse. Fakultetet har betalt for bedømmelsen og det er godkendt af dekanen. Hidtil er det lykkedes hver gang at få fakultetet til at betale for bedømmelsen fordi det sker så sjældent, at tidligere ph.d.-studerende afleverer så mange år efter, men det er en diplomatisk manøvre hver gang.

7 Catharina: Vi har tirsdagsfrokoster, pre-defence og shut up and writeskrivestrunder for de ph.d.-studerende. Det fungerer godt. Vi kan dog godt bruge lidt input udefra omkring dette og jeg vil derfor kontakte Sanne Larsen om det. Der er kommet en ny generation af ph.d.-studerende med andre behov. SIDE 7 AF 8 Janus: Jeg har fået en meget fin overlevering af de to tidligere koordinatorer og er netop gået i gang. Der er flere, der er i slutfasen enten lige før aflevering eller lige efter. Jeg har haft møde med syv af de ph.d.-studerende. Vi kører også en skrivegruppe og har også gjort brug af Sanne Larsen fra CIP. Torsdagsseminarerne har fungeret godt og dem kører vi videre igen sidst på efteråret en gang pr. måned. Vi talte også om MUS, GRUS og evalueringsrapporter. Der er et udpræget ønske blandt de ph.d.-studerende om, at det er institutleder, der selv afholder MUS, idet de ønsker, at det er én med karriereansvar. Så har jeg læst mig frem til, at jeg skal afholde grus og evalueringssamtaler og vil nok gerne banke på hos jer enkeltvis om dette. Sniff: Vi har i den nye runde af fakultetsstipendierne fået fem nye ph.d.- studerende ind og derudover har vi fået en ErhvervsPhD og 4-5 samfinansierede på samarbejdsaftaler. Så det er en ny gruppe. Vi afholder månedlige seminarer, hvor de nye præsenterer deres ting. I foråret havde vi også tilsvarende seminarer med skriveprocesser. Og så har vi nogen ph.d.- studerendende, der er ved at blive færdige. Så der er liv i det. Arbejdsdelingen mellem Tim og jeg har ikke fungeret så godt, men nu har Tim indkaldt til en møderække og jeg spiser uformel frokost med de ph.d.-studerende. Trivslen er god og det fungerer godt. Næste år kommer der ingen via fakultetsstipendierne, men det kører ret fint at få trukket folk ind på andre typer af finansiering. Vi vælter os ikke i dem, men det gør noget for et godt miljø på instituttet og de dækker over mange fagfelter. Vi har også god erfaring med ErhvervsPhD erne. De har meget gode vilkår og det er jo med finansiering fra Forsknings- og innovationsstyrelsen. Vi har blandt andet en på Henning Larsens tegnestue, en på et digitalt it-firma og den første var på ENIGMA (Post og telemuseet). Der er større succesrate på den ordning ifht. andre ordninger. Sune uddybede, at succesraten nærmer sig 100% for ErhvervsPhD erne og understregede, at gennemførselsraten for ph.d.-studerende på denne ordning ikke er ringere end for ph.d.-studerende på de øvrige ordninger. Sune forklarede videre, at det er virksomheden, der betaler halvdelen af lønnen og at Forsknings- og Innovationsstyrelsen betaler resten. De øvrige ph.d.- koordinatorer lyttede interesserede til dette og Sune opfordrede til at kontakte Anni Christensen for at høre nærmere om såvel Erhvervsph.d.-ordningen

8 som samfinansierede projekter. Sune takkede for ph.d.-koordinatorernes meldinger og konkluderede, at det lyder til, at der stadig er liv og at nye døre kan åbnes over de næste par år. SIDE 8 AF 8 Laura havde afslutningsvist to spørgsmål angående a) om de øvrige institutter havde en mentorordning ifht. undervisningen og b) om de gør brug af medvejledere og om disse er interne eller eksterne. Catharina svarede, at de ikke har nogen mentorordning ifht. undervisning på TORS, men at flere har en medvejledere mange fra andre internationale institutioner. De fleste får ikke så meget for det det er rent symbolsk. Sniff svarede, at de ph.d.-studerende på SAXO får tilbudt, at de kan ønske sig en undervisningssupervisor, der er en seniorvip, og det er der afsat 12 timer til. De vil også gerne indføre en ph.d.-mentorordning, hvor ældre ph.d.-studerende introducerer de nye ph.d.-studerende. Ligeledes vil de gerne indføre en praktisk undervisningstjekliste en sådan blev også runddelt efter sidste ph.d.-udvalgsmøde til gensidig inspiration. Dan svarede, at de på MEF har tilknyttet en kursusansvarlig seniorvip til de ph.d.-studerende, som blandt andet kan hjælpe med praktiske spørgsmål. Sune svarede, at KU er en af de få institutioner, der betaler medvejledere. Det gør de fx ikke på AU. Lønnen svarer til en ekstern lektortime og tages af den sum, der er afsat til vejledning, så det skal aftales med hovedvejleder. Det kan i nogen tilfælde være, at hovedvejleder har svært ved at slippe timerne. (Man kan læse mere om det her: Ad 9) Eventuelt Der var ikke noget til dette punkt og Sune takkede alle koordinatorer for deres indsats og for et informativt møde.