Møde i Ph.d.-udvalget. Forum. Møde afholdt: 17. september 2014 kl b Sted: Mia Dabelsteen. Referent:

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 19. SEPTEMBER 2014 Forum Møde i Ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 17. september 2014 kl KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 15b.0.07 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder og formand for Ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, AC-fuldmægtig, Ph.d.-skolen, phdschool@hum.ku.dk REF: MD Finn Collin, MEF, Esther Fihl, TORS, Dorthe Gert Simonsen, SAXO, Michael Lerche Nielsen, NFI, Inge Birgitte Siegumfeldt, ENGEROM, Pia Borlund, IVA, Ole Olesen-Bagneux, IVA - næstformand for udvalget, Christine Aster Crone, Ph.d.-studerende TORS, Emilie Taulø-Jacobsen, Ph.d.-studerende MEF, Anna Schram Vejlby, Ph.d.-studerende IKK. Afbud:

2 Henrik Reeh, IKK - stedfortrædende formand for udvalget Professor Claus Povlsen, CST Maria Jørgensen, Ph.d.-studerende ENGEROM Anne-Mette Veber Nielsen, Ph.d.-studerende INSS SIDE 2 AF 8 Ikke til stede: Bjørn Wessel-Tolvig, Ph.d.-studerende CST Rikke Baggesen suppleant, Ph.d.-studerende IVA Hanne Hellerup Eriksen, Ph.d.-studerende Saxo Louise Kammacher, Ph.d.-studerende NFI Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af referat 2) Godkendelse af dagsorden. 3) Meddelelser: - Ph.d.-vejlederuddannelse gennemført - Ph.d.-introseminar gennemført - Nyt fra ph.d.-kufir - Opfølgning på handleplanen 4) Drøftelse af notat om godkendelse af gamle kurser til ECTS: - Skal der være en tidsgrænse for, hvor gammelt et kursus skal være for at kunne medregnes (fx 5 år) - Skal der være et relevanskrav, så kurset skal være i forbindelse med afhandlingen? - Er der andre "ekstrakrav", vi bør overveje? 5) Justering af evalueringsskemaet til brug for de regelmæssige evalueringer hhv. 10, 22 og 30 måneder efter studiestart. Jf. Dorthe Gert Simonsens (Bilag 2). 6) Evt. Bilag: 1. Vejledende normer for beregning af ECTS ved ph.d.-kurser

3 2. Mail fra Dorthe Gert Simonsen samt evalueringsskemaet SIDE 3 AF 8 3. Vedlagt mail fra Peter Wedel Bay ang. opfølgning på handleplanen til orientering Ad 1) Godkendelse af referat Referatet var blevet godkendt skriftligt forud for mødet. Ad 2) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad 3) Meddelelser 1. Ph.d.-vejlederuddannelse gennemført. Sune orienterede om, at den nye ph.d.-vejlederuddannelse er blevet gennemført med succes. Den er obligatorisk for nye vejledere og ph.d.-vejledere, der ikke har haft en ph.d.-studerende de sidste tre år, men den er naturligvis åben for alle interesserede. Der var 19 deltagere på kurset, heraf både nye og erfarne vejledere, og kurset blev meget velevalueret. Kurset er sammensat af oplæg, gruppeøvelser, temadrøftelser og erfaringsudveksling omkring forskellige relevante emner, der alle er relateret til ph.d.-vejledning. Kurset vil blive gentaget hvert år i perioden efter sommerferien og inden semesterstart. Formålet er løfte kvaliteten af vejledningen på fakultetet og gøre god vejledning endnu bedre. 2. Introseminar gennemført: Sune orienterede om, at introseminaret som noget nyt blev afholdt ved semesterstart, hvor der tidligere blev afholdt et velkomstseminar ved semesterstart og ca. en måned senere et introseminar. Den nye model fungerer bedre. Seminaret er opbygget omkring udvalgte emner og information, der er vigtigt at få formidlet til de nye ph.d.-studerende. Det blev afsluttet med en festforelæsning med en lektor fra fakultet for at vise de nye ph.d.-studerende et eksempel på hvad forskning på Humaniora kan præstere - og efterfølgende blev de ph.d.-studerende inviteret på middag på en restaurant inde i centrum af byen. Introseminaret blev meget velevalueret. Efterfølgende har vi sendt de ph.d.-studerende en mail med power point-præsentationerne samt link til diverse dokumenter og hjemmesider de skal gøre sig bekendt med. Det vil blive fastholdt at der bliver afholdt introseminar ved semesterstart i september hvert år og i februar efter behov. 3. Undervisningskurset er desværre blevet aflyst igen. Denne gang fordi Vibeke Damlund, der var leder af TEACH har sagt op. Pt. har vi

4 tilbudt de ph.d.-studerende, der havde tilmeldt sig kurset at give dem pladser på IND s kurser på Science i efteråret. Vi håber, at kunne udbyde kurset igen i januar/februar når der er kommet en ny leder af TEACH. SIDE 4 AF 8 4. Nyt fra Ph.D.-KUFIR: Sune orienterede kort om, at den nye 3+5- ordning er ved at blive implementeret på de andre fakulteter på KU. Det volder dog store vanskeligheder pt., da det kræver meget at finde ud af et set-up af administration og etablering af procedurer for at håndtere rekruttering af de relativt få ph.d.-studerende, der bruger ordningen (sammenlignet med hvad der rekrutteres på den almindelige 5+3 ordning). HUM er ikke med i ordningen. I regi af Ph.d.-KUFIR er man ved at udarbejde et fælles regelsæt angående de ph.d.-studerendes arbejdsforpligtelse, som skal gælde på tværs af hele KU. Dette er en forbedring for de ph.d.-studerende på KU generelt og skulle ikke blive problematisk for os, da det er vores eksisterende notat, der har dannet grundlag for at udvikle dette. På tværs af fakulteterne på KU og ledet af Nørregade foregår der pt. et udviklingsarbejde med at forbedre de gamle og udvikle nogle nye elektroniske systemer til håndtering af ph.d.-forløbet herunder bl.a. ph.d.-kurser, eksterne ph.d.-kurser og ph.d.-evalueringsrapporter. Det skulle gerne resultere i forbedringer ifht. det eksisterende system til glæde for både ph.d.-studerende, vejledere og ph.d.-skolen/ph.d.- administrationen. 5. Opfølgning på handleplan: Sune orienterede om, at handleplanen formelt set er trådt i kraft, og der som følge heraf skal justeres lidt i nogle formularer/skemaer jf. punkt 5 på dagordenen. Om ca. et års tid vil der være en opfølgning på, hvordan den har virket jf. bilag Måltal: Sune orienterede om, at Ph.d.-skolen allerede nu har levet op til måltallet for antallet af indskrevne ph.d.-studerende for Det vil sige, at skulle der komme flere nye ind, så vil deres indskrivning tælle med i år Kort om måltal: Vi skal indskrive ca. 60 om året. Heraf er de 22 fakultetsstipendier. De resterende 38 er på forskellige former for ekstern bevilling i form af samarbejdsprojekter, erhvervsph.d. er mm. I år er der ikke mindre end tre ph.d.-studerende i private virksomheder. Ser rigtig godt ud. Korte indskrivninger for et år tæller med, jointgrader og dobbeltgrader tæller også med. Det er vigtigt, at vi le-

5 ver op til måltallet krav fra Nørregade. Derudover skal vores gennemførselstal også være pæne og det er de også. SIDE 5 AF 8 Ad 4) Drøftelse af notat om godkendelse af gamle kurser til ECTS: - Skal der være en tidsgrænse for, hvor gammelt et kursus skal være for at kunne medregnes (fx 5 år) - Skal der være et relevanskrav, så kurset skal være i forbindelse med afhandlingen? - Er der andre "ekstrakrav", vi bør overveje? Dorthe Gert Simonsen, der har sat punktet på dagsordenen sammen med Sune, orienterede først om baggrunden. En ph.d.-studerende på SAXO har ansøgt om at få godkendt et graduate kursus som del af kursusporteføljen på ph.d.-forløbet som den ph.d.-studerende tog i USA for syv år siden. Vejleder mente, at det var forsvarligt og det mest relevante kursus for den pågældendes ph.d.-forløb. Sune og Dorthe kunne ikke finde noget imod det i reglerne, så det blev godkendt med 4,5 ects. De syntes dog begge, at det var et meget generelt kursus, der ikke var fagligt relevant, men vejleder fastholdt at det var fagligt relevant. Derfor ville Sune og Dorthe rejse sagen i ph.d.- udvalget: For er det rimeligt? Ph.d.-udvalget blev enige om at revidere teksten i notatet, sådan, at det skal fremgå: 1) at kurser skal tages undervejs i ph.d.-forløbet og at godkendelse af kurser gennemført udenfor dette kræver dispensation fra denne generelle regel og 2) at skal der gives dispensation for kurser, der er taget forud for påbegyndelse af ph.d.-studiet, så gælder dette kun for kurser, som: a) er taget efter at den pågældende studerende har bestået sin kandidat-/mauddannelse, b) max. er gennemført fem år tidligere c) indholdsmæssigt peger hen mod ph.d.-projektet og således ikke er af generel karakter. Opfølgning: Dette vil blive skrevet ind i notatet, som vil blive udsendt til skriftlig godkendelse. Ad 5) Justering af evalueringsskemaet til brug for de regelmæssige evalueringer hhv. 10, 22 og 30 måneder efter studiestart. Jf. Dorthe Gert Simonsens (Bilag 2). Dorthe Gert Simonsen redegjorde for at der er behov for at justere skemaet

6 på side 4 i evalueringsrapporterne efter handleplanens nye bestemmelser om at ph.d.-koordinator også skal se evalueringsrapporterne og at der er brug for en opdeling af registreringen af arbejdsforpligtelsestiden i hhv. undervisningsrelaterede timer og timer anvendt på anden form for videnformidling. SIDE 6 AF 8 Ph.d.-udvalget bakkede op om dette og skemaet vil blive justeret derefter. Det blev endvidere nævnt, at vejledning og eksamen skal tilføjes skemaet. Finn og Dorthe oplyste videre, at de har udarbejdet skriftlige vejledninger på instituttet i hvad der godkendes som undervisningsrelaterede timer og hvad der godkendes som anden form for videnformidling. Opfølgning: Disse vil blive tilsendt til Mia, som vil videresende dem til ph.d.-udvalget. I forlængelse af dette rejste Inge Birgitte spørgsmålet om hvilke typer af kurser de ph.d.-studerende må undervise på. Sune klargjorde, at kurserne i videst muligt omfang skal ligge op af den ph.d.-studerendes projekt. Det er det, der står i ph.d.-bekendtgørelsen og også det, der kommer fra rektoratet på dette punkt. Han pointerede endvidere, at ph.d.-udvalget godt kan se på enkeltsager og påpege, hvor praksis ikke er i overensstemmelse med KU s overordnede linjer. Ph.d.-udvalget besluttede, at det ville være hensigtsmæssigt at invitere studielederkredsen til at deltage på et af efterårets ph.d.-udvalgsmøder for at høre om deres erfaringer med de ph.d.-studerendes undervisning og arbejdsforpligtelse. Herefter kan man tage notatet om arbejdsforpligtelse skridtet videre ved at tydeliggøre rammerne endnu mere og skubbe på for mere ligebehandling af de ph.d.-studerende. Samtidig kunne man tage fat på sikre, at de ph.d.-studerende er klædt bedre på til undervisningsopgaven. Man kunne: 1) Forbedre undervisningskurset til de ph.d.-studerende ved at tilføje en afsluttende feedback- og erfaringsudvekslingssession efter 3-4 måneder sådan, at de ph.d.-studerende har mulighed for at udveksle erfaringer som afslutning på kurset efter at have prøve kræfter med at undervise selv i den mellemliggende periode.

7 2) Formalisere en ordning, hvor man kunne få en VIP på den ph.d.- studerendes institut til at hjælpe til med at videregive egne erfaringer med undervisning til de nye ph.d.-studerende, så de ph.d.-studerende kommer ind og ser på en anden undervisers undervisning forud for egen undervisning og derigennem har mulighed for at lade sig inspirere til hvordan man underviser og tilrettelægger sin undervisning. SIDE 7 AF 8 Ph.d.-udvalget var enige om, at påbegynde dette arbejde og satte sig som mål at lave et indspil på området til direktionen. Opfølgning: Der blev spurgt til om man på HUM i de nye elektroniske ph.d.-administrationssystemer fortsat kan have vores eget evalueringsskema? Eller om der også skal udarbejdes et fælles på KU? Mia har bedt Toke Nordbo om at tjekke op på dette og melde tilbage fra sin arbejdsgruppe på dette punkt. Toke Nordbo har efterfølgende meddelt, at HUM fortsat kan have sit eget evalueringsskema. Ad 5) Evt. - Valg af ph.d.-repræsentanter til ph.d.-udvalget: Sune fortalte, at de ph.d.-studerende i udvalget snart er på valg. Næstformanden Ole Olesen-Bagneux meddelte, at han stopper til december, da han her færdiggør sin ph.d. Opfølgning: Mia tjekker op på, hvornår der er valg og sender besked ud derefter. Preben Liljendahl fra valgsekretariatet på Frue Plads har efterfølgende oplyst, at der udskrives valg den 9. oktober, der er frist for kandidatanmeldelse den 30. oktober kl. 14, der bliver afstemning den november, og valgresultatet er klar den 3. december med tiltrædelse 1. januar De er pt. ved at køre de ph.d.-studerende ind på valglisterne, men de er endnu ikke komplette endnu. - Fusion af CST og NFI og fakultetsstipendierne Ph.d.-udvalget besluttede at indstille til direktionen, at de 22 fakultetsstipendier opretholdes efter fusionen mellem CST og NFI til januar på den måde, at alle institutter (med undtagelse af IVA, der endnu ikke er del af denne fordeling) fremover får tre ph.d.-stipendier hver og at det sidste stipendie ikke fra starten møntes på et institut, men går til en ph.d.-studerende, der er særlig egnet. Evt. kan to institutter dele en stipendiat, hvis der er noget, der taler for dette i det konkrete projekt. Set i lyset af, at måltallet er 60, er det ikke meget, at kun 22 af stipendierne

8 kommer fra fakultetet. SIDE 8 AF 8 Sune understregede, at der generelt er en overmængde af talent, men en undermængde af stipendier på HUM. Afvisningsraten på fakultetsstipendierne ligger på 96 pct. Esther spurgte til om det kan lade sig gøre, at man kan få opslaget ang. fakultetsstipendier ud i august? Dette er vigtigt ifht. at få fat på de kvalificerede ansøgere fra udlandet. Opfølgning: Sune vil undersøge dette og melde tilbage. Sune takkede for et godt og konstruktivt møde.