P H D S C H O O L. Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen. Forum. Møde afholdt: 21. marts 2018 kl :00. 13b Sted: Mia Dabelsteen.

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 27. MARTS 2019 Forum Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen PHD SCHOOL Møde afholdt: 21. marts 2018 kl :00 KAREN BLIXENS PLADS 8, Sted: 13b KØBENHAVN S Referent: Mia Dabelsteen Til stede: Julie Sommerlund, Ph.d.-skoleleder og prodekan for omverdensrelationer, Sniff Andersen Nexø, Ph.d.-udvalgsformand og ph.d.-koordinator, SAXO, Mia Dabelsteen, specialkonsulent og sekretær for ph.d.-koordinatorkredsen, miad@hum.ku.dk REF: MD Laura Skouvig, INF, Pia Schwarz Lausten, ENGEROM. Afbud: Dan Zahavi, MEF, Frederik Tygstrup, IKK, Catharina Raudvere, TORS, Janus Spindler Møller, NORS. Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Meddelelser fra ph.d.-skoleleder Julie Sommerlund. 3) Øvrige meddelelser. 4) Drøftelse af Strategi Fra kl. 10:15 med deltagelse af Luise Hvidt, Specialkonsulent, Strategienheden, (Se bilag 1).

2 5) Har I nogen kursusforslag til efteråret 2018? - Ca. 11:00 (Se bilag 2). 6) Orienteringsrunde: Socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende. Noget nyt? - Ca. 11:15. 7) Integration af ph.d.-studerende på fakultetsniveau (v. Pia Schwartz Lausten) - Ca. 11:40. 8) Evt. - Ca. 11:55. SIDE 2 AF 7 Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Ad 2) Meddelelser fra ph.d.-skoleleder Julie Sommerlund: Julie meddelte følgende: HR blev samlet i sommer i HR Søndre City. Vi er siden blevet anmodet om at samle kursusadministrationen og udvalgsunderstøttelsen på ph.d.- området. Derfor overflyttes Mia Dabelsteen efter påske til HR Søndre City. Det er vores håb, at det kan give dem noget understøttelse, ekspertise og erfaring. Julie har for nyligt haft møde med ph.d.-skolelederne fra de øvrige tørre fakulteter og teamlederen af ph.d.-sektionen i HR Søndre City: Der arbejdes på at lave fælles optag til de generiske kurser og evt. på sigt nogle fælles generiske kurser. Der arbejdes også på at etablere fælles processer fx anslagstælling på ansøgningerne og i den forbindelse blev der på mødet truffet beslutning om at indføre en form for selvangivelse ligesom ved eksamen og så indføre stikprøvekontrol i stedet. Sniff foreslog, at ansøgningerne fremover bliver afleveret i pdf og word, så man kan lave et word count i Word. Julie ville tage dette videre til HR. Julie fortalte videre, at der arbejdes på at indføre en fælles praksis om at screene efter shortlist i stedet for før for at spare administrativ arbejdstid. Ph.d.-skolelederen fra JUR er dog modstander af dette. Endelig har HR foreslået, at der sker en høring af de ph.d.-studerende i forbindelse med nedsættelse af bedømmelsesudvalg sådan at praksis ændres til det, der står i bekendtgørelsen for alle ph.d.-skoler. Sniff foreslog i den henseende at høringen af den ph.d.- studerende sker samtidig i stedet for efter. Hun nævnte, at det i forvejen er en langsommelig administrativ proces og at man er nødt til at tænke i at ting skal foregå samtidig. Der er allerede nu problemer med at leve op til den afsatte tid på to måneder nu i bekendtgørelsen. Sniff påpegede, at det faglige bedømmelsesarbejde ikke må blive beskåret yderligere af administrativt arbejde. Julie ville også tage dette med videre. Næste ph.d.-vejlederuddannelse afholdes den august 2018 og næste ph.d.-introseminar afholdes den 3. september Til de frie institutstipendier er der indkommet: 136 ansøgninger på MEF, 95 på ENGEROM og 61 på NORS til fire stipendier på hvert af de tre in-

3 stitutter. Dette er betydeligt færre end ved tidligere ansøgningsrunder. Pia spurgte i den forbindelse til om det kunne være en del af forklaringen, at det nu kun er muligt at søge hvert andet år. Sniff nævnte, at ph.d.-udvalget vil tage punktet implikationer af to års cyklus op på et senere møde. Julie påpegede i den forbindelse, at der som hovedregel er der lagt op til, at det er hvert andet år og at institutterne har større valgfrihed og kan vælge at slå flere op hvis de har økonomisk råderum til det eller slå færre op hvert år. Der har været en enkelt genopretningssag siden Julie startede som ph.d.- skoleleder. Det er ikke nogen vi har ret mange af og det er blevet håndteret i god ro og orden. Det har fundet sted allerede efter første evaluering og det betyder, at vedkommende kan nå at gøre noget for at rette op. Der er deadline for indlevering af GRUS-referat pr. ¼. På alle tre institutter (ENGEROM, SAXO og INF) er GRUS blevet udsat fra marts til april og referatet vil derfor blive indsendt hurtigst muligt derefter. SIDE 3 AF 7 Ad 3) Øvrige meddelelser: Sniff fortalte, at hun har overtaget posten som ph.d.-udvalgsformand pr. 16. januar 2018 og at hun overdrager posten som ph.d.-koordinator på SAXO til Niklas Olsen pr. ¼ Hun vil også fremadrettet deltage i ph.d.-koordinatormøderne som ph.d.-udvalgsformand. Derudover meddelte Sniff følgende: Sammen med Julie har jeg set på at forenkle sagsbehandlingen af ph.d.- planerne og evalueringsrapporterne. Vi har haft en god dialog med ph.d.- sektionen i HR Søndre City om dette. Det foregår nu pr. og det går relativt hurtigt. Det er vores håb, at de ph.d.-studerende vil begynde at opleve dette som en fremgang. Ph.d.-udvalget har drøftet praksissen for at tildele og justere ETCS optjent eksternt. Vi arbejder på at etablere en ny praksis, hvor vi vil godtage ECTS fra nationale ph.d.-kurser uden justering og fortsat se nærmere på ECTS optjent i udlandet og på konferencer og justere disse i henhold til vores regler på området. Det vil blive drøftet i ph.d.-udvalget igen og herefter skal der ske en revision og forenkling af ECTS-vejledningen, så den bliver integreret i skemaet til evalueringsrapporterne. Sniff understregede, at hun gerne vil have, at ph.d.-koordinatorerne fortæller de ph.d.-studerende på deres institutter, at det er vigtigt, at de har orden i deres dokumentation. Hun oplever, at der fortsat er problemer med utilstrækkelig eller upræcis dokumentation. Et andet emne, der har været drøftet i ph.d.-udvalget er det akademiske niveau for ansøgere, der søger indskrivning på ph.d.-skolen via eksterne midler. Dette skal fortsat drøftes i udvalget. Sniff ville dog gerne have ph.d.- koordinatorerne til at orientere deres lokale forskningsstøtteteam om, at de

4 skal tjekke karakterniveauet før de begynder evt. at tilbyde rådgivning og at de i tvivlstilfælde bedes kontakte Anni Christensen i Afdeling for Strategi og Forskningsstøtte. En sidste opfordring var, at de koordinatorer, der ikke sidder i udvalget altid er velkomne til at henvende sig til udvalget, hvis der er noget, der er behov for at få drøftet i udvalget. SIDE 4 AF 7 Ad 4) Drøftelse af Strategi Fra kl. 10:15 med deltagelse af Luise Hvidt, Specialkonsulent, Strategienheden, (Se bilag 1). Luise Hvidt forklarede indledningsvist, at foråret byder på en runde, hvor institutterne kan identificere deres mål. Til efteråret skal målene så konkretiseres ifht. konkrete aktiviteter i handleplaner. Dette gælder også ifht. ph.d.-området. Angående første runde, så har institutterne fået en deadline den 16. april 2018, fakultetet har en deadline i slutningen af maj og så skal det hele være rektor i hænde i slutningen af juni. Det er også blevet drøftet på ph.d.-udvalgsmødet og vil blive behandlet af en arbejdsgruppe i dette regi. Her er der især fokus på hhv. a) Talent- og karriereudvikling og b) det psykosociale arbejdsmiljø. Dette blev også kort drøftet af ph.d.-koordinatorerne og her var der opbakning til, at dette er vigtige emner for de ph.d.-studerende. Julie vil tage dette med videre: at sætte fokus på klare karriereveje inden for universitetet, fastholde at øge fokus på andre karriereveje uden for universitetet for de ph.d.-studerende og fremme godt arbejdsmiljø under ph.d.-uddannelsen. Ad 5) Har I nogen kursusforslag til efteråret 2018? Der var ingen aktuelle kursusforslag og forslag indsendes i stedet løbende til Mia Dabelsteen. Ad 6) Orienteringsrunde: Socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende. Noget nyt? Laura, INF: Det internationale forskningsevalueringspanel fik i forbindelse med deres runde på instituttet adgang til at tale med de ph.d.-studerende og her roste panelet de ph.d.-studerende for sammenhold, niveau og måde at være ph.d.- studerende på. Det matcher også Lauras egen opfattelse af hvordan det går med gruppen, der pt. består af 7 i alt, heraf to ude. Herudover har instituttet pt. en gæsteph.d.-studerende på et Erasmus traineeship fra Italien, som skal være der et år. Laura har arrangeret work in progress seminar et år før de ph.d.-studerende skal aflevere. Her afleverer de ph.d.-studerende et centralt analytisk kapitel, indledning og metodeafsnit og det bliver så kommenteret af to interne kolleger på instituttet.

5 Det fungerer rigtig godt. Laura har også tidligere benyttet præforsvar og det fungerede også godt. Hun understreger, at det vigtigste er, at det giver de ph.d.- studerende noget. Laura gør meget ud af at vælge nogle kolleger, der kan give positiv konstruktiv kritik, der kan pege de ph.d.-studerende fremad mod at få gjort deres afhandling færdig på bedst mulige måde. SIDE 5 AF 7 Pia, ENGEROM: På ENGEROM er der pt. 6 ph.d.-studerende. Der er mange, der har forsvaret i den senere tid og der er flere, der snart skal forsvare deres afhandling. De fungerer rigtig godt sammen og skrivemøder har fungeret godt. Alle har dog en følelse af, at der mangler noget socialt miljø omkring dem noget masse. En er i England og en i Sverige. To er tættere på CIP end på os og opholder sig mest hos dem. Så pt. er der kun to ph.d.-studerende, der er på instituttet hele tiden. Derudover er der en gæste-ph.d.-studerende fra Kina, der er selvfinansieret og får vejledning på instituttet og en fra EUI med lang orlov, der skriver færdig nu. Til efteråret er der to tilbage på ENGEROM og så kommer der fire nye. Har gode erfaringer med præforsvar med ekstern opponent i DK, der afholdes 3-6 måneder før aflevering. Opponenten får tilsendt kapitler fra afhandlingen og det er virkelig godt for de ph.d.-studerende, der på denne måde får en super intensiv ekstra vejledningssession med publikum på, så de kan øve sig og blive klar til forsvaret. Det er koordinator, der arrangerer præforsvaret. Julie nævnte i denne forbindelse, at de ph.d.-studerende på MEF deltager med en præsentation af deres forskning på afdelingsmøder. Det virker godt og modvirker ensomhed, stress og usikkerhed. Pia nævnte afslutningsvist, at der er to ph.d.-studerende, der er blevet udskrevet. Hun har haft mange samtaler med begge og de har begge trukket sig. Sniff, SAXO: Vi har også haft et internationalt forskningsevalueringspanel til at tale med de ph.d.-studerende og afventer rapporten herfra. Der er sket og sker mange nye ting på SAXO: Der er kommet gang i at arrangere frokostmøder for de ph.d.- studerende og der er god stemning i blandt dem. Der er kommet ny institutleder og pr. ¼ overtager Niklas Olsen ph.d.-koordinatorposten fra Sniff. Til sommer går også Tim af som ph.d.-koordinator og herefter er funktionen som hidtil har været delt mellem to samlet på én person. GRUS vil blive afholdt af Niklas sammen med den nye institutleder og fremadrettet vil de sætte en ny dagsorden for de ph.d.- studerende og møde dem med forventninger om deltagelse i forskningsseminarer, frokostmøder mm. Sniff fortalte videre, at de ph.d.-studerende og deres vejleder på SAXO selv står for at arrangere præforsvar. Nogle afholder det som et arrangement, der er åbent for alle andre som et mindre og mere lukket arrangement. Nogle vælger at have opponenter udefra og nogle benytter interne. Det vigtige er at finde en læser, der kan give konstruktiv kritik og kan hjælpe med til at lukke af-

6 handlingen. Det fungerer rigtig fint. Sniff lovede at sende SAXO s retningslinjer for præforsvar til de øvrige koordinatorer. SIDE 6 AF 7 Ad 7) Integration af ph.d.-studerende på fakultetsniveau (v. Pia Schwartz Lausten) Pia nævnte, at forskningsevalueringspanelet havde spurgt til hvorfor der ikke var mere samarbejde for de ph.d.-studerende på tværs af fakultetet? Ph.d.-koordinatorerne drøftede dette og konkluderede, at udbuddet er godt som det er: Der bliver arrangeret kurser, karrierearrangementer, mentorprogram, introseminar mm. fra ph.d.-skolen og derudover arrangerer ph.d.-koordinatorerne seminarer, frokoster mm. på institutterne. De ph.d.-studerende har ph.d.-klubben, hvor de selv har taget en række initiativer til faglige og sociale arrangementer og derudover har de også selv mulighed for at skabe kurser og seminarer mm. enten i regi af deres institut eller i regi af ph.d.-skolen. De kan søge om midler til dette og denne mulighed bør de blive bedre til at gøre brug af. Ph.d.-koordinatorerne konkluderede yderligere, at det ville være godt hvis der fra KU blev udarbejdet et generelt fakta-ark til forskningsevalueringspanelet om vilkårene for de ph.d.-studerende som forklaring og instruktion. Panelerne havde brugt uforholdsmæssigt meget tid og energi på under deres besøg at begribe den danske konstruktion med, at de ph.d.-studerende både er studerende og ansatte. Dette er ikke sædvane i udlandet og kræver derfor lidt forhåndsforklaring. Ad 8) Evt. Laura rejste et bekymringspunkt: Velværet i ph.d.-administrationen er skidt. Hun har oplevet gentagne problemer med forskellige sager, hvor der ikke bliver givet svar, hvor der ikke følges op og hvor sagsbehandlerne svarer uhøfligt. Det har drejet sig om bedømmelsesudvalg, legalitetslæsning og et kursus, der er afviklet for nyligt. Sniff og Julie gav hende ret og sagde, at det er et kæmpe stort problem, at ph.d.- administrationen ikke fungerer endnu. Julie påpegede, at en af de store fejl er, at den fælles regelhåndbog, der blev udarbejdet af ph.d.-skolelederne forud for etableringen af centeret ikke har været anvendt og at de administrative sagsbehandlere derfor navigerer i fire forskellige regelhåndbøger. Det tager de fat på at se på nu, men det gør, at harmoniseringen kun så småt er begyndt. Der bliver set på dette med stor alvor. Julie understregede yderligere, at hvis koordinatorerne oplever sager, der kræver prompte ekspedition og ikke kan vente med svar fra HR Søndre City på ph.d.- området, så bedes de skrive direkte til Jeppe med Julie cc. Derefter vil hun tage fat i ham hvis ikke, der sker noget.

7 Det blev konkluderet, at der er behov for at udarbejde en liste over typer af hastesager, der kræver prompte håndtering. Julie og Sniff vil tage sig af at udarbejde denne. SIDE 7 AF 7 Laura foreslog også, at man kunne oprette en separat generel postkasse (fx à la phdcourses@hrsc.ku.dk), der kun vedrører ph.d.-kurser, således at disse mails hos modtagerne adskilles fra den generelle postkasse phd@hrsc.ku.dk. Mia vil tage forslaget videre til ph.d.-sektionen i HR Søndre City. Mødet sluttede kl. 11:45.