Administrationskalender

Transkript

1 Administrationskalender Friskolernes Hus 2019

2 Administrationskalender for friskoleledere, sekretærer og friskolebestyrelser 31. udgave Juni 2019 Denne administrationskalender er udarbejdet som et hjælpeværktøj til skoleledere, sekretærer samt skolebestyrelsesmedlemmer, der ønsker en samlet oversigt over størstedelen af de arbejdsopgaver og indberetningsprocedurer m.v., man i en friskoles administration vil finde i løbet af et skoleår. Kalenderen er bygget op på den administrationspraksis, der har udviklet sig de senere år, senest skoleåret 2018/19. Læsere/brugere skal derfor være opmærksom på, at Undervisningsministeriet og andre myndigheder løbende justerer og ændrer praksis, og at nærværende administrationskalender i takt dermed ændres. I kalenderen oplyser vi også hvornår der sker ændringer i lønnen inden for de forskellige overenskomster samt stigning på procentreguleringen. Administrationskalenderen er lagt ud på Friskolernes hjemmeside: hvor vi løbende opdaterer ændringer. Det anbefales at skolen udbygger kalenderen ved at tilføje lokale opgave- og ansvarsfordeling mellem skoleleder, sekretær og bestyrelse. Ud over de beskrevne opgaver skal opmærksomheden henledes på at: Arbejdspladsvurdering APV skal ajourføres mindst hvert 3. år. Undervisningsmiljøvurdering UMV skal ajourføres mindst hvert 3. år. Børnemiljøvurdering BMV for skoler tilknyttet børnehave, skal ajourføres mindst hvert 3. år. Opdages der fejl eller mangler i administrationskalenderen, er man meget velkommen til at ringe eller sende en mail til konsulent Tove Dohn. Tove Dohn Konsulent Friskolernes Hus Telefon Direkte Telefon Mail: tove@friskolerne.dk 2

3 August 1. Vedrørende elever: a) Udarbejdelse af ajourførte elevfortegnelser. Løbende Løbende b) Forsømmelsesprotokoller for såvel alm. uv, samt undervisning til "svært handicappede" udarbejdes til klasselærerne og ajourføres derefter fortløbende. c) Brugerregisteret ved Uni-C/Uni-login tjenste opdateres 2. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Hvis ikke det er sket, udarbejdes/udleveres der forud for hver normperiode en opgaveoversigten til den enkelte ansatte. b) Indmeldelse af nyansatte ledere, lærere og børnehaveklasseledere med ret til tjenestemandspension i Efterlønskassen på særligt skema via UdbetalingDanmark. c) Hvis ikke det allerede er sket, opgøres arbejdstiden for sidste skoleår. Evt. merarbejde/overtid udbetales/hensættes til afspadsering. d) Løn udarbejdes og udbetales - HUSK evt. nye beskæftigelsesgrader, undervisningstillæg samt evt. feriedifference samt feriefradrag.(se Friskoleforeningens ferievejledning). e) Friskolernes Hus afholder lønkursus i august mdr. Kurset omhandler alt løn til alt skolens personale og henvender sig til såvel nyansatte som ansatte med flere års anciennitet. og Skoleleder UU og skoleleder Primo aug. Løbende Så tidligt som muligt forud for normperioden Ved ansættelsen Ved skoleårets afslutning Løbende Så tidligt som muligt forud for normperioden. Hurtigst muligt Ultimo juli / primo august aug. Ultimo aug. DFF 19. aug. 20. aug 3. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: e) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. juni/juli. Aug. Aug. b) Den statslige fleksjobordning - Flexrefusion/Statens administration. Sidste frist for ansøgning af flexref. for 2. kvartal 2019, samt sidste frist for efterregulering vedr. Statens adm. juli/aug. 31. aug. 2. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. c) Den statslige barselsfond - barselsrefusion/statens administration. Sidste frist for ansøgning af barselsref. for 1 kvartal 2019, samt sidste frist for efterregulering vedr. 2. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. Statens adm. Apr-aug. 31. aug. OBS VEDR. LØN: Overenskomstmæssigt sker der ændringer i lønnen pr. 1. oktober og 1. april. Følg med i Dansk Friskoleforeningens nyhedsbreve vedr. ændringerne i de respektive overenskomster og foreningens løntabeller som udgives hver gang der sker en ændring i lønnen. I administrationskalenderen er de vigtigste lønændringer nævnt.

4 August Arbejdsopgave / indberetning Fastsættes af: Påbegyndes: Afsluttes: 4. Fordelings a) Eunomia: For nyansatte oprettes et ansættelsesskema i Eunomi. Lønancienniteten er særlig vigtig at fastlægge. b) For alle ansatte: Ajourføring af ansættelse samt beskæftigelsesgrad. c) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for juni/juli. mdr. Samt ansøgning om tilskud for vikartimer, som er udbetalt som over- eller merarbejde efter opgørelse af sidste normperiode. d) Fripladstilskud: Ansøgningsskema om fripladstilskud afleveres af forældrene til skolen. e) Sygeundervisning: Der kan løbende indsendes ansøgning om godkendelse af sygeundervisning og ansøgning om tilskud til sygeundervisning. f) Tilskud til sygeundervisning: Sidste frist for indsendelse af ansøgning om tilskud til sygeundervisning i perioden 1. januar til 30. juni. g) Befordring: Sidste frist for indsendelse af sager vedr. befordring af syge og invalide elever for perioden 1. januar juni.. h) Befordring af svært handikappede elever: Sdiste frist for indsendelse af bilag/dokumentation for perioden 1. jan juni. i) Dansk for tosprogede: Sidsste frist for indsendele af protokol og ledelseserklæring om anvendelse af tilskud for sidste skoleår. 5. Vedrørende afgangsprøver: For skoler som afholder afgangsprøver opfordrer vi til at man på ministeriets hjemmeside løbende holder sig ajour mht. tidsfrister mm. Check: a) Primo august - valg af prøveform i de fag, hvor der skal vælges prøveform. b) Ca: 20. aug sep. - Mundtlige sygeprøver c) Ultimo august - Orientering til elever om retningslinjer for prøver. Fordelings Fordelings Fordelings Ved ansættelsen Aug. Juli/aug Se vejledning Efter behov Løbende Se vejledning Aug. Aug. Tidligst muligt Løbende 31. aug. 15. sep. 1. sep. 1. sep. 1. sep. 1. sep. Jævnligt Jævnligt Primo aug. Primo aug. Medio aug - ca. 10. sep. Medio aug - ca. 10. sep. Ultimo aug. Ultimo aug. Egne notater:

5 September 1. Vedrørende elever: a) Miniesteriet for børn og unge: Elevtallet pr. 5. september registreres via MBU. Listerne godkendes af kommunen samt revisor. For omgængere i 0. klasse indsendes forældresamtykke. Se ministeriets tidsfrister i forbindelse med elevindberetningen. b) SPS - Specialundervisning og anden socialpædagogisk bistand(tidligere lærertimer + pæd. medhjælpetimer),søges pr. 5. september sammen med den øvrige elevindberetning. skriver et J som JA i kollonnen SPS for de elever der pr. 5. sep. modtager specialundervisning min. 12 lektioner om ugen.(derudover skal der på skolen foreligge en plan for elevens spcialundervisning samt aktuel PPR-udtalelse, der anbefaler specialundervisning). Denne indberetning er afgørende for tilskuddet i det kommende finansår. Har skolen IKKE et beregningsgrund(har skolen ikke ansøgt 5. sep. året før), kan skolen ansøge om at få tilskud med tilbagevirkende kraft. (Kontankt Vibeke Knudsen/ for informationer om ansøgningsprocedure). c) Ministeriet for børn og unge: Elevtal pr. 5. september i skolefritidsordning registreres via MBU. Se ministeriets tidsfrister i forbindelse med elevindberetningen. d) Kommunen: Eventuel indsendelse af fripladsansøgning til elevernes hjemstedskommuner opgjort som aftalt. e) Danmarks statistik og UNI-C statiestik: Elevoplysninger vedr. tilgang/afgang(årsag), elevernes faglige niveau, klasseopdeling mm. f) Danmarks statistik - SFO. Opgørelse over indskrevne SFO børn fordelt på alder, samt personalesammensætning. STUK Kommunen/ skolen DS DS 5. sept. 5. sept. 5. sept. Se DS vejledning Se DS vejledning Se ministeriets vejledning. Se ministeriets vejledning. Se ministeriets vejledning. Se DS vejledning Se DS vejledning

6 September 2. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales CHECK ny løntabel fra Dansk Friskoleforening Sep. Ultimo sep. Vedr. de forudlønnede: * NY reguleringsprocent gældende fra 1. oktober Alle løndele der reguleres med procentreguleringen reguleres efter den nye procentsats. Gælder alle ansatte. Vedr. forudlønnede pædagogisk personale: Sep Ultimo sep. * NYT - OK18. Pr. 1. oktober 2019 stiger det pedagogiske personale 2 løntrin(gælder dog ikke ansatte i den lukkede gruppe). Det hidtidige tillæg på kr ,- (i grundbeløb pr. 31. marts 2012) bortfalder. * NYT - OK18. Pr. 1. oktober 2019 tildeles afdelingsledere et årligt pensionsgivende tillæg på kr ,-(i grundbeløb pr. 31. marts 2012). Friskolernes Hus afholder kursus/workshop i lønberegningsarket for skolens ledere, bh.kl.ledere, lærere og TAP-personale. b) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. august mdr.. c) Ny ferielov - indefrysningsperiode. Pga. den nye ferielov der træder i kraft d. 1. sep. 2020, skal alle feriemidler optjent i perioden 1. sep aug indefryses. Det vil sige at feriemidler for denne periode ikke må udbetales til den ansatte. Friskolernes Hus har udarbejdet en vejledning omkring den nye ferielov, den forkortede optjeningsår og indefrysningsåret. Derudover er der 4 videoer med "konsulenterne guider" omkring samme emner. 3. Fordelings a) Eunomia: Ansøgning om vikartilskud for aug. mdr. b) Fripladstilskud til skolepenge samt SFO: sidste frist for indberetning af ansøgning om fripladstilskud til skolepenge, SFO samt opholdsstøtte for indeværende skoleår. Skoleansøgninger oprettes i Eunomia, hvorefter forældreansøgningerne indtastes og godkendes. c) Generel befordring: Sidste frist for indsendelse af skolens ledelseserklæring om anvendelse af det modtagne tilskud til generel befordirng vedr. sidste skoleår. d) Befordring til introduktionskurser og brobygningsforløb: Sidste frist for indsendelse af skolens ledelseserklæring om anvendelse af det modtagne tilskud til befordringsudgifter i forbindelse med brobyging vedr. sidste skoleår. e) To-sprogede elever: ansøgning om tilskud til støtteundervisning i dansk for to-sprogede elever for indeværende skoleår indsendes. DFF 12. sep 12. sep Sep. DFF 1. sep Fordelings Fordelings Fordelings Fordelings Fordelings Sep. Sep. Sep. Sep. Sep. Sep. Ultimo sep. Ultimo sep. 31.aug sep. 15. sep. 30. sep. 30. sep. 1. okt.

7 September 5. Vedrørende afgangsprøver: Primo september - s leder danner sig et overblik over rammer og regler for folkeskolens prøver og elever, der skal afvikle folkeskolens prøver i skoleåret, inkl. overblik over evt. funktionsnedsættelser a) Tilmelding til folkeskolens afsluttende prøver aug/sep 1. sep. som privatist til prøvetermin december/januar. b) Tilmelding af elever til prøvetermin dec/jan begynder. c) Bestilling af opgavesæt til elever med særlige behov til prøvetermin dec/jan påbegyndes. d) Tilmeldning til syge- og semesterprøve ved prøvetermin december/januar Egne notater Medio sep Medio sep Ultimo sep Check dk Check dk Primo oktober

8 Oktober 1. Vedrørende elever: a) Har skolen de sidste tre år haft mindst 13 specialundervisningselever, kan skolen bliver godkendt som profilskole. Dette kræver en vedtægtsbeslutning, og annoncering heraf på skolens hjemmeside. b) Elever i 9. og 10. klasse oprettes i optagelse.dk, og eleverne begynder arbejdet med uddannelsesplan c) Indskrivning af nye elever: afgør selv, hvilken procedure, der skal følges ved indskrivning. Man kan vælge at have indskrivning én gang om året(feks. nov-jan) eller løbende over hele året. d) Grundskoleindberetning indberettes til Statisik/Uni-C(Ressourceforbrug, personalets alder/køn samt antal elever og uv.timetal) 2. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. september mdr. SU-Styrelsen Optagelse.dk og lokal UU Okt. Fastsættes Efter skolens skøn Primo okt. 1. marts Efter skolens skøn Uni-c Sep/okt Okt. Okt. Okt. b) Den årlige lønforhandling imellem ledelsen og TR/FSL skal være afsluttet senest okt. mdr. Fastsættes 31. okt. c) Løn udarbejdes og udbetales. CHECK ny løntabel fra Dansk Friskoleforening NY reguleringsprocent gældende fra 1. oktober Alle løndele der reguleres med procentreguleringen reguleres efter den nye procentsats. Gælder alle ansatte. Vedr. bagudlønnet pædagogisk personale: * NYT - OK18. Pr. 1. oktober 2019 stiger det pedagogiske personale 2 løntrin(gælder dog ikke ansatte i den lukkede gruppe). Det hidtidige tillæg på kr ,- (i grundbeløb pr. 31. marts 2012) bortfalder. * NYT - OK18. Pr. 1. oktober 2019 tildeles afdelingsledere et årligt pensionsgivende tillæg på kr ,-(i grundbeløb pr. 31. marts 2012). Friskolernes Hus afholder kursus omkring løn under ferie, barselsregler, flexjobregler og sygefravær. 3. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for sep. mdr. b) Befordring: Ansøgning om generel befordring for indeværende skoleår. Introduktionskurser og brobygning sidste frist for ansøgning om tilskud for indeværende skoleår.. MOS Okt. Ultimo okt. MOS MOS Okt. Ultimo okt. DFF 21. nov 21. nov Fordelings Fordelings Fordelings Okt. Okt. Okt. Okt. Ultimo okt. 31. okt. 31. okt. 31. okt.

9 Oktober 4. Vedrørende skolens budget : a) Udarbejdelse og vedtagelse i skolens bestyrelse af totalbudget for det kommende finansår. Friskolernes Hus afholder budgetkursus d oktober for begyndere og d for "øvede". a. Driftsbudget b. Anlægsbudget c. Likviditetsbudget d. Budgetforudsætninger 5. Vedrørende afgangsprøver: a) Test af evt. særlige it-hjælpemidler til elever med funktionsnedsættelser b) Tilmeldning til syge- og semesterprøve ved prøvetermin december/januar c) Ændring af elevantal til syge- og semesterprøve begynder d) Meddelelse om udtræk til semesterprøver sendes til skolerne 6. Indberetning til Dansk Friskoleforening. a) Indberetning om elevtal samt skolens stamoplysninger fremsendes til Friskolerns Hus som grundlag for årsberetningen. Egne notater og DFF Fastsættes Primo oktober Ultimo sep Primo oktober Ultimo okt. September Ultimo december Primo oktober Primo oktober Se vejledning

10 November 1. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales. Nov. Ultimo nov. b) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. oktober mdr. c) Den statslige fleksjobordning - Flexrefusion/Statens administration. Sidste frist for ansøgning af flexref. for 3. kvartal 2019, samt sidste frist for efterregulering vedr. 3. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. d) Den statslige barselsfond - barselsrefusion/statens administration. Sidste frist for ansøgning af barselsref. for 2 kvartal 2019, samt sidste frist for efterregulering vedr. 3. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. 2. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for okt. mdr. 3. Vedrørende afgangsprøver: a) Frist for ændring af elevantal til syge- og semesterprøver ved prøvetermin dec/jan b) Tilmelding af antal elever og bestilling af opgavesæt, herunder til elever med særlige behov til prøverne i maj/juni begynder. c) Meddelelse om skriftlig censur sendes(syge- og semesterprøver) til skolerne. d) Opgavesæt til syge- og semesterprøver sendes fra trykkeri til skolerne. e) Dato for skolernes offentliggørelse af udtræk offentliggøres(semesterprøver) Nov. Nov. Statens adm. Okt/nov. 30. nov. Statens adm. Juli-nov. 30. nov. Nov. nov 30. nov. Medio november Medio nov Ultimo nov. Medio nov Medio november Medio nov nov. Ultimo nov nov. Egne notater

11 December 1. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales. OBS: nye skatteoplysninger for forudlønnede. Dec. Ultimo dec. b) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. november Dec. Dec. mdr. 2 Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for nov. mdr. b) Friplads: modtager tilsagnsbrev med oplysning om skolens tildelte fripladstilskud for såvel skolepenge/sfo samt redegørelse i Eunomia, til brug for redegørelse for skolens fordeling af fripladstilskud. c) Befordringstilskud: modtager generel befordringstilskud samt tilskud til brobygning. d) Dansk for tosprogede: Der foretages slutafregning for foregående skoleår og der udbetales tilskud for indeværende skoleår. Dec. Dec. Dec. Dec. 31. dec. 1. april 31 okt okt. 3. Vedrørende afgangsprøver: a) Skriftlige prøver afholdes. 3. dec. 11. dec. b) Tilmelding af elever og bestilling af opgavesæt til prøverne i maj/juni slutter nov/dec Primo dec. c) Ændring af elever og bestilling af opgavesæt til prøverne i maj/juni begynder Primo dec. Primo dec. d) Evalureingsmøde i dansk(læsning og retskrivning samt skriftlig fremstilling) Medio dec. Medio dec. e) Evalueringsmøde i fransk og matematik Medio dec. Medio dec. f) Foreløbige rettevejledninger lægges på uvm.dk dagen efter en afholdt prøve. Primo dec. Medio dec. g) Mundtlig prøveperiode begynder 16. dec. 10. jan. h) Endelige rettevejledninger med omsætningstabeller lægges på uvm.dk/fp-rette Egne notater: Medio dec. Medio dec.

12 Januar 1. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Eventuel opsigelse af lærere samt øvrigt Senest i Ansættelsespersonale m.v. bør behandles efter Primo henhold til brev og overbudgetvedtagelsen. Kontakt Friskolernes Hus januar opsigelsesvarsel. enskomst. før afskedigelser indledes. b) Løn udarbejdes og udbetales. OBS: Nyt skattekort til bagudlønnede Jan Ultimo jan. c) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. december Jan. Jan. mdr. d) Danmarks Statistik: Indberette lønstatistik vedr. det foregående år. DS Jan. 20. jan. 2. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for dec. mdr. b) Fripladstilskud: Det tildelte tilskud for såvel skolepenge, SFO samt opholdsstøtte fordeles. c) Sygeundervisning: Indsende ansøgning om tilskud til sygeundervisning i perioden 1. juli til 31. december det foregående år. d) Befordring: Sidste frist for indsendelse af sager vedr. befordring af syge og invalide elever i perioden 1/8-31/12. e) Befordring: Sidste frist for indsendelse af skolens bilagsdokumentation vedr. elever med svære handikap for perioden 1/8-31/12. Januar Januar Løbende Løbende Løbende 31. jan. 1. april 1. februar 1. feb. 1. feb. 3. Vedrørende afgangsprøver: a) Den beskikkede censor sender bedømmelsen af elevbesvarelser og elevbesvarelserne sendes i henhold til beskrivelsen i brev om dec/jan Medio jan. meddelelse om skriftlig beskikket censur b) Skriftlig censur skal være afsluttet dec/jan Medio jan. c) Mundtlig prøveperiode skal være afsluttet dec/jan 10. jan. d) Beskikkede censorer til de praktisk/mundtlige prøver udsendes Jan Feb. 4. Anmeldelse af privatister: a) Evt. anmeldelse af privatister til folkeskolens afgangs-prøver. Fremsættes til bopælskommunen (jf. 7 i Bekg. om prøver og eksamen i folkeskolen m.v.). 5. Vedrørende nye skoler a) Skoler oprettet i aug skal have udarbejdet slutmål, delmål og undervisningsplaner senest den 1. januar. Målene skal være at finde på skolens hjemmeside. Jan. Senest 1. februar Løbende 1. jan. Egne notater:

13 Februar 1. Regnskabsafslutning: a) Regnskabet fra sidst år afsluttes og fremsendes til revision. 2. s generalforsamling: a) Forberedelse til skolens generalforsamling. Er der styr på: rettidigt indkaldelse, ledelsesberetning, bestyrelsens stillingtagen, undervisningsmiljøplan, effektivitet/produktivitet. 3. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for jan. mdr. 4. Lokalaftaler: a) Beslutning om, hvorvidt der skal udarbejdes lokalaftale for kommende skoleår. // Revision (lokal forhandling) Hurtigst muligt i jan./febr. Februar Efter skolens skøn I h. t. skolens vedtægter I h. t. skolens godkendte vedtægter 29. feb. Senest 31.maj 5. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales. Feb. Ultimo feb. b) Indberette årsværk til flexjob vedr. skolens De tværminist. ansatte. (personalet ved daginstitutioner er ordninger IKKE omfattet heraf). feb-marts 1. marts c) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. januar Feb. Feb. mdr. d) Den statslige fleksjobordning - Flexrefusion/Statens administration. Sidste frist for ansøgning af flexref. for 4. kvartal 2019, samt sidste frist for efterregulering vedr. Statens adm. Jan/feb. 29. feb. 4. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. e) Den statslige barselsfond - barselsrefusion/statens administration. Sidste frist for ansøgning af barselsref. for 3. kvartal 2019, samt sidste frist for efterregulering vedr. 4. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. Statens adm. Okt-feb. 29. feb. 6. Vedrørende afgangsprøver: a) Frist for tilmelding til folkeskolens prøver som privatist til prøvetermin maj/juni. Primo feb. Primo feb. b) Meddelelse om udtræk til maj/juni prøverne sendes. medio feb feb. c) Booking til de digitale selvrettede prøver åbner. Februar d) Booking til genralprøverne/marts åbner i testogprøver.dk Februar e) Meddelelse om mundtlig censur sendes. feb. Ultimo feb. Egne notater:

14 Marts 1. Planlægning af næste skoleår: 2 a) Arbejdstidsplanlægning, fagfordeling og opgaveoversigt vedr. det kommende skoleår udarbejdes til den enkelte lærer. Friskolernes Hus arrangerer kursus heri i april/maj mdr. b) Eventuel stillingsopslag såfremt ikke alle fag og timer kan dækkes af nuværende personale. c) Evt. fremsendelse af lokalaftale vedr. arbejdstid for det kommende skoleår til godkendelse hos skolens TR/ FSL. d) PPR-udtalelserne vedr. støttekrævende elever udarbejdes, så de så vidt muligt ligger klar inden sommerferien. Udtalelserne skal bruges ved 5. sep. indberetningen, hvor der søges tilskud hjem til det kommende finansår. Tilmelding til ungdomsuddannelser a) Efter forældrenes godkendelse af tilmeldinger til ungdomsuddannelse godkender og sender UU-vejlederen tilmeldingerne fra optagelse.dk b) Elever til næste skoleårs 10. klasse hentes ved optagelse.dk 3. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales. OBS: Ny procentregulering for april mdr. - forudlønnede tilrettes ultimo marts. Check ny løntabel fra Friskoleforeningen. b) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. februar mdr. 4 s generalforsamling: a) Erklæring fra tilsynsførende til forældrekredsen (jf. Friskolelovens 9 om tilsyn). Erklæringen skal tilgå alle forældre og offentliggøres på skolens hjemmeside. 5. Vedr. Elever: a) Tilskud til personlig assistance(tidl. Praktisk medhjælp) søges ved STUK via SPS Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for feb. mdr. b) Vikarattestation for det foregående kalenderår underskrives af skolens leder, bestyrelsesformand og revisor, samt videresendes til fordelings. c) Fripladstilskud vedr. skoleåenge, SFO og opholdsstøtte: Sidste frist for indsendelse af redegørelsen for fordeling af disse midler for indeværende skoleår. Marts Ofte i samarbejde med UU 15. marts Marts Tidsnok til planlægning af arbejdstiden for det kommende skoleår. Juli - SENEST september 15. marts Ultimo marts Marts Marts jf. skolens vedtægter STUK jan 1. april Marts Marts Marts 31. marts 1. april 1. april

15 Marts 7. Vedrørende ferieplan: a) Udarbejdelse af skolens ferieplan for det følgende skoleår. Særligt for lærernes/bh.kl.ledernes vedkommende: Hvis skolen følger organisationsaftalen omkring afvikling af ferie(de sidste 20 hverdage i juli mdr., og de første 5 hverdage i august mdr), skal der inden udgangen af marts mdr. ske en varsling af ændret ferie. Dette fordi der i det forkortede optjeningsår 1. januar august 2019 kun er optjent 16,64 feriedage til afvikling i ferieåret der går fra d. 1. maj august Da der ikke er optjent flere feriedage end de 16,64 feruedage, kan der Ultimo max. planlægges 16,64 dage i denne periode. marts Friskolernes Hus anbefaler at varsle denne ændring af ferie, med 16,64 feriedage i juli mdr. Dog er det vigtigt at fylde de 16,64 feriedage op med 0,36 0-dag, således de ansatte har fri i 17 dage. Dette sker via individuelle aftaler. Friskolernes Hus udarbejder standard varslingsbreve som kan hentes fra vores hjemmeside. Læs evt. vores ferievejledning omkring den nye ferielov og/eller se "konsulenterne guider" om samme emne.. HUSK VARSLING AF ÆNDRET HOVEDFERIE ER PÅ MIN 3 MDR., 8. Vedrørende afgangsprøver: a) Generalprøve i testogprøver.dk b) Meddelese om skriftlig censur sendes Medio marts Marts Medio marts Ultimo marts Egne notater:

16 April 1. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales. OBS: Ny procentregulering for april mdr. Check ny løntabel fra Friskoleforeningen. Ikke afholdt ferie/særlige feriedage i ferieåret maj19/april 20(optjent 2018) udbetales eller aftales skriftligt overført til det kommende ferieår. April Ultimo april b) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. marts mdr. 2. Planlægning af næste skoleår: a) Arbejdstidsplanlægning, fagfordeling og opgaveoversigt vedr. det kommende skoleår udarbejdes til den enkelte lærer. Friskolernes Hus arrangerer kursus/workshop heri i april/maj mdr. 3. Indsendelse af årsregnskab: a) Årsregnskab mm indtastes og vedhæftes elektronisk til Undervisningsministeriet. 4. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for marts mdr. b) Ansættelsesregisteret: Ajourføring af ansættelseskemaerne og indtastning af løndele. c) Befordring af elever med svære handikap: Indsende ansøgning om tilskud vedr det kommende skoleår d) Friplads: Ansøgningsmateriale til friplads for det kommende skoleår videregives til alle forældre. April Efter afsluttet revision April April-maj feb/marts April April 1. maj 30. april 15. maj 1. maj August/sept ember 5. Vedr. Elever: a) Der bestilles skolekort efter de enkelte Beford.udv. April - juni Se vejl. trafikselskabers retningslinier. 6. Vedrørende afgangsprøver: a) Vær opmærksom på tidspnkter for afgivelse af Ultimo April de sidste standpunktskarakterer April b) Opgavesæt sendes fra trykkeri Medio april april c) Dato for skolernes offentliggørelse af udtræk Ultimo april Ultimo april Egne notater:

17 Maj 1. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales. HUSK evt. ferietillæg til ansatte med ret til løn under ferie. (Udbetales senest i den/de mdr. ferien afholdes). Maj Ultimo maj b) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. april mdr. c) Den statslige fleksjobordning - Flexrefusion/Statens administration. Sidste frist for ansøgning af flexref. for 1. kvartal 2020, samt sidste frist for efterregulering vedr. 1. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. d) Den statslige barselsfond - barselsrefusion/statens administration. Sidste frist for ansøgning af barselsref. for 4. kvartal 2019, samt sidste frist for efterregulering vedr. 1. kvartal GÆLDER IKKE ANSATTE I SKOLENS DAGINSTITUTION. 2. Vedrørende kommunen: a) Meddelelse til Trafikselskab eller kommunens tekniske forvaltning om eventuelle ændringer, der berører elevtransporten for det kommende skoleår. 3. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for april mdr. 4. Vedrørende materialebestilling: a) Materialer, bøger m.v. til næste skoleår bestilles. HUSK at bestille møbler, da der ofte er lang leveringstid. b) Arbejde, der skal udføres på skolen i sommerferien, aftales med håndværkere. Eventuelt indhentes tilbud på arbejdet. 5. Vedr. bestyrelsen/ledelsen a) Efter afholdelse af skolens generalforsamling, indberettes navne på evt. ny formand og ny skoleleder til og Friskolernes Hus. Hvis skolen har tegnet ledelses- og bestyrelsesansvarsforsikring, indberettes evt. ny formand og ny skoleleder. Friskolernes Hus afholder hvert år bestyrelseskursus flere steder i landet. Vi anbefaler at skolens bestyrelse jævnligt deltager på disse kurser. Maj Maj Statens adm. Apr/maj 31. maj Statens adm. Jan-maj 31. maj Kommunen eller trafikselskab Tidligst muligt Maj Snarest Løbende 31. maj Før 1. august b) Indberetning om kønssammensætningen i bestyrelsen til Ligestillingsafdelingen/ Maj Ultimo maj c) Tilsynserklæring: Indberettes digitalt for Se frist fra Maj indeværende skoleår. 6. Vedrørende afgangsprøver: a) Skriftlige prøver maj/juni 4. Maj 14. Maj b) Mundtlige prøver 27. Maj 24. Juni c) Evalueringsmøde i de forskellige fag(check hjemmeside) Medio maj Ultimo maj d) Følg Bekendtgørelse om folkeskolens prøveterminer og prøvedatoer. Maj Maj Egne notater:

18 Juni 1. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for Juni 30. Juni maj mdr. 2. Vedrørende afgangsprøver: a) Mundtlige prøveperiode 27. maj 24. juni b) Beskikkede censorer ved de praktiske prøver i madkundskab og håndværk og design samt praktiske forsøgsprøver udsendes. c) Beskikkede censorer ved mundtlige prøver i dansk, matematik, idræt, fællesprøven i fysik/kemi, biologi og geografi, fysik/kemi(fp10) og engelse, tysk og fransk samt histore, samfundsfag og kristendomskundskab udsendes. d) Karakterer fra de obligatoriske prøver i 9. klasse samt prøver i dansk, matematik og engelsk i 10. klasse skal være indberettet til karakterdatabasen. e) Følg bekendtgørelseo m folkeskolens prøveterminer og prøvedatoer 3. Vedrørende elever: a) Udskrivning og fremsendelse af flytteanmeldelse for elever, der overflyttes til andre skoler. b) Indskrivning af nyindmeldte elever pr. det nye skoleårs begyndelse. c) Opgørelse af forsømmelsesprotokoller. Afleveres fuldstændig opgjort og afstemt af klasselæreren. Skal derefter opbevares af skolelederen. d) Hvis der ønskes tilskud til skolefrugt: Ansøge om tilsagn til tilskud af skolefrugt. (Noter natur og erhvervsstyrelsens frister for tilskudsansøgningerne). 4. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Løn udarbejdes og udbetales. Vedr. forudlønnede - udregn evt. feriedifference/feriefradrag. Læs Dansk Friskoleforeningens ferievejledning. b) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. maj mdr. 5. Årsplan og tjenesteplaner: a) Udarbejde og udlevere opgaveoversigt til alle lærere/bh.kl.ledere Primo juni Medio juni Check hjemmeside Check hjemmeside Medio juni 21. juni Juni Juni Natur og erhversstyrelsen Sidste skoledag Primo juni Før 1. august Før 1. august Før 1. august Primo juni Juni Ultimo Juni Juni Juni Juni Primo juli. Egne notater

19 Juli 1. Fordelings a) Vikartilskud: Ansøgning om vikartilskud for juni mdr. 2. Vedrørende ledere, lærere og børnehaveklasseledere: a) Forud for hver normperiode udarbejdes/udleveres der en opgaveoversigten til den enkelte ansatte. b) For nyansatte udarbejdes ansættelsesbrev samt indhentes børneattest hos Det Centrale Kriminalregister. Derudover skal de der opføres i Eunomia orienteres om dataregistreringen.(blanket hentes på fordelingss hjemmeside). c) Arbejdstiden for sidste skoleår opgøres. Evt. overtid udbetales/hensættes til afspadsering. d) Løn udarbejdes og udbetales. Husk evt. feriefradrag/feriedifference. Læs Dansk Friskoleforeningens ferievejledning. Vedr. forudlønnede vær OBS på evt. ændrede bg., og årlige undervisningstimer til udmøntning af undervisningstillæg. Juli/aug Så tidligt som muligt forud for normperioden Ved ansættelsen Juli Juli Senest 31. aug. Så tidligt som muligt forud for normperioden Før tiltræden Juli/Primo aug. Ultimo Juli e) Virk.dk. Refusionsanmodning sygedom/barsel/flex/ 56 mm. vedr. juni mdr. Juli Juli/Aug Egne notater