Møde i Udvalg for digitalisering og innovation

Transkript

1 Møde i Udvalg for digitalisering og innovation Åben Dagsorden Dato: Onsdag den 7. november 2018 Tidspunkt: 17:00 Sted: Rådhuset Mødelokale 10 Furesø Kommune

2 Møde i Udvalg for digitalisering og innovation / Sagsoversigt: 1. Orientering: Meddelelser Orientering: Status på Furesø Kommunes samlede sygefravær efter 1. halvår Orientering: status på fremtidens furesoe.dk Orientering om GDPR - EU dataforordning Beslutning: Budgetopfølgning III pr. 30. september 2018 (UDI) Beslutning: Politisk lederskab af innovation i Furesø - 2. behandling Beslutning: Udkast til Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune Bilagsoversigt...21 Underskriftsside...22 Furesø Kommune 1

3 1. Orientering: Meddelelser Sagsnr.: 18/14075 Beslutningstema Formanden orienterer. Årshjulet drøftes i forhold til kommende møder. Sagsfremstilling Opdateret årshjul vedlagt. Økonomiske konsekvenser Ingen bemærkninger. Borgerinddragelse Ingen bemærkninger. Lovgrundlag Ingen bemærkninger. Det videre forløb Ingen bemærkninger. Indstilling Forvaltningen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den Formanden havde følgende meddelelser: Udvalget var repræsenteret på innovationsværksted arrangeret af center for offentlig innovation og Københavns Kommune den 3. oktober, som indspil til Furesøs kommende model for politisk lederskab af innovation. Copenhagen Robots lokal virksomhed - er inviteret til mødet for at fortælle om deres arbejde med innovative og teknologiske udviklingsprojekter, herunder droner, robotter og kunstig intelligens. Taget til efterretning. Furesø Kommune 2

4 Bilag: 1 Åben Årshjul UDI november /18 2. Orientering: Status på Furesø Kommunes samlede sygefravær efter 1. halvår 2018 Sagsnr.: 18/10876 Beslutningstema I denne sag orienteres Økonomiudvalget om status på Furesø Kommunes sygefravær efter 1. halvår Udvalget orienteres kvartalsvis om udviklingen i kommunens sygefravær. Sagsfremstilling Gennem en længerevarende fælles indsats er det lykkes at få reduceret sygefraværet i Furesø Kommune fra 5,9 pct. i I 2017 var Furesø Kommunes samlede sygefravær på 4,9 pct. svarende til 10,9 sygedage i gennemsnit pr. medarbejder. Sygefraværet efter 1. halvår 2018 ligger på 5,5 pct. Det er et markant fald i forhold til 1. kvartals 6,6 pct., men stadigvæk noget over den samme periode sidste år, hvor Furesø Kommunes fravær lå på 5,1 pct. Dog er samtlige 8 centre faldet fra 1. kvartal til 2. kvartal i år. Et fravær på 5,5 pct. svarer til, at hver medarbejder vil have 12,2 sygedage pr. år i gennemsnit Der er højst sygefravær i Center for Social og Sundhed (6,2 pct.) og Center for Dagtilbud og Skole (6,1 pct.), som samtidig omfatter over halvdelen af kommunens medarbejdere. Også Jobcentret ligger med 5,4 pct. over det fælles strategiske mål på 4,5 pct. Til sammenligning lykkedes det i 2015 at reducere sygefraværet i Furesø Kommune til 4,8 pct. mod 5,9 i Nedenfor ses en oversigt over, hvordan sygefraværet fordeler sig på centerniveau. I de første to kolonner er kvartalerne isoleret, mens de i tredje kolonne er summeret op. Sygefravær 2018 Første kvartal Sygefravær 1/1-31/ * Andet kvartal Sygefravær Første halvår Sygefravær 1/4 30/ /1-30/ % % % Furesø Kommune 6,6 4,4 5,5 Center for Økonomi og Ressourcer 5,4 2,0 3,5 Center for Dagtilbud og Skole 7,3 4,9 6,1 Center for Social og Sundhed 7,7 4,9 6,2 Jobcenter Furesø 5,9 4,8 5,4 Furesø Kommune 3

5 Center for By og Miljø 5,8 3,3 3,9 Center for Børn og Voksne 5,4 3,4 4,4 Center for Borgerservice, Kultur og Erhverv 4,3 2,3 3,9 Center for Kommunale Ejendomme og Anlæg 3,2 2,3 2,4 * Organisationsændring med nye centre pr. 1. april Tallene for 1. kvt blev dermed trukket ud fra den gamle organisationsstruktur. Der foreligger endnu ikke officielle sygefraværstal for kommunerne for Men en uofficiel rundspørge blandt Furesøs omegnskommuner viser de samme tendenser, nemlig at fraværet har været stigende i 1. kvartal 2018, og at den generelle stigning tilskrives influenzaepidemi. Der er allerede rigtig mange systematiske og strategiske tiltag i gang i Furesø Kommune, som har til formål at følge sygefraværet tæt: Der er fastlagt sygefraværsretningslinjer som betyder, at sygemeldte medarbejdere ringes op på 3. sygedag, indkaldes til sygefraværssamtale senest på 10. sygedag og ved 5 fraværsperioder inden for det seneste år. Fraværsoplysninger er vedhæftet alle lønsedler (sygefravær, barns sygedage, barsel mv.). Derudover modtager alle ledere hvert kvartal sygefraværsrapport direkte i mailbakken, hvori kommunens samlede sygefravær samt sygefraværet i de enkelte afdelinger fremgår. Overstiger sygefraværet 6 pct. i et kvartal, er lederne forpligtet til at beramme et møde med nærmeste leder om tiltag til at nedbringe sygefraværet. Overstiger sygefraværet 6 pct. i mere end ét kvartal i træk forpligtes lederne til at inddrage tillidsrepræsentant (TR) og arbejdsmiljørepræsentant (AMR). Der er tilbud om sparring, coaching af ledere, team og medarbejdere via fastholdelseskonsulent. Medarbejdere kan anonymt få coachingsamtaler både forebyggende og ved sygdom. Ligeledes yder Center for Økonomi og Ressourcer løbende sparring til lederne. Efter første kvartal i 2018 er følgende indsatser iværksat: Der er nedsat en taskforce som har til formål at arbejde med nærværet i Furesø Kommune. Taskforcen, som ledes af kommunes personalechef, er aktivt opsøgende via centercheferne og understøtter lederne med at nedbringe fraværet, hvor det ligger (for) højt samt formidle de gode historier, hvor det lykkes at øge nærværet og fastholde en høj social kapital på arbejdspladsen. Til hjælp og inspiration til lederne har taskforcen udarbejdet et idékatalog til måder, hvorpå arbejdet med sygefraværet kan italesættes og initieres. Taskforcen besøgte i løbet af 2. kvartal 10 afdelinger med højt sygefravær, og drøftede planer for øget nærvær, herunder hvilke tiltag og indsatser, der ville være relevante at iværksætte i samarbejde med TR og AMR. Efter andet kvartal i 2018 er følgende indsatser iværksat: Taskforcen har kigget ned i sygefraværstallene, og har i tæt dialog og sparring med Direktionen udvalgt yderligere 12 afdelinger, der er blevet tilbudt sparring i løbet af 3. kvartal. Derudover er der blevet afholdt 3 fællesmøder. Vedhæftede bilag CDS nærværsindsatser viser i punktform alle de områder, som lederne på hhv. skoler, FFOer Furesø Kommune 4

6 og dagtilbud er opmærksomme på i deres arbejde med nærværet. De enkelte afdelinger, som er inviteret til dialogmøde, er udvalgt på baggrund af antal medarbejdere, historik, omfanget af sygefraværet, samt udviklingen af fraværets størrelse mellem 1. og 2. kvartal. Taskforcen samler op på dialogerne og sikrer, at der tages konkret ledelsesmæssig hånd om udfordringerne på de enkelte arbejdspladser, og at de gode historier bliver bredt ud. HovedMED har sat sig i spidsen for, at der i hele MED-systemet aktivt arbejdes med at øge nærværet på tværs af kommunens arbejdspladser. Konkret har HovedMED deltaget i sygesfraværsdialoger på samtlige CenterMED. Forvaltningen vil i november invitere til en tværgående styringsdialog i ØU. Her vil der være lejlighed til at drøfte og videndele om de igangsatte initiativer og fokusere det fremadrettede arbejde for at nedbringe sygefraværet. Afgørende for forankringen af en sygefraværsindsats og den gode udvikling er, at lederne følger medarbejdernes fravær tæt. Og der er allerede ledelsesmæssigt stort fokus på nærværet alle steder i kommunen. Mange steder er der allerede gjort en stor indsats for at nedbringe sygefraværet, og flere steder med stor succes. Denne viden skal deles, så vi kan udbrede de gode erfaringer. På dagtilbudsområdet er området i Syd-Vest et godt eksempel på, at fraværet kan nedbringes markant. Syd-Vest har et sygefravær, der ligger markant lavere end de øvrige områdeinstitutioner, og de har delt deres gode erfaringer på ledermøder og kommunes intranet. Se bilaget Nærværshistorie SV, som er vedlagt sagen. Et af de konkrete tiltag, der er kommet ud af nærværsdialogerne på tværs i organisationen og i MED-systemet, er Jobcentret, som vil forsøge sig med en model, som giver medarbejderne mulighed for på skift at holde flexfri hver anden fredag. Forsøget indebærer, at arbejdstiden fordeles på øvrige dage i to-ugers-perioden, så Jobcenteret er bemandet alle dage. I andre centre er der et ønske om, at kunne flexe ud for at lave motion. Dette vil give medarbejderne en oplevelse af større mulighed for egen tilrettelæggelse af arbejdstiden, og samtidig give disse en mulighed for en lettere vej til en sundere livsstil. Herudover er der generelt fokus på, hvordan vi hurtigt og bedst kan få medarbejderne tilbage efter sygemeldinger. Her er samarbejde på tværs af enheder og centre om at give sygemeldte medarbejdere mulighed for at komme hurtigere tilbage til andre funktioner i opstarten. Det handler om at tænke fleksibelt og forsøge at fastholdelse medarbejderens kontakt med Furesø Kommune som arbejdsplads. Økonomiske konsekvenser Der er i samarbejde med HovedMED aftalt at anvende nogle af de afsatte midler til kompetenceudvikling til at følge op på Medarbejderundersøgelsen fra efteråret 2017, styrke arbejdsmiljøet og målrette arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Borgerinddragelse Ingen bemærkninger. Lovgrundlag Styrelsesloven og loven om arbejdsmiljø. Furesø Kommune 5

7 Det videre forløb Den kvartalsvise opfølgning på sygefraværet er forankret i Chefgruppen, og der følges tæt og direkte op herpå. Forvaltningen lægger op til, at der i efteråret 2018 afholdes en styringsdialog om nedbringelse af sygefravær og fastholdelse af Furesø Kommune som attraktiv arbejdsplads. Økonomiudvalget vil få en status på sygefraværet for de første tre kvartaler af 2018 på mødet i november, hvor også den ovenstående omtalte styringsdialog, vil blive afholdt. Herudover vil byrådet jf. arbejdsprogrammet blive orienteret mindst en gang årligt om arbejdet med strategiske HR-indsatser og resultater i forhold til sygefravær, trivsel, god ledelse og kompetenceudvikling, herunder særlige indsatser vedtaget af HovedMED. Næste orientering vil ske primo 2019, hvor også fagudvalg vil blive orienteret om arbejdet hermed. Indstilling Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den Taget til efterretning og sendes til orientering i fagudvalgene. Afbud: Gustav Juul Beslutning i Udvalg for beskæftigelse og erhverv den Taget til efterretning. Beslutning i Udvalg for sociale forhold, sundhed og et godt seniorliv den Orienteringen taget til efterretning. Beslutning i Udvalg for skole og ungdomsuddannelse den Taget til efterretning. Beslutning i Udvalg for kultur, fritid og idræt den Taget til efterretning. Beslutning i Udvalg for dagtilbud og familier den Taget til efterretning. Beslutning i Udvalg for byudvikling og bolig den Taget til efterretning. Beslutning i Udvalg for natur, miljø og grøn omstilling den Taget til efterretning. Furesø Kommune 6

8 Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den Taget til efterretning. Bilag: 1 Åben Fravær første halvår 2018 pr. afdeling med medarbejderantal.pdf 82037/18 2 Åben CDS nærværsindsatser /18 3 Åben Nærværshistorie SV /18 4 Åben Fravær for alle ansatte pr. kvartal 2017 og ØU sep xlsx /18 3. Orientering: status på fremtidens furesoe.dk Sagsnr.: 18/17106 Beslutningstema Udvalget orienteres om status på fremtidens furesoe.dk udviklingen af Furesø Kommunes nye hjemmeside, herunder den konkrete borgerinddragelse og designmæssige prioriteringer. Sagsfremstilling Forvaltningen gav senest en status til udvalget i forbindelse med afrapportering på arbejdsprogrammet i august. Projektet er nu kommet skridtet videre i forbindelse med afklaring af rammerne for projektet, hvilket betyder at udvalget får en ny status. Afklaringsfase: Furesø Kommune har i august og september arbejdet med at afklare koncept, målgrupper, struktur og design for den nye hjemmeside. Det er sket via 3 workshops med medarbejdere fra Furesø Kommune, chefgruppedrøftelse og en åben brugerundersøgelse for brugere af furesoe.dk. Dette input skal sikre, at leverandøren har en solid forståelse af prioriteringerne i Furesø Kommune som forberedelse til den tekniske udvikling. Afklaringsfasen afsluttes i slutningen af november. Borgerinddragelse: At skabe en mere tilgængelig hjemmeside er ikke kun gjort ved at rydde op i indholdet, den skal bygges op om et udefra og ind-perspektiv, hvor vi sætter borgernes behov i centrum. Derfor tester vi løbende elementer af den nye hjemmeside via onlineplatformen Citizenlab, hvor alle interesserede kan deltage. Platformen inddrages i arbejdet fra november. Udviklingen af den nye hjemmeside involverer også en borgerfølgegruppe på personer. Gruppen sammensættes så vidt muligt af borgere samt repræsentanter fra handicapråd, seniorråd, ungeråd, foreninger og virksomheder og mødes som udgangspunkt til to-tre workshops, hvor vi udvikler på idéer om emner som fx digital borgerinddragelse. Designmæssige pejlemærker for den nye hjemmeside: Det nye furesoe.dk er et offentligt informations- og servicesite, hvor primært eksisterende og potentielle borgere og Furesø Kommune 7

9 erhvervsdrivende let finder information om kommunen, kommunens tilbud, deltagelse i både fritidslivet og demokratiet og adgang til selvbetjening. Det er derfor prioriteret: at designet skal afspejle, at Furesø Kommune er i øjenhøjde med sine borgere og er en kommune, der vægter borgerinddragelse højt at designet i sin stil, tone og udtryk er imødekommende og tilgængeligt for alle målgrupper at designet afspejler Furesø Kommunes værdier og er genkendeligt. Der er desuden udvalgt en række værdier, der skal karakterisere et kommende furesoe.dk: Primære værdier (skal følges): Fællesskab, Overblik, Intuitiv, Handlingsinitierende Sekundære værdier (bør følges): Autentisk, Troværdig, Tilgængelig Tertiære værdier (kan følges): Billedrig, visuel Se også bilag, hvor de designmæssige valg er konkretiseret, og hvor værdierne beskrives nærmere. Det er forventningen, at kommunen primo 2019 kan lancere et nyt furesoe.dk Økonomiske konsekvenser Byrådet har med anlægsbudgettet for 2018 afsat 1,2 mio. kr. i 2018 og 0,3 mio. kr. i Dette beløb dækker både udviklingen af ny hjemmeside samt nyt intranet for forvaltningen. Det er forventningen, at projektet holder sig inden for de afsatte midler. Borgerinddragelse Se beskrivelse i sagsfremstillingen. Lovgrundlag Loven om tilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer, WCAG 2.1 Databeskyttelsesforordningen Det videre forløb Ingen bemærkninger. Indstilling Det indstilles, at udvalget for digitalisering og innovation tager orienteringen til efterretning Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den Taget til efterretning. Udvalget vil gerne deltage i kommende workshop om digital politikerinddragelse. Furesø Kommune 8

10 Bilag: 1 Åben Furesø designbrief /18 4. Orientering om GDPR - EU dataforordning Sagsnr.: 18/4270 Beslutningstema Udvalget orienteres om status på implementeringen af dataforordning fra EU (GDPR - general data protection regulation), der trådte i kraft den 25. maj Sagsfremstilling EU har i 2015/2016 taget initiativ til en ny fælles dataforordning, der er gældende for samtlige EU`s medlemslande. Den nye dataforordning er en overbygning på de enkelte landes nationale bestemmelser omkring sikkerhed vedr. persondata. Nedenfor er angivet status for implementering af dataforordningen (GDPR) i Furesø kommune, og der kan blandt andet nævnes at: Furesø Kommune har sammen med kommunerne i IT-Forsyningens samarbejdet fået ansat en DPO (databeskyttelsesrådgiver) per den 1. september Der er pt indgået og underskrevet ca. 70 databehandler aftaler, og forvaltningen er i gang med at sagsbehandle yderligere ca. 50 databehandleraftaler. Der er udarbejdet 16 fortegnelser (KL projekt) som dækker kommunens behandlingsaktiviteter på de væsentligste områder i kommunen. Alle kommunens IT-systemer er registreret i en fortegnelse/oversigt sammen med databehandleraftalerne. Furesø Kommune er i gang med at udrulle Acadre til skole-dagtilbudsområdet, hvilket sætter skole-dagtilbudsområdet i stand til at gemme borgernes data sikkert. Kommunen er i gang med at sikre alle kommunens borger pc mod keyloggere, så det ikke er muligt at registrere input fra tidligere brugere af en borger pc, ligesom der anskaffes kabinetter, der sikrer mod at der indsættes f.eks. USB stik. Furesø Kommune er i gang med at registrere alle vores mobile enheder i et MDM system (Mobile Device Management), der sætter forvaltningen i stand til f.eks. at slette data på enheden, hvis den mistes. Furesø Kommune 9

11 Forvaltningen er i gang med at indkøbe et program (Learning Management System) der sætter os i stand til at målrette Awareness kampagner til udvalgte målgrupper og/eller alle ansatte efter behov. Der er udarbejdet et antal vejledninger omkring f.eks. Samtykke, den registreredes rettigheder mv. Center for økonomi og ressourcer/it-og digitaliseringsafdelingen har vejledt alle afdelinger/centre, der har haft behov for dette. IT- og digitaliseringsafdelingen har fået implementeret og afprøvet kommunens 72 timers beredskab for anmeldelse af sikkerhedsbrud til Datatilsynet. Udover ovenstående tilbyder IT- og digitaliseringsafdelingen at stille op i de enkelte afdelinger/centre, når der er behov for yderligere information om området. IT- og digitaliseringsafdelingen vil desuden løbende opdatere og forbedre fortegnelserne, der angiver behandlingsaktiviteterne i de enkelte afdelinger/centre. Sammen med kommunens fagcentre vil IT- og digitaliseringsafdelingen tage initiativ til at udarbejde oversigt og risikovurdering af alle de behandlingsaktiviteter, der udføres i kommunen. IT-og digitaliseringsafdelingen vil sammen med fagcentrene løbende vurdere indsatsen på området og tilpasse indsatsen så kommunen bedst muligt efterlever forordningens bestemmelser, og fokusere på de områder hvor indsatsen giver den største effekt. Uanset forvaltningen har nået mange områder og er i gang med flere tiltag skal det også pointeres, at kommunen ikke er helt i mål med GDPR forordningen, men prioriterer områder først, hvor der er størst effekt. Økonomiske konsekvenser IT- og digitaliseringsafdelingen vil indenfor det nuværende budget 2018 afholde udgifterne til de ovenfor nævnte områder, hvor der i dag ikke findes et system til f.eks. LMS og MDM. Udover dette forventes ingen yderligere udgifter. Borgerinddragelse Der forventes ingen borgerinddragelse Lovgrundlag EU s persondataforordning. Det videre forløb Forvaltningen vil medio 2019 forelægge udvalget en ny status for implementeringen af forordningen. Indstilling Forvaltningen indstiller, at orienteringen tages til efterretning Furesø Kommune 10

12 Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den Taget til efterretning. 5. Beslutning: Budgetopfølgning III pr. 30. september 2018 (UDI) Sagsnr.: 18/2919 Beslutningstema Udvalg for digitalisering og innovation skal godkende budgetopfølgning III pr. 30. september 2018 på udvalgets område og videresende den til endelig godkendelse i Økonomiudvalget og Byrådet. Sagsfremstilling Ifølge Furesø Kommunes Principper for økonomistyring skal der udarbejdes tre budgetopfølgninger i årets løb. Årets anden budgetopfølgning er udarbejdet på baggrund af forbruget pr. 30. september 2018, erfaringer fra regnskab 2017 og udviklingen i aktiviteter og andre forudsætninger, som danner grundlag for det forventede regnskab Drift Udvalg for digitalisering og innovation har et samlet korrigeret udgiftsbudget på 43,8 mio. kr. og et indtægtsbudget på 0,7 mio. kr., svarende til 43,1 mio. kr. (netto), jf. bilag 1. Det korrigerede budget dækker bl.a. over, at der med overførselssagen i marts måned blev overført 5,8 mio. kr. til udvalgets budget. Ved budgetopfølgning II pr. 30. juni 2018 blev udvalgets budget reduceret med 2,6 mio. kr. til puljen til uforudsete udgifter under Økonomiudvalget. Dette skyldtes primært, at initiativer er udskudt og, at der er fundet alternative digitale løsninger i forhold til oprindeligt forudsat. Ved denne budgetopfølgning reduceres udvalgets budget med yderligere 0,5 mio. kr. til puljen for uforudsete udgifter under Økonomiudvalget. Dette dækker over et forventet mindreforbrug inden for udvalgets område jf. bilag 4. Mindreforbruget skyldes, at der i 2018 ikke har været behov for anvendelse af pulje til diverse IT-systemer, samt oprydning i kommunens abonnement til TDC, hvilket har medført færre udgifter til telefoni. Eventuelt mindreforbrug vedr. digitalisering (tidligere anlæg) vil blive søgt overført til 2019 ved behandling af overførselssagen i marts Udvalg for digitalisering og innovations forventede regnskab er på 42,6 mio. kr. (netto). Der forventes balance mellem budget og regnskab efter omplaceringer og tillægsbevillinger jf. sagens bilag 4. Furesø Kommune 11

13 Som bilag 1 er vedlagt en samlet økonomirapport for udvalgets område. Bilag 2 indeholder en status på udmøntning af budget Bilag 3 indeholder Anlægsoversigten Bilag 4 indeholder omplaceringer indenfor udvalgets område og tillægsbevilling mellem Udvalg for digitalisering og Innovation og Økonomiudvalget. Anlæg Det samlede korrigerede anlægsbudget på Udvalget for digitalisering og innovations område udgør i alt 3,2 mio. kr. og består af tre projekter Teknologiinvestering i IT-Forsyning, Implementering af AULA og Bedre borgerdialog ny hjemmeside. Det forventes, at budgettet nedjusteres med 0,2 mio. kr. i 2018, idet der er forskydninger i forhold til den oprindelige disponering af midler til implementering af AULA. I bilag 3 fremgår en mere detaljeret oversigt over udvalgets anlæg. Udmøntning af budget 2018 på drift og anlæg Status på de initiativer, der med budget er igangsat på driften, fremgår af bilag 2. En status på de anlægsinitiativer, der er politisk vedtagne i budget , fremgår af anlægsoversigten i sagens bilag 3. Økonomiske konsekvenser Forvaltningen anbefaler, at det forventede mindreforbrug på driftsbudgettet på 0,5 mio. kr. overføres til puljen for uforudsete udgifter under Økonomiudvalget, samt at budgettet på anlægsområdet nedjusteres med 0,2 mio. kr. Borgerinddragelse Der er ingen borgerinddragelse eller høring i forbindelse med budgetopfølgningen. Lovgrundlag Furesø Kommunes Principper for økonomistyring. Det videre forløb Udvalg for digitalisering og innovations indstilling vil indgå i en samlet indstilling fra alle fagudvalgene til Økonomiudvalgets møde den 21. november Efterfølgende sendes sagen til behandling i Byrådet den 28. november De budgetansvarlige orienteres, når Byrådets beslutning foreligger. Indstilling Forvaltningen indstiller, at Udvalg for digitalisering og innovation over for Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at udvalget godkender, Furesø Kommune 12

14 at det forventede mindreforbrug på 0,5 mio. kr. på driften tilføres puljen til uforudsete udgifter under Økonomiudvalget udgiftsbudgettet på anlægsområdet nedjusteres med 0,2 mio. kr. Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den Anbefalet. Bilag: 1 Åben Bilag 1 - Økonomirapport pr (UDI) /18 2 Åben Bilag 3 - Anlægsoversigt UDI /18 3 Åben Bilag 4 - Omplaceringer BO III 2018 (UDI) /18 6. Beslutning: Politisk lederskab af innovation i Furesø - 2. behandling Sagsnr.: 18/14259 Beslutningstema Udvalget for digitalisering og innovation 2. behandler i denne sag oplæg til en model for politisk lederskab af innovation i Furesø. Udvalget skal drøfte og beslutte, om udvalget kan anbefale Økonomiudvalget og byrådet at godkende modellen. Sagsfremstilling Udvalget for digitalisering og innovation 1. behandlede i september modellen for politisk lederskab af innovation i Furesø. Efterfølgende har formanden for udvalget for digitalisering og innovation præsenteret og drøftet oplægget til modellen med de øvrige udvalg og fået deres tilbagemeldinger herpå. Endvidere indgik modellen som case på COI (Center for Offentlig Innovation) s innovationsværksted onsdag den 3. oktober, hvor politikere og medarbejdere fra kommuner og regioner deltog. Her blev Furesøs innovationsmodel trykprøvet i forhold til det brede politiske ejerskab, samspil og inddragelse samt den konkrete operationalisering af modellens tre spor. De tre spor indebærer igennem modellen at arbejde systematisk med: 1. Understøttelse af en innovativ kultur og tænkning i kommunen 2. Udarbejdelse af en systematisk proces for definition og udvælgelse af udfordringer i kommunen, som der med fordel kan iværksættes en innovativ proces omkring. 3. En løbende opsamling, udvikling og spredning innovative ideer og/eller projekter på tværs af kommunen (herunder det som i modellen betegnes som hverdagsinnovation). Tilbagemeldinger fra fagudvalgene Tilbagemeldingen på innovationsmodellen har været overvejende positiv. Konkret er der fra fagudvalgene blevet udtrykt ønske om følgende justeringer/præciseringer: Furesø Kommune 13

15 Tydeliggør borgerinddragelsesaspektet, herunder samspillet med Furesømodellen for borgerinddragelse. Modellen skal afspejle - og anerkende den hverdagsinnovation, der allerede finder sted i fagudvalgene. Det skal tydeliggøres i modellen, hvilket ansvar der ligger i politikerrollen, og hvor det politiske ansvar særligt gør sig gældende. Konkret bør de fem innovationsfaser illustreres som et redskab/bilag til modellen Tilbagemeldingerne er nu indarbejdet i den vedlagte version af modellen (se bilag). De primære ændringer er foretaget i afsnittet Innovationsmodellen - Politikerdreven innovation i Furesø. Herudover er der udarbejdet en illustration af innovationsprocessen, som indgår i modellens appendiks. Modellen overdrages efter Udvalget for digitalisering og innovations godkendelse til de politiske udvalg, som kan vælge at bruge den i deres videre arbejde. Idéer og anbefalinger fra det åbne innovationsværksted, Center for Offentlig Innovation Udvalget for digitalisering og innovation havde den 3. oktober oplægget med modellen for politisk lederskab af innovation på åbent værksted. Her kom der er en række idéer til kvalificering og implementering. De vigtigste input udvalget for digitalisering og innovation tog med sig fra det åbne værksted var følgende: Tydeliggør, at det politiske lederskab af innovation handler om at sætte sig i spidsen for prioriteringer og skabe råderum samt at være risikovillige. Konkretiser politikernes rolle ift. at sætte retning og sætte fokus på udfordringer fremfor konkrete løsninger Furesø byråd kunne tage initiativ til et sprint-forløb, hvor man fx med udgangspunkt i arbejdsprogrammet i gangsætter en skarpt tidsafgrænset innovationsproces (fx 100 dage), hvor politikere og embedsværk arbejder tæt sammen ift. at udvælge, udforske og idéudvikle tre udfordringer og undervejs inddrage relevante interessenter borgere, medarbejdere, erhvervsliv, frivillige og lignende. Fra politisk hold at fokusere på vedholdenhed, nysgerrighed, løbende feedback samt ejerskab gennem deltagelse. Økonomiske konsekvenser Evt. udgifter afholdes inden for rammerne af de enkelte fagudvalg Borgerinddragelse Borgerinddragelsesaspektet er præciseret i den reviderede version af innovationsmodellen. De konkrete metoder for borgerinddragelse, herunder anvendelse af Furesømodellen for borgerinddragelse besluttes fra sag til sag. Lovgrundlag Byrådets arbejdsprogram. Det videre forløb Modellen udgør en del af grundlaget for, hvordan der på tværs af fagudvalgene kan arbejdes videre med det politiske lederskab af innovation i Furesø - herunder byrådets videre implementering af arbejdsprogrammet. Næste skridt er, at Udvalget for digitalisering og Furesø Kommune 14

16 innovation i samarbejde med forvaltningen operationaliserer de tre spor, som modellen lægger op til. Indstilling Forvaltningen indstiller, at udvalget drøfter og anbefaler modellen med de indarbejdede justeringer overfor Økonomiudvalget og byrådet. Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den Anbefalet med den bemærkning, at der skal skabes rammer og plads til innovation. Bilag: 1 Åben Innovationsmodel 2 udgave /18 7. Beslutning: Udkast til Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune Sagsnr.: 18/13734 Beslutningstema Udvalget skal drøfte og kommentere udkast til Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune Politikken sendes sideløbende i høring i alle fagudvalg, Seniorrådet og Handicaprådet. Sagsfremstilling Udvalget præsenteres her for første udkast til en overordnet, visionær politik for forebyggelses- og sundhedsfremmearbejdet i Furesø Kommune i indeværende Byrådsperiode, jf. bilag 1. Selve politikken skal fungere som en paraply for de underliggende konkrete indsatsplaner, der i de kommende år skal udarbejdes i et tæt samarbejde på tværs af organisationen og i et tæt samarbejde med borgerne. Udvalg for sociale forhold, sundhed og et godt seniorliv har prioriteret tre temaer, der danner udgangspunkt for de første konkrete indsatsplaner: 1. Tema for børn og unge 2. Tema - ulighed i sundhed og tidlig indsats 3. Tema - kronisk syge borgere og psykisk syge borgere. Desuden er det besluttet at arbejde fortløbende med strukturel forebyggelse, uanset tema. På nuværende tidspunkt sendes politikudkastet i høring hos Handicap- og Seniorråd, i de kommende år bliver borgerinddragelsen foldet bredt ud i relation til de tre temaer. Se bilag 2. Furesø Kommune 15

17 Data fra Sundhedsprofil 2017 har været præsenteret i en række politiske udvalg og medarbejder- og lederfora i forår og sommer De afledte drøftelser afspejler sig i den politiske prioritering af såvel overordnede temaer, men også i ønsker til mere konkret fokusering undervejs i arbejdet med indsatsplanerne. Konkret er der nedsat en tværgående arbejdsgruppe i forvaltningen, der afdækker de aktiviteter, der er mest potentiale i. Aktuelt arbejdes med afdækning af aktiviteter i relation til tema 1. Baggrund Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune skal betragtes som en overordnet, visionær politik i relation til håndtering af delelementer fra Fortsat Fremgang for Furesø politisk arbejdsprogram for pkt Sammenhængende indsats på sundhedsområdet, samt håndtering af sundhedsdata for borgerne fra Sundhedsprofil for Region Hovedstaden og Kommuner Arbejdet med følgende indsatser fra pkt. 2.5 i arbejdsprogrammet kan med fordel relateres til en overordnet forebyggelses- og sundhedsfremmepolitik: Styrket forebyggelsesindsats i forhold til kroniske sygdomme forårsaget af levevilkår, med fokus på at forebygge den sociale ulighed på området Aktiv anvendelse af Sundhedsstyrelsens 11 forebyggelsespakker Øge samarbejdet med sundhedsområdet omkring forebyggelse af livsstilssygdomme og mistrivsel (tværkommunalt samarbejde, samarbejde med praksis, region mv.) Samarbejde med patientforeninger og andre foreninger på området. Sundhedsprofil for Region Hovedstaden og kommuner 2017 afdækker de aktuelle sundhedsudfordringer, blandt andet hos borgerne i Furesø Kommune. Særligt ses de unge borgere i Furesø Kommune, år, at have sundhedsrelaterede udfordringer på flere parametre; antallet af dagligrygere stiger, stressniveauet øges og så er det for første gang afdækket, at denne aldersgruppe er bekymrende inaktive i mange af dagens timer, i højere grad end den gennemsnitlige voksne befolkning er det. Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune skal jf. arbejdsprogrammet have et tværgående sigte med involvering af alle fagudvalg og forvaltningsområder, ikke mindst i arbejdet med implementering af underliggende temaer med konkrete målsætninger. Det er endvidere væsentligt at samtænke sociale indsatser med sundhedsindsatserne. De kommende indsatsbeskrivelser vil have et målrettet perspektiv på at arbejde for social lighed i sundhed, fx gennem det at differentiere tilbud, så borgere med størst behov får nem adgang. Procesplan Udvalg for sociale forhold, sundhed og et godt seniorliv har som resultat af styringsdialogen den 4. september 2018 besluttet en procesplan for det videre arbejde med en forebyggelsesog sundhedsfremmepolitik i Furesø Kommune. Udvalget har peget på de tre tidligere nævnte Furesø Kommune 16

18 temaer, med handleplansspor der foldes ud i de kommende år i et tværgående samarbejde, jf. bilag 2: Tema for børn og unge (1. halvår 2019) Der foreslås gennemført en borgerinddragelse med relevante samråd, bestyrelser, fælles elevråd, ungeråd m.fl. i 1. halvår 2019, der skal munde ud i en konkret indsatsplan, som forelægges politisk i juni Nedenstående temaer er der i forlængelse af styringsdialog 4. september 2018 peget på: Fremme af trivsel/fokus på ensomhed Forebygge rygning røgfri skoletid Forhindre stillesiddende adfærd. Digital strategi i skoler/ffo Motivationsarbejde Forebygge misbrug Forebygge overvægt Digital strategi (mobil og tablet), Sunde rammer (rygning, bevægelse, kost). Til nedenstående to temaer, foreslås der gennemført en borgerinddragelse i 1. halvår 2019 med relevante samråd, bestyrelser, Handicapråd, Seniorråd m.fl., der skal munde ud i en konkret indsatsplan, som forelægges politisk i juni Nedenstående temaer er der i forlængelse af styringsdialog 4. september 2018 peget på: Tema - ulighed i sundhed og tidlig indsats (2. halvår 2019) Forebygge at mistrivsel og sygdom i højere grad rammer de dårligst stillede. Identificering af de mest sårbare borgere/ familier Samarbejde om en samlet og tværgående indsats. Ensomhed Ældre, enlige mænd Rygeforebyggelse og forebyggelse af misbrug Sunde rammer (rygning, bevægelse, kost). Tema - kronisk syge borgere og psykisk syge borgere (2020) Udvikle målgruppetilbud i samarbejde med civilsamfundet Fremme af trivsel/fokus på ensomhed Arbejde med motivation fx i relation til rygestop/rygeforebyggelse Sunde rammer (rygning, bevægelse, kost). Temaerne rækker i nogle tilfælde ind over hinanden. Tema ulighed i sundhed og tidlig indsats, vil i det relevante målgruppespecifikke omfang blive bragt i spil allerede under første tema for børn og unge. Furesø Kommune 17

19 Arbejdet med strukturel forebyggelse, det at arbejde med sunde rammer; at gøre de sunde valg til de nemme valg for borgerne, vil køre som et underliggende tema i arbejdet med alle tre overordnede indsatser. Det kan fx dreje sig om adgang til rekreative områder/idrætsanlæg, røgfri skoletid, kostpolitik på skoler m.m.. Den videre borgerinddragelse i relation til konkrete indsatsplaner vil følge Furesømodellen for borgerinddragelses principper om tidlig inddragelse, rettidig information og kommunikation, samt at alle borgere skal have mulighed. Borgerne, relevante foreninger, frivillige, samt patientforeninger vil blive involveret i det kommende arbejde med udfoldelse af temaerne. Eksempelvis er det tanken at inddrage samråd af institutionsbestyrelser, eksisterende relevante interesseorganisationer, samt invitere til borgerinvolvering gennem interviews, spørgeskemaundersøgelser, digitale kommenteringsplatforme, afstemt efter det pågældende tema. Der kræver et tværgående samarbejde mellem forvaltningsområder og dermed også et samarbejde på tværs af flere fagudvalg og en målrettet borgerinddragelse at skabe konkrete, sammenhængende indsatser på sundhedsområdet, jf. bilag 2. Økonomiske konsekvenser Kan ikke vurderes på nuværende tidspunkt. Borgerinddragelse Der vil være borgerinddragelsesaktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af de konkrete indsatsplaner i 2019 og Borgerinddragelsen vil følge Furesømodellen for borgerinddragelses principper om tidlig inddragelse, rettidig information og kommunikation, samt at alle borgere skal have mulighed. Seniorråd og Handicapråd har høringsret. Lovgrundlag Sundhedslovens 119. Det videre forløb Udkast til Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune er pt. til høring og kommentering i alle udvalg, samt i Handicap- og Seniorråd.. Udkast til Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune præsenteres til godkendelse i USS og efterfølgende i Byrådet december Arbejdet med strukturel forebyggelse og de tre valgte temaer udmøntes i konkrete handleplaner, som fortløbende behandles i Udvalg for sociale forhold, sundhed og et godt seniorliv. Ultimo 2020 vil udvalget blive præsenteret for en status på handleplanerne og skal beslutte temaer og indsatser for Furesø Kommune 18

20 Indstilling Forvaltningen indstiller, at: Udvalget drøfter og kommenterer udkast til Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune Beslutning i Udvalg for beskæftigelse og erhverv den Drøftet og Udvalget for beskæftigelse og erhverv ønsker, at der i handleplanerne også er fokus på de kulturelle forståelser af sundhed. Endvidere ønsker Udvalget for beskæftigelse og erhverv også, at der er generelt fokus på erhvervsaktives mentale sundhed. Afbud: Preben Sandberg Pettersson, Jesper Larsen Beslutning i Udvalg for skole og ungdomsuddannelse den Drøftet. Vigtigt at skolebestyrelserne inddrages så hurtigt som muligt. Afbud: Jesper Larsen Beslutning i Udvalg for sociale forhold, sundhed og et godt seniorliv den Drøftet og kommenteret. Revideret udkast forelægges til godkendelse i Udvalg for sociale forhold, sundhed og et godt seniorliv i januar Beslutning i Udvalg for kultur, fritid og idræt den Drøftet. Udvalget drøftede særligt følgende muligheder: a) Flere idrætstimer i de små klasser b) Fokus på tilbud til foreningsuvante børn med særlige sundhedsmæssige behov c) Gerne brug af nudging d) Gerne fokus på mental sundhed blandt de erhvervsaktive borgere. Beslutning i Udvalg for dagtilbud og familier den Udsættes. Beslutning i Udvalg for digitalisering og innovation den Drøftet. Udvalget opfordrer til, at der i udarbejdelsen af indsatsplanen indtænkes digitale og innovative løsninger, hvor det kunne være relevant, samtidig anbefales at man i forbindelse med udmøntningen også adresserer de mere strukturelle udfordringer på sundhedsområdet. Bilag: 1 Åben Bilag 1 Udkast Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik Furesø Kommune docx /18 Furesø Kommune 19

21 2 Åben Bilag 2. Procesplan for indsatsplaner Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik Furesø Kommune /18 Furesø Kommune 20

22 Bilagsoversigt 1. Orientering: Meddelelser 1. Årshjul UDI november 2018 (126617/18) 2. Orientering: Status på Furesø Kommunes samlede sygefravær efter 1. halvår Fravær første halvår 2018 pr. afdeling med medarbejderantal.pdf (82037/18) 2. CDS nærværsindsatser (111725/18) 3. Nærværshistorie SV (111737/18) 4. Fravær for alle ansatte pr. kvartal 2017 og ØU sep xlsx (114370/18) 3. Orientering: status på fremtidens furesoe.dk 1. Furesø designbrief (126919/18) 5. Beslutning: Budgetopfølgning III pr. 30. september 2018 (UDI) 1. Bilag 1 - Økonomirapport pr (UDI) (126156/18) 2. Bilag 3 - Anlægsoversigt UDI (134738/18) 3. Bilag 4 - Omplaceringer BO III 2018 (UDI) (127779/18) 6. Beslutning: Politisk lederskab af innovation i Furesø - 2. behandling 1. Innovationsmodel 2 udgave (126627/18) 7. Beslutning: Udkast til Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik for Furesø Kommune Bilag 1 Udkast Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik Furesø Kommune docx (125937/18) 2. Bilag 2. Procesplan for indsatsplaner Forebyggelses- og Sundhedsfremmepolitik Furesø Kommune (122630/18) Furesø Kommune 21

23 Underskriftsside Lars Carstensen (Konservative) Ole F. Holleufer (Liberal Alliance) Gustav Juul (Venstre) Preben Sandberg Pettersson (Socialdemokratiet) Muhammed Bektas (Socialdemokratiet) Furesø Kommune 22