Referat fra ordinært afdelingsmøde.

Transkript

1 Referat fra ordinært afdelingsmøde. AAB - afdeling 36 Afholdt tirsdag den 4. marts Formand for afdelingsbestyrelsen Paul Erik Holmgaard indledte mødet med at byde velkommen til direktør Aage Kristoffersen, driftsleder Silas Holst og beboerne. Der var fremmødt 27 beboere. Dagsorden: 1. Valg af dirigent. Paul Erik Holmgaard foreslog sig selv som dirigent. Paul Erik Holmgaard blev valgt. 2. Valg af referent. Sune Andersen fra afdelingsbestyrelsen blev valgt. 3. Lidt fra afdelingsbestyrelsen. Jeg har hørt nogen der undrer sig over, at hovedbestyrelsesformand Joan Nielsen ikke er inviteret til at være dirigent her i afdelingen mere, og for at der ikke skal være nogen tvivl, så er Joan velkommen her i afdelingen, men vi er 7 folkevalgte i hovedbestyrelsen og vi kommer rundt til alle 40 afdelinger for at være dirigenter. Da vi ikke får en krone for at sidde i hovedbestyrelsen, så syntes jeg ikke at Joan skal bruge en aften her hos os, hun er ude til 7-8 afdelingsmøder i august september, jeg havde 5 afdelingsmøder med vores egen, så derfor har hun fået fri her hos os. Udskiftning af nye køkkenlåger i lejlighederne er nu oppe på 25 lejligheder, og så kommer nummer 18.1 & 86 i april måned - så er vi på 27 lejligheder ud af 58 lejligheder men vi skal huske på, at det jo ikke er en køkkenrenovering, for elementerne bliver jo ikke udskiftet. Det er der så nogen der selv har betalt for at få, det er jo op til den enkelte, det er helt ok. Dem jeg har snakket med, der har fået nye køkkenlåger, er meget glade for det, det lyser op i køkkenet. Køkkenrenovering her i fælleshuset er færdig og vi syntes at det er blevet rigtig godt, jeg vil gøre opmærksom på, at elementer og låger er genbrugt og de ekstra elementer og låger der er kommet til er fra køkkenrenovering i nogle af vores egne lejligheder, jeg vil gerne sige 1000 tak til Silas for hjælpen og til vores tømrer Tage, der har fået det til at gå op i en højere enhed. Har I ikke været ude at se det, så syntes jeg at I skal gøre det bagefter. Vi overvejer om vi skal sætte en form for plade op i stedet for træ rullegardinerne, men en plade med bøgetræsfiner koster mellem kr. og det er vi alt for nærige til, så nu må vi se om vi kun køber nogle nye rullegardiner, for vi kan ikke gøre de gamle rene. Efter at vi har fået lov til at få det halve af teknikerrummet af Silas, har afd. 39 fået lov til at lave det gamle varmemesterkontor om til gæsteværelse, som vi håber at vi også kan leje. Vi skal have fællesmøde med afd. 39 den 17. marts, så må vi se hvad der kommer ud af det, men det har også betydet, at vores gartner Ruths frokoststue her på Højmarken nu er her i resterne af vores teknikrum.

2 Sidst på efteråret gik ejendomsfunktionær Per i gang med at få ryddet op i læbæltet over med Tingvejen, det gav en masse grenaffald, Kim og Ruth slæbte og der blev 2 lastbil læs ud af det, og da de var færdige kom stormen Bodil forbi, og så måtte Per i gang igen. Efterfølgende er der blevet genplantet ca. 50 nye træer af flere forskellige løvfældende træsorter, så vi med tiden er klar, hvis fyrretræerne er nødt til at blive fældet. I lørdags fik vi regnskabet for 2013, og det viser et lille overskud på kr. det er da ikke så ringe endda. 4. Hvad der rører sig i boligforeningen lige nu v/ Aage Kristoffersen Jeg vil gerne starte med at se lidt bagud til året 2013, som var det første år med AAB`s nye struktur. Ny struktur: Som bekendt vedtog organisationsbestyrelsen i mødet 14. juni 2012 en strukturreform for AAB, gældende fra den 1. januar Med baggrund i konsulentfirmaets strategikatalog vedtog organisationsbestyrelsen følgende væsentlige ændringer i AAB`s organisation: Nedlæggelse af Håndværkerafdelingen pr. 31. december 2012 Nedlæggelse af varmemesterfunktionen pr. 31. december 2012 Nedlæggelse af 1 inspektørstilling, 4 ejendomsfunktionær/varmemesterstillinger, 1,5 stilling i udlejningen og 0,5 stilling i økonomiafdelingen Nyoprettelse af 3 stillinger som driftsledere Nyoprettelse af 1 stilling som kommunikationsmedarbejder Nyoprettelse af 1 stilling som teknisk chef Med den nye organisation ville vi opnå: Tættere kontakt med beboerne (nye driftskontorer med driftsledere tillagt daglig ledelseskompetence) Enkelhed for beboerne (beboerne skal kun henvende sig et sted, nemlig på driftskontorerne) Reduktioner med henblik på at, skabe mulighed for tiltag med større værdi for beboerne (effektiviseringer i såvel drift som administration). Ved evalueringen af den nye struktur den 21. november 2013 skulle organisationsbestyrelsen sammen med chefgruppen og de 3 driftsledere tage stilling til: Har vi så opnået dette? Forinden havde man lyttet til ris og ros på afdelingsmøderne i efteråret På evalueringsmødet drøftedes blandt andet, hvorvidt det er hensigtsmæssigt med driftsområdet Nørrevang-Syd med de mange afdelinger og den fysiske spredning. Ud fra en samlet vurdering vedtog vi at fastholde antallet af driftsområder, nemlig 3. Organisationsbestyrelsen afsluttede evalueringen på sit møde den 2. december 2013, hvor den valgte struktur blev fastholdt i sin helhed, idet bestyrelsen er overbevist om, at vi med den nye organisation har opnået målsætningen herfor. Vi vil foretage en tilfredshedsundersøgelse af den nye struktur blandt beboerne i 2. kvartal Her i 2014 skal vi arbejde videre med at optimere og trimme såvel administration som drift til glæde for jer beboere.

3 Vi har fået gode personalefaciliteter på Århusbakken og her i Dybkær. Vi mangler faciliteter til Nørrevang-Syd, for at få plads til alle medarbejdere. Vi forventer at dette bliver løst inden for det næste halve år. Vi taler om et projekt til ca. 2 mio. kr. Strategiprojekter: I forbindelse med vedtagelsen af vores nye struktur blev der udarbejdet en liste over strategiprojekter/ IT-projekter, der skulle arbejdes med frem til Af strategiprojekter/it-projekter, der allerede er implementeret, kan nævnes: Ny hjemmeside, der gik i luften ultimo oktober 2013 Elektroniske indflyttermapper tilgængelige på hjemmesiden fra 1. januar 2014 Elektronisk dokumentarkiv Elektroniske rekvisitioner inklusiv godkendelse og fakturakontrol Elektronisk tegningsarkiv Udbud af istandsættelsesarbejder i fraflytterlejligheder (maler, gulvafslibning og rengøring) Elektroniske synsrapporter Medarbejdere: Desværre måtte vi opsige og fritstille en medarbejder i jeres driftsområde, nemlig Theis Ustrup, fra den 29. november Der er tiltrådt en ny medarbejder den 1. marts 2014, Jeppe Dybsø, 34 år og er uddannet væksthusgartner. Helhedsplaner: 2014 bliver også det år, hvor vi kommer i gang med vore helhedsplaner. Afdeling 1, Frederiksberggade/Bryndumsvej: En omfattende renovering, hvor alle beboere skal genhuses. Samlet udgift ca. 55,5 mio. kr. Fra 60 lejemål til 51 lejemål. Udbudt i hovedentreprise. Lavestbydende ved licitationen den 18. december 2013 blev JFP A/S, Herning. Byggestart marts 2014 Forventet aflevering januar Afdeling 5, Århusvej: Også en omfattende renovering af de 5 blokke. Alle beboere skal genhuses. Samlet udgift ca. 80,0 mio. kr. Fra 90 lejemål til 75 lejemål. Udbudt i hovedentreprise. Licitation den 26. marts 2014 Byggestart maj 2014 Forventet aflevering februar 2017 Afdeling 7, Rylevej/Solsortevej:

4 Landsbyggefonden har godkendt en revideret helhedsplan. På samtlige tagetager (11 blokke) etableres penthouselejligheder. 7 af afdelingens blokke renoveres med nye rør, nye vinduer mv. I 4 blokke laves en gennemgribende renovering med fokus på tilgængelighed. Beboerne i disse 4 blokke skal genhuses. Samlet udgift ca. 207,0 mio. kr. Fra 292 lejemål til 242 lejemål Vil blive udbudt i hovedentreprise i januar Licitation februar 2015 Forventet byggestart maj 2015 Forventet aflevering 2018/2019. Afdeling 33, Borgergade: Arbejder med en revideret helhedsplan, der indeholder 8 stk. 2-rums ungdomsboliger. Indeholder i dag 19 stk. nedslidte 1-rums ungdomsboliger. Forhåbentlig en hurtig sagsbehandling i Landsbyggefonden, således vi kan få ombygget afdeling 33 samtidig med opførelsen af nybyggeriet på nabogrunden den tidligere BMWgrund. Nybyggeri: Afdeling 46, Borgergade (BMW-grunden): Et fælles projekt med Silkeborg Boligselskab og NRE, i alt 40 boliger og 2 butikslejemål. 20 boliger til os med følgende fordeling: 8 stk. rækkehuse a 93,3 m2 9 stk. etageboliger 3-rums a 92 m2 3 stk. etageboliger 4-rums a 107 m2 Byggestart august 2014 Forventet ibrugtagning 1. november Vi arbejder p.t. på planer om et større nybyggeri i Nordbyen. Vi er med i udviklingen af PV-grunden i Sydbyen. Håber på min. 40 nye familieboliger i dette attraktive område. Firma Bent E. Andersen har opsagt sit værkstedslejemål hos os og er fraflyttet. Firmaet fraflytter også Estrupsgade 10 inden så længe. Flyttet til Hagemannsvej. Vi har forkøbsret til Estrupsgade 10. Skal vi købe med henblik på nedrivning og opførelse af et antal nye boliger? Andet: Afdeling 11 B, Frederiksberggade: Indretning af 5 stk. boliger i tidligere Frederiksberggårdens Børnehave. Vi søger om støtte til projektet hos Landsbyggefonden. Tager noget tid. Afdeling 4, Bryndumsvej: Vi vil i det kommende år undersøge hos Landsbyggefonden, hvad der skal til for at få lov til nedrivning og nyopførelse af familieboliger. Afdeling 22, Arendalsvej og afdeling 39, Højmarken overgår pr.1. april 2014 til WAOO. Det er så de sidste i denne omgang.

5 Det var hvad jeg har valgt at fortælle om i aften. I er velkommen til at stille spørgsmål. Spørgsmål: Der har været problemer med Waoo både tv og internetforbindelsen. TV et pixellerer og internetforbindelsen er ikke den lovede hastighed. Andre beboere har haft samme problemer også med forbindelsen til radio og telefon.. Paul Erik tager fat i Thomas ved Energi Midt. Silas: Der er lavet om i det grønne team, der bliver 3 personer tilknyttet til vores afd. Lone, Niels og Ruth. Så de kommer til at arbejde mere i teams i stedet for enkelt personer. Snerydning: Der blev spurgt ind til snerydning det blev pointeret at AAB har besluttet følge retningslinjerne indenfor Silkeborg Kommune. Chikaner: Vejchikaner er for høje mente en beboer - det har dog sat farten ned som et plus. Cigaretskodder og affald: Der blev kommenteret at der bliver smidt både store mængder affald og cigaretskodder på området. 5. Forslag fra Afdelingsbestyrelsen: Afdelingsbestyrelsen foreslår, at der lægges fliser de steder hvor der står haveborde og bænke i sommerperioden, da borde og bænke ikke har godt af at stå på græsset. For: 23 Imod: 0 Hverken for eller i mod: 3 Forslaget er vedtaget 6. Indkomne forslag. 7. Eventuelt. Det er muligt at få gamle duge med hjem fra fælleshuset. Der har været problemer med at en enkelt affaldscontainer ikke bliver tømt som aftalt. Der skal evt. laves en sti med fliser ti, hvor der bliver cyklet på græsset. Kan der gøres noget for at forbygge indbrud i området - evt. et alarmsystem. Paul Erik afsluttede mødet med at takke for god ro og orden og det store fremmøde. Referent Sune Andersen