ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER FOR ERASMUS-PROGRAMMET AKADEMISKE ÅR

Transkript

1 ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER FOR ERASMUS-PROGRAMMET AKADEMISKE ÅR

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Gener el t om Er a smus- mobi l i t et sbevi l l i ng Erasmus-charter og ændring af charter Euro-kurs Hvilke lande deltager i Erasmus-programmet Overførsel af midler mellem bevillingerne Tilbagebetaling af Erasmus-stipendiet Bilaterale Aftaler Aftalens indhold Opsigelse af bilaterale aftaler 8 2. Studie- og praktikophold Generelle betingelser for studieophold Speciale Generelle betingelser for praktikopholdet Bachelor-projekt Varighed af studie- og praktikophold Europa-Kommissionens kriterier for udvælgelse af studerende Institutionens kriterier Satser for studie- og praktikophold Hvad svarer til 1 måned? Forskel på beløbsstørrelse Fordeling af overskydende midler Dokumentation for studie- og praktikophold Før opholdet Bevillingsbrev Learning- eller Training Agreement Efter opholdet Eksamensudskrift & dokumentation for fuldført praktik Evalueringsrapport Ændringer i Learning-/ Training Agreement eller Bevillingsbrevet Merit for studie- og Praktikophold Særligt for Praktik 14 2

3 2.11 Kombinerede studie- og praktikophold Studie og praktikophold i mere end ét land Flere Erasmus-ophold Zero-grant students Force majeure Særlig støtte til studerende med særlige behov Sygesikring mm. for Erasmus-studerende Generelt om undervisnings- og træningsophold Kriterier for udvælgelse af undervisere og andre Satser for undervisnings- og træningsophold Dokumentation for undervisnings- og træningsopholdet Før opholdet Bevillingsbrev Program for ophold Efter opholdet Ændringer af bevillingsbrev og program for ophold Generelle betingelser for et undervisningsophold Generelle betingelser for et træningsophold Hvad er tilladte aktiviteter for efteruddannelsesophold? Ophold på flere institutioner Zero-grant undervisnings-og træningsophold Særlig støtte til handicappede undervisere og ansatte Organisering af mobilitet Afslutning af det akademiske år Afrapportering Opbevaring af dokumentation Desk Check, Charter Check, Monitorerings- og Revisionsbesøg 22 3

4 1. Ge n e r e l t o m Er a s m u s - m o b i l i t e t s b e v i l l i n g Erasmus-mobilitetsstipendier til studerende, undervisere og andre ansatte og bevilling til organisering af mobilitet tildeles institutionerne af Styrelsen for Universiteter og Internationalisering(herefter forkortet UI) via en bevilling fra Europa-Kommissionen. Institutionen skal administrere Erasmus-bevillingerne i henhold til retningslinjerne beskrevet i følgende dokumenter relateret til akademiske år : 1. Ansøgningen 2. Kontrakten mellem UI og institutionen 3. General Conditions 4. De administrative retnigslinjer fra UI 5. Dokumenter til brug i administrationen af programmet ( Erasmus Students Charter, Quality Commitment, bevillingsbrev, Learning- og Training Agreement, program for undervisniings- og træningsophold) Dokumenterne nævnt under punkt 3,4 og 5 findes på UI s hjemmeside Når der efterfølgende i dette dokument refereres til UI s hjemmeside, er det ovenstående webadresse, der refereres til. 1.1 ERASMUS- CHARTER OG ÆNDRING AF CHARTER Institutionen skal besidde et Erasmus University Charter (EUC) for at få kunne deltage i Erasmus-programmet. Der kræves et særligt udvidet (Extended) Erasmus University Charter for at institutionen kan bevilliges midler til praktikophold for studerende. Bemærk venligst, at alle institutioner, der har eller vil søge om et EUC, skal være beliggende i et land, der deltager i Life Long Learning Programme(LLP). Hvis der sker ændringer i institutionens forhold oplyst i forbindelse med ansøgning om charter, dvs. ændringer i adresser, telefonnumre, mailadresser eller navne på kontaktpersoner, skal Executive Agency ( og Styrelsen for Universiteter og Internationalisering informeres herom. Hvis institutionen står foran en fusion eller anden form for omorganisering, skal Executive Agency og Styrelsen underrettes. Der kan være tilfælde, hvor institutionen skal anmode om et nyt charter. 4

5 1.2 EURO-KURS UI anviser Erasmus-bevillingen i euro. I forbindelse med ud- og indbetalinger til/fra studerende/undervisere og andre ansatte, skal der anvendes en bestemt eurokurs. Europa Kommissionen fastlægger hver måned en for den måned gældende eurokurs. 1 Man skal bruge kursen for den måned, hvor kontrakten er blevet underskrevet af UI. Denne kurs anvendes i hele kontraktåret, samt i Final Report, hvor beløbene til den enkelte studerende/undervisere/ andre ansatte skal oplyses i euro Eksempel: hvis kontrakten er underskrevet af UI i juli 2012, skal Europa Kommissionens eurokurs for juli 2012 anvendes i hele kontraktåret 2012/13 og ved Final Report, som skal indsendes i efteråret HVILKE LANDE DELTAGER I ERASMUS-PROGRAMMET Der findes 33 lande, der deltager i LLP-programmet, som Erasmus-programmet er en del af. Alle EU s medlem-lande EØS landene Island, Liechtenstein og Norge Kandidatlandene Kroatien og Tyrkiet. Schweiz Oversøiske destinationer Ifølge Europa Kommissionens beslutning 2001/822/EC kan følgende oversøiske territorier deltage i LLP-programmet: Fransk Polynesien Wallis- og Futuna-øerne St-Pierre og Miquelon Anguilla Caymanøerne 1 5

6 Montserrat Pitcairn Britisk antarktisk territoruim Turks- og Caicosøerne Bermuda Ny Caledonien med tilhørende områder Territorium under de franske sydlige og antarktiske områder Mayotte Aruba De Nederlandske Antiller: Bonaire, Curaçao, Saba, Sint Eustatius, Sint Maarten Falklandsøerne Syd-Georgien og Syd-Sandwichøerne St. Helena og tilhørende områder Britiske territorier i Det Indiske Ocean De Britiske Jomfruøer Grønland(2 - se note om danske deltagere) 1.4 OVERFØRSEL AF MIDLER MELLEM BEVILLINGERNE Institutionen har mulighed for at overføre midler mellem bevillingerne efter følgende retningslinjer: For bevillingen til mobilitet af studerende: Institutionen kan overføre 100 % af deres bevilling til studieophold til praktikophold og 100 % af deres bevilling til praktikophold til studieophold. Institutionen må ikke overføre midler fra deres bevilling til studerendes mobilitet til hverken underviseres- og ansattes mobilitet eller organisering af mobilitet 2 Vær opmærksom på at Grønland opfattes som en del af Danmark i LLP-regi. Det betyder, at studerende, undervisere og andre ansatte fra danske uddannelsesinstitutioner IKKE kan få tilskud gennem Erasmus til at tage på ophold på Grønland. 6

7 For bevillingen til mobilitet af undervisere og ansatte: Institutionen kan overføre 100 % af deres bevilling til undervisningsophold til træningsophold og 100 % af deres bevilling til træningsophold til undervisningsophold. Institutionen kan overføre 20 % af deres bevilling til undervisnings- og træningsophold til studie- eller praktikophold til deres studerende. For bevillingen til organisering af mobilitet: Institutionen kan overføre 100 % af deres bevilling til organisering af mobilitet til studie- eller praktikophold til deres studerende. Institutionen kan overføre 100 % af deres bevilling til organisering af mobilitet (OM) til undervisnings- og træningsophold. I forbindelse med den årlige interimrunde skal institutionen oplyse, om de har behov for flere mobilitetsstipendiemidler eller ønsker at returnere midler. 1.5 TILBAGEBETALING AF ERASMUS-STIPENDIET Når institutionen udbetaler et Erasmus-stipendium til en studerende/underviser/ansat, sker det på baggrund af et bevillingsbrev, indgået mellem institutionen og stipendiemodtageren. Hvis stipendiemodtageren ikke opfylder betingelserne beskrevet i bevillingsbrevet, Learning- eller Training Agreement eller program for undervisnings- eller træningsophold, kan institutionen kræve stipendiet tilbagebetalt. I bevillingsbrevet bør der stå, hvilke forsømmelser der kan lede til krav om tilbagebetaling af stipendiet. Institutionen kan ikke kræve Erasmus-stipendiet tilbagebetalt alene på baggrund af, at en studerende fravælger at få meritoverført sit Erasmus-ophold. TILFÆLDE HVOR STIP ENDIET KAN KRÆVES TILBAGEBETALT: Hvis studerende/underviser/ansat afbryder sit ophold før tid. Hvis den påkrævede dokumentation mangler. Dvs. hvis en studerende/underviser/ansat f.eks. ikke afleverer eller underskriver afrapportering, Learning/Training agreement eller kontrakten. Hvis institutionen har begrundet mistanke om, at aktiviteten ikke afholdes eller forsømmes. Dvs. hvis institutionen f.eks. har vished om, at en studerende ikke er studieaktiv eller forsømmer sit praktikopholdet. Det kan også være i tilfælde hvor en underviser/ansat ikke gennemfører de planlagte 7

8 1.6 BILATERALE AFTALER aktiviteter, som stipendiet er givet til. Mobilitet med tilskud fra Erasmus-programmet baserer sig på bilaterale aftaler mellem videregående uddannelsesinstitutioner, der har et Erasmus Charter og som er beliggende i et land, der deltager i LLP-programmet. Den bilaterale aftale mellem to institutioner beskriver omfanget og typer af gensidig mobilitet, som institutionerne har til hensigt at realisere AFTALENS INDHOLD 2. STUDIE- OG PRAKTIKOPHOLD På UI s hjemmeside findes et dokument, der indeholder minimumskrav til bilaterale aftaler. Det er vigtigt at få alle relevante krav ind i aftalen med partnerinstitutionen, så de involverede parter ved, hvad de kan forvente af hinanden. Aftalen bør indeholde specifikke krav til studerende og undervisere/andre ansatte, der vil benytte sig af aftalen. Hvis der f.eks. forudsættes et specifikt sprogligt niveau for at kunne deltage i undervisningen bør det indføjes i aftalen. Hvis man ønsker dokumentation for stipendiemodtagernes sproglige kvalifikationer, bør det også indføjes i aftalen. Det kan også være krav om, at den studerende skal have bestået specifikke kurser inden udvekslingen finder sted. Aftalen bør også indeholde en dato for, hvor længe aftalen er gyldig, samt en beskrivelse af, hvordan en aftale opsiges OP SIGELSE AF BILATERALE AFTALER En bilateral aftale er en hensigtserklæring om udveksling mellem to institutioner. Hvis institutionen ønsker at opsige en bilateral aftale anbefaler UI og Europa- Kommissionen, at det gøres 1 år i forvejen, således at man undgår at studerende/undervisere/andre ansatte kommer unødigt i klemme. Studerende kan få et Erasmus-stipendie til to typer af ophold: studieophold praktikophold. 2.1 GENERELLE BETINGELSER FOR STUDIEOPHOLD Studieopholdet skal foregå på en værtsinstitution, der deltager i Erasmusprogrammet. 8

9 Både hjem- og værtsinstitution skal have et Erasmus University Charter og der skal foreligge en bilateral aftale mellem dem SP ECIALE Hvad der ifølge den studerendes studieordningen defineres som studie, kan som udgangspunkt afvikles som studieophold i udlandet med tilskud fra Erasmusprogrammet. Det betyder, at det er muligt for studerende at modtage et Erasmus-stipendium, mens de skriver bacheloropgave eller speciale. Det er ligeledes muligt for studerende ved Erhvervsakademierne at modtage Erasmus-stipendie, mens de skriver det afsluttende eksamensprojekt. Opholdet skal behandles som ethvert andet Erasmus-ophold, dvs. det skal baseres på en bilateral aftale, der skal udfærdiges en Learning agreement og der skal foreligge et bevillingsbrev mellem den studerende og hjeminstitutionen. Og efter endt ophold skal den studerende aflevere en afrapportering. Det er op til institutionen at beslutte, hvorledes de vil prioritere speciale- eller bachelorophold. 2.2 GENERELLE BETINGELSER FOR PRAKTIKOPHOLDET Praktikopholdet kan foregå i: Private og offentlige virksomheder Forskningscentre Andre institutioner og organisationer. Praktikophold kan ikke foregå i EU-institutioner (se ) eller institutioner, der administrerer EU-programmidler. Studerende kan heller ikke tage på praktikophold på deres hjemlands officielle repræsentationer, dvs. ambassader eller konsulater. Det betyder, at danske studerende ikke kan tage på Erasmus praktikophold ved en dansk ambassade/konsulat, polske studerende ikke ved en polsk ambassade/konsulat, osv. Der er mulighed for at arrangere praktikophold hos en videregående uddannelsesinstitution i udlandet. I sådanne tilfælde betragtes opholdet som et praktikophold og ikke et studieophold. Derfor gælder de samme regler som for et almindeligt praktikophold. Der kræves ikke en bilateral aftale mellem de to institutioner. Hvis praktikophold arrangeres hos en partnerinstitution, og der allerede foreligger en bilateral aftale, skal Punkt III i Training Agreement udfyldes BACHELOR- P ROJEKT 9

10 En studerende har mulighed for at lave en del af eller hele sit bachelor-projekt, eller speciale, som en del af deres praktikophold. I disse tilfælde skal det fremgå af Training Agreement hvilken opgave det er, og hvor mange ECTS-points der opnås, såfremt den studerende består. Endvidere skal det fremgå af Training Agreement, at virksomheden skal have en vejledende funktion i forhold til den studerende for at sikre opgaveskrivningens fremgang og gennemførelse. Hvis bachelor-projektet ikke er besluttet på forhånd, og beslutningen tages efter opholdets start, kan der laves en ny Training Agreement. 2.3 VARIGHED AF STUDIE- OG PRAKTIKOPHOLD Studie- eller praktikopholdet skal vare mellem 3 og 12 måneder. Dog kan opholdet vare op til 13 måneder, hvis den studerende deltager i et EILC-kursus. Praktikophold for studerende ved korte videregående uddannelser kan være af 2 måneders varighed. Institutionen kan inden for det akademiske år forlænge en studerendes ophold i op til 12, hhv. 13 måneder, hvis institutionen har bevilling hertil. I dette tilfælde skal der laves en ny Learning- eller Training Agreement, der omfatter ændringerne. 2.4 EUROPA-KOMMISSIONENS KRITERIER FOR UDVÆLGELSE AF STUDERENDE Den studerende skal være fuldtidsstuderende ved en dansk uddannelsesinstitution, der besidder et Erasmus University Charter. Den studerende skal have bestået minimum ét år af sine studier. Studerende der skal på praktikophold kan dog også komme af sted på 1. år. Studerende på studieophold skal fritages for at betale studieafgift (betaling for undervisning mv.) på værtsinstitutionen. Opholdet skal foregå i et LLP-land. Internationale studerende kan tage på studie- og praktikophold i deres hjemland. Ved indstilling af internationale studerende til Erasmus-stipendier, bør institutionen prioritere studerende, der tager på ophold i andre lande end deres eget hjemland. Institutionen skal give første prioritet til praktikophold, hvor de studerende opnår fuld merit. 10

11 2.4.1 INSTITUTIONENS KRITERIER Institutionen kan selv udforme mere specifikke kriterier for udvælgelse af studerende. Der kan f.eks. opstilles kriterier, der baserer sig på den studerendes motivation, sproglige kundskaber, akademiske resultater etc. Ved udvælgelse af studerende til praktikophold kan institutionen vælge at give prioritet til studerende i ulønnet praktik. Institutionen skal sikre at udvælgelsesprocedurerne er gennemsigtige, dokumenterede og offentligt tilgængelige for alle. 2.5 SATSER FOR STUDIE- OG PRAKTIKOPHOLD UI bevilger et stipendium på 250 euro pr. måned studerende, der tager af sted på studie- og praktikophold. Institutionen kan vælge at give op til 275 euro pr. måned pr. studerende. Der må ikke gives mindre end 200 euro pr. måned pr. studerende. Studerende der deltager i et intensivt sprogkursus (forkortet EILC), kan få en ekstra måneds Erasmus-stipendium. Der kan ikke udbetales stipendier for halve måneder. Der kan rundes op og ned. F.eks. varer opholdet over 3 måneder, men under 3½ måned rundes der ned til 3 måneder. Varer opholdet et sted mellem 3½ måned 4 måneder rundes der op til 4 måneder. Stipendiet skal så vidt muligt udbetales til den studerende, før udlandsopholdet påbegyndes HVAD SVARER TIL 1 MÅNED? Beregningen af en måned er som følger: Fra dag X i måned Y til dag X-1 i den efterfølgende måned. F.eks. fra 2. oktober 2012 til 1. november FORSKEL PÅ BELØBSSTØRRELSE Vær opmærksom på at stipendierne ikke behøver at have samme størrelse - så længe stipendierne holder sig inden for de angivne rammer ( euro om måneden). Det betyder, at man f.eks. kan give 200 euro pr måned i efterårssemesteret og 250 i forårssemesteret. Hvis man vælger at arbejde med forskellige størrelser stipendier, er det vigtigt, at man oplyser de studerende om, at det beløb de søger om, kan variere indenfor en given ramme. 11

12 2.7 FORDELING AF OVERSKYDENDE MIDLER Man kan øge de studerendes månedlige stipendie, hvis der er midler til rådighed. I sådanne tilfælde laves et tillæg til den enkelte stipendiemodtagers bevillingsbrev, som henviser til at midlerne udbetales under samme vilkår som i det oprindelige bevillingsbrev, og beløbets størrelse oplyses. Når det drejer sig om ændring af bevillingsbrev, og ændringen er til fordel for stipendiemodtageren, kan man nøjes med at informere om ændringen pr mail. Dvs. at mailen udgør tillægget til den oprindelige kontrakt. Bemærk, at det samlede beløb pr måned skal holde sig inden for de angivne rammer, dvs euro pr. måned. 2.8 DOKUMENTATION FOR STUDIE- OG PRAKTIKOPHOLD I henhold til administrationen af Erasmus-programmet og tildeling af stipendier til studerende, undervisere og andre ansatte, er der følgende dokumentationskrav FØR OP HOLDET Før studie- eller praktikopholdet starter, skal følgende to dokumenter udfærdiges til stipendiemodtageren: Bevillingsbrev Learning Agreement(bruges ved studieophold) / Training Agreement (bruges ved praktikophold). Den danske institution, dvs. hjeminstitutionen, skal have en version af begge dokumenter med original underskrift fra de involverede parter liggende på den enkelte stipendiemodtagers sag BEVILLINGSBREV Bevillingsbrevet er en skriftlig aftale mellem institutionen og stipendiemodtageren. I bevillingsbrevet skal det tydeligt fremgå, at bevillingen er et Erasmus-stipendium, formål med opholdet (studie eller praktik), samt opholdets varighed. Det skal også fremgå af bevillingsbrevet, at hvis forudsætningerne, hvor under stipendiet gives, ikke opfyldes, kan det medføre krav om fuld eller delvis tilbagebetaling af det bevilgede beløb. Bevillingsbrevet skal vedlægges et Erasmus Student Charter (ESC). Bevillingsbrevet skal underskrives af både institutionen og af stipendiemodtageren. 12

13 Ved Praktikophold skal der desuden vedlægges et Quality Commitment, der er et standarddokument, som redegør for hjeminstitutionens, praktikværtens og stipendiemodtagerens rettigheder og pligter under praktikopholdet På UI s hjemmeside findes oplysninger om, hvilke informationer, der som minimum skal indgå i et bevillingsbrev. På hjemmeside findes også en skabelon til et bevillingsbrev til praktikophold LEARNING- ELLER TRAINING AGREEMENT Learning- eller Training Agreement skal sikre anerkendelsen af studie- eller praktikophold. Studerende, der indstilles til et Erasmus-stipendie, skal have en Learning- eller Training Agreement inden deres Erasmus-ophold begynder. Learning- eller Training Agreement skal være godkendt og underskrevet af hjeminstitution, værtsinstitution og den studerende senest en måned inden den studerende påbegynder sit Erasmus-ophold. For praktik gælder det, at institutionen så vidt muligt skal sørge for, at indholdet i praktikken er godt beskrevet i Training Agreement. Alternativt kan institutionen give den studerende 10 dage efter opholdets start til at fremsende et detaljeret program for praktikken som supplement til Training Agreement (aftalen skal stadig være underskrevet før opholdets start). Det er vigtigt for både den sendende og modtagende institution at sikre sig, hvilke sprog, der bliver undervist på og at de studerende har de nødvendige sprogkvalifikationer til at kunne klare et ophold på tilfredsstillende vis. Dette kan med fordel gøres i de bilaterale aftaler og i de studerendes Learning- eller Traing Agreement. En skabelon til Learning- og Training Agreement findes på UI hjemmeside EFTER OP HOLDET Følgende dokumenter udfærdiges efter studie- eller praktikophold afsluttes: Eksamensudskrift (bruges ved studieophold) Dokumentation for fuldført praktik (bruges ved praktikophold) Evalueringsrapport EKSAMENSUDSKRIFT & DOKUMENTATION FOR FULDFØRT P RAKTIK Værtsinstitutionen skal som afslutning på studieopholdet, udstede et eksamensudskrift (Transcript of Records), der dokumenterer, at den studerende har gennemført de i Learning Agreement aftalte kurser/eksamener. En skabelon til Transcript of records findes på UI s hjemmeside. 13

14 Praktikværten skal som afslutning på opholdet udstede dokumentation for, at den studerende har gennemført praktikken, som aftalt i Training Agreement. Til dette formål kan der benyttes et Europass Mobilitetsbevis (se ) EVALUERINGSRAP P ORT Institutionen skal desuden sørge for, at alle Erasmus-studerende afleverer en evalueringsrapport efter endt ophold. Skabelonen til rapporten findes på UI s hjemmeside. 2.9 ÆNDRINGER I LEARNING-/ TRAINING AGREEMENT ELLER BEVILLINGSBREVET Hvis der ændres i indholdet af Learning- eller Training Agreement eller bevillingsbrevet før opholdets start, skal institutionen udstede en ny Learning- eller Training Agreement eller et nyt bevillingsbrev. Hvis der ændres i indholdet af Learning- eller Training Agreement eller bevillingsbrevet efter opholdets start, er det tilstrækkeligt, at ændringerne fremgår af en . Der er ikke behov for original underskrift. Bemærk, at dette kun gælder i de tilfælde hvor den studerende anmoder om ændringer, eller hvor de foreslåede ændringer er til fordel for den studerende MERIT FOR STUDIE- OG PRAKTIKOPHOLD Det er hjeminstitutionen, der fastsætter meritten for det enkelte studie- eller praktikophold. Et studie- eller praktikophold bør ikke være studieforlængende. Derfor bør et ophold på 6 måneders udløse 30 ECTS, da et fuldtidsstudie svarer til 60 ECTS på et år ifølge ECTS-vejledningen. Såfremt disse betingelser ikke kan opfyldes til fulde i forbindelse med Erasmusopholdet, er det vigtigt at institutionen i fællesskab med den studerende finder en løsning på, hvordan studietiden ikke forlænges unødigt.(3) Hvis den studerende gennemfører de i Learning- eller Training Agreement aftalte kurser/eksamener/praktik, skal hjeminstitutionen give den studerende de antal ECTS-point, som blev aftalt i Learning- eller Training Agreement, så den samlede studietid ikke forlænges SÆRLIGT FOR P RAKTIK Hvis praktikopholdet er en del af den studerendes curriculum, skal opholdet udløse ECTS point eller anerkendes via Diploma Supplement. 3 Det kunne f.eks. ske ved, at den studerende tager ekstra kurser enten inden eller efter Erasmus-opholdet, og således indhenter de nødvendige ECTS-point. Det kan også ske ved, at den studerende tager sommerkurser eller laver et selvstudie eller afløsningsopgaver sideløbende med eller i forlængelse af opholdet. 14

15 Hvis opholdet ikke er en del af den studerendes curriculum, og den studerende derfor ikke kan få ECTS for opholdet, skal hjeminstitutionen stadig anerkende opholdet enten ved at indføre det i Diploma Supplement eller indføre det i eksamensbeviset KOMBINEREDE STUDIE- OG PRAKTIKOPHOLD Det er muligt at kombinere studie- og praktikophold under forudsætning af: At praktikdelen finder sted under opsyn af værtsinstitutionen, hvor studieopholdet finder sted. At studie- og praktikophold ligger i forlængelse af hinanden, eller inden for det samme akademiske år. Opholdene skal vare mellem 3 og 12 måneder, f.eks. kan 1 måneds praktikophold kombineres med 2 måneders studieophold i samme land. Der gælder særlige regler for ophold i mere end ét land, se nedenfor STUDIE OG PRAKTIKOPHOLD I MERE END ÉT LAND Hvis et studie- eller praktikophold fordeler sig over flere lande, skal den studerende som minimum opholde sig 3 måneder i hvert land - med undtagelse af KVU praktik og særligt tilrettelagte studieprogrammer. Perioderne skal ligge i forlængelse af hinanden og inden for samme akademiske år. Når studieopholdet fordeler sig over flere lande, skal opholdet stadig foregå hos samme værtsinstitution, evt. med afdelinger/institutter i udlandet. Når praktikopholdet fordeler sig over flere lande, skal den praktikvært, der skriver under på Training Agreement (typisk den virksomhed/institution, hvor den studerende starter sit praktikophold), stå for hele praktikopholdet. Det indebærer at de forskellige værter kommunikerer med hinanden FLERE ERASMUS-OPHOLD De studerende kan få bevilget maksimum to Erasmus-stipendier: ét til studieophold eller kombineret studie- og praktikophold, og ét til praktikophold. Studerende, der er indskrevet på et officielt Erasmus Mundus Masters Course kan tildeles enten et Erasmus stipendium eller et Erasmus Mundus stipendium, for den studieperiode, der foregår i et andet europæisk land. Erasmus Mundus studerende kan ikke få begge stipendier. Hvis den studerende modtager stipendier flere gange, kan der maksimalt bevilliges stipendium for 24 måneder i alt. 15

16 2.1 4 ZERO-GRANT STUDENTS FORCE MAJEURE Studerende der tidligere har modtaget stipendium til praktikophold under Leonardoprogrammet kan ikke tildeles et stipendium til praktik under Erasmus-programmet. Man kan godt rejse ud som Erasmus-studerende uden at modtage et Erasmusstipendium (Zero-grant student), hvis alle øvrige forhold gældende for studentermobilitet er opfyldt, herunder også reglen om antal og type Erasmus ophold tilladt pr. studerende. Hvis en studerende pga. force majeure er nødt til at afbryde sit ophold i udlandet inden minimums perioden på 3 måneder er overstået, kan den studerende tilbydes et nyt ophold, såfremt følgende overholdes: Den skal være den samme type mobilitet. En ny Learning Agreement skal udstedes. Afrapportering skal ske separat for de to ophold. Hvis opholdet til at afbrydes efter minimums perioden er overstået, kan den studerende ikke tilbydes et nyt ophold SÆRLIG STØTTE TIL STUDERENDE MED SÆRLIGE BEHOV Der kan i UI søges om særlig støtte til handicappede studerende. Det skal kunne kumenteres, at støtte modtaget fra anden side er utilstrækkelig. Ved ansøgning om tilskud til studerende med særlige behov skal et separat skema udfyldes. Skemaet findes på UI s hjemmeside SYGESIKRING MM. FOR ERASMUS-STUDERENDE Det er institutionens pligt at sørge for, at den studerende er ordentligt informeret omkring forsikring i forbindelse med et Erasmus-ophold i udlandet. EU-sygesikringskortet giver ret til offentlig sygehjælp i et EU og EØS-land. Kortet er gældende, når man opholder sig i de pågældende lande i op til et år. EUsygesikringsbeviset fås ved henvendelse på kommunekontoret i bopælskommunen. Læs mere på UI anbefaler, at man også undersøger behovet for at tegne en separat forsikring med bredere dækning, læs mere på UI anbefaler desuden, at institutionen undersøger om studerende, der skal i Erasmus-praktik, er dækket af arbejdsgiverens forsikring. 16

17 3. GENERELT OM UNDERVISNINGS- OG TRÆNINGSOPHOLD Mobilitetsstipendier til undervisere og andre ansatte omfatter to typer ophold: undervisningsophold træningsophold. 3.1 KRITERIER FOR UDVÆLGELSE AF UNDERVISERE OG ANDRE Underviseren/den ansatte skal være ansat ved en videregående uddannelsesinstitution med et EUC i et LLP-land Gæsteforelæsere skal være ansatte i en virksomhed i et LLP-land. Opholdet skal foregå i et LLP-land. Institutionen skal give prioritet til undervisere og ansatte, der ikke tidligere har været af sted. Institutionen kan opstille yderligere kriterier, hvis det ønskes. Udvælgelsesproceduren og kriterierne for udvælgelse, samt resultatet af udvælgelsen skal være offentlige tilgængelige. 3.2 SATSER FOR UNDERVISNINGS- OG TRÆNINGSOPHOLD Til undervisnings- og træningsophold bevilliger UI som følger: For ophold på 1 uge (7 dage) eller under: 100 euro pr. dag til opholdsudgifter og 300 euro til rejseudgifter, dvs euro for en uge. For ophold over 7 dage og op til 14 dage: 700 euro for den første uge plus 50 euro pr. dag for dagene 8-14 til opholdsudgifter, og 300 euro til rejseudgifter. Ophold over 2 uger: 1050 euro for de første 2 uger plus 130 euro pr. efterfølgende uge. Det skal være fulde uger. En uge svarer til 7 dage I året kan rejseudgifter maks. udgøre 300 euro. Er rejseudgifterne mindre end 300 euro, reduceres tilskuddet til rejsen, da der i dette tilfælde skal tages udgangspunkt i de reelle rejseudgifter. Der kan gives tilskud til rejsedage, hvis der er tale om rejsedage lige før og efter aktiviteten. Dette er tilladt, hvis stipendiemodtageren er nødt til at rejse dagen før og/eller efter aktiviteten af faglige eller økonomiske grunde. Europa-Kommissionen har ikke indført krav om en minimumssats til rejseudgifter i forbindelse med undervisnings- og træningsophold. Institutionerne kan vælge evt. at give mindre i tilskud til de enkelte deltagere for dermed at øge antallet af udrej- 17

18 sende stipendiemodtagere. 3.3 DOKUMENTATION FOR UNDERVISNINGS- OG TRÆNINGSOPHOLDET I henhold til reglerne for Erasmus-programmet er der følgende dokumentationskrav i forbindelse med undervisnings- og træningsophold FØR OP HOLDET Følgende to dokumenter udfærdiges til stipendiemodtageren inden opholdet starter: Bevillingsbrevet Program for opholdet BEVILLINGSBREV Institutionen skal udstede et bevillingsbrev til stipendiemodtageren, hvoraf det tydeligt fremgår, at bevillingen er et Erasmus-stipendium, samt hvordan stipendiet kommer til udbetaling. Institutionen kan udbetale stipendiet som et regulært stipendium til stipendiemodtageren før udlandsopholdet påbegyndes. I dette tilfælde skal stipendiemodtageren efterfølgende kun aflægge regnskab for rejseudgifterne, samt have dokumentation for opholdets varighed i form af rejsebilag (eks. flybilletter). Institutionen kan også vælge at afholde stipendiemodtageren udgifter i forbindelse med opholdet. Institutionen skal sørge for at indhente stipendiemodtageren rejsebilag (eks. flybilletter) eller lignende, der kan dokumentere rejseudgifterne samt opholdets varighed. Der skal ikke indhentes dokumentation for opholdsudgifter. Opholdsudgifter tildeles som en flat-rate, dvs. fast sats pr dag. Der kræves dokumentation for opholdets varighed, men ikke dokumentation for hotel, forplejning etc P ROGRAM FOR OP HOLD I forbindelse med et undervisnings- eller træningsophold skal der indgås en aftale mellem hjeminstitution, værtsinstitution og stipendiemodtageren om indholdet af opholdet i form af et program. Programmet skal bl.a. beskrive formål og udbytte af opholdet. Programmet skal godkendes og underskrives af alle tre parter. Europa-Kommissionen har udviklet en liste med minimumskrav til programmet. Den findes på UI s hjemmeside EFTER OP HOLDET Institutionen skal sørge for, at alle stipendiemodtagere afleverer en skriftlig evalueringsrapport efter endt ophold. UI anbefaler, at institutionen lader dette krav fremgå af bevillingsbrevet til stipendiemodtagerne. 18

19 Skabelonen til rapporten findes på UI s hjemmeside. Stipendiemodtageren skal aflægge regnskab for rejseudgifterne. 3.4 ÆNDRINGER AF BEVILLINGSBREV OG PROGRAM FOR OPHOLD Hvis der ændres i indholdet af bevillingsbrev eller program for ophold, og ændringerne er til stipendiemodtagernes fordel eller stipendiemodtagerne selv har anmodet om ændringer, kan dette dokumenteres via mail. Der er ikke krav om original underskrift i disse tilfælde. 3.5 GENERELLE BETINGELSER FOR ET UNDERVISNINGSOPHOLD Undervisningsopholdet skal foregå på en værtsinstitution, der deltager i Erasmus-programmet. Både hjem- og værtsinstitution skal have et Erasmus University Charter (EUC)og der skal foreligge en bilateral aftale. Krav em EUC og bilateral aftale gælder dog ikke, når underviseren er fra en virksomhed. Minimumsvarigheden for et undervisningsophold er 5 timer og skal minimum strække sig over to dage. Et undervisningsophold kan maksimalt vare 6 uger. 3.6 GENERELLE BETINGELSER FOR ET TRÆNINGSOPHOLD Formålet med træningsophold er, at de ansatte på uddannelsesinstitutioner får mulighed for at tilegne sig ny viden og blive fagligt og praktisk opkvalificeret. Træningsophold skal som udgangspunkt vare mellem 1 og 6 uger. Ophold af ned til 3 dages varighed kan godkendes af institutionen, såfremt der vedlægges en fornuftig begrundelse. Begrundelsen, som skal tage udgangspunkt i opholdets indhold og relevans for den givne ansatte, og skal fremgå af dokumentationen for opholdet. 3.7 HVAD ER TILLADTE AKTIVITETER FOR EFTERUDDANNELSESOPHOLD? Træningsophold omfatter følgende aktivitetstyper: Ophold i en virksomhed i et LLP-land. Ophold på en Erasmus-partnerinstitution. Både hjem- og værtsinstitution skal have et EUC og der skal foreligge en bilateral aftale mellem dem. Kurser, herunder sprogkurser, seminarer og konferencer. Stipendier til træningsophold kan bruges til at dække rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med kurser, seminarer og konferencer, men ikke andre former for udgifter, 19

20 som f.eks. kursusgebyrer. 3.8 OPHOLD PÅ FLERE INSTITUTIONER Kurser, seminarer og konferencer kan være enkeltstående aktiviteter, men kan også indgå som del af et ophold i en virksomhed eller på en Erasmus-partnerinstitution. Formelle træningskurser (som f.eks. dem EAIE og ACA organiserer for medarbejdere på internationale kontorer) er tilladte aktiviteter. Hvis et sådant kursus er af mindre end 5 dages varighed, skal det fremgå af aktivitetens dokumentation. Kun rejse- og opholdsudgifter kan dækkes af tilskuddet. Kun en begrænset del af institutionens samlede træningsophold kan bruges til kurser og konferenceaktiviteter. F.eks. hvis en institution får tildelt fem træningsophold til træning, må kun to ophold anvendes til kurser/konferencer. Hvis et undervisnings- eller træningsophold består af ophold på mere end én partnerinstitution, skal der være en velbegrundet årsag hertil, og denne skal fremgå af den obligatoriske dokumentation. Ifald man ønsker at besøge flere partnerinstitutioner, skal man overholde minimumsperioden for besøg på hver institution. Dvs. at man skal opholde sig minimum 3 dage på hver institution for et træningsophold, og man skal minimum underviser 5 lektioner på hver institution ved et undervisningsophold. 3.9 ZERO-GRANT UNDERVISNINGS-OG TRÆNINGSOPHOLD Det er tilladt at benytte sig af zero-grant undervisnings- og efteruddannelsesophold, hvis alle de øvrige forhold gældende for denne type ophold er opfyldt SÆRLIG STØTTE TIL HANDICAPPEDE UNDERVISERE OG ANSATTE Der kan søges om særlig støtte til handicappede undervisere og ansatte. Det skal dokumenteres, at støtte modtaget fra anden side er utilstrækkelig. Ved ansøgning om tilskud til undervisere eller ansatte med særlige behov skal et særligt skema udfyldes. Skemaet findes på UI s hjemmeside. 20

21 4. ORGANISERING AF MOBILITET Bevilling til organisering af mobilitet(om) gives til institutionen som et tilskud til udgifter ved at arrangere ophold for studerende, undervisere og andre ansatte. OM beregnes som et variabelt beløb, der baserer sig på antallet af udgående studerende, undervisere og andre ansatte, samt på antallet af gæsteundervisere fra virksomheder. Ved beregning af OM benyttes en skala med fire trin. OM udgør minimum 500 euro pr. institution, med mindre institutionen ikke har realiseret nogen mobilitet i så fald udbetales der ikke OM. Skala til beregning af OM: Skala 1 1 til 25 personer 210 euro pr. person Skala 2 26 til 100 personer 135 euro pr. person Skala til 400 personer 70 euro pr. person Skala 4 > 400 personer 30 euro pr. person OM-bevillingen kan bruges til aktiviteter i forbindelse med administration og organisering af både udgående og indgående mobilitet under forudsætning af, at Europa-Kommissionens almindelige bevillingsregler overholdes. Følgende aktiviteter kan f.eks. støttes: Forberedelse, monitorering og evaluering af studerendes og institutionsansattes mobilitet. Udvælgelse, information og vejledning i forbindelse med enkeltpersoners mobilitet. Sproglig forberedelse af studerende og institutionsansatte, der skal rejse ud. Produktion og distribution af Erasmus-informationsmateriale. Besøg hos partnerinstitutioner for at forberede, monitorere og evaluere fælles Erasmus-aktiviteter. Aktiviteter i forbindelse med anvendelsen af ECTS. Hvis der er tvivl om støtteberettigede aktiviteter, kan institutionen kontakte UI. Bemærk dette er ikke en udtømmende liste 21

22 5. AFSLUTNING AF DET AKADEMISKE ÅR AFRAPPORTERING Ved afslutningen af det akademiske år skal institutionen redegøre for anvendelsen af de tildelte midler til studentermobilitet og undervisere og andre ansattes mobilitet. Institutionen vil modtage besked herom i sommeren OPBEVARING AF DOKUMENTATION Al dokumentation skal opbevares af institutionen i 5 år fra datoen for afrapporteringen, og institutionen vil i forbindelse med afrapporteringen formelt blive bedt om at attestere, at dokumentationen findes. Dokumenter med original underskrift skal gemmes i den originale papirversion. Man må ikke udelukkende arkivere dokumenter i en elektronisk version. 5.3 DESK CHECK, CHARTER CHECK, MONITORERINGS- OG REVISIONSBESØG Styrelsen for Universiteter og Internationalisering udtrækker hvert år et antal institutioner til Desk Check. Et Desk Check indebærer et check af alle dokumenter for et udvalgt antal af studerende og undervisere. Hvis en institution udtrækkes til Desk Check skal alle institutionens Erasmusaktiviteter for det givne akademiske år gennemgås. Dvs. mobilitet af studerende, undervisere og andre ansatte, samt Erasmus intensive Programmer, EILC og Erasmus Forberedende Besøg. Ved et Charter Check modtager institutionen et spørgeskema omkring deres generelle administration af Erasmus-programmet. UI kan vælge at følge op på både et Desk Check og et Charter Check med et Monitorerings- og/eller Financial On-the-spot Check. Ved et Monitoreringsbesøg besøger repræsentanter fra Styrelsen institutionen for at gennemgå institutionens administrative procedurer og generelle arbejde med Erasmus-programmet. Ved et Financial On-the-Spot Check besøger repræsentanter fra Styrelsen institutionen for at kontrollere institutionens håndtering af Erasmus-midlerne. Dvs. institutionens regnskabsinstruks, udbetalinger til stipendiemodtagere etc. gennemgås. 22