Rapport vedrørende audit på Maskinmesterskolen København den marts 2014

Transkript

1 Rapport Rapport vedrørende audit på Maskinmesterskolen København den marts Formål. Formålet med audit og skriftligt tilsyn var at vurdere, om Maskinmesterskolen København (MSK) afvikler uddannelsen i overensstemmelse med: 1. formål og mål samt øvrige bestemmelser fastsat for uddannelsen til maskinmester, 2. Søfartsstyrelsens standard for kvalitetsstyring af de maritime uddannelser, og 3. øvrige bestemmelser fastsat for maritim uddannelse, herunder bestemmelser for bedømmelse og evaluering. 2 Planlægning og forberedelse. Der var mellem MSK og aftalt audit den marts Udkast til auditprogram blev sendt til MSK d. 26. februar og endeligt program blev gensidigt accepteret d. 3. marts. Forud var gået en del koordination da skolens ledelse var en del af en ministerdelegation til Sydkorea og dernæst var vært for Uddannelsesministerbesøg på skolen på de implicerede auditdage. Fristen for accept af audit og program blev derfor overskredet, men med begge parters accept. Forud for audit havde MSK sendt links til ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet, undervisningsplaner for maritimt valgfag og management jf. hhv. ny og gammel ordning, samt status for afvigelser og anbefalinger fra seneste audit, udført september 2011 og fra skriftligt tilsyn, udført oktober 2011 (som del af et tværsnit-tilsyn med de maritime professionsbacheloruddannelser). 31. marts 2014 Center for Uddannelsespolitik Bredgade København K Tel Fax Mail uds@uds.dk Web CVR-nr Sagsbehandler Mathias Augustsen Tel Mail maug@uds.dk Ref.-nr. Dokument nr. 2.1 Auditorer: Torsten Mathias Augustsen (lead) og Helle Bitsch Bay 3 Udførelse 3.1 Auditprogrammet Det fremsendte auditprogram blev drøftet på det indledende møde og følgende justeringer foretaget: i) Afsluttende møde blev rykket frem til kl for at give bedre plads til ankomst for minister ii) Rundvisning på MSK s værksted og laboratorier blev aftalt til tirsdag morgen kl. 08:45 iii) Faggruppe koordinator for ledelsesfag, Rikke Frank-Daub, blev tilføjet som deltager til interview med underviser i ledelse/leadership, organisation og økonomi Side 1/8

2 3.2 Udestående fra sidste audit MSK havde ingen udestående fra seneste audit, da der i tilknytning til seneste audit blev udført efterfølgende opfølgningsaudit med henblik på at lukke afvigelser (2) og vurdere opfølgning på anbefalinger (5). Rapport for både audit og opfølgningsaudit er offentliggjort på ministeriets hjemmeside. har ved seneste skriftlige tilsyn haft fokus på nye studieordninger. Dette emne blev der fulgt op på ved audit, jf. skriftlig tilsynsrapport dateret Rapporten fra skriftligt tilsyn vil blive gjort offentlig på ministeriets hjemmeside. MSK havde fået følgende 5 anbefalinger (opfølgningen er markeret med kursiv): 1. Maskinmesterskolen København skal opdatere liste over regler med de seneste ændringer af eksamensbekendtgørelsen samt medtage STCWkonventionen med Manila-ændringerne. (dette er rettet i den nye studieordning) 2. Maskinmesterskolen København skal opdatere studieordningen med kravene fra Manila-aftalen vedr. Ship Security Officer. (dette er rettet i den nye studieordning) 3. Maskinmesterskolen København skal opdatere studieordningen med kravene fra Manila-aftalen vedr. pirateri, således at studieordningen bringes i overensstemmelse med gældende bekendtgørelse om maskinmesteruddannelsen, herunder således at det fremgår, at studerende forud for første praktikperiode til søs skal være i besiddelse af et uddannelses-/kursusbevis for gennemført generelt sikringsberedskab. (studieordningen er rettet) 4. Det skal fremgå af beskrivelsen af maritimt valgfag i den relevante forløbsplan eller tilsvarende dokument, at valgfaget indeholder uddannelsen til Ship Security Officer samt kendskab til forhold under tilfangetagelse og eftervirkningerne heraf. (dette er rettet i den nye studieordning) 5. Maskinmesterskolen Københavns studieordning skal indeholde en beskrivelse af samarbejde med andre uddannelsesinstitutioner og erhvervet. (der er tilføjet et kort og ikke udfoldet afsnit i studieordningen, se ny anbefaling nr. 4) 4.1 Krav om kvalitetsstyring MSK har et kvalitetssystem, som er implementeret og opfylder gældende standard. Systemet er elektronisk og tilgængeligt via internettet. Dele af systemet er blokeret for indgang for gæster og studerende. Systemet opretter automatisk tidsstempel på ændringer i procedurer, undervisnings- og forløbsplaner og er således en administrativ lettelse ift. det tidligere system. Systemet giver mulighed for at lave statistikker for brugen af systemet. 4.2 Kvalitetsmålsætning og politik Ved mødet med rektor og kvalitetskoordinator blev auditteamet præsenteret for, hvordan MSK havde opfyldt egne målsætninger om (1) udvidelse af værkstedsskole, (2) efteruddannelse af undervisere i forbindelse med nye Side 2/8

3 STCW-krav samt (3) udviklingen af et nyt dimittend- og aftagerundersøgelsesredskab. Ad 1: Auditteam fik en rundvisning på skolen, udenfor auditprogrammet, hvor man fik præsenteret værkstedsskole, projektlokaler for værkstedsskoleprojekt samt laboratorier. Det fremgik, at man havde øget kapaciteten bl.a. ved indkøb af flere drejebænke samt opførelse af nye svejsekabiner. Kapaciteten var også blevet forøget ved at inddrage tidligere undervisningslokaler, hvorved man fik bedre udnyttelse af kvadratmetrene i hhv. værksted, projektrum og laboratorier. Ad 2: Skolens prorektor er ansvarlig for adjunktforløb for de ansatte. Det er sat i system, således at man normalt anvender 20 ECTS point på et eksternt undervisningsforløb PG-Pædagogisk Grundkursus og 10 ECTS point på intern supervision og vejledning udført af udpegede vejledere på såvel fagligt- som pædagogisk plan. Ad 3: MSK er i samarbejde med Rambøll ved at udfærdige et værktøj som skal sikre feedback fra dimittender samt aftagere med henblik på at måle ledighed efter gennemført uddannelse, relevans af uddannelse for såvel dimittender samt aftagere i erhvervet. Værktøjet er inspireret af et samarbejde Rambøll har haft med DTU om lignende tiltag. 4.3 Ansvar og organisation på uddannelsesinstitutionen MSK har ændret deres ledelsesteam, således at det nu omfatter 5 personer, hvor der før var tre. Ændringen har medført indførelsen af en studieleder og en teknisk chef i organisationen. Ændringen skyldes bl.a. øget tilgang af studerende til uddannelsen og øget adgang til tekniske hjælpemidler i uddannelsen. Skolen har nyindrettet el-laboratoriet og har et avanceret laboratorium for køleteknik. Ligesom der også var indkøbt 16 ens motorer til undervisningsbrug, så alle studerende kunne få mulighed for at arbejde med motorers komponenter og montage. 4.4 Evaluering MSK har standardiseret midtvejsevaluering og slutevaluering af undervisningen ved hvert semester. Midtvejsevalueringen baserer sig på en skriftlig evaluering udført af klasse og underviser som medfører en mundtlig drøftelse i klassen. Underviser og klasserepræsentant kvitterer slutteligt for et referat af den skriftlige evaluering og mundtlige drøftelse i klassen. Evaluering og bedømmelse af de studerende sker løbende. I flere fag er indført obligatoriske elementer, typisk skriftlige afleveringer, som skal gennemføres. Bliver dette ikke opfyldt, bliver den studerende ikke indstillet til eksamen og skal tage en drøftelse af situationen med rektor. Den fremsendte ledelsesevaluering af kvalitetsstyringssystemet levede ikke op til hverken bekendtgørelse om godkendelse og kvalitetssikring m.v. af maritime uddannelser eller MSK s egen procedure for ledelsesevaluering. Dette blev påpeget af auditteam under mødet med rektor og kvalitetskoordinator. Rektor erkendte dette, som en forglemmelse, og det blev videre af- Side 3/8

4 talt, at ledelsen skulle levere en fyldestgørende ledelsesevaluering næste dags morgen i forbindelse med audit. Det blev i denne forbindelse drøftet, hvordan man i ledelsen kunne søge at afgrænse de forskellige krav om ledelsesberetninger og evalueringer i forbindelse med mangeartede krav om dokumentation i forbindelse med økonomiske årsberetninger, evaluering af kvalitetssystem og udviklingskontrakter m.v. således at man ikke overså disse krav. 4.5 Kvalitetsstyringssystemet Kvalitetsstyringssystemet er ændret til et elektronisk system for 1½ år siden og der føres jævnligt tilsyn med systemet, herunder rettelser og justeringer der kan henføres til introduktion af det nye elektroniske system. Systemet anvendes stringent til styring af undervisnings- og forløbsplaner. De studerende anvender også systemet til informationssøgning i forhold til deres studieforløb og planlægning. 4.6 Dokument- og datastyring Skolen har udpeget en uddannelsesansvarlig, der sammenholder alle uddannelses- og forløbsplaner med bekendtgørelsen og de mange forskellige krav fra STCW og andre autorisationer der ligger i uddannelsen for at sikre, at uddannelsen hele tiden opfylder disse krav. Underviserne koordinerer og samarbejder i faggrupper for de forskellige fag. Semestergrupper anvendes til styring og koordinering af undervisning på tværs af klasser på et semester. Derved sikres samme progression på tværs af klasserne, noget som skolen har erfaret er af stor betydning for de studerende. 4.7 Processtyring Under interview med studievejlederen og administrationen blev det tydeligt, at skolen ikke havde en procedure for udmeldelse af studerende, der kunne understøtte, at frafaldsårsager blev kortlagt. Se anbefaling nr. 7. Skolen har en samlet faggruppe for alle elementerne af faget ledelse. Underviseren i driftsledelse udarbejder de obligatoriske hjemmeopgaver, der knytter sig til hans undervisning. Opgaverne er udformet som en case for et fiktivt firma. Underviseren bruger opgaverne til at vurdere, om de studerende har forstået stoffet. Hvis en studerende ikke afleverer en obligatorisk opgave, sender underviseren først en mail med en ny frist et par dage senere, og ellers sendes sagen videre til studievejlederen, der sikrer, at opgaven bliver afleveret eller meddeler, at den studerende ikke kan komme til eksamen i faget. MSK har for 1½ år siden fået en faggruppe op at stå på tværs af alle maskinmesterskolerne om det maritime valgfag. Der er tre undervisere fra MSK i denne faggruppe. Undervisningsplanen for det maritime valg fag er udarbejdet på engelsk og valgfaget tages på engelsk. Typisk tages en del af kurserne Shanghai Mari- Side 4/8

5 time University i Kina, og sidste gang faget var udbudt, var der ti kinesere på udveksling fra Shanghai Maritime University, som deltog i faget. Ledelsen sender regelmæssigt info mails ud til alle de studerende om de ting der sker på skolen. De studerende oplyser, at de føler sig velinformerede om skolens liv. Studievejledningen hjælper de frafaldstruede studerende bl.a. ved at henvise til studenterrådgivningen i København. Skolen opfordrer nye studerende der begynder på værkstedsskolen der har dårlige matematikkundskaber til at tage matematik på b-niveau samtidig med værkstedsskolen for at kunne klare de efterfølgende teorisemestre. Skolen justerer løbende på uddannelsen og flytter på emnerne for at forsøge at få så ensartet en studiebelastning som mulig. Skolen har justeret hele tiden, hvis noget er uhensigtsmæssigt, fx har alt EL været koncentreret på et semester, og det medvirkede til meget høje dumpeprocenter, derfor er det nu ændret. De studerende var gennemgående meget begejstrede for skolen og syntes, at de havde nogle meget kompetente undervisere. I de tilfælde, hvor der havde været nogle problemer, fx med nye undervisere, havde skolen handlet for at forbedre situationen, hvis de studerende havde klaget. 4.8 Interne kvalitetsaudits MSK har udført tre interne audit i det seneste år. Kvalitetskoordinator har været ansvarlig ved samtlige interne audit sammen med fagligt relevante undervisere. Afvigelser og anbefalinger fra de interne audit er registreret i kvalitetssystemet. Kvalitetskoordinator illustrerede overfor Styrelsens auditorer, hvordan man håndterer afvigelser og anbefalinger i systemet, herunder opfølgning og afslutning (lukning) af registrerede afvigelser og anbefalinger. 4.9 Rapportering og styring af afvigelser eller forslag til forbedring Muligheden for at skrive afvigelser i kvalitetsstyringssystemet blev anvendt, der lå bl.a. afvigelser fra de interne audit og en intern afvigelse på nogle eksamensopgaver, der var blevet færdige for sent i forhold til skolens egen procedure Korrigerende og forebyggende handlinger Ledelse, undervisere og studerende oplyser samstemmende overfor auditteam, at MSK anvender løbende dialog til at justere forventninger, indhold og ændringer fremfor skriftlig rapportering. Ledelsen holder døren åben for de studerende, og de studerende anvender dette til at drøfte og kritisere forhold på uddannelsen og institutionen generelt, ligesom de undervisere, som auditteam talte med, oplyste, at man opfordrer de studerende til at tage tingene op med underviser med det samme, så man kan drøfte eventuelle ændringer og/eller forventninger. Se anbefaling nr. 5. Side 5/8

6 Det er ikke muligt for de studerende selv at lave afvigelsesrapporter eller forbedringsforslag via kvalitetsstyringssystemet. De skal ifølge proceduren henvende sig til kvalitetskoordinatoren, der skriver deres afvigelse ind i kvalitetsstyringssystemet. De studerende nævnte ikke denne mulighed under audit, og det er auditors opfattelse, at de studerende ikke var bekendte med denne mulighed, hvorimod den dialogbaserede tilgang var kendt og anvendt af de studerende. Se anbefaling nr Styring af registreringer og certificering Under audit blev bilaget til skolens kvalitetsgodkendelse drøftet med henblik på en opdatering i forhold til de uddannelser, skolen har i dag, og de nye STCW-krav. Skolen har en procedure for udstedelse af eksamensbeviser, der sikrer, at eksamensbeviserne bliver læst igennem af flere, inden de bliver udstedt Eksterne kvalitetsaudits Skolen var i gang med forberedelserne til institutionsakkreditering i 2015, bl.a. arbejder skolen målrettet på en kortlægning af undervisernes tid, der skal illustrere forholdet mellem faglighed, efteruddannelse og udviklingsarbejde. Det kunne på tidspunktet for audit konstateres, at ganske mange undervisere deltog i efteruddannelse og udviklingsaktiviteter sammen med eksterne samarbejdspartnere Uddannelse og træning af personale Skolen har haft 2 undervisere på eksternt kursus i Sikringsofficer i skibe (SSO) hos Lloyds, og skolen er ved at udvikle undervisningsmateriale på baggrund af guidelines fra IMO, så den kan udbyde SSO-træning i forbindelse med maritimt valgfag. Skolen har også kontakt til en meget erfaren inspektør, som har hjulpet dem med oplæg på det kursus i generelt sikringsberedskab (security awareness), de studerende fra værkstedskolen skulle have før deres første søpraktik. Det er auditteamets vurdering, at MSK har meget fokus på det maritime valgfag, og at skolen er kompetent til at undervise deres studerende i SSO, og dermed også det underlæggende niveau i generelt sikringsberedskab. MSK har haft en meget stor tilgang af nye undervisere, og det virker som om, det er foregået uproblematisk. Skolen fremhæver selv, at de har forsøgt at integrere de nye undervisere hurtigt ved både at give dem en faglig mentor, der kender deres fag, og en pædagogisk vejleder, der skal hjælpe dem med at udvikle deres undervisning. MSK har anvendt hospitanttjeneste for undervisere, som ikke har erfaring fra skibe, bl.a. på Mærsks nyeste skibe (triple-e). Underviserne giver udtryk for, at det er meget inspirerende og imponerende at se, hvordan en sejlende maskinmesters arbejdsplads ser ud, med kombinationen af højteknologi, automation, mekanik og ledelse. Side 6/8

7 4.14 Sikkerhed og arbejdsmiljø Skolens ledelse kommunikerede tydeligt, at der var meget stort fokus på sikkerhed på skolen, og det blev nævnt, at det blev overvejet at bortvise studerende, der ikke kunne finde ud af at overholde sikkerhedsreglerne for værkstedskole og laboratorier. De studerende, der generelt roste underviserne og undervisningen, fandt dog undervisningen i sikkerhed og regler på værkstedsskolen så kedelig, at de ikke kunne holde koncentrationen i forhold til emnet. Dette blev underbygget af studievejlederen, der havde noteret et særlig højt fravær i disse timer. Se anbefaling nr Fokusområder Studieordningen for maskinmesteruddannelsen Afsnittet i skolens studieordning om samarbejdspartnere var temmelig kortfattet og beskrev ikke det omfattende samarbejde, der er med de andre maskinmesterskoler. Se anbefaling nr. 4. Skolens studieordning indeholdt en beskrivelse af de forskellige eksamensformer på uddannelsen, men det var ikke tydeligt, hvilken eksamensform der blev anvendt i hvilke fag og detaljerne omkring prøvernes varighed og tilladte hjælpemidler var ikke beskrevet. Se anbefaling nr. 3. Implementering af den nye STCW-konvention Skolen havde arbejdet en del med, hvordan de kunne sikre, at alle målene fra STCW-konventionen blev nået i maskinmesteruddannelsen. Der var dog ingen, der kunne fremvise, at skolen har det totale overblik over indarbejdning af nye STCW-mål i uddannelsen. Se anbefaling nr. 1. Skolen har STCW-henvisninger på hele området for maritimt valgfag, men henvisningerne er ikke indsat systematisk på forløbs- og undervisningsplaner for de andre dele af maskinmesteruddannelsen. Se anbefaling nr. 2. Det er auditteamets vurdering, at MSK har meget fokus på maritimt valgfag og at skolen er kompetent til at undervise deres studerende til sikringsofficer i skibe (SSO). Implementering af de nye eksamensregler Skolen har implementeret studiefremdriftsreformen, med stopprøve efter 1. semester og automatisk tilmelding til eksamen efter hvert semester. MSK havde tydeliggjort i studieordningen, at skolen ikke benytter sig af gruppeprøver. Side 7/8

8 5 Afvigelsesrapporter og anbefalinger Der blev ikke noteret afvigelser under audit, men der blev givet 8 anbefalinger: 1. Skolen bør overveje anvendelse af procesbeskrivelser ift. dokumentation af målopfyldelse og regelopfyldelse ved emner med høj kompleksitet, f.eks. overholdelse af STCWkonventionen. 2. Skolen skal sikre, at de relevante STCW-henvisninger for alle dele af maskinmesteruddannelsen står på skolens forløbsplaner eller undervisningsplaner. 3. Skolen skal sikre, at der i studieordningen er en tydelig henvisning til undervisnings- og forløbsplaner, hvor de præcise forhold omkring eksempelvis eksamen er beskrevet. 4. Skolen kan med fordel fremhæve samarbejdspartnere, herunder andre maritime uddannelsesinstitutioner i studieordningen. 5. Skolen bør skriftligt formulere deres politik omkring kommunikation mellem studerende og institution (dialogbaseret) af hensyn til sikring af fælles forståelse. 6. Skolen skal sikre, at de studerende ved, hvordan de kan tage de ting op, de er utilfredse med, herunder adgang til afvigelsesrapportering i kvalitetsstyringssystemet. 7. Skolen bør overveje at skrive en procedure for udmeldelse af studerende. 8. Skolen bør sikre, at undervisningen i sikkerhed på værkstedskolen afspejler skolens fokus på sikkerhed. Uddannelsesinstitutionen er velkommen til at kontakte undertegnede for yderligere information. og Uddannelsesstøtte, den 31. marts 2014 Torsten Mathias Augustsen (lead auditor) Side 8/8