Bilag 7.1 Budgetansvar, attestation og bogføring

Transkript

1 Bilag 7.1 Indholdsfortegnelse 1. Hjemmel og indholdsfortegnelse 1 2. Budgetansvar & Budgetansvarlige Stikprøvekontrol 2 3. Attestation/varemodtagelse 3 4. Kontering 3 5. Brugeradgang til økonomisystemet 4 6. Bogføring og bilagsbehandling Bogføring Bogføringsgrundlag Kontante indbetalinger Indbetalingskasser Kreditorregister Honorar Skattefri rejse- og kørselsgodtgørelse Personlige udlæg Fællesarrangementer, udflugter og ferieture Betalinger til udlandet Internethandel MasterCard MasterCard Direkt Køb til personale (privatbrug) Tilbagedaterede bogføringer Tidsplan for regnskabsafslutning Supplementsposteringer 8 7. Opkrævning af tilgodehavender Debitorregister 9 8. Arkivering 9 9. Kontrol og revision Intern kontrol og revision Intern/ekstern revision Hjemmel og indholdsfortegnelse I henhold til afsnit 7.1 i Næstved Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ gælder nedenstående regelsæt. Regelsættet gælder fra den 1. januar Vedtaget i Sammenlægningsudvalget den 20. november Opdateret i anledning af projekt Styr på styringen september Senest administrativt revideret i april 2012, i forbindelse med overgangen fra hævekort til MasterCard Direkt. Side 1 af 10

2 I forbindelse med organisationsændring den 1. september 2012 er bilaget redaktionelt ændret i 1. kvartal Bilaget er opdateret januar 2016 i forbindelse med ny definition af begrebet budgetansvar som er gældende fra 1. januar 2016 Team Finans og Controlling er ansvarlig for, at dette regelsæt er ført ajour. Ændringer skal godkendes i Økonomiudvalget. Dette regelsæt indeholder minimumskrav fastsat af Næstved Kommune og skal til enhver tid overholdes. Budgetansvarlige kan fastsætte yderligere kontroller, hvis det findes nødvendigt. Overvejelser om yderligere kontroller bør ske ud fra en væsentligheds- og risikovurdering. 2. Budgetansvar & Budgetansvarlige Budgetansvaret ligger hos Centerchefer og Virksomhedsledere og kan ikke uddelegeres. Center for Økonomi og Analyse registrerer alle personer, som er budgetansvarlige i økonomisystemet. Desuden registreres en evt. uddelegering af stikprøvekontrollen Budgetansvaret indebærer, at den budgetansvarlige: tilrettelægger og gennemfører løsningen af opgaverne så de politiske og egne mål på området indfries sikrer at budgettet overholdes. Er der udsigt til at dette ikke er muligt, skal der straks tages initiativer til at sikre budgetoverholdelse. Hvis dette ikke kan ske inden for eget budgetansvarsområde, skal der hurtigst muligt ske orientering og involvering af den ansvarlig centerchef/direktør. For virksomhedsledere gælder dog, at det er tilladt at overskride bevillingen med op til 3%, som vil blive overført til næste år, i henhold til regler for styring og overførselsadgang. sikrer et relevant, gennemskueligt og opdateret grundlag at foretage opfølgning ud fra. er ansvarlig for at der udarbejdes opfølgning hver måned. Dette kan ske i samarbejde med fagcenter, Center for Økonomi og analyse eller på tværs af lignende virksomheder. Sikrer at det økonomiske ledelsestilsyn er tilrettelagt Center for Økonomi og Analyse understøtter med systemer, sparring, rådgivning og analyse. På ERNA findes forskellige modeller og henvisninger til værktøjer, som skal understøtte den budgetansvarlige i opfølgningsopgaven. Den budgetansvarlige har ansvaret for, at der udtages et tilstrækkeligt antal stikprøver og kan efter en konkret vurdering uddelegere denne stikprøvekontrol til en person med ledelsesansvar. 2.1 Stikprøvekontrol Formålet med stikprøvekontrollen er at sikre: at indtægter og udgifter er bogført på de områder (steder/grupperinger), hvor de hører til at grundlaget (dokumentationen) for bogføringen er korrekt og sigende at attestationsreglerne er overholdt Side 2 af 10

3 Der skal foretages stikprøvekontrol af det bogførte, mindst en gang om måneden. Særlige omstændigheder (ferie eller mindre ansvarsområder) kan danne grundlag for en beslutning hos den budgetansvarlige om at udføre stikprøvekontrollen med længere intervaller end 1 måned. Dog skal hele perioden siden sidste stikprøvekontrol indgå i udvælgelsesgrundlaget. Antallet og omfanget af stikprøverne besluttes ud fra en væsentligheds- og risikovurdering. Alle udførte kontroller og resultater af stikprøver skal være dokumenteret i Prisme Ledelsestilsyn. Alle kommunens bogføringer foretages udelukkende på grundlag af attesterede (varermodtagede) bilag, hvilket betyder, at stikprøvekontrollen først udføres efter bogføringen/udbetalingen. Vær særlig opmærksom på kontrol af manuelle udbetalinger (via Prisme). Findes der uregelmæssigheder ved kontrollen som er nødvendige at undersøge nærmere i en revisionssag skal Teamchef for Team Finans og Controlling kontaktes. Der vil efterfølgende blive iværksat undersøgelse af uregelmæssighederne. 3. Attestation/varemodtagelse Når du attesterer/varemodtager et bilag, påtager du dig ansvaret for at: Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte. (Er varen modtaget - og er det den rigtige vare) Mængde, kvalitet og pris er kontrolleret. (Har man fået det rigtige antal - er det den aftalte pris - evt. Indkøbsaftale) Som udgangspunkt skal alle bilag attesteres. I praksis udføres det som nævnt nedenfor: Alle elektroniske fakturaer attesteres elektronisk ved varemodtag funktionen. For alle manuelle bogføringer skal der være sigende dokumentation, som skal attesteres med underskrift. Rettelser af fejlkonteringer skal som minimum forklares enten på papir eller ved elektronisk notat. Desuden skal der henvises til oprindeligt bilagsnummer. Hvis en person ikke kan attestere en elektronisk faktura i henhold til attestationsreglerne, men alligevel skal gennemføre bogføringen, kan attestationen foretages på grundlag af en attesteret kopi af fakturaen, der gemmes som dokumentation, eller ved at den attesterende person gør et elektronisk notat på fakturaen. Side 3 af 10

4 4. Kontering Når du konterer et bilag påtager du dig ansvaret for at: Konteringen bliver foretaget på korrekt konto herunder også korrekt sted, gruppering og art. (med/uden moms, indtægtsart/udgiftsart) Betalingsdatoen er korrekt i forhold til fakturaen. Beløbet, der bliver konteret, er korrekt i forhold til dokumentationen. 5. Brugeradgang til økonomisystemet De budgetansvarlige skal godkende den/de personer, der bliver autoriseret til at bogføre regnskabsbilag. For at få oprettet brugere skal der indsendes et oprettelsesskema. Skemaet skal underskrives af lederen. Skemaet skal sendes til Center for Økonomi og Analyse Team Finans og Controlling, der sørger for, at brugerne bliver oprettet. Alle brugere skal være oprettet med cpr.nr. således at systemet automatisk sikre, at brugeren ikke kan lave udbetalinger til sig selv. Skemaet ligger på ERNA De nærmere bestemmelser om autorisationer er beskrevet i bilag til it-sikkerhedsportalen. Center for Økonomi og Analyse har ansvaret for at rådgive om generelle retningslinjer, interne kontroller/regler m.m. Dette sker bl.a. ved udarbejdelse af diverse vejledninger og afholdelse af kurser. De budgetansvarlige har ansvaret for at de personer, som benytter økonomisystemet har, de nødvendige kompetencer til opgaven. Forudsætningen for at få adgang til at bogføre er enten kursus eller tæt dialog med Center for Økonomi og Analyse Team Finans og Controlling 6. Bogføring og bilagsbehandling De retningslinjer som er nævnt i de efterfølgende afsnit gælder for bogføring og bilagsbehandling i Næstved Kommunes økonomisystem Prisme Portalen (elektroniske bilag) og Prisme (øvrige bogføringer) 6.1 Bogføring Næstved Kommunes bogføringer skal ske løbende og uden unødig forsinkelse, dels af hensyn til mulighederne for effektivt at følge op på budgettet og dels af hensyn til, at betalingsfrister bliver overholdt. Bogføringen finder som hovedregel sted i den virksomhed/afdeling, der har truffet dispositionen (bestilt varen). Bogføringsstederne bliver tildelt et kladdenavn, som refererer til en afdelingsbetegnelse. En afdeling kan få tildelt flere kladdenavne. Side 4 af 10

5 6.2 Bogføringsgrundlag Kommunens regnskaber bliver ført på grundlag af attesterede originale regnskabsbilag. Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag. Elektroniske regninger konteres og attesteres (varemodtages) via Prisme Portalen, hvorefter selve betalingen foretages automatisk via Prisme. Bogføringer som er foretaget i Prisme dokumenteres ved udskrivning af Posterings- og udbetalingskontrolliste. Alle indkøb, der ikke direkte relaterer sig til virksomhedens/afdelingens primære opgaveløsning, skal være forklaret via posteringsteksten eller notat. Det betyder, at f. eks vin indkøbt til gave, forældremøde eller lignede skal være beskrevet med f.eks. Gave til xx s jubilæum. Af restaurationsregninger skal det fremgå, hvem der har deltaget og årsagen til restaurantbesøget. Ingen må, uanset beløbsstørrelsen, foretage udbetalinger til sig selv. 6.3 Kontante indbetalinger Hovedreglen er, at indkomne beløb i form af kontanter /checks ALTID skal indsættes på en af Næstved Kommunes bankkonti. Der må IKKE indsættes kontanter eller checks på virksomhedernes Mastercard konto. Undtagelser SKAL fremgå af forretningsgangsbeskrivelsen for den enkelte virksomheds afdelingskasse, som skal godkendes i Team Finans og Controlling For Administrationen gælder særskilt, at alle indkomne beløb (checks) SKAL være registreret på kvitteringsliste (netblanket, blanketnr. KB ) Kvitteringslisten skal være underskrevet af to personer. Ved poståbningen skal checks stemples med endossering (beløbet indsættes på Næstved Kommunes bankkonto Borgeres kontante indbetalinger foretages fortrinsvis via BS eller FI kort. Indbetalinger kan også foretages til Borgerservice og lokale biblioteker, som registrerer disse løbende i Prisme. Virksomheder som modtager kontante indbetalinger SKAL registrere disse på kasseapparat eller nummereret materiale eks. Kvitteringsblok. Virksomhedsleder har ansvaret for at sikre rutiner, som løbende kontrollerer fortløbende nummer på kvitteringsmateriale, som anvendes til indtægter, herunder at indtægterne afregnes og bogføres korrekt. Kontrollen skal dokumenteres. Se også regler for afdelingskasser Bilag Indbetalingskasser Der er indbetalingskasse i Borgerservice Hovedbiblioteket samt lokale biblioteker. Kasserne tager imod kontante indbetalinger samt indbetalinger via dankort. Alle indbetalinger registreres dagligt i økonomisystemet. Der udstedes kvittering, såfremt den som indbetaler ønsker dette. Der må som hovedregel ikke foretages kontante udbetalinger fra kasserne. Side 5 af 10

6 Kassebeholdningen skal afstemmes hver dag, og kasseopgørelsen skal underskrives og opbevares lokalt. Der skal udarbejdes interne skriftlige forretningsgange på den daglige registrering af indbetalinger herunder også på afstemning af kassen og afregning til banken. 6.5 Kreditorregister Næstved Kommune benytter et samlet kreditorregister. Alle kreditorer er registreret med CVR/CPR. Ved udbetaling til en borger/virksomhed vil Nem Konto systemet på baggrund af cpr.nr./cvr.nr. koble NemKontoen på udbetalingen. Hvis der skal udbetales til en alternativ bankkonto for en kreditor, skal der vedhæftes dokumentation på rigtigheden af bankkontoen Dokumentationen vedhæftes på kreditoren eller på selve posteringen. Adgang til at ændre i Nemkonto systemet må ikke tildeles brugere, som også har adgang til et it-system, som udbetaler via Nemkonto. 6.6 Honorar Honorarydelser er oplysningspligtige til Skat. Derfor er de enkelte virksomheder/afdelinger ansvarlige for at indberette oplysningspligt ved registrering/bogføring. Det gøres ved, at alle regninger for honorar, som er uden moms, indberettes med koden H (eks. tolk, psykolog, fysioterapeut, foredragsholdere, undervisere)i forbindelse med bogføringen. Der er udarbejdet særskilt vejledning for hvilke ydelser, som er oplysningspligtige. LINK 6.7 Skattefri rejse- og kørselsgodtgørelse Skattefri rejse- og kørselsgodtgørelse er oplysningspligtig til Skat. Rejse- og kørselsgodtgørelse udbetales af den bogførende enhed dvs. decentralt. Alle udbetalinger for skattefri rejse- og kørselsgodtgørelse skal indberettes med koden F. Dokumentation for skattefri rejse- og kørselsgodtgørelse skal altid attesteres af en overordnet eller en af denne udpeget person. Der findes personalepolitiske retningslinjer for området LINK Side 6 af 10

7 6.8 Personlige udlæg Alle ansatte, der har haft personlige udlæg, skal have udlægget udbetalt via Prisme dvs. til en bankkonto. Virksomhederne kan dog ved mindre udlæg refundere via afdelingskassen, hvis dette er beskrevet i forretningsgangsbeskrivelsen for denne. A conto udbetalinger til brug for f.eks. koloni, studietur eller lignende er personlige og kan indsættes på private bankkonti, virksomhedens hævekort eller udbetales kontant. Det skal altid dokumenteres, hvem udlægget er udbetalt til, og hvem der har ansvaret for den endelige afregning og regnskab. Regnskabet skal aflægges snarest muligt og senest 14 dage efter aktivitetens afslutning. 6.9 Fællesarrangementer, udflugter og ferieture Arrangementer hvor der er deltagerbetaling skal afsluttes med et regnskab indeholdende alle udgifter og indtægter. Det skal desuden fremgå hvilke medarbejdere og borgere (elever, beboere), som deltager. Regnskabet skal aflægges snarest muligt og senest 14 dage efter aktivitetens afslutning Betalinger til udlandet Betaling til udlandet i danske kroner kan ske over Prisme. Betalingen i anden valuta end danske kroner skal ske enten ved at få Team Finans og Controlling til at betale regningen via netbank eller selv at gå i Danske Bank og betale regningen via afdelingskassen. Hvis afdelingskassen benyttes skal det fremgå af forretningsgangsbeskrivelsen. Der findes særskilt vejledning om moms på indkøb foretaget i andre EU lande. Link 6.11 Internethandel Bemærk at køb af varer på internettet kun undtagelsesvis må foretages, hvor der ikke findes indkøbsaftaler på området. Hvis en virksomhed har behov for at handle på internettet, kan de få et specifikt kortnummer til virksomheden. Beløbet hæves på Næstved Kommunes nemkonto og bogføres af Team Finans og Controlling på en mellemregning. Virksomheden har ansvaret for korrekt omkontering umiddelbart efter, at kontoudtog er modtaget. Virksomheder, der har en afdelingskasse med MasterCard Direkt, kan anvende dette kort til internethandel. Beløbet hæves på virksomhedens bankkonto, så vær opmærksom på, at saldoen på kontoen skal kunne dække købet. Der henvises i øvrigt til bilag 8.5 Kontoordninger og betalingskort. Side 7 af 10

8 6.12 MasterCard Der kan udstedes MasterCard til ansatte, som har et særligt behov for et sådan kort. Forinden skal Centerchefen og Team Finans og Controlling godkende. Der aftales individuelt kreditmaximum pr. kort. Afregning for brug af MasterCard skal ske hver måned. Der henvises i øvrigt til bilag 8.5 Kontoordninger og betalingskort MasterCard Direkt Efter aftale med Team Finans og Controlling kan der bestilles personligt MasterCard Direkt til brug for opfyldning af afdelingskassen. Der henvises i øvrigt til bilag 8.3 Afdelingskasser Køb til personale (privatbrug) Ansatte ved Næstved kommune må IKKE foretage indkøb til eget brug i kommunens navn eller gøre brug af Næstved Kommunes indkøbsaftaler til eget brug Tilbagedaterede bogføringer Der bliver primo hver måned lukket af for bogføring på foregående måned. For udvalgte områder kan der blive tildelt rettigheder til at bogføre i den korrekte periode. Dette vil medføre, at en tidligere måneds saldo vil blive påvirket, hvorfor der bør udføres særlige kontroller for sådanne tilbagedaterede bogføringer. Rettigheder til at bogføre bagud (tilbagedatere) bliver tildelt af Center for Økonomi og Analyse Team Finans og Controlling Tidsplan for regnskabsafslutning Tidsplanen for regnskabsafslutningen offentliggøres hvert år på ERNA Supplementsposteringer Forsupplement (posteringsdato 1. januar) Fra den 1. december er der mulighed for at bogføre udgifter/indtægter, der vedrører efterfølgende regnskabsår. Supplement (posteringsdato 31. december) Fra den 1. januar er der mulighed for at bogføre udgifter/indtægter tilbage på gammelt regnskabsår. Perioden er beskrevet i tidsplanen for regnskabsafslutningen. Side 8 af 10

9 Supplement i forbindelse med halvårsregnskab pr. 30. juni (posteringsdato 30. juni) I perioden 30. juni 10. juli er der mulighed for at bogføre udgifter/indtægter tilbage på 1. halvår. 7. Opkrævning af tilgodehavender Alle regninger til borgere, virksomheder og kommuner skal registreres via et fagsystem, økonomisystemets fritekstfaktura- eller debitormodul. Alle fakturaer skal udskrives på et korrekt og juridisk bindende grundlag Ved kreditnotaer skal årsagen noteres i posteringstekst eller påhæftet notat. Center for Økonomi og Analyse Team Finans og Controlling forestår rykker for restancer kort efter betalingsfristens udløb. Efter 2. rykker overdrages restancen til Skat, som forestår den efterfølgende inddrivelse. 7.1 Debitorregister Næstved Kommune benytter et samlet debitorregister. Alle debitorer er registreret med CVR/CPR. Ved udbetaling til en borger/virksomhed via debitorsystemet vil Nem Konto systemet på baggrund af cpr.nr./cvr.nr. koble NemKontoen på udbetalingen. Hvis der skal udbetales til en alternativ bankkonto (administrator) for en debitor skal der forinden udbetalingen sendes dokumentation på rigtigheden af kontoen til Team Finans og Controlling Adgang til at ændre i Nemkonto systemet må ikke tildeles brugere, som også har adgang til et it-system, som udbetaler via Nemkonto. 8. Arkivering Elektroniske bilag arkiveres automatisk i økonomisystemet, mens manuelle bilag skal arkiveres i enheden. Papirdokumentation (notaer, bon er o.l) til en elektronisk faktura skal være arkiveret hos enheden. Hvis enheden undtagelsesvis har valgt at tage et print af en elektronisk faktura for at få attesteret udskriften af fakturaen, skal denne være arkiveret hos enheden. Den budgetansvarlige har ansvaret for, at bilagene bliver opbevaret på forsvarlig og systematisk måde, og at kassation sker i henhold til kommunens arkivbestemmelser. Det er enhedens ansvar at finde bilag frem til interne/eksterne samarbejdspartnere samt at besvare henvendelser fra borgere/leverandører vedr. betalinger. Papirdokumentation, kontoudtog og uddatamateriale skal opbevares i 3 år, jf. bevarings- og kassationsreglerne. Side 9 af 10

10 9. Kontrol og revision 9.1 Intern kontrol og revision Hovedprincippet er, at så få personer som muligt bliver involveret i at bogføre det enkelte bilag, og at arbejdsgange er tilrettelagt og beskrevet på en sådan måde, at det er muligt at kontrollere dem. Eventuelle interne kontroller, ud over dem der er nævnt i diverse bilag til kasse- og regnskabsregulativet, skal være tilrettelagt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Alle kontroller og resultaterne af disse skal altid være dokumenteret. Alle ansatte har pligt til at gøre opmærksom på uregelmæssigheder eller mistanke om sådanne. Nærmeste leder og/eller Team Finans og Controlling skal kontaktes. Alle betalinger over ,00 kr. bliver vurderet af Center for Økonomi og Analyse ved betalingskørslen. Stikprøvekontrol af udbetalingerne består efterfølgende i at vurdere rigtigheden for udbetalingen. Dokumentationen for kontrollen skal være opbevaret i Center for Økonomi og Analyse Team Finans og Controlling 9.2 Intern/ekstern revision Center for Økonomi og Analyse Team Finans og Controlling er med baggrund i de gældende regelsæt ansvarlig for, at den interne revision i Næstved Kommune bliver udført Se bilag 3.3 Intern revision. Kommunernes eksterne revision og/eller Team Finans og Controlling udfører interne kontroller hvert år. Formålet er at sikre, at gældende regelsæt overholdes, og at arbejdsrutinerne er tilrettelagt så hensigtsmæssigt som muligt. Kasse- og regnskabsregulativ med bilag er derfor altid grundlaget for intern revision samtidig med, at de skal være grundlaget for tilrettelæggelse af arbejdsrutiner med relation til økonomistyring. Side 10 af 10