Driftsenheden. Kontrakt Indledning. Mølledamsvej Støvring

Transkript

1 Kontrakt Driftsenheden Mølledamsvej Støvring Indledning Kontraktstyring er valgt som det samlede styringsprincip for alle institutioner, centre og afdelinger i Rebild Kommune. Vi tror på at beslutninger og dispositioner bedst træffes tæt på borgerne og brugerne. Det indebærer som overordnet styringsprincip, at det er tilstræbt at tillægge institutionsledelse mv. så store kompetencer det findes muligt og realiserbart i forhold til balance mellem decentral styring og centralt overblik. Formålet med kontraktstyring er: At brugeren/borgeren sættes i centrum for den kommunale opgaveløsning. At alle bidrager til fællesskabet inden for rammerne af de fælles politikker, retningslinjer og beslutninger. At tildelingen af fuld kompetence indenfor budgetrammen og de givne politikker til kontraktholder omsættes til levering af de bedste løsninger på institutionsniveau. At sikre en optimal ressourceanvendelse og økonomisk tankegang i organisationen ved at etablere en tæt sammenhæng mellem ansvar, kompetence og konsekvens i de daglige dispositioner. At styrke den decentrale ledelse og medarbejdertilfredsheden, ved at tydeliggøre kontraktholderens ansvar for den enkelte institutions mål, rammer og udvikling. At indarbejde kvalitetsstyring i den daglige dialog mellem politikere, forvaltning og institution, og på den måde at bidrage til den forsatte udvikling af den kommunale service.

2 Grundlæggende værdisæt for kontraktstyringen Del af helheden i Rebild Kommune er alle en del af en helhed. På den baggrund forventes det, at institutionerne arbejder sammen for at nå kommunens prioriterede kontraktmål og de ønskede kommunale serviceydelser inden for den fælles økonomiske ramme. Prioriteret fokus på effekt mere fokus på effekt frem for proces fremmer innovation og nytænkning. De overordnede politiske målsætninger for kommunen har første prioritet, men de procesrelaterede ideer og innovative tiltag, der skabes ud fra kontraktstyringens metodefrihed i de enkelte institutioner, deles til gavn for hele organisationen. Dynamiske kontrakter mulighed for differentierede kontraktmål efter områder, og løbende justeringer af disse i løbet af kontraktperioden. Udvidet kontraktstyring effekten af indsatsen prioriteres og følges løbende via kontraktmålene. Dette hierarki af kontraktmål har til formål at tydeliggøre kontraktholders primære ansvarsområde og sætte fokus på udviklingen heraf. Hvis det er muligt, inddrages eksisterende kvalitetsrapporteringer (f.eks. kvalitetskontrakter) i forbindelse med kontraktmålene. Decentral ledelse styrkelse af medarbejdernes kompetencer ved at tildele ansvaret for den daglige drift til de enkelte institutioner. Dialogbaseret kontraktstyring tæt dialog mellem det politiske niveau og driftsniveauet. Det tætte samarbejde gør det muligt for politikerne at følge med i den løbende udvikling for kontraktmålene, og under hvilke vilkår de udføres i de enkelte institutioner. Side 2 af 16

3 Delstrategi og kontraktmål Økonomisk ramme Budgetmæssig ramme (år 2013) Sted Art Budgetramme Driftsenheden Fritidsområder Genbrugspladser Fælles funktioner Veje Samlet ramme Kontraktsum i oprindeligt budget Forudsætninger for den økonomiske ramme indtægter Det er en forudsætning for budgetrammen: At plejeniveauet og opgaveomfanget for de forskellige områder antager en størrelse, der ikke overstiger gennemsnittet for 2012 niveauet. At bestillingsarbejde fra administrationen og institutioner, der ligger ud over den normale drift, afregnes direkte med bestiller. I den herover beskrevne økonomiske ramme er reduktionen af kontraktsummen i 2013 på 0,5 mio. kr. indarbejdet. Side 3 af 16

4 Opfyldelse af kontraktområdets egne mål Kontraktområdets mål A) Økonomi, effektivisering B) Materielgårdenes fysiske placering C) Driftsenheden har tilfredse brugere D) Driftsenheden løser opgaver af høj kvalitet og med stor fleksibilitet E) At bistå institutioner og administrationen med faglig sparring F) Godt samarbejde internt i kommunen med administrationen, institutioner samt eksternt med leverandører og entreprenører G) En sikker arbejdsplads med et absolut minimum af arbejdsulykker H) Være en god arbejdsplads Side 4 af 16

5 A) Strategiområde: Økonomi, effektivisering Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering Der er i 2010 taget politisk beslutning om at driftsenheden skal effektivisere dvs. reducere kontraktsummen over 4 år med i alt 2 mio. kr. svarende til 0,5 mio. kr/år. Implementere 5S (LEAN Værktøj) Maskiner og materiel Effektiviseringen på 0,5 mio. kr. er indarbejdet i budgettet. 5S funderes i dagligdagen Maskiner og materiel Effektiviseringen opnås i 2013 ved at bruge medstyrende arbejdsgrupper, ved ikke at opsætte blomsterkummer i byer med byskilt, ved at indarbejde 5S (Arbejdsplads indretning og materiel organisering) bruge relevant IT hertil, samt ved at investere i effektivt materiel og maskiner. 5S skal indarbejdes i hverdagen i løbet af 2013 og være implementeret i 2014 Der skal fortsat investeres i effektivt og tidssvarende materiel. Uddannelse Uddannelse Medarbejderne skal fortsat uddannes, til at bruge nye og udnytte eksisterende metoder og materiel mest effektivt. Og Centerchef Der måles på om budgettet opfyldes i årsregnskabet, ved årsskiftet. At kerneydelserne leveres tilfredsstillende, selvom kontraktsummen er reduceret med i alt 2 mio. kr. efter år Der konstateres om 5 S fungerer ved visuel inspektion Der investeres i materiel og maskiner som understøtter effektivitet og som minimerer driftsomkostningerne. Driftsenheden gør dette løbende med kurser. Side 5 af 16

6 B) Strategiområde: Materielgårdenes fysiske placering Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering Materielgårdene skal samles på en fysisk placering Der er 3 (4) materielgårde, hvoraf materielgården i Støvring er besluttet udflyttet pga. anden fremtidig anvendelse af adressen Driftsenheden bør samles i én fysisk materielgård med central beliggenhed af hensyn til bl.a. effektiviteten og den fysiske adskillelses indvirkning på medarbejdernes fællesskabsfølelse og ansvarsfølelse for helheden. Yderligere effektivitet omkring brug og vedligeholdelse af maskiner, bygninger og energiforbrug vil følge med en fysisk samling af aktiviteterne. og Centerchefen Der skal i 2013 og 2014 i samarbejde med Forvaltningen opstilles beslutningsgrundlag for etablering af én ny samlet materielgård. Driftsenheden skal i 2014 have udarbejdet politisk beslutningsgrundlag til at flytte Materielgården i Støvring og samle Driftsenheden i én materielgård. En udflytning af materielgården i Støvring og samling af Driftsenheden på en adresse skal planlægges i kontraktperioden Der udarbejdes / revideres plan for samlingen, indeholdende ønsker til placering, bygninger, udendørs arealer og økonomi og Centerchefen Påbegyndes medio 2013 Klar til politisk beslutning primo 2014 Side 6 af 16

7 C) Strategiområde: Tilfredse brugere Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering Driftsenheden har tilfredse brugere Driftsenheden ønsker at fokusere på fortsat at have tilfredse brugere Driftsenheden skal bibeholde og forstærke fokus på brugerne af vores ydelser og deres oplevelser af vores ydelser Medarbejderne skal øge bevidstheden om at gøre brugerne tilfredse. Medarbejderne skal igennem praktiske øvelser, samtaler, gruppearbejder m.m. bevidstgøres om deres rolle i at få tilfredse brugere (TEMADAGE ) Emnet behandles blandt andet på TEMADAGE Afhængig af oplevet brugerrespons kan det overvejes om der skal gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser. Mere end 70 % af brugerne i en sådan undersøgelse bør kunne kategoriseres som tilfredse Side 7 af 16

8 D) Strategiområde: Arbejdet skal være af høj kvalitet og med stor fleksibilitet Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering Arbejdet skal være af høj kvalitet og med stor fleksibilitet Der ydes arbejde af høj kvalitet og med stor fleksibilitet Både produkt og arbejdsproces skal være af høj kvalitet Arbejde planlægges, ledes og udføres af veluddannet og i muligt omfang af faglært personale. Uddannelse af medarbejdere forløber fortsat. Medarbejdernes kompetencer holdes a jour Uddannelsesplanerne vurderes ud fra konkrete behov og kursusmulig- og der skal fortsat udvikles på området Målrettet uddannelse skal bidrage til at højne kvaliteten af arbejdet yderligere. Der har fundet en kompetence afklaring sted af alle medarbejdere. heder. Måles løbende ved i muligt omfang at journalisere tilbagemeldinger fra medarbejdere, brugere og samarbejdspartnere. Side 8 af 16

9 E) Strategiområde: Bistå institutioner og administrationen med faglig sparring Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering Bistå institutioner og administrationen med faglig sparring Det skal være til administrationens og institutionernes fordel at sparre fagligt med Driftsenheden. Vores veluddannede og erfarne medarbejdere yder i dag faglig sparring indenfor deres ekspertiser til institutioner og administrationen. Vi skal sikre at de af vores medarbejdere som yder rådgivning er bevidste om deres rådgiverfunktion Vi skal sikre at rådgivende medarbejdere fortsat er opdateret med aktuel viden Opgaverne løses ved sparring med institutionerne og administrationen. Måles ved løbende evaluering og tilbagemeldinger fra institutioner og administrationen. Dialog om behov for efteruddannelse Være åbne overfor feedback fra vores sparringspartnere om vores rådgivning Medarbejderne i driftsenheden skal fortsat udvikle deres faglige kompetencer igennem uddannelse og erfaringsudveksling med andre kommuners driftsafdelinger og administrationer. Evalueres med rådgivende medarbejdere under MUS samtaler Side 9 af 16

10 F) Strategiområde: Godt samarbejde internt i kommunen med administrationen, institutioner samt eksternt med leverandører og entreprenører Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering Godt samarbejde internt i kommunen med administrationen, institutioner samt eksternt med leverandører og entreprenører Det skal være til administrationens og institutionernes fordel at anvende Driftsenheden. Samarbejde med private aktører Vi skal opfatte kommunens administration og institutioner såvel som eksterne leverandører og entreprenører, som professionelle samarbejdspartnere. Kommunale enheder skal opleve Driftsenheden som en samarbejdspartner som det giver fordele at samarbejde med Leverandører og entreprenører skal opfatte Driftsenheden som en kompetent samarbejdspartner Indgå i positiv og konstruktiv dialog om opgaver Opgaverne løses ved sparring med administrationen og institutioner Driftsenheden vil indhente tilbud fra forskellige leverandører og entreprenører Måles ved løbende evaluering og tilbagemeldinger fra administrationen og institutioner Måles ved løbende evaluering og tilbagemeldinger fra administrationen og institutioner Være åbne overfor feedback fra leverandører og entreprenører og dele viden om dette internt. Side 10 af 16

11 G) Strategiområde: En sikker arbejdsplads Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering En sikker arbejdsplads med et absolut minimum af arbejdsulykker Sikkerheden på arbejdspladsen skal altid have højeste prioritet Minimere antallet af arbejdsulykker og reducere antallet af tilløb hertil Sikkerhedsorganisationen og procedurerne er på plads og optimeret og skal holdes i drift Sikkerhedsaspekter søges indarbejdet i alle relevante situationer. Sikkerhedsaspekter søges indarbejdet i alle relevante situationer. Sikkerhedsarbejdet skal fortsat prioriteres. Alle faggrupper i Driftsenheden skal være repræsenteret i sikkerhedsudvalget For læringens skyld, bliver der fortsat fokuseret på indberetning af tilløb til ulykker Der er ansat en medarbejder i fleks- job som hovedsageligt skal arbejde med arbejdsmiljø og sikkerhed. Fortløbende proces Alle sikkerhedsforskrifter vil blive overholdt og ledelsen sørger for at der løbende evalueres på arbejdet med sikkerheden Tilløb til ulykker skal indberettes og der vil blive igangsat et forebyggende arbejde på denne baggrund Psykisk arbejdsmiljø Det psykiske arbejdsmiljø er en integreret del af arbejdsmiljø og sikkerhed. Det psykiske arbejdsmiljø medtages fortsat i sikkerhedsarbejdet Fortløbende proces. Side 11 af 16

12 H) Strategiområde: Være en god arbejdsplads Mål Indsats Handling Ansvarlig Plan for proces og evaluering Fortsat være en god arbejdsplads for de ansatte Driftsenhedens ansatte er i dag i tilfredse med deres arbejdsplads. Nedbringe fravær Manglende tilsyn og opfølgning i felten pga. administrativt arbejde Medarbejdernes enhedsfølelse bør styrkes via en fysisk samling af materielgårdene. Arbejdsglæden styrkes med de medstyrende grupper, med gode arbejdsbetingelser, herunder tidssvarende effektivt materiel og tidssvarende mandskabsfaciliteter. Understøtte arbejdsglæden ved driftsenheden. Øge indsatsen med nærvær ved fravær Faggruppelederne skal have mere tid til at komme mere i felten på tilsyn, for at hjælpe medarbejderne. Driftsenheden ønsker at opnå en følelse af at tilhøre en enhed, og at favorisere og facilitere samarbejde på tværs af faggruppeskel og gamle kommune skel. Mandskabsfaciliteterne er i dag ikke tidssvarende på 2 af 3 af driftsenhedens materielgårde. Timeregistrering foregår i dag på papir. Det er for tidskrævende for alle parter. Understøtte samarbejdet i enheden med bla. TEMADAGE Deltage i TEMADAGE NÆRVÆR FRAVÆR med ledere og TR. Implementere redskaberne herfra i dagligdagen. Der indføres elektronisk timeregistrering SMARTKLIK Materielgårdene bør fysisk samles på en central adresse i og Faggruppeledere Centerchef Plan byg og vej og faggruppeledere og faggruppeledere og Faggruppeledere Centerchef Plan byg og vej Materielgårdene bør fysisk samles på en central adresse i Gennemføre TEMADAGE 2013 & 2014 Deltagelse i NÆRVÆR FRAVÆR temadage. Fraværet hos OBS medarbejderne mindskes, fra 2012 niveau. Der indføres elektronisk timeregistrering SMARTKLIK i 2013 Materielgårdene bør fysisk samles på en central adresse i Derved kommer yderligere en effektiviseringsgevinst med mere rationelle arbejdsgange, besparelse på energi til opvarmning, el, vedligeholdelse m.m. Side 12 af 16

13 Generelle og specielle kontraktvilkår Særlige vilkår Side 13 af 16

14 Ledelsens ansvar og kompetence : Er selv ansvarlig for at tilrettelægge den daglige drift i kontraktenheden, indenfor den politiske ramme og en økonomisk ramme. Med andre ord har kontraktholder bl.a. ansvaret for personalet, og kan ansætte og afskedige og prioritere arbejdsfordelingerne internt. Tjenestemænd udgør dog en særlig gruppe og er undtaget fra de generelle regler. Er ansvarlig for budgetoverholdelse og den decentrale økonomistyring. Har fuld rådighed over overførte midler, til enhedens drift. Har indenfor rammerne frihed og fleksibilitet til at nå kontraktenhedens målsætninger på egen måde og er forpligtet til, at indgå i tværgående mål i Center Plan, Byg og vej / Rebild Kommune. Side 14 af 16

15 Kontraktområdets interne organisation Driftsleder Administrativ koordinator Økonomi & Administration Værkstedsleder Værksted Koordinator Genbrugspladser & pladsansvarlig Sjakbajs Vandløbs- og naturpleje Samarbejde imellem alle grupper I Driftsenheden Faggruppeleder Park & Grønne områder Faggruppeleder Vej Faggruppeleder Tømrer Side 15 af 16

16 Kerneydelser og opgaver Institutionens formål: Det er institutionens formål, at kerneydelserne leveres på et niveau så Kommunes borgere, politikere og administrationen er tilfredse. Institutionens målgruppe: Alle kommunens borgere, institutioner og administrationen Institutionens kerneydelser: Kommunal vejdrift samt vedligehold af grønne områder, natur- og vandløbspleje, tømrerarbejde for institutioner og administrationen og drift af kommunale genbrugspladser i Sørup og Krastrup. Samarbejdspartnere Samarbejdspartnere indenfor Rebild Kommunes organisation: Politikere, administrationer og institutioner Samarbejdspartnere udenfor Rebild Kommunes organisation: Borgere, foreninger, entreprenører, nabokommuner og stat Kontraktområdets deltagelse i konkrete/løbende projekter Tømrerværksted: Tømrerværkstedet udfører vedligeholdelse af kommunale bygninger på markedslignende vilkår, og står til rådighed med rådgivning til Kommunale institutioner og administrationen ved bl.a. henvendelser om bygningsvedligeholdelse. Forestår den daglige vedligeholdelse af driftsenhedens materielgårde. Drift af park, natur og vandløb: Renhold og vedligeholdelse af parker, idrætsanlæg, grønne områder og beplantninger. Øvrige arbejder, f.eks. vandløb i denne gruppe af opgaver vil være bestillingsarbejder udenfor budgetrammen. Drift af veje og genbrugspladser: Renhold, reparation og vedligeholdelse af veje, grusveje, rabatter, bygværker og stier m. belægning, slaghuller, brøndkarme, rendestensbrønde, skilte, standere, galger, rør underføringer. Daglig drift af Sørup og Krastrup genbrugspladser. Side 16 af 16