IndFak. Systemadministrator Basis uddannelse

Transkript

1 IndFak Systemadministrator Basis uddannelse

2 Dagsorden Præsentation Systemadministratorens arbejdsopgaver Lærings mål Best practice i digital indkøb Gennemgang af IndFak opgaver Opgaver

3 Systemadministratorens arbejdsopgaver Systemadministratoren opretter og vedligeholder organisationsenheder og de dertil knyttede brugere. Ligeledes administrerer systemadministratoren organisationsenhedernes faktura og leveringsadresser, samt de nummerserier og konteringsregler, k i l der benyttes til den elektroniske ordrer og kontering af fakturaer. En systemadministrator som tildeles rollen systemadministrator på globalt niveau, kan udføre systemadministrationsopgaver på et globalt niveau i forhold til alle tilknyttede institutioner. Tildeles rollen på lokalt niveau kan der kun udføres systemadministration i den organisationsenhed, hvor brugeren bliver tildelt rollen.

4 Lærings mål Kendskab til dokument flow i IndFak Oprette og vedligeholde brugere Oprette og vedligeholde organisationer og adresser Oprette og vedligeholde regnskaber og dimensionsmodeller Oprette og vedligeholde leverandører Oprette og vedligeholde nummerserier Brugergruppe g Opgaver

5 Dokumentflows i IndFak

6 Best Practice for Digitale Indkøb 1. Aftaleindgåelse 2. Leverandøroprettelse 3. Rekvisition 4. Ordreafsendelse 5. Lager 6. Leverancemodtagelse 7. Faktura 8. Kredit Kredit modtagelse nota Udlæg Bogføring Btli Betaling nota

7 Helikopter tilgang til IndFak Indkøbsprocessen Rekvirent Indkøber Disponent Rekvirent + Indkøber Disponent

8 Helikopter tilgang til IndFak - Varemodtagelse Varemodtagelse Rekvirent Indkøber Disponent Rekvirent/ Varemodtager

9 Helikopter tilgang til IndFak - Faktura Fakturafordeler Disponent Fakturafordeler Rekvirent Disponent Fakturafordeler Rekvirent + Disponent

10 Oprette og vedligeholde organisationer Roller og dermed rettigheder afhænger af hvor i organisationen de er tildelt. Fx Global systemadministrator og Lokal systemadministrator

11 Oprette og vedligeholde organisationer Når en organisationsenhed oprettes, så skal følgende tilføjes: Brugere Adresser Regnskaber Dimensioner Leverandører Nummerserier Det er derfor logisk at oprette disse inden organisationen oprettes.

12 Oprette og vedligeholde organisationer

13 Oprette og vedligeholde brugere For at kunne oprette en bruger, så skal du have tildelt superuser rollen En systemadministrator har mulighed redigere i brugerens opsætning.

14 Oprette og vedligeholde brugere Vedligeholde brugerens stamoplysninger Ændre adgangskode Inaktiv fra Vis kun dokumenthovedline dli Std. Organisationsenhed Reference(autorouting) Fortrolig

15 Oprette og vedligeholde brugere Stamoplysninger Roller Disponeringsgrænse Automatisk kontering Gruppe tilvalg Stedfortræder ERPid

16 Oprette og vedligeholde brugere Tilføje roller til brugeren Forklaring på roller

17 Oprette og vedligeholde brugere Systemroller Systemadministrator Gruppe administrator Superuser Personroller Bogholder Gæst Superbruger Favoritliste administrator Kontrakt administrator Kontrakt læser Statistik Controller

18 Oprette og vedligeholde brugere Ordrebehandling Prislistemanager Rekvirent Begrænset rekvirent Indkøber med forhandlede d priser Indkøber med prokura Fakturabehandling Fakturafordeler Rekvirent Disponent Udlægsafregning Indkøber med tekstordre tkt Indkøber Adgang til link out Disponent Varemodtager

19 Oprette og vedligeholde brugere En generel disponeringsgrænse Den generelle disponeringsgrænse afgør, hvor meget brugeren har mulighed for at kunne indkøbe eller godkende. Er den generelle disponeringsgrænse fx sat til kr , så har brugeren mulighed for at godkende en ordre, faktura eller kreditnota på op til kr Disponeringsgrænse på dimensionsværdien Muligt at tildele en bruger rettighed til at godkende for fx kr , hvis ordren konteres med den specifikke dimensionsværdi.

20 Opgave Find en bruger 1. Find brugeren med brugernavn Indkøber_ (NB: Hvis du er logget ind som Sysadmin2, så skal du finde Indkøber 2) 2. Tildel brugeren rolle Modtager i organisationen PGudd 3. Vælg fanen disponeringsgrænse 4. Tildel brugeren en disponeringsgrænse på Klik Gem og klik på Forside øverst i skærmbilledet

21 Oprette og vedligeholde brugere Hvis brugeren har valgt at opsætte standard kontering under Personlige indstillinger Ikke muligt for systemadministratoren at redigere.

22 Oprette og vedligeholde brugere Tilføje brugeren til gruppen Gruppen skal være oprette af en brugergruppe administrator En bruger kan godt være medlem af flere grupper.

23 Oprette og vedligeholde brugere Vælg en stedfortræder for brugeren Stedfortræder kan fra sin forside vælge at overtage brugerens rolle og herved varetage dennes arbejde Anvendes ved sygedom eller ferie. Brugerne har også selv mulighed for at udvælge en stedfortræder

24 Opgave Vælg en stedfortræder tdf t d 1. Find brugeren med brugernavn Indkøber_ (NB: Hvis du er logget ind som Sysadmin2, så skal du finde Indkøber 2) 2. Vælg Susanne Kølbæk som stedfortræder for brugeren

25 Oprette og vedligeholde brugere Anvendes ved integration til andet ERP system

26 Oprette og vedligeholde adresser Oprette eller kopier adresser Leveringsadresse Faktureringsadresse Juridisk adresse (Økonomisk enhed er afgørende)

27 Opgave Opret en adresse 1. Klik på knappen Opret adresse 2. Udfylde de obligatoriske felter 3. Afgør om adresse skal være en leveringsadresse eller en faktureringsadresse

28 Regnskab Regnskabet skal opsættes for hver enkel regnskabskreds Systemadministratoren har mulighed for at opsætte særlige regler for regnskabet

29 Regnskab Stamoplysninger Leverandører Fakturamatch Kreditnota match Udlæg Under Afsnit 6.1 Opret regnskab

30 Regnskab Leverandør liste opdateres ved stamdata fra Navision Fuld eller delvis opdatering af leverandør liste

31 Regnskab Regler for match Samme er gældendefor kreditnota

32 Regnskab Regler for match mellem kreditnota og faktura

33 Regnskab Aktivering af udlægsmodulet Tilføj udlægsposter

34 Regnskab M Momsgrupper Tilføjes på ordrer og på manuelle fakturaer

35 Opgave Opret et regnskab kb 1. Klik på knappen Opret Regnskab 2. Tildel regnskabet et navn 3. Gennemgå de enkelte afkrydsningsmuligheder i forhold til afsnit 6.1 Regnskab i Systemadministrator manualen. 4. Vælg endimensionsmodellen. 5. Klik på fanen Fakturamatch 6. Gennemgå mulighederne under fakturamatch og opsæt en Afvigelsesgrænse 7. Klik Gem

36 Opgave Opretet udlæg 1. Vælg udlæg 2. Tag stilling og afkryds evt. diverse valgmulighederne 3. Klik Tilføj udlæg 4. Udfyld udlægslinjen efter eget valg. 5. Klik på disketten for at gemme linjen 6. Opret 2 udlægslinje mere 7. Klik Gem opsætning

37 Dimensioner Til alle regnskaber skal der tilknyttes en dimensionsmodel. Dimensionsmodellen udgør den konteringsstreng, som brugerne skal udfylde på ordre og faktura. Dimensionsmodellen bliver tilførtværdier via stamdata overførsel fra Navision Stat. Det er altid muligt at se, hvornår dimensionsmodellen sidst er opdateret. Oprette ny dimensionsmodel Vedligeholde dimension og værdier UNSPSC kategori kontering

38 Dimensioner Oprette dimensionsmodel Tildel dimensionsmodellen et navn Udfyld de nødvendige felter og tryk opdater Kode valideres op imod konteringsdimensioner i stamdata filen fra Navision Tilføj gruppe/gem

39 Opgave Opreten en dimensionsmodel 1. Klik på knappen Opret 2. Tildel dimensionsmodellen et navn 3. Tilføj en gruppe med kode KONTO, vælg selv navn, rækkefølge og om det er påkrævet 4. Tilføj en gruppe med kode PROJEKT, vælg selv navn, rækkefølge og om det er påkrævet 5. Tilføj en gruppe med kode INDKOEBSKATEGORI, vælg selv navn, rækkefølge og om det er påkrævet 6. Gem dimensionsmodellen

40 Dimensioner Oprette automatisk kontering Vælg en UNSPSC kategori kode Udfyld de nødvendige felter og tryk opdater Kode valideres op imod konteringsdimensioner i stamdata filen fra Navision Tilføj gruppe/gem

41 Leverandører Kendskab til dokument flow i IndFak Log in og personlig forside Leverandører oprettes i Navision og overføres via stamdata til IndFak Som udgangspunkt skal alle leverandører oprettes i Navision, når en handlen gennemføres

42 Leverandører

43 Leverandører

44 Nummerserier Oprette nummerserier Nummerserierne anvendes for den enkelte økonomiske enhed Angives for: Rekvisition/ordre Omkontering Manuel(ved oprettelse af en manuelfaktura)

45 Nummerserier Oprette nummerserier Nummerserierne anvendes for den enkelte økonomiske enhed Angives for: Rekvisition/ordre Omkontering Manuel(ved oprettelse af en manuelfaktura)

46 Opgave Opret en nummerserie 1. Klik på knappen Opret serie 2. Tildel serien et prefix 3. Tildel en startværdi 4. Gem

47 Opsamling Du har nu lært hvordan du opretter og vedligeholder bruger opretter og vedligeholder adresse opretter og vedligeholder regnskab opretter og vedligeholder dimensionsmodel vedligeholder leverandører opretter og vedligeholde nummerserier Oplysninger skal nu tilknyttes en organisationsenhed

48 Oprette og vedligeholde organisationer En organisationsenhed kan oprettes ved indtastning; kan også oprettes ved masseindlæsning Navn EAN nr. OEX id Nummer serier Underorganisationsenhed til CVR nummer En økonomisk enhed skal tilføjes: et regnskab et EAN nummer

49 Oprette og vedligeholde organisationer Adresser Brugere Bruger grupper Undtagelse for godkendelse e mail notifikationer

50 Oprette og vedligeholde organisationer Tilføje adresse Leveringsadresse Faktureringsadresser Juridisk adresse

51 Oprette og vedligeholde organisationer Brugere kan tilføjes roller i organisationen

52 Opgave Tilføje adresse og nummerserie til en organisation 1. Klik på Redigere ud for en organisation(vælg en tilfældig) 2. Vælg Adresse fanen 3. Tilføj en leveringsadresse 4. Under organisationens stamoplysninger, udvælg en nummerserie og tilføj denne

53 Oprette og vedligeholde organisationer Brugergrupper Brugergrupper kan anvendes til blandt andet styring af hvilke brugere, der skal kunne lave Link out til en leverandørs webshop og til brugerstyret tilgang til kataloger, hvor man for en gruppe definerer hvilket udsnit af kataloget brugerne i gruppen skal have adgang til. Oprettelse af brugergrupper g gør det altså i højere grad muligt for gruppe administratoren, at adgangsstyre den enkelte brugeres adgang til fx dimensionsværdier og leverandør kataloger. Det er muligt for gruppeadministratoren at oprette følgende gruppe: 1. Dimensionsgrupper 2. Katalog grupper 3. LinkOut grupper 4. Tekstordre grupper NB: For at det er muligt for systemadministratoren at oprette en brugergruppe, skal denne have tilføjet rollen Brugergruppeadministrator i

54 Oprette og vedligeholde organisationer Brugergrupper oprettes for den enkelte organisatoriske enhed Kataloggrupper LinkOut grupper Testordregrupper Dimensionsgrupper NB Systemadministrator skal have tilføjet rollen Brugergruppeadministrator for at kunne oprette brugergrupper. g

55 Oprette og vedligeholde organisationer Tildel katalog gruppen et navn Vælg de kataloger som gruppen skal bestå af Tilføj herefter brugere til gruppen

56 Oprette og vedligeholde organisationer Vælg organisation og kataloggruppe Valg af organisation afhænger af hvor i organisationshierarkiet du befinder dig Tilføj herefter brugere til gruppen Husk at brugeren også kan tilføjes til gruppen

57 Opgave Opret en ktl katalog gruppe 1. Klik på fanen brugergrupper 2. Kilk på knappen Opret en brugergruppe af typen : Kataloggruppe 3. Tildel gruppen et navn 4. Afgør hvilke kataloger der skal indgå i gruppen 5. Tryk gem Tilføj en bruger til gruppen 1. Klik på fanen Kataloggrupper 2. Vælg organisation PGudd og kataloggruppen 3. Tilføj enbruger 4. Klik Gem

58 Oprette og vedligeholde organisationer En generel undtagelse på UNSPESC kategori Kan opsættes på alle leverandører eller en specifik

59 Opgave Opret en undtagelse 1. Klik Tilføj ny undtagelse 2. Vælg hvilken kategori og leverandør undtagelsen skal gælde for 3. Sæt grænsen på Klik gem

60 Oprette og vedligeholde organisationer