Fakturafordeler Basisuddannelse

Transkript

1 IndFak Fakturafordeler Basisuddannelse

2 Dagsorden Præsentation Fakturafordelerens arbejdsopgaver Lærings mål Best practice i digital indkøb Gennemgang af IndFak opgaver Opgaver

3 Fakturafordelerens arbejdsopgaver I IndFak er det din opgave som fakturafordeler, at have overblikket over alle indkomne dokumenter. En fakturafordeler kan vha. søgefunktionen se status for ordrer, fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog og rykkere samt videresende de enkelte dokumenter til den rette modtager. Som fakturafordeler er dine primære opgaver: Behandle nye dokumenter i Indfakog fordele disse til rette personer. Overvåge dokumenter som afventer behandling af en anden person i IndFak.

4 Lærings mål Kendskab til dokument flow i IndFak Modtage fakturaer Dokument søgning Behandle fakturaer Omkontering Afvis/Genåbn faktura Opfølgning gpå afventende dokumenter Kreditnota/rykker/kontoudtog Opgaver

5 Dokumentflows i IndFak

6 Best Practice for Digitale Indkøb 1. Aftaleindgåelse 2. Leverandøroprettelse 3. Rekvisition 4. Ordreafsendelse 5. Lager 6. Leverancemodtagelse 7. Faktura 8. Kredit Kredit modtagelse nota Udlæg Bogføring Btli Betaling nota

7 Helikopter tilgang til IndFak Indkøbsprocessen Ordre processen Rekvirent Indkøber Disponent Rekvirent + Indkøber Disponent

8 Helikopter tilgang til IndFak - Varemodtagelse Varemodtagelse Rekvirent Indkøber Disponent Rekvirent/ Varemodtager

9 Helikopter tilgang til IndFak - Faktura Fakturahåndtering Fakturafordeler Disponent Fakturafordeler Rekvirent ki Disponent Fakturafordeler Rekvirent + Disponent

10 Gennemgang fakturafordelerens IndFak opgaver Ny faktura i IndFak Fremsøge dokumenter Fakturabehandling Ny kreditnota i IndFak Kreditnotabehandling Rykker Kontoudtog

11 Ny faktura i IndFak Fakturaen indeholder et ordrenummer Hvis leverandøren har angivet et ordrenummer på fakturaen, så vil fakturaen altid forsøge at blive matchen med ordre. Hvis ordre og faktura stemmer overens, så kan fakturaen blive autogodkendt og sendt til betaling. Hvis ordre og faktura ikke stemmer overens, så vil fakturaen blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter fakturaen og videresende den til rette person eller foretage manuelt match. Fakturaen har en reference person Hvis leverandøren har angivet en reference person på fakturaen, så vil fakturaen forsøge at finde referenceperson i IndFak, og dermed sendes direkte til bruger. Der er udpeget en standard fakturafordeler Hvis der er udpeget en standard fakturafordeler, så vil fakturaer, som ikke opfylder et af de to ovenstående kriterier, blive sendt direkte til standard fakturafordeler og lande på dennes forside. Ingen af ovenstående kriterier er opfyldt Hvis ingen af ovenstående krav er opfyldt, så vil fakturaen blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter fakturaen og videresende den til rette person.

12 Fremsøge dokumenter Faktura/ordrenummer Leverandør Organisation Gem søgeindstillinger Fakturastatus Ordrestatus Fakturatotal inkl. Moms Datointerval Søg ordre Faktura/ordre/ Søg Udlæg Søg Kontoudtog Søg Fritekst

13 Fremsøge dokumenter Behandling af søgeresultater Ikke betalt Delvist betalt Helt betalt Ingen betalingsinformation tilgængelig l

14 Opgave Søgen faktura 1. Gå til søgning fra forsiden 2. Søg efter fakturaer med faktura status Faktura uden ordre modtaget. Få hjælp i afsnit 3.1 Fakturafordeler manualen

15 Gennemgå faktura Åbn faktura

16 Gennemgå faktura Åbn faktura Rediger Klik Rediger i fakturaen for at viderebehandle fakturaen. Konverter til manuel I IndFak er det muligt at konverter en faktura til manuel. Konverteringen gør det muligt at redigere i fakturaen og bl.a. sammenlægge fakturalinierne. Når du konvertere fakturaen til en manuel vil der blive oprettet en kopi af den originale faktura og kopien vil få et andet fakturanavn. Afvis faktura Når en faktura afvises vil den ændre status til faktura afvist. Når det klikkes på Afvis faktura vil du blive bedt om at kontakte leverandøren eller skrive en besked til leverandøren. Hvorvidt du selv skal kontakte leverandøren, eller om IndFak kan sende en besked afhænger af leverandørens opsætning, og om leverandøren har mulighed for at modtage et svar fra IndFak. Send til en anden organisation Når en ny faktura modtages i IndFak, så er der muligt at sende den til anden organisationsenhed. Typisk vil der være flere underafdelinger til din organisationsenhed, som du har mulighed for at flytte fakturaen til, så du sende den til den korrekte modtager. Tilknyt ordre Det er muligt at tilknytte et ordrenummer til fakturaen. Indtast ordrenummeret i feltet og klik Tilknyt ordre. Kender IndFak ordre nummeret vil ordren blive matchet med fakturaen. Tilknyt kontraktnummer Det er muligt at tilknytte et kontraktnummer til fakturaen. Indtast kontraktnummeret i feltet og klik Tilknyt kontrakt nummer. Kender IndFak kontraktnummeret vil kontrakten blive matchet med fakturaen.

17 Rediger faktura Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan udfyldes af fakturafordeler, rekvirent og disponent Vis Kommentar: Hoved elektroniske kontering: format Det I kommentarfeltet IndFak er kk muligt kan du at påføre se kan den en du elektroniske lk hovedkontering, påføre en k kommentar. original. som kan gælder for hele hl fakturaen, fk medmindre d der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan udfyldes af fakturafordeler, rekvirent og disponent

18 Rediger faktura Send til varemodtagelse Når fakturaen er færdigbehandlet og korrekt, så klik på Send til Varemodtagelse for at sende fakturaen videre til en rekvirent. Gem faktura Du har mulighed for, at gemme en fakturaen på din personlige forside, imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan udfyldes af fakturafordeler, rekvirent og disponent Split linie Somfakturafordeler har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Historik: I historik feltet har du mulighed for at se, hvor fakturaen tidligere har været. Kommentar: I kommentarfeltet kan du påføre en kommentar. Vis elektroniske format Det ermuligt at se den elektroniske original. Rekvirent Vælg en bruger med rekvirent rolle, som kan bekræfte varemodtagelsen på fakturaen. Hoved oedkontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan udfyldes af fakturafordeler, rekvirent og disponent

19 Opgave Redigere faktura 1. Gå til Søgning og foretage en søgning med fakturastatus Faktura uden ordre modtaget 2. Åbn faktura 3. Klik på Rediger 4. Gennemgå fakturaen. 5. Udfyld hovedkontering og øvrige obligatoriske felter 6. Send til varemodtagelse? Når en bruger med Rekvirent rollen modtager en faktura; hvad skal hun/han gøre med den?? Nævn nogle eksempler hvor det kan være nødvendigt at foretage en linjekontering?

20 Behandle faktura Redigere fakturalinje Linie disponent Line kontering

21 Behandle faktura Kontering på flere fakturalinjer I IndFak er det muligt for fakturafordeler, at påføre en kontering på flere fakturalinier på en gang. Klik på Konter flere linier PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo. info@progratorgatetrade.com

22 Behandle faktura Opsplitte fakturalinje Som fakturafordeler har du mulighed for at splitte en fakturalinie op i flere fakturalinier

23 Behandle faktura Opsplitte fakturalinje Du har nu på samme vis mulighed dfor at redigere hver enkel af de opsplittede fakturalinjer

24 Opgave Opsplit pp en fakturalinje 1. Gå til Søgning og foretage en søgning med faktura status Faktura uden ordre modtaget 2. Åbn faktura 3. Split en fk fakturalinje lij 2 underlinjer 4. Redigere i antal i underlinjer. Husk summen skal passe original linjen 5. Gem opsplitningen? Nævn nogle eksempler på hvornår det kan være nødvendigt at splitte en fakturalinje i flere underlinjer?

25 Behandle faktura Konverter til manuel

26 Kvittering

27 Opgave Konverter en faktura til manuel 1. Gå til Søgning og foretage en søgning med fakturastatus Faktura uden ordre modtaget 2. Åbn faktura 3. Klik Konverter faktura til manuel 4. Sammenfør evt. fakturalinje 5. Færdigbehandle fakturaen og send til varemodtagelse

28 Omkontering af godkendt faktura Anvend Søg faktura/ordre til at finde den faktura, som du ønsker at omkontere. Vælg Omkonter på den fremsøgte faktura. Den nye faktura vil oprettes. Den oprindelige faktura vil skifte status til Omkonteret faktura. Den nye faktura har fået nyt fakturanummer.

29 Omkontering af godkendt faktura

30 Omkontering af godkendt faktura PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo

31 Opgave Omkontere en faktura 1. Gå til Søgning og foretage en søgning med fakturastatus Faktura godkendt 2. Klik på Omkonter faktura 3. Send faktura til godkendelse.? Hvad er formålet med omkontering? PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo

32 Afvis/genåbn faktura

33 Opgave Genåbn faktura 1. Gå til Søgning og foretage en søgning med fakturastatus Faktura afvist 2. Klik på Genåbn 3. Søg fakturaen frem 4. Behandle fakturaen og send den videre til en anden bruger? Hvad er formålet med omkontering?

34 Behandling af faktura match fejlet Såfremt en faktura med et ordre nummer ikke kan autogodkendes i IndFak, vil fakturaen fejle og få status Faktura match fejlet. Som fakturafordeler er det din opgave, at sikrer at disse fakturaer, bliver videre sendt til den rigtige Disponent. Vælg derfor fk fakturamatch hfjl fejlet i fk fakturastatus, og søg. PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo. info@progratorgatetrade.com

35 Behandling af faktura match fejlet

36 Opgave Videresend fakturamatch fejl 1. Gå til Søgning og foretage en søgning med fakturastatus Faktura match fejl 2. Åbn faktura 3. Send faktura til anden disponent? Hvornår vil faktura få status Faktura match fejl?? Hvorfor er det vigtigt for en fakturafordeler at holde øje med den faktura status?

37 Oprette et ny dokument manuelt I I df k dt li t t tt lkt ikfkt k dit t lt I I IndFak er det muligt at oprette en elektronisk faktura og kreditnota manuelt. I tilfælde af at I modtager en papir faktura fra en udenlandsk leverandør, så kan du indtaste den og manuelt omdanne den til en elektronisk faktura

38 Oprette et ny dokument manuelt Du skal som minimum udfylde alle obligatoriske felter markeret med blåt. Derudover kan du selv bestemme, hvilke felter du finder relevante. Hvis leverandøren er kendt i Navision, kan du finde denne i leverandørlisten. Herved undgår du skal skulle taste Leverandør CVR nr. Når du er færdig med fakturahovedet, så skal du udfylde Faktura tillægsoplysninger.

39 Oprette et ny dokument manuelt I Faktura tillægsoplysninger skal du udfylde leverandørens betalingsoplysninger. Du skal være opmærksom på, at din Systemadministrator kan slå Faktura tillægsoplysninger fra, og området vil derfor ikke være synligt for dig. Når fakturaen er færdig udfyldt, så klik Næste>> for at komme videre. Her vil du have mulighed for at gennemgå fakturaen en sidste gang inden du videresender. Klik på Send til rekvirent, og fakturaen vil blive sendt til rekvirenten for varemodtagelse.

40 Opgave Opretny faktura 1. Opret en ny faktura fra din forside 2. Udfyld som minimum alle obligatoriske felter 3. Foretage linjekontering 4. Send fakturaen til varemodtagelse Få hjælp i afsnit 4. Fakturafordeler manualen

41 Ny kreditnota i IndFak Kreditnota indeholder et fakturanummer Hvis leverandøren har angivet et fakturanummer på kreditnotaen, så vil kreditnotaen altid forsøge at blive matchet med fakturaen. Kreditnota har en reference person Hvis leverandøren har angivet en reference person, så vil kreditnotaen forsøge at finde referenceperson, og dermed sendes direkte til bruger. Der er udpeget en standard fakturafordeler Hvis der er udpeget en standard fakturafordeler, så vil kreditnotaen, som ikke opfylder et af de to ovenstående kriterier, ki i blive sendt direkte til standard dfk fakturafordeler f dl og lande på dennes forside. I f tå d kit i fldt Ingen af ovenstående kriterier er opfyldt Hvis ingen af ovenstående krav er opfyldt, så vil kreditnotaen blot lande i systemet, og du skal derfor søge efter kreditnotaen og videresende den til rette person.

42 Gennemgå kreditnota

43 Gennemgå kreditnota Konverter til manuel Det er muligt at kontere kreditnotaen til en manuel. Ved at konvertere kreditnotaen til en manuel har du mulighed for at redigere i kreditnotaens indhold. Send til anden organisation Det er muligt at sende fakturaen til en anden organisatorisk enhed. Det kan være anvendeligt, såfremt fakturaen er modtaget i en forkert afdeling, og du kende den rigtige modtager afdeling. Afvis Kreditnota Du kan kun afvise en Kreditnota, hvis du mener at leverandøren har lavet en fejl på Kreditnotaen. Når du afviser en Kreditnota, så vil den skifte status til Kreditnota afvist, og du er derfor nød til at kontakte leverandøren, og bede om en kreditnota. Husk at bede leverandøren om at anføre Kreditnotanummeret på kreditnotaen, så kreditnota og Kreditnota kan sammenkobles. Vis elektroniske original Det er muligt at se den elektroniske original. Tilknyt faktura I IndFak har du mulighed for at tilknytte en kreditnota til en faktura og herved skabe en reference mellem faktura og kreditnota. Du får på denne måde mulighed for at sammenligne faktura og kreditnota. I feltet indtaster du fakturanummeret og herefter klikker du Tilknyt faktura.

44 Gennemgå kreditnota

45 Gennemgå kreditnota Send til Disponent Du kan også vælge at sende fakturaen direkte til en disponent. Send til rekvirent Du har mulighed for at sende kreditnotaen til en rekvirent til videre behandling. Gem Kreditnota Du har mulighed for at gemme Kreditnotaen på din personlige forside, imens du behandler den. Kreditnotaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Vælg Rekvirent eller Disponent Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele Kreditnotaen, medmindre der er påført en liniekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan også udfyldes af en rekvirent eller en disponent, når du modtager Kreditnotaen. Da du også har mulighed for at redigere i hovedkontering, så vil det være dig som har den endelig ansvar for at konteringen er rigtig udfyldt. Historik: I historik feltet kan du se hvor Kreditnotaen tidligere har været hos. Kommentar: I kommentar feltet kan du påføre en kommentar. Det anbefales at du skriver en kommentar, såfremt du sender Kreditnotaen videre til en anden person, således at denne kan kende forudsætning for at modtage Kreditnotaen fra dig.

46 Påmindelse I IndFak er det muligt for leverandører at fremsende en rykker. En rykker fungere på samme måde som en faktura, men det er muligt at knytte påmindelse og faktura sammen. Når en påmindelse modtages i IndFak er der flere faktorer, som afgør hvor i jeres organisationsenhed, påmindelsen lander. Når en påmindelse modtages i IndFak, så vil den gennemgå nedenstående validering i nævnte rækkefølge. øg Påmindelse har en faktura reference Såfremt påmindelse har en faktura reference, så vil fakturaen knytte sig til fakturaen. Begge dokumenter vil skulle behandles. Påmindelsen har en reference person Hvis leverandøren har angivet en reference person på påmindelsen, så vil fakturaen forsøge at finde referenceperson i IndFak, og dermed sendes direkte til bruger. Der er udpeget en standard fakturafordeler Hvis der er udpeget en standard fakturafordeler, så vil påmindelser, som ikke opfylder ovenstående kriterium, blive sendt direkte til standard fakturafordeler og lande på dennes forside. Ingen af ovenstående kriterier er opfyldt Hvis ingen af ovenstående krav er opfyldt, py så vil rykkeren blot lande i systemet, og du er derfor nød til at søge efter den og videresende den til rette person. Det er muligt for en rykker at indeholder gebyr. Herved skal rykkeren konteres på samme måde som en faktura. Såfremt rykkeren ikke indeholder gebyr, så er det ikke muligt at kontere den.

47 Påmindelse

48 Kontoudtog