Indkøber Basisuddannelse

Transkript

1 Indkøber Basisuddannelse

2 Dagsorden Præsentation Indkøberens arbejdsopgaver Lærings mål Best practice i digital indkøb Gennemgang Indkøberes IndFak opgaver Opgaver

3 Indkøberens arbejdsopgaver Som Indkøber døbe forventes det, at du har kendskab abtil indkøb døbpå din arbejdsplads, og at du sikrer, at retningslinjer og procedurer på indkøbsområdet bliver fulgt, fx. at indkøbet foretages via fælles forpligtende aftaler eller ud fra andre fastsatte kriterier. I IndFak er det indkøberen, som sikrer, at den ønskede vare eller ydelse anskaffes på den mest hensigtsmæssige måde, fx. ved at undersøge om varen er på lager, eller om der kan benyttes en eksisterende indkøbsaftale. I IndFak har du som indkøber mulighed for at oprette en ordre på baggrund af en modtaget rekvisition, men det er også muligt at oprette en ny ordre uden en forudgående rekvisition. Hvorvidt det er nødvendigt at sende ordren til godkendelse hos en disponent, afgøres af din prokura.

4 Læringsmål 1. Kendskab til dokument flow i IndFak 2. Dokumentsøgning 3. Behandling af rekvisition 4. Ny markedspladsordre 5. Varesøgning 6. Favoritlister 7. Indkøbskurv 8. Behandling af ordre 9. Tekstordre 10. Markedspladsindstillinger 11. Varemodtagelse 12. Prisliste godkendelse

5 Dokumentflows i IndFak PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo. [email protected]

6 Best Practice for Digitale Indkøb 1. Aftaleindgåelse 2. Leverandøroprettelse 3. Rekvisition 4. Ordreafsendelse 5. Lager 6. Leverancemodtagelse 7. Faktura 8. Kredit Kredit modtagelse nota Udlæg Bogføring Btli Betaling nota PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo

7 Helikopter tilgang til IndFak Indkøbsprocessen Rekvirent Indkøber Disponent Rekvirent + Indkøber Disponent PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo. [email protected]

8 Helikopter tilgang til IndFak - Varemodtagelse Varemodtagelse Rekvirent Indkøber Disponent Rekvirent/ Varemodtager

9 Helikopter tilgang til IndFak - Faktura Fakturafordeler Disponent Fakturafordeler Rekvirent ki Disponent Fakturafordeler Rekvirent + Disponent

10 Ny ordre I IndFak er det muligt at oprette flere ordre typer: 1. Ordre på baggrund af rekvisition 2. Od Ordre på baggrund af varesøgning i elektronisk kkatalog 3. Tekstordre

11 Behandling af rekvisition 1. En ny rekvisition vil altid ligge på din personlig forside 2. Det er muligt at modtage en notifikation 3. Anvend evt. hurtig menu PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo

12 Behandling af rekvisition 1. Sikrer at varelinierne er korrekte 2. Behandling af rekvisition >> Start intern ordre PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo

13 Behandling af rekvisition 1. Flyt linier til ordre

14 Behandling af rekvisition 1. Færdigbehandle og send ordre (gennemgås senere) 2. Muligt at tilføje flere varer fra et elektronisk katalog >> Hent flere varer på markedspladsen

15 Opgave Lav en ordre på baggrund af en rekvisition Find en rekvisition på din forside og send den til en leverandør Åben rekvisition Flyt linjer til ordre Send ordre Find en rekvisition på din forside og send den til en disponent Åben rekvisition Flyt linjer til ordre vælg disponent Send ordre

16 Ny ordre I IndFak er det muligt at oprette flere ordre typer: 1. Ordre på baggrund af rekvisition 2. Ordrepå baggrund af varesøgning i elektronisk katalog 3. Tekstordre

17 Ny ordre 1. Muligt at oprette en ny ordre på baggrund af varesøgning i elektronisk k katalog. >> Ny markedspladsordre fra dinpersonlige forside.

18 Varesøgning Alm. Søgning g Søg kun i varenumre Søg kun i favoritlister Søg kun i kategorier Avanceret søgning

19 Varesøgning Udover den automatisk angivne operator (% tegnet) tegnet), har du mulighed for at anvende to operatorer der kan lette din søgning: Hvis du ønsker at udelukke noget fra din søgning kan du skrive ordet med et foran. Fx printerpapir hvid. Hvis du skriver omkring 2 eller flere ord, vil du kun få varer frem hvor disse g, ord står i samme rækkefølge som angivet. Fx. grøn kuglepen, denne søgning viser ikke varer beskrevet kuglepen med grøn hætte, men kun varer beskrevet grøn kuglepen. Søg kun i kategorier >>

20 Varesøgning UNSPSC (United Nations Standard Product and Services Code) er et internationalt klassifikationssystem for varer og tjenester. Det er det mest effektive, fleksible og bredest dækkende klassifikationssystem, der findes i dag og bruges til at skabe overblik over virksomheders forbrug og foretage systematiske søgninger i forbindelse med e handel. PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo. [email protected]

21 Varesøgning Avanceret søgning: Leverandør Kategori Egenskab kb Pris Enhed

22 Varesøgning behandling af søgeresultat 1. Sortering 2. Visning pr. side 3. Sammenlign

23 Opgave Almindelig varesøgning på markedspladsen Find varer med disse varenumre: 1953 (kaffe fra merrild) og 5609 (sukker til kaffen) Find varer på baggrund af varebeskrivelse Brevte, kaffe, sukker og kaffefiltre Find og vælg varer fra leverandør PGTEST090 PGTEST090 Test af øvrig søgefunktionalitet på markedspladsen Lav følgende søgninger Lav en advanceret søgning: Skriv kaffe i feltet varesøgning Indtast 500 i feltet pris Vælg at pris skal være mindre end (<) Tryk på søg knappen Lav kun varesøgning i favoritlister: Skriv faxe i søgning og tryk søg

24 Opgave Test af øvrig funktionalitet på markedspladsen Lav sortering på følgende værdier Pris, Varenummer og beskrivelse Lav en sammenligning af en række forskellige varer Lav en sammenligning af f.eks. 3 5 forskellige kaffer Forsøg at ligge lidt et eller flere produkter i varerkurven i forbindelse med at produkterne bliver sammenlignet.

25 Favoritlister Vis favoritliste Egne Gruppe Tilføj vare til favoritliste Eksisterende Ny

26 Favoritlister Tilføj vare til favoritliste Eksisterende Ny Slet vare fra favoritliste

27 Opgave Afprøvning af favoritlister Opret en favoritliste i forbindelse med varesøgning og tjek op på at udvalgte varer er blevet tilknyttet favoritlisten Fjern varer fra 2 3 af dine favoritlister Marker de varer som skal fjernes fra favoritlisten Tryk på Fjern produkter fra vist favoritliste i scrolldown baren tilføj til favoritliste

28 Indkøbskurv - tilføj 1. Angiv antal >> Køb 2. Indkøbskurven opdateres

29 Indkøbskurv 1. Rediger i antal >> Opdater 2. Slet 3. Gem indkøbskurven; et alternativ til favoritliste 4. Check ud; for at behandle ordren

30 Opgave Indkøbskurv Indkøb på bagrund af almindelig varesøgning 1. Find mindst 3 forskellige produkter og tilføj disse produkter til indkøbskurven 2. Gå til indkøbskurven 3. Rediger i antal og tryk derefter på knappen opdater 4. Slet mindst ét produkt fra indkøbskurven 5. Chek ud ogsend ordren til leverandøren Indkøb på bagrund af eksisterende indkøbskurv 1. Gå til indkøbskruven k 2. Vælg ønskede gemte indkøbskurv 3. Opdater evt. antal eller slet evt. varer som der ikke ønskes 4. Chek ud og send ordren til leverandøren

31 Behandle ordre

32 Behandle ordre Ordretitel Rekvisition Disponent Ønsket lev. Dato Bekræftes senest Note til leverandør Valuta Faktureringsadresse Leveringsadresse Fritekstlevadr. tl Slå automatch fra på ordren Tilladikkedelvis ikke delvis leverance:

33 Behandle ordre Rediger linie Rediger linie 1. Linie diponent Gem linie 2. Leveringsadresse Slet linie 3. Liniekontering Angivet liniekontering 4. Navision note Opsplit ordrelinie

34 Behandle ordre Opsplitte ordrelinie Angiv split i underlinier

35 Behandle ordre Opsplitte ordrelinie Rdi Rediger i split fordeling Gem Fortryd

36 Behandle ordre Opsplitte ordrelinie Vælg linie disponent Vælg liniekontering

37 Behandle ordre send ordre

38 Behandle ordre - bekræftelse Bekræftelse på at ordre er videresendt Til godkendelse d Til leverandør

39 Opgave Opsplit pp en ordrelinie 1. Opret en ny ordre 2. Klik på split knappen på ordrelinien 3. Split ordrenlinien i 2 underlinier 4. Redigere i antal i underlinier. Husk summen skal passe original linien 5. Gem opsplitningen

40 Ny ordre I IndFak er det muligt at oprette flere ordre typer: 1. Ordre på baggrund af rekvisition 2. Ordre på baggrund af varesøgning i elektronisk katalog 3. Tekstordre

41 Tekstordre Som indkøber i IndFak har du mulighed for at oprette en tekstordre. Denne ordretype benyttes typisk når varen ikke kan findes på markedspladsen. Forskellen på en tekstordre og markedspladsordre er at varelinierne mangler. Du har istedet mulighed for at udfylde varelinierne og danne en indkøbsordre.

42 Opgave Tekstordre 1. Opret en ny tekstordre 2. Udfyld de obligatoriske felter og send til leverandør

43 Best Practice for Digitale Indkøb 1. Aftaleindgåelse 2. Leverandøroprettelse 3. Rekvisition 4. Ordreafsendelse 5. Lager 6. Leverancemodtagelse 7. Faktura 8. Kredit Kredit modtagelse nota Udlæg Bogføring Btli Betaling nota

44 Dokumentsøgning Søg ordre Ordrenummer Organisation Leverandør Ordrestatus Dato Ikke disponeret ordrer Dine dokumenter Gem søgeindstillinger

45 Opgave Ordre søgning 1. Gå til søgning og søg med ordrestatus Fuld modtaget 2. Undersøg varemodtagelses datoen og hvem der har udført den

46 Varemodtagelse

47 Varemodtagelse

48 Opgave Varemodtagelse 1. Gå til søgning og søg med ordrestatus Hos leverandør 2. Åbn en ordre 3. Rediger i antal og klik derefter på knappen Bekræft modtagelse 4. Fik den samme ordre via søgning 5. Modtage den resterende del af ordren

49 Markedsplads indstillinger

50 Markedsplads indstillinger Under indstillinger har du følgende muligheder: Administration af favoritlister Mulighed for at oprette og slette favoritlister Administration af gemte indkøbskurve Det er muligt at slette indkøbskurve, samt ændret indkøbskurvens navn. Valg ad standard antal pr. sider Her kan du vælge hvor mange varer, du vil se ved søgning Vil du se varer med Skal fastlægges nærmere Leverandører har mulighed for på en vare at angive teksten "Skal fastlægges nærmere" i stedet for en pris. Det betyder, at prisen skal aftales nærmere mellem køber og sælger, og man kan derfor ikke købe varen direkte på markedspladsen. Valg af katalogsprog Valg af katalogsprog Angiv det sprog, du som standard vil have vist katalogerne i.

51 Opgave Markedsplads indstillinger 1. Gå til Markedsplads indstillinger 2. Ændre navnet på en af dine favoritlister 3. Slet en favoritliste

52 Godkend prisliste Godkend prisliste >> Administration Vis alle prislister Vis alle prislister som afventer godkendelse Autogodkendelse d PROGRATOR gatetrade. Copenhagen. Stockholm. Oslo. [email protected]

53 Godkend prisliste Sortere prislister efter status Vis alle Accepteret Afventer Afvist Delvist accepteret

54 Godkend prisliste Behandle prisliste Afvis prisliste Godkend prisliste Slet prisliste

55 Godkend prisliste Opret/rediger etikette Marker prisliste Klik Opret/redigere etikette Udfyld tekstboks

56 Godkend prisliste Sortere varelinje i prisliste Vis alle Accepteret Afventer Afvis

57 Godkend prisliste Bahandle varelinje i prisliste Godkend valgte Afvis valgte Godkend alle Afvis alle Slet valgte

58 Godkend prisliste Autogodkendelse af alle ændrede priser Accepter alle ændrede priser Angive autogodkendelsesgrænse for: Prislister Indkøbsgruppe prisliste

59 Leverandør kommunikation - OIOUBL 1. Ordre 2. Ordrebekræftelse simpel 1. Ordre Od Leverandør 2. Ordrebekræftelse 3. Ordreændring Od di 4. Ordrebekræftelse simpel Indkøber i IndFak 1. Ordre 2. Ordrebekræftelse 3. Ordreannullering Ordre kommunikation med OIOUBL

60 Kommunikation mellem indkøber og leverandør Ordre Ordren vilværevære det dokument, som bliver sendt til leverandøren i første omgang. Ordrebekræftelse simpel Hvis leverandøren accepterer din ordre og ikke har forslag til ændringer eller tilføjelser, så vil leverandøren anvende en Ordrebekræftelse simpel. Ordrebekræftelse Hvis leverandøren har en ændring eller en tilføjelse til din Ordre, så vil leverandøren sende en Ordrebekræftelse. Leverandøren kan også i Ordrebekræftelsen bede om at din Ordre annulleres. Ordreændring Såfremt leverandøren har sendt en Ordrebekræftelse med en ændring eller en tilføjelse, så bekræfter du ændringen med en Ordreændring, såfremt du kan acceptere leverandørens forslag. Slutteligt kan leverandøren sende en Ordrebekræftelse simpel for den endelige bekræftelse. Ordreannullering Hvis leverandøren har sendt en Ordrebekræftelse, som du ikke kan acceptere, så har du mulighed for at sende en Ordreannullering, og herved vil din oprindelige Ordre være annulleret.