Økonomiudvalget. Protokol kl. 16:30 Udvalgsværelse 1. Medlemmer

Transkript

1 Økonomiudvalget Protokol kl. 16:30 Udvalgsværelse 1 Medlemmer Sofia Osmani Simon Pihl Sørensen Mette Hoff Søren P. Rasmussen Dorthe la Cour Jan Kaspersen Henrik Brade Johansen Anne Jeremiassen Morten Normann Jørgensen deltog deltog deltog deltog deltog deltog deltog deltog var fraværende Derudover deltog: Pernille Holmgaard Ulla Agerskov Bjarne Holm Markussen Søren Hansen Lene Stangerup Charlotte Bidsted René Rasmussen Jakob Sylvest Nielsen deltog under punkt 8 I stedet for Morten Normann Jørgensen deltog Hanne Agersnap Side 1 af 86

2 Indholdsfortegnelse 1. Boligsocial medarbejder til flygtningeområdet 2. LUKKET SAG: Businesscaseberegning af arealudviklingen på Dyrehavegårds Jorder og Traceet 3. Budgetprocessen fastlæggelse af proces- og tidsplan 4. Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område 5. Politisk vedtaget effektiviseringsanalyse - outsourcing 10. klasse 6. Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen 7. Strukturanalyse, genbehandling 8. Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning 9. LUKKET SAG: Lyngby Idrætsby, lysløsning 10. LUKKET SAG. Bredebo - LAB - anmodning om ændring af fordelingsnøglen i byggeprojektet 11. Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber 12. Centralisering af indvendig ejendomsvedligeholdelse 13. Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål 14. Genudbud af rengøring og vinduespolering 15. LUKKET SAG: Gebyr for brug af vejareal 16. Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune 17. Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon 18. Ny pulje under folkeoplysning 19. Kgs. Lyngby Guide 20. Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort 21. Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Funktionærernes Boligselskab - Carlshøj C - låneoptagelse og lejeforhøjelse - vindues og altanudskiftning 23. LUKKET SAG - Tiltag vedrørende analyse af muligheder for fusion af forsyningsselskaber 24. BIOFOS Lynettefællesskabet A/S ansøger om garanti for byggekreditter og lån i KommuneKredit 25. Inspektion Datatilsynet 26. Meddelelser januar 2015 Side 2 af 86

3 Økonomiudvalget Sag nr Boligsocial medarbejder til flygtningeområdet Sagsfremstilling På baggrund af den markante stigning i antal flygtninge som Lyngby-Taarbæk Kommune kommer til at modtage i 2014 er der behov for ansættelse af en boligsocial medarbejder, der kan bidrage med modtagelse og indkvartering samt andre sociale opgaver i relation til modtagelsen og integrationen. Lyngby-Taarbæk Kommune modtog 54 flygtninge i Antallet for 2015 er endnu ikke udmeldt, men forventningen er, at tallet bliver væsentligt højere, da dette er tilkendegivet overfor landets kommuner på grund af situationen i Syrien. De syriske flygtninge sagsbehandles væsentligt hurtigere i Udlændingestyrelsens asylsystem end tidligere, og det betyder bl.a., at de flygtninge der modtages, har meget lidt forhåndskendskab til danske forhold og dermed tilsvarende større behov for hjælp til at agere i offentlige og samfundsmæssige sammenhænge. Tilsvarende bliver ansøgningerne om familiesammenføring behandlet hurtigere end tidligere, hvilket betyder, at når familien ankommer, har den først ankomne flygtninge kun i begrænset omfang mulighed for at hjælpe resten af familien med kontakten til de offentlige myndigheder. Det foreslås, at den boligsociale medarbejder i første omgang ansættes i en 2 årig periode, så der er mulighed for at tilpasse funktionen til det aktuelle antal flygtninge, der ankommer, og som skal midlertidigt indkvarteres. Økonomiudvalget vil i marts måned 2015 få forelagt en sag, som yderligere beskriver situationen på flygtningeområdet og ikke mindst behovet for beskrivelse af et serviceniveau i forhold til de respektive ydelser, samt det økonomiske aspekt på flygtningeområdet, hvor der både ydes direkte tilskud, refusion, resultattilskud etc.. Den økonomiske oversigt skal bidrage til at give et samlet overblik over diverse tilskudsformer og de kommunale udgifter indenfor de forskellige områder. Økonomiske konsekvenser Ansættelse af en boligsocialmedarbejder forventes at udgøre 0,5 mio kr. årligt. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Side 3 af 86

4 Forvaltningen anbefaler, at der bevilliges 0,5 mio kr. årligt til ansættelse af en boligsocial medarbejder i en 2 årig periode. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Anbefalet. Omkostningen skal afholdes indenfor rammen. Curt Købsted deltog i behandlingen af sagen. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F) Side 4 af 86

5 Økonomiudvalget Sag nr Budgetprocessen fastlæggelse af proces- og tidsplan Sagsfremstilling Med den politiske aftale af 29. januar 2014 blev hovedsporet for en flerårig og mere stabil budgetlægning lagt. Et af hovedelementerne i aftalen er princippet om at skabe et årligt økonomisk råderum via effektiviseringer og omprioriteringer. Niveauet for effektiviseringer er fastsat til 1 % årligt af kommunens styrbare udgifter. Det fastslås videre i aftalen, at råderummet skal give plads til: en robust kommunal økonomi i valgperioden en fortsat kvalitetsudvikling en sænkelse af grundskyldspromillen. Effektiviseringsindsatsen : Budgetprocessen for , som skal bygge videre på aftalen af 29. januar 2014, er allerede igangsat med Økonomiudvalgets beslutning af 13. november 2014 om fastlæggelse af effektiviseringsrammerne for 2016 samt tids- og procesplanen for det politiske arbejde med effektiviseringskravet. Økonomiudvalget besluttede på mødet, at forvaltningen skal fremkomme med forslag til effektiviseringer på 1,5 % (svarende til 37,5 mio. kr.), og at disse forslag danner grundlag for udvalgenes stillingtagen til en samlet 1 % løsning. Alle forvaltningens forslag svarende til 1,5 % effektiviseringer skal tilgå Økonomiudvalget. Økonomiudvalget besluttede videre at oversende sagen til fagudvalgene. Såvel tidsplan som effektiviseringskrav er således blevet præsenteret for fagudvalgene i december-møderne, hvor der endvidere er taget hul på drøftelserne af ideer til indfrielse af effektiviseringsmålet. Den videre plan for effektiviseringsarbejdet er i hovedtræk følgende: I januarrunden ( januar) behandler fagudvalgene de politisk besluttede analyser. I februarrunden ( februar) behandler udvalgene effektiviseringsanalyser og gør status over effektiviseringsprocessen. I aprilrunden ( april) drøfter udvalgene de samlede forslag. Alle forslag sendes videre til Økonomiudvalget, idet det enkelte udvalg ud af de samlede forslag skal prioritere og godkende forslag svarende til 1 % af rammen. Økonomiudvalget drøfter den 7. maj de fremsendte forslag, for herefter at sende forslagene i høring frem til den 29. maj Side 7 af 86

6 Kommunalbestyrelsen vedtager den 25. juni effektiviseringstiltag svarende til 28 mio. kr. (1% svarende til 25 mio. kr. samt allerede besluttede 3 mio. kr. fra Budgetaftalen ). Basisbudgettet og perspektiverne : Parallelt med effektiviseringsarbejdet skal fagudvalgene drøfte den samlede ramme og prioriteringen inden for denne ramme. Heri indgår arbejdet med at beskrive perspektiverne for de enkelte budgetområder. Resultatet heraf vil indgå i budgetbemærkningerne. Dette arbejde skal afsluttes i fagudvalgenes aprilrunde. Andre emner : Med fastlæggelsen af processen for driftsvirksomheden har Kommunalbestyrelsen som nævnt lagt den væsentligste del af budgetprocessen fast. Men herudover skal der forelægges oplæg til politisk behandling vedr. Anlægsvirksomheden Politiske økonomiske målsætninger Finansieringssiden, incl. lånoptagelse og afdrag Omfanget af budgetseminar Borger- og brugerinddragelse Ad anlægsvirksomheden: Anlægsplanen, som den er vedtaget i Budget , var resultatet af allerede igangværende projekter, af overførte bevillinger fra til den nye budgetperiode 2015 og frem samt af nye politiske prioriteringer, især med hensyn til genopretning af vedligeholdelsesefterslæbet. Der er siden budgetvedtagelsen kommet nye oplysninger til - dels nye sager i Kommunalbestyrelsen om byudviklingen mm., dels yderligere overførte beløb ved 3. anslået regnskab Forvaltningen vil til mødet den 9. april 2015 fremlægge en bruttoliste over nye anlægsemner, som kan blive aktuelle i den kommende 4-års budgetperiode. Der er endnu ikke et samlet overblik over omfanget af de nye investeringsbehov. Det skal understreges, at udgifterne i et vist omfang vil kunne finansieres af den uudmøntede anlægspulje i 2017 (2,8 mio. kr.) og i 2018 (69,6 mio. kr.), på i alt 72,4 mio. kr., ligesom der kan blive tale om salg af diverse bygninger, der indgår som en del af de nævnte anlægsprojekter. Oversigten fremlægges til drøftelse i mødet med henblik på at kvalificere omfanget af anlægsbehovet i den kommende budgetperiode. Forvaltningen vil på baggrund af drøftelserne samt på baggrund af regnskabsresultatet for 2014 udarbejde et fornyet oplæg til de videre budgetforhandlinger. Forvaltningen vil ligeledes til mødet den 9. april 2015 opdatere salgsporteføljen, herunder gøre status for igangværende salg, samt fremlægge nye emner til Side 8 af 86

7 porteføljen. Ad de økonomiske målsætninger : I den politiske aftale af 29. januar 2014 blev der opstillet flg. målsætninger: Strategiske målsætninger: 1. Servicerammen skal overholdes 2. Anlægsniveau på min. 100 mio. kr. i årlig gennemsnit (ekskl. lånefinansieret del) 3. Salgsindtægter budgetlægges ikke, med mindre der er konkret besluttede emner, ligesom salgsindtægter kan indgå i evt. finansieringskryds 4. Resultatet af ordinær drift skal vise et overskud på mio. kr. 5. Strukturel balance over perioden 6. Gennemsnitlig kassebeholdning min. 130 mio. kr. i gennemsnit 7. Udgiftsjusteringer som følge af demografiske ændringer synliggøres særskilt i budgettet. Politiske målsætninger: 1. Grundskylden sænkes med 0,5 promille årligt til og med Sænkelsen medregnes i det administrative budgetgrundlag 2. Der effektiviseres årligt for 1 procent til og med De konkrete initiativer vedtages i den politiske udvalgsrunde samt på kommunalbestyrelsesmødet i juni og indgår i budgetgrundlaget. Målsætningerne blev en væsentlig omdrejningspunkt i budgetforhandlingerne for , men blev med få nuancer fulgt/overholdt. Forvaltningen vil til økonomiudvalgsmødet den 7. maj 2015 fremlægge en vurdering af behovet for eventuelle mindre justeringer af målsætningerne, dels på baggrund den seneste økonomiske status for , dels på baggrund af den seneste vurdering af kommende budgetudfordringer. Ad finansieringssiden : Forvaltningen vil løbende udarbejde de seneste skøn over ændringer i finansieringsposterne, bl.a. med hensyn til generelle tilskud, konsekvenser af lovreformer, osv. Forvaltningen vil give en status over den økonomiske situation første gang på Økonomiudvalgsmødet den 9. april 2015 og i opdateret version på mødet den 7. maj 2015 efter indarbejdelse af 1. anslået regnskab I august fremlægges status efter Økonomiaftalen mellem Regeringen og KL, samt 2. anslået regnskab/halvårsregnskabet Halvårsregnskabet 2015 : Der er en række tidsmæssige krav til behandlingen af halvårsregnskabet. Bl.a. at regnskabet skal indsendes til Økonomi- og Indenrigsministeriet senest den 1. Side 9 af 86

8 september Herudover er det et krav, at halvårsregnskabet skal behandles i Kommunalbestyrelsen inden 1. behandlingen af budgetforslag , som i Lyngby-Taarbæk Kommune er fastsat til den 14. september For at overholde disse frister har kommunen de seneste år arbejdet ud fra en tidsplan med et ekstraordinært Økonomiudvalgsmøde medio august. Hvis denne model skal fortsætte i 2015, indebærer det, at der skal afholdes et møde den 17. august med udsendelse den 12. august til både Økonomiudvalgsmødet og til fagudvalgsmøderne den august. Forvaltningen vurderer ud fra erfaringerne fra sidste år, at denne tidsplan ikke vil kunne gennemføres. I stedet anbefales flg. forløb: 1. Halvårsregnskabet behandles i økonomiudvalgets ordinære møde den 27. august (udsendes den 21. august) 2. Halvårsregnskabet oversendes til kommunalbestyrelsesmødet den 3. september med henblik på en foreløbig behandling forud for 1. behandlingen den 14. september Efter økonomiudvalgsmødet den 27. august oversendes regnskabet til fagudvalgsmøderne den september, for herefter at blive behandlet i Økonomiudvalgsmødet den 1. oktober, og i Kommunalbestyrelsen den 8. oktober. Ad Budgetseminar og budgetorientering : Omfanget af seminar og budgetorientering for politikerne i budgetprocessen skal fastlægges i forbindelse med tidsplanen. Forvaltningen foreslår, at der afholdes et budgetseminar i maj måned (den 11. maj eller den 13. maj kl. 9-12), og temaet er kommunens strategiske udfordringer i perioden Det foreslås videre, at der gives en budgetorientering for kommunalbestyrelsen, hvor budgetforslaget gennemgås for at sikre fælles vidensniveau omkring budgetforslaget. Det foreslås, at orienteringsmødet afholdes i fortsættelse af Kommunalbestyrelsesmødet den 3. september ca. kl Borger- og brugerinddragelse : Forvaltningen foreslår, at der sker borgerindragelse både i foråret (efter fagudvalgenes oversendelse af effektiviseringsforslagene til Økonomiudvalget) og i efteråret (sept.). Forvaltningen vil på baggrund af signaler fra Økonomiudvalget udarbejdet oplæg til en proces for den kommende budgetlægning. D e r forventes en forelæggelse i april-mødet. Af hensyn til politikernes kalenderplanlægning anbefales det, at der allerede nu reserveres datoer til de 2 borgermøder. Det foreslås at lægge 1. møde den 28. maj og 2. møde i umiddelbar fortsættelse af økonomiudvalgets 1. behandling af budgetforslaget, som er fastsat til den 7. september kl. 16. Dvs. tidspunkterne den 28. maj kl og den 7. september kl foreslås reserveret i den politiske mødekalender. Side 10 af 86

9 Budgetforhandlingsmøder : Til brug for de politiske budgetforhandlinger i mellem 1. og 2. behandlingen af budgetforslaget foreslås følgende 3 møder reserveret: Den 10. september kl Den 14. september kl Den 17. september kl Tidsplan Den samlede tids- og procesplan er beskrevet i bilag 1. Heri indgår forslag til møder, der ikke allerede er fastlagt i den politiske mødekalender. Det gælder: 1. Budgetseminar for kommunalbestyrelsen, som foreslås afholdt den 11. maj kl (alternativt den 13. maj kl. 9-12) 2. Budgetorientering for Kommunalbestyrelsen, som foreslås afholdt i forlængelse af Kommunalbestyrelsesmødet den 3. september ca. kl Borgermøde - forslag om at reservere den 28. maj og 7. september kl Budgetforhandlingsmøder den 10. og den 14. samt den 17. september kl Det skal bemærkes, at der ikke er planlagt et ekstraordinært økonomiudvalgsmøde medio august, således som det har været kotume de foregående år. Økonomiske konsekvenser Opgaven løses inden for rammen. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår, at 1. den samlede proces- og tidsplan anvendes, jf. bilag 1 2. processen om borger- og brugerinddragelse drøftes med henblik på at indsamle ideer og synspunkter 3. mødedatoer for seminarer, borgermøder og budgetforhandlingerne fastlægges, jf. ovenstående forslag. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1. Godkendt, idet mødetidspunkterne lægges inden for de aftalte rammer. Ad 2. Drøftet, idet det forudsættes, at der er løbende borgerinddragelse i større omstruktureringsprocesser. Side 11 af 86

10 Ad 3. Der udarbejdes nye forslag til mødedatoer, således at de aftalte rammer for mødetidspunkter respekteres. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap. Bilagsfortegnelse 1. Tids- og procesplan for Budgetlægningen Side 12 af 86

11 Økonomiudvalget Sag nr Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Sagsfremstilling I forbindelse med indfrielse af effektiviseringskravet for 2015 blev det, foruden vedtagelse af en række initiativer for 2015, også vedtaget at igangsætte analyser, der kunne bidrage til opfyldelse af effektiviseringskravet for Økonomiudvalget behandlede i december 2014 sagen " Yderligere effektiviseringsanalyser + anvendelse af 2 x 2,5 mio. kr. " forelagt, jf. den sagen vedlagte protokoludskrift (bilag). I forlængelse heraf forelægger forvaltningen nu delanalyser af de to politisk bestilte analyser "Organisering af administrative opgaver centralt og decentralt" (TVG13)" "Indkøb og udbud - nye aftaleområder (TVG11). Ad administrationsanalysen : Analysen af organiseringen af administrative opgaver har haft til formål at afdække, om der er grundlag for at gennemføre en mere effektiv organisering af koncernens administrative opgaver inden for løn- og personaleområdet samt inden for bogholderi- og økonomiområdet. Analysens to hovedområder vil blive afrapporteret i to særskilte delanalyser. Med nærværende sag fremlægges delanalysen om løn- og personaleområdet, mens delanalysen om bogholderi- og økonomiområdet færdiggøres senere, jf. det sagen vedlagte dokument " Optimering af processen for udarbejdelse af ansættelsesbreve" (bilag). Analysen på løn- og personaleområdet fokuserer på organiseringen af processen for udarbejdelse af ansættelsesbreve, og ser på de nye muligheder, der forventes i forbindelse med implementeringen af OPUS Personalemapper. Analysen viser, at implementeringen af OPUS Personalemapper nødvendiggør en centralisering af udarbejdelse af ansættelsesbrevene for at udnytte systemet optimalt og undgå for mange skift i arbejdsprocessen. Analysen viser også, at det samlede tidsforbrug kun vil blive reduceret meget lidt. Til gengæld ligger der et effektiviseringspotentiale i, at der fremover ikke skal udarbejdes ansættelsesbreve til de timelønnede medarbejdere. Potentialet er opgjort til kr. pr. år. Ad udbuds- og indkøbsanalysen - nye aftaleområder: Den sagen vedlagte analyse "Udbud & Indkøb - nye aftaleområder" (bilag) kortlægger indkøbs- og udbudsområdets status med henblik på at vurdere det Side 13 af 86

12 yderligere effektiviseringspotentiale. Der er opstillet et scenarie, hvor der med udgangspunkt i den nuværende normering skønnes et provenu, der er stigende frem til 2018, dvs. 0,25 mio. kr. i 2015 stigende til 1 mio. kr. årligt fra Ligeledes er opstillet et scenarie, der bygger på en forstærket indsats i form af anvendelse af midlertidigt ansatte udbudsmedarbejdere (2), som skønnes at kunne bidrage med et nettoeffektiviseringspotentiale på anslået 2-3 mio. kr. årligt set over de næste 4-5 år. Forvaltningen peger på, at der besluttes en forstærket indsats, da dette vurderes at give større mulighed for provenu i de umiddelbart forestående budgetår. Økonomiske konsekvenser Opgaven løses inden for rammen. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår, at 1. den vedlagte delanalyse vedrørende løn- og personaleområdet tages til efterretning og indgår i det samlede sæt af forslag, der fremlægges for Økonomiudvalget i april der besluttes en forstærket indsats på udbuds- og indkøbsområdet som beskrevet i notatet. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1. Taget til efterretning. Ad 2. Godkendt. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F) Bilagsfortegnelse 1. Effektiviseringsanalyse - ansættelsesbreve Protokollat ØK sag 5 3. Udbud og Indkøb - nye aftaleområder 4. Effektiviseringsanalyse Udbud og Indkøb - 5. december Status på indkøbsaftale - bilag til effektiviseringsanalyse af 5. december Compliance - bilag til effektiviseringsanalyse af 5. december Aftaleoversigt - bilag til effektiviseringsanalyse af 5. december 2014 Side 14 af 86

13 Økonomiudvalget Sag nr Politisk vedtaget effektiviseringsanalyse - outsourcing 10. klasse Sagsfremstilling I forbindelse med indfrielse af effektiviseringskravet for 2015 blev det, foruden vedtagelse af en række initiativer for 2015, også vedtaget at igangsætte analyser, der kunne bidrage til opfyldelse af effektiviseringskravet for På Børne- og Ungdomsudvalgets møde i december blev sagen Effektiviseringsindsats 2016 forelagt. I forlængelse heraf forelægger forvaltningen nu den politisk bestilte analyse af Foreløbig vurdering af det økonomiske potentiale i en outsourcing af 10. klasse" (bilag). Analysen peger på en række forskellige effektiviseringsmuligheder. En del af disse kan også gennemføres i kommunalt regi, og derfor lægges der op til en generel drøftelse af, om der skal ske effektiviseringer af den fremtidige 10. klasse og af LTU. 10. klasse i Lyngby-Taarbæk Kommune er i dag organiseret som en del af LTU og dermed i kommunalt regi. Der er imidlertid hjemmel i folkeskoleloven (og en tilhørende bekendtgørelse) til, at den samlede opgave outsources til en erhvervsskole. Det er ligeledes muligt at etablere en såkaldt 20/20-ordning, hvor 10. klasse kombineres med 1. del af erhvervsuddannelsernes grundforløb. 10. klasse i Lyngby-Taarbæk Kommune er kendt som et attraktivt tilbud med mulighed for at vælge mellem mange forskellige linjer i dette skoleår syv linjer. Eleverne har i alt 1030 timers undervisning, hvor minimumstimetallet kun er 840 timer. 10. klasses tilbuddet har da også kunnet tiltrække mange elever fra andre kommuner. Spørgsmålet om outsourcing er ikke kun et økonomisk spørgsmål men afhænger derimod i høj grad af en pædagogisk vurdering, hvor man ved en outsourcing på den ene side får en tættere tilknytning til det ungdomsuddannelsesmiljø, som 10. klasse skal forberede sine elever på. På den anden side mistes den hidtidige sammenknytning mellem ungdomsskole, 10. klasse og modtageklasser i LTU s regi. Hvis 10. klasse outsources til en erhvervsskole kan man nedsætte timetallet i forbindelse med outsourcingen. Denne nedsættelse kan også ske uden en outsourcing. I begge tilfælde vil nedsættelsen af timetallet selvsagt have betydning for kvaliteten af tilbuddet, herunder for om det er muligt at have de Side 16 af 86

14 samme linjer som i dag. Det skal derfor vurderes, om den intensive undervisning og muligheden for at vælge de mange linjer har så stor betydning, at man politisk ønsker at bevare dem. Derudover er der, som det angives i notatet, et effektiviseringspotentiale på 1-2 mio. kr. på ledelsesstrukturen ved at outsource 10. klasse. Også på dette punkt kan det anføres, at en effektivisering kan blive aktuel, uden at der sker outsourcing. Det skal samtidig angives, at den eksisterende ledelsesstruktur og de anvendte ressourcer til ledelse og administration har haft betydning for den ovennævnte sammenknytning (og synergi) mellem ungdomsskole, 10. klasse og modtageklasser i LTU s regi. Endelig kan en eventuel outsourcing, som angivet i notatet, give anledning til at genoverveje, om der skal bygges til LTU på Lyngby Stadion. Da den erhvervsskole, der outsources til, kan forventes at have plads til 10. klasses eleverne, vil lokaleudgiften i stedet blive indregnet i den takst, der skal betales til erhvervsskolen. Det skal dog anføres, at der i september 2014 er truffet beslutning i Kommunalbestyrelsen om, at LTU skal indgå i projektering og udbud af idrætsdaginstitution på Lyngby Stadion. Den såkaldte 20/20-ordning kan gennemføres i samarbejde med en erhvervsskole, uafhængigt af om der sker outsourcing af hele 10. klasse. Da ordningen er et godt tilbud til dem, der både vil forberede sig til en erhvervsuddannelse og har brug for en styrkelse af det skolefaglige, indstilles det, at der gives denne mulighed allerede i skoleåret 2015/16. Sagen forelægges nu med henblik på skoleåret 2016/17, dels fordi en eventuel outsourcing kræver en lang forberedelsesproces, dels fordi en beslutning herom påvirker arealbehovet for LTU på Lyngby Stadion og dermed planlægningen af institutionsbyggeriet her. Økonomiske konsekvenser Der er ved en outsourcing et samlet potentiale for effektiviseringer af driften på 2,5-2,7 mio. kr. Derudover en anlægsbesparelse på 29,7 mio. kr. En del af effektiviseringerne kan gennemføres, uden at der sker outsourcing. Effektiviseringen ved 20/20-ordningen afhænger af, hvor mange elever der går ind i ordningen, og hvor mange af de øvrige effektiviseringer der gennemføres. I skoleåret 2015/16 vil der med 5 elever i ordningen være et mindreforbrug på ca kr. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Side 17 af 86

15 Indstilling Forvaltningen indstiller, 1. at forvaltningen samarbejder med en erhvervsskole om en 20/20-ordning fra og med skoleåret 2015/16 2. at analysen om outsourcing af 10. klasse tages til efterretning og indgår i det samlede sæt af forslag der fremlægges for udvalget i april Børne- og Ungdomsudvalget den 8. januar 2015 Ad. 1. Godkendt. Ad. 2. Udvalget anbefaler, at der udover de allerede beslyste modeller med hhv. placering og 10. klassecenter på Lyngby Stadion samt outsourcing, ses på muligheden for at udarbejde et eller to yderligere alternativer hvor 10. klasse og ungdomsskole tænkes ind i relation til kommunens folkeskole. Mulighederne for samdrift med andre kommuner undersøges nærmere. Alternativerne skal ses i sammenhæng med ønsket om arealoptimering og bygningsmodernisering og anlægomkostningerne må ikke overskride omkostningerne ved stadionløsningen. En del af tilbuddet kan, såfremt der er faglige argumenter herfor tænkes i samarbejde med en erhvervsskole. For stemmer V, A og C Imod stemmer Ø, idet Ø ønsker at ungdomsskolens tilbud skal behandles seperat og at Ø ønsker konsekvenserne for de ansatte på ungdomsskolen og 10. klassecenter belyst. Anne Jeremiassen (I) var fraværende. Morten Normann Jørgensen (F) var inhabil og deltog ikke i sagens behandling. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1. Godkendt Ad 2. Taget til efterretning med de bemærkninger, som er afgivet af Børne- og Ungdomsudvalget den 8. januar Imod stemte F, idet F foretrækker de hidtidige planer, hvor ungdomsskole og 10. klasse ligger sammen. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Analyse potentiale outsourcing 10. kl Side 18 af 86

16 Økonomiudvalget Sag nr Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Sagsfremstilling Børne- og Ungdomsudvalget har den 11. december 2014 ud fra tre fremlagte modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter (LTU) godkendt en model for genhusning på Trongårdsskolen inklusiv Fritids- og Ungdomsklubben Tronen. Udvalget ønskede at fastholde et samlet 10. klasses tilbud i genhusningsperioden. Det blev forudsat, at der dannes effektive klasser, og at antallet af linjer gennemtænkes. Det tilstræbes så vidt muligt at placere ungdomsskoleaktiviteter i tilknytning til 10. klasse-aktiviteter. Muligheden for lån af lokaler på K-Nord ønskes afdækket, såfremt der viser sig praktiske problemer. Det blev samtidig forudsat, at alle interessenter skulle inddrages i den videre proces af den praktiske udmøntning af genhusningen. Forvaltningen har umiddelbart efter beslutningen nedsat en arbejdsgruppe med deltagere fra Trongårdsskolen (formand og næstformand for skolebestyrelsen, skoleledelse og sikkerhedsrepræsentant), LTU (skoleledelse og bestyrelsesformand ) samt forvaltningen. Der er afholdt tre møder i arbejdsgruppen, og på den baggrund forelægges der to løsningsmodeller, som er nærmere beskrevet i forhold til antal klasser og linjer, der tilbydes, de bygningsfysiske behov samt konkrete tiltag (bilag). Løsning 1: 4 spor på 10. kl. med mulighed for at udbyde 6 linjer Trongårdsskolens nuværende pædagogiske og organisatoriske principper fortsætter. Det nødvendige byggeri af faglokaler er fremtidssikret. Udgift til ombygning mv. udgør kr. + udgift til flytning af inventar 1,3 mio. kr. Løsning 2 6 spor på 10. kl. med mulighed for at udbyde 7 linjer Trongårdsskolens nuværende pædagogiske og organisatoriske principper ændres til princip om hjemklasser for udskolingen, dvs klassetrin. Det nødvendige byggeri af faglokaler er fremtidssikret og optimerer de i dag Side 20 af 86

17 ikke fuldt udnyttede arealer. Udgift til ombygning mv. udgør 1,8 mio. kr. + udgift til flytning af inventar 1,3 mio. kr. Der er ligeledes undersøgt en løsningsmodel 3, hvor løsning 2 suppleres med, at der også skaffes plads til modtageklasserne. Arbejdsgruppen må imidlertid konstatere, at det ikke er muligt at gennemføre denne løsning på en tilfredsstillende måde. Der udestår således en løsning vedrørende genhusning af modtageklasserne. Det er forventningen, at der kan skaffes plads på en anden folkeskole til disse. Ligeledes udestår der genhusning af ungdomsskole aktiviteterne. Da disse aktiviteter foregår udenfor skoletiden, er det dog forventningen, at der uden de store problemer kan skaffes den nødvendige plads på folkeskolerne, herunder Trongårdsskolen. Fra LTU s side er eksempelvis foreslået at etablere 3-4 satellitter i kommunen, hvor aktiviteterne kan foregå. En sådan etablering kan medvirke til, at flest mulige af de hidtidige aktiviteter kan opretholdes i genhusningsperioden med en geografisk spredning i kommunen. Ligeledes kan den medvirke til at reducere behovet for opmagasinering af materiel. Endelig skal der tages stilling til, hvor LTU s ledelse og administration skal placeres. Det vil ikke være hensigtsmæssigt at placere den samlede ledelse på Trongårdsskolen, men det forudsættes, at lederen af 10. klasse befinder sig der. Den øvrige ledelse og administration forventes placeret centralt i kommunen. Der er efter kontakt til K-Nord ikke umiddelbart mulighed for at anvende faciliteter på K-Nords afdeling på Trongårdsvej. Både LTU og Trongårdsskolen (TS) vurderer, at både løsning 1 og 2 bygningsmæssigt kan realiseres. Dog har begge løsninger nogle direkte konsekvenser for både LTU og Trongårdsskolen. LTU ser fordele og ulemper i både løsningsforslag 1 og 2 og ønsker at bibeholde et så samlet og stort 10. klassestilbud som muligt og på sigt tilbyde denne ved Lyngby Idrætsby. LTU vurderer, at både løsning 1 og 2 kan realiseres. Dog har begge løsninger konsekvenser for både LTU og TS. TS peger efter omstændighederne på løsning 1 for skoleåret 2015/2016. TS opfordrer til, at der fortsat arbejdes videre med at afdække en bedre, mere visionær og varig løsning for 10. klasserne og TS. TS kan ikke tilslutte sig løsning 2 og 3, idet konsekvenserne for læringsmiljøet og trivslen på skolen - selv efter gennemførelsen af de mindre bygningsmæssige Side 21 af 86

18 ændringer -vurderes som uholdbar. Det er TS s vurdering, at skolen fratages muligheden for undervisningsdifferentiering gennem holddeling for klasse, når parallellægning ikke bliver mulig. Vilkårene i løsning 2 og 3 betyder efter TS s vurdering et 10. klassestilbud, hvis markedsføring overfor kommende 10.klasses elever og forældre, TS ikke vil kunne bakke op om. I afsnit 6 peger forvaltningen på mulig kapacitet til modtageklassen ved anvendelse af Tronen (klublokaler). Lokalerne er målt op i m3 luft og vurderes af TS som uegnede til egentlige undervisningsformål. Tronen er desuden placeret midt i indskolingens legeområde, og TS vurderer det som uforsvarligt at placere modtageklasse-elever i den sammenhæng. Forvaltningen er ikke enig i denne vurdering, men har valgt ikke at medtage dette forslag i de to løsningsforslag. Forvaltningen bemærker, at andre skoler i kommunen har et klasselokale pr. klasse. I model 2 lægges op til, at skolens faglokaler og lokaler i almindelighed opgraderes, således at både skolen og børnene i høj grad vil få gavn af dette. Ved model 2 vil Trongårdsskolen blive fuldt ud udnyttet (arealoptimeret), hvormed der ingen yderligere lokaler er at optimere med. Ved i højere grad at gøre brug af de lærerforberedelsespladser, der i dag findes, samt lærerværelset på Trongårdsskolen, vurderer forvaltningen, at dette kan løse eventuelle udfordringer. Økonomiske konsekvenser Der er ikke afsat budget til genhusning af LTU. Udgiften til løsning 1 udgør kr. og løsning 2 udgør kr. Hertil kommer udgifter til flytning af inventar til ca. 1,3 mio. kr. uanset valg af løsningsmodel. Opmagasinering vurderes at kunne ske i andre kommunale ejendomme - dog som uopvarmet opbevaring og dermed med en risiko for at inventaret ikke kan holde sin stand. Der gøres opmærksom på, at udgiften til leje af stillads på ejendommen LTU kun er budgetlagt for Kontrakten for leje udløber i februar 2015 og vil skulle forlænges ½ år frem til den nye ejers overtagelse, hvilket medfører en ikke budgetlagt udgift for kommunen på ca. 0,5 mio. kr., som håndteres ved 1. anslåede regnskab for Fra 2015 er der indarbejdet et indtægtskrav på LTU til udlejning på 1,2 mio. kr. årligt under forudsætning af genopbygning efter branden. Indtægtskravet modsvarer det budgetlagte driftsbudget for ejendommen. Da genopbygning ikke er foretaget og ejendommen nu sælges, kan lejeindtægten ikke oppebæres, hvorfor der heller ikke herfra kan hentes et finansieringsbidrag til genhusningsudgifterne på Trongårdsskolen, der derfor må tilvejebringes på anden vis. Side 22 af 86

19 Den manglende lejeindtægt i 2015 medtages i 1. anslåede regnskab for 2015 og den manglende lejeindtægt for medtages i det administrative budgetforslag for Forvaltningen foreslår på baggrund heraf, at udgiften på 1,3 mio. kr. til flytning finansieres dels af den samlede ramme for drift og vedligehold (aktivitetsområde Kommunale Ejendomme) og mindreforbrug på LTU's institutionsdrift efter nærmere fordeling. Udgiften til ombygning på enten kr. eller kr. afhængigt af valg af løsningsmodel foreslås finansieret af den afsatte anlægsbevilling til etablering af LTU på Lyngby Stadion, hvortil der i investeringsoversigten er afsat 27,8 mio. kr. i anlægssum, idet der af det afsattte budget på 45,8 mio. kr. anvendes ca. 18 mio. kr. til idrætsbørnehave. Der er samlet frigivet 6,5 mio. kr. (4,0 mio. kr. vedr. sydtribune og 2,5 mio. kr. vedr. projektering og udbud af både idrætsdaginstitution og ungdomsskole samt 10. klasse). Beslutningskompetence Børne- og Ungdomsudvalget, for så vidt angår det faglige og pædagogiske indhold i forslaget. Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, for så vidt angår henholdsvis anvendelsen af kommunens ejendomme og finansiering. Indstilling Forvaltningen foreslår, at 1. Børne- og Ungdomsudvalget anbefaler en løsningsmodel for genhusning 2. Økonomiudvalget beslutter en løsningsmodel for genhusning af LTU på Trongårdsskolen 3. Økonomiudvalget anbefaler overfor Kommunalbestyrelsen, at den afledte udgift til ombygning finansieres af anlægsbevillingen til etablering af LTU på Lyngby Stadion, samt at udgiften på 1,3 mio. kr. til flytning finansieres af den samlede ramme for drift og vedligehold (aktivitetsområde Kommunale Ejendomme) og mindreforbrug på LTU's institutionsdrift efter nærmere fordeling. Børne- og Ungdomsudvalget den 15. januar 2015 Ad. 1. V foreslår, at de nævnte arealer ved Tronen og tandplejen indarbejdes i forslaget, så et 10. klassestilbud med 5 spor bevares videst muligt i nuværende form, og der fortsat skabes pladser til elever fra andre kommuner. For stemmer 3 (V, Ø). Imod stemmer 4 (C og A). A og C anbefaler løsningmodel 1. Imod stemmer V og Ø. Side 23 af 86

20 Morten Normann Jørgensen (F) var inhabil, og deltog ikke i behandlingen af punktet. Anne Jeramiassen (I) var fraværende. Økonomiudvalget den 15. januar Ad 2. V foreslår, at de nævnte arealer ved Tronen og tandplejen indarbejdes i forslaget, så et 10. klassetilbud med 5 spor bevares videst muligt i nuværende form, og der fortsat skabes pladser til elever fra andre kommuner. For stemmer 3 (V og R) Imod stemmer 6 (C, A, F og I). F bemærker, at løsningen vil beslaglægge for stor en del af det afsatte rådighedsbeløb til en permanent løsning på Stadion. V forslår en øjeblikkelig outsourcing til en erhvervsskole, hvor samarbejdet med nabokommunerne og kvaliteten i det nuværende tilbud fastholdes. Det forudsættes, at outsourcingspartneren kan håndtere den midlertidige placering. For stemmer 2 ( V) Imod stemmer 5 (C, A og F) 2 (I og R) undlod at stemme. Et flertal på 6 (A, C, I og F) anbefaler løsningsmodel 1, idet nednormering til 4 klasser alene vedrører skoleåret 2015/ (V og R) undlod at stemme. Ad 3. Anbefalet. Imod stemte F. F bemærker, at løsningen vil beslagligge for stor en del det afsatte rådighedsbeløb til en permanent løsning på Stadion. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Side 24 af 86

21 Bilagsfortegnelse 1. Notat om genhusning af LTU på Trongårdskolen - Side 25 af 86

22 Økonomiudvalget Sag nr Strukturanalyse, genbehandling Sagsfremstilling Sagen forelægges Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen for så vidt angår stillingtagen til pkt. 3. Børne- og Ungdomsudvalget drøftede den 4. december 2014 forskellige forslag til håndtering af de aktuelle og fremtidige kapacitetsudfordringer på skole- og dagtilbudsområdet. Forslagene var baseret på analyse af: Udviklingen i børne- og elevtallet Kapacitet Anvendelse af arealer og bygninger Driftsøkonomi for skoler og dagtilbud Salg af udvalgte ejendomme LTK's strategier og politikker for området Gældende lovgivning Børne- og Ungdomsudvalget har efterfølgende stillet en række opklarende og perspektiverende spørgsmål til de fremsatte forslag til brug for drøftelse af de enkelte forslag og delelementer heri ved mødet i januar. Svarene herpå fremgår af det vedlagte bilag. Der mangler dog en fuldstændig besvarelse af enkelte spørgsmål, herunder især en beregning vedr. vandreklasser på klassetrin, hvor Brøndum & Fliess har forstået spørgsmålsformuleringen anderledes. Det manglende svar fremsendes efter nytår. Ligeledes vil det i en række tilfælde være nødvendigt med yderligere analyser for at nå frem til en nøjagtig beregning af effektiviseringspotentialet. I forhold til effektiviseringspotentiale er der de største muligheder i en ændret klassedannelse (herunder sammenlægninger af eksisterende klasser), med et klassedannelsesprincip på 25 eller 26 elever, jfr. svaret på spm. 17 en konsekvent arealoptimering, bl.a. ved anvendelse af vandreklasser i udskolingen samt eventuelt placering af daginstitutioner på skolernes arealer reduktion/nedlæggelse af dagpleje sammenlægning af dagtilbud samt ændret struktur vedr. dagtilbud ændret struktur for specialtilbuddene. I forhold til håndtering af de kapacitetsmæssige udfordringer vurderes der på Side 26 af 86

23 skoleområdet at være størst potentiale i større klasser samt vandreklasseprincip. På dagtilbudsområdet vurderes potentialet at være størst ved fysisk samling af dagtilbud, især på skolerne. Såfremt der ønskes større skoledistrikter med flere selvstændige skoler i samme distrikt, kan dette kun ske ved at søge om dispensation. Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser varierer, afhængigt af hvad Børne- og Ungdomsudvalget træffer beslutning om at arbejde videre med. Beslutningskompetence Børne- og Ungdomsudvalget. Kommunalbestyrelsen for så vidt angår pkt. 3. Indstilling: Forvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget 1. drøfter svarene på de stillede spørgsmål 2. træffer beslutning om, hvilke forslag der skal sendes i høring, og hvilke der skal arbejdes videre med 3. tager stilling til, hvorvidt der skal ansøges om dispensation til større skoledistrikter bestående af flere selvstændige skoler via Folkeskolelovens forsøgsparagraf 55. Børne- og Ungdomsudvalget den 8. januar 2015 Ad. 1. Drøftet Ad. 2 På småbørnsområdet: 1) Opførelse af en idrætsdaginstitution på Lyngby Stadion med op til 150 børn, som tidligere principgodkendt. Der tages højde for fleksible muligheder for at skifte mellem børnehave og vuggestuepladser, så det stigende kapacitetspres imødekommes. 2) Ledelsesmæssig sammenlægning af følgende institutioner: hhv. Børnehuset Bulderby og Børnehuset Lille Ørholm, Børnehuset Prinsessehøj og Vuggestuen I.H. Mundtsvej, Børnehuset Askevænget og Børnehuset Skovbakken. 3) Flytning fra utidssvarende og omkostningsineffektive daginstitutioner, som modsvares af nye tidssvarende løsninger. 4) Dagplejen bevares som nuværende tilbud, hvor alle børn kan ønske en plads, men ordningens volumen reduceres til samlet pladser. De resterende Side 27 af 86

24 pladser placeres i dagtilbudsregi. Besparelsen heraf - samt den afledte ledelses og tilsynsbesparelse ved at forankre det tilbageværende dagplejetilbud til udvalgte daginstitutioner - fremlægges af forvaltningen i særskilt notat. Udvalget ønsker, at der sker en styrket indsats i overgangen mellem dagplejetilbud og daginstitutioner. På Skoleområdet: 1) Der dannes større skoledistrikter, hvis det er muligt. Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt der - hvis muligt - skal dannes ét stort, to, tre eller fire distrikter. Hvis antallet af skoledistrikter ikke kan reduceres ses nærmere på skoledistrikternes nuværende grænser. 2) Der anvendes fremover vandreklasser fra og med 6. klasse på de skoler og i de tilfælde, hvor det kan frigøre nødvendig lokalekapacitet. 3) Heldagsskolen og Fuglsanggårdsskolen sammenlægges organisatorisk og administrativt. Der foretages i den forbindelse en samlet administrativ besparelse på 1 mio. kr. på den samlede enhed. For stemmer 7, (A, C, V og F). Imod stemmer 1 (Ø). 4) Der arbejdes videre med muligheden for 25 elever ved klassedannelse. For stemmer 6 (A, C og V). Imod stemmer 2 (F og Ø). Alle forslag forelægges udvalget i særskilte sager, der underlægges den nødvendige høringsproces, hvor relevante institutioner og brugere inddrages. Skoler og daginstitutioner informeres om beslutningerne. Udvalget får tilsendt samlet økonomisk beregning. Ad. 3. Anbefalet til Kommunalbestyrelsen med de faldne bemærkning. Anne Jeremiassen (I) var fraværende Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1 og 2. Tilbagesendt til Børne- og Ungdomsudvalget. Ad 3. Anbefalet. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse Side 28 af 86

25 1. Strukturanalyse 2. Brevudkast Undervisningsministteriet Side 29 af 86

26 Økonomiudvalget Sag nr Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Sagsfremstilling Borgerrådgiver præsenterede sin årsberetning for for kommunalbestyrelse 20. november 2014, hvor også selve beretningen blev tilgængelig for kommunalbestyrelsens medlemmer. Beretningen var den anden i rækken, siden rådgiver begyndte sit arbejde i kommunen i Forvaltningens arbejde med opfølgningen på den første beretning er sket løbende siden fremlæggelsen i oktober Den nye beretning for tager udgangspunkt i anbefalingerne i den første beretning for Forvaltningens opfølgning på beretningen er beskrevet nærmere i vedlagte notat af 5. januar Borgerrådgiverens første beretning indeholdt 30 opmærksomhedspunkter, der byggede på 394 henvendelser. 38 henvendelser endte som klager. Den anden beretning supplerer med 20 nye opmærksomhedspunkter, således det samlede antal punkter nu udgør 50. Antallet af henvendelser til borgerrådgiver er i andet år steget til 775. Antallet af klager er faldet til 12. Det er forvaltningens vurdering, at flere af de påpegede opmærksomhedspunkter skal håndteres via kompetenceudvikling og undervisning af alle medarbejdere med borgerbetjening og sagsbehandling. Et uddannelsesprogram er således under udarbejdelse. I Direktionens oplæg til "Forvaltningens Arbejdsprogram for 2015" arbejdes der med et styrket fokus på området for "God Borgerservice". Temaerne heri er styrket borgerdialog, digitalisering og kommunikation, og som led heri skal der arbejdes med målbare mål for borgerservice, fortsat implementering af kanalstrategien og kulturforandring i forhold til den direkte borgerbetjening. Et uddannelsesprogram ligger som en naturlig del af denne del af direktionens arbejdsprogram. Udmøntningen af arbejdsprogrammet inkl. uddannelsesprogrammet fremlægges som særskilt sag i foråret Økonomiske konsekvenser Eventuelt nødvendige initiativer forudsættes afholdt inden for eksisterende rammer. Beslutningskompetence Side 30 af 86

27 Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen indstiller, 1. at forvaltningens opfølgning på beretningen tages til efterretning, og 2. at forvaltningen giver en status på opfølgningen i juni Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1-2. Godkendt. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Notat om borgerrådgiverens årsrapport 2. Beretning 2014 Side 31 af 86

28 Økonomiudvalget Sag nr Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen tiltrådte den 18. december 2014, at kommunen tilslutter sig den aftale, der er indgået mellem en række kommuner og Boligselskabernes Landsorganisation om aflysning af servitutter om tilbagekøbsrettigheder tinglyst på ejendomme for en række almennyttige boligorganisationers afdelinger mod betaling af et nærmere defineret frikøbsbeløb. Protokollatet fra Kommunalbestyrelsesmødet den 18. december 2014 vedlægges som bilag. Det fremgår samtidig af sagen, at det endelige frikøbsbeløb til den enkelte kommune først vil foreligge opgjort, når grundlaget for beregningen er revisionsmæssigt gennemgået og i øvrigt korrigeret for fejl i selve datagrundlaget, men at forvaltningen vil vende tilbage med en sag om provenuets bevilling og nærmere anvendelse. Arbejdet med aflysning kan herefter påbegyndes. Som led i at kunne vende tilbage med en opgørelse over det forventede endelige provenu vil der imidlertid skulle ske en kalkulation og budgettering af bl.a. de omkostninger, som er forbundet med aflysningen af klausulerne til dels revision og landinspektør m.v., dels til finansiering af det forventede arbejde i forvaltningen, som er forbundet med aflysningen. I Lyngby-Taarbæk Kommune menes alle deklarationer om tilbagekøbsret med undtagelse af Granåsen at være pålagt af Københavns Kommune inden 1957, hvor Lyngby-Taarbæk Kommune ved køb af arealer fra Københavns Kommune samtidig fik overført påtaleretten til tilbagekøbsdeklarationer på de af Københavns Kommune allerede solgte grunde, bl.a. til almene boligorganisationer. Tilbagekøbsdeklarationer overtaget fra Københavns Kommune i 1957 er tinglyst på en række ejendomme. I en årrække har det været muligt at foretage frikøb af deklarationen mod betaling af frikøbsvederlag. I disse sager omfatter en deklaration ofte mere end en ejendom, hvorfor der kræves stor akkuratesse ved arbejdet med påtegning af deklarationer, inden deklaration aflyses/relakseres af tingbogen. Bliver en deklaration ved en fejl aflyst af tingbogen, er det usandsynligt, at den igen kan indføres/tinglyses, hvis ejeren ikke er indstillet på det. Side 37 af 86

29 I den sammenhæng kan det f.eks. illustrere tingene ved at at nævne den relativt store ejerlejlighedsforening Eremitageparken, hvor der også er tinglyst tilbagekøbsdeklarationer. Når der foretages frikøb for en lejlighed, kan én relaksation ved akkuratesse og på rette tidspunkt af dagen foretages på ca. 3 timer. Ydermere blev de fleste arealer til almene boligorganisationer imidlertid tilsyneladende af Københavns Kommune solgt med tinglyst tilbagekøbsdeklaration inden udstykning, således at samme deklarationer nu er tinglyst på flere forskellige ejendomme. Det er uvist, hvor stort arbejde der vil være forbundet med at afdække deklarationernes omfang - men det vurderes under alle omstændigheder at ville være omfattende i væsentlig grad. I den forbindelse kan henvises eksempelvist til netop afsluttet arbejde vedr. en almennyttig boligorganisation med at få afklaret, om et antal tilbagekøbsdeklarationer fra omkring 1948 fejlagtigt er tinglyst på ejendomme, de ikke omhandler. Da tinglysningskontorerne i dag er nedlagt efter overgangen til digital tingbog og gamle papirbøger destrueret, kan historikken i sådanne sager ikke afdækkes eller i heldigste fald kun afdækkes med en meget omfattende indsats. Dertil kommer, at det ikke af tingbogen kan ses, om en deklaration omfatter hele eller kun en del af den pågældende ejendom. Efter dette udredningsarbejde kan der derfor blive tale om både aflysning af hele deklarationer og relaksationer af deklarationer. Institutioner omfattes ikke af frikøbsordningen, hvilket muligvis kan give udfordringer, da de formentlig skal udstykkes (og værdiansættes), inden tilbagekøbsdeklarationen kan relakseres fra restejendommen. Det er forvaltningens vurdering, at arbejdet med aflysninger således dels vil kræve størrelsesordenen et par årsværk (juridisk ekspertise samt advokatsekretærbistand) i op til to år, hvilket - sammen med omkostningerne til revision m.v. - således peger på et budgetmæssigt behov for i ramme af kommunens juridiske område skønsmæssigt at afsætte 3 mio. kr. til formålet fordelt ligeligt over 2015 og Økonomiske konsekvenser Det foreløbigt anslåede bruttoprovenu til kommunen udgør over 150 mio. kr. Forvaltningen peger derfor på, at der af det forventede provenu afsættes 1,5 mio. kr. i 2015 og 1,5 mio. kr. i 2016 til formålet af det anslåede provenu, som samtidig bevilges. Side 38 af 86

30 Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, at der bevilges 1,5 mio. kr. i 2015 og 1,5 mio. kr. i 2016 til formålet. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Anbefalet for så vidt angår Sagen genbehandles i tredje kvartal 2015 for så vidt angår Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Protokollat KMB sag Notat om aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber af Side 39 af 86

31 Økonomiudvalget Sag nr Centralisering af indvendig ejendomsvedligeholdelse Sagsfremstilling Som opfølgning på meddelelse i december 2014 til Økonomiudvalget om centralisering af budget- og opgaveansvar for den indvendige ejendomsvedligeholdelse beskrives i det følgende den kommende proces. Overførsel af budget og ansvar for den indvendige ejendomsvedligeholdelse er påbegyndt ved, at Center for Arealer og Ejendomme har igangsat en 'indvendig tilstandsregistrering' af kommunens bygninger, startende med skoler, SFO'er, klubber og daginstitutioner. Disse bygninger udgør størstedelen (i m2) af kommunens samlede bygningsareal og specielt skolernes indvendige vedligeholdelsesstand er meget varierende, og rummer på nogle områder et ikke uvæsentligt efterslæb i forhold til af den samlede indvendige ejendomsvedligeholdelse. Resultatet af tilstandsregistreringen vil foreligge primo Derefter igangsætter Center for Arealer og Ejendomme en tilstandsregistrering af de resterende af kommunens bygninger (foreningsejendomme, bibliotek, områdecentre m.m.). Idrætshaller og administrationsbygninger har Center for Arealer og Ejendomme et forholdsvis godt kendskab til, idet centret allerede har ansvaret for den indvendige ejendomsvedligeholdelse på disse bygninger. Forvaltningen har i forbindelse med overtagelse af den indvendige ejendomsvedligeholdelse været i dialog med lederne af/de budgetansvarlige for de ovennævnte institutioner (skoler, SFO'er, klubber og daginstitutioner) for dermed at skabe overblik over foreliggende planer for den indvendige ejendomsvedligeholdelse. Center for Arealer og Ejendomme vurderer, at de respektive institutioner historisk set har fortolket formålet med budgettet til indvendig ejendomsvedligeholdelse meget forskelligt. Nogle steder er budgettet således brugt til det tænkte formål; indvendig vedligeholdelse af bygningsflader (gulve, vægge og lofter), døre og vinduer, loftsbelysning, VVS m.m., mens andre steder har prioriteret og anvendt budgettet lidt mere bredt med en kombination af vedligehold, udstyrs- og inventarindkøb, indvendige bygningsændringer og kosmetiske forandringer. Center for Arealer og Ejendomme opererer med følgende seks kategorier (prioriteter) inden for ejendomsvedligeholdelse: 1) Myndighedskrav og fare for personskade - sikkerhed, 2) Akutte opståede skader med stor risiko for Side 40 af 86

32 følgeskader, 3) Akutte opståede skader med mindre risiko for følgeskader, 4) Planlagt vedligehold på primære bygninger, 5) Planlagt vedligehold på sekundære bygninger og 6) Æstetiske forhold og brugerønsker. Forvaltningen gør opmærksom på, at langt størstedelen af det årlige budget til udvendige ejendomsvedligeholdelse er anvendt til kategori 1-3, mindre til 4 og mindst til 5 og 6. Optimalt set burde budgettet anvendes til kategori 4-5. Center for Arealer og Ejendomme agter at anvende samme kategorisering ved den indvendige ejendomsvedligeholdelse. Af hensyn til at sikre en glidende og smidig overgang mellem den nuværende forankring og håndtering af den indvendige ejendomsvedligeholdelse fra decentral til den fremadrettede centrale forankring, vil der til hver bygning/ejendom afsættes en pulje til akutte tiltag og allerede planlagte tiltag, der opfylder prioriteringskriterierne 1-3, indarbejdes i den samlede planlagte ejendomsvedligeholdelse for kommunen. Den resterende og største del af budgettet pr. bygning/ejendom indarbejdes i en samlede pulje til forebyggende ejendomsvedligeholdelse, for dermed at kunne skabe den ønskede synergi i sammentænkningen af puljen til genopretning, puljen til udvendig og indvendig ejendomsvedligeholdelse samt puljen til energirenoveringer. Rent praktisk vil den indvendige ejendomsvedligeholdelse opdeles i to kategorier med hver deres proces- og tidsforløb. 1) Planlagt ejendomsvedligehold og større afhjælpende vedligeholdsopgaver og 2) Akut ejendomsvedligehold og mindre afhjælpende vedligeholdsopgaver. For Planlagt ejendomsvedligehold og større afhjælpende vedligeholdsopgaver gælder det, at planlægningen af vedligeholdsopgaver foretages på baggrund af de gennemførte bygningssyn og tilstandsregistreringer. Prioriteringen af hvilke vedligeholdsopgaver, der skal gennemføres sker ud fra ovenstående 6 prioriteringskategorier. Prioriteringen af vedligeholdsopgaver foretages en gang årligt forud for det næste budgetår. Prioriteringen sker i samarbejde med og i tæt kommunikation med de respektive fagcentre og ledergrupper for de enkelte institutionsområder. Selve planlægningen og udførelsen af de enkelte vedligeholdsprojekter skal ske i tæt samarbejde med det udførende driftsled (teamleder i Ejendomsdrift) samt den enkelte institutionsleder, således at vedligeholdelsesopgaven udføres med mindst mulig gene for den daglige drift. For den enkelte skole-, institutions- og områdeleder betyder det, at den overordnede planlægning af vedligeholdsopgaver (indvendige og udvendige) sker en gang årligt. Afsættet for planlægningen af vedligeholdsopgaver er de gennemførte bygningssyn og de udarbejdede 5-årige vedligeholdsplaner. Den enkelte leder kan altid komme med ønsker til vedligeholdsopgaver samt ønsker til æstetiske forhold og brugerønsker. Prioritering af hvilke planlagte Side 41 af 86

33 vedligeholdsopgaver, der skal sættes i gang vil ske ud fra den ovenstående fastlagte prioritering for ejendomsvedligeholdelse. Imødekommelse af ønsker til æstetiske forhold og brugerønsker sker i det omfang, der er budget til det og det er i overensstemmelse med arealoptimeringsprincippet. Større anlægsønsker præsenteres i forbindelse med budgetoplæg. Selve gennemførelsen af de enkelte planlagte vedligeholdsprojekter vil ske i tæt dialog med den enkelte leder og den lokale teamleder i Ejendomsdrift. For Akut ejendomsvedligehold og mindre afhjælpende vedligeholdsopgave gælder det, at de akutte vedligeholdsopgaver meldes ind løbende af brugerne i bygningerne eller den tekniske servicemedarbejder på stedet. Opgaverne prioriteres løbende af den bygningsansvarlige teamleder/teknisk servicemedarbejder fra Center for Arealer og Ejendomme (Ejendomsdrift). Kritiske opgaver udføres straks, mens mindre kritiske opgaver samles og udføres i sammenhæng med de faste planlagte driftsopgaver på bygningen. Målsætningen for de akutte vedligeholdsopgaver er, at det skal være let at melde akutte vedligeholdsopgaver ind, og at brugerne nemt bliver orienteret om opgavens gennemførelse og færdiggørelse. For at understøtte denne proces implementeres en mindre Service APP funktion, hvor bygningsbrugerne kan melde fejl og opgaver ind på forskellige It-platforme (Smartphones, tablets og PC er). For den enkelte skole-, institutions- og områdeleder betyder det, at akutte fejl og mangler i forhold til bygningen meldes direkte ind (personligt/telefonisk/digitalt) til den lokale teamleder eller tekniske servicemedarbejder. Fejl og mangler udbedres i henhold til den aktuelle serviceaftale (SLA-aftale). Kritiske fejl for driften udbedres straks, mens mindre kritiske fejl indarbejdes i de øvrige planlagte opgaver. Målsætningen er, at den lokale leder eller nøglemedarbejder nemt kan melde fejl og mangler ind ved hjælp af en Service APP funktion, og nemt kan modtage besked om opgavens udførelse eller status. Denne APP er under introduktion og forventes fuldt implementeres i løbet af Budget- og styringsmæssigt vil der på de største lokationer (skolerne, SFO'er og klubber som en enhed) blive afsat en pulje til akut ejendomsvedligehold og mindre afhjælpende vedligeholdsopgaver svarende til %, af det hidtidige vedligeholdsbudget. Puljen til akut ejendomsvedligeholdelse administreres af den bygningsansvarlige teamleder/teknisk servicemedarbejder fra Center for Arealer og Ejendomme (Ejendomsdrift). For daginstitutionsområdet oprettes for hvert distriktsområde en pulje til akut ejendomsvedligehold og mindre afhjælpende vedligeholdsopgaver. Disse puljer til akut ejendomsvedligehold justeres efterfølgende - og første gang i baseret på forbruget i Formålet hermed er at lægge et mere retvisende budget for hver lokation/distriktsområde, men samtidig sikre, at der kan prioriteres på tværs af steder og funktionstiltag, som overordnet set vurderes mest tiltrængt eller hensigtsmæssigt. Der er for den enkelte lokation ingen overførselsadgang mellem budgetår, men mer- og mindreforbrug 'puljes' og overføres til den centrale pulje til ejendomsvedligehold Side 42 af 86

34 med det formål at opnå mest og bedst ejendomsvedligeholdelse på tværs af stedernes aktiviteter. Brugerønsker prioriteres og imødekommes alene i det omfang, der er budgetmidler til det i henhold til den fastlagte prioritering af ejendomsvedligeholdelse. Økonomiske konsekvenser Der overføres ca. 17 mio. kr. fra de decentrale budgetter til et centralt budget under Center for Arealer og Ejendomme. Budgettet håndteres fremadrettet som beskrevet ovenfor. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen forslår, at den beskrevne procedure tages til efterretning. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Taget til efterretning. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Side 43 af 86

35 Økonomiudvalget Sag nr Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål Sagsfremstilling I forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af budgetprocessen i april 2014 blev det besluttet, at forvaltningen skal have opmærksomhed på at reducere tomgangsleje. Forvaltningen har i den forbindelse udarbejdet en redegørelse vedrørende tomgang i de kommunale udlejningsejendomme og tomgang i den del af de almene boligselskabers lejemål, som Lyngby-Taarbæk Kommune har anvisningspligt til og dermed hæfter for, jf. "Notat - Analyse af tomgangsleje i Lyngby-Taarbæk Kommune" (bilag). Tomgangsleje vedrører manglende huslejeindtægter samt lejeudgifter til de almene boligselskaber for at dække boligselskabernes eventuelle lejetab. Lyngby-Taarbæk Kommune har tomgangsleje på følgende boliger: Kommunale udlejningsejendomme (private lejemål, erhvervslejemål og kommunale ældreboliger) Almene boliger (familieboliger og ældreboliger, som er opført af boligselskaber) For de kommunale udlejningsboliger betaler kommunen altid for eventuel tomgangsleje. Hvad angår tomgangsleje i de almene boliger, som er opført af boligselskaberne, hæfter kommunen for alle ældreboliger/plejeboliger. For familieboligerne hæfter kommunen i henhold til aftale med de almene boligselskaber for 25 % af boligerne, som kommunen ifølge Lov om almene boliger 59, har anvisningspligt til. Anvisningspligt er det samme som anvisningsret. Tomgangsleje sker, når en ejendom ikke er udlejet. Der er flere årsager til, at Lyngby-Taarbæk Kommune i perioder har tomgangsleje på enten de kommunale udlejningsejendomme eller de almene boligselskabers lejemål med kommunal anvisningspligt. Ved genudlejning af de kommunale lejemål, står lejemålet ofte tomt i en kortere periode, indtil der er indgået aftale med en ny lejer. Tomgangsleje forekommer også, når lejemålet renoveres enten i forbindelse med fraflytning eller forbedringsarbejder. Forvaltningen oplever også, at nogle lejemål har været svære at udleje, og samtidig kan der forekomme tomgangsleje for de lejemål, som påtænkes udbudt til salg, hvor lejemålet derfor ikke genudlejes. Det er forvaltningens vurdering, at det ikke er muligt fuldstændig at eliminere tomgangsleje. Det er dog forvaltningens vurdering, at en række tiltag så som ændrede visitationskriterier, anden anvendelse af tomme boliger samt bedre koordinering internt i forvaltningen vil kunne reducere tomgangsleje. Side 44 af 86

36 Med henblik på at mindske tomgangslejen arbejder forvaltningen på nuværende tidspunkt med følgende indsatsområder: Anden boliganvendelse Ændrede arbejdsgange Ændrede kriterier for boligvisitation Afhændelse af boliger Forvaltningen har undersøgt egne interne arbejdsgange i forbindelse med udlejning af kommunale lejeboliger og kommunale almene boliger. Forvaltningen vurderer, at en mindre praksisændring i arbejdsgangen kan reducere tomgangsleje. Eksempelvis vil forvaltningen sende boligtilbud ud til flere på ventelisterne ad gangen. Kommunalbestyrelsen godkendte på møde i december 2014 ændrede kvalitetsstandarder for boligvisitation for borgere, som ønsker en plejebolig. Borgerne skal således fremadrettet tage imod den anden plejebolig, som de tilbydes fra ventepladsen. Dette vil forventeligt reducere tomgangslejen. Forvaltningen vurderer løbende, om der er kommunale udlejningsejendomme, som enten bør nedrives eller sælges, eksempelvis hvis ejendommen kræver større renoveringsarbejde, eller hvis det er svært at finde lejere til lejemålet. Når forvaltningen vurderer, at en ejendom eksempelvis er salgsegnet, vil forslag om salg blive forelagt Kommunalbestyrelsen. Økonomiske konsekvenser Tomgangslejen for henholdsvis de almene boligselskaber og de kommunale udlejningsejendomme (Ungdomsboliger, familieboliger, kommunalt opførte almene ældreboliger/plejeboliger) har de seneste år fordelt sig således: Forvaltningen kan konstatere, at tomgangslejen har været stigende for både de kommunale udlejningsejendomme og de almene boligselskaber fra Tomgangslejen var samlet set ca. 1,9 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Kommunes Side 45 af 86

37 årlige lejeindtægter i 2014 var 32 mio. kr.. Tomgangslejen i 2014 svarer således til ca. 6 % af de samlede lejeindtægter. Forvaltningen gør opmærksom på, at oversigten indeholder et overlap mellem regnskabsårene. Det skyldes et efterslæb i faktureringen fra de almene boligselskaber, idet forvaltningen i 2013 fortsat modtog regninger for tomgangsleje for Det samme er gældende for efterfølgende år. De kommunale ejendomme generer størst tomgangsleje og udgør 63% procent af den samlede tomgangsleje i Dette skyldes bl.a., at forvaltningen har haft udfordringer med at udleje lejemål i Rævehøjparken og på Schallsvej samt Lundtofte Skolestræde 9 A-E. De to sidstnævnte står tomme, mens de afventer beslutning om eventuelt salg. Forvaltningen forventer, at tomgangslejen i 2015 reduceres som følge af de tiltag, forvaltningen forventer at igangsætte i 2015 og ved at afhænde ledige lejemål. Tiltagene beskrives nærmere i "Notat - Analyse af tomgangsleje i Lyngby-Taarbæk Kommune" (bilag). Forvaltningen vil årligt gennemgå status på tomgangsleje med det formål at justere på procedurerne eller iværksætte nye tiltag, der kan reducere tomgangslejen. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen indstiller, at 1. sagen tages til efterretning. 2. forvaltningen en gang årligt forelægger status på tomgangsleje for Økonomiudvalget. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Taget til efterretning. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Notat - Analyse af tomgangsleje i Lyngby-Taarbæk Kommune Side 46 af 86

38 Økonomiudvalget Sag nr Genudbud af rengøring og vinduespolering Sagsfremstilling Kommunens kontrakter på rengøring og vinduespolering blev efter forelæggelse i Økonomiudvalget den forlænget for yderligere to år gældende for perioden den 1. september august 2016 (bilag). Der er ikke mulighed for at forlænge kontrakterne herefter. Der igangsættes nu forberedelse til et genudbud af rengøring og vinduespolering for at sikre varetagelse af området efter de eksisterende kontrakters udløb. Det vurderes, at et udbud sikrer den bedste afvejning mellem kvalitet og pris i opgavevaretagelsen. Som led i forberedelserne af udbuddet vil der bl.a. være fokus på, at erfaringerne med den nuværende organisering af området indgår i forberedelserne af et genudbud. Økonomiske konsekvenser Ingen økonomiske konsekvenser før et udbud er gennemført. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår, at sagen med tilhørende bilagte tids- og procesplan tages til efterretning. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Taget til efterretning, idet forvaltningen undersøger, om det er muligt at gøre udbuddet SMV-venligt. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Tids- og procesplan ØK genudbud af rengøring og vinduespolering 2. Ekstrakt af meddelelsespunkt Side 48 af 86

39 Økonomiudvalget Sag nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Sagsfremstilling Administrationen har udarbejdet nye retningsretningslinjer for pressearbejdet for at skabe klarhed om arbejdsgange og ansvar, samt at sikre tydelighed og konsistens i forhold til hvordan pressearbejdet understøtter de politiske og administrative beslutninger og prioriteringer. Retningslinjerne beskriver principperne og er samtidig en konkret vejledning i hvordan ledere og medarbejdere skal forholde sig i sager med presseinteresse. Retningslinjerne er suppleret med en med en række konkrete vejledninger, som understøtter pressearbejdet. For at skabe gennemsigtighed og en ensartet tilgang til betjeningen af Kommunalbestyrelsen i sager med presseinteresse, indeholder retningslinjerne en præcisering af samarbejdet mellem administrationen og politikerne, herunder hvem som udtaler sig på vegne af Kommunalbestyrelsen og de stående udvalg samt i hvilken udstrækning administrationen kan understøtte politikerne med pressearbejde. Økonomiske konsekvenser Ingen. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår at, 1. retningslinjerne for pressearbejde implementeres 2. Kommunalbestyrelsen orienteres via PolWeb om retningslinjerne. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1-2) Godkendt, med de faldne bemærkninger, samt at det bemærkes, at brug af forvaltningen sker efter aftale med borgmesteren, og at udvalgsformændenes udtalelser endvidere først sker efter, at udvalget er orienteret. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse Side 53 af 86

40 1. Retningslinjer for pressearbejde i LTK 2. Når pressen kontakter dig 10 gode råd gode skriveråd 4. Sådan håndteres en krisesag 5. Den gode pressemeddelelse Side 54 af 86

41 Økonomiudvalget Sag nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Sagsfremstilling Kommunen har fra Lyngby Bueskyttelaug og FIL ( Fællesrepræsentationen for Idrætsforeninger i Lyngby-Taarbæk Kommune ) modtaget den vedlagte anmodning om etablering af pavillonbygninger til brug for bueskyttelauget ved den kommende bueskyttebane på Lyngby Stadion (se bilag). Lyngby Bueskyttelaug har vederlagsfrit modtaget tre tidligere pavilloner fra Banedanmark, som bueskyttelauget tilbyder at forære kommunen. Betingelserne for en foræring er, at Lyngby-Taarbæk Kommune økonomisk bidrager til etablering af pavillonerne med ca ,- kr., og bueskyttelauget afholder udgifter på ca ,-. Alle udgifter er estimerede af bueskyttelauget. De efterfølgende driftsudgifter (forbrug og ejendomsvedligehold) skal kommunen stå for. Pavillonerne skal huse klublokale- og mødelokale, to toiletter, køkken og materialeopbevaring. Forvaltningen har holdt møde med både Lyngby Bueskyttelaug og FIL om anmodningen. Der er herfra blevet gjort opmærksom på behovet for bl.a. egne toiletfaciliteter og faciliteter ved afholdelse af konkurrencer, idet der er en betragtelig afstand fra bueskytteanlægget til de nye fælles faciliteter for breddeidrætten i Lyngby Idrætsby. Bueskyttelauget tilbyder, at de toiletter, som er tilknyttet pavillonbygningen, kan benyttes af fodboldspillere fra bl.a. Lyngby Boldklub ved at trænere får en nøgle hertil. Det ligger ikke umiddelbart i anmodningen, at hele pavillonbygningen åbnes for generel brug af alle brugere af stadion. Forvaltningen gør opmærksom på, at der forud for igangsætning af 'Breddeidrætsprojektet' på Lyngby Stadion var en omfattende brugerinddragelsesproces. Under denne proces kom ønsket om bygningsfaciliteter ved den kommende bueskyttebane ikke på tale. Bueskytterne er i anlægsprojektet tænkt ind med opbevaringslokaler i selve stadionbygningen og mulighed for at låne lokaler til møder som andre foreninger og brugere af stadion. Der er endvidere allerede opsat to containere langs bueskydebanen til opbevaring af udstyr. Der er ikke andre klubber, der på stadion har særlige lokaler til eget brug. Forvaltningen vurderer, at de ønskede klubaktiviteter kan rummes i det igangværende byggeri som led i kommunens generelle arealoptimering og -udnyttelsesstrategi. En imødekommelse af ansøgningen vil eventuelt kunne få præcedensskabende konsekvenser for de øvrige foreninger og brugere i Lyngby Idrætsby, der måske også vil henvende sig med ønske om egne lokaler, hvilket vil vanskeliggøre Side 55 af 86

42 arbejdet med implementering af den vedtagne arealoptimeringsstrategi. Af kommuneplanen fremgår det endvidere, at al bebyggelse i Lyngby Idrætsby skal holdes syd for boldbanerne, dvs. ca. 450 m syd for Gyrithe Lemches Vej. Undtaget herfor er skure og tekniske anlæg mv. Det er derfor Center for Miljø og Plans vurdering, at opførelse af et klubhus (værested) og lignende vil være i modstrid med kommuneplanens rammer, og derfor kræve en lokalplan. Såfremt anmodningen ønskes imødekommet gør forvaltningen endelig opmærksom på, at der i anlægsprojektet ikke er råderum til at finansiere anlægsudgiften på ca ,- og de løbende driftsudgifter ej heller er budgetsat. Der vil således skulle tilvejebringes finansiering hertil enten ved udskydelse/omprioritering af andre projekter eller ved en tillægsbevilling. Økonomiske konsekvenser Såfremt tilbuddet imødekommes vil dette medføre en anlægsudgift i størrelsesordenen kr. Dertil skal lægges løbende driftsudgifter til forbrug og renhold samt vedligehold af pavillonerne. Der er ikke regnet på sidstnævnte. Såfremt anmodningen skal fremmes, skal der således tages højde herfor i prioriteringen af anlægsmidler for 2015 samt i budget 2016 og efterfølgende år adresseres den afledte driftsmæssige effekt, eventuelt i forbindelse med de samlede driftsbudgetmæssige konsekvenser af færdiggørelsen af Lyngby Idrætsby. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, 1. at ansøgningen drøftes og der træffes beslutning om, hvorvidt anmodningen skal imødekommes. 2. såfremt ansøgningen imødekommes, træffes beslutning om nødvendig finansiering. 3. såfremt ansøgningen imødekommes træffes beslutning om igangsætning af udarbejdelse af lokalplan. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1. V foreslår, at der etableres toilet og opbevaringsmuligheder ved bueskytterarealet. For stemmer 4 (V, F og B) Imod stemmer 5 (C, A og I). Ansøgningen blev således ikke imødekommet. Side 56 af 86

43 Ad 2) bortfaldt. Ad 3) bortfaldt. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Ansøgning om etablering af klubhus 2. Brev etablering af bygning ved udendørs arealer 3. Lyngby Idrætsby Side 57 af 86

44 Økonomiudvalget Sag nr Ny pulje under folkeoplysning Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen behandlede den 26. juni 2014 en ny tilskudsmodel for de frivillige folkeoplysende foreninger, jf. vedlagte protokoludskrift (bilag). I den forbindelse blev det besluttet, at for "at ligestille alle foreninger og give mulighed for aktivitetsrettet støtte til fx stævner, mesterskaber, lejrdeltagelse og kurser lægges Idrætsfonden på i alt kr. ind under folkeoplysningsrammen og folkeoplysningsudvalget og kan fremover søges af både idrætsforeninger m.v. og børne- og ungdomsforeninger, herunder spejderne. Der udarbejdes i samarbejde med de frivillige foreninger et forslag til retningslinjer for en uddeling, der dels understøtter involvering af de frivillige foreninger i forbindelse med selve tilskudstildelingen, dels understøtter en enkel og effektiv tilskudsadministration. Samtidigt kan puljen forhøjes med fx i alt kr., finansieret af det samlede tilskud til de frivillige foreninger". Forvaltningen har derfor afholdt møder med repræsentanter fra de folkeoplysende foreninger, som foreslår, at beløbet deles i to puljer: 1. Idrætspulje for idrætsforeningerne. Puljen administreres af FIL og benyttes til at yde tilskud til deltagelse i ekstraordinære aktiviteter, der udgiftsmæssigt ikke kan afholdes inden for en idrætsforenings normale budget, og hvortil der ikke på anden vis ydes særskilt kommunal støtte til internationale mesterskaber og turneringer mv. 2. Pulje til støtte af lederuddannelse for de øvrige børne- og ungdomsforeninger. Puljen administreres af et udvalg med repræsentanter fra de uniformerede børne- og ungdomsforeninger (Samrådet) og de øvrige børne- og ungdomsforeninger. Puljens primære formål er at støtte ledertræning/- uddannelse. Udkast til retningslinjer for uddeling af henholdsvis idrætspulje og pulje til støtte af lederuddannelse er vedlagt sagen (bilag). Opdelingen er foreslået af repræsentanterne, der peger på, at der eksisterer forskellige behov for ekstra tilskud udover et fast medlemstilskud, som følger med den nye tilskudsordning for de frivillige folkeoplysende foreninger. Endvidere ser de det svært at skabe en samlet pulje, der understøtter en enkel, lige og effektiv tilskudsadministration, hvis puljen på en gang skal indeholde støtte til både Side 58 af 86

45 stævner, mesterskaber, lejrdeltagelse og kurser. Forvaltningen tilslutter sig denne tanke og peger med hensyn til puljernes størrelse på, at de - inden for den af kommunalbestyrelsen skitserede økonomiske ramme - fastlægges til hver at udgøre, i størrelsesordenen, kr. Økonomiske konsekvenser Puljerne på tilsammen kr. finansieres ved at lægge det afsatte budget for den nuværende Idrætsfonden, som er placeret under budgetområdet "Idræt", ind under budgetrammen for folkeoplysning, samt forhøje puljen finansieret fra den samlede pulje for medlemstilskud i 2016, jf. ovenstående. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, at der under folkeoplysningsrammen etableres de beskrevne puljer til fordeling efter de skitserede retningslinjer. Kultur- og Fritidsudvalget den 7. januar 2015 Anbefalet. Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. I stedet deltog Henriette Breum (V). Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Anbefalet. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Protokol KMB Retningslinjer for idrætspuljen 3. Retningslinjer for kommunal pulje til støtte af lederuddannelse Side 59 af 86

46 Økonomiudvalget Sag nr Kgs. Lyngby Guide Sagsfremstilling På baggrund af et oplæg fra Det Grønne Område foreslås, at Lyngby-Taarbæk Kommune i 2015 udgiver en attraktiv, ca. 100 siders guide til oplevelser i kommunen, ilagt et udtageligt oversigtskort. Formålet med guiden er at give kommunens borgere et øget kendskab til lokalområdet og formidle bredden i områdets attraktioner og tur-muligheder. Samtidigt skal guiden være til inspiration for turister, der gæster kommunen i kortere eller længere tid, og som derfor kan have glæde af viden om aktiviteter og attraktioner. Guiden skal således give borgere og turister inspiration til at benytte områdets faciliteter og tilbud, også gerne de mindre kendte steder. Guiden kan evt. rumme forslag til udflugtsmål med en anderledes, personlig vinkel, f. eks. de bedste steder med børnebørnene, Lyngbys skjulte oaser eller kvarterer med kant. Indholdet kan også struktureres omkring turismestrategiens fire styrkepositioner; kultur, natur, handel- og byliv samt aktiviteter i Lyngby-Taarbæk Vidensby. Endelig kan guiden give forslag til gå-, løbe- og cykelruter, udflugtsmuligheder med kano, fiskestang eller bådfart, og det vedhæftede kort vil hjælpe borgerne med at finde de relevante steder i kommunen. Det præcise indhold skal således fastlægges i samarbejde med bl.a. turismeaktører, relevante foreninger m.v. Guiden forventes distribueret til læsere af Det Grønne Område og bliver således husstandsomdelt. Endvidere er det hensigten at distribuere Guiden via biblioteker, turist-lokaliteter mv. Derfor anslås et oplag på ca stk. Guidens indhold redigeres med sigte på at være relevant i ca. fire år, før den igen kan revideres og genoptrykkes. Derfor omtaler guiden ikke specifikke events og arrangementer, men henviser evt. til hjemmesider med opdaterede kalenderinformationer mv. Det Grønne Område foreslår, at der også udgives en engelsk version af guiden, primært med tanke på organisationer med ansatte, som har brug for overblik over byens tilbud, events og oplevelsesmuligheder samt internationale turister. Dette forudsætter supplerende finansiering. Guiden er ikke tænkt som en guide til Lyngby-Taarbæk Kommunes serviceydelser, Side 60 af 86

47 men guiden kan kort nævne, at borgerne kan finde relevant information på Økonomi DGO har udarbejdet et overslag over udgifterne til en ny guide, som kan sammenfattes således: Udgift (Hele Kr.) Guide på dansk, stk Guide på engelsk, stk Oversættelse E-paper versioner, dansk & engelsk i alt Note: Genoptryk af ekstra stk Tilbuddet omfatter således salg af annoncer, grafisk opsætning, tryk og distribution. Lyngby-Taarbæk Kommune forventes at varetage indsamling samt redaktion af alt tekstmateriale. Det foreslås, at den engelske version søges finansieret i et samarbejde med eksterne parter. Der anvises i øvrigt finansiering fra henholdsvis Center for Borgerservice og Digitalisering samt Center for Miljø og Plan. Disse to centre vil i al væsentlighed stå for finansieringen af de ca kr. til Guiden på dansk plus ekstra oplag. Guiden vil i øvrigt få en række digitale link og faciliteter indlagt til de lokale lokationer og aktiviteter, ligesom hele Guiden også vil blive tilgængelig som digital udgave. Beslutningskompetence Økonomiudvalget, for så vidt angår finansiering af den borgerrettede kommunikation Teknik- og Miljø-udvalget, for så vidt angår finansiering af kortmateriale Erhvervs- og Beskæftigelses-udvalget, for så vidt angår koblingen til turismestrategien Kultur- og Fritidsudvalget, for så vidt angår koblingen til kulturarv og friluftsliv Indstilling Side 61 af 86

48 Forvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget allerede nu - overordnet - godkender at der udarbejdes en Guide 2015 med henblik på udgivelse primo maj 2015, idet berørte fagudvalg vil få sagen forelagt i møderunden i januar 2015 under hensyn til turistsæson 2015: 1. at finansiering af den borgerrettede kommunikation sker med op til fra Økonomiudvalgets område, (Center for Borgerservice og Digitalisering) 2. at finansiering af kortgrundlag sker med op til kr. fra Teknik- og Miljøudvalgets område (Center for Miljø og Plan) 3. at indsamling af tekstinput fra relevante turismeaktører til Guiden indgår som aktivitet i Turismestrategiens handleplan 2015 under Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget 4. at indsamling af tekstinput fra relevante parter under kultur og fritidsområdet sker under Kultur- og Fritidsudvalget 5. at forvaltningen søger finansiering af den engelske version i samarbejde med eksterne parter. Økonomiudvalget den 16. december 2014 Oplæg til Lyngby Guide oversendes til drøftelse i de relevante fagudvalg. Erhvervs- og beskæftigelsesudvalget den 6. januar 2015 Et flertal bestående af LA, A, V, O og B anderkender behovet for den pågældende information, men mener ikke, at formen er tidssvarende og relevant. SF og C støtter forslaget om en trykt guide, som værende en prisvenlig indgangsvinkel til at støtte op omkring turismestrategien. Teknik- og Miljøudvalget den 6. januar 2015 Et flertal bestående af Ø, A og V, anerkender behovet for den pågældende information, men mener ikke, at formen er tidssvarende og relevant. C tiltræder forvaltningens indstilling. Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. Kultur- og Fritidsudvalget den 7. januar 2015 Et flertal bestående af Ø, A, C og V, anerkender behovet for den pågældende information, men mener ikke, at formen er tidssvarende og relevant. Udvalget ser gerne et kort trykt over Lyngby-Taarbæk Kommune SF stemmer imod, idet SF støtter forvaltningens indstilling om en trykt guide, som en for kommunen billig måde at producere indholdet, som derefter kan anvendes digitalt. Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. I stedet deltog Henriette Breum (V). Side 62 af 86

49 Økonomiudvalget den 15. januar 2015 V foreslår et reklamefinansieret kort. For stemte 3 (V og I). Imod stemte 6 (C, A, R og F). Godkendt, at der laves en publikation med Det Grønne Område under forudsætning af, at Det Grønne Område har det primære redaktionelle ansvar. Det undersøges, hvorledes oplysningerne efterfølgende kan anvendes på en digital platform. For stemte 7 (C, A, B, F og I). V undlod at stemme. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Revideret tilbud på Kgs. Lyngby guide Side 63 af 86

50 Økonomiudvalget Sag nr Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort Sagsfremstilling Hospitaler, almen praksis og kommunerne i de fem regioner arbejder med at implementere det Fælles Medicinkort (FMK). FMK er en fælles oversigt over den medicin den enkelte borger får, som borgeren og de tre parter i sundhedsvæsenet har adgang til, så alle altid har adgang til korrekte og opdaterede medicinlister. Det er den praktiserende læges ansvar, at FMK stemmer overens med den ordinerede medicin. I forbindelse med kommunernes implementering af FMK på ældreområdet har kommunerne i mange tilfælde oplevet uoverensstemmelse mellem kommunernes egne medicinlister og medicinop-lysningerne i FMK. For at gøre det muligt for kommunerne at basere deres medicinadministration på oplysningerne i FMK, og dermed sikre at borgerne får den korrekte medicin, er det i mange sammenhænge nødvendigt, at en læge foretager den nødvendige oprydning på medicinkortet. KL, Danske Regioner (DR)og Praktiserende Lægers Organisation (PLO) har derfor indgået en aftale (bilag) om, at de praktiserende læger honoreres for denne indsats som grundlag for implementeringen af FMK. Denne indsats indgår ikke i den eksisterende overenskomst for almen praksis. Kommunerne er af KL ved brev 6. januar (bilag) bedt om at melde tilbage senest 28. januar 2015, om de kan tilslutte sig aftalen og de økonomiske konsekvenser af den. Aftalen består af tre elementer: En implementeringsaftale om lægernes varetagelse af oprydning i forbindelse med igangsætning af FMK efter kommunens anmodning Der udarbejdes snarligt en rammeaftale om kvalitetssikring, som kommunerne igennem Praksisplanudvalget kan vælge at tiltræde En generel beskrivelse af lægernes forpligtigelser og dertil hørende honorering i forbindelse med anvendelsen af FMK. Oprydningen af en medicinliste bestilles af kommunen og består i, at lægen på kommunens foranledning forholder sig til den eksisterende medicinliste, epikriser og andre relevante notater og rydder op i de løse recepter, således at medicinkortet afspejler den aktuelle medicinering. Det anslås, at der er borgere, som omfattes af aftalen. Aftalen betyder, at kommunerne og regionerne samlet afsætter en pulje på hver 15 mio. kr. til oprydningsopgaven. Kommunen og regionen betaler hver 50 pct. af de 300 kr. som ydelsen koster pr. borger. Kommunerne og regionerne skal selv Side 64 af 86

51 finansiere puljen. Den enkelte kommunes andel er beregnet efter det antal ydernumre til praktiserende læger, der er i den enkelte kommune (bilag). Samlet set estimeres det, at aftalen vil give Lyngby-Taarbæk Kommune merudgifter svarende til kr., der i dag ikke er budgetteret. Da beregningerne ikke tager højde for demografiske forskelle, kan udgifter for Lyngby-Taarbæk Kommune dog forventes af være lidt højere, da der er relativt flere ældre. Samtidig kan kommunen få behov for at efterspørge flere læger om ordinationen til den samme borger, da lægerne kun er ansvarlig for egen ordination. Hvis der skal laves eftersyn af medicinen for alle de borgere, som kommunen i dag håndterer medicin for, vil den samledes forventede maksimale udgift udgøre kr. Da henvendelsen fra KL er sendt med kort varsel, kan sagen ikke nå at behandles i Social- og Sundhedsudvalget. Sagen går derfor direkte til Økonomiudvalget for senere godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Økonomiske konsekvenser De forventede udgifter, hvis kommunen tilslutter sig aftalen, vurderes at være kr. De kr. er den vurderede maksimale udgift, hvis alle borgere, hvor kommunen håndterer medicin, skal have tjekket medicinlisterne. Der er i dag ikke budgetteret med denne udgift. Hvis kommunalbestyrelsen tilslutter sig aftalen, vil udgifterne blive indarbejdet med første anslået regnskab. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, 1. at kommunen tilslutter sig implementeringsaftalen 2. at merudgifterne på anslået kr. indregnes i første anslået regnskab. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1-2. Anbefalet. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Udkast til enighed mellem KL DR PLO vedr FMK i kommunerne Side 65 af 86

52 2. Brev Oprydning i forbindelse med igangsætning af det Fælles Medicinkort 3. Estimat af byrdefordeling region hovedstaden Side 66 af 86

53 Økonomiudvalget Sag nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Sagsfremstilling I januar 2015 skal en ny sundhedsaftale mellem Region Hovedstaden og de 29 kommuner i regionen træde i kraft. Sundhedsaftalen definerer rammer for snitflader, samarbejder og udviklingsmål mellem hospitaler, almen praksis og kommuner. Aftalen skal gælde for perioden Aftalen er derfor udsendt til godkendelse i alle kommuner og i regionsrådet. For første gang indgås én sundhedsaftale på tværs af alle kommuner i regionen. Som noget nyt består den af en polisk del og en administrativ del. Den politiske del sætter de overordnede målsætninger, mens den administrative del skal imødekomme målsætningerne. På møde i oktober 2014 fik Social- og Sundhedsudvalget forelagt en orientering om arbejdet. Den politiske del af aftalen med de overordnede mål og indikatorer for målopfyldelse blev godkendt i Sundhedskoordinationsudvalget den 5. september 2014 efter at have været i politisk høring. Sundhedskoordinationsudvalget er det politiske samarbejdsorgan mellem region, kommuner og almen praksis. Efterfølgende har den administrative del af sundhedsaftalen været i høring. Lyngby-Taarbæk Kommune har bidraget med kommentarer til et fælles høringssvar, som blev afgivet på vegne af kommunerne i planområde Midt omkring Herlev og Gentofte hospitaler (bilag). Sundhedskoordinationsudvalget godkendte forslaget til sundhedsaftalens administrative del på sit møde den 25. november Dermed foreligger det endelige forslag til sundhedsaftale, som Sundhedskoordinationsudvalget nu sender til politisk godkendelse i regionsrådet og de enkelte kommunalbestyrelser (bilag). Overordnet er det forvaltningens opfattelse, at forslaget til sundhedsaftale indeholder relevante målsætninger og indsatser på de områder, hvor der er behov for, at kommunerne sammen med regionen og almen praksis kan skabe mere sammenhængende forløb på tværs af sektorer. Dermed følger også, at sundhedsaftalen er meget ambitiøs, og indeholder rigtig mange indsatser. I høringssvaret på den administrative del af aftalen har kommunerne i planområde Midt omkring Herlev og Gentofte hospitaler derfor givet udtryk for, at der er nogle områder, som er mere væsentlige at fokusere på end andre Et væsentligt punkt er, at alle opgaveoverdragelser fra sygehus til kommune skal Side 67 af 86

54 være aftalt, og at aftalerne skal være gennemsigtige i forhold til økonomi og opgaveomfang. Det gælder såvel somatik, psykiatri og svangreomsorgen i sundhedsplejen. Det er desuden vigtigt med øget fokus på opgaveflytninger indenfor sygehuset med konsekvens for kommunerne. Det kan f.eks. være når sygehusene omlægger til mere ambulant aktivitet eller ønsker at nedbringe anvendelsen af højt specialiserede (og dyre) rehabiliteringstilbud til hjerneskadede, og dermed omlægger serviceniveauet. Det har store konsekvenser for kommunernes opgaveløsning. Et andet væsentligt punkt er at få indgået aftale om delegering af lægefagligt ansvar til kommunale medarbejdere, når de udfører lægelige ordinationer. Det er væsentligt, da mange kommuner, som i Lyngby-Taarbæk Kommune, har etableret en akut sygeplejefunktion. Som noget nyt bliver sundhedsaftalen fulgt op af en implementeringsplan, hvor de enkelte indsatser skal prioriteres tidsmæssigt indenfor aftaleperioden. Det er et rigtig godt værktøj i forhold til at sikre mere forpligtelse og fremdrift i aftaleperioden. Det samlede indtryk af planen er imidlertid også, at rigtig mange indsatser skal igangsættes i Kommunerne i planområde Midt har i sit høringssvar givet udtryk for bekymring i forhold til det arbejdspres, planen vil kunne medføre i 2015 (bilag). Desuden ses der tendens til, at indsatser på børneområdet, herunder svangre- og barselsområdet, udskydes til sidste del af planperioden, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Fx i forhold samarbejdet mellem hospital og kommuner om nyfødte, hvor der er behov for at koordinere indsatsen yderligere for at nedbringe andelen af genindlæggelser. I forhold til organiseringen af implementeringsarbejdet pågår der for øjeblikket drøftelser om, hvorvidt der skal etableres fælles samordningsudvalg for somatik og psykiatri. Samordningsudvalgene er samarbejdsfora mellem hospital, almen praksis og kommuner. I dag er der adskilte samordningsudvalg for somatik og psykiatri. Drøftelserne er ikke tilendebragt, men generelt er holdningen, at det er mest hensigtsmæssigt at opretholde adskillelsen mellem somatik og psykiatri. Det er også forvaltningens opfattelse, at tiden ikke er moden til fælles samordningsudvalg. Udfordringen vil være, at psykiatrien vil have tendens til at blive nedprioriteret i et sådant fælles udvalg. Sideløbende med sundhedsaftaleprocessen er der igangsat et arbejde, som skal munde ud i en ny praksisplan. Praksisplanen definerer rammerne for almen praksis virke. De dele af sundhedsaftalen, som beskriver almen praksis opgaver, skal indarbejdes i den kommende praksisplan, og på den måde vil de praktiserende læger fremadrettet både blive mere forpligtede og opnå større ejerskab til sundhedsaftalen. Side 68 af 86

55 Økonomiske konsekvenser Der ikke foretaget en samlet vurdering af de økonomiske konsekvenser, som er forbundet med at udvikle og implementere de enkelte indsatser i sundhedsaftalen. Mange indsatser fokuserer på at optimere arbejdsgange og processer, og fastlægge ansvar for hvem der gør hvad på eksisterende samarbejdsområder, hvilket typisk ikke vil kræve store investeringer. Af opgaver som kan være særligt udgiftsdrivende, kan der umiddelbart peges på fx indsatsen om afprøvning og udvikling af nye modeller med fælles drift og tværsektoriel forskningsindsats. Fagligt set er der områder, der vurderes som væsentlige områder. Det er i implementeringsplanerne, at de mange målsætninger skal konkretiseres. I denne proces vil parterne skulle sætte ambitionsniveauet i forhold til den økonomi, der er til rådighed. Sundhedsaftalerne sætter et fagligt ambitionsniveau, men ressourcetrækket blandt kommuner og region først fastsættes med implementeringsplanerne. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, at kommunalbestyrelsen godkender forslag til sundhedsaftale for perioden Social- og Sundhedsudvalget den 7. januar 2015 Anbefalet, idet udvalget ønsker at der udarbejdes en prioritering blandt de forskellige forslag til indsatser som grundlag for implementeringen i kommunen. Herunder at potentialer og omkostninger for de enkelte indsatser gøres klart. Udvalget ønsker, at indsatser til at styrke sammenhæng mellem hospitaler og kommuner omkring svangreindsatsen prioriteres tidligt i aftaleperioden, så genindlæggelser i højere grad kan undgås. Ligeledes skal delegering og samarbejde omkring lægefagligt ansvar prioriteres i aftaleperioden, så kommunernes sygeplejefaglige indsatser i fx akuttilbud kan styrkes. Søren P Rasmussen (V) var fraværende. Istedet deltog Henriette Breum (V). Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Anbefalet. Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. Side 69 af 86

56 Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Samlet udkast til SA3 2. Høringssvar adm. sundhedsaftale - midtklyngen Side 70 af 86

57 Økonomiudvalget Sag nr Funktionærernes Boligselskab - Carlshøj C - låneoptagelse og lejeforhøjelse - vindues og altanudskiftning Sagsfremstilling Boligkontoret Danmark har i brev af 17. december 2014 på vegne af Funktionærernes Boligselskab, afdeling 1 - benævnt Carlshøj C søgt om godkendelse af finansiering og huslejeforhøjelse som følge af udskiftning af vinduer og altanpartier i afdelingen, beliggende på Lyngvej og Carlshøjvej. Den samlede udgift til projektet vil udgøre i alt kr., der er tænkt finansieret som følger: Salg af energibesparelse kr. Trækningsret i Landsbyggefonden kr. 30-årigt realkreditlån kr. I alt kr. Den nuværende gennemsnitlige årlige m²-leje udgør 721 kr. og vil som følge af projektet stige med 96 kr. til 817 kr. Beboerne har på et afdelingsmøde den 24. april 2014 godkendt projektet, finansieringen og den deraf afledte huslejestigning. Boligorganisationens bestyrelse har ligeledes godkendt projektet og de økonomiske konsekvenser. Økonomiske konsekvenser Opgaven løses inden for rammen. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, at finansiering og huslejeforhøjelse som følge af udskiftning af vinduer og altanpartier i Carlshøj C imødekommes. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Anbefalet. Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. Side 71 af 86

58 Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Kommuneansøgning beboermøde referat 3. Vedtaget renoveringsprojekt Side 72 af 86

59 Økonomiudvalget Sag nr BIOFOS Lynettefællesskabet A/S ansøger om garanti for byggekreditter og lån i KommuneKredit Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen tiltrådte den 30. maj 2013, jf. det vedlagte protokoludskrift (bilag) gennem det oprindelige medejerskab af Lynetten I/S at deltage som ejer i selskabet en fælles aktieselskabsbaseret rensekoncern (der nu hedder BIOFOS Lynettefællesskabet A/S). En første garantiudstedelse fra ejerkommunerne til selskabets låneoptagelse blev behandlet af kommunalbestyrelsen den 31. oktober 2013, jf. det vedlagte protokoludskrift (bilag). Bestyrelsen for BIOFOS Lynettefællesskabet A/S har nu - den 11. april og 21. november godkendt anlægsinvesteringer på henholdsvis 150,0 mio. kr. i 2014 og 242,8 mio. kr. i 2015, jf. den vedlagte skrivelse af 5. december 2014 (bilag). Finansiering af investeringer, der ikke kan indeholdes i investeringsprisloftet i henhold til vandsektorlovens bestemmelser herom, skal lånefinansieres. BIOFOS Lynettefællesskabet A/S har behov for en ramme for byggekreditter, som efterfølgende konverteres til lån - 55 mio. kr. for 2014 og 85 mio. k r. for Byggekreditter og lån ønskes optaget i KommuneKredit med kommunal garanti for at sikre en finansiering, som i sidste ende vil komme borgere og virksomheder i BIOFOS Lynettefællesskabet A/S' opland til gode. Kommunerne har i forbindelse med stiftelse af "Vores Rens-koncernen" (Nu: BIOFOS-koncernen) indgået en ejeraftale, hvor det bl.a. er aftalt følgende i pkt. 8.3: Garantier for lån, der optages af et Renseselskab, stilles af de Kommuner, hvor det enkelte Renseselskab har sit primære forsyningsområde og i overensstemmelse med deres indbyrdes ejerandele. Beslutning om at stille garanti træffes ved enstemmighed mellem de Kommuner, der skal stille garantien. På den baggrund anmodes de 8 ejer-kommuner i BIOFOS Lynettefællesskabet A/S at stille garanti som nærmere anført i bilag til skrivelsen. Da Lyngby-Taarbæk Side 76 af 86

60 Kommune kun er ejer med 0,26 %, skal der alene stilles garanti for 0,143 mio. kr. vedr og 0,221 mio. kr. vedr Et sådant forsyningsselskab kan optage lån i Kommunekredit, såfremt ejeren (en eller flere kommuner) stiller garanti for sådanne lån, og kommunernes almindelige låneadgang påvirkes ikke heraf. En kommune kan dog kun stille garanti for sådanne lån, som opfylder betingelserne for kommunal låntagning med hensyn til lånetyper og løbetider. For annuitetslån, serielån og indekslån er den maksimale løbetid 25 år, mens den maksimale løbetid for stående lån og afdragsfri lån er 15 år med et afdragsbeløb, der højest giver en gennemsnitlig løbetid på 10 år. Som grundlag for kommunalbestyrelsens garantistillelse vil det blive meddelt selskabet, at kommunalbestyrelsen ved garantistillelsen forudsætningsvis lægger til grund, at de lån, som selskabet optager i kommunekredit opfylder betingelserne for kommunal låntagning. Kommunen vil, jf. Økonomiudvalgets beslutning af 22. november 2011, pro anno opkræve en markedsrelateret provisionssats af sådanne garantibeløb. Økonomiske konsekvenser Garantiprovisionen (p.t. 1 % pro anno af garantibeløbet) tilfalder kassen. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, at 1. kommunen stiller de ønskede garantier 2. der gives indtægtsbevilling vedr. garantiprovenu i forbindelse med 1. anslået regnskab Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Ad 1-2. Anbefalet. Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Side 77 af 86

61 Bilagsfortegnelse 1. Brev til 8 LF-kommuner om garanti for byggekreditter og lån 2. Protokollat KMB sag Protokollat KMB sag 3 Side 78 af 86

62 Økonomiudvalget Sag nr Inspektion Datatilsynet Sagsfremstilling Datatilsynet har i 4. kvartal 2014 været på inspektion i Lyngby-Taarbæk Kommune. Inspektionen dækkede kommunens håndtering af sikkerhed, kontakthieraki og Digital Post fra virk.dk - leveret af e-boks. Kommunens håndtering af området blev gennemgået for Datatilsynet på inspektionen den 6. oktober Kommunens håndtering af sikkerhed, kontakthieraki, og postbeskeder er i overensstemmelse med regler og lovgivning. Datatilsynet konstaterede, at kommunen på to mindre områder ikke var i overensstemmelse med reglerne for håndtering af personfølsomme oplysninger. Det fremgår af tilsynets referat af inspektionen og det afsluttende brev, der ligger i sagen. Den ene mindre ting var, at der ikke var en fast procedure for, at modtagne mails i virk.dk postkassen bliver slettet inden for 30 dage efter modtagelsen. Der er nu lavet en instruks for det. Den gør, at i forbindelse med videresendelsen slettes posten i virk.dk postkassen. Instruksen sikrer ligeledes, at der løbende følges op på, at der er ryddet op i virk.dk postkassen. Den anden mindre ting var, at kommunen ikke havde en fast procedure for ekstra halvårlig gennemgang af de brugere, der havde adgang til virk.dk postkassen. Dette kunne medføre, at medarbejdere der i fremtiden skiftede jobfunktion kunne komme til at have en uberettiget adgang til virk.dk postkassen. Det er nu udarbejdet en instruks for, at alle adgange til virk.dk postkassen revideres hvert halve år. Standarden var og er, at adgangen fjernes i forbindelse med jobskift. Ved inspektionen var der ikke medarbejdere, der havde uberettiget adgang til virk.dk postkassen. Økonomiske konsekvenser Opgaven løses inden for rammen. Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår, at sagen tages til efterretning. Side 79 af 86

63 Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Taget til efterretning. Søren P. Rasmussen (V) var fraværende. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Referat fra it-inspektion i Lyngby-Taarbæk Kommune 2. Afsluttende brev - Lyngby-Taarbæk datatilsyn Side 80 af 86

64 Økonomiudvalget Sag nr Meddelelser januar 2015 Sagsfremstilling 1. Ny lokal MED-aftale Den lokale MED-aftale er ændret med virkning fra den Der er indarbejdet konsekvenser af en mindre justering i den administrative struktur fra , der er indarbejdet en række opstramninger vedr. arbejdet med arbejdsmiljøområdet i MED-organisationen og der er sket mindre indholdsmæssige justeringer på baggrund af erfaringerne med den hidtidige aftale. Aftalen evalueres i 4. kvartal Af væsentlige ændringer kan nævnes følgende: De tidligere 9 centre og 2 stabe har i hidtidig aftale arbejdet med henholdsvis centerudvalg i de 9 centre og personalemøder med MED-status i de 2 stabe. Ved ændring til i alt 10 centre og ingen stabe er alle centre fremadrettet forpligtet til at oprette centerudvalg. Der er sket en klar præcisering af hvilke typer af opgaver (strategiske og operationelle) indenfor arbejdsmiljøområdet, som henholdsvis Hovedudvalget, de 10 centerudvalg, lokaludvalgene og arbejdsmiljøgrupperne skal varetage. De selvejende institutioner er allerede i henhold til den hidtidige lokale MEDaftale repræsenteret i relevante centerudvalg. Som et supplement dertil etableres en ny konstruktion i form af et arbejdsmiljøforum, hvor hver af de selvejende institutioner er repræsenteret med en arbejdsmiljørepræsentant og en lederrepræsentant. Det nye forum skal anvendes til udveksling af information og koordinering af arbejdsmiljøanliggender af fælles betydning på tværs af institutionerne. Det nye forum vil sekretariatsmæssigt blive understøttet af Center for Økonomi og Personale. MED-organisationen forpligtes til at lægge referater fra afholdte møder på kommunens intranet "Lynet" med henblik på i praksis at sikre et højt informationsniveau. Den nye lokale MED-aftale forventes underskrevet den 22. januar 2014 af Forhandlingsorganet (sammensætning svarer til Hovedudvalget). Aftalen vil derefter blive lagt på Lynet og på Polweb. 2. Fælles EU Kontor Den 19. september 2013 besluttede Økonomiudvalget at tiltræde det fælles EU kontor efter oplæg fra KKR Hovedstaden. Kontoret drives af en forening Side 81 af 86

65 med bestyrelsesrepræsentanter fra Region Hovedstaden, fra kommunerne og fra erhvervslivet. Det er besluttet, at kontoret i første omgang skal bemandes med 3-4 medarbejdere. Leder af kontoret er Birgitte Wederking og øvrige medarbejdere forventes ansat snarest. Kontoret ligger sammen med creodk (Region Hovedstadens fælles EU forskningskontor), som Birgitte Wederking også er leder af. EU-kontoret skal helt overordnet bidrage til: Fremme af jobskabende vækst i regionen Øge regionens synlighed internationalt (branding) Tiltrække væsentlige EU-midler til hovedstadsregionen, der kan understøtte vækstskabende initiativer Styrke indflydelsen på EU s strategier, initiativer og programudmøntninger, samt styrke organisationernes politikere og administrationers viden om EU. Rammerne for arbejdet er følgende: Det forventes, at sekretariatslederen som noget af det første besøger alle kommuner og afdækker kommunernes behov, da dialogen med hjemmebanen er en klar prioritet i resultatkontrakten. Der etableres en netværks/sparringsgruppe af internationale medarbejdere, hvor hhv. region og kommuner udpeger en kontaktperson. Det forventes, at vedkommende er strategisk placeret i fx borgermestersekretariat el.lign. Det er intentionen, at netværket også møder fagpersoner indenfor fx energi, interreg, cosme, life+ mv.). Kontoret vil være dimensioneret, så ejerne og andre kan låne kontorplads i perioder, når en særlig indsats eller højt prioriteret ansøgning kan profitere af dette. Organisering internt i Lyngby-Taarbæk Kommune D. 21. oktober 2014 besluttede direktionen at nedsætte en referencegruppe for arbejdet internt i LTK. Referencegruppen sammensættes af følgende: Bjarne Markussen, direktionen Anders Brinkel Kjærgaard, Center for Miljø og Plan Karen Elisabeth Dam, Center for Arbejdsmarked Jakob Sylvest Nielsen, Center for Borgerservice og Digitalisering Winnie Berndtson, Center for Politik og Strategi (sekretær og kontaktperson til EU-kontoret) Sammensætningen er valgt ud fra, hvilke strategiske indsatsområder i kommunen, der umiddelbart bedst matcher de EU programmer, der kører nu. Bæredygtighed, grøn vækst, grøn transport, naturgenopretning osv. har store programmer, der kan tænkes sammen med Grønt Lys, grønne indkøb, og hele Vidensby 2020 Den grønne erhvervs- og handelsby. Et andet Side 82 af 86

66 fokusområde er vækst koblet til innovation, uddannelse og beskæftigelse, hvor der er store programmer indenfor digitalisering og velfærdsinnovation Epitalet er med i en ansøgning udarbejdet af Københavns Universitet tiprogrammet Horizon Programmet har tre fokusområder: Videnskabelig Topkvalitet, Industrielt Lederskab og Samfundsmæssige Udfordringer.. Det er typisk brede programmer, der både kan rumme teknologi, organisering og medarbejder kvalificering. Referencegruppen har til opgave at vurdere konkrete projekter med henblik på at vurdere, hvilke projekter Lyngby-Taarbæk Kommune skal prioritere at være med i, både når det gælder henvendelser udefra, og når det drejer sig om opsøgende arbejde i forhold til at blive deltager i en ansøgning. Prioriteten er i første omgang at blive partner i projekter, men ikke selv at være ansøger. 3. Kommunalvalget 2013 og Europa-Parlamentsvalget 2014 Rapporter udarbejdet af Københavns Universitet om valgdeltagelse også i f. med Europa-Parlamentsvalget er offentliggjort via og rapporter/. Materialet viser bl.a., at forskellen mellem forskellige gruppers valgdeltagelse er noget større ved EP-valg end ved kommunalvalg. Fx er forskellen i valgdeltagelse fordelt over uddannelse særlig stor. Der vil i løbet af 2015 blive udsendt yderligere rapporter vedr. kommunalvalget Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vedr. den almennyttige boligsektor Konkurrence og Forbrugerstyrelsen har rettet henvendelse til landets kommuner, og gjort opmærksom på, at kommunerne har en rolle i at skabe konkurrence mellem boligselskaberne. Brevet vedlægges som bilag. Konkurrencestyrelsen anfører bl.a., at såfremt de almene boligorganisationer ikke konkurrerer om at bygge de bedste og billigste boliger, kan det fordyre det almene boligbyggeri. Styrelsens generelle anbefaling til kommunerne er, at der skabes rammer for konkurrence mellem boligorganisationerne gennem at opstille objektive kriterier for tildeling af grundkapital. 5. Forsikring af frivillige (ulykkes- og ansvarsforsikring) På en forespørgsel fra nogle kommuner er Statsforvaltningen nået frem til (se vedlagte bilag), at kommuner ikke kan tegne ulykkes- og ansvarsforsikringer for personer, der leverer en frivillig indsats i forbindelse med en kommunes opgavevaretagelse. I sin gennemgang peger Statsforvaltningen bl.a. på, at en forsikring af en frivillig vil være en kommunal økonomisk begunstigelse af den enkelte, som ikke er lovlig efter kommunalfuldmagten. Argumentationen går endvidere på, Side 83 af 86

67 at en kommune ikke har en interesse i form af administrative besparelser ved at tegne ulykkes- eller ansvarsforsikringer for frivillige, da en kommune under alle omstændigheder er forpligtet til at betale erstatning efter de almindelige erstatningsregler, hvis den ellers er ansvarlig. Statsforvaltningen peger afslutningsvist på, at frivillige uden en privat ulykkes- eller ansvarsforsikring stilles ringeres ved en skade end personer, der har en forsikring. 6. KL henvendelse vedr. projekt om indkøbsdata I aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2015 fremgår, at der skal der igangsættes en analyse af, hvordan kommunerne kan få større nytte af indkøbsdata, eksempelvis til at understøtte efterlevelse af benyttelse af indkøbsaftaler m.v. (såkaldt "compliance"): "Der er endvidere enighed om, at et vigtigt fokusområde for det offentlige indkøb fremover er at sikre en høj anvendelsesgrad af såvel de fælleskommunale aftaler som andre typer af forpligtende aftaler. Der igangsættes en analyse af, hvordan kommunernes indkøbsdata kan anvendes til at sikre en høj compliance. Ifølge den vedlagte henvendelse af 18. december 2014 fra KL (bilag) fremgår det, at der etableres en projektgruppe, hvor de deltagende kommuner vil være repræsenteret sammen med SKI ( Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S) og KL. Projektgruppen skal kvalificere arbejdet og understøtte, at projektet afspejler kommunernes behov. Indsamling af data forudsætter, at den enkelte kommune giver adgang til sine data. Målsætningen er at få så bred en deltagelse i projektet som muligt. SKI vil stå for databearbejdning og analyser. Kontinuerligt opdaterede indkøbsdata giver mulighed for: 1) Følge op på og understøtte compliance. Indkøbsaftalernes priser og aftalevilkår opnås først, når der købes ind på den pågældende aftale. Det kræver en vedvarende, systematisk indsats at sikre, at der i en organisation købes ind på kommunernes aftaler. Mangler i form af overblik over graden af compliance besværliggør opfølgning og målretning af indsatsen. Indkøbsdata gør det muligt at kortlægge alle foretagne indkøb. Det gør det igen muligt reelt at måle compliance, både om der købes ind hos den rette leverandør, og om der købes ind på det konkurrenceudsatte sortiment. Med indkøbsdata kan indkøbskontorerne se, hvor compliance er lav og følge op med målrettede initiativer. Det bidrager til at sikre, at en kommune køber ind på aftalerne og potentielle besparelser opnåes. 2) Leverandøropfølgning. Data for compliance vil betyde, at, der kan følges op over for leverandører, der systematisk måtte sælge ved siden af aftalen (ikkekonkurrenceudsat sortiment med højere dækningsbidrag). 3) Kravspecifikationer og udbud. Forbedrede fælles data kan både styrke kommunerne og SKI s muligheder for at lave prismæssigt optimale udbud. Data kan bruges til at analysere de faktiske indkøbsmønstre, og dermed styrke kravspecifikationer i f. t. eksempelvis produkter samt i forhold til andre forhold som eksempelvis levering og logistik i øvrigt. Side 84 af 86

68 Forvaltningen vil derfor drøfte henvendelsen i ramme af udbudsfælleskabet "Spar 5", der nu har været etableret nogle år mellem Frederiksberg, Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal kommuner med henblik på evt. fælles deltagelse i projektet som led i også at understøtte muligheden for udvikling af Spar 5-samvirket. 7. Lystoftebakken S/I - ejendomsforhold Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. juni 2014, jf. det vedlagte protokoludskrift (bilag) en række effektiviserings- og omstillingsforslag i relation til budgetprocessen I den forbindelse indgår nedlæggelse af 14 somatiske boliger på Mathildegangen på Lystoftebakken S/I samt plan om efterfølgende etablering af 7 beskyttede boliger. Kommunalbestyrelsen udmøntede den 4. september 2014 forslaget, jf. det vedlagte protokoludskrift (bilag), hvoraf bl.a. indgår, at forvaltningen forhandler videre med ejeren af ejendommen (EGV) og Lystoftebakken S/I med henblik på at finde en løsning, der muliggør etablering/ombygning m.h.t. nævnte 7 beskyttede boliger. På den baggrund er der på møde med EGV 6. januar 2015 skitseret nogle forskellige løsningsmuligheder, herunder at kommunen via en særlig klausul lyst på ejendommen har tilkendegivet interesse i selv at overtage ejerskabet. EGV er imidlertid ikke umiddelbart indstillet på et ejerskifte, men har tilkendegivet gerne at ville søge på anden måde at få løst udfordringen med ombygningen, der efter forvaltningens opfattelse imidlertid skal ske strikte efter bestemmelserne i den almenbolig-loven. Forhandlingsforløbet samt evt. tillige retslig afklaring af ejerskiftespørgsmålet forventes på indeværende tidspunkt at ville foregå hen over det meste af 2015, før der kan vendes tilbage til økonomiudvalget vedr. konturerne af et nærmere forløb. Til belysning af tidligere politisk behandling af spørgsmålet om ejerforholdet til ejendommen kan for god ordens skyld henvises til de sagen under ét vedlagte protokoludskrifter vedr. dels økonomiudvalgets møde den 18. februar 2002 og Socialudvalgets møde den 16. maj 2002 (bilag). 8. Kulturhuset Kommunaldirektøren vil på mødet give en mundtlig orientering om status på fremleje af Kulturhuset. Økonomiudvalget den 15. januar 2015 Taget til efterretning. For så vidt angår pkt. 5. oplyste Dorthe La Cour, hun har anmodet forvaltningen om at belyse evt. forsikringsmæssige problemer for de Side 85 af 86

69 frivillige, som bliver aflønnet for deres indsats. Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende, i stedet deltog Hanne Agersnap (F). Bilagsfortegnelse 1. Brev fra Konkurrence og Forbrugerstyrelsen 2. Statsforvaltning forsikring frivillge 3. Invitation til projekt om indkøbsdata 4. Projekt om indkøbsdata 5. Budgetproces sag 2 KMB juni Lystoftebakken nedlæggelse af som. pladser sag 9 KMB juni Ældrefondens afhændelse af Caroline Amalievej Side 86 af 86

70 Punkt nr. 3 - Budgetprocessen fastlæggelse af proces- og tidsplan Bilag 1 - Side -1 af 2 Den 5. januar 2015 Bilag 1 Tids- og procesplan for Budgetlægningen Første halvår 2015: Dato Udvalg Opgave 13. november ØK Fastlægger proces for effektiviseringsprocessen samt rammen på 37,5 mio. kr dec. Fagudvalg Orienteres om eff.processen og drøfter ideer til indfrielser 11. december ØK Drøfter yderligere effektiviseringsanalyser samt anvendelsen af de 2 x 2,5 mio.kr januar Fagudvalg Præsenteres for de analyser, der blev igangsat i foråret januar ØK Den samlede budgetprocedure og tidsplan fastlægges februar Fagudvalg Præsenteres for status over effektiviseringsprocessen - herunder et foreløbigt overslag over potentialet i de fremkomne forslag og igangsatte analyser 5. marts ØK Drøfter forslag inden for ØK s område 9. april ØK Drøfter program for Budgetseminaret primo maj Drøfter bruttoliste over nye anlægsemner, incl. salgsportefølje Behandler status over den økonomiske situation april Fagudvalg Drøfter de samlede forslag og videresender til ØK Drøfter perspektivnotater og prioriteringer inden for rammen 7. maj ØK Behandler status over den økonomiske situation maj Høring 28. maj kl Borgermøde (reservation) Behandler behovet for evt. justeringer af de økonomiske målsætninger Drøfter de samlede forslag og sender forslagene i høring 11. eller 13. maj KMB Budgetseminar kl juni Fagudvalg Drøfter høringssvarene og evt. konsekvenser for de indstillede forslag 18. juni ØK Godkender fagudvalgenes forslag og drøfter ØK s område. Herudover drøftes de øvrige forslag og håndteringen heraf. 25. juni KMB Godkender ØK s fremsendte forslag JULI måned Sommerferie

71 Punkt nr. 3 - Budgetprocessen fastlæggelse af proces- og tidsplan Bilag 1 - Side -2 af 2 Andet halvår 2015: Juli/august KMB Udsendelse af status på den økonomiske situation efter Kommuneaftalen og ØIM s udsendelse af fordelingen af de generelle tilskud og udligning for august ØK Halvårsregnskabet 2015 godkendes og oversendes til KMB m.h.b.p. foreløbig godkendelse Budgetforslaget godkendes som grundlag for den videre proces 3. sept. KMB Halvårsregnskabet godkendes foreløbigt og sendes til fagudvalgene 3. sept. KMB Budgetorientering for KMB kl. ca sept. ØK 1. behandling af Budgetforslag sept. kl KMB Borgermøde (reservation) 10. sept. kl ØK 1. møde vedr. budgetforhandlingerne 14. sept. kl ØK 2. møde vedr. budgetforhandlingerne 14. sept. kl. 17 KMB 1. behandling af Budgetforslag sept. Kl ØK 3. møde vedr. budgetforhandlingerne 22. sept. Kl. 12 Politiske Sidste frist for ændringsforslag partier 28. sept. kl. 16 ØK 2. behandling af Budgetforslag okt. kl. 17 KMB 2. behandling af Budgetforslag nov ØK Godkender proces for budgetudmøntning dec. Fagudv. Drøfter budgetudmøntning

72 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -1 af 8 Skrevet af: alu Dato: Optimering af processen for udarbejdelse af ansættelsesbreve Effektiviseringsanalyse Indhold 1 Baggrund og formål Omfang og afgrænsning Analyse Nuværende organisering fordele og ulemper Lønaftaleskemaer Forslag til optimeret organisering af udarbejdelsen af ansættelsesbreve Opsamling Effektiviseringspotentiale... 7 Center for Økonomi og Personale Side 1 af 8

73 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -2 af 8 1 Baggrund og formål I forbindels e med aftalen om budgetlægning en for , indgået 29. janua r 2014, forpligtede aftaleparterne sig til at gennemføre en budgetreduktion på årlig 1 % af den styrbare del af den kommunale aktivitet. I forbindelse med forvaltningens og fagudvalgenes arbejde med at indfri effektiviseringskravet for 201 5, fremkom en række analyseforslag, som de r skulle arbejdes videre med i forhold til at indfri effektiviseringskravet for Et af disse analyseforslag var et forslag om at afdække, om Lyngby-Taarbæ k Kommunes organisering af de administrative opgaver på tværs af koncernen er optimal, eller om der er potentiale for yderligere effektiviseringer og kvalitetsløft. Analysen skulle afdække organiseringen af de administrative opgaver inden for løn- og personaleområdet samt bogholderi- og økonomiområdet. I årenes løb er der sket tilpasninger af fordelingen af de administrative opgaver, men der er stadig områder, hvor fordelingen mere er historisk betinget, end betinget af en vurdering af effektivitet og kvalitet. E ndvidere er der me llem sektorområderne stor forskel på, hvordan opgaverne er organiseret. Analysen skal derfor afdække, om der er grundlag for at gennemføre en bedre og mere effektiv organisering af koncernens administrative opgaver. Analysens to hovedområder vil b live afrapporteret i to særskilte delanalyser. Denne delanalyse belyser løn- og person aleområdet, mens delanalyse om bogholderi- og øk onomiområdet forventes færdiggjort foråret Delanalysen på l øn- og personaleområdet fokuserer på organisering en af processen for ud - arbejdelse af ansættelsesbreve. Der er de se nere år gen nemført arbejdsgangsa nalyser og effektiviseringer af mange af opg averne un der l øn- og personal eområdet, men dette har ikke omfattet arbejdsgangen for a nsættelsesbreve. Set i sammenhæng med de nye mul igheder, der forventes med implementering af Opus Pe rsonalemapper, vurderes det, a t arbejdsgangen omkring ansættelsesbreve er det område under løn og personale, hvor der kunne være et potentiale for effektivisering og kvalitetsoptimering. Formålet m ed analysen er at skabe grundlag fo r en optimeret orga nisering af arbejdsgangen vedrørende ansættelsesbreve. Målet er således at udar bejde en analyse, der afdækker, om den nu værende organi sering er opti mal, eller om der gennem en anden organi sering (centralisering eller decentralisering) kan opnås effektiviseringer og kvalitetsløft. 2 Omfang og afgrænsning Det er i da g forskelligt fra område til område, hvorledes opgaven vedrørende ansættelsesbreve er or ganiseret. Som overvejende mode l er det C enter for Økonomi og Personale, afdelingen for Løn- og Økonomiservice, der skr iver ansættelsesbreve på baggrund af indstillinger fra områderne. Men indenfor ældre- og handicapområdet er det institutionerne selv, der skriver ansættelsesbrevene, mens institutionerne på dagtilbudsområdet skriver ansættelsesbreve til pædagogmedhjælperne, men ikke for øvrige medarbejdere. I analysen afdækkes det, om der på tværs af de t decentrale og centrale niveau er effektiviseringsmuligheder, og om der evt. som føl ge af udnyttelse af specialistviden kan være mulighed for kvalificering og effektivisering af området. Det er formodningen, at der er et økonomisk, men også et kvalitetsmæssigt potentiale i at centralisere opgaven på æl dre-, tand- Center for Økonomi og Personale Side 2 af 8

74 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -3 af 8 pleje- og d agtilbudsområdet e n implemente ring af sa mme struktur som på kommunens øvrige sektorområder. I forbindels e med analysen af organiseringen af de administrative opgaver vedrørende ansættelsesbrevene, vil det også blive berørt, om processen omkring lønaftaleskemaer kan forbedres. I forsommer en 2014 er der udarbejdet nye skabeloner for aftaleskemaerne, og det undersøges, om disse lever op til behovene i administrationen og i de decentrale institutioner. 3 Analyse Analysen er blevet udarbejdet af en arbejdsgruppe bestå ende af medarbejdere fra C enter for Økonomi og Personale. Arbejds gruppen har indsamlet materiale om omfanget af ansættelser, drøftet probl emstillinger i den nu værende organi sering og af holdt gru ppeinterviews med ledere og administrative medarbejdere fra alle de berørte områder. Der er afholdt gruppeinterviews med repræsenta nter for alle områdecentre og fritvalgområder, Træningscentret, Slotsvænget, C hr. X s Allé, tandplejen og B ørnehusene Bulderby og Eremitagen. Interviewene har ha ft til formål at afdække de nuværende arbejdsgange, for - dele og ulemper ved den nuværende organisering samt at identificere forbedringspotentialer såvel for kvalitet som effektivitet. Endvidere er der spu rgt ind til erfaringerne med de nye lønaftaleskemaer. Idet flere af de in viterede dagtilbud ikke havde mulighed for at deltage i in terviewene, har dagtilbuddene efterfølgende og indtil den 18. november 2014 haft m ulighed til a t kommentere på resultatet af interviewene for så vi dt angår organiseringen af arbejdet med ansættelsebreve. Der er ikke indkommet kommentarer. 3.1 Nuværende organisering fordele og ulemper Der er i gennemsnit ca årlige tiltrædelser, der er omfattet af decentral udarbejdelse af ansættelsesbreve 1. Pr er der gennemført et timelønsprojekt (EU-direktiv), idet timelønnede ansatte med et fast timetal (f.eks. hvis de indgår i en vagtplan) er overgået til ansættelse som månedslønnede. Det vurderes, at der er tale om, at ca. 15 % af de ti melønnede er overgået til månedsløn. Ansættelse rne for de områder, hvor ansættelsesbreve skrives decentralt fordeler sig på følgende måde: Område Timelønsansættelser Månedslønsansættelser Ældreområdet Botilbuddene Dagtilbudsområdet Dagplejen 0 2 Tandplejen 0 6 I alt Gennemsnit af tiltrædelser på de nævnte områder i 2012 og 2013 både timeløn og månedsløn. Side 3 af 8 Center for Økonomi og Personale

75 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -4 af 8 Processen for udarbejdelse af ansættelsesbre ve starter, når ansættelsessagen er oprettet i ESDH-systemet, og afsluttes, når ansættelsesbrevet er arkiveret i ESDH-systemet. Gruppeinterviewene har dog a fdækket, at der er fors kel på, hvordan arbejds gangen er organiseret på de enkelte områder. På dagtilbudsområdet er der på langt de fleste dagtilbud kun én medarbejder nemlig dagtilbudslederen der er involveret i udarbejdelsen af ansættelsesbrevene. Ansættelsesbreve underskrives og sendes efterfølgende med post. På i nstitutionerne unde r Center for Soci al Ind sats er der med mindre variat ioner tale om, at såv el lede r som en person aleadministrativ medarbejder er in volveret. Ansættelsesbrevene underskrives af begge medarbejdere og sendes elektronisk med Doc2mail. I tandplejen er overtandl ægen og kontorl ederen involveret. Ansættelsesbrevene underskrives af begge medarbejdere og send es efterfølgende med mail a lternativt afhenter medarbejderen selv brevet. På områdecentrene og fritvalgområderne er der ligeledes to medarbejdere involveret lok alassistent/assisterende områdeleder og kontorleder. M ed enk elte v ariationer underskrives ansættelsesbrevene af begge medarbejdere og sendes med post. Løn- og Økonomiservic e udarbejder ansæ ttelsesbrevene på de øvrige områder f.eks. skoleområdet. Her er én medarbejder involveret personalekonsulenten, som efter udarbejdelse af brevet sende r det elektronisk til den nyansatte med Doc2 mail uden underskrift. Der er f orskel f ra institution t il institution i v urderingen af, h vor lan g t id se lve processen med at skrive et ansættelsesbrev tager. Men et samlet bud er, at processen nok tager i snit min fra start til slut samme varighed, som Løn- og Økonomiservice vurderer, at de anvender pr. ansættelsesbrev. Det skal understreges, at der er t ale om skøn, der er udarbejdet af de in volverede in stitutioner og afdelinger. Da selve udførelsen af opgaven med at skrive ansættelsesbrevet tager udgangspunkt i det samme IT-system, er det l ogisk nok, at sel ve udførelsen af opgaven tager nogenlunde den samme tid centralt og decentralt. Flere institutioner t illægger det st or v ærdi, a t man som leder/ medarbejder e r med i h ele ansættelsesprocessen fra ansættelsesopslag til ansættelsesbrev, og de vurderer, at der er tale om en rutineopgave med indøvede procedurer. Institutionerne vurderer, at f ejl i ansættelsesbrevene kun forekommer i m indre omfang, og at nye medarbejdere med få undtagelser a ltid får deres ansættelsesbrev, inden de påbegynder arbejdet. Det er dog vigtig t at have en vis volumen i an sættelser og erfaring for at minimere tidsforbruget og antallet af fejl. Med hensyn til forbedringspotentialer foreslås det, at skabelonerne f or ansættelsesbrevene opdateres oftere, og at det undersøges, om flere data kan o verføres automatisk melle m systemerne. Di sse ti ng vi l i brugtagningen af systemet OPUS Pe rsonalemapper som det fremtidige alternativ til GoPro Personale tage højde for. Institutionerne oplev er u darbejdelse af ansæ ttelsesbreve som en li lle del af ansæt telsen, hvor det forudgående arbejde med opslag og indsamling af informationer tager langt mere tid. De vur derer derfor i kke, at de vil opl eve det som en mærkbar lettelse, hvis opgaven blev cen traliseret. Af hen syn t il helh eden i an sættelsesopgaven foretrækker de derf or, at den decen trale organ isering f astholdes. E nkelte men te, at cen tralisering k unne v ære en Center for Økonomi og Personale Side 4 af 8

76 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -5 af 8 fordel ved mere komplicerede ansættelser eller ved de institutioner, hvor der kun var meget få ansættelsesbreve, og rutine derfor vanskeligt kunne oparbejdes. Løn og Øko nomiservice i Center for Økonomi og Personale udarbejder ansættelsesbrevene på alle øvrige områder og svarer også på de henvendelser, der måtte komme omkring indholdet i ansættelsesbrevene for de områder, hvor ansæ ttelsesbrevene udarbejdes decentralt. Mht. henvendelserne f ra de in stitutioner, der selv udarbejder ansættelsesbreve, så modtager Løn og Økonomiservice oftest spørgsmål vedrørende lønbrøk og lønindplacering. De op - lever nogle gange fejl i ansættelsesbrevene om end ikke i særlig stort omfang. Løn o g Økonomiservice vurderer, at en centralisering af opgaven vil føre til en større grad af ensartethed i ansættelsesbrevene og vil mindske risikoen for fejl i brevene. De vurderer dog ikke, at de vil være i stand til at udarbejde brevene meget hurtigere, end institutionerne selv gør i dag. Løn og Økonomiservice finder, at udarbejdelsen af ansættelsesbreve for alle områder også for de områder, som i dag selv skriver brevene vil være en naturlig ændring i organiseringen i forbindelse med overgangen til OPUS Personalemapper som alternativ til GoPro Personale fra primo Forklaringen på dette er, at uda rbejdelsen af ansæ ttelsesbrevene fremover vil være en del af et strømlinet workflow, hvor en fortsat decentral udarbejdelse af brevene vil medføre tilbageløb i processen, da institutionerne i givet fald skal vente på, at Løn og Økonomiservice har klargjort oplysninger i OPUS lønsystemet således, at adresseoplysninger o g oply sninger om løn osv. er k lar t il au tomatisk in dsættelse i an sættelsesbrevteksten. 3.2 Lønaftaleskemaer Gennem gruppeinterviewene og mails til centercheferne er der sp urgt ind til de foreløbig e erfaringer med de n ye lønaftaleskemaer med henblik på at få belyst, om de lev er op t il institutionernes og administrationens behov. Der er i juli udarbejdet nye lønaftaleskema er på KTO-o mrådet, AC-området, Sund hedskartel-området og et skema til aftaler om éngang sbeløb. Det væsentligste formål med de nye skemaer har været at gøre det mere enkelt a t indgå lønaftaler. Kompetencen til at forhandle og indgå lønaftaler ligger som udgangspunkt hos nærmeste leder li gesom de admi nistrative opgaver, knyttet hertil. Af gruppeinterviewene fremgår det, at instit utionerne ove rvejende me ner, at de nye skemaer fungerer godt. Det opleves positivt, at der skal tastes mindre, og at de er blevet lettere at overskue, i og med at kun fr emtidig løn fremgår af skemaet. Enkelte savner dog også muligheden for at kunne se nuværende lønsammensætning hvor det med æn dringen nu er nødvendigt at slå op i løn sedlerne i Rollebaseret Indgang. Der efterlyses et redskab til at omregne fra grundbeløb til nutidskroner og omvendt. Institutionernes og ad ministrationens erfari nger med de nye l ønaftaleskemaer gi ver i kke anledning til at gennemføre større ændringer, men der kan gennemføres mindre initiativer, der kan kvalificere processerne omkring indgåelse af lønaftaler. Initiativerne, som al lerede er under igangsættelse, er kort beskrevet følgende: Drøftelse med t illidsrepræsentanter om mu lighed for at kvalificere de administrative arbejdsgange ved indgåelse af lønaftaler yderligere. Center for Økonomi og Personale Side 5 af 8

77 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -6 af 8 Udarbejdelse af en generel vejledning for lønforhandlinger. Evt. tilbud til ledere om kurser/temamøder vedrørende lokale lønforhandlinger. Undersøgelse af muligheden for at tilrette de nye lønaftaleskemaer med en funktion, der kan omregne grundbeløb til nutidskroner. Undersøgelse af mulighed for at sammenligne lønniveauer for sammenlignelige stillinger, på tværs af centre. Undersøgelse af potentialet i at ibrugtage OPUS Forhandling, hvor d er kan udarbejdes lønaftaler med brug af oplysningerne fra OPUS Personale. 3.3 Forslag til optimeret organiseri ng af udarbejdelsen af ansættelsesbreve Med udgangspunkt i resultatet af gruppeinterviewene vurderes der kun at vær e et begrænset øk onomisk og k valitetsmæssigt pot entiale v ed en cen tralisering af arbejdsgan gen omkring udarbejdelse af ansættelsesbreve. Institutionerne estimerer det samme tidsforbrug for opgaven som Løn- og Økonomiservice. Tages det endvidere i betragtning, at institutionerne kun oplever få f ejl i ansættelsesbrevene - og af hensyn til helheden i an sættelsesopgaven foretrækker at beholde opgaven, ville det umiddelbare resultat være, at opgaven med at skrive ansæ ttelsesbrev forblev placeret decentralt med enkelte optimeringer af opga veløsningen. F.eks. v ed af skaffelse af u nderskrifter, fu ld ov ergang t il an vendelse af Doc 2mail og afsk affelse af ansæ ttelsesbreve til timelønnede, som institutionerne udarbejder, selvom der ikke er juridisk krav herom. Imidlertid spiller også andre forhold ind, når der skal træffes afgørelse om op gavens mest hensigtsmæssige placering fremadrettet. Som en væsentlig faktor i forhold til at få truffet beslutning gælder det, at der sideløbende med udarbejdelsen af effektiviseringsanalyse n vedrørende ansættelsesbreve er igangsat implementering af OPUS Personal emapper. Implementeringen er tilrettelagt således, at systemet forventes fuldt ud implementeret i hele organisationen i løbet af foråret Implementering af OPUS Personalemapper skal sikre, at data fra personalestamkortet genbruges. Der vil således ikke være t ale om genindtastning af data. at arbejdsgangen med at skrive ansættelses breve bliver digitaliseret, idet ansæ ttelsesbreve skrives via en skab elon, hvor oplysninger fra personalestamkortet automatisk overføres til skabelonen. at fejlmuligheder mindskes, idet data ikke skal genindtastes. Center for Økonomi og Personale er i implementeringsprocessen blevet opmærksomme på, at implementering af OPUS personalemapper nødvendiggør en ændr ing af arbejdsgangen vedrørende ansættelsesbreve. Ansættelsesbre vet kan fremover først udarbejdes, når workflowet fra OPUS Decentral Ansæt telse er genne mført i Løn- og Økonomiservic e, og der er lavet en simuleret lønberegning. Processen for udarbejdelse af ansættelsesbre ve bliver mere automatiseret, og fejl risikoen begrænses, men det er en nødve ndighed, at lønberegningen simuleres, for at ansættels esbrevet kan udarbejdes. Fastholdes der således en decentral organi sering af udarbejd elsen af ansættelsesbreve, vil sagen først skulle oprettes decentralt, hvorefter Løn- og Økonomiservic e kan behandle workflowet og si mulere lønberegningen, og den decentrale institution derefter kan udarbejde ansættelsesbrevet. Opgaven vil således skulle skifte hænder to gange - og hvert skift vil medføre ventetid. Center for Økonomi og Personale Side 6 af 8

78 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -7 af 8 Hvis opgaven centraliseres, vil arbejdsgangen blive mere strømlinet og processerne vil foregå i et flow med f ærre skift i arbejdsprocessen i ligh ed med an sættelser inden for øvrige områder. Ansættelsesbrevene vil få et mere ensartet udtryk, og det sikres, at alle ansættelsesbreve indeholder lønoplysninger. Samtidig vil unødig ventetid blive formindsket, idet der ikke skal ventes på, at Løn- og Økonomiservice får godkendt workflowet, og der bliver lavet en simu leret løn beregning. D et f orudsætter naturligvis, at alle re levante dokumen tationer m.v. er til rådighed, når ansættelsesbrevet skal skrives. 4 Opsamling Af ovenstående fremgår, at imple menteringen af OPUS Personalemapper nødvendiggør en centralisering af udarbejdelse af ansættelses breve prim ært for at udnytte mulighederne i det nye system og for at undgå for man ge sk ift i arbej dsprocessen. En centralisering og udnyttelse af mu lighederne i OP US P ersonalemapper ru mmer f ølgende ef fektiviserings- og kvalitetsforbedringspotentialer: Færre skift i arbejdsprocessen Afskaffelse af underskrifter Fuld anvendelse af doc2mail Mere ensartet udtryk for ansættelsesbrevene Lønoplysninger i alle breve Begrænsning af fejlrisiko 4.1 Effektiviseringspotentiale I og med at institutionerne og Løn og Økonomiservice har samme vurdering af tidsforbruget på opgaven, er der kun et begræ nset økonomisk potentiale i en centralisering af opgaven. Potentialet består i den tid, der s pares ved, at der frem over ikke udarbejdes ansættelsesbreve for de timelønnede medarb ejdere. Som det fremgår af afsnit 3.1 er der år ligt ca. 551 ansættelser af timelønnede, hvor der i dag, decentralt, udarbejdes ansættelsesbreve. Som nævnt vurderes det, at det tager ca mi n. at udarbejde et a nsættelsesbrev, hvilket medfører et effektiviseringspotentiale på op mod 140 timer svarende til ca kr. Derudover skal der i princippet ske en omfordeling af ressourcer fra det decentrale niveau til Løn og Øko nomiservice svarende til op mod 213 timer eller kr. årligt. Beregningen hviler på antallet af årlige ansættelser på månedsløn dvs. ca. 850 årlige ansættelser. Opgaven flyttes fra og med 2015, men da institutionerne a llerede har fået meddelt der es budgetter, foreslås det at undlade at regulere budgettet for 2015 og indarbejde ændringen i budgetgrundlaget for End videre foreslås det, at Center for Økonomi og Personale pålægges at løse opgaven med ans ættelsesbreve inden for de eksisteren de personaleressourcer. Derved udgør analysens økonomiske potentiale i alt kr., som illustreret i nedenstående tabel. Grundet det forholdsvis lave pote ntiale kan det alternativt overvejes ikke at regulere institutionernes bu dgetter. Alt ernativt at an vende in itiativet som ét af f lere, der kan min dske belast ningen af in stitutionerne parallelt me d, at en del af ef fektiviseringsprogrammet lægges ud til udmøntning decentralt. Center for Økonomi og Personale Side 7 af 8

79 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 1 - Side -8 af 8 Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, kr Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift Investeringsomkostninger Indtægter I alt Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) [årsløn] Beløbene er i 2014-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Center for Økonomi og Personale Side 8 af 8

80 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 2 - Side -1 af 3 Økonomiudvalget Sag nr Yderligere effektiviseringsanalyser + anvendelse af 2 x 2,5 mio. kr. Sagsfremstilling I forbindelse med indfrielse af effektiviseringskravet for 2015 blev det, foruden vedtagelse af en række initiativer for 2015, også vedtaget at igangsætte en række analyser, der kunne bidrage til opfyldelse af effektiviseringskravet for I forlængelse af sag om Effektiviseringsindsats 2016 på økonomiudvalgets novembermøde gives her en oversigt over eksisterende analyser - og yderligere behov for analyser, som forvaltningen påtænker at iværksætte. De igangsatte, politiske bestilte, analyser er følgende: Anvendelse af Borås-modellen den svenske model Systematisk inddragelse af netværket i alle sager Foranalyse ny struktur på skole- og dagtilbudsområdet Outsourcing af 10. Klasse til en erhvervsskole Implementering af folkeskolereformen i relation til musikskolen Lokaletilskuddet vedrørende folkeoplysning Analyse af weekendbesøg i Sundhedstjenesten Analyse af en forretningsmodel vedrørende krematoriet Nyt ESDH-system Indkøb og udbud kortlægning og handlingsplan Beredskab samarbejde med øvrige kommuner Organisering af administrative opgaver både centralt og decentralt Risikostyringsstrategi Selvom de politisk bestilte analyser endnu ikke er helt færdige, står det klart, at de langt fra vil resultere i effektiviseringsforslag, der rummer tilstrækkeligt potentiale til at opfylde effektiviseringskravet for Forvaltningen har derfor besluttet at igangsætte yderligere - større eller mindre - analyser og igangsætte en proces for udvikling af yderligere effektiviseringstiltag, hvor der er behov for at se på alle typer af forslag. Yderligere analyser og effektiviseringstiltag, som forvaltningen har besluttet at igangsætte: Effektivisering af sagsgange i forlængelse af nyt ESDH-system. Analysen skal - udover implementeringen af selve systemet fra ultimo sætte fokus på hvor i organisationen der kan opstå potentialer i arbejdsgange m.v. i tilknytning til det nye system. Side 18 af 94

81 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 2 - Side -2 af 3 Analyse af arbejdsgange på ældreområdet, hvor der er taget kontakt til en ekstern konsulent, som skal lave screening inden for de største udgiftsområder, bl.a. på hjælpemiddelområdet og frit-valgsområdet. Resultaterne ved en ny, samlet driftsplads. Der er købt en grund m.h.p. samling af driften. Der kan ses konkret på, og om og hvilke effektiviseringer der er mulighed for på længere sigt. Effektiviseringspotentiale ved gennemgang af udgifter til befordring, som ikke vedrører kollektiv transport. Fx. ved samtænkning af diverse ordninger på tværs af fagområder. Grundlaget for ejendomsværdi og grundskatter og dets betydning for kommunens indkomstside (dækningsafgift, grundskyld m.v.). Analyse af potentialet i at tillade reklamer/sponsorater i/på kommunale bygninger, køretøjer og udstyr. Analyse af muligheden for at digitalisere pladsanvisningen yderligere. Nyt digitalt udlånssystem på bibliotek og skoler. Potentialet ved at hjemtage ejerskabet til gadebelysning bl.a. for gennem udbud at opnå en bedre pris på den løbende drift og vedligehold. Effektivisering af tværgående borgerforløb. Forvaltningen overvejer at inddrage en ekstern konsulent i analyse af, hvordan de borgere, der er i kontakt med flere forvaltningsområder kan få et mere effektivt og bedre kvalitativt forløb på tværs af centre. Generelt afspejler analyserne potentialer, som både vil kunne indfris på et kortere sigte og på et lidt længere sigte (dvs. først fra budget 2017). Enkelte analyser vil således først være færdige m.h.p. budget Forvaltningen gør løbende status over arbejdet og igangsætter yderligere initiativer på områder, hvor den vurderer det sværere at indfri effektiviseringskravet. Arbejdet med idéudvikling og analyser bakkes desuden op af puljen til ekstraordinær understøttelse af effektiviseringsindsatsen, der blev afsat i forbindelse med Budgetaftale Der blev bevilget 2,5 mio. kr. i både 2015 og Det er direktionens indstilling, at midlerne anvendes som følger (beløbene er i hvert af årene 2015 og 2016): 0,65 mio. kr. til inhouse projektledelse og understøtning af analysearbejdet (projektledelse, gennemførelse af analyser, økonomistyring af projekter, idéudvikling m.v.) 0,5 mio. kr. til køb af ekstern bistand til effektiviseringsanalyser, hvor der vurderes et relativt stort potentiale, men hvor organisationen ikke har viden, kompetencer eller mulighed for selv at gennemføre analysen. Skal samtidig anvendes til at lade eksterne øjne betragte arbejdsgangene gerne med erfaringer fra andre kommuner. Beløbet skal ses i sammenhæng med, at kommunens analysepulje fra og med 2015 er begrænset fra 0,5 mio. kr. til godt 0,1 mio. kr. Side 19 af 94

82 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 2 - Side -3 af 3 0,65 mio. kr. til ekstraordinær understøttelse af digitaliseringsprojekter og digitalisering af sagsbehandlingen bl.a. som opfølgning på implementeringen af et nyt ESDH-system. 0,7 mio. kr. til at lede letbane-projektet jf. tidligere sag i Økonomiudvalget om projektledelse heraf. Implementering af eventuelle strukturændringer på skole- og dagtilbudsområdet vil kunne finansieres over pulje til ny struktur på dagtilbudsområdet. Puljen rummer et årligt budget på 0,5 mio. kr. Økonomiske konsekvenser Opgaven løses inden for rammen. Bevillingen af de 2*2,5 mio. kr. til ekstraordinær understøttelse af effektiviseringsindsatsen blev afsat i Budgetaftale Beslutningskompetence Økonomiudvalget. Indstilling Forvaltningen foreslår, at 1. Igangsættelsen af yderligere analyser og effektiviseringstiltag tages til efterretning. 2. Anvendelsen af de 2*2,5 mio. kr. tages til efterretning. Økonomiudvalget den 11. december 2014 Ad 1-2: Taget til efterretning. I det omfang der er tale om ansættelser, er der tale om midlertidige stillinger. Det pointeres, at projekterne løbende evalueres med henblik på effekter på kort og langt sigt, således at projekter med størst potentiale prioriteres. Økonomiudvalget får en status på prioritering og fremdrift af projekterne i marts måned Side 20 af 94

83 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 3 - Side -1 af 3 LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Udbud N O T A T om Status på indkøbsaftaler og deres faktiske anvendelse Se vedlagte oversigt over aftalerne. Oversigten viser compliance på tre forskellige niveauer: Leverandør Produkt E-handel Leverandørniveauet viser, om kommunen bruger de leverandører, der er indgået aftale med. Produktniveauet viser, om kommunen køber de produkter, der er indgået aftale om, hos de pågældende leverandører. E-handelsniveauet viser, i hvilken grad indkøbene sker igennem kommunens indkøbssystem. Oplysningerne er primært hentet fra kommunens indkøbsanalysesystem. Data er meget præcise på e-handelsniveauet. På leverandørniveauet er data anvendelige til at skabe et overordnet billede, men kan være relativt upræcise på nogle aftaler. Det er meget svært at få præcise data på produktniveauet, hvorfor der er suppleret med oplysninger fra SKI og direkte fra leverandørerne. Compliance på leverandørniveau Det er essentielt, at de aftalte leverandører bruges, da kommunen ved indgåelse af en indkøbsaftale har forpligtet sig til at købe produkterne på aftaleområdet hos leverandøren. Overholdes dette ikke, kan kommunen blive mødt af et krav om erstatning for mistet omsætning. Overordnet set er compliance på leverandørniveauet tilfredsstillende på nuværende tidspunkt. Der er dog stadig plads til forbedring vedr. mange af aftalerne. På nogle områder synes der at mangle der ledelsesmæssig fokus på brug af de rette leverandører. For at skabe større opmærksomhed på korrekt aftalebrug udarbejder udbudsfunktionen derfor halvårlige rapporter, som udsendes til centerchefer samt relevante ledere. Endvidere informeres der på LyNET om nye aftaler. Compliance på produktniveau Compliance på produktniveauet er det særdeles centralt at opretholde fuld disciplin omkring, såfremt at de beregnede gevinster på aftalerne skal kunne realiseres. Købes der andre produkter, end de der er indgået aftale om, vil det som regel medføre øgede omkostninger. Hvis den gevinst, der er hjemtaget budgetmæssigt, ikke realiseres, kan det derfor direkte føre til et forringet serviceniveau overfor borgerne, da manglende penge må findes et andet sted. Side 1 af 3

84 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 3 - Side -2 af 3 Kommunen har adskillelige aftaler, hvor der er problemer med compliance på produktniveau. Der er flere forskellige forklaringer på dette. Bestilleren synes i mange tilfælde ikke at vide, at det kun er et begrænset udvalg af leverandørens produkter, der må bestilles. Dette vil ofte være tilfældet, når kommunens e- handelssystem ikke anvendes dvs. en decideret brugerfejl. Leverandørerne tjener ofte forholdsvis meget på produkter, der ikke er aftalebelagt, og har derfor et stærkt incitament til at flytte forbruget væk fra aftaleprodukterne. Kommunen har ikke mulighed for at regulere dette kontraktmæssigt. Ansvaret for at bestille de rigtige produkter ligger på det fagområde, der foretager bestillingen. Sortimentet på aftalerne dækker ikke altid det behov, der er i kommunen. Dette har især været tilfældet på nogle SKI aftaler, hvor sortimentet har været for snævert og produkterne har været af ikke tilfredsstillende kvalitet. Der er en naturlig modstand mod at skifte de produkter, som man er vænnet til at bruge. Hvis leverandøren har det kendte produkt på hylden, synes det ofte svært at lade være med at købe det, selvom et aftaleprodukt sagtens kunne opfylde behovet. Udbud arbejder med disse problemstillinger og kan konstatere, at compliance løbende forbedres. Der ligger imidlertid en betydelig ledelsesmæssig og kommunikationsmæssig opgave i at håndtere, at det kun er bestemte produkter hos en leverandør, der må købes. Compliance på e-handelsniveau Gennem at bruge kommunens e-handelssystem kan compliance på leverandørniveauet og produktniveauet hæves. Udbud administrerer systemet og kontrollerer de varekataloger, som leverandørerne uploader til systemet. Hvis systemet benyttes, kan der derfor pr. definition ikke købes forkert ind. Samtidigt effektiviseres hele indkøbsprocessen. Brugen af e-handelssystemet er stadig meget begrænset, selvom der har været brugt mange ressourcer på undervisning, support og administration af systemet. Der skal ske drastiske ændringer i holdningen til og den faktiske benyttelse af systemet, før en forbedring af compliance kan muliggøres. Der er en række forklaringer på situationen: Stejl læringskurve og brugervenlighed. Systemet kan være svært at bruge for medarbejdere, der ikke er fortrolige med anvendelse af IT systemer. Manglende produkter. Ønsker man at købe et produkt, som ikke findes i systemet, skal man kontakte leverandøren på anden vis. Fragmenteret indkøbsorganisation. Mange medarbejdere køber kun sjældent ind og kun på nogle ganske få produktområder. Disse medarbejdere opnår ikke rutine i at bruge systemet. Manglende rådgivning og service i forbindelse med køb. Mange medarbejdere foretrækker personlig kontakt i forbindelse med indkøb. Lav prioritet. En høj e-handelsgrad synes ikke at blive prioriteret ledelsesmæssigt. Udbud underviser løbende medarbejderne og yder telefonisk support i brugen af systemet. Systemet bliver løbende opdateret med henblik på at gøre det mere intuitivt at bruge. I det seneste år er der sket små forbedringer i anvendelsen af e-handelssystemet, men der synes ingen udsigt til, at det generelle billede vil ændre sig. En beskrivelse af de nødvendige initiativer må bero på en større analyse af området bl.a. med inddragelse af andre kommunernes erfaringer. Side 2 af 3

85 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 3 - Side -3 af 3 Aftaler uden konkurrenceudsættelse Der er stadig mange af kommunens aftaler, der tilsyneladende indgås uden konkurrenceudsættelse. Det gælder f.eks. på IT udstyr, det tekniske område, rådgivere og konsulenter samt ledsagere og hjælpere på det sociale område. Fælles for disse områder er en høj grad af kompleksitet i produktet/opgaven samt stor modstand i organisationen mod konkurrenceudsættelse. Herudover er den manglende konkurrenceudsættelse på nogle områder måske tillige en konsekvens af den nødvendige prioritering af anvendelsen af kommunens udbudsfaglige ressourcer. Jeppe Pedersen Side 3 af 3

86 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 4 - Side -1 af 6 Skrevet af: JEEP Dato: Udbud & Indkøb nye aftaleområder Effektiviseringsanalyse Indhold 1. Baggrund og formål Omfang og afgrænsning Analyse... 2 Center for Jura og Kultur Side 1 af 6

87 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 4 - Side -2 af 6 1. Baggrund og formål Som en del af budgetaftalen for indgår, at der skal gennemføres en række effektiviseringsanalyser. Under Økonomiudvalgets ressort skal der gennemføres en kortlægning og handleplan på indkøbs- og udbudsområdet. Indkøbs- og udbudsområdet har bidraget væsentligt til de senere års realisering af effektiviseringsgevinster i Lyngby-Taarbæk Kommune bl.a. gennem nye udbud, indkøbsaftaler, genforhandling af kontrakter m.v. P.t. pågår et stort arbejde med at forlænge og eventuelt genudbyde de første af disse aftaler, ligesom der er en del controlling-virksomhed i forhold til at overvåge og sikre "compliance" med allerede indgåede aftaler. Center for Kultur og Jura, Udbud og Indkøb, skønner, at der er et yderligere potentiale for effektivisering ved en skarp prioritering af enkelte nye områder i de kommende års indsats på området. Centeret har derfor gennemført en analyse af, hvor det mest hensigtsmæssigt kan svare sig at udvide indsatsen. Alle aftaler vedrørende køb af varer og tjenesteydelser er kortlagt, og der er udarbejdet en prioriteret handlingsplan for hvilke områder, der med fordel kan gennemses og enten gennemgå en fornyet prisforhandling eller sendes i udbud for derigennem at opnå bedre og billigere aftaler. Muligheden for samarbejde med andre kommuner indgår også i analysen. 2. Omfang og afgrænsning Analysen omfatter alle indkøb af varer og tjenesteydelser, som ligger over tilbudslovens tærskelværdi på kr. Analysen indledes med en kort beskrivelse af lovgrundlaget for udbud, organiseringen af udbuds- og indkøbsområdet i kommunen samt aktivitet og økonomi på udbudsområdet i kommunen. Efterfølgende beskrives mulige effektiviseringspotentialer. 3. Analyse 3.1 Lovgrundlag EU s udbudsdirektiv fastlægger grænserne for, hvornår kommunens aftaler om varekøb eller tjenesteydelser skal i udbud. Reglerne bygger på principperne om åbenhed og ligebehandling og fastsætter en procedure for aftaleindgåelsen. Aftaler over kr. skal i EU udbud. Aftaler over kr. skal i nationalt udbud efter tilbudsloven. Når værdien af en aftale skal opgøres, skal der kigges på kommunen som helhed og typisk over en periode på 4 år. Det er ikke tilladt at dele aftaler op i mindre dele med det formål at omgå udbudsreglerne. Kommunen har ikke pligt til at konkurrenceudsætte egne opgaver. Vælger kommunen at gøre dette, skal det ske i henhold til udbudsreglerne. Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) udbyder rammeaftaler, som kommunen kan vælge at anvende for at afløfte udbudspligten. Det er ofte nemmere at anvende en rammeaftale end at gennemføre et selvstændigt udbud. Siden 2011 har SKI gennemført Center for Jura og Kultur Side 2 af 6

88 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 4 - Side -3 af 6 udbud på en række fælleskommunale forpligtende indkøbsaftaler i henhold til økonomiaftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi. Hvis en kommune ønsker at gøre brug af de fælleskommunale forpligtende aftaler, skal kommunen allerede før gennemførelsen af udbuddet forpligte sig herpå. Udbud og Indkøb vurderer sammen med de relevante fagområder alle SKI aftaler i forhold til kommunens behov før tilslutning. Udbudspligten kan også afløftes ved at deltage i fælleskommunale udbud. Her indgår kommunen i Spar5 Indkøbsfællesskabet, der udover Lyngby-Taarbæk består af Gladsaxe, Gentofte, Rudersdal og Frederiksberg kommuner. 3.2 Organisering Arbejdet i Udbud og Indkøb er forankret via Retningslinjer for udbud i Lyngby-Taarbæk Kommune fra 2010, som anviser følgende: At kommunens økonomiske ressourcer anvendes bedst muligt. At udbud og udlicitering anvendes som et middel til løbende udvikling og modernisering af den kommunale ydelse. Det betyder, at valgte opgaveløsning jævnligt tages op til vurdering. At opgaver, der vil kunne udføres af eksterne leverandører, med passende mellemrum skal underkastes en udbudsrunde. At udbud af varer og tjenesteydelser i konkurrence sker på grundlag af en analyse af kommunens behov. Sammenfattende er det således et mål, at der skal ske gennemgribende vurderinger af, hvor og hvordan det kan give mening at anvende udbud og konkurrenceudsættelser som værktøj for at understøtte, at de økonomiske ressourcer anvendes bedst muligt med respekt for de juridiske rammer og for organisationens behov. Udbud er således blevet anvendt på en lang række områder i kommunen og har været en væsentlig del af kommunens effektiviseringsprogram. Principperne for arbejdet har overordnet set været, at Udbud og Indkøb har været primus motor i udpegning af udbudsegnede områder, gennemførelse af udbud samt hjemtagelse af besparelsen fuldt ud til kommunens kasse. Udbud og Indkøb er bemandet med 6 personer. Udover Udbuds- og indkøbschefen (tiltræder 1. februar 2015) er der 3 udbudskonsulenter, som laver udbud og efterfølgende er kontraktansvarlige i hele aftaleperioden i forhold til leverandører og interne brugere. 2 medarbejdere har til opgave at drifte og undervise i kommunens e-handelssystem, udarbejde analyser og rapporter om kommunens indkøb, supportere decentrale indkøbere, assistere i udbudsprocesserne og endeligt håndtere de indkøb, der foretages af Udbud og Indkøb. Arbejdsfordelingen mellem Udbud og Indkøb og andre enheder i organisationen ved gennemførelse af udbud, kontraktindgåelse og efterfølgende administration af aftaler er forskellig fra udbud til udbud. 3.3 Aktivitet og økonomi Antallet af gennemførte udbud omsat i rammeaftaler eller enkeltstående indkøb - akkumuleret set - er steget betragteligt i perioden fra 2009 til 2014, jf. tabel 1. Center for Jura og Kultur Side 3 af 6

89 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 4 - Side -4 af 6 Som det kan ses i tabellen er genudbud blevet aktuelt fra En kontraktperiode er normalt på 4 år medmindre, at særlige forhold gør sig gældende. Der vil komme et stort pres på kontoret i de kommende år for at forny de allerede indgåede aftaler. Tabel 1. Udvikling i rammeaftaler og enkeltstående indkøb (akkumuleret), Rammeaftaler på varer Rammeaftaler på tjenesteydelser Rammeaftaler Total Enkeltstående indkøb Genudbud 16 Tabel 2. Udvikling i indkøbsvolumen. Mio. kr., Rammeaftaler på varer 6,3 13,4 45,4 49,9 50,2 Rammeaftaler på tjenesteydelser 2 10,6 36,7 68,3 68,9 71,7 Rammeaftaler Total 2 16,9 50,1 113,7 118,8 121,9 Enkeltstående indkøb 2,5 13,5 2,3 Konkurrenceudsættelse af det tekniske område (park- og vejområdet) samt KMD aftaler indgår ikke i tallene. Udbud og Indkøb følger løbende med i kommunens compliance på indkøbsaftalerne. Den seneste rapport viser, at selvom det overordnet set går ganske godt med at handle hos de rigtige leverandører, så er der stadigt et stort potentiale i forhold til at købe de rigtige produkter og anvende e-handelssystemet. Ved sammenligning med andre kommuner har det kunnet konstateres, at en lang række aftaleområder i kommunen ikke har passeret Udbud og Indkøb. Dermed foretages aftaleindgåelsen og den efterfølgende kontraktadministration decentralt. Samlet set vil der kunne opnås ikke ubetydelige effektiviseringer ved at involvere Udbud og Indkøb i aftaleindgåelsen. Dette vil føre til en professionalisering af processen vedrørende udbud/aftaleindgåelse samt efterfølgende mulighed for registrering og hjemtagelse af gevinster. 3.4 Mulige effektiviseringspotentialer Udbud og Indkøb arbejder ud fra en bruttoliste af aftaleområder, hvor der umiddelbart synes at være et potentiale for en professionalisering af aftaleindgåelsen. En række af områderne har været udbudt, men det er sket ved decentrale udbud, evt. med ekstern bistand eller ved brug af frivillige SKI aftaler. En konkret vurdering af potentialet i de enkelte aftaleområder sker først i løbet af udbudsprocessen i det enkelte udbud, da det er her de nuværende kontrakters indhold bliver kortlagt. Center for Jura og Kultur Side 4 af 6

90 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 4 - Side -5 af 6 Generelt er disse aftaleområder karakteriseret ved at have en højere kompleksitet end de hidtil udbudte aftaleområder. Dette skyldes, at Udbud og Indkøb har arbejdet efter en strategi om at tage de lavest hængende frugter først. Udfordringerne er meget forskelligartede. Det kan som eksempler være organisatorisk modstand, vanskelig konkurrencesituation på markedet eller komplicerede produkter/ydelser. Der arbejdes primært med forslag til udbud, som er gennemført i andre kommuner med en hvis grad af succes. Udbud og Indkøb har med de nuværende ressourcer begrænset mulighed for at udvide den nuværende aftaleportefølje. Indenfor disse rammer vurderes det, at der kan opnås et effektiviseringsprovenu på anslået 1 mio. kr. årligt over de næste 4-5 år. Dette er scenarie 1 i økonomi og personalemæssige konsekvenser Scenarie 1 - Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, kr Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift Investeringsomkostninger Indtægter I alt Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2014-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) 3.5 Investeringsforslag En ressourcetilførsel til Udbud og Indkøb er en forudsætning for, at aftaleporteføljen kan udvides væsentligt. Udbud og Indkøb har fungeret som strategisk enhed siden 2010, og efterhånden som mængden af gennemførte udbud er steget, er der tilsvarende kommet flere opgaver med implementering, kontraktadministration, controlling og genudbud - dvs. sikre, at kommunen har en velfungerende indkøbsfunktion baseret på de indgåede aftaler m.v. Endvidere bemærkes det, at kommunen ikke har bidraget forholdsmæssigt til løsning af opgaverne i Spar5 Indkøbsfællesskabet, hvorfor der er behov for at skulle afsætte flere ressourcer til rollen som tovholder i fællesudbud/genudbud, idet det i øvrigt vurderes fortsat at økonomisk mening at udfordre markedet ud fra et større volumenfællesskab. Udbud og Indkøb vurderer, at en forstærket indsats med udgangspunkt i vedhæftet liste over mulige udbud med et besparelsespotentiel vil kunne bidrage med et nettoeffektiviseringsprovenu på anslået 2-3 mio. kr. årligt set over de næste 4-5år. Til brug ved det fortsatte arbejde kunne der derfor også med baggrund i de hidtidige erfaringer - peges på at benytte en del af effektiviseringsprovenuet til ansættelse i en treårig periode af yderligere et par udbudsmedarbejdere, hvilket da forudsætter anvendelse af ca. 1,2 mio. kr. til formålet af den skitserede anslåede besparelseseffekt. Dette er scenarie 2 i økonomi og personalemæssige konsekvenser. Center for Jura og Kultur Side 5 af 6

91 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 4 - Side -6 af 6 Scenarie 2 - Økonomi og personalemæssige konsekvenser Økonomiske konsekvenser, kr Besparelse - løn Besparelse - øvrig drift Investeringsomkostninger Indtægter I alt Personalemæssige konsekvenser årsværk Gennemsnitsløn pr. år (1.000 kr.) Beløbene er i 2014-niveau (-=budgetreduktion og reduktion i personale/+=budgetforøgelse og øget personale) Center for Jura og Kultur Side 6 af 6

92 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 5 - Side -1 af 3 LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Udbud N O T A T om Status på indkøbsaftaler og deres faktiske anvendelse Se vedlagte oversigt over aftalerne. Oversigten viser compliance på tre forskellige niveauer: Leverandør Produkt E-handel Leverandørniveauet viser, om kommunen bruger de leverandører, der er indgået aftale med. Produktniveauet viser, om kommunen køber de produkter, der er indgået aftale om, hos de pågældende leverandører. E-handelsniveauet viser, i hvilken grad indkøbene sker igennem kommunens indkøbssystem. Oplysningerne er primært hentet fra kommunens indkøbsanalysesystem. Data er meget præcise på e-handelsniveauet. På leverandørniveauet er data anvendelige til at skabe et overordnet billede, men kan være relativt upræcise på nogle aftaler. Det er meget svært at få præcise data på produktniveauet, hvorfor der er suppleret med oplysninger fra SKI og direkte fra leverandørerne. Compliance på leverandørniveau Det er essentielt, at de aftalte leverandører bruges, da kommunen ved indgåelse af en indkøbsaftale har forpligtet sig til at købe produkterne på aftaleområdet hos leverandøren. Overholdes dette ikke, kan kommunen blive mødt af et krav om erstatning for mistet omsætning. Overordnet set er compliance på leverandørniveauet tilfredsstillende på nuværende tidspunkt. Der er dog stadig plads til forbedring vedr. mange af aftalerne. På nogle områder synes der at mangle der ledelsesmæssig fokus på brug af de rette leverandører. For at skabe større opmærksomhed på korrekt aftalebrug udarbejder udbudsfunktionen derfor halvårlige rapporter, som udsendes til centerchefer samt relevante ledere. Endvidere informeres der på LyNET om nye aftaler. Compliance på produktniveau Compliance på produktniveauet er det særdeles centralt at opretholde fuld disciplin omkring, såfremt at de beregnede gevinster på aftalerne skal kunne realiseres. Købes der andre produkter, end de der er indgået aftale om, vil det som regel medføre øgede omkostninger. Hvis den gevinst, der er hjemtaget budgetmæssigt, ikke realiseres, kan det derfor direkte føre til et forringet serviceniveau overfor borgerne, da manglende penge må findes et andet sted. Side 1 af 3

93 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 5 - Side -2 af 3 Kommunen har adskillelige aftaler, hvor der er problemer med compliance på produktniveau. Der er flere forskellige forklaringer på dette. Bestilleren synes i mange tilfælde ikke at vide, at det kun er et begrænset udvalg af leverandørens produkter, der må bestilles. Dette vil ofte være tilfældet, når kommunens e- handelssystem ikke anvendes dvs. en decideret brugerfejl. Leverandørerne tjener ofte forholdsvis meget på produkter, der ikke er aftalebelagt, og har derfor et stærkt incitament til at flytte forbruget væk fra aftaleprodukterne. Kommunen har ikke mulighed for at regulere dette kontraktmæssigt. Ansvaret for at bestille de rigtige produkter ligger på det fagområde, der foretager bestillingen. Sortimentet på aftalerne dækker ikke altid det behov, der er i kommunen. Dette har især været tilfældet på nogle SKI aftaler, hvor sortimentet har været for snævert og produkterne har været af ikke tilfredsstillende kvalitet. Der er en naturlig modstand mod at skifte de produkter, som man er vænnet til at bruge. Hvis leverandøren har det kendte produkt på hylden, synes det ofte svært at lade være med at købe det, selvom et aftaleprodukt sagtens kunne opfylde behovet. Udbud arbejder med disse problemstillinger og kan konstatere, at compliance løbende forbedres. Der ligger imidlertid en betydelig ledelsesmæssig og kommunikationsmæssig opgave i at håndtere, at det kun er bestemte produkter hos en leverandør, der må købes. Compliance på e-handelsniveau Gennem at bruge kommunens e-handelssystem kan compliance på leverandørniveauet og produktniveauet hæves. Udbud administrerer systemet og kontrollerer de varekataloger, som leverandørerne uploader til systemet. Hvis systemet benyttes, kan der derfor pr. definition ikke købes forkert ind. Samtidigt effektiviseres hele indkøbsprocessen. Brugen af e-handelssystemet er stadig meget begrænset, selvom der har været brugt mange ressourcer på undervisning, support og administration af systemet. Der skal ske drastiske ændringer i holdningen til og den faktiske benyttelse af systemet, før en forbedring af compliance kan muliggøres. Der er en række forklaringer på situationen: Stejl læringskurve og brugervenlighed. Systemet kan være svært at bruge for medarbejdere, der ikke er fortrolige med anvendelse af IT systemer. Manglende produkter. Ønsker man at købe et produkt, som ikke findes i systemet, skal man kontakte leverandøren på anden vis. Fragmenteret indkøbsorganisation. Mange medarbejdere køber kun sjældent ind og kun på nogle ganske få produktområder. Disse medarbejdere opnår ikke rutine i at bruge systemet. Manglende rådgivning og service i forbindelse med køb. Mange medarbejdere foretrækker personlig kontakt i forbindelse med indkøb. Lav prioritet. En høj e-handelsgrad synes ikke at blive prioriteret ledelsesmæssigt. Udbud underviser løbende medarbejderne og yder telefonisk support i brugen af systemet. Systemet bliver løbende opdateret med henblik på at gøre det mere intuitivt at bruge. I det seneste år er der sket små forbedringer i anvendelsen af e-handelssystemet, men der synes ingen udsigt til, at det generelle billede vil ændre sig. En beskrivelse af de nødvendige initiativer må bero på en større analyse af området bl.a. med inddragelse af andre kommunernes erfaringer. Side 2 af 3

94 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 5 - Side -3 af 3 Aftaler uden konkurrenceudsættelse Der er stadig mange af kommunens aftaler, der tilsyneladende indgås uden konkurrenceudsættelse. Det gælder f.eks. på IT udstyr, det tekniske område, rådgivere og konsulenter samt ledsagere og hjælpere på det sociale område. Fælles for disse områder er en høj grad af kompleksitet i produktet/opgaven samt stor modstand i organisationen mod konkurrenceudsættelse. Herudover er den manglende konkurrenceudsættelse på nogle områder måske tillige en konsekvens af den nødvendige prioritering af anvendelsen af kommunens udbudsfaglige ressourcer. Jeppe Pedersen Side 3 af 3

95 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 6 - Side -1 af 1 Navn på central kontrakt Leverandør Kontrakttype På leverandør På produkter E-handel Aftøringspapir, engangservice,føde.emb MULTILINE A/S SKI Høj compliance og kendskab til leverandøren Lav compliance i forhold til produkterne på aftalen * 18,45 % i i forhold til antal faktura * 9,63 % i forhold omsætning Benzinkort - Drivmidler - Q8 Q8 DANMARK A/S SKI Høj compliance Høj compliance 0% Dagligvarer NEMLIG.COM A/S Egen kontrakt Lav compliance Lav compliance N/A Lav compliance * 14,41 % i i forhold til antal faktura Dentalmaterialer PLANDENT A/S Indkøbsfællesskab Lav compliance N.A. * 8,68 % i forhold omsætning Medium Compliance Diabetesprodukter A/S TØDIN Indkøbsfællesskab Høj compliance Høj compliance N/A Høj Compliance PAPIRLADEN ApS - ny leverandør pr. 1. november Høj compliance men der er plads til forbedringer Høj compliance men der er plads til forbedringer * 15,18% i i forhold til antal faktura * Engangsbleer til børn Dania Nova Egen kontrakt 9,67% i forhold omsætning * 11,9% i i forhold til antal faktura * Hobby- og beskæftigelsesmaterialer CREATIV COMPANY A/S Indkøbsfællesskab Mellem compliance Mellem compliance 4,44% i forhold omsætning * 2,56% i i forhold til antal faktura Inkontinensprodukter - Bleer til voksne ABENA A/S Egen kontrakt Mellem-compliance Mellem compliance * 0,30 i forhold omsætning Institutionskøretøjer BOS A/S Indkøbsfællesskab Institutionsmøbler UNIQA A/S Indkøbsfællesskab Institutionsmøbler BABYSAM A/S Indkøbsfællesskab * 8,05% i i forhold til antal faktura * Legetøj og institutionsmøbler LEIKA DANMARK A/S Indkøbsfællesskab Høj compliance Høj compliance 3,82% i forhold omsætning KOMPAN DICA A/S - AV form overtaget Kompan Dicas aftale Legetøj, inst. køretøjer-og møbler på Legetøj og inst.køretøjer pr. 1. september Indkøbsfællesskab Legetøj, inst.køretøjer- møbler LEKOLAR A/S Indkøbsfællesskab Kontormøbler DUBA-B8 A/S SKI Lav compliance Lav compliance N/A Lyskilder, stærkstrøm og belysning HØJAGER BELYSNING A/S SKI Høj compliance Høj compliance * 12,28 % i i forhold til antal faktura * 3,56 % i forhold omsætning Papir LYRECO DANMARK A/S Indkøbsfællesskab Høj compliance Høj compliance * 40,66% i i forhold til antal faktura * 30,83% i forhold omsætning Rengøringsrekvisitter og kemi STADSING A/S SKI Høj compliance og kendskab til leverandøren Lav compliance i forhold til produkterne på aftalen (ca %, %) * 20,10 % i i forhold til antal faktura * 7,64 % i forhold omsætning Sports- og svømmeudstyr TRESS A/S - Nye aftaler pr. 1. november Indkøbsfællesskab Sportsudstyr UNO Koncept - Nye aftaler pr. 1. november Indkøbsfællesskab * 6,38 % i i forhold til antal faktura Sportsudstyr A-SPORT/Virklund Sport A/S - Nye aftaler pr. 1. november Indkøbsfællesskab Høj compliance Høj compliance * 0,34% i forhold omsætning Svømme og basinudstyr JI Sport - Nye aftaler pr. 1. november Indkøbsfællesskab Svømme og bassinudstyr PRESENCO SPORT A/S - Nye aftaler pr. 1. november Indkøbsfællesskab BENT BRANDT A/S - aftale på køkkenudstyr (isenkram) med Høj compliance og kendskab til leverandøren * 6,79 % i i forhold til antal faktura Storkøkkenudstyr Bent Brandt indgået pr. 1. oktober 2013 SKI Lav compliance i forhold til produkterne på aftalen (11%) * 0,91% i forhold omsætning Sygeplejeprodukter ABENA A/S Indkøbsfællesskab Mellem compliance Mellem compliance * 2,56% i i forhold til antal faktura * 0,30 i forhold omsætning Taxikørsel Taxa 4x35 - Ny leverandør pr. 1. februar - TaxiNord Egen kontrakt Høj compliance Høj compliance N/A Toner, blækpatroner og data tilbehør ATEA A/S FM N/A Urologi/ inkontinens produkter ABENA A/S Indkøbsfællesskab Mellem compliance Mellem compliance * 2,56% i i forhold til antal faktura * 0,30 i forhold omsætning SOS Vikar A/S - Supplerende aftale med PersonaleGruppen Høj compliance Høj compliance Vikarydelser (i prioriteret rækkefølge) pr. 1. november SKI N/A Fødevarer og drikkervarer - totalleverandør Hørkram SKI Høj compliance Høj compliance Punch-out løsning på vej Fødevarer - totalleverandør CATERING ENGROS A/S SKI Høj compliance Høj compliance Punch-out løsning på vej Brandkøretøjer og drejestige Falck Egen kontrakt N/A Elbiler Bilia Egen kontrakt N/A Stomiprodukter ONEMED A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler Løbende genudbud på diverse genbrugshjælpemidler Genbrugshjælpemidler HANDICARE A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler K.R. HOSPITALSUDSTYR A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler VERMUND LARSEN A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler BEK SCOOTER A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler ZIBO A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler INVACARE A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler ETAC A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler ERGOLET ApS Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler MOBILEX A/S Indkøbsfællesskab Fin compliance, manglende dokumentation Fin compliance, manglende dokumentation N/A Genbrugshjælpemidler A/S A. P. BOTVED Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler HANDICARE A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler ATHENE HEALTHCARE A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler HMN A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler BORRINGIA A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler ARJOHUNTLEIGH A/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler MEYRA DANMARK K/S Indkøbsfællesskab Genbrugshjælpemidler V. GULDMANN A/S Indkøbsfællesskab Arkiverings og sikkerhedsskabe ALTIKON A/S Egen kontrakt Beklædning - leje og vask DE FORENEDE DAMPVASKERIER A/S Indkøbsfællesskab Brystproteser (Kropsbårne hjælpemidler) SVANEKLINIK ApS Indkøbsfællesskab Elevatorservice SCHINDLER ELEVATORER A/S Egen kontrakt Kaffe Merrild Coffee Systems ApS Egen kontrakt Kompressionsstrømper BANDAGIST JAN NIELSEN A/S Indkøbsfællesskab Kompressionsstrømper (Klør 7) BANDAGIST JAN NIELSEN A/S Indkøbsfællesskab Kørsel af Børn og Unge HARBIRKS BUSTRAFIK ApS Egen kontrakt Kørsel af ældre HARBIRKS BUSTRAFIK ApS Egen kontrakt Leje og vask af beklædning DE FORENEDE DAMPVASKERIER A/S Indkøbsfællesskab Linned - vask og leje WARRAD COMPANY & SONS A/S Indkøbsfællesskab Multifunktionsprinere og printere RICOH DANMARK A/S SKI Måtteservice BERENDSEN TEXTIL SERVICE A/S Egen kontrakt Ortopædisk fodtøj og indlæg ORTOPÆDISKOMAGERIET ApS Indkøbsfællesskab Ortoser BANDAGIST JAN NIELSEN A/S Indkøbsfællesskab Rengøring ALLIANCEPLUS A/S Egen kontrakt Skærmbriller LOUIS NIELSEN A/S Egen kontrakt Skærmbriller DANSK ERHVERVS OPTIK Egen kontrakt Trappevask/Ejendomsservice STRØYER + STRØYER A/S Egen kontrakt Trælasthandel - Johannes Fog JOHANNES FOG A/S Egen kontrakt Vindeuspolering Ottzen & Co I/S Egen kontrakt Vinduespolering ALLIANCEPLUS A/S Egen kontrakt Vinduespolering ANDERS ANDERSEN'S RENGØRING Egen kontrakt

96 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 7 - Side -1 af 2 Navn på central kontrakt Kontrakttype Startår Omsætning Kontraktværdi Aftaletype Genudbud PolitikerWeb og Intranet KL 2009 Varer Taxikørsel indkøbsfællesskab ,00 Tjenesteydelser Genudbud 2014 Elevatorservice indkøbsfællesskab ,00 Tjenesteydelser Genudbud 2014 Multifunktionsprinere og printere SKI ,00 Varer Måtteservice indkøbsfællesskab ,00 Varer Genudbud 2014 Sportsudstyr og Halinventar indkøbsfællesskab 2010 Varer Genudbud 2014 Stadionudstyr/udstyr til udendørsarealer indkøbsfællesskab ,00 Varer Genudbud 2014 Svømme- og bassinudstyr indkøbsfællesskab 2010 Varer Genudbud 2014 Kopi/Print SKI 2010 kr ,00 Varer AV udstyr FM 2010 kr ,00 Varer Sundhedsordning Egen aftale 2010 kr ,00 Tjenesteydelser Madservice Egen aftale 2010 kr ,00 Tjenesteydelse Albuestok med clips indkøbsfællesskab 2010 Varer Badebænk indkøbsfællesskab 2010 Varer Genudbud 2014 Kørestol hjælpemanøvret komfort indkøbsfællesskab 2010 Varer Kørestol, aktiv krydsramme indkøbsfællesskab 2010 Varer Mobil bade- og toiletstol indkøbsfællesskab 2010 Varer Rollator indkøbsfællesskab 2010 Varer Genudbud 2014 Rollator sideværts indkøbsfællesskab 2010 Varer Genudbud 2014 Sengebord med plastplade indkøbsfællesskab 2010 Varer Skummadras, PUR skum, kategori 1-2 indkøbsfællesskab 2010 Varer Toiletforhøjere, fastmonteret indkøbsfællesskab 2010 Varer Toiletsæde, fast med opklappelig armlæn indkøbsfællesskab 2010 Varer Trykaflastning luftmadras, kat 1-2 indkøbsfællesskab 2010 Varer Trykaflastning luftmadras, kat 2-3 indkøbsfællesskab 2010 Varer Trykfordelende siddepude kat. 1-2 indkøbsfællesskab 2010 Varer Tryksårsforebyggende sidepude kat. 4 indkøbsfællesskab 2010 Varer Vendelagen indkøbsfællesskab ,00 Varer Elektrisk indstillelig plejeseng indkøbsfællesskab 2011 Varer El-kørestol indkøbsfællesskab 2012 Varer El-scooter indkøbsfællesskab 2012 Varer Mobil stålløfter m. mulighed for sejl indkøbsfællesskab 2012 Varer Opsætning og nedtagning af skinnesystem indkøbsfællesskab 2012 Varer Ramper til dørtrin, ensidige indkøbsfællesskab 2012 Varer Sejl til mobil og stationær pers. løfter indkøbsfællesskab 2012 Varer Serviceeftersyn af stationær personløft indkøbsfællesskab 2012 Varer Stationær fritstående skinnesystem indkøbsfællesskab 2012 Varer Stationær personløfter indkøbsfællesskab 2012 Varer Stole, diverse - ældre og handicappede Egen aftale 2012 Varer Toilet - badestol med sædekip indkøbsfællesskab 2012 Varer Toiletbadestol m sædekip & højdeindstil indkøbsfællesskab 2012 Varer Toilet-badstol med eldrevet sædekip indkøbsfællesskab 2012 Varer Trykaflastende helmadras kat 4. indkøbsfællesskab 2012 Varer Aftøringspapir, engangservice og fødevareemballage SKI ,00 Varer Rengøringsrekvisitter og kemi SKI 2011 Varer Dagligvarer til institutioner Egen aftale ,00 Varer Inkontinensprodukter - Bleer til voksne Egen aftale ,00 Varer Rengøring Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Tolkeydelser Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Trappevask/Ejendomsservice Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Vinduespolering Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Telefoni SKI 2011 kr ,00 Tjenesteydelse Genudbud 2014 Revision Egen aftale 2011 kr ,00 Tjenesteydelse Genudbud 2014 Parkeringsautomater Egen aftale 2011 Varer Økonomisystem Egen aftale 2011 Varer Begravelsesydelser Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Benzinkort - Drivmidler - Q8 SKI ,00 Varer Brystproteser (Kropsbårne hjælpemidler) indkøbsfællesskab ,00 Varer Børnebleer indkøbsfællesskab ,00 Tjenesteydelser Genudbud 2014 Diabetesprodukter indkøbsfællesskab ,00 Varer Flytteservice indkøbsfællesskab ,00 Tjenesteydelser Genudbud 2014

97 Punkt nr. 4 - Politisk bestilte effektiviseringsanalyser. Økonomiudvalgets område Bilag 7 - Side -2 af 2 Forsikringsmægleraftale Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Fødevarer - totalleverandør - Catering Enggros SKI ,00 Varer Hobby- og beskæftigelsesmaterialer indkøbsfællesskab ,00 Varer Institutionskøretøjer indkøbsfællesskab 2012 Varer Institutionsmøbler indkøbsfællesskab ,00 Varer Legetøj indkøbsfællesskab 2012 Varer Kaffe Egen aftale ,00 Varer Kompressionsstrømper indkøbsfællesskab ,00 Varer Kontor- og skoleartikler indkøbsfællesskab ,00 Varer Kontormøbler SKI ,00 Varer Kørsel af ældre Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Leje og vask af beklædning indkøbsfællesskab ,00 Tjenesteydelser Linned - Vask og Leje indkøbsfællesskab ,00 Tjenesteydelser Papir indkøbsfællesskab ,00 Varer Skærmbriller Egen aftale ,00 Varer Stomiprodukter indkøbsfællesskab ,00 Varer Sygeplejeprodukter indkøbsfællesskab ,00 Varer Vikarydelser Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Genudbud 2014 Urologiprodukter indkøbsfællesskab ,00 Varer Udbudssystem Egen 2012 kr ,00 Tjenesteydelser Omsorgssystem Egen aftale 2012 kr , ,00 Varer Daginstitutionsintra Egen aftale 2012 kr ,00 Varer Danskundervisning Egen aftale 2012 kr ,00 Tjenesteydelse Hjemmeside Egen aftale ,00 Enkeltstående Dentalmaterialer indkøbsfællesskab ,00 Varer Døråbnere indkøbsfællesskab ,00 Varer edagsorden og AgendaManagement Egen aftale ,00 Varer Fødevarer og drikkevarer - Totalleverandør - Hørkram SKI ,00 Varer Kantine og lounge møbler SKI 2013 Varer Køkkenudstyr - køb og levering indkøbsfællesskab ,00 Varer Kørsel af Børn og Unge Egen aftale ,00 Tjenesteydelser Lyskilder, stærkstrøm og belysning Egen aftale ,00 Varer Låsesystem - Køb og levering Egen aftale 2013 Varer Ortopædisk fodtøj og indlæg indkøbsfællesskab ,00 Varer Ortoser indkøbsfællesskab 2013 Varer Plejemøbler/Hvilemøbler SKI 2013 Varer Undervisningsmøbler SKI 2013 Varer Låsesystem Egen aftale 2013 kr ,00 Varer Elbiler Egen aftale ,00 Enkeltstående Brandkøretøjer Egen aftale ,00 Enkeltstående Drejestige Egen aftale ,00 Enkeltstående Dagsordensystem Egen aftale 2013 kr , ,00 Enkeltstående IT-software SKI 2013 Varer Dagligvareudbringning visiterede borgere indkøbsfællesskab ,00 Tjenesteydelser Høretekniske hjælpemidler indkøbsfællesskab ,00 Varer Servere SKI 2014 Varer Bankudbud Egen aftale 2014 Tjenesteydelser Elbiler 2 Egen aftale ,00 Enkeltstående Energimærkning Egen aftale ,00 Enkeltstående Rottebekæmpelse indkøbsfællesskab 2014 kr ,00 Tjenesteydelse Vikarydelser - supplerende Egen aftale 2014 kr ,00 Tjenesteydelser Rådgiver Lindegårdsskolen Egen aftale 2014 Tjenesteydelser Tablets SKI 2014 Varer Forsikring Egen aftale Varierende aftalestart Tjenesteydelser Toner, blækpatroner og data tilbehør FM Varer Rådgivere SKI Tjenesteydelser Sygedagpenge forløb Egen aftale Tjenesteydelser Biblioteksmaterialer Indkøbsfællesskab Varer Genudbud 2014 Tidskrifter indkøbsfællesskab Varer Kulturhuset Egen aftale Tjenesteydelser Lederuddannelse Egen aftale Tjenesteydelser Redningsberedskab Egen aftale Tjenesteydelser

98 Punkt nr. 5 - Politisk vedtaget effektiviseringsanalyse - outsourcing 10. klasse Bilag 1 - Side -1 af 5 Journal nr.: Skrevet af: alu Dato: Notat Foreløbig vurdering af det økonomiske potentiale i en outsourcing af 10. klasse I forbindelse med effektiviseringsprocessen vedrørende budget 2015, blev det besluttet at iværksætte en effektiviseringsanalyse vedrørende outsourcing af 10. klasse. I dette notat præsenteres en foreløbig vurdering af det økonomiske potentiale i en outsourcing af den almene 10. klasse. Såfremt det besluttes at arbejde videre med en outsourcing, vil der være emner, der skal undersøges nærmere. Disse fremgår af notatet. Lovgrundlag Ifølge Bekendtgørelse om overenskomst mellem en kommunalbestyrelse og en institution, der udbyder erhvervsuddannelse, om varetagelse af 10. klasseundervisning kan en kommunalbestyrelse indgå overenskomst med en institution, der udbyder erhvervsuddannelse (herefter benævnt institutionen), om at varetage 10. klasseundervisning på vegne af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen har ansvaret for opgaveløsningen i henhold til folkeskoleloven og er ansvarlig for, at undervisningen lever op til de rammer, der er fastsat i overenskomsten. Kommunalbestyrelsen skal herunder sikre, at elever med behov for specialundervisning eller anden specialpædagogisk bistand modtager den fornødne støtte. Det årlige minimumstimetal udgør 840 timer inklusiv brobygningstimer. EUD10 I forbindelse med reformen af erhvervsuddannelserne har kommunerne pligt til at udbyde en ny 10. klasselinie - EUD10. EUD10 er rettet mod elever, der afslutter 9. klasse, men ikke opfylder de nye adgangskrav til en erhvervsuddannelse, eller som ikke ved om de skal vælge en erhvervsuddannelse. Efter reglerne skal 30 pct. af undervisningstiden på EUD10-linien ske i samarbejde med en erhvervsskole. Den nye EUD10 linie kan tilbydes ved at LTK indgår aftale med en erhvervsskole eller samarbejder med en anden kommune der har indgået en sådan. Eksisterende serviceniveau og økonomi I vurderingen af det økonomiske potentiale i en outsourcing er udgangspunktet det eksisterende serviceniveau og den dertilhørende økonomi. 10. klasse i Lyngby-Taarbæk Kommune er i dag organiseret som en del af LTU, der foruden den ordinære 10. klasse også rummer ungdomsskolen, modtageklasser og et 10. klasseforløb målrettet eleverne fra Heldagsskolen og Sorgenfriskolen. Lederen af 10. klasse refererer sammen med lederen af ungdomsskolen til lederen af LTU. Det ordinære 10. klasses tilbud indeholder undervisningstimer pr. klasse (ekskl. brobygning), fordelt over 36 uger, som finansieres af kommunen, samt 4 ugers brobygning, der finansieres af staten. Til at understøtte undervisningen er der afsat ekstra 150 timer til specialundervisning pr. klasse. I skoleåret 2014/15 er der tilmeldt 141 elever i 10. klasse, heraf er 58 (svarende til 41 %) borgere i Lyngby-Taarbæk Kommune og 83 (svarende til 59 %) borgere fra andre kommuner. Udgiften pr. elev udgør kr. Til sammenligning modtager kommunen kr. pr. udenbys elev, som er den mellemkommunale takst, som er aftalt blandt hovedparten af Center for Økonomi og Personale Side 1 af 5

99 Punkt nr. 5 - Politisk vedtaget effektiviseringsanalyse - outsourcing 10. klasse Bilag 1 - Side -2 af 5 Region Hovedstadens kommuner. Ser man isoleret på udenbys eleverne er der således en nettoudgift på kr. Økonomiske potentialer ved en outsourcing - overslag I ovenstående er den eksisterende kommunale udgift til 10. klasse beskrevet. For at beregne det økonomiske potentiale i en outsourcing, er det nødvendigt at kende taksten pr. elev efter en outsourcing. Dette kræver principielt en forhandling med en erhvervsskole. Som alternativ er det forsøgt at undersøge andre kommuners overenskomster med erhvervsskoler, men aftalerne er indgået før folkeskolereformen og de nye arbejdstidsregler på såvel skoleområdet som erhvervsskoleområdet. Som følge heraf er det svært at tage udgangspunkt i taksterne i andre kommuner, da taksten må formodes at være lavere efter reform og nye arbejdstidsregler. I det følgende gennemgås derfor de områder, hvor der formodes at være en besparelse ved en effektivisering, og det økonomiske potentiale anslås. Højere undervisningsandel Et af de områder som bidrager til, at en erhvervsskole forventeligt vil kunne drive 10. klasse mere effektivt, er undervisningstiden, som er højere for lærere på erhvervsskoler end for lærere i Lyngby-Taarbæk Kommune. Når andre kommuner har outsourcet 10. klasse, er der eksempler på, at den overtagende erhvervsskole i den forbindelse har valgt ikke at tiltræde den foreliggende kollektive overenskomst. De individuelle rettigheder og pligter kan dog ikke opsiges. Frasiges/opsiges den foreliggende overenskomst, vil de overtagne ansatte blive omfattet af erhvervsskolens oprindelige overenskomst overenskomsten for lærere ansat på erhvervsskoler jf. virksomhedsoverdragelsesloven. I Lyngby-Taarbæk Kommune underviser lærerne i gennemsnit maksimalt 19 timer om ugen, hvor lærerne på erhvervsskolerne maksimalt underviser i gennemsnit 23,5 timer om ugen. De ekstra timer, som lærerne på erhvervsskolerne kan undervise, medfører, at der er et rationale på at drive undervisningen. Idet der forudsættes det samme antal LTK-elever som i skoleåret 2014/15, kan der forventes et rationale på ca kr. Rationalet kan have en implementeringstrappe hvor der f.eks. ikke det første år kan indhentes hele potentialet, som følge af en overgangsperiode i overenskomsterne for de lærere, der skal virksomhedsoverdrages. Såfremt elever fra andre kommuner ønsker at benytte 10. klassetilbuddet, afregner erhvervsskolen direkte med disse kommuner. Herved vil nettoudgiften på ca kr. til udenbys elever også bortfalde. Ændret timetal Det nuværende 10. klassetilbud i LTK udgør et årligt undervisningstimetal på 1030 timer, mens det lovpligtige minimumstimetal er 840 timer inkl. 21 timers obligatorisk brobygning. Ændres timetallet til 840 timer ved en outsourcing med den nuværende LTK undervisningsandel forventes (isoleret) et rationale på kr. Den samlede effekt af ændret undervisningsandel og minimumstimetal er ca kr. Effekten er lidt lavere end ændringerne set hver for sig som følge af den lavere timepris ved ændret undervisningsandel. Ændres timetallet til 840 timer i det nuværende 10. klassetilbud, kan der på undervisningen spares ca. 2,2 fuldtidsstillinger svarende til ca. 1,1 mio. kr. heraf vedrører ca kr. indtægter fra elever fra andre kommuner idet LTK udgiften pr. elev nu er reduceret med ca kr. jf. at den mellemkommunale takst er fast på kr. Center for Økonomi og Personale Side 2 af 5

100 Punkt nr. 5 - Politisk vedtaget effektiviseringsanalyse - outsourcing 10. klasse Bilag 1 - Side -3 af 5 (Årlig LTK pris pr. elev: kr. ved 1030 timer (nuværende) / kr. ved 840 timer) Såfremt der er færre udenbys elever, der vælger at benytte LTK 10. klassetilbuddet vil denne indtægt reduceres med ca kr. pr elev. ( kr kr.) Ændret ledelsesstruktur 10. klassetilbuddet er i dag ledet af en leder, der sammen med lederen af ungdomsskolen refererer til lederen af LTU. I udgiften pr. elev indgår lederens løn samt den forholdsmæssige andel af udgiften til LTU s ledelse og administration. Såfremt 10. klassetilbuddet outsources, vil der forventeligt kunne etableres en ændret ledelsesstruktur på LTU. Dels fordi (1) ledelsen af tilbuddet vil være mere effektiv, idet omfang ledelsen af 10.klassetilbuddet kan varetages sammen med andre ledelsesopgaver på erhvervsskolen, og dels fordi (2) den overordnede, koordinerende ledelse og administration af LTU ikke længere skønnes at være nødvendig i samme omfang. Ad 1 Ledelsesstrukturen af 10. klassetilbuddet forventes at kunne ændres Der er i dag ansat en leder til ledelse af 10. klassetilbuddet med årligt ca. 150 elever. Til sammenligning er der på kommunens to største skoler afsat 2,25 årsværk til ledelse af selve skoledelen med elever. Anvendes fordelingsnøglen fra de store skoler på 10. klassetilbuddet, skønnes der ved en outsourcing at kunne spares 65 pct., svarende til ca kr., på ledelse, idet der forudsættes stordriftsfordele, når den aktuelle ledelsesopgave kan varetages sammen med andre ledelsesopgaver på erhvervsskolen. Som de øvrige faktorer i prisen pr. elev, afhænger den konkrete besparelse dog af forhandlingen med erhvervsskolen. Det skal bemærkes, at der selvfølgelig også kan vælges en anden ledelsestildeling/-organisering uafhængigt af en outsourcing. Ad 2 Der ikke er det samme behov for en overordnet, koordinerende ledelse og administration af LTU Ved en outsourcing af 10. klasse vil der ikke være det samme behov for en overordnet ledelse og administration af LTU. Til denne funktion er der i dag ansat en overordnet leder, en kontorleder samt en deltidsansat medarbejder. Foruden ungdomsskolen med egen leder vil LTU kun bestå af to modtageklasser og et 10. klasseforløb målrettet eleverne fra Heldagsskolen og Sorgenfriskolen. Det antages derfor, at en outsourcing også medfører en anden organisering af den resterende del af LTU, hvor ungdomsskolen evt. kan fortsætte med egen ledelse, mens de resterende dele kan organiseres under andre institutioner på skoleområdet. Såfremt ledelsesstrukturen tilpasses ved en outsourcing, kan der forventeligt spares ca. 1,3 mio. kr. Mulighed for at færre elever vil vælge 10. klasse Ved en outsourcing, hvor 10. klassetilbuddet foregår på en erhvervsskole, er der mulighed for, at en større andel af de unge i stedet vil vælge efterskole, privatskole, 10. klasse i anden kommune eller at flere vil vælge at påbegynde ungdomsuddannelse direkte efter 9. klasse. Elevernes valg må antages at være påvirket både af det faglige indhold i tilbuddet og hvor det nye 10. klassetilbud placeres geografisk længere rejsetid færre elever. Såfremt de unge vælger efterskole, privatskole eller 10. klasse i en anden kommune vil det medføre en merudgift, mens det vil medføre en mindreudgift, hvis de påbegynder ungdomsuddannelse direkte efter 9. klasse. Det er ikke muligt på forhånd at vurdere, hvordan en outsourcing vil påvirke de unges præferencer og dermed de økonomiske konsekvenser heraf. Center for Økonomi og Personale Side 3 af 5

101 Punkt nr. 5 - Politisk vedtaget effektiviseringsanalyse - outsourcing 10. klasse Bilag 1 - Side -4 af 5 20/20 som mulighed både under outsourcing og kommunal organisering Som supplement til en outsourcing er det muligt at etablere en 20/20-ordning. Ved en 20/20-ordning indgår Kommunalbestyrelsen en overenskomst med en institution der udbyder erhvervsuddannelse om at tilbyde et 10.-klasseforløb, som kombinerer 10. klasse med 1. del af erhvervsuddannelsernes grundforløb. Eleven skal opfylde adgangskravene til erhvervsuddannelserne, jf. lov om erhvervsuddannelser, for at kunne påbegynde forløbet. I 20/20-ordningen finansierer kommunen udgifterne til 16 ugers folkeskoleundervisning, mens de 20 uger i erhvervsuddannelsesgrundforløbet samt op til 4 uger i brobygningsforløb finansieres af staten. Med udgangspunkt i grundlaget for DUT-reguleringen ved indførslen af ordningen estimeres det, at ca unge vil være interesseret i at indgå i en 20/20- ordning. Af drøftelser med K-Nord fremgår det, at den kommunale udgift til en 20/20 ordning kan forventes at blive kr. pr. elev. På baggrund heraf forventes det, at effektiviseringsgevinsten ved en 20/20-ordning udgør mellem kr. og kr., under forudsætning af, at de øvrige, ovennævnte effektiviseringstiltag ved en outsourcing er gennemført. Det skal bemærkes, at en 20/20-ordning selvfølgelig kan etableres uafhængigt af en outsourcing af 10. klasse. I så fald vurderes det, at effektiviseringspotentialet udgør mellem kr. og kr. Besparelsen ved en kombination af 10. klasse på LTU og 20/20- ordning er højere end besparelse ved en kombination af 10. klasse på erhvervsskole og 20/20-ordning, idet udgangspunktet for beregning af besparelsen, udgiften pr. elev i 10. klasse, vil være højere ved en fastholdelse af 10. klasse på LTU end ved 10. klasse på erhvervsskole. Eksempler på outsourcing af 10 klasse i andre kommuner Nedenstående er eksempler på outsourcing af 10. klasser i andre kommuner. Gladsaxe Gladsaxe kommune har i 2013 indgået driftsoverenskomst med TEC Gladsaxe (Teknisk Erhvervsskole Center). Tilbuddet gælder umiddelbart kun en 20/20 ordning og taksten er kr. pr. årselev svarende til 40 uger. I 20/20 ordningen finansieres de 16 uger af kommunerne svarende til en kommunaludgift på ca pr. elev. Horsens I Horsens kommune er der i 2011 indgået aftale med erhvervsskolen Learnmark Horsens. Erhvervsskolen tilbyder både traditionel 10. klasselinie og en 20/20 ordning. Der skal tilbydes mindst 840 timers undervisning vedrørende den traditionelle 10. klasse. Taksten pr. årselev i skoleåret 2011/2012 var kr. (2011 priser) svarende til ca kr. i 2014 priser. Desuden implementeringsomkostninger på over 2 år + evt kr. yderligere afhængig af elevtallet. Ballerup Ballerup Kommune er den seneste kommune, i eksemplerne, der har outsourcet 10. klasse. Fra skoleåret 2015/16 har Ballerup indgået aftale med erhvervsskolen CPH WEST. Center for Økonomi og Personale Side 4 af 5

102 Punkt nr. 5 - Politisk vedtaget effektiviseringsanalyse - outsourcing 10. klasse Bilag 1 - Side -5 af klassetilbuddet er fysisk placeret i et campus med HG og HHX, hvor eleverne bliver en del af et ungdomsuddannelsesmiljø. Tilbuddet indeholder to spor et traditionelt fagligt spor og et erhvervsrettet. Afregningen pr. elev følger den mellemkommunale takst i 2014 på kr. pr. elev. I lyset af de forskellige muligheder og tilbud (inkl. økonomi), anbefales det at besøge en erhvervsskole og konkret drøfte indhold, muligheder og økonomi i det ønskede fremtidige 10. klassetilbud. Anlæg Såfremt en outsourcing gennemføres, hvor de almene 10. klasser ikke skal huses lokalt i LTK, bør beslutningen om at opføre 2200 kvm. til LTU ved stadion genovervejes. Ved en outsourcing vil der i dagtimerne kun være behov for lokaler til modtageklasserne og 10. klassetilbuddet til eleverne fra Heldagsskolen og Sorgenfriskolen. For begge tilbud er gældende, at det vurderes muligt at finde egnede lokaler på kommunens øvrige skoler. Ligeledes vurderes ungdomsskolen at kunne rummes i lokaler på skolerne dvs. en decentral organisering som i flere andre kommuner. Besluttes det at outsource 10. klasse og finde lokaler til de øvrige tilbud på de eksisterende skoler vil der i så fald kunne gennemføres en anlægsbesparelse på 29,7 mio. kr. Der vurderes ikke at kunne gennemføres besparelser på driftsudgifterne, da de i stor udstrækning vil være de samme ved en outsourcing. Samlet vurdering af det økonomiske potentiale Ovenstående gennemgang af vurderingen af de økonomiske potentialer ved en outsourcing kan opsummeres som følger: Tabel 1: Potentiale ved outsourcing Emne Højere undervisningsandel* Minimumstimetal* Ej udgifter til elever fra andre kommuner Effektivisering af ledelse 10. klasse Effektivisering af ledelse overordnet, koordinerende 20/20-ordning Årlig driftsbesparelse i alt Anlægsbesparelse Økonomisk potentiale 0,2 mio. kr. 0,5 mio. kr. 0,1 mio. kr. 0,4 mio. kr. 1,3 mio. kr. 0,1-0,3 mio. kr. 2,6-2,8 mio. kr. 29,7 mio. kr. *Den samlede effekt af både ændret undervisningsandel og minimumstimetal er ca kr. lavere end potentialerne set hver for sig. Det bemærkes, at en del af det økonomiske potentiale også kan indhentes ved at tilpasse det nuværende 10. klassetilbud inkl. effektvisering af ledelse. Her kan det undersøges om 10. klasse kan huses permanent på andre af skolerne i LTK, hvorved anlægsbesparelsen fortsat er aktuel. Center for Økonomi og Personale Side 5 af 5

103 LYNGBY-TAARBÆK Punkt nr. 6 - Modeller for KOMMUNE genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Center Bilag 1 for - Side Arealer -1 af og 8 Ejendomme Journalnr. : Dato... : Skrevet af : TINAE N O T A T om Flytning af LTU til Trongårdsskolen - beskrivelse af modeller 1. BAGGRUND Børne- og Ungdomsudvalget har den 11. december 2014 ud fra tre fremlagte modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter (LTU) godkendt en model for genhusning på Trongårdsskolen (TS) incl. Tronen. Udvalget lagde i sin beslutning vægt på følgende: et ønske om at fastholde et samlet 10. klasses tilbud i genhusningsperioden en forudsætning om, at der dannes effektive klasser, og at antallet af linjer gennemtænkes at det så vidt muligt tilstræbes at placere ungdomsskoleaktiviteter i tilknytning til 10. klasseaktiviteter muligheden for lån af lokaler på K-Nord ønskes afdækket, såfremt der viser sig praktiske problemer. Det blev samtidig forudsat, at alle interessenter skulle inddrages i den videre proces af den praktiske udmøntning af genhusningen. 2. PROCES Forvaltningen har umiddelbart efter beslutningen nedsat en arbejdsgruppe med deltagere fra Trongårdsskolen (formand og næstformand for skolebestyrelsen og skoleledelsen) og LTU (skoleledelsen og sikkerhedsrepræsentant). Der er afholdt tre møder i arbejdsgruppen og der er arbejdet med 3 løsningsmodeller, som er nærmere beskrevet nedenfor i forhold til det antal klasser og linjer, der tilbydes. Derudover beskrives de bygningsfysiske behov, forslag til konkrete tiltag og principper for ombygning af lokaler samt de vurderede udgifter. 3. FORUDSÆTNINGER Udover de politisk besluttede forudsætninger beskrevet ovenfor har arbejdsgruppens vigtigste forudsætning været, at bruge skolens m2 bedst muligt over en hel dag, idet 10. klasserne bruger skolen om dagen og ungdomsskolen skal kunne bruge skolens faciliteter og arealer om aftenen. Arbejdsgruppen har fysisk besigtiget Trongårdsskolen og samlet vurderet, hvor der er lokaler, som ikke udnyttes optimalt, og som enten umiddelbart eller via en bygningsforbedring kunne bruges mere optimalt. Herved skabes fremtidssikrede kvalitative løsninger for TS ud over genhusningsperioden. Eksemplerne på optimering er at flytte fastspændt inventar, som muliggør en klasseundervisning på 24 elever i stedet for 16 personer. Side 1 af 8

104 Punkt nr. 6 - Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Bilag 1 - Side -2 af 8 at sætte en fleksibel skillevæg op til at danne to rum, så to funktioner kan gennemføres simultant. at opgradere et lokale lyd- og lysmæssigt, så en reel klasseundervisning kan finde sted. Desuden er der vurderet på skolens brug af lokalerne. Det kan konstateres, at der er en del timer i løbet af dagen, hvor der ikke undervises i klasselokalerne, men de står til rådighed som mulighed for at 1-2 lærere kan forberede sig. Dette klasseprincip omtales funktionsprincippet. Endelig indgår det som forudsætning i modellerne, at der til næste skoleår vil være 13 hjemklasser til 17 klasselokaler. Samlet set er det disse forudsætninger, der ligger til grund for arealoptimeringsløsningerne 1 og 2, som beskrives nedenfor. 4. LØSNINGSMODELLER I KORTE TRÆK Løsning 1: klasses spor med mulighed for at udbyde 6 linjer. Trongårdsskolens nuværende pædagogiske og organisatoriske principper opretholdes. Det nødvendige byggeri og byggeforbedringer er fremtidssikret, og kan indgå i skolens daglige virke, efter genhusningsperioden. Etableringspris for fremtidssikret byggeri: kr. ex. moms. Merdriftudgift på rengøring og varme, der afklares i den videre proces. Dertil kommer flytteudgifter på kr. Dertil kommer opbevaring af ubenyttet inventar fra LTU. Løsning 2: klasses spor med mulighed for at udbyde 7 linjer. Trongårdsskolens nuværende pædagogiske og organisatoriske principper opretholdes ikke, og der lægges i stedet op til, at hjemklasse princippet bruges i stedet. Hjemklasseprincippet indebærer, at hver klasse har sit hjemklasselokale. Det nødvendige byggeri og de foreslåede byggeforbedringer er fremtidssikrede, og kan indgå i skolens daglige virke, efter LTU er flyttet ud. Etableringspris for fremtidssikret byggeri: kr. ex. moms. Merdriftudgift på rengøring og varme, der afklares i den videre proces. Dertil kommer flytteudgifter på kr. Dertil kommer opbevaring af ubenyttet inventar fra LTU. Løsning 3: klasses spor med mulighed for at udbyde 7 linjer, samt 1 modtageklasse. Side 2 af 8

105 Punkt nr. 6 - Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Bilag 1 - Side -3 af 8 Modtageklassen har imidlertid både brug for et klasselokale, tre grupperum á 30 m2 samt at der er særlige hensyn at tage til eleverne. Arbejdsgruppen konstaterer, at det ikke er muligt umiddelbart at gennemføre denne løsning på en tilfredsstillende måde. Hvis der skal arbejdes videre med denne løsning kan klubbens lokaler på Tronen eller svømmeklubbens mindre administrative lokaler eventuelt inddrages - under forudsætning af investeringer i nyt inventar og yderligere ombygning. Der er derfor ikke arbejdet videre med denne model. 5. OPSUMMERING OG TILKENDEGIVELSER LTU OG TS LTU vurderer, at både løsning 1 og 2 kan realiseres. Dog har begge løsninger konsekvenser for både LTU og TS. LTU ser fordele og ulemper i både løsningsforslag 1 og 2 og ønsker at bibeholde et så samlet og stort 10. klasses tilbud som muligt, der kan sikre et fortsat stort elevgrundlag i gen husningsperioden og ved indflytning i den nye bygning i Lyngby Idrætsby. TS peger under omstændighederne på løsning 1 for skoleåret 2015/2016. TS opfordrer til, at der fortsat arbejdes videre med at afdække en bedre, mere visionær og varig løsning for 10. klasserne og TS. TS kan ikke tilslutte sig løsning 2 og 3, idet konsekvenserne for læringsmiljøet og trivslen på skolen - selv efter gennemførelsen af de mindre bygningsmæssige ændringer vurderes som uholdbar. Det er TS s vurdering, at skolen fratages muligheden for undervisningsdifferentiering gennem holddeling for klasse, når parallellægning ikke bliver mulig. Vilkårene i løsning 2 og 3 betyder efter TS s vurdering et 10. klassestilbud, hvis markedsføring overfor kommende 10.klasses elever og forældre, TS ikke vil kunne bakke op om. I afsnit 6 peger forvaltningen på mulig kapacitet til modtageklassen ved anvendelse af Tronen (klublokaler). Lokalerne er målt op i m3 luft og vurderes af TS som uegnede til egentlige undervisningsformål. Tronen er desuden placeret midt i indskolingens legeområde, og TS vurderer det som uforsvarligt at placere modtageklasse-elever i den sammenhæng. forvaltningen er ikke enige i dette synspunkt Forvaltningen bemærker, at andre skoler i kommunen har 1 klasselokale pr. klasse. I model 2 lægges op til, at skolens faglokaler og lokaler i almindelighed opgraderes, således at både skolen og børnene i høj grad vil få gavn af dette. Ved model 2 vil Trongårdsskolen arealmæssigt blive fuldt optimeret.. Forvaltningen vurderer, at ved i højere grad at gøre brug af de eksisterende lærerforberedelsespladser samt lærerværelset på Trongårdsskolen, kan eventuelle udfordringer håndteres, ligesom der gøres opmærksom på, at der ikke foreligger politisk vedtagne principper om etablering af et bestemt antal lærerarbejdspladser. Forvaltningen er ikke enige i vurderingen af Tronens egnethed til undervisningsformål, idet forvaltningen dog vurderer, at dette vil forudsætte nytænkning af indretning og inventar, jf. nedenfor og har sammen med arbejdsgruppen valgt ikke at medtage dette i de to løsningsforslag. 6. ØVRIGE BEMÆRKNINGER Forvaltningen bemærker, at det vil være muligt at inddrage Tronen og/eller svømmeklubbens lokaler i en løsning, såfremt det måtte blive nødvendigt. Dette vil selvfølgelig ikke skulle ske Side 3 af 8

106 Punkt nr. 6 - Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Bilag 1 - Side -4 af 8 på bekostning af de aktiviteter, der er de to nævnte steder. Forvaltningen gør i den forbindelse opmærksom på, at der på nuværende tidspunkt ikke har været dialog med svømmeklubben om denne mulighed. 7. UDDYBENDE MODELBESKRIVELSER Løsningsmodel 1 En prøvekørsel på en simuleret fagfordeling og en heraf afledt skemalægning viser, at løsningsmodel 1 kan gennemføres, hvor princippet om årgangs parallellægning af fag i videst muligt omfang opretholdes. Modellen er baseret på klasser og tilbud om 6 linjefag. nuværende pædagogiske og organisatoriske principper fastholdes byggeriet er i høj grad fremtidssikret. Tilbud: 6 linjefag tilbydes: TEC 10, Sport 10, Medie & kommunikation, Kunst & design, Science og international. Handel og Innovation udgår. Bygningsfysiske behov for 10. klasse: 4 ekstra lokaler i alt (4 af linjerne er halve klasser og bruger i alt 2 lokaler). Konkrete tiltag: 10. klasserne placeres i udskolingen, da inventar passer sammen med de større elever. I udskolingen er der i dag 17 lokaler som bruges af de 13 nuværende udskolingsklasser + 1 AKT lokale ved indgangen til indskolingen, som bruges til ekstra læringsforløb i indskolingen. Ved opdeling af læringscenteret vil der i alt være 17 lokaler og yderligere 1 faglokale til rådighed. Herved er der 4 lokaler til 10. klasserne under forudsætning af: - Princippet om lærerens faglokale, hvor eleverne går til lærerens lokale og hvor læreren forbereder sig når der ikke er undervisning, udfordres. Der er derfor ekstraordinært tilbudt et AKT lokale som supplement til lærernes forberedelse. Læringscentret opdeles til to rum. Læringscenteret står i dag som et stort og ikke optimalt udnyttet rum i skolen. Ved opdeling af læringscenteret, vil en mindre del af centeret kunne indrettes til medielokale. Når 10. klasserne flytter ud vil det være muligt at differentiere læringscenteret i en stillezone og en uformel zone. Kunst og Design kan tilbydes i det nuværende billedkunstlokale, da billedkunst for 0-3. klasse kan flyttes over i det opdelte indskolingslokale. Et lokale i indskolingen opdeles til 2 lokaler, så der gøres plads til Natur og Teknologi samt billedkunst for de mindste elever. Der bygges en fleksibel skillevæg, så optimering af brug af lokalet over sikres. De bruger i dag biologi og dette vil nu blive brugt til Science for 10. klasser samt biologiundervisning for 6.-9.årgang. Lærerpult der er fastmonteret i gulv i biologilokalet flyttes, så der bliver plads til undervisning af 24 elever i stedet for de nuværende 16 elever. Side 4 af 8

107 Punkt nr. 6 - Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Bilag 1 - Side -5 af 8 Den faglige parallelle skemalægning opretholdes. Parallellægning af linjetimer kan opretholdes for 6-9. klasserne. På baggrund af elevernes tidligere valg af linjer i 10. klasse samt inkluderende 10. klasseforløb, forventes elever nok til en hel klasse på henholdsvis linjerne TEK10 og Sport10. Hvis det eksistere udbud af linjer fastholdes, skal de øvrige elever fordeles på 2 klasser, hvilket ikke er muligt indenfor de tildelte lærerressourcer Det lægges derfor til grund, at der kun udbydes 6 linjer, fordelt på 4 klasser. Det betyder at Handel og Innovation udgår som linje. Da 10. klasserne vil indgå som en afdeling på Trongårdsskole, vil kun afdelingslederen skulle genhuses på Trongårdsskolen, og vil indgå på lige fod med det øvrige administrative personale på Trongårdsskolen. Modellen indeholder ikke konkrete overvejelser angående ungdomsskolen, da det ikke har kunnet nås i den korte proces arbejdsgruppen har haft mulighed for. LTU har lagt op til en satellitløsning, hvor flere skoler kommer i spil til at tilbyde det fremtidige ungdomsskoletilbud, da de specieltilbud ungdomsskolen har i dag, ikke umiddelbart kan placeres på Trongårdsskolen. Dette skal derfor håndteres efterfølgende. Økonomioversigt løsningsmodel 1 Etableringsomkostninger Udgifter kr. Inddrage AKT til lærerforberedelse (opstilling af inventar fra LTU mv. ) Ombygning til Medie & kommunikation i læringscenteret Ombygning Kunst & design i billedkunst: Opdeling af lokale i indskolingen til natur & teknik og billedkunst med foldevæg Flytning af lærerpult i biologi: Forøget udgifter til renovationsskur: Opbevaring af overskydende inventar: 0 Etableringsomkostning i alt Øvrige udgifter: Merdriftudgift på rengøring og varme, der afklares i den videre proces. Flytteudgifter på kr. Side 5 af 8

108 Punkt nr. 6 - Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Bilag 1 - Side -6 af 8 Løsningsmodel 2 Beskrivelse: 6 stk. 10. klasser og tilbud om 7 linjefag. Nuværende pædagogiske og organisatoriske principper fastholdes ikke, men omlægges i stedet til hjemklasseprincip. Princippet om årgangs parallellægning af fag ophæves. Stor udnyttelsesgrad af alle klasselokaler - 1 klasse pr. klasselokale. Byggeriet er fremtidssikret. Tilbud: 7 linjefag tilbydes: Tec 10, Sport 10, medie, Kunst/Design, Science og international samt Handel og Innovation. Andelen af 10. klasseelever vil udgøre bliver 1/3 af alle eleverne i udskolingen. Det medfører et større pres både socialt og i anvendelsen af fællesarealer ude og inde. Der er i forvejen et trafikalt pres omkring Trongårdsskolen og med K-Nords udvikling i elevtal, vil der dagligt være 2300 elever, lærere og ansatte, der skal til og fra området. Bygningsfysiske behov 6 ekstra lokaler i alt (4 af linjerne er hele klasser). Opbygning af 2 særlige rum til medie og Kunst & Design. Konkrete tiltag: Der er valgt at fokusere på at placere 10. klasserne i udskolingen, da inventar passer sammen med de større elever. Der er brug for 6 klasselokaler og et faglokale til 10. klasse. Dette løses ved I udskolingen er der i dag 17 lokaler som bruges af de 13 nuværende udskolingsklasser på TS. Herved er der 4 lokaler til 10. klasserne En opdeling af læringscenteret giver et ekstra faglokale til rådighed. En inddragelse og ombygning af IT lokalet, hvilket giver 1 et ekstra klasselokale til rådighed. inddragelse af AKT lokale, der ligger ved indskolingen, til klasselokale. Denne løsning forudsætter: Princippet om lærerens faglokale, hvor eleverne går til lærerens lokale og hvor læreren forbereder sig når der ikke er undervisning, kan ikke lade sig gøre. Der er derfor ekstraordinært tilbudt et mindre AKT lokale som supplement til lærernes forberedelse. Der vil blive pres på de 3 lærerforberedelseslokaler. Det er forvaltningens vurdering, at lærerforberedelse også bør kunne ske på lærerværelset, de tilstødende mindre gruppe/ møde/ lærerforberedelseslokaler til lærerværelset samt i Læringscentret. Læringscentret opdeles til to rum. Læringscenteret står i dag som et stort og ikke optimalt udnyttet rum i skolen. Ved opdeling af læringscenteret, vil den mindre del af centeret indgå til medielokale. Når 10. klasserne flytter ud vil det være muligt at differentiere læringscenteret i en stillezone og en uformel zone. Side 6 af 8

109 Punkt nr. 6 - Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Bilag 1 - Side -7 af 8 Kunst og Design kan tilbydes i det nuværende billedkunstlokale, da billedkunst for 0-3. klasse kan flyttes over i det opdelte indskolingslokale. Et lokale i indskolingen opdeles til 2 lokaler, så der gøres plads til Natur og Teknologi samt billedkunst for de mindste elever. Der bygges en fleksibel skillevæg, så optimering af brug af lokalet over dagen sikres. De bruger i dag biologi og dette vil nu blive brugt til Science for 10. klasser samt biologiundervisning for 6.-9.årgang. Lærerpult der er fastmonteret i gulv i biologilokalet flyttes, så der bliver plads til undervisning af 24 elever i stedet for de nuværende 16 elever. På grund af det øgede antal elever er det nødvendigt i et samlet udskolingsregi at tilbygge 3-4 toiletter. Placering er ikke angivet på nuværende tidspunkt. Der er brug for at inddrage og ombygge IT lokalet, som ligger op ad atrium. Lokalet er ca. 70 m2 og kan arealmæssigt godt bruges til et klasselokale. Dog skal lokalet ombygges, så det kan bruges til et klasselokale, da lyd og lys i dag er en stor udfordring til længere ophold i lokalet. Ved ombygning af lokalet fremtidssikres brugen af dette lokale til andre formål fremover. Ved denne model kan den nuværende faglige parallellægning ikke opretholdes, og nuværende parallel skemalægning kan ikke opretholdes for 6-9. klasserne. Skolebestyrelsen på Trongårdskolen vurderer, at med en så høj belægning af lokalerne kan de mest basale muligheder for at holddele og dermed optimere læringssituationen for eleverne ikke være tilstede. På baggrund af elevernes tidligere valg af linjer i 10. klasse samt inkluderende 10. klasseforløb, forventes elever nok til en hel klasse på henholdsvis linjerne TEK10 og Sport10. De øvrige fem linjer skal derefter fordeles på 2 klasser, hvilket ikke er muligt indenfor de tildelte lærerressourcer. Det anbefales derfor, at der udbydes 6 linjer i 4 klasser. Da 10. klasserne vil indgå som en afdeling på Trongårdsskole, vil kun afdelingslederen skulle genhuses på Trongårdsskolen, og vil indgå på lige fod med det øvrige administrative personale på Trongårdsskolen. Der er i dag 2 større lærerforberedelseslokaler. På grund af den optimerede benyttelse af klasselokalerne er der inddraget ekstra lærerarbejdspladser i det mindre AKT lokale i indskolingen. Modellen indeholder ikke konkrete overvejelser angående ungdomsskolen, da det ikke har kunnet indgå i den korte proces. LTU har lagt op til en satellitløsning, hvor flere skoler kommer i spil til at tilbyde det fremtidige ungdomsskoletilbud, da de specieltilbud ungdomsskolen har i dag, ikke umiddelbart kan placeres på Trongårdsskolen. Økonomioversigt løsningsmodel 2 Side 7 af 8

110 Punkt nr. 6 - Modeller for genhusning af Lyngby-Taarbæk Ungdomsskole/10. klassecenter på Trongårdsskolen Bilag 1 - Side -8 af 8 Etableringsomkostninger Udgifter kr. Ombygning til Medie & kommunikation i læringscenteret Ombygning Kunst & design i billedkunst: Opdeling af lokale i indskolingen til natur & teknik og billedkunst med foldevæg Flytning af lærerpult i biologi: Forøget udgifter til renovationsskur: Etablering af 3-4 toiletter i henhold til bygningsreglement Indkøb af bærbare computere (i forbindelse med udflytning af it-lokale) Ombygning af IT lokalet ved atrium Etableringsomkostning i alt Øvrige udgifter: Merdriftudgift på rengøring og varme, der afklares i den videre proces. Flytteudgifter på kr. Side 8 af 8

111 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -1 af december 2014 Lyngby-Taarbæk Kommune Strukturanalyse Spørgsmål og svar Forudsætning for alle spørgsmål og svar: Der skal fortsat udelukkende være skoler med klasser fra klasse (Taarbæk Skole klasse). Lbnr. Spørgsmål Svar Følgende figur fremgår af side 20 i Brøndum & Fliess Analyse af potentialer i ny skole- og dagtilbudsstruktur af 27. november 2014: 1 Jeg forstår ikke at der på side 3 er nævnt der er en underkapacitet i 2015 på 100, med mindre at der også er det i 2014, for på side 20 falder antallet af børn med 9. Vi må nu kende alle børnene ud over tilflytter i 2015, i det enten er de født eller mødrene gravide. Figuren viser det samlede antal 0-2 årige, jf. befolkningsprognosen. Det skal bemærkes, at ikke alle 0-2 årige modtager et pasningstilbud. På grund af prognoseusikkerhed er det i analysen forudsat, at der anvendes en højt sat dækningsgrad for de 0-2 årige (dvs. andelen af 0-2 årige, der modtager et pasningstilbud). Dette er gjort for at skabe robusthed i forhold til Lyngby-Taarbæk Kommunes befolkningsprognose. 1

112 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -2 af 29 Den gennemsnitlige dækningsgrad de seneste 5 år har ligget på ca. 67 %, mens analysen opererer med en - høj - dækningsgrad på 75 %. På den måde kan strukturen håndtere en eventuel vækst. Derfor fremgår det af rapportens side 3, at: Udviklingen i forhold til vuggestue- og dagplejebørnene viser et entydigt billede: Den samlede struktur vil i de kommende år komme under pres i forhold til at tilbyde og rumme pasning af vuggestuebørnene. For Lyngby-Taarbæk Kommune som helhed vil der være en underkapacitet i forhold til antal vuggestue- og dagplejepladser på ca. 100 i 2015, ca. 130 i 2018, ca. 250 i 2021 og op til ca. 450 i Underkapaciteten skyldes et vækstbehov for pladser i specielt Lyngby og Virum. Forskellen på en dækningsgrad på 67 % og 75 % er illustreret i den efterfølgende figur: Anvendelsen af en højere dækningsgrad (75 %) betyder, at der vil være en underkapacitet i forhold til antal vuggestue- og dagplejepladser på ca. 100 i 2015 og ca. 450 i Såfremt der tages udgangspunkt i den lavere dækningsgrad (67 %) vil der være en beskeden overkapacitet i I dette tilfælde vil underkapaciteten indtræffe fra ca. 2018, hvorefter underkapaciteten vil andrage ca. 110 i 2021 og op til ca. 300 i

113 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -3 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar I den efterfølgende oversigt fremgår de institutioner, der ifølge Lyngby-Taarbæk Kommune lejer sig ind i de pågældende ejendomme. For hver institution fremgår den årlige lejeudgift. 2 Konsulenterne nævnte at vi lejede os ind i - var det 12 - institutioner? Hvilke er der tale om - egne, selvejende, private? Er de selvejende, er det jo ikke ligetil at komme ud af? Har de nogle bud på en løsning ift. selvejende? Institution Institutionstype Adresse Andedammen (Vinkelvej) - en del af BH Papillon Børnehaven Stjernedalen (selvejende) Årlig lejeudgift Vuggestue Vinkelvej 10 A, 2800 Kgs. Lyngby Børnehave Viggo Stuckenbergs Vej 8, 2800 Kgs. Lyngby Carlshøj/Carlsrock Integreret institution Carlshøjvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Firkløveren Vuggestue Sorgenfrivej 2, 2800 Kgs. Lyngby Kastanjehuset Integreret institution Parallelvej 31, 2800 Kgs. Lyngby Stoppestedet Integreret institution Lyngbygårdsvej 126, 2800 Kgs. Lyngby Grønnevej (selvejende) Mariehønen skovbørnehave (privat) Skovbakkens Børnehave BH Åkanden (selvejende) Børnehuset Eremitagen Integreret institution Grønnevej 245, 2830 Virum Børnehave Skovbrynet 44, 2830 Virum / Børnehave Geels Plads 44, 2830 Virum Integreret institution I. C. Modewegs Vej 17, 2800 Kgs. Lyngby Integreret institution Eremitageparken , 2800 Kgs. Lyngby Vandpytten Integreret institution Lundtofteparken 43, 2800 Kgs. Lyngby I alt NB. Dette skema mangler oplysninger, bl.a. om Menighedsbørnehaven og Chr. X s Allé, og vil blive justeret inden BUU-mødet. / 3

114 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -4 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Erfaringerne fra større strukturændringer på dagtilbuds- og skoleområdet fremgår af materiale og udsagn fra en række kommuner, blandt andet kan nævnes følgende: Aarhus Kommune: Områdeledelse i i alt 8 områder, som indeholder dagtilbud, skoler, fritid, sundhedspleje og skoler i hvert område. I alt er der 46 skoler, fordelt i de otte områder. Hver skole har sit eget distrikt 3 Når man står over for store ændringer, så er det tit fornuftigt, at se mod andre, der har forsøgt samme forandringer, således at man kan gå ind i forandringen med 'åbne øjne' med viden om de uhensigtsmæssigheder der følger med - eller at man kan afstå for forandringer, som andre har fundet ikke farbare. Sagt med andre ord, er det muligt, at få beskrevet nogle eksempler på lignende effektiviseringsprojekter? - som har givet god mening og nogle eksempler hvor man efterfølgende overvejer at 'rulle tilbage'. og Der ønskes en beskrivelse af erfaringer fra andre kommuner, der har gennemført større strukturændringer, herunder fordele og ulemper. Egedal Kommune: Distriktsledelse i 4 distrikter med undervisning på 13 matrikler, herunder 10. klasses center) Generelt Fredericia Kommune: Inddeling af både skoler og dagtilbud i samme distrikter. Opdeling af 5 skoler på 14 matrikler med basisskoler og udskolingsskoler Lolland Kommune: Sammenlægning af skoler til større distrikter, hvor der undervises på flere matrikler i hver skole Næstved Kommune: Områdeledelse på dagtilbudsområdet og gennemførelse af ny skolestruktur med oprettelse af ny udskolingsskole for 4 basisskoler Gribskov Kommune: Sammenlægning af skoler og etablering af børneuniverser på skoler 1. Afgørende motivering for at foreslå strukturændringer er, at der skal frigøres økonomiske ressourcer, og dette ønskes ikke gjort via en grønthøstermetode. I stedet er der gennem en ny struktur tilvejebragt et økonomisk provenu 2. Den brændende platform har været tydelig. Der har som beslutningsgrundlag foreligget et velbelyst datagrundlag 3. Det er af væsentlig betydning for processen, at der er et bredt politisk flertal bag høringsmaterialet 4. Det er endvidere af væsentlig betydning, at der er et bredt politisk flertal bag den vedtagne skoleog dagtilbudsstruktur under og efter implementeringen af ny struktur 5. Det er centralt at kommunikere med både forældre, elever og medarbejdere/ledelse hele vejen igennem om mål og proces. Kommunikationsopgaven er stor og det er centralt hele vejen igennem at holde fast i en offensiv kommunikation 6. Implementering af ny struktur kræver betydelige politiske, administrative og lokale ressourcer 4

115 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -5 af 29 Fagligt og organisatorisk 7. De faglige og økonomiske gevinster ved basis- og udskolingsskoler opleves generelt at være positive 8. Dagtilbud, fritidsklubber og skoler flugter i nogle af kommunerne skolernes distrikter, men det gælder ikke generelt. Nogle af dagtilbuddene ligger tilmed på skolerne 9. Det er ikke tilstrækkeligt alene at argumentere for en ny struktur ud fra logik, forskning og evidens, men der skal tillige tages udgangspunkt i skolernes betydning for lokale interessenter og for de nære lokalområde 10. Den aktive ledelse på skoler og dagtilbud er afgørende for en succesfuld fusion efter en strukturændring. Tæt samarbejde mellem ledere og medarbejdere, organisationer og ledelse er afgørende Opmærksomhedspunkter fremadrettet 11. Det tager nogle år at få den nye struktur på plads. Der skal fortsat arbejdes med udvikling af kulturen, således at både ledelse og medarbejdere oplever, at de er en del af en større skole eller dagtilbud 12. Der er forskellig praksis i kommunerne i forhold til, om skoleledere og dagtilbudsledere bliver rokeret til de nydannede skoler efter strukturændringerne, eller der vælges mellem de skoleledere, som indgår i den nye samlede skoleledelse 13. I nogle af kommunerne er en del af strukturændringens effektiviseringsgevinst tilført de berørte skoler. Dette har virket positivt på opbakning fra forældre og skoler 5

116 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -6 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Bascon-opgørelsen fra november 2014 tager afsæt i Lyngby-Taarbæk Kommunes forretningsstrategi for arealanvendelse. 4 5 I afsnittet om forudsætningerne henvises til Bascon. Betyder det, at udbygningen af Lindegårdsskolen ER indregnet i opgørelsen over skolernes lokalekapacitet? Og er en institution til 150 børn i Lyngby idrætsby (som er i projekteringsfase allerede), tænkt ind ift. kapacitetspres på 0-6 års området? Scenarie 1: er det korrekt at scenariet ikke løser nogle af problemerne vedr. stigende børnetal (altså frigør kapacitet eller udnytter bedre)? Det er ledelsesbesparelsen og de pædagogiske fordele ved større organiseret institutioner, der er bevæggrunden bag dette scenarie, ikke? Estimatet tager udgangspunkt i den eksisterende lokaleanvendelse: Hjemklasselokaler, grupperum, fælles læringsareal, faglokaler, idræt/motorik og øvrige lokaler. Hertil kommer opgørelsen af potentialer, som angiver muligheder for at skaffe mere kapacitet. Dette kræver implementeringsomkostninger i forbindelse med fx 1) flytning af enkelte funktioner og indtænke større fleksibilitet, 2) skaffe mere kapacitet gennem alternativ udnyttelse af type 1 lokaler (kontor, møder, vejledning, samtaler mv.), 3) samtænke SFO, klubber, indskoling og mellemtrin samt 4) anvende alternative boliger (fx inspektørbolig). Denne tænkning er allerede under implementering i det igangværende byggeprojekt. Bascon-opgørelsen fra november 2014 omfatter udelukkende den nuværende kapacitet det vil sige ekskl. udbygningen af Lindegårdsskolen. Bascon-opgørelsen fra november 2014 omfatter udelukkende skoleområdet, hvorfor en institution i Lyngby idrætsby ikke er medtaget. Scenarie 1 fokuserer på en organisatorisk og ledelsesmæssig sammenlægning af eksisterende institutioner, som ligger fysisk tæt på hinanden. Institutionerne samles ikke på en ny fysisk matrikel, idet de nuværende matrikler bevares. Scenariet, som tager udgangspunkt i Lyngby-Taarbæk Kommunes målsætning for børnehuse, kan sammenfattende beskrives således: 1. Understøtter forældreefterspørgslen efter integrerede institutioner 2. Øger muligheden for en målrettet indsats i forhold til udvalgte børnegrupper 3. Muliggør at der arbejdes med ressourcegrupper blandt børnene, som kræver specialiserede medarbejderressourcer 4. Muliggør mange forskelligartede aktiviteter for børnene 5. Sikrer at der i forhold til den enkelte medarbejder er både kolleger til faglig og pædagogisk sparring og at der er rum og ressourcer til efter- og videreuddannelse Scenariet løser kun i mindre omfang kapacitetsudfordringerne, og scenariet indebærer udelukkende en effektivisering af ledelsesressourcerne. 6

117 6 7 8 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -7 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Scenarie 2 (både version 1 og 2): er det korrekt at der ikke frigøres lokalekapacitet i kraft af essensen i dette scenarie (altså skolelukninger, hvor bygningerne jo sælges, og basis/udskolingsskoler, hvor eleverne blot byttes rundt). Den reelle lokalemæssige kapacitetsoptimering opnås vel først i det øjeblik der ændres ved klassekvotienterne, og det er vel uagtet om vi taler eksisterende organisering eller ny tværgående organisering? I rapporten regnes der med at privatskoleandelen stiger, men det gør den jo ikke i LTK. Holder de beregninger som scenarierne bygger på, hvis procentdelen ikke er stigende, men stabil? Evt. alternativer til scenarierne, som vil kunne medføre samme effektivisering men ikke kræve så radikale tiltag? I scenarie 2 store, effektive skoler sammenlægges Taarbæk Skole med Trongårdsskolen og specialskolerne sammenlægges (enten Heldagsskolen Fuglsanggård med Sorgenfriskolen eller Heldagsskolen Fuglsanggård til Fuglsanggårdsskolen og Sorgenfriskolen til Hummeltofteskolen). De nedlagte matrikler kan sælges. Optimeringen af kapaciteten sker via en mere rationel klassedannelse, idet der samlet set kan opnås en optimering af klasserne i scenariet. Det vil sige: Der frigøres lokalekapacitet som følge af færre klasser (der vil være flere klasser på Kongevejens Skole og Trongårdsskolen, mens antallet af klasser vil falde på Lindegårdsskolen og Lundtofte Skole). Eksempel: Lindegårdsskolen bliver udskolingsskole i scenariet. Skolen afgiver klasserne til Trongårdsskolen og modtager udskolingseleverne fra Trongårdsskolen. For Lindegårdsskolen betyder det, at skolen går fra at være en 2(-3) sporet skole med ca. 470 elever til at være en (ca.) 5-sporet udskolingsskole med godt 300 elever. Antallet af klasser falder med op til 10. Den gennemsnitlige klassekvotient stiger fra 19,7 til 20,4. Analysen bygger på en forudsætning om, at søgningen - herunder den historiske udvikling i søgemønstret - til privatskolerne er uændret (der henvises til rapportens afsnit , side 19). Alternativer til de scenarier, der er analyseret i Brøndum & Fliess Analyse af potentialer i ny skole- og dagtilbudsstruktur af 27. november 2014, fremgår af øvrige besvarelser i dette spørgsmål-og-svar - dokument. Se eksempelvis besvarelser af spørgsmålene 15, 16, 18, 20, 21 og 22. 7

118 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -8 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Det har ikke været muligt at indhente en oversigt over, hvad det økonomisk betyder i merudgifter at institutionen lejer sig ind i forhold til de andre institutioner, som er huset i kommunale ejendomme. Se endvidere svar på spørgsmål 2. De 9 institutioner, der modtager tilskud grundet bygningens indretning fremgår af den efterfølgende oversigt, som tillige indeholder oplysninger om det årlige beløb i kroner per institution: 9 Det er nævnt, at 11 institutioner bor til leje i ikke-kommunale bygninger. Har I en oversigt over, hvad det økonomisk betyder i merudgifter i forhold til andre institutioner - gerne fordelt per institution. Ligeledes er det nævnt, at 9 institutioner modtager ekstra tilskud pga. bygningens indretning. Kan I oplyse, hvilke 9 institutioner det drejer sig om og det årlige beløb per institution. Institution Institutionstype Adresse Årligt beløb Hjortholm Integreret institution Hjortholmsvej 9, 2800 Kgs. Lyngby Lærkereden (selvejende) Integreret institution Nymøllevej 38, 2800 Kgs. Lyngby Taarbæk Børnehus Integreret institution Taarbæk Strandvej 84, 2930 Klampenborg Carlshøj/Carlsrock - BH Integreret institution Carlshøjvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Carlshøj/Carlsrock - VS Integreret institution Carlshøjvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Kaplegården Vuggestue Kaplevej 1 A, 2830 Virum Chr. X Allé Vuggestue Chr. X's Allé 172, 2800 Kgs. Lyngby Brede (selvejende) Børnehave Brede 81, 2800 Kgs. Lyngby Bondebyen Børnehave Asylgade 3, 2800 Kgs. Lyngby I alt

119 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -9 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Målet med scenariet - børneuniverser set i sammenhæng med basis- og udskolingsskoler - er, at: Sikre en rød tråd fra vuggestue over børnehave og til indskoling/mellemtrin uden matrikelskift for børn og forældre i samarbejdet med pædagoger, børnehaveklasseleder og lærere. Tilmed dannes større enheder, som kan håndtere vækst i børnetallet - eksempelvis i Lyngby- og Virum-områderne. Samtidig opbygges en organisation, som tænker i et 0-18 årsperspektiv, fordi enhederne lægges fysisk sammen: Forældre, børn, medarbejdere og ledelse agerer i et 0-18 års perspektiv, fordi organisationen rummer børn og elever i denne målgruppe Bruge infrastruktur, klasselokaler, materialer mv. på tværs af dagtilbud og skoler og dermed fremme en optimal arealanvendelse. Heri ligger et stort effektiviseringspotentiale Udvikle børnenes kompetencer ved en sammenhængende pædagogisk praksis på tværs af dagtilbud og indskoling og ved at pædagoger/lærere samarbejder om børnene og følger dem på tværs af dagtilbud og indskoling. Der er mulighed for at arbejde med blandede børnegrupper Skabe fagligt og pædagogisk nytænkende udskolingsskoler i form af attraktive ungemiljøer. Særlig gennem nye klassedannelser kan der sikres effektivisering 10 Hvad er de pædagogiske bevæggrunde bag scenarie 3? Arbejde målrettet med folkeskolereformens intentioner i forhold til unge og ungdomsuddannelse (nye linjer, samarbejde med gymnasier og erhvervsskoler m.fl.). Specifikt vedr. udskolingsskoler: Overordnet vurderer forvaltningen, at en udskolingsskole kan give nye muligheder for at arbejde med de unges motivation for skole, samt styrke overgangen til ungdomsuddannelserne, da rammerne giver mulighed for en mere målrettet pædagogisk tilrettelagt indsats ved fx: bedre muligheder for valgfag, bedre faglokaler, bedre faglærere, nye udfordringer m.m. Udskolingsskolerne kan samtidig give eleverne og deres forældre de samme fordele, som de ser ved at skifte til privatskole eller efterskole. Mulige fordele: Mulighed for et ungdomsmiljø Specialiseret erfaring og højnelse af den faglige kvalitet Regler og rammer kan specielt tilpasses denne eller disse aldersgrupper Bedre ressourceudnyttelse og udnyttelse af faglokaler Mulighed for at starte på en frisk i nye omgivelser Lærerskift og dermed ingen forudfattede meninger og fastlåste roller for både elever og lærere Bedre elevrådsarbejde Andre udfordringer for lærerne Mulige ulemper: Skolens kendskab til det enkelte barn reduceres Dialogen mellem skole og hjem skal opbygges på ny Lærernes kendskab til elevens faglige standpunkt kan kun bero på skriftligt materiale Muligheden for at benytte de større elevers omsorg for mindre elever fjernes 3-4 skoleår er kort tid til etablering af tilhørsforhold for såvel elever som forældre Der bliver længere samlet skolevej Risiko for samling af problemer m.h.t. kriminalitet m.m. 9

120 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -10 af På s.28 omtales et fald i elevtallet for Virum området, som der efterfølgende tages forbehold for i analysen. Hvorfor lige Virumområdet? Folkeskolen et stærkere alternativ til privatskoler og efterskoler og flere muligheder for fælles temaer og individuelle valg på tværs af klasser Eleven skal foretage et skoleskift På skoleområdet forventes ifølge elevtalsprognosen et mindre fald i elevtallet på ca. 7 % fra 2015/2016 frem til 2022/2023. Erfaringen er dog, at elevtalsprognosen generelt set skal tages med forbehold - specielt når prognosen vurderes for det enkelte skoledistrikt. Hertil kommer, at usikkerheden er størst i den sidste del af prognoseperioden. I lighed med usikkerheden i forhold til område Virum for førskolebørnene, er der derfor (også) usikkerhed i forhold til elevtalsprognosen for Virum Skole. Faldet på 22 % er sandsynligvis overvurderet i betydelig grad. Den historiske udvikling har vist, at en tilsvarende forventning om tilbagegang ikke har holdt stik. Scenarierne i strukturanalysen håndterer denne prognoseusikkerhed, således at både fremgang og tilbagegang kan håndteres i en ny struktur. 10

121 12 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -11 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar På s. 29 omtales klassekvotienten på almenområdet. Nu og i fremtiden. Heraf fremgår det, at der kan være 447 flere elever på Trongårdsskolen. Gælder det også i dag? I den pågældende oversigt fremgår en vurdering af, hvor mange elever (på almenområdet), der alt andet lige og ud fra en rent matematisk betragtning kan være på den enkelte skole udelukkende beregnet ud fra antallet af undervisningslokaler. For hver skole er det beregnet, hvor mange flere elever den enkelte skole - alt andet lige - kan rumme, beregnet ud fra forskellen mellem det maksimale antal elever i forhold til skolens kapacitet og det maksimale antal elever i ét af årene frem til 2022/2023. Trongårdsskolen har i alt 42 lokaler. I disse lokaler kan der med udgangspunkt i de i rapporten skitserede antagelser, herunder at der dannes større klasser - være op til elever. Det maksimale elevantal på Trongårdsskolen fra 2015/2016 og frem er 621. Dette elevtal opnås i 2015/2016, hvorefter elevtallet falder, jf. elevtalsprognosen. 13 Hvad er den pædagogiske betydning ved at flytte eleverne på specialskolerne til en enhed. Altså fra deres kendte rammer til noget andet? Dette betyder, at disse 447 flere elever ( ) kan være på Trongårdsskolen fra i dag/skoleåret 2015/2016, jfr. de forudsætninger, der henvises til ovenfor. Vedr. de konkrete forslag til flytninger henvises til svarene på spm. 22 og spm. 23. Generelt skal der være fokus på, om elevgrupperne ligner hinanden så meget, at de kan være sammen med hinanden, i henholdsvis skoletiden og fritiden. Samtidig skal man være opmærksom på, at fysiske eller ledelsesmæssige fusioner kan styrke inklusionen, ved at der bliver en mere glidende og fleksibel overgang fra specialskole til almenskole. Det skal bemærkes, at ingen af forslagene omfatter, at eleverne kommer til at gå i de samme klasser. 11

122 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -12 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Forvaltningen har undersøgt i Undervisningsministeriet om det er muligt for flere selvstændige skoler at have fælles skoledistrikt. Ministeriet har svaret, at det ikke er muligt, jvf. 40, stk. 2, nr. 3, at træffe beslutning om, at flere selvstændige skoler med hver sin leder og bestyrelse kan have samme skoledistrikt. Derimod kan der f.eks. træffes beslutning om etablering af en afdelingsstruktur, hvor en skoler har flere afdelinger, f.eks. en indskolings- og udskolingsafdeling. Alternativt træffes beslutning om etablering af distriktsledelse, hvor en overordnet skoleleder eller en skoleleder får til opgave at varetage en overordnet ledelsesopgave for det nye og større skoledistrikt Er det muligt, at bruge forsøgsparagraf 55 i Folkeskoleloven og få en dispensation til et forsøg om fælles skoledistrikt for flere selvstændige skoler? Er det andre kommuner som har erfaring hermed? Hvad var begrundelse for dispensation hertil? Vedrørende dagtilbud: Muligheden for scenarie 1, idet det forudsættes, at der ikke er matrikelopdelt ledelse Bemærkning: I besvarelsen fokuseres på institutioner som i dag er naboer. Besvarelsen indeholder total-økonomien. Undervisningsministeriet har supplerende henvist til nedenstående paragraffer i Folkeskoleloven Stk. 2. Til hver skole hører et skoledistrikt, der kan være større eller mindre for de enkelte klassetrin. Et barn optages i skolen i det distrikt, hvor det bor eller opholder sig, jf. dog stk. 3, 3, stk. 2, 5, stk. 7, og Ved hver skole ansættes en leder, jf. dog 24, stk. 3, 24 a, stk. 1, og 24 b, stk. 1. Skolens leder har den administrative og pædagogiske ledelse af skolen og er ansvarlig for skolens virksomhed over for skolebestyrelsen og kommunalbestyrelsen. Såfremt der ønskes etableret forsøg med større skoledistrikter bestående af flere selvstændige skoler og selvstændige bestyrelser henvises der til muligheden for at søge om dette via Folkekolelovens forsøgsparagraf 55. Gentofte Kommune har dispensation til, at hele kommunen er ét skoledistrikt, og forvaltningen er i gang med at indhente oplysninger om, hvordan kommunen har fået denne dispensation. I strukturanalysens scenarie 1 peges der på muligheden for sammenlægninger af op til 16 institutioner, som omfatter såvel kommunale institutioner, puljeinstitutioner som selvejende institutioner. Såfremt der udelukkende fokuseres på institutioner, som i dag er naboer (dvs. ligger fysisk meget tæt på hinanden) kan følgende institutioner Børnehuset Bulderby og Børnehuset Lille Ørholm Børnehaven Prinsessehøj og Vuggestuen I.H. Mundtsvej Børnehuset Askevænget og Børnehaven Skovbakken De foreslåede sammenlægninger indebærer en årlig effektivisering af ledelsesressourcerne på op til ca. 0,5 mio. kr. Specifikt vedr. en sammenlægning af Børnehaven Prinsessehøj og Vuggestuen I. H. Mundtsvej er det vurderingen, at dette bør ske ved at etablere én selvejende institution, der har driftsoverenskomst med 12

123 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -13 af 29 Lyngby-Taarbæk Kommune. 13

124 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -14 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar En række utidssvarende institutioner kan nedlægges og oprettes i stedet som større institutioner med plads til mellem børn. Især i Virum-området er der en del utidssvarende institutioner. Desuden er der planlagt at bygge en stor institution ved Lyngby Stadion. En række institutioner i Lyngby-Taarbæk Kommune modtager tillæg som følge af institutionens fysiske rammer, jf. besvarelse af spørgsmål 9: Hjortholm, Lærkereden (selvejende), Taarbæk Børnehus, Carlshøj/Carlsrock, Kaplegården, Chr. X Allé, Brede (selvejende) og Bondebyen. Hertil kommer, at en række øvrige institutioner er hjemhørende i utidssvarende bygninger, herunder fx Andedammen og Stoppestedet. Kommunalbestyrelsen har besluttet at opføre en ny idrætsdaginstitution som en del af Lyngby Idrætsby. Relevante institutioner i den sammenhæng er Trinbrættet samt Carlshøj/Carlsrock og Stoppestedet. 16 Vedrørende dagtilbud: Muligheden for at samle eksisterende dagsinstitutioner i større nybyggede og tidssvarende bygninger. Bemærkning: Nyopførelse af daginstitutioner (og dermed nedlæggelse af urentable/uhensigtsmæssige adresser) kan omfatte, at daginstitutioner opføres på skolerne (de arealer, der frigøres ved arealoptimering) Nedenfor er for en række skoler vurderet, hvorvidt institutioner kan tilknyttes skolerne, og dermed indgå i en fremtidig løsning med børneuniverser, hvor der både indgår dagtilbud og indskolingen på skolerne. Det skal anføres, at implementeringsomkostningerne i forbindelse med at oprette dagtilbud på en skole ikke er beregnet, men at de er betydeligt mindre end udgifterne til nyetablering af et børnehus. Der tages udgangspunkt i de flyttede institutioners normering for vuggestue- og børnehavebørn. Børneunivers på Fuglsanggårdsskolen Askevænget og Skovbakken forbliver på institutionernes nuværende matrikler, men tilknyttes børneunivers Fuglsanggårdsskolen Tre institutioner, Blå, Børnereden og Mælkevejen, kan flyttes til børneuniverset Fuglsanggårdsskolen. De tre institutioner er normeret til 88 vuggestuebørn og 110 børnehavebørn. Ved en alternativ anvendelse af såvel hjemklasselokaler på Fuglsanggårdsskolen samt Heldagsskolens lokaler på Fuglsanggårds Allé vurderes det, at det er muligt at frigøre tilstrækkeligt antal m2 til de 3 institutioner. Forudsætningen er, at der sker en anlægsinvestering med henblik på at realisere en alternativ anvendelse af lokalerne ved blandt andet at indtænke en højere grad af fleksibilitet og tilvejebringe kapacitet ved at flytte om på funktionerne på skolerne. Børneunivers Taarbæk Skole Det vurderes, at Taarbæk Børnehus (28 vuggestuebørn og 32 børnehavebørn) kan rummes på Taarbæk Skole, idet der ifølge Bascon analysen fra november 2014 er betydelige potentialer for at tilvejebringe ekstra kapacitet. Dette kan ske ved, at der både frigøres lokaler i forbindelse med almenundervisningen og ved at frigøre lokaler gennem en anden anvendelse af SFO-lokalekapacitet. Børneunivers Hummeltofteskolen Tre institutioner kan indgå i børneuniverset: Grønnevej, Blomsten og de to afdelinger i BH Pilen. De 3 institutioner kan ikke rummes på skolen, idet der skal tilbygges lokaler svarende til små 20 mio. kroner. 14

125 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -15 af 29 Børneuniverset Kongevejens Skole Ved inddragelse af fritidsklubbens lokaler samt frigørelse af potentialer gennem flytning af funktioner og øget fleksibilitet vurderes det, at det er muligt at rumme en institution, eksempelvis af BH Åkandens størrelse på skolens matrikel. Institutionen er normeret til 32 vuggestuebørn og 54 børnehavebørn. Børneunivers Lundtofte Skole Fire institutioner kan indgå i børneuniverset: Bulderby, Lille Ørholm, Lærkereden og Vandpytten. Disse fire institutioner rummer til sammen en normering på 57 vuggestuebørn og 158 børnehavebørn. På grund af lokaleoverskud og alternativ anvendelse af lokaler til indskoling/sfo er det muligt at rumme disse institutioner. Som forudsætning kræves anlægsinvesteringer med henblik på at gøre lokalerne egnede. Børneunivers Lindegårdsskolen Klubben Karlsvognen, SFO en Fritidsklubben Toftebæksvej samt SFO en kan ved en alternativ lokaleanvendelse omdannes til at rumme et børneunivers. Af institutioner, der potentialt kan tilknyttes skolen kan umiddelbart nævnes Carlshøj/Carlsrock, Bondebyen, Andedammen, Firkløveren, Stoppestedet og Trinbrættet. Der kræves anlægsinvesteringer med henblik på at gøre lokalerne egnede. Børneunivers Trongårdsskolen Med udgangspunkt i ledig lokalekapacitet samt en evt. alternativ inddragelse af fritidsklubben kan Trongårdsskolen rumme et børneunivers på skolens matrikel. Af institutioner, der kan tilknyttes skolen kan umiddelbart nævnes Stoppestedet, Trinbrættet og Carlshøj/Carlsrock. Børneunivers Virum Skole Ved en inddragelse af både skolens matrikel og nabomatrikler vil det være muligt at bygge en større ny institution i tilknytning til Virum Skole. Af institutioner, der kan tilknyttes skolen kan umiddelbart nævnes Askevænget, Blomsten (pulje), Blå, Bøgely, Børnereden, BH Pilen, Grønnevej (selvejende), Kaplegården, Langs Banen, Mælkevejen, Skovbakkens Børnehave og Spurvehuset. Det vurderes, at der ikke vil være plads til et børneunivers på Engelsborgskolen. I tillæg til ovenstående gennemgang er der en række institutioner, der kan samles i større nybyggede og tidssvarende bygninger. I disse eksempler, som gennemgås neden for, indgår udelukkende dagtilbud. Det skal anføres, at implementeringsomkostningerne i forbindelse med at oprette disse dagtilbud ikke er beregnet, og at der tages udgangspunkt i de samlede institutioners normering for vuggestueog børnehavebørn. Nyt børnehus Lyngby Stadion 1. Carlshøj/Carlsrock (normeret til 48 vuggestuebørn og 64 børnehavebørn) 2. Trinbrættet (normeret til 30 vuggestuebørn og 40 børnehavebørn) 3. Stoppestedet (normeret til 24 vuggestuebørn og 40 børnehavebørn) 4. Vuggestuen Garantien (normeret til 40 vuggestuebørn) 15

126 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -16 af 29 Hvis alle institutioner flyttes til det nye børnehus ved Lyngby Stadion bliver der tale om en relativ stor institution med i alt 286 børn. Overgangen mellem vuggestue og børnehave lettes, idet vuggestuen Garantien indgår i det nye børnehus, og endvidere kan der bygges på en sådan måde, at dannelse af grupper understøttes gennem de fysiske lokaliteter. Det vurderes, at en nybygget institution med plads til små 300 børn (med ovenstående fordeling mellem vuggestuebørn og børnehavebørn) formentlig vil koste mellem mio. kroner. Nyt børnehus Lyngby 1. Klokkeblomsten (normeret til 24 vuggestuebørn og 60 børnehavebørn) 2. Andedammen (Vinkelvej) - en del af BH Papillon (normeret til 24 vuggestuebørn) 3. Papillon (normeret til 12 vuggestuebørn og 40 børnehavebørn) 4. Firkløveren (normeret til 36 vuggestuebørn) Det vurderes, at alle fire institutioner kan placeres på/ved Klokkeblomstens matrikel på Gammel Bagsværdvej 8. Hvis alle institutioner flyttes til Gammel Bagsværdvej 8 er der tale om en relativ stor institution med i alt 196 børn. Overgangen mellem vuggestue og børnehave lettes, idet vuggestuerne Andedammen og Firkløveren indgår i det nye børnehus, og endvidere forudsættes bygget på en sådan måde, at etablering af pædagogiske børnegrupper understøttes gennem de fysiske lokaliteter. Det vurderes, at en nybygget institution med plads til små 200 børn (med ovenstående fordeling mellem vuggestuebørn og børnehavebørn) formentlig vil koste mellem mio. kroner. Generelt gælder i forbindelse med opgørelse af provenu ved sammenlægning af institutioner, at de lokaler, som frigøres efter fralytning, skal sælges. Der kan forberedende foretages en kantstensvurdering af relevante bygninger med henblik på at opnå et bud på salgsværdien. 16

127 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -17 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Overordnet set vil klassetals- og klassekvotientsudviklingen være følgende ved en klassedannelsesregel på 24, 25 og 26 elever pr. klasse: 17 Vedrørende skoler: Der udarbejdes beregninger med klassedannelse på hhv. 24, 25 og 26 elever. Bemærkning: Beregningerne gælder alle klassetrin og ikke kun ved klassedannelse i bh. kl. Beregningerne herpå medtages i alle spm. vedr. skolerne. Klassedannelse 24: Antallet af klasser falder fra 291 i 2015/2016 til 275 i 2022/2023. I samme periode falder den gennemsnitlige klassekvotient fra 20,3 til 20,0 Klassedannelse 25: Antallet af klasser falder fra 278 i 2015/2016 til 270 i 2022/2023. I samme periode falder den gennemsnitlige klassekvotient fra 21,3 til 20,3 Klassedannelse 26: Antallet af klasser falder fra 270 i 2015/2016 til 258 i 2022/2023. I samme periode falder den gennemsnitlige klassekvotient fra 21,9 til 21,3 Generelt vedr. klassestørrelser kan det anføres, at mange års pædagogisk forskning (herunder John Hatties analyser) ikke har kunnet påvise en stor, negativ effekt af lavere klassestørrelser i forhold til læringsudbytte. Specifikt i forhold til dannelsen af nye klasser i udskolingen gælder i nogen grad de samme argumenter - både for og imod - som i forhold til dannelsen af udskolingsskoler, jfr. nedenfor. Især kan fremhæves, at der ved ny klassedannelse bliver mulighed for at starte på en frisk i nye omgivelser - og modsat at kontinuiteten i forhold til det hidtidige skoleforløb brydes. 17

128 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -18 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Vedrørende skoler: 18 Muligheden for at danne større og/eller ændrede skoledistrikter. Bemærkning: Spørgsmålet om ændrede skoledistrikter besvares via spm. 14. Der henvises til svaret på spm. 14. Derudover kan det nævnes, at kommunen fra år til år kan ændre skoledistriktgrænser. I Brøndum & Fliess Analyse af potentialer i ny skole- og dagtilbudsstruktur af 27. november 2014 afsnit er den fleksible anvendelse af hjemklasserne (vandreklasser) beskrevet. I forhold til en fleksibel anvendelse af klasselokalerne fra klasse er antaget, at denne indebærer, at der opereres med 50 % hjemklasser i forhold til det faktiske antal klasser. Dette skyldes, at udskolingen i langt større udstrækning har behov for faglokaler som en naturlig faglig og pædagogisk ramme for undervisningen. En øget fleksibilitet i tilrettelæggelsen af undervisningen på tværs af klasser fra klasse indebærer, at antallet af hjemklasser mindskes til fordel for en øget anvendelse af øvrige lokaler, eksempelvis som faste matematiklokaler. Dette anses grundlæggende som en holdbar faglig løsning for specielt de større klasser. Disse har ikke samme tilhørsforhold til hjemklassen som fx indskolingsklasserne, ligesom de i mindre grad anvender hjemklassen til fordel for bl.a. faglokaler. 19 Vedrørende skoler: Arealoptimering ved brug af vandreklasser på samtlige klassetrin og fra og med 6. klasse undersøges Når principper om øget fleksibilitet i anvendelsen af lokaler medregnes, vil anlægsinvesteringer til nye lokaler i scenarierne falde. Nedenfor er forudsætningerne anført for en enkelte skole: Skole Klassekapacitet* Potentiale for øget kapacitet ** Engelsborgskolen lokaler Fuglsanggårdsskolen lokaler Hummeltofteskolen lokaler Kongevejens Skole lokaler Lindegårdsskolen lokaler Lundtofte Skole lokaler Taarbæk Skole lokaler Trongårdsskolen lokaler Virum Skole lokaler 10. klassescenteret / / Brug af vandreklasser En øget fleksibilitet i undervisningen på tværs af klasser indebærer, at antallet af hjemklasser reduceres med op til 50% for klasserne Sorgenfriskolen lokaler / Heldagsskolen Fuglsanggård 11 / / Note: * Klassekapaciteten er antallet af hjemklasser/undervisningslokaler, jf. Bascon-opgørelse fra november ** Potentialet for øget kapacitet er opgjort i Bascon-opgørelsen fra november Indfrielse af potentialerne kræver implementeringsomkostninger i forbindelse med flytning af enkelte funktioner og indtænke større fleksibilitet, skaffe 18

129 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -19 af 29 mere kapacitet gennem alternativ udnyttelse af type 1 lokaler (kontor, møder, vejledning, samtaler mv.), samtænke SFO, klubber og indskoling samt anvende alternative boliger (fx inspektørbolig) og alternative anvendelser (fx tandklinik) mv. I de efterfølgende 6 tabeller fremgår det potentielle antal vandreklasser for samtlige skolers klassetrin, jf. ovenstående antagelse om, at der opereres med 50 % hjemklasser i forhold til det faktiske antal klasser: De to første tabeller viser antal klasser ved klassedannelse 24 og det potentielle antal vandreklasser (6.-9. klasser) ved klassedannelse 24 De to næste tabeller viser antal klasser ved klassedannelse 25 og det potentielle antal vandreklasser (6.-9. klasser) ved klassedannelse 25 De to sidste tabeller viser antal klasser ved klassedannelse 26 og det potentielle antal vandreklasser (6.-9. klasser) ved klassedannelse 26 Antal klasser ved klassedannelse / / / / / / / / 2023 Engelsborgskolen Fuglsanggårdsskolen Hummeltofteskolen Kongevejens Skole Lindegårdsskolen Lundtofte Skole Taarbæk Skole Trongårdsskolen Virum Skole I alt Potentielt antal vandreklasser (6.-9. klasser) ved klassedannelse / / / / / / / 2022 Engelsborgskolen Fuglsanggårdsskolen Hummeltofteskolen Kongevejens Skole Lindegårdsskolen Lundtofte Skole Taarbæk Skole Trongårdsskolen Virum Skole I alt / 2023 Antal klasser ved 2015/ 2016/ 2017/ 2018/ 2019/ 2020/ 2021/ 2022/ 19

130 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -20 af 29 klassedannelse Engelsborgskolen Fuglsanggårdsskolen Hummeltofteskolen Kongevejens Skole Lindegårdsskolen Lundtofte Skole Taarbæk Skole Trongårdsskolen Virum Skole I alt Potentielt antal vandreklasser (6.-9. klasser) ved klassedannelse / / / / / / / 2022 Engelsborgskolen Fuglsanggårdsskolen Hummeltofteskolen Kongevejens Skole Lindegårdsskolen Lundtofte Skole Taarbæk Skole Trongårdsskolen Virum Skole I alt / 2023 Antal klasser ved klassedannelse / / / / / / / / 2023 Engelsborgskolen Fuglsanggårdsskolen Hummeltofteskolen Kongevejens Skole Lindegårdsskolen Lundtofte Skole Taarbæk Skole Trongårdsskolen Virum Skole I alt Potentielt antal vandre- 2015/ 2016/ 2017/ 2018/ 2019/ 2020/ 2021/ 2022/ 20

131 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -21 af 29 klasser (6.-9. klasser) ved klassedannelse 26 Engelsborgskolen Fuglsanggårdsskolen Hummeltofteskolen Kongevejens Skole Lindegårdsskolen Lundtofte Skole Taarbæk Skole Trongårdsskolen Virum Skole I alt Vandreklasser betyder, at hver klasse ikke får sit eget klasseværelse, men skal flytte rundt time for time. For den logistiske planlægning af elevernes skema betyder det, at alle fag, som ikke kræver et bestemt faglokale (gymnastik, fysik, madkundskab), kan placeres i et ledigt lokale, hvilket giver en større fleksibilitet i planlægningen og mulighed for større anvendelse af de enkelte lokaler. Ved vandreklasser er der ikke mulighed for, at eleverne sætter et særligt præg på deres klasse, ligesom behovet for taskeskab / skuffe til bøger / materialer må rykke ud på gangene. En særlig udfordring kan være at tilrettelægge spisepausen dette kan evt. løses ved spisefaciliteter et andet sted. Jo flere klasser, der er i forhold til det totale antal af almindelige lokaler, jo sværere bliver den pædagogiske opgave med at tilrettelægge et sammenhængende undervisningsforløb for den enkelte klasse hen over ugen. 21

132 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -22 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Der er principielt mulighed for et betydeligt samarbejde på frivilligt basis mellem skolerne. Det er op til skoleledelserne efter dialog med skolebestyrelserne på de involverede skoler at aftale vilkår og samarbejde nærmere. Et samarbejde kan eksempelvis omfatte følgende: 1. Udbud af valgfag på tværs af skolerne 2. Samarbejde om undervisning i den fagopdelte undervisning, idet der dannes hold på tværs af skolernes årgange 3. Samarbejde om understøttende undervisning på tværs af skolerne og omfattende både elever fra indskoling, mellemtrin og udskoling 20 Vedrørende skoler: Undersøge forskellige muligheder for samarbejde på tværs af skoler i udskolingen Bemærkning: Spørgsmålet retter sig mod potentialer ved at samarbejde på tværs omkring valgfag og sprogfag, hvor lærerne bevæger sig mellem de forskellige skoler 4. Samarbejde om den åbne skole, hvor eksempelvis et virksomhedssamarbejde går på tværs af skolerne. Undervisning kan erlægges delvist på virksomhederne 5. Udbud af linjer i udskolingen, eksempelvis en naturfaglig eller en musisk-kreativ linje, som eleverne på tværs af skolerne kan vælge fra 7. klasse 6. Udveksling af materiale til tematiserede undervisningsforløb, som efterfølgende kan overtages og gennemføres af andre lærere og pædagoger 7. Samarbejde om formulering af læringsmål for specifikke læringsforløb i alle fag, som stilles til rådig for lærerne på de skoler, der samarbejder. Der kan oprettes en læringsbank med læringsmål for specifikke læringsforløb 8. Udviklingsprojekter, eksempelvis indretning af nye faglokaler (matematik, historie) eller principper og erfaringer med fælles forberedelse 9. Samarbejde om gennemførelse af auditorieundervisning, hvor udskolingsklasser mødes og får en fælles forelæsning i alle 7. klasser i principielt alle fag 10. Videobaseret undervisning i eksempelvis fransk eller matematik i eksempelvis 3-5 klasser på forskellige matrikler, som efterfølgende følges op af læreren i den enkelte klasse 22

133 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -23 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Der er en lang række muligheder for at sammenlægge skoler, som supplerer scenarierne i strukturanalysen. Der kan eksempelvis dannes nye og større skoledistrikter med undervisning på flere matrikler i hvert enkelt skoledistrikt, idet det samtidig forudsættes, ar der fortsat i udgangspunktet sker undervisning fra klasse på de sammenlagte skoler. Følgende sammenlægninger kan gennemføres, idet nogle skoler indgår i flere sammenlægningsscenarier: (flere eksempler kan angives): 1. Taarbæk Skole og Trongårdsskolen 2. Trongårdsskolen og Lindegårdsskolen 3. Lundtofte Skole og Kongevejens Skole 4. Trongårdsskolen, Taarbæk Skole, Lundtofte Skole og Kongevejens Skole 21 Vedrørende skoler: Modeller for, at skoler "lægges sammen" med henblik på at optimere klassedannelsen på tværs af eksisterende skoledistrikter, dog med den forudsætning, at der stadigvæk skal undervises fra klasse alle steder, og at der skal være daglig ledelse alle steder. 5. Engelsborgskolen og Lindegårdsskolen 6. Virum Skole, Hummeltofteskolen og Fuglsanggårdsskolen 7. Hummeltofteskolen og Fuglsanggårdsskolen Generelt gælder, at der etableres administrative fælleskaber på alle de sammenlagte skoler med henblik på at effektivisere administrationen. Denne effektiviseringsmulighed eksisterer således for alle sammenlægninger på de 7 ovenfor anførte eksempler. Kommentarer til sammenlægningerne: Ad 1: En fælles ledelse vil understøtte et samarbejde om blandt andet fælles undervisningsforløb mellem Taarbæk Skole og Trongårdsskolen. Dette kan øge motivationen for forældre og elever til, at eleverne efter 6. klasse fortsætter i 7. klasse på Trongårdsskolen. Det er endvidere en mulighed, at elever fra Taarbæk skole, allerede efter 5. klasse, overgår til 6. klasse på Trongårdsskolen. Ad 2 og 3: Begge forslag til sammenlægninger sikrer, at de to mindre skoler - Lindegårdsskolen og Lundtofte Skole - lægges sammen med naboskolerne Kongevejens Skole og Trongårdsskolen med henblik på både i undervisningen og i de administrative opgaver at høste stordriftsfordele. På det korte sigt betyder sammenlægningen næppe, at der nedlægges klasser, hvorimod der på lidt længere sigt kan etablere et tættere samarbejde, som muliggør, at der etableres færre klasser med lidt flere elever i hver klasse med udgangspunkt i, at de to skoler danner et fælles distrikt, hvorfor eleverne under hensyn til bopæl kan fordeles på en mere hensigtsmæssig måde. 23

134 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -24 af Belysning af muligheden for at omdanne Heldagsskolen til en gruppeordning, tilknyttet Fuglsanggårdsskolen Bemærkning: Her ses på effektiviseringspotentialet ved ledelse og bygninger. Ad 4-6: De foreslåede sammenlægninger tager udgangspunkt i strukturanalysens fokus på distriktsledelse i 3 distrikter. Der foreslås samme skoler sammenlagt således, at der dannes 3 større skoledistrikter med undervisning på alle eksisterende matrikler (skoler). Der etableres ikke distriktsledelse, som indbefatter flere områder end skolerne (fx dagtilbud). I de sammenlagte skoler under punkt 4-6 fokuseres på en skoleledelse, som hver leder én af de tre skoler, gennem undervisning på de nuværende matrikler. Ad 7: Under dette punkt sammenlægges alene Hummeltofteskolen og Fuglsanggårdsskolen med henblik på at skabe nye skoler, der nogenlunde elevmæssigt har samme størrelse. Der henvises i øvrigt til beslægtede svar på spørgsmål 14 og 18. De økonomiske konsekvenser ved at omdanne Heldagsskolen Fuglsanggård til en gruppeordning tilknyttet Fuglsanggårdsskolen belyses nedenfor. Det forudsættes, at klasserne flyttes 1-til-1, det vil sige, at eleverne fra Heldagsskolen Fuglsanggård ikke blandes med elever fra almenklasserne på Fuglsanggårdsskolen. De økonomiske konsekvenser vedrører dels anlægsinvesteringer, dels driftsøkonomiske konsekvenser for så vidt angår ledelse og administration samt bygningsdrift, rengøring og energi, jf. forudsætningerne i Analyse af potentialer i ny skole- og dagtilbudsstruktur af 27. november Såfremt Heldagsskolen Fuglsanggård flyttes til Fuglsanggårdsskolen vil der være følgende økonomiske konsekvenser (implementeringsomkostninger er ikke beregnet): I lighed med Brøndum & Fliess Analyse af potentialer i ny skole- og dagtilbudsstruktur af 27. november 2014 vurderes det, at der er brug for etablering af yderligere 2 lokaler på Fuglsanggårdsskolen i alt en anlægsinvestering på godt 3 mio. kr. Den ændrede struktur medfører en effektivisering i forhold til lønsum til en skoleleder og lønsum til en kontorleder. I dette tilfælde udgør driftseffektiviseringen på sigt op til godt 1 mio. kr. årligt Den ændrede struktur medfører en samlet driftseffektivisering relateret til bygningsdrift, rengøring og energi (el, vand og varme) på op til ca. 0,4 mio. kr. årligt De samlede økonomiske konsekvenser ved en sammenlægning af Heldagsskolen Fuglsanggård og Fuglsanggårdskolen på Fuglsanggårdskolen er dermed en årlig driftseffektivisering på små 1,5 mio. kr. og en anlægsinvestering på ca. 3 mio. kr. Hertil kommer salg af ejendom på ca. 4 mio. kr. Pædagogiske argumenter: En integration af Heldagsskolen som en gruppeordning i Fuglsanggårdsskolen kan styrke Lyngby-Taarbæk Kommunes status som "inkluderende kommune". Der kan i endnu højere grad end nu afprøves inklusionsforløb fra specialmiljøet til almenmiljøet i trygge rammer. På Heldagsskolen går elever med sociale - følelsesmæssige vanskeligheder og/eller ADHD. Sociale - følelsesmæssige vanskeligheder kan beskrives ved elevens følelsesmæssige udfordringer, lave selvværd og vanskeligheder med at begå sig socialt. ADHD kan beskrives som en forstyrrelse med massiv indflydel- 24

135 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -25 af 29 se på elevens koncentration, opmærksomhed, hukommelse og overblik og kan manifestere sig som fysisk og / eller indre uro. Begge elevgrupper kan til tider have adfærdsproblemer. Heldagsskolens perspektiver på læring rækker ud over den faglige undervisning. Igennem specialpædagogisk praksis er der udviklet et læringsmiljø, der trækker på multiple specialpædagogiske tilgange, hvor udvikling af elevens personlige, sociale og faglige potentiale er i fokus. Denne specialiserede praksis udvikles af personalet i hverdagen i samspillet mellem teori og praksis. I overvejelserne om oprettelse af en gruppeordning på Fuglsanggårdsskolen er det derfor afgørende, at gruppeordningen struktureres og rammesættes med en tryg og forudsigelig ramme i et lille struktureret miljø med en læringstilgang, som indeholder potentiale og specialviden til at skabe flow i elevernes læringspotentialer, såvel fagligt som socialt. Det betyder, at der skal tages højde for afgrænsede/skærmede områder med fleksible løsninger alt efter elevgruppens aktuelle dynamik og sammensætning. Erfaringsmæssigt kan der være mange konflikter omkring Heldagsskolens elever, hvorfor det kan være nødvendigt, at ordningen ledelsesmæssigt organiseres med fuldtidsledelse, som har den fornødne tid til et udvidet samarbejde med personale, forældre og elever. 25

136 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -26 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Neden for fremgår lokalekapaciteten for Sorgenfriskolen, jf. Bascons Lokaler og potentialer i Lyngby- Taarbæk Kommunes skoler af 6. november 2014 (markeret med kursiv): Hjemklasselokaler under 50m2: 14 Grupperum: 5 Fælles læringsarealer: 5 (Fælles læringsareal omfatter fælles læringscenter/ bibliotek/ pædagogisk servicecenter for elever, gangarealer indrettet til ophold og læring, te-køkkener, kantine-/caféområde. IT/EDB-rum er talt med i denne opgørelse, idet de typisk er etableret i sammenhæng/nærheden af det pædagogiske servicecenter) Faglokaler: 8 23 Muligheden for at fusionere Heldagsskolen og Sorgenfriskolen belyses Bemærkning: Som et led i dette dobbelt-tjekkes kapaciteten på Sorgenfriskolen, herunder dennes SFO/klub lokaler. Øvrige lokaler type 1: 7 (Mindre lokaler som anvendes til kontor, møder, vejledning, samtaler mv. og som anvendes af skolens samlede personale herunder f.eks. ledelse, administration og støttefunktioner som f.eks. skolepsykolog, læsevejleder og sundhedsplejerske) Øvrige lokaler type 2: 4 (Større lokaler som personalerum eller store lokaler målrettet forberedelse) Øvrige lokaler type 3: 2 (Øvrige lokaler som ikke umiddelbart kan placeres i type 1 og 2) Sorgenfriskolens SFO: Fællesarealer: 3 Grupperum: 4 Værksteder: 3 Øvrige lokaler type 1: 1 SFO er på Sorgenfriskolen indrettet dels i sammenhæng med skolens lokaler, dels i skolens hovedbygning og dels i Henriksholm, der oprindeligt er opført som boligbebyggelse og i dag ligger som en fritliggende bygning i skolens skolegård med forbindelsesgang til skolens hovedbygning. Disse SFO-lokaler er talt med i opgørelsen af skolens lokaler. Derudover er der indrettet SFO-lokaler i to bygninger beliggende ca. 50m fra skolen i fugleflugtslinje; disse SFO-lokaler er opgjort separat. 26

137 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -27 af 29 Potentialer mulighed for tilvejebringelse af kapacitet Det er formentligt muligt at tilvejebringe 1 ekstra hjemklasselokaler ved omlægning af depot. Det er muligvis muligt at tilvejebringe ekstra hjemklasselokaler i forbindelse med skolens kreative faglokaler ved at flytte rundt på funktioner og udnytte faglokaler mere fleksibelt. Det er formodentligt muligt at tilvejebringe1-2 ekstra hjemklasselokaler ved at anvende SFO grupperum fleksibelt. SFO grupperum på skolen og hjemklasselokaler er på Sorgenfriskolen omtrent samme størrelse. Der vurderes ikke at være mulighed for tilvejebringelse af ekstra kapacitet på i SFO-bygningerne på Kongevejen 49 og 51. Sorgenfriskolen er en specialskole, som modtager børn med generelle indlæringsvanskeligheder, børn med specifikke indlæringsvanskeligheder og børn med vidtgående indlæringsvanskeligheder. P.t. har skolen følgende klasser: 6 klasser (op til 11 børn pr. klasse) for børn med generelle indlæringsvanskeligheder (A-klasser) - elever med generel kognitiv funktionsnedsættelse 4 klasser (op til 8 børn pr. klasse) for børn med specifikke indlæringsvanskeligheder (C-klasser) - elever med diagnoser inden for autismespektrumforstyrrelser og normal begavelse 1 klasse (op til 8 børn i klassen) for børn med vidtgående indlæringsvanskeligheder (B-klasser) - elever med vidtgående kognitiv funktionsnedsættelse Sorgenfriskolen har endvidere en fritidsordning for klasserne. Heldagsskolen Fuglsanggård er et specialtilbud for op til 48 elever fra 0. til 9. klasse. Heldagsskolen er placeret på 2 matrikler, Fuglsanggårds Allé 10 og Askevænget 10B: På Fuglsanggårds Allé findes afdelingen for elever i aldersgruppen 0. 5./6. klasse. Normeret til 3 grupper med op til 8 elever i hver Undervisningen tilrettelægges individuelt, foregår i små grupper og følger så vidt muligt den kommunale undervisningsplan På Askevænget findes afdelingen for elever i aldersgruppen 5./6. 9. klasse. Normeret til 3 grupper med op til 8 elever i hver Undervisningen tilrettelægges individuelt og følger så vidt muligt den kommunale undervisningsplan Ud fra Bascons opgørelse vurderes det, at der er potentiale for at tilvejebringe 3 yderligere hjemklasselokaler. Dette betyder, at der samlet set er mulighed for 17 hjemklasselokaler på Sorgenfriskolen. 27

138 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -28 af 29 Ved en sammenlægning af Heldagsskolen Fuglsanggård og Sorgenfriskolen på Sorgenfriskolen vurderes det (i lighed med Brøndum & Fliess Analyse af potentialer i ny skole- og dagtilbudsstruktur af 27. november 2014), at der yderligere er brug for etablering af 5 hjemklasselokaler i alt en anlægsinvestering på godt 8 mio. kr. Samlet set vil matrikel Sorgenfriskolen derved få i alt 22 hjemklasselokaler. Hertil kommer eksisterende grupperum, læringsarealer, faglokaler mv. De driftsøkonomiske konsekvenser vedrører ledelse og administration samt bygningsdrift, rengøring og energi, jf. forudsætningerne i Analyse af potentialer i ny skole- og dagtilbudsstruktur af 27. november 2014: Den ændrede struktur medfører en effektivisering i forhold til lønsum til en skoleleder og lønsum til en kontorleder. I dette tilfælde udgør driftseffektiviseringen på sigt op til godt 1 mio. kr. årligt Den ændrede struktur medfører en samlet driftseffektivisering relateret til bygningsdrift, rengøring og energi (el, vand og varme) på op til ca. 0,4 mio. kr. årligt De samlede økonomiske konsekvenser ved en sammenlægning af Heldagsskolen Fuglsanggård og Sorgenfriskolen på Sorgenfriskolen er dermed en årlig driftseffektivisering på små 1,5 mio. kr. og en anlægsinvestering på op til ca. 8 mio. kr. Hertil kommer salg af ejendom på ca. 4 mio. kr. Pædagogiske overvejelser ved at fusionere Heldagsskolen og Sorgenfriskolen: På Sorgenfriskolen går elever med autismespektrumforstyrrelser og generelle indlæringsvanskeligheder. Elever med autismespektrumforstyrrelse har en forstyrrelse inden for de tre områder, som karakteriserer autisme, nemlig kommunikation/sprog, social evne og stereotyp adfærd. Autisme er således en samlet betegnelse for en bred gruppe af beslægtede vanskeligheder. Årsagen til autisme er biologisk, men omgivelserne har også stor betydning for, hvordan autismen kommer til udtryk hos den enkelte elev. Elever med vidtgående generelle indlæringsvanskeligheder udviklingshæmning kan beskrives ved, at de ikke udvikler sig så meget eller så hurtigt som andre elever. Det viser sig allerede i barndommen, hvor kognitive, sproglige, motoriske og sociale evner og færdigheder sjældent svarer til det, der ses hos jævnaldrende. Funktionsniveauet spænder bredt og inddeles efter forskellige sværhedsgrader. En fusionering af Sorgenfriskolens og Heldagsskolens elevgrupper vil stille store krav til den pædagogiske og fysiske organisering af læringsmiljøet. Det skønnes at elevgrupperne har så forskellige behov, at det vil være nødvendigt at undervise dem adskilt. Heldagsskolens elever er sædvanligvis udadvendte og kan være konfliktskabende. Sorgenfriskolens elever har brug for ro og kan opleve personlig destabilisering, såfremt de udsættes for andre elevers uforudsigelige og til tider alvorlige adfærdsforstyrrelser. Disse forskelle kan medføre, at der ved en fusionering af de to skoler skal investeres betydeligt i det fysiske læringsmiljø for at skabe udviklingsmuligheder for begge elevgrupper. Det skal præciseres, at elevgrupperne ikke blandes i de fremsatte forslag. 28

139 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 1 - Side -29 af 29 Lbnr. Spørgsmål Svar Kommunal dagpleje kan indpasses i de eksisterende dagtilbud. Det vil i særlig grad være relevant at indpasse dem i de større dagtilbud, enten større vuggestuer og/eller store integrerede institutioner: 24 Vedrørende dagplejen: En belysning af muligheden for ny ledelsesmæssig og tilsynsmæssig organisering af dagsplejen, herunder mulighederne for i højere grad at dele lokaler med dagtilbuddene, samt muligheden for et justeret antal dagplejepladser. Bemærkning: Beskrivelsen udarbejdes i forhold til scenarier for en justering af dagplejen med hhv. 0, 25, 50 og 75 % effektivisering 1. Dagplejerne tilknyttes i udgangspunktet et børnehus. Hermed skabes en effektiviseringsmulighed i forhold til dagplejeledelsen og i forhold til antallet af dagplejepædagoger. Lederen af børnehuset vil overtage dele af dagplejeledelsens og dagplejepædagogernes opgaver. Ved denne løsning er det lederen i børnehuset, som har ansvaret for at dele faciliteter, både iden- og udendørsfaciliteter med den kommunale dagpleje. Endvidere kan gennemføres fælles aktiviteter med deltagelse af både børnehus og kommune dagpleje 2. Alternativt etableres en stordagpleje, dvs. dagplejere arbejder sammen områdevis på en fælles adresse i børnehusene med henblik på at sikre en højere kapacitetsudnyttelse i form af et øget antal børn pr. kommunal dagplejer 3. Endelig er der mulighed for, at der sker en reduktion eller eventuel nedlæggelse af den kommunale dagpleje, idet der kan oprettes et kompenserende antal vuggestuepladser Effektiviseringspotentialet er angivet nedenfor ved en reduktion på den kommunale dagpleje på 0, 25 %, 50 % og 75 %: 0 % 25 % 50 % 75 % Effektiviseringspotentiale i kroner

140 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 2 - Side -1 af 4 Brevudkast Til Undervisningsministeriet Ansøgning om dispensation i medfør af folkeskolelovens 55 Lyngby-Taarbæk Kommune ansøger hermed, i medfør af folkeskolelovens 55, om dispensation fra bestemmelserne i folkeskolelovens 36, jfr. 40, stk. 2, nr.3 (skoledistrikter), og folkeskolelovens 45 (skoleleder) om at få lov til at danne ét stort skoledistrikt/alternativt to eller tre skoledistrikter i kommunen, til kommunens ni folkeskoler. Kommunens udfordringer og baggrund for ansøgningen Baggrunden for ansøgningen er, at Lyngby-Taarbæk Kommune gennem en række år har oplevet både kapacitetsmæssige og pædagogiske udfordringer i forhold til håndtering af et stigende elevtal - og en ulige fordelingen af dette mellem kommunens skoler. Kommunen har således været både begunstiget og udfordret af et generelt stigende børne- og elevtal i kommunen - på grund af både flere fødsler og pga. stigende tilflytning. Især de faldende boligpriser, der har gjort det muligt for børnefamilier at flytte til kommunen - og et omfattende generationsskifte i flere af kommunens boligområder har været medvirkende hertil. Udviklingen har svinget fra år til år og fra skole til skole, således at nogle skoler nogle år har haft elevtal til dannelse af 2 spor, andre år til 3 spor og andre skoler har svinget mellem at være 3 sporede et år og i andre år 4 eller 5 sporede. Det stigende elevtal har endvidere været ulige fordelt på skoler, således at stigningen i elevtal og antal klasser ikke altid har været og er på de skoler, der har den største kapacitet, hvilket sætter nogle skoler under kapacitetsmæssigt pres, mens andre har ledig lokalekapacitet. En umiddelbar håndtering af dette vil være udbygning på nogle skoler, mens andre vil have ledig lokalekapacitet, hvilket set ud fra en samlet betragtning ikke vil være økonomisk rationelt. Kommunen har således gennem de seneste år arbejdet med en strategi for arealoptimering af kommunens bygningsmasse for at effektivisere ressourceanvendelsen og sikre flest mulige ressourcer til kerneopgaverne på de store velfærdsområder. En ineffektiv lokaleudnyttelse vil modarbejde denne strategi og betyde flere ressourcer til bygningsdrift end nødvendigt og dermed alt andet lige færre ressourcer til bl.a. skoleområdet. Endvidere giver det svingende antal spor på nogle skoler også en række udfordringer i forhold til det pædagogiske og faglige indskolingsmiljø på skolerne, da de årlige udsving giver problemer med at planlægge og fastholde et erfarent indskolingsteam.

141 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 2 - Side -2 af 4 Lyngby-Taarbæk Kommunen er en typisk bykommune i hovedstadsområdet med meget korte geografiske afstande mellem kommunens skoler og fra den ene ende af kommunen til den anden. Kommunens dagtilbud ligger endvidere placeret på en måde, så de ikke naturligt hænger sammen med bestemte skoler og skoledistrikter, ligesom forældrene ofte vælger dagtilbud efter andre kriterier end sammenhængen med barnets senere skolegang. Selv med et stort eller flere større skoledistrikter vil ingen elever få en lang skolevej. På baggrund af bl.a. disse udfordringer igangsatte Kommunalbestyrelsen i Lyngby- Taarbæk Kommune derfor i sommeren 2014 en stor analyse af kommunens samlede struktur for skoler og dagtilbud. Analysen skulle bl.a. fokusere på udviklingen i børnetallet, anvendelsen af (især) skolernes arealer og behovet for effektivisering af kommunens samlede ressourceanvendelse. Faktaboks med elevtal, antal skoler med antal spor samt geografiske afstande tilføjes. De nuværende handlemuligheder i Folkeskoleloven i forhold til håndtering af udfordringerne De umiddelbare handlemuligheder i forhold til at håndtere de ovenfor beskrevne udfordringer er følgende: Ændring og justering af skoledistrikter Ændring af skole- og ledelsesstrukturen, så flere skoler slås sammen i en afdelingsstruktur og med fælles skoledistrikt, ledelse og skolebestyrelse Den første handlemulighed ændring og justering af skoledistrikter ses ikke som en hensigtsmæssig løsning, bl.a. fordi elevtallet svinger fra år til år fra skole til skole. Det ville betyde, at der skulle laves næsten årlige skoledistriktsændringer forud for den årlige skoleindskrivning, hvilket vil skabe mindre forudsigelighed for forældre i forhold til, hvor deres børn kan komme til at gå i skole og en stor administrativ belastning i forhold til at håndtere årlige skoledistriktsændringer. Samtidig vil kravet om, at distriktsændringer helst skal gennemføres inden skoleindskrivningen gøre det svært at styre behovet for distriktsændringer, da de præcise elevtal først kendes, når indskrivningen har fundet sted og antallet af bl.a. privatskolebørn, tilflyttere og fraflyttere kendes. Den anden handlemulighed vurderes heller ikke som hensigtsmæssig i en kommune med ret otte ret store skoler og en enkelt mindre - og med en lovgivning, der placerer en række bestemte kompetencer hos skolelederen. Det ville betyde, at den overordnede skoleleder ville skulle træffe mange konkrete beslutninger, som loven har lagt hos

142 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 2 - Side -3 af 4 denne. Tilsvarende vil den overordnede skoleleder komme for langt fra skolernes dagligdag i en tid, hvor tæt og konkret pædagogisk ledelse er vigtig for en succesfuld implementering af folkeskolereformen og en fastholdelse af det høje faglige niveau, som kommunens skoler er kendt for. Hvad ansøges der om og hvad er formålet? Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med ovenstående udtrykt ønske om at kunne ændre de eksisterende skoledistrikter, ikke ved at nedlægge skoler, men ved at etablere ét stort skoledistrikt for hele kommunen - eller to til tre større skoledistrikter - omfattende alle selvstændige skoler, der fortsat skal have egne selvstændige skoleledelser og egne selvstændige skolebestyrelser. På den måde kan der ved den årlige klassedannelse opnås den mest hensigtsmæssige klassestørrelse og klassesammensætning på tværs af hele kommunen og de selvstændige skoler. Samtidig kan der fastholdes undervisning på alle de eksisterende skoler med et jævnt elevtal fordelt årene. Og der kan fastholdes et lokalt ledelsesansvar for hver af skolernes drift. Når kommunen ønsker denne dispensation, i stedet for etablering af en afdelingsstruktur eller distriktsledelse (og i den forbindelse nedlæggelse af eksisterende skoler) eller skoledistriktsændringer, skyldes det især følgende forhold: At etablering af ét stort skoledistrikt eller to eller tre større skoledistrikter - vil sikre en effektiv styring af elevfordelingen og udnyttelsen af de fysiske rammer på de enkelte skoler, så unødvendig udbygning undgås og der sikres homogene skolestørrelser Det er vigtigt at fastholde en lokal ledelse og en lokal skolebestyrelse på alle skoler, således at der skabes forældre engagement og sikres størst mulig forældrerepræsentation i skolebestyrelsesarbejdet og så der hele tiden tages ansvar for skolens samlede drift og samlede kvalitet ud fra de lokale betingelser. Det er således den politiske vurdering i Lyngby-Taarbæk Kommune, at der i forbindelse med implementering af skolereformen og de andre vigtige skoleopgaver skal fastholdes en lokal skoleledelse alle steder Den fleksibilitet i skoledistrikterne, som kommunen ønsker at opnå, skal kombineres med tryghed hos forældrene. Forældrene skal vide, at der fastholdes undervisning på alle skoler, og at der tages videst muligt hensyn til deres ønsker. Ved den konkrete fordeling af eleverne indenfor det fælles skoledistrikt vil der derfor blive taget konkrete hensyn til forældrenes interesser, herunder søskendekriterium og afstand til de enkelte skoler, og fordelingen vil ske i et samspil mellem de involverede skoleledelser og forvaltningen ud fra objektive kriterier.

143 Punkt nr. 7 - Strukturanalyse, genbehandling Bilag 2 - Side -4 af 4 Såfremt ministeriet ønsker yderligere oplysninger inden stillingtagen, leverer kommunen selvfølgelig det nødvendige. Vi deltager også gerne i et møde om sagen. Med venlig hilsen Sofia Osmani Borgmester Ulla Agerskov Direktør

144 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 1 - Side -1 af 4 Center for Borgerservice og Digitalisering Sagsnr Senest justeret 7. januar 2015 JUN/- Borgerrådgiverens årsberetning sept til august 2014 Forvaltningens opfølgning 1. Indledning Indholdet i Borgerrådgivers bemærkninger i årsberetningen for er opdelt i følgende hovedgrupper: Lang sagsbehandlingstid og manglende svar Pligt til vejvisning og vejledning Personaleadfærd Manglende opfyldelse af notatpligt Særligt vedr. aktindsigt Digitalisering Særligt i f.t. Ankestyrelsen (ved klager og modtagelse af afgørelser) Manglende vejledning om ret til partsrepræsentation og bisidder Borgerrådgiver fremhæver både skriftligt i beretningen og i sin mundtlige præsentation for kommunalbestyrelsen i november 2014, at mange af punkterne handler om ting, der falder inden for hovedbegrebet god forvaltningsskik. Forvaltningen tænker sin hovedindsats i f.t. disse emner samlet i tre typer, der kan dække på tværs af emnerne: Undervisning i god forvaltningsskik og de faktiske regler: o for nye medarbejdere, der måske ikke har haft administrative emner i deres uddannelse eller praktiske erfaring forud og o som genopfriskning af gammel viden og orientering om nye ting med faste mellemrum for allerede ansatte inkl. ledere/chefer Fastlæggelse af interne regler på særskilte områder (som supplement til undervisningen i god forvaltningsskik ) Praktiske handlinger til justering af forholdene på nogle områder Endeligt er der nogle få af forslagene, som forvaltningen ikke finder det hensigtsmæssigt at arbejde videre med. Direktionen konstaterer, at gældende lovgivning med bl.a. fastsatte tidsfrister skal overholdes på samme vis, som også de mere uskrevne regler inden for god forvaltningsskik. Desuden skal mængden af sager og henvendelser i årsberetningen ses i lyset af det meget store antal sager og henvendelser, der er på årsbasis i en kommune som Lyngby-Taarbæk, jf. også opfølgningen på sidste års beretning fra Borgerrådgiver. Borgerrådgivers seneste beretning summerer det samlede antal indsatspunkter over de to beretningsår op til 50 i alt plus 3 underpunkter. Heraf betragter Borgerrådgiver 10 plus 1 underpunkt som gennemført fuldt tilfredsstillende. Der resterer m.a.o. 40 plus 2 underpunkter at forholde sig til. Heraf er de 20 punkter nye i f.t. beretningen for I de følgende afsnit vil blive uddybet, hvad der er den valgte forvaltningsopfølgning på emnet. Tiltagene i disse afsnit vil langt ad vejen være noget, der af andre årsager også er sat gang i. Side 1 af 4

145 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 1 - Side -2 af 4 Center for Borgerservice og Digitalisering Sagsnr Senest justeret 7. januar 2015 JUN/- Forvaltningens indsats må derfor have som mål at bevidstgøre hele organisationen så vidt muligt om, hvad reglerne (de aktuelle) faktisk er, hvad de mere uskrevne regler i god forvaltningsskik er, og at der er et vedvarende behov for at tænke på at forebygge fejl. 2. Undervisning i god forvaltningsskik i bred forstand og reglerne Undervisningen eller kursusforløbene har Borgerrådgiver generelt anbefalet (nr. 38). Undervisningens indhold skal være en længere række af krav til den administrative proces, som det er fastlagt i forvaltningsloven, offentlighedsloven, retssikkerhedsloven (på det sociale område) og en lang række fagspecifikke love, Lyngby-Taarbæk Kommunes egne interne regler samt som et generelt supplement hertil de uskrevne regler, der bl.a. af Folketingets ombudsmand er sammenfattet i begrebet god forvaltningsskik i øvrigt. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende. Borgerrådgiver har f.eks. nævnt følgende emner (som det i hvert fald handler om): 10 dages-fristen for besvarelse af henvendelser (nr. 3) Besked til borger ved overskridelse af frister (nr. 8) Intern advisering (fra ESDH-systemet) om frister (nr. 9) Vejledningsansvar påhviler den, borger snakker med (nr. 13) Korrekt og fyldestgørende vejledning (nr. 12) Vejledningsansvar om hele kommunen generelt også uden for eget område (nr. 15) Vejledningspligt og (delvist) bedre vejledningskompetencer (nr. 33 og delvist 14) Notatpligten (lovbestemt og ulovbestemt) og interne retningslinjer om notaters form og indhold (nr. 26, 27 og 37) Særlige forhold omkring aktindsigt (nr. 28, 29, 39, 40 og 41) Særlige forhold omkring ankesager i f.t. Ankestyrelsen (46, 47 og 48) Vejledning om partsrepræsentanter og bisidder (nr. 49) Listen over emnerne er ikke udtømmende. Det er ud fra den relevante lovgivning mv., emnelisten skal fastlægges fuldt ud. Hvordan undervisningen skal afvikles, kan der være flere modeller til, ligesom der over tid kan tænkes elementer af e-learning ind i det, så logistikken i det gøres så hensigtsmæssig som muligt. Den praktiske afvikling vil blive fastlagt i foråret Om det som et led heri kan være relevant at tænke i f.eks. udvekslings-/praktikophold (nr. 14b) må også ligge i den konkrete udførelse. Derudover er der behov for en eller anden form for undervisnings- eller opfølgningsforløb om, hvordan en fornuftig og inddragende dialog med borgerne kan foregå, så bl.a. uhensigtsmæssig personaleadfærd undgås (nr. 22, 32, 36 og 42) under en eller anden form og ikke nødvendigvis sammenhængende med den øvrige undervisnings emner. Som en særlig udløber er der behov for et større internt fokus på kommunens hjemmeside ltk.dk og for hver afdeling/center særligt fokus på egne sider på denne og den information, der ligger dér: Rummer den de relevante kontaktoplysninger (nr. 17) Er teksterne forståelige i sig selv (så en forklaring af forklaringen (FAQ) kan undgås) (nr. 18) Mangler der tekster om relevante ting, så der faktisk kan fremsøges noget om det (nr. 35) eller skal teksterne revideres (nr. 34) Mangler tidsforløb/procesbeskrivelser og særlige (længere) svarfrister end den generelle (nr. 4) Skabe grundlaget for, at centrets medarbejdere kan vejlede om, hvad der findes på hjemmesiden, og hvordan man bruger det (nr. 14) En særlig del heraf kan være, at de enkelte områder samtidigt forholder sig til, hvordan vejledning af ikke digitalt parate borgere kan foregå på en for dem fornuftig måde inkl. de selvbetjeningsløsninger der hører til normalbrugerens kommunale service på det område (nr. 20, 30 og 43). Side 2 af 4

146 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 1 - Side -3 af 4 Center for Borgerservice og Digitalisering Sagsnr Senest justeret 7. januar 2015 JUN/- Borgerservice udfører normalt medbetjening på selvbetjeningsløsninger, men også andre dele af forvaltningen har tilsvarende direkte kontakt med fremmødte borgere ligesom Biblioteket og en række private organisationer kan hjælpe i konkrete situationer. 3. Fastlægge / erindre om retningslinjer og fastlægge procedurer Det er de enkelte centre og deres afdelinger, der fastlægger de konkrete procedurer til, hvordan reglerne kan blive overholdt (bl.a. nr. 11 og 28b, men det indgår som element i flere af de andre også). Tilsvarende vil de centervis skulle tage stilling til behovet for (supplerende) interne skriftlige retningslinjer for særlige elementer i sagsbehandlingen. I dette arbejde kan det være hensigtsmæssigt at benytte f.eks. GoPro s muligheder for at lave erindringer til sagsbehandleren, når posten er modtaget og registreret. Ultimo 2015 overgår kommunen til SBSys som det generelle ESDH-system i kommune. Forud for det går en proces med at få lavet de relevante sagsskabeloner i SBSys som bl.a. kan rumme de relevante erindringer. Det vil være oplagt at få indarbejdet sådanne alle steder, hvor det giver mening i sagen. Effekten af disse automatiske adviseringer forudsætter selvfølgeligt, at der bliver oprettet en sag. I første halvår af 2015 skal alle centre i forvaltningen gennem en proces, hvor der tænkes i at digitalisere de samlede arbejdsgange i videst mulig omfang. Skiftet til SBSys bruges som anledning til en generel gennemgang af sagsgangene rundt omkring i forvaltningen. En del af det er at tænke en sagsskabelon sammen med (mere) automatiseret oprettelse af sager på baggrund af henvendelser udefra (uanset hvordan og hvorfra de kommer). I så fald, vil automatiseret advisering rigtig komme til sin ret. Borgerrådgiver lægger i nr. 10 op til at fastlægge sagsfrister på andre områder end det sociale (hvor det skal ske ud fra retssikkerhedsloven). Kommunen har allerede en generel sagsbehandlingsfrist på 10 arbejdsdage. Den kan der selvfølgeligt erindres specifikt om, ligesom den skal inddrages i den undervisning, der skal ske efter afsnit 2 ovenfor. I det omfang, at der på konkrete områder er forventelige tidsforløb for sagsbehandlingen, hvori der også kan ligge længere svarfrister af saglige årsager, skal disse tidsforløb og svarfrister indgå i indholdet på ltk.dk s tekst om emnet, jf. ovenfor i afsnit Praktiske handlinger Borgerrådgiver foreslår at rette standardteksten i de automatiske mail-kvitteringer, der er sat op på kommunens mail-postkasser (nr. 31). Borgerrådgiver ønsker en mere juridisk forpligtende formulering. Forvaltningen fastholder den mere almene nuværende formulering, som også vejleder om, hvilket telefonnummer man kan kontakte. Borgerrådgiver foreslår løbende dialog og tilfredshedsmålinger som et redskab til at regulere personaleadfærd (nr. 23). Det overvejes. Generelt kan der være behov for opsamling af borgernes oplevelser ud over den evaluering, som klagesager og tilsvarende faktisk også er. Til det har kommunen et redskab, hvor borgerne kan aflevere deres umiddelbare indtryk på en enkel måde. Apparatet har været opstillet i Borgerservice i en periode. Det kan opsættes i perioder også de andre steder i forvaltningen, hvor borgerne kommer for at blive betjent, f.eks. i Jobcentret eller Pladsanvisningen. Borgerrådgiver har en række forslag til, hvordan der kan gøres en særlig indsats over for digitalt svage borgere (nr. 43, 44 og 45 og som elementer i flere andre punkter). Det er vigtigt at holde fast i, at uanset hvor meget, der er blevet digitaliseret, er der faktisk ikke i LTK fjernet nogle muligheder de gammelkendte kanaler ind i forvaltningen er fortsat åbne f.eks. den personlige betjening i Borgerservice og andre steder i forvaltningen. At de digitalt parate har fået nye og nemmere muligheder ( kanaler ) for at opnå det, det ønsker, har ikke ændret for de resterendes muligheder. Side 3 af 4

147 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 1 - Side -4 af 4 Center for Borgerservice og Digitalisering Sagsnr Senest justeret 7. januar 2015 JUN/- Men den personlige service har ændret karakter: Hvor man tidligere henvendte sig ved en skranke og fik hjælp, kan man nu blive sat ved en PC, hvor en medarbejder (som medbetjening) vil hjælpe borgeren gennem en obligatorisk selvbetjeningsløsning. Denne type servicering vil have en glidende overgang til, at opgaven fuldt ud udføres af medarbejderen med borgers løbende inddragelse og accept. I realiteten vil det være det samme, hvis et familiemedlem eller bekendt hjalp borger på samme måde. Forslaget om, at forvaltningen fremover skal kunne rekvireres til at give ikke digitalt parate borgere service i eget hjem (nr. 44), virker ikke ressourcemæssigt overkommeligt. Forslaget om, mere bevidst i den løbende annoncering i lokale medier at gøre opmærksom på tiltag for ikke digitalt parate borgere (nr. 45), virker hensigtsmæssigt og overvejes i sammenhæng med andre informationstiltag. Forslaget om en intern liste over tilbud om retshjælp og bisidderordninger (nr. 50) virker umiddelbart hensigtsmæssig. Der er dog ikke gode erfaringer med at henvise til forskellige private aktørers tilbud, da det kan give et skævt billede af mulighederne Side 4 af 4

148 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -1 af 73 - Borgerrådgiverens årsberetning September 2013 august 2014

149 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -2 af 73 Indholdsfortegnelse FORORD 2013/2014:... 6 RESUME:... 8 FORMÅLET MED ÅRSBERETNINGEN STATISTIK Opmærksomhedspunkter ved læsning af statistik Antal borgerkontakter Sondring mellem klager og henvendelser Klager Udvikling fordelt på centre Udvikling fordelt på emner Antal afsluttede sager Udvikling i sager afsluttet med centersvar Udvikling i sagsbehandlingstid Henvendelser Udvikling fordelt på modtagelsesform Udvikling fordelt på emner FOKUSOMRÅDER, FORSLAG OG ANBEFALINGER FORTSATTE FOKUSOMRÅDER Lang sagsbehandlingstid og manglende svar Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. lang sagsbehandlingstid og manglende svar Afprøvning af nye og mere uformelle arbejdsgang hos borgerrådgiveren ved henvendelser om lang sagsbehandlingstid og manglende svar Automatisk kvittering for modtagelse af mails på alle eksternt postkasser. 26 Ny Anbefaling nr. 31 Ændring af ordlyden i automatisk mailkvittering Pligt til vejvisning og vejledning Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. pligt til vejvisning og vejledning Ny Anbefaling nr Undervisning i vejledningspligt Inddragelse af borgerne Ny Anbefaling nr. 32 Øget inddragelse af borgerne Borgerrådgiverens vejvisning, vejledning om regler, formidling af kontakt og hjælp til formulering af klager Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 2/47

150 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -3 af 73 Ny Anbefaling nr. 34 Fornyet revision af centrenes undersider til hjemmesiden med indlæggelse af flere kontaktoplysninger Ny Anbefaling nr. 35 Fortsat løbende forbedring af søgefunktionen på hjemmesiden Personaleadfærd Tonen over for borgerne Mangelfuld telefonbetjening Manglende diskretion i jobcentret Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. personaleadfærd Ny Anbefaling nr. 36 Undervisning i krav til personaleadfærd Manglende opfyldelse af lovbestemt notatpligt Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. notatpligt Ny Anbefaling nr. 37 Undervisning i notatpligt Ny Anbefaling nr. 38 Kursusforløb om lovgivningen og principperne for god sagsbehandling for alle, som sagsbehandler Aktindsigt Krav om besked om overskridelse af frist for aktindsigt Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. manglende overholdelse af de nye kortere frister for aktindsigt, manglende oplysning om fristoverskridelse og manglende begrundelse for begrænset aktindsigt Ny Anbefaling nr Afgørelser om begrænset aktindsigt vedlægges klagevejledning Ny Anbefaling nr Besked til borgeren ved nødvendig overskridelse af frist for aktindsigt Ny Anbefaling nr. 41 Medsendelse af aktliste Digitalisering bekymring for de borgere, der ikke kan kommunikere digitalt eller bruge selvbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. ikke digitale borgere samt borgere med begrænsede it færdigheder og behov for medbetjening Ny Anbefaling nr. 42 Tal roligt og tydeligt Ny Anbefaling nr. 43 Indbyrdes afklaring af medbetjeningsservice og liste over medbetjeningstilbud Ny Anbefaling nr. 44 Udvidelse af service til ikke-digitale borgere Ny Anbefaling nr. 45 Rubrik i DGO annonce om tilbud til ikke-digitale borgere og borgere med begrænsede it færdigheder NYE FOKUSOMRÅDER Manglende overholdelse af 4 ugers frist for genvurdering og indsendelse af klage til klageinstanser fx Ankestyrelsen Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 3/47

151 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -4 af 73 Ny Anbefaling nr. 46 Sikring af overholdelse af 4 ugers frist for genvurdering og indsendelse af klagesager Ny Anbefaling nr. 47 Besked til borgerne ved lovlig overskridelse af genvurderingsfristen Fornyet sagsbehandling snarest efter hjemvisning fra Ankestyrelsen Ny Anbefaling nr. 48 Retningslinjer til sikring af hurtig genbehandling af sager, hjemvist fra Ankestyrelsen Manglende vejledning til borgerne om deres ret til partsrepræsentation eller bisidder Ny Anbefaling nr. 49 Opfyldelse af vejledningspligt om ret til at benytte partsrepræsentant eller bisidder Ny Anbefaling nr. 50 Intern liste over tilbud om retshjælp eller bisidderordning Bilag 1: Borgerrådgiverens rammer og virksomhed Grundlaget for borgerrådgiveren Formålet med borgerrådgiveren Bemanding, fysiske rammer og åbningstider Borgerrådgiverens opgaver og kompetence Dialog med centrene og rapportering til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse Sagsbehandling hos borgerrådgiveren Kendskab til funktionen Netværk af borgerrådgivere og kurser/efteruddannelse... 5 Bilag 2 Borgerrådgiverens opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår 2012/ Lang sagsbehandling og manglende svar... 1 Anbefalinger som er gennemført fuldt tilfredsstillende (Anbefaling nr. 1, 2, 5, 6 og 7):... 1 Anbefalinger som borgerrådgiveren fastholder (Anbefaling nr. 3, 4, 8, 9, 10 og 11): Mangelfuld vejvisning og vejledning... 6 Anbefalinger som er gennemført fuldt tilfredsstillende (Anbefaling nr. 14C, 16 og 19)... 6 Anbefaling nr. 13, som er delvist gennemført... 6 Anbefalinger, som borgerrådgiveren fastholder (12, 14, 15, 14b, 17 og 18) Personaleadfærd (tonen overfor borgerne, telefonbetjening og diskretion i Jobcentret) Tonen overfor borgerne: Anbefaling nr. 21, som er gennemført fuldt tilfredsstillende Anbefaling nr. 22, som er delvist gennemført Anbefaling nr. 23, som fastholdes Telefonbetjening Anbefaling nr. 24, som er gennemført fuldt tilfredsstillende Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 4/47

152 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -5 af 73 Diskretion i Jobcentret Anbefaling nr. 25, som er gennemført fuldt tilfredsstillende Notatpligt Anbefaling nr. 26, som fastholdes Anbefaling nr. 27, som fastholdes Aktindsigt Borgerrådgiveren fastholder sine anbefalinger (Anbefaling nr. 28, 29 og 28b) Information til og betjening af ikke-digitale borgere Anbefalingerne nr. 20 og 30 er delvist gennemført, men fastholdes for så vidt angår fortsat behov for orientering til ikke-digitale borgere om kommunens servicetilbud til dem Bilag 3: Navigationsvejledning til pdf-fil:... 1 Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 5/47

153 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -6 af 73 FORORD 2013/2014: En borgerrådgiver danner bro mellem borger og kommune. Borgerrådgiveren kan hjælpe borgerne med at forstå kommunens afgørelser og serviceniveau samt give borgerne en realistisk forventning om, hvad de kan forvente fra kommunens side både i forhold til ydelser og i forhold til forløbet af deres sag. Borgerrådgiveren hjælper også kommunen med at se sig selv gennem borgernes øjne. Jeg opsamler og formidler hovedtendenserne i borgernes henvendelser og klager, så de kan anvendes proaktivt til intern læring og fremadrettede forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. Det er mit generelle indtryk, at Lyngby-Taarbæk Kommune i mange henseender er velfungerende med både dygtige medarbejdere og ledere samt et højt serviceniveau. Kommunen modtager hvert år flere hundrede tusinde henvendelser fra borgere, hvoraf det store flertal er tilfredse med den behandling de får og ikke kontakter borgerrådgiveren. Men den promille af borgere som henvender sig til borgerrådgiveren for at få vejledning, rådgivning eller klage over kommunens sagsbehandling og borgerbetjening er stadig en god indikator for, hvor der er grus i maskineriet, udviklingspotentiale og plads til forbedringer. Der begås fejl i alle organisationer med komplekse opgaver. Målet er ikke en nul-fejls-kultur, men derimod at lære af vore fejl og bruge dem til at gøre kommunens betjening af borgerne endnu bedre. De medarbejdere jeg møder i kommunens centre, er alle engagerede og dedikerede i forhold til målet om at give borgerne den bedst mulige service. De medvirker gerne aktivt til uformel og hurtig løsning af borgernes problemer og er parate til at indrømme og rette fejl, så borgerne får de ydelser, de er berettiget til. Ligesom kommunens centerchefer bruger sagsbehandlingsfejl i konkrete sager til generel læring og procedureforbedringer til fremadrettet glæde og gavn for både borgere og ansatte, samt giver klare udmeldinger om, at borgere skal have en utvetydig beklagelse af oplevet uvenlig personaleadfærd. Ledelsen af forvaltningen har i det forgangne år iværksat gode tiltag til gennemførelse af en række af mine anbefalinger til forbedring af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. I året der kommer, har forvaltningen planer om gennemførelse af endnu flere anbefalinger indenfor de fortsatte fokusområder samt tillige planer om etablering af en ny Borgerservicepolitik, udvikling af et fælles grundlag for god telefonisk borgerbetjening og et gå hjem møde om det gode borgermøde. Af min seneste årsberetning fremgår, at jeg i notat af 4. marts 2013 informerede forvaltningen om den hollandske klagehåndteringsmetode Styrket Borgerkontakt til brug for iværksættelse af et eventuelt pilotprojekt herom i kommunen. Forvaltningen planlægger aktuelt et sådant projekt. Der er således en udviklingsorienteret bevægelse i gang på alle niveauer i kommunen, hvor input fra borgerne formidlet af borgerrådgiveren løbende bruges til intern læring og forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 6/47

154 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -7 af 73 Lyngby-Taarbæk, oktober 2014 Mette Skov Sigersmark Borgerrådgiver i Lyngby-Taarbæk Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 7/47

155 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -8 af 73 RESUME: I 2. funktionsår 2013/2014 har jeg modtaget i alt 787 borgerkontakter. En stigning på 82 % i forhold til de i alt 432 borgerkontakter jeg modtog i 1. funktionsår 2012/2013. Med ét årsværk og dobbelt så stor søgning som i andre sammenlignelige kommuner er der behov for tilførsel af ekstra ressourcer til borgerrådgiverfunktionen. De bevilgede ressourcer er søgt udnyttet maksimalt gennem løbende rationalisering, effektivisering og justering af niveauet for den tilbudte hjælp og indførsel af nye og mere uformelle arbejdsgange. Den store søgning er et tydeligt tegn på, at borgerne har fået et godt kendskab til borgerrådgiverfunktionens eksistens. Allerede hjulpne borgere anbefaler andre borgere at gå til borgerrådgiveren med deres problemer, ligesom der sker henvisning fra kommunens sagsbehandlere, afdelingsledere, kommunalbestyrelsesmedlemmer og en række eksterne lokale aktører. Statistikken viser, at klager er faldet med 68 %, mens henvendelser er steget med 97 %. Flertallet af borgere ønsker ikke at klage men har behov for borgerrådgiverens vejvisning, vejledning eller formidling af kontakt til uformel løsning af deres problemer. I alle klagesager afsluttet med centersvar har borgeren fået fuldt medhold i sin klage, hvilket viser, at der var hold i borgernes klager men også, at centrene er parate til at indrømme, beklage og rette sagsbehandlingsfejl. Det er således fortsat mit indtryk, at kommunens centre er åbne og lydhøre over for borgernes klager og henvendelser og parate til at medvirke aktivt til løsning af borgernes problemer. Langt de fleste borgere henvender sig til borgerrådgiveren pr. telefon (43 %) eller (37 %) mens en mindre del fortsat henvender sig personligt(19 %) og pr. brev (1 %). I min årsberetning for 1. funktionsår udpegede jeg på baggrund af hovedtendenserne i borgernes henvendelser og klager en række fokusområder og kom med 33 anbefalinger til, hvordan disse områder kunne forbedres. I bilag 2 har jeg foretaget opfølgning på forvaltningens tiltag til gennemførelse af mine anbefalinger, hvoraf 11 er gennemført, 18 ikke er gennemført og fastholdes, og 4 er delvist gennemført. Alle fokusområderne fra første funktionsår er efter andet funktionsår påny blevet fokusområder, dels fordi antallet af henvendelser og klager ikke er faldet, dels fordi en del af mine anbefalinger til forbedring af sagsbehandling og borgerbetjening endnu ikke var iværksat og derfor endnu ikke havde fået effekt ved udgangen af andet funktionsår. De fortsatte fokusområder kan også skyldes, at der stadig er en del af kommunens fagfolk med ikkeforvaltningsmæssige uddannelser, som har været ansat i kommunen i en årrække og hverken som led i deres oprindelige uddannelser eller ifb. med deres ansættelse i kommunen har modtaget undervisning i de love, der regulerer sagsbehandling. Ligesom de ansatte som måtte have modtaget undervisning ifb. med deres uddannelse eller ved deres ansættelse i kommunen efter en årrække får behov for opfriskning af deres viden. Til kompetenceudvikling og ajourføring af de ansattes viden har jeg derfor anbefalet gennemførelse af Direktionens forslag om egentlige kursusforløb med grundig og systematisk gennemgang af relevant lovgivning (offentligheds- og forvaltnings-, retssikkerheds- og persondatalovgivningen) og Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 8/47

156 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -9 af 73 principperne for god sagsbehandlings- og forvaltningsskik ikke kun for nyansatte men for alle medarbejdere som sagsbehandler. Suppleret med kortere brush up kurser i samme emner efter ca. 5 år. Erfaringer fra andre borgerrådgivere har været, at en sådan målrettet efteruddannelsesindsats medfører et markant fald i henvendelser vedrørende vejledningspligt, notatpligt, aktindsigt, begrundelse, personaleadfærd og klagevejledning m.v. Det afholdte 1 ½ times oplæg fra en ansat hos Folketingets Ombudsmand om alle disse emner, var en udmærket appetitvækker til sådanne egentlige kursusforløb. I denne årsberetning har jeg under hvert af de fortsatte fokusområde kort skitseret hovedproblemstillingerne beskrevet i min årsberetning for 1. funktionsår. Dernæst har jeg beskrevet mine observationer om fokusområdet i 2. funktionsår med illustrative eksempler i form af anonymiserede resuméer af konkrete sager. Herefter har jeg oplyst, hvilke anbefalinger, der fastholdes samt evt. fremsat nye anbefalinger. De fortsatte fokusområder med plads til yderligere forbedringer er: Lang sagsbehandlingstid og manglende svar Antallet af henvendelser om dette emne er tredoblet. Emnet udgør stadig den hyppigste klageårsag og den sjette største gruppe af henvendelser, hvorfor området igen i år er gjort til fokusområde. Oprettelsen af automatisk kvittering på kommunens eksternt rettede mailpostkasser har medført, at flere borgere modtager kvittering for deres henvendelser. Men efter denne kvittering har en del borgere ikke indenfor 10 arbejdsdage modtaget besked om, hvornår de kan forvente et svar eller en afgørelse. Desuden har der igen i år været en del tilfælde, hvor borgere ikke har modtaget svar, har ventet i meget lang tid på svar, eller hvor der ikke har været foretaget sagsbehandling overhovedet i en længere periode. Jeg har derfor fastholdt endnu ikke gennemførte anbefalinger til forbedring af dette fokusområde. Pligt til vejvisning og vejledning I år er vejledning på tværs af kommunen blevet væsentlig forbedret, bl.a. fordi hovedparten af kommunens ansatte efter anbefaling fra borgerrådgiveren har indlagt oplysninger om deres sagsområder i den interne telefonbog på kommunens intranet. Dette tiltag har gjort det meget lettere for omstillingen og kommunens øvrige medarbejdere at finde og vise borgeren vej til den rette kompetenceperson. Fokusområdet er imidlertid gjort til fokusområde igen i år bl.a. fordi, jeg har oplevet en voldsom stigning i henvendelser fra borgere om manglende inddragelse. Dette illustreres ved, at de tre emner vedrørende orientering til borgerne om sagsbehandlingens indhold: sagsoplysning og sagsbehandlingsskridt, orientering om sagens gang og status og afgørelser og vilkår er steget med 160 % (fra 74 til 193 henvendelser). På baggrund heraf har jeg anbefalet øget inddragelse af borgerne ved løbende orientering om sagens gang og status og forbedret vejledning om baggrunden for sagsbehandlingsskridt og afgørelser. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 9/47

157 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -10 af 73 Vejvisning udgør desuden 31 % af samtlige henvendelser og er den type henvendelse, som er steget mest siden første funktionsår. På baggrund af det stigende behov for intern vejvisning, har jeg anbefalet fornyet revision af centrenes undersider til hjemmesiden med indlæggelse af flere kontaktoplysninger samt, at det løbende arbejde med forbedring af søgefunktionen på hjemmesiden fortsættes. Personaleadfærd Antallet af klager og henvendelser fra borgere om oplevelse af utilfredsstillende personaleadfærd er uændret. Til gengæld har jeg i år også haft sager, hvor centerchefer har givet klare udmeldinger om, at vi som kommune har ansvar for at give borgerne en ordentlig borgerbetjening og skylder borgerne en utvetydig beklagelse, når borgerne har oplevet ubehagelig eller uvenlig borgerbetjening. Ligesom jeg i år har oplevet, at en række medarbejdere har udvist en efterlevelsesværdig samvittighedsfuldhed og professionalisme ved at indrømme og rette fejl, så borgerne har fået de ydelser, de var berettiget til. Det er desuden mit indtryk, at der som følge af en række tiltag i form af bl.a. udvidet telefontid og arbejde med implementering af et funktionelt Call Center er sket en væsentlig forbedring af kommunens telefonbetjening af borgerne. Manglende opfyldelse af notatpligt Jeg har igen i år haft en række eksempler på tilsidesættelse af notatpligten. Jeg har derfor anbefalet, at der også indgår undervisning i notatpligt ved gennemførelse af Direktionens forslag om et kursusforløb om lovgivningen og principperne for god sagsbehandling. Aktindsigt I år er antallet af henvendelser firedoblet om manglende overholdelse af de nye kortere frister for aktindsigt, manglende oplysning om fristoverskridelse og manglende begrundelse for begrænset aktindsigt. Jeg har derfor fastholdt endnu ikke gennemførte anbefalinger til forbedring af dette fokusområde. Ligesom jeg er fremkommet med en række nye anbefalinger. Digitalisering Jeg er fortsat bekymret for de ikke digitale borgere samt for borgere der pga begrænsede it færdigheder har behov for medbetjening. Disse borgere bør sikres samme information som kommunens øvrige borgere om kommunens serviceydelser og hjælp til ansøgning om disse. På baggrund af observationer fra 2. funktionsår er jeg derfor fremkommet med en række anbefalinger til, hvordan disse borgere sikres kendskab til kommunens tilbud dels om udskrift i Borgerservice af information fra kommunens hjemmeside og borger.dk, dels om kommunens tilbud om digital medbetjening. På baggrund af hovedtendenserne i borgernes henvendelser og klager i 2. funktionsår har jeg peget på tre nye fokusområder med behov for forbedringer. De nye fokusområder er: Manglende overholdelse af 4 ugers frist for genvurdering og indsendelse af klage til fx Ankestyrelsen. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 10/47

158 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -11 af 73 Fornyet sagsbehandling snarest og senest 10 arbejdsdage efter modtagelse af hjemvisningsafgørelsen fra Ankestyrelsen Manglende vejledning til borgerne om deres ret til partsrepræsentation og bisidder. Baggrunden for de to første nye fokusområder er, at ankereformen har medført, at Ankestyrelsens gennemsnitlige sagsbehandlingstid for klagesager på beskæftigelsesområdet og det sociale område under ét er steget fra 5 til 10 ½ måned, hvorfor rettidig indsendelse af klager til og hurtig fornyet sagsbehandling af hjemviste sager i kommunen er af stor betydning for borgernes samlede ventetid ifb. med klager. Baggrunden for det tredje nye fokusområde er, at en del borgere med behov for partsrepræsentation eller bisidder ikke havde modtaget vejledning om deres ret hertil. Endelig er jeg fremkommet med 20 nye anbefalinger til forbedringer af de fortsatte og de nye fokusområder. Som bilag 1 til årsberetningen har jeg beskrevet borgerrådgiverens rammer og virksomhed, herunder formålet med borgerrådgiveren, bemanding, fysiske rammer og åbningstider, borgerrådgiverens opgaver og kompetencer, dialog med centrene og rapportering til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, sagsbehandlingen hos borgerrådgiveren, kendskab til funktionen, netværket af borgerrådgivere og kurser/efteruddannelse i 2. funktionsår. I bilag 3 findes navigationsvejledning til pdf-filer. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 11/47

159 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -12 af 73 FORMÅLET MED ÅRSBERETNINGEN Af funktionsbeskrivelsen for borgerrådgiveren fremgår, at borgerrådgiveren afgiver en årlig afrapportering til Kommunalbestyrelsen gennem udarbejdelse af en årsberetning. Gennem årsberetningen giver borgerrådgiveren det politiske og administrative niveau samt offentligheden en orientering om antal henvendelser, sagstyper m.v. samt eventuelle observationer m.h.t. sagsbehandlingens tilrettelæggelse i forvaltningen. I årsberetningen beskriver borgerrådgiveren tendenserne i de modtagne borgerhenvendelser og klager. På baggrund heraf angives fokusområder med behov for forbedring af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse komme med forslag og anbefalinger til forvaltningen eller kommunens politiske ledelse. Denne årsberetning har til formål at give orientering om borgerrådgiverens aktiviteter i funktionens andet år. I år har borgerrådgiveren inden årsberetningen forelægges Kommunalbestyrelsen sendt opfølgningsskema til forvaltningen vedrørende anbefalinger, forslag og emner til overvejelse i borgerrådgiverens årsberetning for 1. funktionsår, 2012/2013. Skemaet er modtaget retur i udfyldt med forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag. I bilag 2 har jeg foretaget opfølgning på forvaltningens tiltag til gennemførelse af mine anbefalinger. Derudover har borgerrådgiveren sendt udkast af beretningen til Direktionen og kommunens centerchefer samt afholdt et forhåndsorienteringsmøde med Direktionen. Formålet hermed er at give Direktionen og centercheferne en forhåndsorientering og sikre, at faktum (f.eks. de anonymiserede resuméer af konkrete sager) er retvisende gengivet af borgerrådgiveren. Selve indholdet af årsberetningen herunder borgerrådgiverens foreslåede fokusområder og anbefalinger er imidlertid ikke til diskussion. 1. STATISTIK 1.1 Opmærksomhedspunkter ved læsning af statistik Ved læsning af statistikken er det vigtigt at holde sig for øje, at nogle centre har mere borgerkontakt end andre, og at nogle centre er væsentlig større end andre. Der er også stor forskel på, om centrenes relation til borgerne har et stærkt myndighedspræg f.eks. ved at være kendetegnet ved en stor afgørelsesvirksomhed eller der er tale om mere serviceorienterede opgaver. Endvidere er talmaterialet spinkelt, især for klagernes vedkommende, og man skal derfor være varsom med at drage alt for håndfaste konklusioner. Det er således relevant at perspektivere antallet af klager og henvendelser til borgerrådgiveren i forhold til de flere hundrede tusinde ekspeditioner, borgermøder og afgørelser, der træffes årligt i kommunen. Borgere kontakter borgerrådgiveren, når de ikke kan finde vej til den rette kompetenceperson i kommunen, ikke forstår en afgørelse eller baggrunden for foretagne sagsskridt, har fået manglefuld vejledning eller på anden måde er utilfredse med kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 12/47

160 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -13 af 73 Statistikken kan ikke registrere de borgere, som er tilfredse med den behandling, de har fået af kommunen, da disse borgere ikke kontakter borgerrådgiveren. Endelig skal man være opmærksom på, at hovedparten af sagerne hos borgerrådgiveren får en positiv udgang efter samspil mellem center, borger og borgerrådgiver f.eks. er alle årets klagesager endt med, at centrene har givet borgerne fuldt medhold i deres klage. 1.2 Antal borgerkontakter Borgerrådgiveren har i perioden, som årsberetningen omhandler, modtaget i alt 787 borgerkontakter. Heraf er 12 rubriceret som klagesager og de øvrige 775 som henvendelser. Søgningen på borgerrådgiverfunktionen var stor allerede i 1. funktionsår 2012/2013 med i alt 432 borgerkontakter - et niveau som borgerrådgivere i sammenlignelige kommuner først når op på efter 2 til 3 år. Den i forvejen store søgning i 1. funktionsår 2012/2013 er yderligere tiltaget i 2. funktionsår. Antallet af borgerkontakter er således næsten fordoblet fra 2012/2013 til 2013/2014 (steget med 82 %) og er næsten dobbelt så stor som i andre sammenlignelige kommuner. Klager er faldet med 68 %, medens henvendelserne er steget med 97 %. Stigningen skyldes formentlig, at kendskabet til borgerrådgiverfunktionen er blevet stadig mere udbredt blandt andet gennem omtale og annonce i lokalavisen Det Grønne Område, gennem anbefaling fra allerede hjulpne borgere, ligesom stadig flere borgere er blevet henvist til borgerrådgiveren fra kommunens sagsbehandlere, afdelingsledere og kommunalbestyrelsesmedlemmer og andre eksterne lokale aktører (fx advokater, læger, fagforeninger, ejendomsmæglere m.fl.). Desuden er mange allerede hjulpne borgere vendt tilbage til borgerrådgiveren for at få vejledning og hjælp ifb. med nye problemstillinger. 1.3 Sondring mellem klager og henvendelser Hos borgerrådgiveren sondres der mellem klager og henvendelser. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 13/47

161 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -14 af 73 Klager er karakteriseret ved, at de behandles skriftligt efter en fast procedure, samt at de journaliseres i Lyngby-Taarbæk kommunes sags-og dokumenthåndteringssystem. Henvendelser (f.eks. vejledning, rådgivning og hjælp til formulering af klager) er en hjælp, der ydes her og nu eller inden for få dage. Henvendelser behandles primært mundtligt, og proceduren for dem varierer efter borgerens individuelle situation og behov. Henvendelser journaliseres ikke, men registreres i regneark. 1.4 Klager Der har som nævnt i beretningsperioden været 12 klagesager, som alle var afsluttede ved beretningsperiodens slutning Udvikling fordelt på centre Udviklingen illustreres af denne figur: Antallet af klager er faldet kraftigt fra 1. funktionsårs 38 klager til kun i alt 12 klager i 2. funktionsår. Mulige årsager til det kraftige fald i antal klager - at de mange henvendelser ikke er blevet til flere klager: - Iværksættelse af tiltag som forbedring af kommunens telefonbetjening og indførsel af automatisk mailkvittering har medvirket til færre klager. - Borgerrådgiveren giver borgerne svar på deres spørgsmål om behandling af deres sag og om baggrunden for den endelige afgørelse, hvorefter mange borgere ikke længere ønsker at klage. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 14/47

162 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -15 af 73 - Langt de fleste borgerne ønsker deres problem løst i mindelighed og vil helst undgå den konflikt, som de føler vil opstå, hvis de klager. Ligesom de ofte frygter, at en klage vil skade deres sag eller deres forhold til kommunen på sigt. - Ved henvendelser vedrørende lang sagsbehandlingstid og manglende svar har borgerrådgiveren i 2. funktionsår afprøvet en ny arbejdsgang, hvor borgeren får valget mellem oprettelse af en klagesag eller, at borgerrådgiveren sender en uformel rykker for svar til centret (For en nærmere beskrivelse af denne ny arbejdsgang henvises til om afprøvning af nye og mere uformelle arbejdsgang hos borgerrådgiveren ved henvendelser om lang sagsbehandlingstid og manglende svar). - Ved henvendelser om andre emner hvor problemstillingen er enkel og borgeren helst vil undgå at klage, tager borgerrådgiveren - såfremt borgeren er indforstået hermed - kontakt til rette center eller kompetenceperson og søger problemet løst på uformel vis Udvikling fordelt på emner 10 af de 12 klager har ligget inden for hovedemnet God forvaltningsskik. Udviklingen fra 1. funktionsår til 2. funktionsår i fordelingen på underemner indenfor dette hovedemne kan illustreres således: I både 1. og 2. funktionsår har underemnet Lang sagsbehandlingstid og manglende svar været den hyppigste klageårsag. Den relative andel er nogenlunde på samme niveau, nemlig henholdsvis ca. 78 % og ca. 70 % inden for hovedemnet god forvaltningsskik. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 15/47

163 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -16 af 73 Både i 1. og 2. funktionsår har der været i alt 3 klager over venlig og hensynsfyld optræden (personaleadfærd) Antal afsluttede sager Ved periodens slutning var 12 klagesager afsluttet Udvikling i sager afsluttet med centersvar I en klagesag sender borgerrådgiveren klagen til det relevante center med anmodning om, at centret besvarer klagen og sender det skriftlige centersvar direkte til borgeren med kopi til borgerrådgiveren. Centrenes svar på borgernes klager kan rubriceres i 3 hovedkategorier: 1) Fuldt medhold: Centret beklager og retter sagsbehandlingsfejl 2) Delvist medhold: Centret fastholder, at sagsbehandlingen har været korrekt, men giver yderligere begrundelse for foretagne sagsskridt 3) Centret fastholder, at sagsbehandlingen har været korrekt. I beretningsperioden er 7 sager afsluttet med centersvar. De 5 sager, som ikke er afsluttet med centersvar, blev afsluttet således: - 2 sager blev afsluttet med udtalelse/kritik fra Borgerrådgiveren (undersøgelsessag) - I 3 sager frafaldt borgeren sin klage. Udviklingen i centersvarene er følgende: Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 16/47

164 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -17 af 73 De 7 sager med centersvar i 2. funktionsår er alle afsluttet med fuldt medhold. Tendensen fra udviklingen i 1. funktionsår er således fortsat med, at en stigende andel af centersvarende afsluttes med fuldt medhold. Som anført i årsberetningen for 1. funktionsår viser dette, at der har været hold i borgernes klager men også, at centrene er parate til at indrømme, beklage og rette sagsbehandlingsfejl. Det er således fortsat mit indtryk, at kommunens centre er åbne og lydhøre over for borgernes klager Udvikling i sagsbehandlingstid Sagsbehandlingstiden beregnes i den enkelte klagesag som summen af ventetid på borger, ventetid på forvaltningen og sagsbehandlingstid hos borgerrådgiveren. Ventetiden på borgersvar har gennemsnitligt været 17,7 dage og ventetid på forvaltningen har gennemsnitligt været 40,1 dage. Sagsbehandlingstiden hos borgerrådgiveren har i gennemsnit været 4,0 dage. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 17/47

165 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -18 af 73 Fra 1. til 2. funktionsår er såvel ventetid hos borger som hos forvaltningen steget, medens behandlingstiden hos borgerrådgiveren er faldet. Årsagen til stigningen kan være, at den type sager, som nu bliver til klagesager, er mere komplekse og derfor tager længere tid. 1.5 Henvendelser Henvendelser (f.eks. vejledning, rådgivning og hjælp til formulering af klager) er som nævnt en hjælp, der ydes her og nu eller inden for få dage. Henvendelser behandles primært mundtligt, og proceduren for dem varierer efter borgerens individuelle situation og behov. De journaliseres ikke, men registreres i regneark. Antal henvendelser er steget kraftigt fra 1. til 2. funktionsår, nemiig fra 394 til 775 en stigning på 381 henvendelser, svarende til 97 % Udvikling fordelt på modtagelsesform Udviklingen fra 2012/2013 til 2013/2014 er således: I både 1. og 2. funktionsår har telefoniske henvendelser fyldt mest, selvom andelen er faldet fra 53 til 43 %. henvendelser er fra 1. til 2. funktionsår steget fra 22 til 37 %. Borgerne henvender sig dog også fortsat personligt, nemlig i 146 tilfælde i 2. funktionsår, men andelen er faldet fra 24 til 19 %. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 18/47

166 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -19 af 73 Isoleret set for 2. funktionsår er antallet af telefoniske henvendelser og -henvendelser nogenlunde lige store (henholdsvis 43 og 37 %), medens de personlige henvendelser udgør 19 % og brevhenvendelser ca. 1 % Udvikling fordelt på emner De 775 henvendelser fordeler sig på 34 emner i beretningsperioden. Lidt over 86 % af henvendelserne ligger indenfor følgende 12 emner: Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 19/47

167 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -20 af 73 Emnet Vejvisning (hvor kan jeg henvende mig) fylder meget, både talmæssigt og relativt. De 238 henvendelser udgør tæt ved 31 % af samtlige henvendelser, og denne relative andel er tilmed den, som er steget mest siden 1. funktionsår i forhold til andre emner, nemlig med 6,3 procentpoint. Emnet Sagsoplysning og sagsbehandlingsskridt komme ind på andenpladsen i 2. funktionsår. De 75 henvendelser udgør 9,7 % af det samlede antal, men den relative andel er faldet med 1,7 procentpoint i forhold til 1. funktionsår. Emnet Orientering om sagens gang eller status er tredjestørst med 61 henvendelser og en relativ andel på 7,9 %. Denne andel er steget en del fra 1. funktionsår, nemlig med 6,1 procentpoint. Emnet Afgørelser og vilkår udgør med 57 henvendelser 7,4 % af samtlige, og den relative andel er steget med 1,8 procentpoint. De tre sidstnævnte emner kan betragtes som én gruppe, der vedrører sagsbehandlingens indhold. Under ét ser den sådan ud: Der er således tale om 193 henvendelser i alt med en relativ andel på 24,9 % og en stigning i denne på Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 20/47

168 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -21 af 73 6,1 procentpoint. Altså nogenlunde det samme billede som for emnet Vejvisning (hvor kan jeg henvende mig). Af øvrige emner kan følgende fremhæves: Emnet Formidling af kontakt udgør med 42 henvendelser 5,4 % af samtlige, men har en faldende andel på 2,2 procentpoint. Formidling af kontakt supplerer det største emne Vejvisning (Hvor kan jeg henvende mig) og vedrører de tilfælde, hvor borgeren udover kontaktoplysninger også har behov for hjælp til at få kontakt til et center eller en kompetenceperson i kommunen. Sammen med Vejvisning (hvor kan jeg henvende mig), ser det sådan ud: Relativt har der således været et faldende behov for at formidle kontakt, men for de to emner som helhed, har der været tale om en stigning, såvel talmæssigt som relativt. Sagsbehandlingstid og manglende svar er antalsmæssigt tredoblet fra 13 til 38, svarende til en stigende andel på 1,6 procentpoint. Hjælp til formulering af klage er faldet kraftigt. Årsagen er en ændret arbejdsgang hos borgerrådgiveren. Fordoblingen i antal henvendelser i 2. funktionsår har således medført, at borgerrådgiveren ikke længere har ressourcer til at hjælpe alle med formulering af klager, men alene kan tilbyde hjælp til de borgere, som ikke selv er i stand til at formulere deres klager f.eks. på grund af fysisk / psykisk lidelse eller sprogproblemer. En del borgere kan godt formulere sig, men har brug for borgerrådgiverens hjælp til udfærdigelse af en disposition til klagen. Emnet Klagevejledning er i stigning. Emnet dækker både vejledning om en given afgørelse kan påklages og hvortil borgerne kan klage. Emnet Venlig og hensynsfuld optræden (personaleadfærd) har talmæssigt det samme antal henvendelser som i 1. funktionsår, men med et fald i den relative andel fra 7,6 % til 5,4 %. Emnet Aktindsigt er svarfrister overholdt- er aktindsigt givet fuldt ud har en stigning såvel i antal henvendelser som i relativ andel. Stigningen kan skyldes de ændrede regler om og kortere frister for aktindsigt i den nye offentlighedslov, der trådte i kraft den 1. januar Emnet Privatretlige spørgsmål har et fald i såvel antal henvendelser (fra 27 til 21) som deres relative andel (fra 6,9 til 2,7 %). Privatretlige spørgsmål henhører ikke under borgerrådgiverens kompetence, hvilket flere og flere borgere tilsyneladende er blevet klar over. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 21/47

169 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -22 af 73 Baggrunden for det ny emne Vejledning om digital post og fritagelse herfor er, at alle borgere skal have en digital postkasse pr. 1. november 2014, men kan blive fritaget derfor under visse betingelser. Borgerne får fritagelse ved at henvende sig i borgerservice, hvor de udfylder og underskriver en blanket om fritagelse. En del borgere har kontaktet borgerrådgiveren for at få vejledning om kravene til fritagelse og orientering om den praktiske fremgangsmåde samt få en kopi af blanketten til fritagelse. 2. FOKUSOMRÅDER, FORSLAG OG ANBEFALINGER FORTSATTE FOKUSOMRÅDER Følgende fokusområder fra første funktionsår er efter andet funktionsår påny blevet fokusområder, dels fordi antallet af henvendelser og klager ikke er faldet og dels fordi en del anbefalinger til forbedring af sagsbehandling og borgerbetjening endnu ikke var iværksat og derfor endnu ikke havde fået effekt ved udgangen af andet funktionsår: 2.1 Lang sagsbehandlingstid og manglende svar Borgerrådgiveren beskrev i sin årsberetning 2012/2013: - Lyngby-Taarbæk Kommunes servicemål, hvorefter der skal kvitteres for modtagelse af borgerhenvendelser inden for 10 arbejdsdage. - borgernes problemer ved lang sagsbehandlingstid i form af evt. formue- og retstab - kravet om at sager skal behandles så hurtigt som muligt og inden for rimelig tid med besked til borgeren ved forventet fristoverskridelse hvilket følger af reglerne om god forvaltningsskik og - de særlige bestemmelser i retssikkerhedsloven 3 og 3, stk. 2, der gælder for det sociale område om behandling af spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt og pligt til fastsættelse af sagsbehandlingsfrister Borgerrådgiveren konstaterede, at der i første funktionsår havde været mange tilfælde, hvor forvaltningen ikke havde kvitteret for borgerhenvendelser, ikke havde svaret på indholdet i borgernes henvendelser eller havde været meget lang tid om at give et svar, hvilket er i strid med normerne for god forvaltningsskik og kommunens servicemål om kvittering for borgerhenvendelser. Der havde desuden i første funktionsår været en del sager, hvor der ikke var foretaget sagsbehandling overhovedet i en længere periode, ligesom borgerrådgiveren kun havde set få sager, hvor borgeren ved sagens start havde fået oplysning om forventet sagsbehandlingstid (hvornår borgeren kunne forvente et svar eller en afgørelse) og ingen eksempler på, at borgeren uden rykker herfor havde fået meddelelse om overskridelse af en tidligere oplyst forventet sagsbehandlingstid. Borgerrådgiveren kom på baggrund heraf med en række anbefalinger til forbedring af sagsbehandlingen og borgerbetjeningen. Nogle af disse anbefalinger er gennemført fuldt tilfredsstillende i andet funktionsår, andre er afvist af forvaltningen og de resterende bliver først iværksat efter udløbet af andet funktionsår. Der henvises til opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår vedr. lang sagsbehandling og manglende svar, bilag 2. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 22/47

170 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -23 af Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. lang sagsbehandlingstid og manglende svar Antallet af klager over lang sagsbehandlingstid og manglende svar er fra 1. til 2. funktionsår faldet fra 25 til 7, mens antallet af henvendelser er tredoblet fra 13 til 38. Emnet udgør stadig den hyppigste klageårsag og den sjette største gruppe af henvendelser, hvorfor området igen i år er gjort til fokusområde. I borgerrådgiverens andet funktionsår har langt flere borgere modtaget kvittering for deres henvendelser som følge af oprettelse af automatisk kvittering på kommunens eksternt rettede mailpostkasser. Men en del borgere har efter denne kvittering ikke indenfor 10 arbejdsdage modtaget besked om, hvornår de kan forvente et svar eller en afgørelse. Endelig har der igen i andet funktionsår været en del tilfælde, hvor borgerne ikke har modtaget svar eller ventet meget lang tid på svar, eller hvor der ikke har været foretaget sagsbehandling overhovedet i en længere periode. Eksempel på klage over lang sagsbehandlingstid og manglende svar: Eksempel 1: Bevilling af støttekontaktperson først givet efter ½ til 1 år, selvom den af Kommunalbestyrelsen fastsatte frist for bevilling er 8 uger - og eksempel på at borgerrådgiverens udtalelser kan føre til læring i kommunens centre: Støttekontaktperson bevilges efter serviceloven 85 til personer med stærkt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer. Formålet er at forbedre borgerens sociale og personlige funktioner gennem fx støtte til social kontakt og integration. Kommunalbestyrelsen i Lyngby-Taarbæk har fastsat en frist på 8 uger for bevilling af støttekontaktperson. I to klagesager havde tre flygtninge (i den ene sag et ægtepar og i den anden en enlig mand) med tolkebistand fra deres mentor søgt om bevilling af støttekontaktperson med henvisning til, at den ene times ugentlige mentorhjælp, de var bevilget, ikke kom i nærheden af at dække deres behov for hjælp og støtte i hverdagen. Den enlige mand måtte vente 6 måneder og ægtefællerne måtte vente henholdsvis 11 og 12 måneder fra ansøgning til skriftlig bevilling af støttekontaktperson, selvom flygtningene var omfattet af målgruppen og havde akut og massivt behov for den ansøgte hjælp. Alle tre flygtninge var således torturofre, led af PTSD (posttraumatisk stresstilstand), angst og depression, viste tiltagende tendens til isolation fra omverdenen og problemer med at følge deres danskundervisning og behandling på torturcenter. Med tolkebistand fra deres mentor klagede flygtningene i begge sager til borgerrådgiveren over lang sagsbehandlingstid og manglende svar, da de 4 måneder efter deres ansøgninger stadig ikke havde fået bevilling, trods en række telefoniske rykkere fra deres mentor til centret. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 23/47

171 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -24 af 73 Borgerrådgiveren sendte klagerne over lang sagsbehandlingstid og manglende svar til centret, men trods tre rykkere svarede centret aldrig på klagerne. Sagerne blev derfor til undersøgelsessager. Borgerrådgiveren indhentede sagernes akter og udtalelser fra centret om sagerne. Centret forklarede i sine udtalelser, at den lange sagsbehandlingstid skyldes uafklarede kompetencespørgsmål mellem centrets modtagerenhed og behandlergruppe i sager om flygtninge. Borgerrådgiveren fandt det stærkt kritisabelt, at det havde taget så lang tid at få afklaret hvilken enhed i centret, der skulle behandle ansøgninger fra flygtninge. Borgerrådgiveren understregede, at den forlængelse af sagsbehandlingstiden, som skyldes disse uafklarede interne kompetencespørgsmål, ikke kunne lægges sagens socialrådgiver til last. Borgerrådgiveren henstillede, at centrets interne kompetencespørgsmål blev afklaret, så fremtidige ansøgninger fra flygtninge kunne behandles indenfor de af Kommunalbestyrelsen fastsatte sagsbehandlingsfrister. Desuden udtalte borgerrådgiveren kritik for mangelfuld journalisering i begge sager, idet centret hverken havde journaliseret mentorens mange telefoniske rykkere for bevilling eller de senere mundtlige bevillinger. Inden denne årsberetning har borgerrådgiveren foretaget opfølgning på de to udtalelser ved at spørge chefen for det pågældende center, hvilke tiltag udtalelserne har givet anledning til iværksættelse af. Centerchefen har oplyst, at der i flygtningesager internt i centret er sket en afklaring af snitflader mellem centrets enheder, ligesom der er udarbejdet interne arbejdsbeskrivelser og retningslinjer herfor. Desuden er der på flygtningeområdet sket en bedre koordinering på tværs af centrene, hvor Center for Social Indsats har fået en mere central og overordnet rolle. Til sikring af at klager fremsendt til centret af borgerrådgiveren bliver besvaret, har centerchefen anmodet om at få klagerne tilsendt via mail, mens selve besvarelsen af klagerne varetages af de relevante afdelingsledere til sikring af, at der i centret sker læring af påklagede sagsbehandlingsfejl. Endelig er det overfor centrets sagsbehandlere præciseret, at der skal ske korrekt journalisering og der har været afholdt interne kurser i bl.a. journalskrivning. Eksempel 2: Svar på henvendelse efter 3 måneder 2 rykkere fra borgeren og klage til borgerrådgiveren: I mail af 1. november 2013 til et center stillede en borger en række spørgsmål til en afgørelse truffet af centret. Borgeren rykkede centret for svar medio november og primo december 2013 uden resultat. Borgeren valgte først at bede borgerrådgiveren om at sende centret en uformel rykker for svar. Da centret heller ikke svarede på denne rykker, bestemte borgeren sig til at klage over manglende svar. I brev af 30. januar 2014 kvitterede centret for borgerens henvendelser og i centersvar af 3. februar 2014 fik borgeren svar på sine spørgsmål og centret beklagede den lange sagsbehandlingstid. Borgerrådgiveren fastholder sine anbefalinger i årsberetningen for 1. funktionsår til forbedring af fokusområdet lang sagsbehandlingstid og manglende svar (anbefaling nr. 3, 4, 8, 9, 10 og 11), jf. bilag 2. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 24/47

172 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -25 af Afprøvning af nye og mere uformelle arbejdsgang hos borgerrådgiveren ved henvendelser om lang sagsbehandlingstid og manglende svar Borgerrådgiveren har i 2. funktionsår afprøvet nye arbejdsgange indenfor dette område efter ønske fra borgerne og som følge af den dobbelte søgning på borgerrådgiverfunktionen. På det tidspunkt hvor borgere henvender sig til borgerrådgiveren vedrørende manglende svar på en henvendelse til kommunen, havde 5 borgere bestemt sig til, at de ville klage f.eks. fordi de havde ventet meget længe på et svar eller en afgørelse og selv havde rykket centret i nogle tilfælde adskillige gange - uden at få svar. I disse 5 sager oprettede borgerrådgiveren umiddelbart en klagesag. To af disse klagesager er beskrevet i afsnittet ovenfor. For de resterende henvendelsers vedkommende ønskede borgerne ikke umiddelbart at klage, men ville bare gerne have svar på deres henvendelse eller flow i deres sag, som de følte var blevet glemt eller gået i stå. Borgerrådgiveren spurgte borgerne, om de selv havde rykket centret. En del af de borgere der ikke tidligere havde rykket, valgte selv at rykke det pågældende center og fik et positivt resultat i form af svar på deres henvendelse eller iværksættelse af nye sagsskridt. I 10 sager havde borgeren på tidspunktet for kontakt til borgerrådgiveren selv rykket centret uden af få svar. Borgerrådgiveren afprøvede her en ny arbejdsgang ved at give disse borgere valget mellem oprettelse af en klagesag eller, at borgerrådgiveren sendte en uformel rykker for svar til centret. 8 af de uformelle rykkere virkede og førte til svar fra centret til borgeren. Mens 2 af de uformelle rykkere ikke førte til centersvar, hvorfor borgerrådgiveren efter anmodning fra borgeren oprettede 2 klagesager som begge endte med, at borgerne både fik svar fra centret og beklagelse af den lange sagsbehandlingstid. De nye arbejdsgange med uformelle rykkere førte i 8 ud af 10 tilfælde til svar fra centret. Da de nye arbejdsgange med uformelle rykkere i 8 ud af 10 tilfælde førte til svar fra centret, vil borgerrådgiveren også fremadrettet, når borgerne ønsker det, anvende uformelle rykkere, telefonisk kontakt og uformel dialog i egnede sager. Borgerne opnår, at deres problemer bliver løst hurtigt og i mindelighed uden klage. Ligesom det er borgerrådgiverens indtryk, at rigtig mange af kommunens medarbejdere er velvilligt indstillet overfor sådanne uformelle og hurtige løsninger. Eksempler på uformelle rykkere fra borgerrådgiveren til centret for svar på borgerhenvendelse Eksempel 1: Manglende kvittering og svar i 7 måneder - svar fra center til borger samme dag som borgerrådgiveren rykker: En borger indsender en ansøgning af 16. maj Da borgeren ikke modtager kvittering eller svar, rykker borgeren herfor i november Den 12. december 2013 kontakter borgeren borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren giver borgeren valget mellem en uformel rykker fra borgerrådgiveren til centret eller oprettelse af en egentlig klagesag over lang sagsbehandlingstid og manglende svar. Borgeren vælger den uformelle rykker, som borgerrådgiveren sender til centret Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 25/47

173 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -26 af 73 samme dag. Også samme dag sender centret en mail til borgeren med begrundet afslag på ansøgningen og beklagelse af det manglende svar og den 7 måneder lange sagsbehandlingstid. Eksempel 2: Ingen sagsbehandlingsskridt i 4 måneder uformel henvendelse fra borgerrådgiveren til rette kompetenceperson medfører flow i sagen indenfor 1 uge: Efter hospitalsindlæggelse med behandling for kræft meddeler sygehuset borgeren, at sygehuset primo januar 2014 har sendt en genoptræningsplan til Lyngby-Taarbæk Kommune. Sygehuset meddeler borgeren, at hun vil blive kontaktet af kommunen med henblik på kommunal udredning og rehabiliteringsplan. Borgeren ringer til kommunen, men rette kompetenceperson bliver ikke fundet. Den 15. maj 2014 ringer borgeren til borgerrådgiveren og oplyser, at hun er utilfreds med, at hun ikke som lovet er blevet kontaktet af kommunen. Hun vil ikke klage, men ønsker borgerrådgiverens hjælp til at komme i kontakt med rette kompetenceperson i kommunen og til at få sat skub i den kommunale rehabilitering. Borgerrådgiveren får kontakt med rette kompetenceperson og borgeren bliver samme uge indkaldt til vurderingsmøde Automatisk kvittering for modtagelse af mails på alle eksternt postkasser Forvaltningen har desuden ultimo februar/primo marts 2013 etableret automatisk kvittering for modtagelse af mails på alle eksternt rettede mailpostkasser, så borgerne får kvittering for mails og ikke behøver ringe til kommunen for at spørge, om deres mail er modtaget. Som forvaltningen selv er opmærksom på, erstatter disse automatiske mailkvitteringer ikke reglen om, at borgerne inden for 10 arbejdsdage udover en kvittering også skal have oplysning om, hvornår borgeren kan forvente et svar eller en afgørelse. Den automatiske mailkvittering er på kommunens hovedmailadresse og på flere centerpostkasser formuleret således: Tak for din henvendelse til Lyngby Taarbæk Kommune, Center for XXX som snarest vil behandle den. Hvis du ikke har hørt noget inden for 10 arbejdsdage, er du velkommen til at kontakte kommunen/centret på tlf Den automatiske mail kvittering mangler en præcis angivelse af, hvornår borgeren kan forvente et svar eller en afgørelse fra kommunen og pålægger indirekte borgeren et medansvar for opfølgning på henvendelsen, hvilket ikke er i overensstemmelse med reglerne om god forvaltningsskik. Ny Anbefaling nr. 31 Ændring af ordlyden i automatisk mailkvittering Borgerrådgiveren anbefaler derfor, at formuleringen af alle kommunens automatiske mailkvittering rettes til: Tak for din mail til Lyngby Taarbæk Kommune. Du vil inden for 10 arbejdsdage fra dags dato få oplysning om, hvornår du kan forvente at modtage et svar eller en afgørelse. 2.2 Pligt til vejvisning og vejledning Borgerrådgiveren beskrev i sin årsberetning 2012/2013: - offentlige myndigheders generelle pligt til at vejvise og vejlede borgerne efter forvaltningslovens 7 Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 26/47

174 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -27 af 73 - den særlige og skærpede vejledningspligt på nogle sagsområder f.eks. hele det sociale område efter retssikkerhedslovens 5 og - den skærpede vejledningspligt, hvis reglerne er indviklede, hvis en sag kan få særligt indgribende konsekvenser for borgeren, eller hvis borgeren af f.eks. helbredsmæssige årsager har et særligt behov for vejledning og bistand. - borgernes krav på vejledning på tværs af kommunens centre f.eks. om ret til ydelser i andre centre og vejvisning hertil I første funktionsår gav en del borgere over for borgerrådgiveren udtryk for utilfredshed med både den generelle vejledning på kommunens hjemmeside og den konkrete vejledning ifb. med sagsbehandlingen. Flere borgere følte, at deres sag gik i stå uden grund eller information om næste skridt. Andre borgere havde af deres sagsbehandler i ét center ikke fået vejledning om deres ret til ydelser fra et andet af kommunens centre. Ligesom en del borgere følte sig kastet rundt med henvisning til 2-3 forskellige medarbejdere, før de fandt én, som tog vejledningspligten på sig. Endelig var enkelte borgere i tvivl om, hvorvidt de havde været vejledt, eller der reelt var truffet en mundtlig afgørelse uden fuldt medhold med ret til begrundelse og klagevejledning. Borgerrådgiveren kom på baggrund heraf med en række anbefalinger til forbedring af kommunens vejvisning og vejledning. Nogle af disse anbefalinger er gennemført fuldt tilfredsstillende i andet funktionsår, andre er afvist af forvaltningen og de resterende bliver først iværksat efter udløbet af andet funktionsår. Der henvises til opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår vedr. mangelfuld vejvisning og vejledning, jf. Bilag 2, afsnit Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. pligt til vejvisning og vejledning Det er borgerrådgiverens indtryk, at vejledning på tværs i kommunen er blevet væsentlig forbedret i andet funktionsår, hvilket bl.a. kan tilskrives, at hovedparten af kommunens ansatte efter anbefaling fra borgerrådgiveren har indlagt oplysninger om deres sagsområder i den interne telefonbog på kommunens intranet, hvilket har gjort det lettere for omstillingen og kommunens øvrige Vejledning på tværs i kommunen er blevet væsentlig forbedret i andet funktionsår. Hovedparten af kommunens ansatte har efter anbefaling fra borgerrådgiveren indlagt oplysninger om deres sagsområder i den interne telefonbog på kommunens intranet. medarbejdere umiddelbart at finde og vise borgeren vej til den rette kompetenceperson f.eks. ved indtastning af sagsområde i søgefeltet i den interne telefonbog. En del borgere i komplekse livssituationer har imidlertid igen i 2. funktionsår følt, at den vejledning de fik af deres sagsbehandler ikke omfattede alle deres spørgsmål, hvorfor de har opsøgt borgerrådgiveren for at få svar på en længere liste af spørgsmål. Borgerrådgiveren har desuden i en række sager konstateret, at vejledning til borgeren ikke er noteret i borgeren sag. Endelig har igen i år en række borgere ved mundtlige beskeder fra deres sagsbehandler været i tvivl, om der var tale om en vejledning eller en mundtlig afgørelse med ret til begrundelse og klagevejledning. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 27/47

175 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -28 af 73 Borgerrådgiveren fastholder sine anbefalinger i årsberetningen for 1. funktionsår til forbedring af fokusområdet mangelfuld vejvisning og vejledning (anbefaling nr. 12, 13, 14, 15, 14b, 17 og 18 ), jf. bilag 2. Ny Anbefaling nr Undervisning i vejledningspligt Jeg anbefaler desuden, at der i kursusforløbet om lovgivningen og principperne for god sagsbehandling (jf. anbefaling nr. 38) indgår grundig og systematisk gennemgang af reglerne og principperne om offentlig ansattes vejledningspligt til sikring af efterfølgende fokus herpå i hverdagen Inddragelse af borgerne Der er desuden behov for fremadrettet øget inddragelse af borgerne ved løbende orientering om sagens gang og status samt vejledning om baggrunden for sagsbehandlingsskridt og afgørelser. I første funktionsår modtog borgerrådgiveren således i alt 74 henvendelser om Sagsoplysning og sagsbehandlingsskridt, Orientering om sagens gang og status og Afgørelser og vilkår, mens borgerrådgiveren i andet funktionsår fik 193 henvendelser om disse tre emner en stigning på 160 %. For så vidt angår inddragelse af borgeren i sagen generelt, er det udtrykkeligt fastslået i retssikkerhedslovens 4, at borgeren skal have mulighed for at medvirke ved behandlingen af sin egen sag. Myndigheden skal desuden tilrettelægge behandlingen på en måde, der gør det muligt for borgeren at blive inddraget i sagens behandling. Regler om inddragelse findes desuden i forskellige love på flere områder, f.eks. beskæftigelsesområdet. Endelig følger pligten til inddragelse også af principperne for god forvaltningsskik. Initiativet til inddragelse skal komme fra sagsbehandleren, da borgeren ikke nødvendigvis ved, hvad sagsbehandlingen indebærer. Inddragelse af borgerne bør ske fra påbegyndelsen af en sag til sagen afsluttes. Formålet med inddragelsen af borgeren er at give borgeren indsigt, indflydelse og viden om sagen. Inddragelse omfatter mange ting fra løbende orientering om sagens gang f.eks. vejledning om baggrunden for foretagne eller undladte sagsskridt til sikring af, at borgeren forstår den endelige afgørelse. Ligesom inddragelse gør det muligt for borgeren at påtage sig sit medansvar for sagen. Løbende inddragelse viser borgeren respekt, styrker borgerens tillid til sagsbehandlingen og skaber god dialog, samt giver borgeren en øget forståelse for sagsbehandlingen og de betingelser, som er fastsat i lovgivningen. Endelig medvirker inddragelse af borgeren bedre kvalitet i sagsbehandlingen ved at sikre, at alle relevante oplysninger er indhentet, inden der træffes afgørelse i sagen, så afgørelsen bliver korrekt. At borgerne skal inddrages i sagen betyder ikke, at borgerne bestemmer sagens udfald. Det gør myndigheden alene. Borgernes henvendelser om manglende inddragelse har blandt andet vedrørt manglende oplysning om lovgrundlaget for sagsområdet, herunder om kravene for at opnå en bestemt ydelse, manglende løbende orientering af borgeren om sagens status og påtænkte sagsskridt, manglende gengivelse i kommunens mødereferater af de oplysninger, borgerne er fremkommet med til møderne, manglende forklaring på hvorfor de oplysninger, borgerne har sendt til centrene, ikke bliver brugt. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 28/47

176 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -29 af 73 De mange henvendelser fra borgere der efterlyser orientering om sagens gang, viser et behov for øget inddragelse af borgerne. Ny Anbefaling nr. 32 Øget inddragelse af borgerne Jeg anbefaler derfor øget inddragelse af borgeren under behandlingen af en sag, ved at sagsbehandleren at tager initiativ til at: - oplyse borgeren om lovgrundlaget for sagsområdet herunder om kravene for at opnå en bestemt ydelse - løbende vejleder borgeren om sagens gang og status herunder baggrunden for foretagne og undladte sagsbehandlingsskridt - forklare borgeren, hvorfor den pågældendes oplysninger/bemærkninger ikke kan tillægges vægt i det konkrete sagsforløb - sikre sig ved sagens afslutning, at borgeren forstår den endelige afgørelse Borgerrådgiverens vejvisning, vejledning om regler, formidling af kontakt og hjælp til formulering af klager En væsentlig del af borgerrådgiverens arbejde består i intern og ekstern vejvisning og vejledning om diverse regler. Vejvisning: Borgerrådgiveren har også i sit andet funktionsår bidraget til at opfylde kommunens generelle vejledningsforpligtelse over for borgerne Borgerrådgiveren ydede i sit første funktionsår vejvisning (herunder formidling af kontakt) til i alt 126 borgere. Af denne vejvisning og kontaktformidling var 89 intern vejvisning i kommunen til rette center og kompetenceperson og 25 ekstern vejvisning, mens 12 borgere fik både intern og ekstern vejvisning. I andet funktionsår er der sket en voldsom stigning i vejvisning og kontaktformidling til i alt 280 (heraf 238 vejvisninger og 42 formidlinger af kontakt). Af denne vejvisning og kontaktformidling var 195 intern vejvisning i kommunen til rette center og kompetenceperson og 76 ekstern vejvisning, mens 9 borgere fik både intern og ekstern vejvisning. Den eksterne vejvisning har også i andet funktionsår været til lovbestemte ankeinstanser, f.eks. Ankestyrelsen samt til SKAT, Udbetaling Danmark, Statsforvaltningen Hovedstaden, Retshjælp bl.a. Advokatvagten i Lyngby-Taarbæk m.fl. Vejvisning udgør således 31 % af samtlige henvendelser og er den type henvendelse, som er steget mest siden første funktionsår. Det stigende behov for intern vejvisning viser, at borgerne fortsat har svært ved at finde vej ind i kommunen trods påbegyndelse af funktionelt call center, forbedret søgefunktion på hjemmesiden og flere (men stadig ikke nok) kontaktoplysninger på hjemmesiden. Jeg anbefalede allerede i min første årsberetning, at telefonnumre på alle funktionelle enheder, der har borgerkontakt blev indlagt på centrenes undersider jf. fastholdt anbefaling nr. 17, bilag 2. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 29/47

177 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -30 af 73 Det er de enkelte centre i kommunen, der har ansvar for undersider på hjemmesiden om det enkelte centers sagsområder. Der er stadig mange undersider, som indeholder information om det pågældende sagsområde og dato for seneste opdatering, men som ikke indeholder oplysning om, hvilket center der er ansvarlig for den pågældende underside eller kontaktoplysninger til den funktionelle enhed i centret, som administrerer sagsområdet. Mange borgere ved ikke hvilke sagsområder, der hører under hvilket center, så hvis undersiderne på hjemmesiden ikke indeholder oplysning om det relevante center eller kontaktoplysninger til den relevante funktionelle enhed, kan borgeren ikke finde vej fra undersiden ind i kommunen. En del undersider indeholder desuden oplysning om, at der udover elektronisk ansøgning også kan ansøges via mail eller post, men uden angivelse af den mail- eller postadresse ansøgningen skal sendes til. Som følge af disse manglende oplysninger på centrenes undersider til hjemmesiden er mange borgere i tvivl om hvilket center i kommunen, de skal rette henvendelse til, hvis de har spørgsmål om et givet sagsområde eller ydelse. Ligesom borgerne er i tvivl om, hvilken mail- eller postadresse, de skal sende deres ansøgninger til. Disse borgere retter henvendelse til borgerrådgiveren, som herefter viser borgeren vej til rette center, funktionelle enhed eller kompetenceperson. Borgerrådgiveren vejviser mange borgere, som er i tvivl om, hvilket center i kommunen, de skal rette henvendelse til, hvis de har spørgsmål om et givent sagsområde eller ydelse, eller er i tvivl om til hvilken mail- eller postadresse, de skal sende deres ansøgning. En stor del af denne vejvisning kunne spares, hvis alle undersider på hjemmesiden indeholdt oplysning om, hvilket center der er ansvarlig for den pågældende underside OG de nødvendige kontaktoplysninger i form af telefonnummer, mail- og postadresse til den funktionelle enhed i centret, som administrerer sagsområdet. Ny Anbefaling nr. 34 Fornyet revision af centrenes undersider til hjemmesiden med indlæggelse af flere kontaktoplysninger Jeg anbefaler derfor, at centrene foretager en fornyet revision af deres undersider til hjemmesiden til sikring af, at alle undersider indeholder oplysning om: a) Hvilket center der er ansvarlig for undersiden og b) De nødvendige kontaktoplysninger i form af telefonnummer, mail- og postadresse til den funktionelle enhed i centret, som administrerer sagsområdet til brug for borgerne ved spørgsmål om sagsområdet eller ydelser indenfor dette og til brug ved indsendelse af ansøgninger. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 30/47

178 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -31 af 73 Ny Anbefaling nr. 35 Fortsat løbende forbedring af søgefunktionen på hjemmesiden Jeg anbefaler tillige, at det løbende arbejde med forbedring af søgefunktionen på hjemmesiden fortsættes. Formidling af kontakt: Borgerrådgiverens interne vejvisning har i 42 sager bestået i formidling af kontakt mellem en borger og et center eller en kompetenceperson i kommunen. Eksempel 1: En ikke digital borger har to gange modtaget forkert mundtlig vejledning om, hvordan hun kunne opnå bevilling af en bestemt ydelse og var sendt rundt til forkerte enheder i kommunen, samt havde fået lagt telefonbesked til rette kompetenceperson med anmodning om telefonopkald, uden at modtage det lovede telefonopkald. Borgeren kontaktede borgerrådgiveren og oplyste, at hun ikke orkede at klage over fejlagtig vejledning og vejvisning, men gerne ville have hjælp til af få kontakt til kompetencepersonen. Borgerrådgiveren kontaktede kompetencepersonen og fik denne til at ringe til borgeren. Eksempel 2: Hustruen til en ældre hjerneskadet mand ønsker fornyelse af en bevilling, men har svært ved at få kontakt til rette kompetenceperson i kommunen, hvorfor hun beder borgerrådgiveren om hjælp hertil. Tidligere bevilling er underskrevet med et navn, som borgerrådgiveren ikke kan finde i kommunens interne telefonbog. Hverken omstillingen eller 5 forskellige kolleger i pågældende center genkender det navn, bevillingen er underskrevet med og kan ikke finde en kompetenceperson på det pågældende sagsområde. Borgerrådgiveren finder til sidst kompetencepersonen. Det viser sig, at kompetencepersonen har ændret efternavn og ikke har oplyst sine sagsområder i den interne telefonbog. Sagen illustrerer, hvor vigtigt det er at ajourføre sine profiloplysninger og oplyse sine sagsområder i den interne telefonbog, så omstillingen og kolleger kan finde rette kompetenceperson. Det er meget vigtigt, at alle ansatte oplyser deres sagsområder og ajourfører deres profiloplysninger i den interne telefonbog, så omstillingen og kolleger kan finde rette kompetenceperson. Vejledning om regler: I første funktionsår ydede borgerrådgiveren vejledning om regler til i alt 104 borgere, mens borgerrådgiveren i andet funktionsår ydede denne vejledning til i alt 299 borgere. Det har drejet sig om overordnet og generel vejledning om en lang række forskellige områder f.eks. om bisidderordningen, partshøring, aktindsigt efter forvaltnings- og offentlighedsloven, aktindsigt i patientjournal efter sundhedsloven, privat boligsøgning i kommunen, værgemål, navne- og adressebeskyttelse, orlov til pasnings og pleje af pårørende, lægeskift, hegnssynsloven, støj og miljøbeskyttelsesloven, Datatilsynets praksis i sager vedrørende fejloplysninger i journal, ældrechecken, krav og procedure for ansøgning om nedsat licens, berettigelse til og beregning af Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 31/47

179 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -32 af 73 boligstøtte, betingelserne for ekstra børnetilskud efter 3 i lov om børnetilskud, pligt til oplysning om indtægtsændring til Udbetaling Danmark og mulighed for simulering/ cirkaberegning af folkepension, tillæg og boligydelse efter indtægtsændringen m.v. Vejledningen har også bestået i oplysning om kriterierne for og fremgangsmåden ved ansøgning om forskellige kommunale ydelser f.eks. kontanthjælp inklusiv vejledning om den ny kontanthjælpsreform herunder reglerne om gensidig forsørgelsespligt, førtidspensionreformen herunder de ændrede regler for bevilling af førtidspension og flexjob, seniorførtidspension, forskellen på pensionslovens 17 og 18, kommunal boliganvisning, tilskud til tandbehandling, kriterier for ældrebolig eller plejebolig, hjemmehjælp, madservice, genoptræning, omsorgstandpleje, fodterapi i eget hjem, fritidskørsel med Movia Flextrafik, kørselsgodtgørelse ifb. med transport til læge/speciallæge, kriterierne og proceduren for fritagelse for digital post, kriterier for bevilling af handicapbil og personlige hjælpemidler, krav for at få seniorjob m.v. Når en borger henvender sig med anmodning om vejledning, foretager borgerrådgiveren først research om lovgivningen på området, herefter tager borgerrådgiveren kontakt til kommunens kompetenceperson på området for at få information om kommunens praksis. Ofte samme dag ringer borgerrådgiveren tilbage til borgeren og giver den ønskede vejledning om regler og praksis samt vejvisning til kompetencepersonen på området, såfremt borgeren har yderligere spørgsmål. Borgerrådgiveren har igen i år oplevet meget stor vilje til samarbejde og vidensdeling fra alle kompetencepersoner i kommunen ifb. vejledning af borgerne Hjælp til formulering af klager: Borgerrådgiveren hjalp i første funktionsår 54 borgere med formulering af indholdsklager og supplerende indholdsklager og 11 borgere med formulering af ansøgninger. Der er sket et fald til andet funktionsår, hvor borgerrådgiveren har hjulpet 19 borgere med formulering af indholdsklager og 14 borgere med formulering af ansøgninger. Fordoblingen af antal borgerkontakter har medført, at borgerrådgiveren med en normering på kun ét årsværk i løbet af 2. funktionsår har været nødt til at justere niveauet for den tilbudte hjælp. Dette har blandt andet medført, at jeg stiller krav om, at borgerne selv formulerer udkast til klage eller ansøgning, hvis de er i stand hertil og kun tilbyder hjælp til formulering, når borgeren på grund af en fysisk eller psykisk lidelse eller sprogproblemer ikke selv er i stand hertil. 2.3 Personaleadfærd Borgerrådgiveren beskrev i sin årsberetning 2012/2013 principperne om god forvaltningsskik, som indeholder krav til forvaltningen om, at borgerbetjening skal ske med venlighed, indlevelse og respekt. Borgernes henvendelser og klager over personaleadfærd vedrørte i borgerrådgiverens første funktionsår primært tre områder: Tonen over for borgerne Borgerrådgiveren beskrev en række eksempler på borgere, som havde følt, at de ansattes tone var uvenlig, afvisende og respektløs. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 32/47

180 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -33 af Mangelfuld telefonbetjening En del borgere havde svært ved at komme i kontakt med rette kompetenceperson i kommunen, fordi vedkommende medarbejder ikke svarede sin telefon, ligesom løfter på telefonsvarere eller givet personligt om, at borgeren ville blive ringet op ikke blev holdt Manglende diskretion i jobcentret Flere borgere efterlyste øget diskretion i Jobcentret. Borgerne fandt det stødende og indiskret, at møder i Jobcentret ofte blev holdt med åben dør og generende, at der ved samtaler med én medarbejder i Jobcentret samtidig var en kollega tilstede i lokalet. Borgerne ønskede desuden øget diskretion i Jobcentrets skranke, hvor de mundtligt skulle oplyse deres cpr nummer, så alle andre i køen kunne høre det. I en klagesag hos borgerrådgiveren om ovennævnte forhold, blev det i Jobcentrets svar på klagen oplyst, at Jobcentret gerne ville tilbyde borgerne møder alene med deres sagsbehandler, men at Jobcentret ikke havde mødelokaler nok. I samme centersvar blev det oplyst, at det fremadrettet var indskærpet overfor de ansatte, at dørene skulle lukkes ved møder, ligesom borgerens forslag til øget diskretion i centrets skranke blev fulgt ved opsætning af et skilt med oplysning om, at borgerne kunne oplyse deres cpr-nummer ved at aflevere deres sygesikringsbevis eller ved at skrive det ned på et stykke papir. På baggrund af henvendelser og klager om personaleadfærd kom borgerrådgiveren i sin årsberetning 2012/2013 med en række anbefalinger til forbedring af kommunens borgerbetjening. Den overvejende del af disse anbefalinger er gennemført tilfredsstillende i første funktionsår, mens den resterende del af anbefalingerne er udskudt til iværksættelse efter udløbet af andet funktionsår. Der henvises til opfølgning på borgerrådgiverens anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår vedr. personaleadfærd, jf. bilag Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. personaleadfærd Antallet af klager og henvendelser vedrørende personaleadfærd er uændret, idet der både i 1. og 2. funktionsår var 3 klager og 30 henvendelser om oplevelse af utilfredsstillende personaleadfærd som strider mod principperne om god forvaltningsskik. Igen i 2. funktionsår har borgerne i flertallet af de 30 henvendelser givet udtryk for, at de ønsker at give borgerrådgiveren oplysning om den utilfredsstillende personaleadfærd, men at de ikke vil indgive en egentlig klage herover af frygt for, at en sådan klage vil skade den videre behandling af deres sag. Man må på baggrund heraf formode, at en del borgere har lignende oplevelser uden at stå frem. Både i 1. og 2. funktionsår har to af de tre klager vedrørt utilfredsstillende personaleadfærd i Center for Arbejdsmarked. I 1. funktionsår vedrørte 17 af de 30 henvendelser borgernes oplevelse af utilfredsstillende personaleadfærd i Center for Arbejdsmarked. Dette tal var kun faldet til 15 af 30 henvendelser i 2. funktionsår. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 33/47

181 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -34 af Tonen overfor borgerne i 2. funktionsår: Borgerrådgiveren har desværre igen i år haft en række klager og henvendelser fra borgere, som har følt, at de blev mødt med en hård, afvisende og respektløs tone ifb. med deres personlige kontakt med kommunens medarbejdere. Men borgerrådgiveren har også haft sager, hvor centerchefer har givet klare udmeldinger om, at vi som kommune har ansvar for at give borgerne en ordentlig borgerbetjening og skylder borgerne en utvetydig beklagelse, når borgerne har oplevet kommunens borgerbetjening som ubehagelig. Ligesom borgerrådgiveren i sit 2. funktionsår har oplevet, at en række medarbejdere har udvist en efterlevelsesværdig samvittighedsfuldhed og professionalisme ved at indrømme og rette fejl, så borgerne har fået de ydelser, de er berettigede til. En række medarbejdere har udvist en efterlevelsesværdig samvittighedsfuldhed og professionalisme ved at indrømme og rette fejl, så borgerne har fået de ydelser, de er berettigede til. Eksempel 1: Klart svar fra centerchef om, at centret skal give borgere en utvetydig beklagelse, når borgerne har oplevet en ubehagelig personaleadfærd: En 75 årig kvinde ringede til et center for at få forklaret en afgørelse, hun ikke forstod. Kvinden oplevede, at den ansatte talte til hende i en hård og nedladende tone, så hun følte sig skældt ud og talt til som et barn. Kvinden klagede til borgerrådgiveren over den oplevede personaleadfærd. I første centersvar fik borgeren ingen beklagelse men oplysning om at I en travl hverdag, vil der ryge en finke af panden. Essensen af centersvaret var, at det er ok at tale hårdt og uvenligt til en borger, hvis den ansatte har travlt og det behøver den ansatte ikke efterfølgende at beklage overfor borgeren. Det må borgeren bare tåle. Borgerrådgiveren spurgte herefter centerchefen, om centersvaret var i overensstemmelse med centrets principper for god borgerbetjening. Centerchefen svarede, at en ordentlig borgerbetjening helt entydigt er centrets professionelle ansvar, uanset travlhed eller kompleksiteten i en afgørelse, ligesom centret skal give borgeren en utvetydig beklagelse, når borgeren har oplevet centrets borgerbetjening som ubehagelig. Centerchefen bad herefter afdelingen om i et nyt centersvar at give borgeren en utvetydig beklagelse af den oplevede ubehagelige personaleadfærd. Citat af centerchef: Centret skal give borgeren en utvetydig beklagelse, når borgeren har oplevet centrets borgerbetjening som ubehagelig. Efter denne sag har borgerrådgiveren ikke haft yderligere klager over personaleadfærd i det pågældende center i andet funktionsår. Eksempel 2: Entydig beklagelse fra center til borger af oplevet ubehagelig personaleadfærd og imødekommelse af borgerens ønske om sagsbehandlerskift: Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 34/47

182 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -35 af 73 En borger ringer til borgerrådgiveren og klager over personaleadfærd på et møde i kommunen dagen før. Borgeren beskriver sammenhængende og fattet det forudgående forløb af hendes sag, men bryder ud i gråd, da hun vil fortælle om personaleadfærden på mødet, som hun oplevede som uvenlig, respektløs og uhøflig. Borgeren udtaler: Jeg følte, at min sagsbehandler hånede og ydmygede mig ved mødet. Det er ikke første gang, jeg har mødt en afvisende personaleadfærd i det center. Men det er første gang, at personaleadfærden har været så grov, at jeg simpelthen må klage. Centret giver i sit svar på klagen borgeren en utvetydig beklagelse af den oplevede personaleadfærd. I centersvaret bliver det oplyst, at sagsbehandleren ikke kan genkende borgerens beskrivelse af mødet men at det på ingen måde har været sagsbehandlerens hensigt at håne eller ydmyge borgeren ved mødet. Sagsbehandleren anerkender borgerens oplevelse og beklager, at borgeren har haft denne oplevelse. Desuden beklager afdelingschefen både mundtligt og i centersvaret den oplevede personaleadfærd, ligesom borgerens ønske om sagsbehandlerskift imødekommes. Eksempel 3: En medarbejder indrømmer en sagsbehandlingsfejl, så borgeren får den ydelse, hun er berettiget til (sagen er også omtalt under manglende opfyldelse af lovbestemt notatpligt afsnit 2.4.1, eksempel 1): Ultimo april måned 2014 var en enlig mor med ringe danskkundskaber til møde med sin sagsbehandler i Jobcentret. Borgeren oplyste, at hun søgte kontanthjælp. Sagsbehandleren noterede ikke den mundtlige ansøgning i borgerens journal og vejledte ikke borgeren om, at hun skulle udfylde og aflevere et kontanthjælpsskema i Borgerservice, men meddelte i stedet borgeren, at hun ville blive kontaktet af en rådgiver, hvilket hun aldrig blev. Borgeren fik herefter ikke udbetalt kontanthjælp i maj, hvorfor hun ikke kunne betale sin husleje for denne måned. Borgeren fik først udbetalt kontanthjælp fra 1. juni 2014 med forsinket udbetaling den 16. juni Kontanthjælpen for juni brugte borgeren til at betale sin husleje for juni måned. Udlejer rykkede herefter borgeren for betaling af huslejen for maj måned. Borgeren søgte kommunen om engangshjælp til betaling af huslejerestancen for maj måned, men fik ikke svar på denne ansøgning. Ultimo juni 2014 modtog borgeren en ophævelse af hendes lejemål som følge af den ubetalte husleje for maj måned. Borgeren bad herefter borgerrådgiveren om hjælp. Borgerrådgiveren ringede til ydelseskontoret, som oplyste, at den manglende udbetaling af kontanthjælp i maj måned skyldes, at borgeren ikke havde afleveret ansøgningsskema om kontanthjælp. Borgerrådgiveren ringede herefter til borgerens sagsbehandler i Jobcentret, som straks indrømmede sin manglende vejledning og sendte mail herom til ydelseskontoret. På baggrund heraf udbetalte ydelseskontoret den manglende kontanthjælp for maj måned til borgeren og tog kontakt til udlejer, så ophævelse og udsættelse fra lejemålet af borgeren og hendes 7 årige datter blev undgået. Borgeren i sagen ville ikke kunne have dokumenteret den manglende mundtlige vejledning og havde ikke fået den ydelse, hun var berettiget til (kontanthjælp for maj måned), hvis ikke sagsbehandleren havde indrømmet sin sagsbehandlingsfejl (den manglende vejledning) i en mail til ydelseskontoret. Sagen er bare en af en række sager, hvor medarbejdere har udvist en samvittighedsfuld personaleadfærd ved at indrømme og rette fejl, så borgerne har fået de ydelser, de var berettigede til. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 35/47

183 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -36 af 73 Borgerrådgiveren fastholder sin anbefaling i årsberetningen for 1. funktionsår til forbedring af fokusområdet Personaleadfærd (anbefaling nr.23 ), jf. bilag 2. Ny Anbefaling nr. 36 Undervisning i krav til personaleadfærd Jeg anbefaler, at der i kursusforløbet om lovgivningen og principperne for god sagsbehandling (jf. anbefaling nr. 38) tilføjes et undervisningsmodul om krav til offentligt ansattes personaleadfærd med udgangspunkt i normerne for god forvaltningsskik Telefonbetjening af borgerne i 2. funktionsår Borgerrådgiveren har kun haft ganske få henvendelser om mangelfuld telefonbetjening. Årsagen til hovedparten af disse har været tekniske problemer. På baggrund heraf er det borgerrådgiverens indtryk, at der er sket en væsentlig forbedring af kommunens telefonbetjening af borgerne. Forbedringen skyldes dels indførelse af nye fælles telefontider fra 1. september 2013 med krav om at hver funktionel enhed i kommunen (ikke hver medarbejder) skulle besvare enhedens telefon(-er) i den fulde åbningstid. Der er sket en væsentlig forbedring af kommunens telefonbetjening af borgerne. En del borgere har igen i år rost de ansatte i kommunens omstilling for at være meget imødekommende, servicemindede, hjælpsomme og gode til at finde den rette kompetenceperson i kommunen. Det er desuden indskærpet, at enhedens telefon(-er) altid skal besvares i telefontiden. Ligesom der er gjort opmærksom på, at det følger af god forvaltningsskik, at telefonbeskeder skal besvares indenfor rimelig tid (hvilket ifølge Direktionen er langt tidligere end 10 arbejdsdage). Desuden er et nyt call-center under implementering. En del borgere har igen i år rost de ansatte i kommunens omstilling for at være meget imødekommende, servicemindede, hjælpsomme og gode til at finde den rette kompetenceperson i kommunen, hvilket borgerrådgiveren også selv oplever ifb. med intern vejvisning af borgerne. De ansatte i omstillingen giver dermed borgerne et godt førstehåndsindtryk af kommunen, hvilket er af stor betydning for det efterfølgende samarbejde mellem borger og kommune. 2.4 Manglende opfyldelse af lovbestemt notatpligt Af årsberetningen 2012/2013 fremgik det, at jeg i en del sager havde konstateret manglende opfyldelse af lovbestemte notatpligt i nu offentlighedslovens 13 (tidligere 6), idet væsentlige oplysninger som f.eks. rykkere fra borgerne eller mundtlig ansøgning om ydelser ikke var blevet noteret. Jeg understregede vigtigheden af at overholde notatpligten til sikring af borgernes retssikkerhed. For det første fordi journalnotater sikrer dokumentation af alle ekspeditioner og oplysninger, hvorved der skabes et overblik over sagen, så f.eks. en ny sagsbehandler kan overtage sagen, uden at skulle starte Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 36/47

184 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -37 af 73 forfra. For det andet fordi overholdelse af notatpligten er en forudsætning for, at borgeren kan håndhæve sin ret til aktindsigt og partshøring, da borgeren ikke kan se alle oplysninger, hvis de ikke er noteret på sagen. Og for det tredje fordi opfyldelse af notatpligten giver andre myndigheder og personers adgang til at føre kontrol med, at sagen er behandlet korrekt. F.eks. har Ankestyrelsen Aalborg brug for alle oplysninger, for at kunne tage stilling til en klage. Journalnotater giver sagsbehandlerne overblik over sagen og sikrer borgernes retssikkerhed Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. notatpligt Borgerrådgiveren har igen i år haft en række eksempler på, at notatpligten er tilsidesat. Eksempler på tilsidesættelse af notatpligten Eksempel 1: Manglende journalisering af mundtlig ansøgning om kontanthjælp (sagen er også omtalt under afsnittet om personaleadfærd afsnit , eksempel 3): En sagsbehandler noterede ikke i journalen, at en borger mundtligt ansøgte om kontanthjælp. Tilsidesættelsen af notatpligten kunne have haft den konsekvens for borgeren, at hun ikke havde fået udbetalt kontanthjælp for den første måned efter ansøgningen. Borgeren fik dog senere udbetalt kontanthjælp for den pågældende måned, fordi sagsbehandleren kunne huske mødet med borgeren og ved henvendelse fra borgerrådgiveren straks indrømmede, at han ikke havde noteret den mundtlige ansøgning og havde undladt at vejlede borgeren om at hun skulle aflevere et ansøgningsskema i Borgerservice. Hvis sagsbehandleren ikke havde kunnet huske mødet eller ikke længere havde været ansat i kommunen, havde den manglende journalisering af den mundtlige ansøgning medført, at borgeren ikke havde fået den ydelse, hun var berettiget til. Eksempel 2: Manglende journalisering af besked til borger om udsættelse af aktindsigt: En borger havde fået mundtlig besked om, at imødekommelse af begæring om aktindsigt måtte udsættes til et senere nærmere angivet tidspunkt. Der var ikke lavet notat om denne mundtlige besked i borgerens sag. Den manglende journalisering var sandsynligvis årsag til, at borgeren ikke fik aktindsigt på det lovede tidspunkt, men først efter en måned og flere rykkere. Borgerrådgiveren fastholder sine anbefalinger i årsberetningen for 1. funktionsår til forbedring af fokusområdet opfyldelse af notatpligten (anbefaling nr. 26 og 27), jf. bilag 2. Ny Anbefaling nr. 37 Undervisning i notatpligt Jeg anbefaler desuden, at der i kursusforløbet om lovgivningen og principperne for god sagsbehandling (jf. anbefaling nr. 38) indgår undervisning i opfyldelse af både den lovbestemte og den ulovbestemte notatpligt. Gentagne fokusområder kan undgås ved kompetenceudvikling og ajourføring af de ansattes viden om reglerne for sagsbehandling Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 37/47

185 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -38 af 73 Alle fokusområderne fra første funktionsår (personaleadfærd, vejlednings- og notatpligt, aktindsigt m.v.) er efter andet funktionsår på ny blevet fokusområder, fordi der har været samme antal eller flere henvendelser og klager vedrørende disse emner. For at undgå at de samme emner bliver fortsatte fokusområder år efter år, bør der iværksættes generel kompetenceudvikling og ajourføring af de ansattes viden om reglerne for sagsbehandling. Direktionen har oplyst, at der fremadrettet for nyansatte med borgerkontakt vil være et obligatorisk kursus i relevant lovgivning (offentligheds-, forvaltnings-, retssikkerheds-, og persondatalovgivningen) og principperne for god sagsbehandlings- og forvaltningsskik. Jeg mener, at kurserne bør være for alle kommunens medarbejdere, som sagsbehandler og ikke kun for de nyansatte med borgerkontakt. Ligesom undervisningsforløbet bør suppleres med kortere brush up kurser i samme emner efter ca. 5 år. En del af kommunens fagfolk med ikke- forvaltningsmæssige uddannelser, som har været ansat i kommunen i en årrække, har nemlig hverken som led i deres oprindelige uddannelser eller ifb. med deres ansættelse i kommunen modtaget undervisning i de love, der regulerer sagsbehandling. Ligesom de ansatte som måtte have modtaget undervisning ifb. med deres uddannelse eller ved deres ansættelse i kommunen, efter en årrække får behov for opfriskning af deres viden. Disse års mange nye lovreformer med ændrede regelsæt og omlægning af procedurer, gør det desuden vanskeligt for kommunens medarbejdere på egen hånd hele tiden at holde sig ajour med og have fokus på reglerne om sagsbehandling. Egentlige undervisningsforløb med grundig og systematisk gennemgang af relevant lovgivning om sagsbehandling med brush up efter ca. 5 år vil give kommunens sagsbehandlende medarbejdere mulighed for generel kompetenceudvikling og ajourføring af deres viden. Erfaringer fra andre borgerrådgivere har været, at en sådan målrettet efteruddannelsesindsats medfører et markant fald i henvendelser vedrørende vejledningspligt, notatpligt, aktindsigt, begrundelse, personaleadfærd og klagevejledning m.v. Det i september 2014 afholdte 1 ½ times oplæg fra en ansat hos Folketingets Ombudsmand om alle disse emner, var en udmærket appetitvækker til sådanne egentlige kursusforløb. Ny anbefaling: Obligatoriske kursusforløb i forvaltningslov og offentlighedslov til alle ansatte, som sagsbehandler med brush up kurser efter ca. 5 år. Ny Anbefaling nr. 38 Kursusforløb om lovgivningen og principperne for god sagsbehandling for alle, som sagsbehandler Til kompetenceudvikling og ajourføring af de ansattes viden, anbefaler jeg derfor, at Direktionens forslag om obligatoriske kursusforløb i relevant lovgivning (forvaltnings-, offentlighedslov, retssikkerheds- og persondatalovgivningen) og principperne for god sagsbehandlings- og forvaltningsskik gennemføres ikke kun nyansatte men for alle kommunens ansatte som sagsbehandler og suppleres med kortere brush up kurser efter ca. 5 år i samme emner. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 38/47

186 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -39 af Aktindsigt I årsberetningen 2012/2013 beskrev jeg den indtil 1. januar 2014 gældende frist for aktindsigt, hvorefter en myndighed skulle imødekomme en anmodning om aktindsigt senest inden 10 dage. Ved overskridelse af fristen har myndigheden pligt til at give den, der søger aktindsigt, besked om grunden til fristoverskridelsen og hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Ligesom myndigheden har pligt til at gøre borgeren opmærksom på, hvis aktindsigten kun er imødekommet i begrænset omfang og give en begrundelse herfor. Jeg beskrev eksempler på manglende overholdelse af 10 dages fristen og manglende begrundelse for begrænset aktindsigt. Endelig redegjorde jeg for, at fristerne for aktindsigt med den ny Offentlighedslov, der trådte i kraft den 1. januar 2014, blev reduceret fra 10 arbejdsdage til, at aktindsigt skal gives snarest og senest indenfor 7 arbejdsdage. Reduktionen gælder både begæringer fra parten efter forvaltningsloven og fra offentligheden efter Offentlighedsloven. Ifølge forarbejderne til den ny offentlighedslov er fristerne imidlertid i en del tilfælde endnu kortere: - Begrænset antal dokumenter / ikke særlige overvejelser: 1-2 arbejdsdage - I alle tilfælde 1-2 arbejdsdage for ukomplicerede dokumenter (i omfattende sager skal ukomplicerede dokumenter således udskilles, og der skal gives aktindsigt heri inden for 1-2 arbejdsdage) - Lidt mere komplicerede sager: 3-7 arbejdsdage - Stort antal dokumenter/mere komplicerede overvejelser: 14 arbejdsdage - Helt store/meget komplicerede sager: 40 arbejdsdage Krav om besked om overskridelse af frist for aktindsigt Også i den nye offentlighedslov gælder, at hvis det undtagelsesvis ikke er muligt for myndigheden at færdigbehandle anmodningen inden for de nye og kortere frister, skal den, der har anmodet om aktindsigt, i givet fald have besked om fristoverskridelsen. Beskeden om fristoverskridelsen skal være kvalificeret d.v.s. den der har søgt om aktindsigt skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Folketingets ombudsmand har i FOB fundet, at angivelse af principielle spørgsmål vedrørende spørgsmålet om aktindsigt som begrundelse for udsættelse af aktindsigt var for vag og upræcis begrundelse, da borgere har krav på en mere konkret og detaljeret begrundelse. I andre sager har Ombudsmanden tillige fundet at henvisning til principielle overvejelser heller ikke er en tilstrækkelig begrundelse for udsættelse af aktindsigt. Den offentlige myndighed skal mere konkret og præcist forklare, hvilke juridiske overvejelser den er i gang med, eller om myndigheden fx har bedt om en udtalelse fra en anden myndighed. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 39/47

187 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -40 af Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. manglende overholdelse af de nye kortere frister for aktindsigt, manglende oplysning om fristoverskridelse og manglende begrundelse for begrænset aktindsigt I første funktionsår havde borgerrådgiveren en klagesag og 5 henvendelser vedrørende manglende overholdelse af den tidligere 10 dages frist for aktindsigt. I andet funktionsår har borgerrådgiveren ingen klagesager haft vedrørende aktindsigt, men har modtaget 23 henvendelser om manglende overholdelse af de nye kortere frister for aktindsigt, manglende oplysning om fristoverskridelse og manglende begrundelse for begrænset aktindsigt. Borgerne ønskede dog ikke at klage herover. En del borgere har oplevet, at de nye frister for aktindsigt blev overskredet helt uden nogen form for besked til borgerne om fristoverskridelsen. I andre tilfælde fik borgerne en utilstrækkelig besked uden angivelse af, hvor længe borgerne kunne forvente at skulle vente på deres aktindsigt. Enkelte borgere har i strid med lovgivningen måttet vente mellem flere uger til en måned på deres aktindsigt. Endelig har en del borgere fået aktindsigt uden vedlæggelse af følgeskrivelse eller aktliste. Uden aktliste kunne disse borgere ikke kontrollere, om alle akter var fremsendt til dem. Andre borgere har ikke fået alle akter, og de har ikke fået en begrundelse for denne begrænsede aktindsigt eller en klagevejledning. Borgerrådgiveren fastholder sine anbefalinger i årsberetningen for 1. funktionsår til forbedring af fokusområdet aktindsigt (anbefaling nr. 28, 29 og 28b), jf. bilag 2. Ny Anbefaling nr Afgørelser om begrænset aktindsigt vedlægges klagevejledning Jeg anbefaler, at afgørelser om begrænset aktindsigt vedlægges klagevejledning. Ny Anbefaling nr Besked til borgeren ved nødvendig overskridelse af frist for aktindsigt Jeg anbefaler desuden, at forvaltningen ved nødvendig fristoverskridelse fremadrettet sikrer, at borgere eller andre i offentligheden får kvalificeret og konkret besked om grunden til fristoverskridelsen med klar tidsangivelse af, hvornår aktindsigten vil blive modtaget. Ny Anbefaling nr. 41 Medsendelse af aktliste Jeg anbefaler desuden, at forvaltningen fremover sikrer borgere og andre, der anmoder om aktindsigt, at der i alle tilfælde medsendes en aktuel udarbejdet aktliste sammen med afgørelsen og sagens akter. 2.6 Digitalisering bekymring for de borgere, der ikke kan kommunikere digitalt eller bruge selvbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside Fra den 1. november 2014 skal alle, der kan, modtage deres post digitalt. I årsberetningen 2012/2013 udtrykte jeg bekymring for de borgere, der ikke kan kommunikere digitalt, herunder ikke kan søge information eller bruge selvbetjeningsløsningerne på kommunens hjemmeside. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 40/47

188 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -41 af 73 Jeg gjorde opmærksom på, at Stadsbiblioteket i Lyngby har en række udmærkede kurser for borgere med behov for it færdigheder på begynderniveau inden for Digital Post, selvbetjening hos kommunen osv. Men at en del borgere på grund af alder eller funktionsnedsættelser ikke kan overskue at tage disse kurser. Jeg anbefalede, at der i alle dele af kommunen er opmærksomhed på at udvise særlig omtanke i betjeningen af borgere, som ikke kan honorere digitaliseringskrav eller benytte selvbetjeningsløsningerne på kommunens hjemmeside. Ligesom jeg gjorde opmærksom på, at disse borgere har krav på alternativer, både hvad angår information om kommunens serviceydelser og hjælp til at ansøge om disse, samt ret til information om muligheden for fritagelse for digital post Borgerrådgiverens observationer i 2. funktionsår mht. ikke digitale borgere samt borgere med begrænsede it færdigheder og behov for medbetjening Ultimo september 2014 havde 8,1 % - svarende til i alt af kommunens voksne borgere fået permanent eller midlertidig fritagelse for digital post. Et tal som formentlig vil blive større, inden fristen for fritagelse udløber den 1. november Kommunen ligger således væsentlig over gennemsnittet for Region Hovedstaden, hvor fritagelsesprocenten er på 6,4 %. Dette kan skyldes, at Lyngby-Taarbæk Kommunes andel af borgere på 75 år og derover er 12 %, mens den for Region Hovedstaden er 8 %. Opgaven med fritagelse for digital post er placeret i kommunens Borgerservice, hvor der den 1. november 2013 blev ansat en koordinator i en midlertidig stilling til at styrke kommunens indsats med at hjælpe borgere, som ønsker sig fritaget for digital post. Borgerrådgiveren har ikke modtaget nogen klager over fritagelse for digital post, hvilket tyder på, at Borgerservice har varetaget opgaven tilfredsstillende. En del borgere har henvendt sig til borgerrådgiveren for at få vejledning om kriterierne og proceduren for fritagelse samt for at få en kopi af blanketten til fritagelse. Mange af disse borgere har været meget urolige for, om de overhovedet havde mulighed for at få fritagelse og blev meget lettede efter vejledning om den ukomplicerede adgang til fritagelse. Nogle borgere har godt vidst, at de skulle have fritagelsen hos Borgerservice, men har ønsket en forudgående vejledning fra borgerrådgiveren. Andre borgere har ikke vidst, hvor i kommunen de kunne få fritagelse, hvorfor vejledningen af disse borgere har omfattet vejvisning til Borgerservice. Kommunens nuværende tilbud til ikke-digitale borgere er, at de kan henvende sig til Borgerservice og få udleveret pjecer eller print fra kommunens hjemmeside eller borger.dk. Mange ikke-digitale borgere mangler imidlertid kendskab til denne service. Kommunen har desuden tilbud om medbetjening til borgere med begrænsede it færdigheder. Denne opgave er lagt hos Borgerservice og er således ikke formelt placeret på Stadsbiblioteket, men da mange borgere alligevel opsøger bibliotekets personale for at hjælp, har man her valgt at yde medbetjening efter behov. En del borgere med begrænsede it færdigheder og behov for digital medbetjening er i tvivl om, hvor i kommunen de kan få medbetjening. Denne udfordring forstærkes, når kommunen 1. december 2014 Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 41/47

189 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -42 af 73 får nye opgaver ifb. med undtagelse fra obligatorisk digital selvbetjening på en række af Udbetaling Danmarks sagsområder, nemlig familieydelser, boligstøtte, pension og barselsdagpenge samt digital indmelding af ændringer. Endelige har ældre ikke-digitale borgere ofte nedsat funktionsevne, således at telefonisk eller personlig henvendelse ikke er brugbar, f.eks. pga. hørenedsættelse og/eller ringe fysisk mobilitet. En del ikke- digitale borgere har i den forbindelse fortalt mig, at de ved telefonsamtaler med ansatte i kommunen ikke kan forstå, hvad kommunens ansatte siger, fordi de taler alt for hurtigt og utydeligt. Ny Anbefaling nr. 42 Tal roligt og tydeligt På baggrund heraf anbefaler jeg, at kommunens ansatte har fokus på at tale i et roligt tempo og frem for alt tale tydeligt ved telefonsamtaler med ældre ikke-digitale borgere. Borgerrådgiveren anbefaler, at kommunens ansatte har fokus på at tale i et roligt tempo og - frem for alt - tale tydeligt ved telefonsamtaler med ældre ikke-digitale borgere. Ny Anbefaling nr. 43 Indbyrdes afklaring af medbetjeningsservice og liste over medbetjeningstilbud Jeg anbefaler, at Borgerservice og Stadsbiblioteket foretager en indbyrdes afklaring af, hvilken digital medbetjening hver enhed kan tilbyde borgerne med begrænsede it færdigheder og herefter udarbejder en liste over disse medbetjeningstilbud, som offentliggøres på kommunens hjemmeside. Ny Anbefaling nr. 44 Udvidelse af service til ikke-digitale borgere Jeg anbefaler, at de eksisterende tilbud til ikke-digitale borgere om udlevering af pjecer eller print ved henvendelse til Borgerservice fra kommunens hjemmeside eller Borger.dk, udvides med tilbud om hjemmebesøg hos borgerne, hvor hjælpepersonen medbringer bærbar pc med mobilt bredbånd og andet nødvendigt udstyr. Ny Anbefaling nr. 45 Rubrik i DGO annonce om tilbud til ikke-digitale borgere og borgere med begrænsede it færdigheder Jeg anbefaler endelig, at der i kommunens faste annonce i Det Grønne Område indsættes en rubrik med oplysning om kommunens oven for anførte og supplerende anbefalede tilbud til de ikke-digitale borgere samt medbetjeningstilbud til borgere med begrænsede it færdigheder. Borgerrådgiveren anbefaler, at der i kommunens faste annonce i Det Grønne Område indsættes oplysning om kommunens tilbud til ikke-digitale borgere og borgere med begrænsede it færdigheder. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 42/47

190 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -43 af NYE FOKUSOMRÅDER 3.1 Manglende overholdelse af 4 ugers frist for genvurdering og indsendelse af klage til klageinstanser fx Ankestyrelsen Jeg har i 2. funktionsår haft en del henvendelser fra borgere, som har indsendt klage over en afgørelse til kommunen, men hvor sociallovgivningens frist på maksimalt 4 uger for genvurdering og videresendelse til klageinstanserne er overskredet med en til flere måneder. Mange borgere har ikke fået besked om fristoverskridelsen, før de selv henvendte sig og rykkede. Ved disse henvendelser har kommunen som årsag til fristoverskridelsen henvist til manglende ressourcer, at der aktuelt var et stort antal klagesager under ekspedition, eller fravær af borgerens sagsbehandler på grund af sygdom, ferie eller lign. Ifølge Retssikkerhedslovens 66, stk. 1 gælder der en lovhjemlet pligt på det sociale område til at genvurdere en sag på grundlag af klagen og videresende klagen til klageinstansen, hvis kommunen ikke giver borgeren ret i klagen og ændrer den tidligere afgørelse, jf. 66, stk. 2. Ifølge Retssikkerhedsbekendtgørelsens 12 og 13 har kommunen 4 uger fra modtagelse af klagen til genvurdering og videresendelse til klageinstansen, hvis kommunen fastholder afgørelsen og hverken giver borgeren helt eller delvist ret i klagen. Hvis en sag haster, skal genvurdering og videresendelse dog ske straks. Kommunen har pligt til at give klageren besked, såfremt 4 ugers fristen for genvurdering ikke kan overholdes med oplysning om, hvornår genvurderingen kan forventes afsluttet. Denne pligt følger af Retssikkerhedsbekendtgørelsen 12, stk. 3 og pkt. 202 i retssikkerhedsvejledningen. Lovlige grunde til overskridelse af fristen for genvurdering og videresendelse kan ifølge retssikkerhedsbekendtgørelsen og retssikkerhedsvejledningen være behov for indhentelse af yderligere oplysninger, vurderinger eller lignende d.v.s. tilfælde, hvor kommunen overvejer genoptagelse af sagen og til brug herfor har behov for yderligere oplysninger. Kommunens eller de ansattes subjektive forhold som fx manglende ressourcer, store udfordringer indenfor det pågældende sagsområde, stort antal klagesager under ekspedition, fravær på grund af sygdom, ferie eller lign. udgør ikke lovlige grunde til fristoverskridelse. Eksempel 1: En borger oplevede, at 4 ugers fristen for genvurdering blev overskredet med 1 ½ måned uden nogen for underretning om fristoverskridelsen eller oplysning fra kommunen om, hvornår genvurderingen ville være afsluttet. Ved genvurderingen fastholdt centret afgørelsen, hvorefter det tog yderligere 1 måned og flere rykkere fra borgeren, før klagen blev sendt til klageinstansen. Eksempel 2: I en anden sag blev 4 ugers fristen for genvurdering overskredet med 2 måneder også uden nogen form for underretning til borgeren om fristoverskridelsen eller oplysning om, hvornår genvurderingen Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 43/47

191 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -44 af 73 ville kunne forventes afsluttet. I denne sag havde sagsbehandleren ikke opfattet, at der var tale om en klage (selvom dette tydeligt fremgik af henvendelsens overskrift). Centret blev derfor først opmærksom på, at der var indgivet en klage, da borgeren rykkede for genvurdering. I tilfælde af overskridelse af 4 ugers fristen for genvurdering og videresendelse til ankeinstansen, har borgerne mulighed for at klage til Folketingets Ombudsmand eller Det Kommunale Tilsyn, som begge føre tilsyn med, at kommunerne overholder lovgivningen. Klager til disse instanser kan imidlertid ikke fremme en sags genvurdering, da sagsbehandlingstiden hos begge instanser er meget lang. I mit første funktionsår anbefalede jeg borgerne at rykke for genvurdering og videresendelse med anmodning om at få oplyst årsagen til overskridelsen af 4 ugers fristen og prognose for, hvornår genvurderingen ville være afsluttet. Da resultatet af borgernes rykkere har været meget svingende, er jeg i mit andet funktionsår gået over til at vejlede borgerne om, at hvis deres rykker til centret ikke har nogen effekt, kan borgerne selv sende deres klage videre til klageinstansen, uden at vente på centrets genvurdering, for på denne måde at få gjort klageinstansen opmærksom på fristoverskridelsen. Ny Anbefaling nr. 46 Sikring af overholdelse af 4 ugers frist for genvurdering og indsendelse af klagesager Jeg anbefaler fastsættelse af retningslinjer til sikring af overholdelse af 4 ugers fristen for genvurdering og videresendelse af klagesager på det sociale område. Borgerrådgiveren anbefaler fastsættelse af retningslinjer til sikring af overholdelse af 4 ugers fristen for genvurdering og videresendelse af klagesager på det sociale område. Ny Anbefaling nr. 47 Besked til borgerne ved lovlig overskridelse af genvurderingsfristen Jeg anbefaler desuden, at der ved lovlig overskridelse af genvurderingsfristen (i tilfælde hvor kommunen overvejer at genoptage sagen), umiddelbart påbegyndes indhentelse af de nødvendige yderligere sagsoplysninger OG gives borgeren besked om fristoverskridelsen med oplysning om, hvornår genvurderingen kan forventes afsluttet. 3.2 Fornyet sagsbehandling snarest efter hjemvisning fra Ankestyrelsen I klagesager hvor Ankestyrelsen finder, at kommunens oplysning af sagen ikke har været tilstrækkelig til, at der kan træffes afgørelse i sagen, hjemviser Ankestyrelsen sagen til fornyet sagsbehandling og afgørelse i kommunen. I 2. funktionsår har jeg haft en del henvendelser fra borgere, hvis sag er blevet hjemvist fra Ankestyrelsen til fornyet sagsbehandling i kommunen, men hvor kommunen, efter flere måneder og gentagne rykkere fra borgeren, stadig ikke har iværksat den fornyede behandling af sagen. Med ankereformen blev De Sociale Nævn og Beskæftigelsesankenævnene nedlagt pr. 1. juli 2013 og deres sager overgik til Ankestyrelsen. En følge heraf har været en betydelig forlængelse af den Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 44/47

192 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -45 af 73 gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra 5 til 9 ½ måned for klagesager på beskæftigelsesområdet og det sociale område set under ét. Rigsrevisionen har således i sin beretning af juni 2014 om forøgelse af sagsbehandlingstiderne ifb. med ankereformen beskrevet, hvordan f.eks. den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på beskæftigelsesområdet er steget fra lidt over 6 mdr. før ankereformen til cirka 8 ½ måned efter. Mens den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på det sociale område er steget fra 4 måneder til 10 ½ måned. Rigsrevisionen finder stigningen i sagsbehandlingstiderne i klagesager kritisabel. Den samlede ventetid på en afgørelse i klagesager indenfor både beskæftigelsesområdet og det sociale område har ofte afgørende betydning for den enkelte borger og dennes families trivsel og økonomiske grundlag. En borger, der klager over en afgørelse indenfor beskæftigelsesområdet eller det sociale område, venter i forvejen i gennemsnit 9 ½ måned på en afgørelse fra Ankestyrelsen. Den lange sagsbehandlingstid hos Ankestyrelsen kan ikke lægges kommunen til last. Men når Ankestyrelsen træffer afgørelse om hjemvisning med henblik på fornyet sagsbehandling og afgørelse i kommunen, findes det væsentligt og i overensstemmelse med god forvaltningsskik, at kommunen snarest efter modtagelse af sagen fra Ankestyrelsen iværksætter fornyet behandling af sagen, så borgerens samlede ventetid på en afgørelse ikke forlænges yderligere. I afgørelser om hjemvisning til fornyet sagsbehandling angiver Ankestyrelsen, hvilke sagsskridt kommunen mangler at foretage, før sagen er tilstrækkeligt oplyst til, at der kan træffes afgørelse f.eks. at kommunen mangler at indhente aktuelle helbredsoplysninger. Derfor kan kommunen umiddelbart og senest indenfor 10 arbejdsdage iværksætte de angivne manglende sagsskridt eksempelvis ved at anmode den behandlende læge om aktuelle helbredsoplysninger. Ny Anbefaling nr. 48 Retningslinjer til sikring af hurtig genbehandling af sager, hjemvist fra Ankestyrelsen Jeg anbefaler fastsættelse af retningslinjer til sikring af, at kommunen i sager, som hjemvises af Ankestyrelsen til fornyet behandling, snarest og senest 10 arbejdsdage efter modtagelse, igangsætter den fornyede behandling af sagen. 3.3 Manglende vejledning til borgerne om deres ret til partsrepræsentation eller bisidder Borgernes ret til at benytte en partsrepræsentant eller bisidder er reguleret i forvaltningsloven og særregler på nogle specifikke sagsområder. Ifølge forvaltningslovens 8, stk. 1, nr. 1 kan den, der er part i en sag på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. I 2. funktionsår har jeg mødt en del borgere med behov for hjælp til at varetage deres sag i kommunen. Behovet kan skyldes borgerens fysiske eller psykiske funktionsnedsættelser og/eller en stadig mere omfangsrig og kompliceret lovgivning. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 45/47

193 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -46 af 73 En stor del af disse borgere har ikke fået vejledning om deres ret til at benytte en partsrepræsentant eller bisidder, ligesom nogle borgere er blevet fejlvejledt om, at deres bisidder ikke har taleret på møder i kommunen. Ansatte i kommunen skal vejlede borgerne om deres mulighed for at benytte en partsrepræsentant eller bisidder, når det er relevant f.eks. hvis borgeren har svært ved at formulere sig på skrift, er fysisk eller psykisk svag eller giver udtryk for, at de finder sagen uoverskuelig og indviklet. Borgere kan have behov for den faglige viden og mentale støtte, som partsrepræsentanten eller bisidderen kan give. Ligesom borgere kan have brug for den tryghed, det giver, at en anden person er med til møder i kommunen og efterfølgende kan huske oplysninger, der er givet under mødet f.eks. hvis der er tale om en sag, der påvirker borgeren følelsesmæssigt. Men kommunen kan også have stor gavn af at få etableret et samarbejde og en god dialog med en partsrepræsentant eller bisidder, fordi deres medvirken kan sikre, at borgeren får overblik over sagen, får konkretiseret sine argumenter og fremsat sine bemærkninger, hvilket giver en lettere og mere effektiv sagsbehandling og sikrer tilstrækkelig sagsoplysning, inden der træffes afgørelse. En partsrepræsentant kan varetage borgerens interesser både mundtligt og skriftligt ved f.eks. at deltage i møder i kommunen, udtale sig på vegne af borgeren, modtage breve fra kommunen og afgive skriftlige bemærkninger og svar. Borgeren bestemmer selv, om partsrepræsentanten skal varetage alle eller alene dele af borgerens interesser i sagen. En bisidders rolle er mere begrænset. Bisidderen kan hjælpe borgeren med at få overblik over sagen, hjælpe med forståelse af breve og afgørelser fra kommunen, med forberedelse af borgerens indlæg på møder i kommunen og med efterfølgende at huske mødernes indhold. Bisidderen kan desuden deltage i møderne og eventuelt føre ordet for borgeren, men herudover har en bisidder ikke yderligere beføjelser. Borgeren kan frit vælge, hvem der skal være partsrepræsentant eller bisidder i sagen. Det kan være en sagkyndig f.eks. en advokat, retshjælpsinstitution, fagforening, handicaporganisation, revisor eller socialrådgiver, men en borger kan også vælge en ægtefælle, et familiemedlem eller en bekendt. Kommunen kan som udgangspunkt ikke blande sig i borgernes valg af partsrepræsentant eller bisidder. Kun i helt særlige tilfælde med meget tungtvejende grunde kan kommunen træffe beslutning om ikke at acceptere en partsrepræsentant eller bisidder, f.eks. hvis partsrepræsentanten direkte tilsidesætter borgerens ønsker og interesser, eller optræder truende eller voldeligt over for kommunens medarbejdere. Hvis borgeren ønsker en partsrepræsentant eller bisidder, men ikke selv har kendskab til en person, som kan påtage sig opgaven, er det vigtigt at kommunens ansatte kan henvise borgeren til en retshjælpsinstitution eller bisidderordning. Kommunens borgere kan få gratis retshjælp i Advokatvagten, Lyngby, der er på Stadsbiblioteket hver tirsdag ml. kl. 17 og 18, ligesom der findes adskillige retshjælpsinstitutioner i Københavns Kommune, der enten tilbyder generel rådgivning eller Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 46/47

194 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -47 af 73 rådgivning inden for specifikke områder til kommunens egne og andre kommuners borgere. En del organisationer tilbyder bisiddere til bestemte grupper borgere f.eks. Gigtforeningen, Børns Vilkår, Dansk Handicap Forbund m.fl. Der kan med fordel udarbejdes en intern liste over retshjælpsinstitutioner og organisationer med bisidderordning til brug for vejledning af kommunens borgere. Ny Anbefaling nr. 49 Opfyldelse af vejledningspligt om ret til at benytte partsrepræsentant eller bisidder Jeg anbefaler fastsættelse af retningslinjer til sikring af, at kommunen opfylder sin pligt til at vejlede borgerne om deres ret til at benytte en partsrepræsentant eller bisidder. Ny Anbefaling nr. 50 Intern liste over tilbud om retshjælp eller bisidderordning Jeg anbefaler desuden, at der udarbejdes en intern liste over retshjælpsinstitutioner og organisationer med bisidderordning, så kommunens ansatte har et brugbart redskab til henvisning af borgere med behov for partsrepræsentation eller bisidder. Borgerrådgiveren LTK - Årsberetning September 2013 August 2014 Side 47/47

195 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -48 af 73 Bilag 1: Borgerrådgiverens rammer og virksomhed 1.1 Grundlaget for borgerrådgiveren Det lovmæssige grundlag for borgerrådgiverfunktionen er 65 e i lov om kommunernes styrelse (senest LBK 186 af 19/ , med senere ændringer). Kommunalbestyrelsen i Lyngby-Taarbæk Kommune traf den 28. november 2011 beslutning om etablering af en borgerrådgiverfunktion for en forsøgsperiode på 2 år. Borgerrådgiveren tiltrådte den 21. maj I forbindelse med budget blev borgerrådgiverfunktionen gjort permanent. Efterfølgende tog borgerrådgiveren imod Kommunalbestyrelsens tilbud om fortsat ansættelse. Med funktionen ønskede Kommunalbestyrelsen at ansætte en slags kommunal ombudsmand, der arbejder uafhængigt af kommunens forvaltning, og som borgerne kan søge råd og vejledning hos. For mange borgere er borgerrådgiverens uafhængighed af afgørende betydning for tilliden til, at borgerrådgiverens vurderinger i konkrete sager sker på et objektivt og sagligt grundlag. 1.2 Formålet med borgerrådgiveren Formålet med borgerrådgiveren er - at styrke dialogen mellem borgerne og Lyngby-Taarbæk Kommune - at bidrage til at sikre borgernes retssikkerhed - at gøre det lettere for borgerne at klage over Lyngby-Taarbæk Kommune - at medvirke til, at borgernes klager bruges konstruktivt til forbedring af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. 1.3 Bemanding, fysiske rammer og åbningstider Borgerrådgiverfunktionen varetages af borgerrådgiver Mette Skov Sigersmark. For at styrke borgerrådgiverens uafhængighed og samtidig sikre, at funktionen er centralt beliggende på et let tilgængeligt sted i kommunen, har borgerrådgiveren fået kontor på Stadsbiblioteket, Lyngby Hovedgade 28, 2800 Kgs. Lyngby tæt på offentlig transport og med gode parkeringsmuligheder. Borgerrådgiveren har tlf. nr og kan træffes i telefontid mandag, tirsdag og torsdag mellem kl og træffetid torsdag mellem kl eller efter aftale. Kommunens borgere kan henvende sig ved at ringe, maile, sende et brev eller komme personligt. Borgerrådgiveren bestræber sig på at besvare telefonbeskeder, mails eller breve fra borgerne inden for 2-3 arbejdsdage. Mange henvendelser besvares samme dag. 1.4 Borgerrådgiverens opgaver og kompetence Borgerrådgiverens grundlæggende opgave er at behandle klager over Lyngby-Taarbæk Kommunes sagsbehandling, borgerbetjening og udførelse af praktiske opgaver. Endvidere hjælper BR AAB2014 Bilag 1 Borgerrådgiverens rammer og virksomhed Side 1/ 6

196 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -49 af 73 borgerrådgiveren kommunens borgere med at finde vej i det kommunale klagesystem og til lovhjemlede klageinstanser. Borgerrådgiveren kan også hjælpe borgerne med at forstå en afgørelse eller et brev fra kommunen eller finde vej i den kommunale organisation. Endvidere kan borgerrådgiveren vejlede borgerne om deres rettigheder i forbindelse med sagsbehandling f.eks. hvor lang tid sagsbehandlingen må vare, og hvordan borgeren kan forvente at blive behandlet. I forbindelse med behandling af klager over Lyngby-Taarbæk kommunes sagsbehandling udøver borgerrådgiveren tilsyn med, at kommunens administration varetager deres opgaver i overensstemmelse med lovgivningen, god forvaltningsskik, de af Kommunalbestyrelsen og udvalgene fastsatte retningslinjer og i øvrigt på en hensigtsmæssig måde. Udøvelsen af tilsynet forudsætter, at Borgerrådgiveren har indsigt i de sager, der klages over, for at borgerrådgiveren kan vurdere, om de nævnte gældende regler er overholdt. Alle borgere i Lyngby-Taarbæk Kommune kan få gratis hjælp af borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren kan udtale kritik af mangelfuld eller forkert sagsbehandling m.v. Derudover har borgerrådgiveren mulighed for at henstille eller komme med anbefalinger til, hvordan sagsbehandlingen kan forbedres. Borgerrådgiveren kan desuden tage sager op af egen drift samt udføre konkret tidsbegrænsede opgaver efter bestilling fra Kommunalbestyrelsen. Borgerrådgiveren behandler ikke klager over kommunens afgørelser, da sådanne indholdsklager skal behandles af lovhjemlede klageinstanser som f.eks. Ankestyrelsen Aalborg m.fl. Men borgerrådgiveren kan hjælpe borgerne med at formulere og skrive indholdsklager i tilfælde, hvor borgeren ikke selv er i stand til det. Borgerrådgiveren behandler ikke klager over det serviceniveau, som er vedtaget af Kommunalbestyrelsen eller klager over konkrete sager, der har været bedømt af Kommunalbestyrelsen, de stående udvalg eller Økonomiudvalget. Desuden kan Borgerrådgiveren ikke behandle klager over kommunens personale- og ansættelsesforhold eller sager, der har været indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller domstolene. Endelig behandler borgerrådgiveren som udgangspunkt ikke klager over sagsforløb eller afgørelser, der er mere end 1 år gamle. 1.5 Dialog med centrene og rapportering til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse Borgerrådgiveren skal medvirke til, at borgernes klager bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. BR AAB2014 Bilag 1 Borgerrådgiverens rammer og virksomhed Side 2/ 6

197 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -50 af 73 Erfaringer og viden fra de modtagne henvendelser og klager formidles af borgerrådgiveren til kommunens centre til brug ved optimering af arbejdsgange, ligesom tendenser i borgernes henvendelser og klager rapporteres til kommunens politikere. Der har i løbet af året været en løbende dialog mellem borgerrådgiveren og kommunens centre. Dialogen har både bestået i konkrete beskrivelser af borgernes klager, som sendes til det relevante center via centerchefen og i borgerrådgiverens mere uformelle henvendelser pr. telefon eller mail til centrene, hvis det drejer sig om problemstillinger, der kan afklares med det samme, eller om forslag til forbedring af konkrete sagsbehandlingsskridt eller sagsbehandlingsprocedurer. Borgerrådgiveren aflægger mundtlige rapporter til Økonomiudvalget og en skriftlig årsberetning til Kommunalbestyrelsen. Årsberetningen bliver offentliggjort og tillige lagt på borgerrådgiverens hjemmeside. Årsberetningen giver borgerrådgiveren mulighed for at formidle tendenser i borgernes klager til både det politiske og administrative niveau samt til offentligheden. På Økonomiudvalgsmøde den 27. februar 2014 aflagde borgerrådgiveren kvartalsrapport for 1. Kvartal af andet funktionsår. Borgerrådgiverfunktionen blev permanentgjort I forbindelse med budget Efter permanentgørelsen af funktionen blev forvaltningens ledelse og borgerrådgiveren enige om at ændre rapporteringsfrekvensen fra tidsmæssigt korte kvartalsrapporteringer til én halvårsrapport af længere tids varighed med bedre mulighed for nærmere dialog mellem Økonomiudvalget og borgerrådgiveren. Økonomiudvalget traf herefter på møde af 14. maj 2014 beslutning om, at borgerrådgiveren fremadrettet overgår fra kvartalsrapporteringer til én mundtlig halvrårsrapport til Økonomiudvalget og forelæggelse af årsberetning til Kommunalbestyrelsen én gang årligt. Borgerrådgiveren aflagde herefter halvårsrappport til Økonomiudvalget på møde af 24. juni Sagsbehandling hos borgerrådgiveren Borgeren kan henvende sig til borgerrådgiveren med behov for vejledning, vejvisning i det kommunale klagesystem eller med en egentlig klage. Henvendelser til borgerrådgiveren kan ske telefonisk, skriftligt eller personligt. Afhængig af henvendelsens karakter bliver borgeren inviteret til et møde hos borgerrådgiveren. Behandlingen af klager hos borgerrådgiveren bygger på dialogprincippet. Det vil sige, at det center, som klagen vedrører, skal have mulighed for svare på klagen, før borgerrådgiveren tager stilling til klagen. Når borgerrådgiveren modtager en klage, undersøger borgerrådgiveren derfor i første omgang, om det center, der klages over, har haft mulighed for at svare på klagen. Hvis det ikke er tilfældet, sender borgerrådgiveren klagen til centret med anmodning om, at centret besvarer klagen og sender det skriftlige svar direkte til borgeren med kopi af svaret til borgerrådgiveren. BR AAB2014 Bilag 1 Borgerrådgiverens rammer og virksomhed Side 3/ 6

198 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -51 af 73 Borgerrådgiveren sikrer, at borgeren får et svar fra centret. Hvis centret ikke har svaret inden 14 dage, rykker borgerrådgiveren for svar. Borgerrådgiveren følger således sagen, indtil der foreligger et svar. Hvis borgeren, efter at have fået svar fra centret, ønsker at fastholde sin klage og ønsker, at borgerrådgiveren undersøger sagen, skal borgeren kontakte borgerrådgiveren igen. Fastholder borgeren sin klage, vil borgerrådgiveren vurdere sagen. Resultatet af vurderingen kan være, at - klagen undersøges nærmere - borgerrådgiveren vælger ikke at undersøge sagen nærmere. Mener borgerrådgiveren, at sagen skal undersøges nærmere, beder borgerrådgiveren centret om at se sagens dokumenter. Efter gennemgang heraf beder borgerrådgiveren tillige centret om en udtalelse om sagen. Når borgerrådgiveren har modtaget centrets udtalelse, vil borgerrådgiveren sende udtalelsen til borgeren, som får mulighed for at komme med bemærkninger hertil, inden borgerrådgiverens vurdering og udtalelse i sagen. Borgerrådgiveren kan i sin udtalelse kritisere mangelfuld eller forkert sagsbehandling, henstille til at centret overvejer sagen på ny og henstille til forbedringer af sagsbehandlingen fremover f.eks. ved ændring af proceduren på et givet område. En udtalelse sendes til borgeren, den relevante centerchef og direktøren for det pågældende område. Borgerrådgiveren foretager opfølgning på udtalelser, som indeholder kritik eller henstillinger. Opfølgningen består i, at borgerrådgiveren beder centerchefen om en beskrivelse af, om udtalelsen har givet anledning til iværksættelse af tiltag f.eks. ændringer i procedure eller rutiner, som sikre, at de i udtalelsen kritiserede sagsbehandlingsfejl fremadrettet undgås. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for forvaltningen, men forvaltningen skal meddele borgerrådgiveren, hvis en anbefaling eller en henstilling ikke bliver fulgt af forvaltningen. Borgerrådgiveren kan i sådanne tilfælde orientere Økonomiudvalget eller Kommunalbestyrelsen om forholdet. Endelig kan borgerrådgiveren vælge ikke at undersøge sagen nærmere. Borgerrådgiveren har ikke pligt til at undersøge alle klager nærmere, men vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om der er udsigt til, at borgerrådgiveren vil kunne hjælpe yderligere. Hvis forvaltningen f.eks. har beklaget og rettet op på det, som klagen handler om, vil borgerrådgiveren sjældent kunne hjælpe borgeren yderligere. En væsentlig del af både klager og henvendelser er afsluttet med et møde hos borgerrådgiveren eller i telefonen. Borgeren har fået mulighed for at fremføre sine synspunkter og oplevelser. Borgerrådgiveren har ofte givet en uddybende forklaring på sagens eller situationens udfald og bragt borgerne afklaring i forhold til deres muligheder eller begrænsninger, herunder BR AAB2014 Bilag 1 Borgerrådgiverens rammer og virksomhed Side 4/ 6

199 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -52 af 73 klagemuligheder. På denne måde bidrager borgerrådgiveren også til kommunens opfyldelse af den lovbestemte vejledningspligt. Flere borgere har givet udtryk for, at de efter mødet eller telefonsamtalen i højere grad kan acceptere den afgørelse, de har fået, eller den oplevelse, de har været ude for. 1.7 Kendskab til funktionen Antallet af borgerhenvendelser er fordoblet fra første til andet funktionsår, hvilket viser, at kendskabet til funktionen er godt udbredt. Ligesom i funktionens første år bliver mange borgere fortsat henvist til borgerrådgiveren fra kommunens centre, fra Kommunalbestyrelsens medlemmer samt fra andre tidligere hjulpne borgere. Det er borgerrådgiverens indtryk, at hovedparten af kommunens ansatte er bevidste om deres pligt til at henvise borgere til borgerrådgiveren, hvis de har behov for hjælp. Denne henvisningspligt er en del af de ansattes generelle vejledningsforpligtelse i kommuner, der har en borgerrådgiver. Borgerne får løbende orientering om funktionen gennem borgerrådgiverens annonce med overskriften Borgerrådgiveren kan hjælpe dig, som indgår i kommunens faste annonce i Det Grønne Område. Desuden er der fra funktionens start løbende blevet optrykt og uddelt en generel brochure om borgerrådgiverfunktionen med titlen Borgerrådgiveren bygger bro mellem borger og kommune. Brochuren ligger fast - i forhallen på Rådhuset, ved indgangen til Borgerservice på Toftebæksvej 12 og i Stadsbibliotekets foyer. Endvidere er brochuren runddelt til Økonomiudvalgets medlemmer, udsendt til hele Kommunalbestyrelsen og uddelt til udvalgte foreninger og institutioner. Brochuren kan - ligesom borgerrådgiverens øvrige brochure om sagsbehandlingen og behandling af persondata m.v. - udskrives fra borgerrådgiverens hjemmeside eller rekvireres hos borgerrådgiveren. Efter anmodning har borgerrådgiveren desuden lavet en vejledning til Kommunalbestyrelsen under overskriften Hvornår henviser jeg til borgerrådgiveren?. Borgerrådgiveren har tillige holdt oplæg om borgerrådgiverfunktionen i forskellige af kommunens foreninger og institutioner. Et af disse oplæg var på Seniorrådets borgermøde den 19. maj 2014, hvor borgerrådgiveren fortalte om sine tilbud til borgere i den tredje alder. Et andet oplæg bliver hos kommunens lokalafdeling af Dansk Handicaporganisation. 1.8 Netværk af borgerrådgivere og kurser/efteruddannelse 24 kommuner i Danmark har nu ansat borgerrådgivere og der er aktuelt flere på vej. Langt de fleste kommuner har valgt at ansætte borgerrådgiveren i en uafhængig funktion i overensstemmelse med 65 e i lov om kommunernes styrelse. BR AAB2014 Bilag 1 Borgerrådgiverens rammer og virksomhed Side 5/ 6

200 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -53 af 73 Borgerrådgiveren i Lyngby-Taarbæk indgår i det landsdækkende netværk for borgerrådgivere samt i den lokale netværksgruppe for borgerrådgivere på Sjælland. Årligt afholdes et årligt fællesmøde for alle landets borgerrådgivere og cirka 4-6 møder i de lokale netværksgrupper, hvor der er mulighed for indbyrdes sparring og drøftelse af mere konkrete problemstillinger. Netværket af borgerrådgivere i Danmark har desuden en dialogportal, som er en IT-platform stillet til rådighed af Kommunernes Landsforening. Dette lukkede dialogforum bruges af landets borgerrådgivere til umiddelbare dialog, erfaringsudveksling og løbende sparring. I forhold til kompetenceudvikling har borgerrådgiveren deltaget i: - to dages socialretlig konference 2013 om beskæftigelsesindsats og kontanthjælpsreform m.v. - Kammeradvokatens konference om digital forvaltning - Kursus for borgerrådgivere om ligebehandling i ret og praksis i den offentlige forvaltning afholdt af Institut for Menneskerettigheder -Kammeradvokatens heldags konference om den ny offentlighedslov. - Lyngby-Taarbæk Kommunes interne kursus i den ny offentlighedslov og workshop om borgerinddragelse. BR AAB2014 Bilag 1 Borgerrådgiverens rammer og virksomhed Side 6/ 6

201 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -54 af 73 Bilag 2 Borgerrådgiverens opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår 2012/2013 I min årsberetning for 1. funktionsår udpegede jeg på baggrund af hovedtendenserne i borgernes henvendelser og klager en række fokusområder og kom med 33 anbefalinger/forslag/emner til overvejelse om, hvordan disse områder kunne forbedres. I år har jeg inden årsberetningen forelægges Kommunalbestyrelsen sendt opfølgningsskema til forvaltningen vedrørende forvaltningens tiltag til gennemførelse af anbefalingerne. Skemaet er modtaget retur i udfyldt stand med forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag, som er citeret nedenfor under hver anbefaling. Af opfølgningen nedenfor ses, at 11 anbefalinger er gennemført, 18 ikke er gennemført, og fastholdes, og 4 er delvist gennemført. 1. Lang sagsbehandling og manglende svar Anbefalinger som er gennemført fuldt tilfredsstillende (Anbefaling nr. 1, 2, 5, 6 og 7): Forvaltningen har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag: - Medarbejderne er blevet informeret om tidsfristen på 10 arbejdsdage for kvittering for borgerhenvendelser jf. kommunens servicemål, samtidig med at reglens indhold og omfang er blevet genopfrisket. Forvaltningen har hermed gennemført anbefaling nr. 1 fuldt tilfredsstillende. - Kommunens servicemål for kvittering for borgerhenvendelser er indlagt på hjemmesiden, i hovedtræk svarende til den anbefalede formulering. Forvaltningen har hermed gennemført anbefaling nr. 2 fuldt tilfredsstillende. - Kommunens sagsbehandlingsfrister på det sociale område fastsat i henhold til retssikkerhedslovens 3, stk. 2 er blevet gennemgået bl.a. i forhold til den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for langt hovedparten af sagerne indenfor samme sagstype. Forvaltningen har hermed gennemført anbefaling nr. 5 fuldt tilfredsstillende - Forvaltningen har fokus på at sikre at overholdelsen af de kommunalt fastsatte sagsbehandlingsfrister på det sociale område. Anbefaling nr. 6 er hermed gennemført fuldt tilfredsstillende. - Søgbarheden på listen over sagsbehandlingsfrister på det sociale område er forbedret på kommunens hjemmeside ved, at sagsbehandlingsfrister er trukket helt frem på hjemmesidens forside, så borgerne ved et enkelt klik kommer til siden med oplysninger herom. Forvaltningen har dermed gennemført anbefaling nr. 7 fuldt tilfredsstillende. Anbefalinger som borgerrådgiveren fastholder (Anbefaling nr. 3, 4, 8, 9, 10 og 11): Anbefaling nr. 3 fastholdes Sikring af besvarelse af telefonbeskeder fra borgerne BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 1/19

202 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -55 af 73 Jeg anbefaler, at centrene har fokus på at sikre, at borgernes telefoniske beskeder til kolleger bliver noteret og videregivet til borgerens sagsbehandler samt, at disse beskeder og borgerens beskeder på telefonsvarere bliver besvaret inden for 10 arbejdsdage. Direktionen finder, at telefonbeskeder som udgangspunkt skal besvares indenfor rimelig tid, hvilket er langt tidligere end 10 arbejdsdage. Direktionen har i sin kommentar til anbefalingen anført følgende: Direktionen finder, at telefonbeskeder som udgangspunkt skal besvares indenfor rimelig tid, hvilket er langt tidligere end 10 arbejdsdage. Ifb. med implementering af call center vil det blive præciseret, hvad der ligger i definitionen indenfor rimelig tid. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Der arbejdes med at implementere et funktionelt call center, hvor medarbejderne sidder spredt i de enkelte centre, men benytter et ensartet koncept for god telefonservice. Derudover pågår der arbejde med at udvikle det fælles grundlag for god telefonisk borgerbetjening i forvaltningen. I arbejdet indgår retningslinjer for besvarelser af telefoniske henvendelser og herunder besvarelse inden for rimelig tid. Det indgår ligeledes, hvordan medarbejdere i det funktionelle call center kan løfte en større del af vejledningsforpligtigelsen. De interne retningslinjer fremsendes til borgerrådgiveren til orientering, når de foreligger i endelig form. Mine bemærkninger: Jeg finder det positivt, at der arbejdes med at implementere et fælles call-center, som benytter et ensartet koncept for god telefonservice, og at der pågår arbejde med at udvikle det fælles grundlag for en god telefonisk borgerbetjening i forvaltningen. I tiden indtil implementeringen af call-centret er afsluttet og et ensartet koncept for god telefonservice er udfærdiget, finder jeg, at der bør gives klare og konkrete instrukser, som midlertidigt sikrer, at anbefalingen følges. En medarbejder kan f.eks. uden vanskelighed nedskrive en telefonbesked - herunder fra en tlf. svarer - i en , som umiddelbart derefter kan videresendes til borgerens sagsbehandler. Alle medarbejdere i forvaltningen har jo en mailadresse. Det er heller ikke svært for borgerens sagsbehandler, som modtager mailen, at indsætte en huskeseddel i sin kalender (papirbaseret eller elektronisk i Lotus Notes med alarm) om at borgerens telefonbesked skal besvares inden for rimelig tid, hvilket ifølge Direktionen er langt tidligere end 10 arbejdsdage fra datoen for borgerens telefonopkald. Medmindre den endelige gennemførelse af call-centret og det fælles grundlag for en god telefonisk borgerbetjening i forvaltningen er umiddelbart forestående, må jeg derfor fastholde min anbefaling, jf. min uddybning ovenfor af de midlertidige muligheder for at følge den. Anbefaling nr. 4 fastholdes BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 2/19

203 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -56 af 73 Korrekt angivelse på hjemmesiden af beregningen af sagsbeh.frister på det sociale område I punkt 21 i vejledning nr. 73 af 3. oktober 2006 om lov om retssikkerhed og administration på det sociale område er det om beregningen af sagsbehandlingsfristerne på det sociale område anført, at fristen normalt regnes fra det tidspunkt, hvor borgeren har indgivet sin ansøgning eller fra det tidspunkt, hvor forvaltningen er klar over eller burde være klar over, at en borger har brug for hjælp, og omfatter tiden indtil borgeren har fået sin afgørelse. Jeg anbefaler på baggrund heraf, at bemærkningen på kommunens hjemmeside om, at sagsbehandlingsfristerne på det sociale område forudsætter, at dokumentation, lægeerklæringer m.v. er til stede slettes, og at der i stedet indsættes det i vejledningen anførte om beregningen af fristerne. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Teksten på siden om svarfrister er ændret efter forslag fra borgerrådgiveren. Borgerrådgiverens bemærkninger: Teksten på siden om svarfrister er ikke ændret i overensstemmelse med mit forslag, idet bemærkningen blot er slettet, og det i vejledningen anførte om beregningen af fristerne på det sociale område ikke er indsat. Derudover er jeg ifb. med udfærdigelsen af denne årsberetning blevet opmærksom på, at en pdf-fil med oplysning om sagsbehandlingsfristerne på det sociale område, hvortil der linkes fra andre undersider på fortsat indeholder den bemærkning, som er slettet på Pdf-filen ligger her: På denne baggrund fastholder jeg min anbefaling, dels for vidt at det i vejledningen anførte om, at beregningen af fristerne på det sociale område nu indsættes i informationen om sagsbehandlingsfrister, dels at den nævnte pdf-fil ligeledes ændres, således at informationen dér, bliver den samme, som oplysningerne om svarfristerne for så vidt angår det sociale område på Anbefaling nr. 8 fastholdes Besked til borgerne om forventet overskridelse af sagsbehandlingsfrister Jeg anbefaler, at der kommer mere ledelsesmæssig opmærksomhed på, at borgerne bør have besked om forventet overskridelse af sagsbehandlingsfrister. Kommunen er efter retssikkerhedslovens 3, stk. 2, lovmæssig forpligtet til at give en sådan besked i de sociale sager med angivelse af årsagen til fristoverskridelsen samt oplysning om, hvornår afgørelse kan forventes at foreligge jf. ovenfor ved anbefaling nr. 4. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Opfølgning på forvaltningens initiativer på baggrund af borgerrådgiverens årsberetning drøftes løbende i koncernledergruppen senest på deres møde i juni måned 2014 i forhold til fremdrift og BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 3/19

204 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -57 af 73 strategiske sigte. Den løbende opfølgning på sagsstatistik og sagsbehandling foretages i de enkelte centre. Borgerrådgiverens bemærkninger: Jeg finder det positivt, at der sker den i tiltaget nævnte drøftelse i koncernledelsesgruppen og løbende opfølgning i de enkelte centre. Men jeg savner oplysning om, hvilke konkrete initiativer, der er iværksat for at sikre, at borgerne får besked om forventet overskridelse af sagsbehandlingsfrister. Borgerrådgiveren savner oplysning om, hvilke konkrete initiativer, der er iværksat for at sikre, at borgerne får besked om forventet overskridelse af sagsbehandlingsfrister. De konkrete initiativer kunne være en klar instruks til alle forvaltningsmedarbejdere, om at sørge for friststyring på sagerne ved hjælp af deres kalender (papirbaseret eller elektronisk i Lotus Notes). Dvs. når sagen påbegyndes, noteres det i kalenderen, hvornår sagen skal fremtages, således at det sikres, at borgerne får besked om forventet fristoverskridelse, hvis sagen ikke kan færdigbehandles rettidigt i forhold til fristen for det pågældende sociale sagsområde. Kalenderen gennemses hver dag, eller der sættes alarm på den elektroniske kalender, som minder om, at sagen skal fremtages. Jeg må således fastholde min anbefaling, som f.eks. kan gennemføres ved brug af mine forslag. Anbefaling nr. 9 fastholdes Indsættelse af frister i den enkelte sag med automatisk besked ved fristoverskridelse Jeg anbefaler, at alle sagsbehandlere benytter muligheden for indsættelse af frister i den enkelte sag med automatisk besked ved fristoverskridelse. I mit opfølgningsskema har jeg bedt om beskrivelse af tiltag med henblik på anvendelse af Notes alarm-system til at huske overholdelse af frister i de centre, som har fagsystemer uden mulighed for at give advis om fristoverskridelse. Hvis noget andet end Notes alarm-system påtænkes anvendt til at huske overholdelse af fristerne, har jeg bedt dette beskrevet. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Analysen af relevante centres brug af digitale frister i sagsbehandlingen og deres mulighed for at bruge adviser i forvaltningens ESDH-system og i fag-systemer udestår. Opgaven er mere kompleks end forudset, da hovedparten af centrene har egne systemer, praksis og opfølgningsstandarder. Analysen vil i stedet indgå i forvaltningens forestående implementering af et nyt tværgående ESDH-system i 2015 og nye store fagsystemer fra 2015 og frem. Digital sagsbehandling herunder brug af adviser til fremdrift i sagsbehandlingen og til brug i ledelsesinformationen vil være i fokus i implementeringen. Borgerrådgiverens bemærkninger: Jeg finder det positivt, at der foretages den i tiltaget anførte analyse, og at resultatet af den vil indgå i forvaltningens forestående implementering af et nyt tværgående ESDH-system i 2015 og nye store fagsystemer fra 2015 og frem. BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 4/19

205 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -58 af 73 Dog må jeg bemærke, at ifølge de seneste oplysninger kommer det nye ESDH-system tidligst i drift i slutningen af Ingen grund til at friststyringen i det daglige arbejde skal afvente idriftsættelsen af det nye ESDH system i slutningen af 2015 og nye fagsystemer fra 2015 og frem. Friststyring kan og derfor bør gennemføres nu med brug af de forhåndenværende værktøjer. Jeg ser derfor ingen grund til, at friststyringen i det daglige arbejde skal afvente idriftsættelsen af dette nye system og nye fagsystemer. Jeg fastholder således også denne anbefaling, da friststyring kan og derfor bør gennemføres nu med brug af de forhåndenværende værktøjer, som medarbejderne aktuelt råder over, dvs. med en papirbaseret kalender eller elektronisk kalender med alarm i Lotus Notes, jf. det anførte ved anbefaling nr. 8. Anbefaling nr. 10 fastholdes Fastsættelse af sagsbehandlingsfrister på andre kommunale områder end det sociale område Man kunne tillige overveje, at fastsætte og offentliggøre generelle sagsbehandlingsfrister for ansøgninger om ydelser, bevillinger eller tilladelser på andre kommunale områder end det sociale område, så alle kommunens borgere får oplysning om, hvor lang tid deres sag må forventes at vare. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Ingen tiltag er iværksat eller påtænkt, idet forvaltningen ikke finder det umiddelbart realistisk eller hensigtsmæssigt, at der udarbejdes generelle sagsbehandlingsfrister på samtlige kommunale ydelser, hvortil der skal ansøges. Nogle ydelser er meget komplekse, hvor en afgørelse hviler på en konkret og individuel vurdering. Her vil en generel udmeldt sagsbehandlingsfrist ikke tjene noget formål. Borgerrådgiverens bemærkninger: Jeg fastholder mit forslag til videre overvejelse, idet det jo ikke er alle ydelser, som har så stor kompleksitet, at en generelt udmeldt sagsbehandlingsfrist ikke tjener noget formål. En generelt udmeldt sagsbehandlingsfrist vil også kunne være en hjælp for medarbejderne, idet de jo under alle omstændigheder skal meddele borgeren (inden for 10 arbejdsdage), hvornår borgeren kan forvente et svar eller en afgørelse, jf. den fulgte anbefaling nr. 2. Anbefaling nr. 11- fastholdes Obligatorisk påførsel af sagsbehandlingsfrist allerede ved oprettelse af den enkelte sag Man kunne også overveje, at den enkelte sag allerede ved oprettelsen i sags- og dokumenthåndteringssystemet obligatorisk blev påført den sagsbehandlingsfrist, der er gældende for sagsemnet. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Er besvaret med henvisning til anbefaling nr. 9. BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 5/19

206 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -59 af 73 Borgerrådgiverens bemærkninger: Anbefalingen fastholdes, idet det forventes, at automatiske påførsel af sagsbehandlingsfrist, gældende for sagsemnet (f.eks. på basis af indplacering i journalplanen) indgår i kommunens kravspecifikation til det nye ESDH system. 2. Mangelfuld vejvisning og vejledning Anbefalinger som er gennemført fuldt tilfredsstillende (Anbefaling nr. 14C, 16 og 19) Forvaltningen har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag: Til sikring af at omstillingen og kommunens øvrige medarbejdere kan finde den rette kompetenceperson på det enkelte sagsområde, har forvaltningen overfor medarbejderne stillet krav om, at oplysninger om medarbejdernes sagsområder indlægges i den interne telefonbog gennem to gennemførte kampagner om opdatering af profiloplysninger på intranettet i foråret 2014 med efterfølgende stikprøver. Sideløbende er oplysninger om de enkelte centres arbejdsområde herunder i afdelinger/teams offentliggjort på kommunens hjemmeside. Alle ansatte kan via den bredviftede søgefunktionen i telefonbogen på intranettet finde de relevante kolleger. Oplysninger om opgavefeltet i hvert center og herunder i afdelinger/teams fremgår af de opdaterede organisationsdiagrammer ligeledes på intranettet under organisation. De iværksatte tiltag har også sikret kommunens borgere og de ansatte i kommunen bedre kendskab til det enkelte centres fagområder. Forvaltningen har hermed gennemført anbefaling nr. 14 C og nr. 16 fuldt tilfredsstillende. Forvaltningen har gennemført en kampagne på forvaltningens intranet (LyNET), hvor det er blevet præciseret, hvordan fundne fejl på hjemmesiden eller på intranettet videregives til de relevante personer i forvaltningen. I kampagnen indgik ligeledes link til værktøjer til brug i udarbejdelse af ny information til hjemmeside og intranet. Borgere mv. har mulighed for at kommunikere direkte til forvaltningens centrale webmaster via mail mulighed på hjemmesiden under Kontakt os. Forvaltningen har hermed gennemført anbefaling nr. 19 fuldt tilfredsstillende. Anbefaling nr. 13, som er delvist gennemført Ledelsesmæssigt krav om at vejledningsansvaret påhviler den første medarbejder Borgerrådgiveren anbefaler tillige, at der ledelsesmæssigt stilles krav om, at den første medarbejder, som borgeren møder ved sin henvendelse til kommunen, tager det fulde ansvar for at sikre borgeren vejledning. Det vil sige, at den første medarbejder skal opfylde sin vejledningspligt på en af følgende tre måder ved: 1) selv at vejede borgeren eller 2) at indhente grundlag for vejledning fra andre og vende tilbage til borgeren og opfylde vejledningspligten eller BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 6/19

207 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -60 af 73 3) at finde præcis den medarbejder i et andet center, som kan overtage vejledningsforpligtelsen og formidle kontakt mellem denne medarbejder og borgeren. Ved opfølgningsskema har jeg bedt tiltagsbeskrivelsen opdelt på a) anbefalingen om at vejledningsansvaret påhviler den første medarbejder og b) det kommende call centers rolle i forhold til løft af vejledningsforpligtelsen og den første medarbejders vejledningsansvar. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Ifb. med kompetenceudvikling på området indgår vejledningsforpligtigelsen og god borgerbetjening (jf. Anbefaling nr. 1) Arbejdet med at udvikle det fælles grundlag for god telefonisk borgerbetjening i forvaltningen pågår. I arbejdet indgår retningslinjer for besvarelser af telefoniske henvendelser og herunder besvarelse inden for rimelig tid. Det indgår ligeledes, hvordan medarbejdere i det funktionelle Call Center kan løfte en større del af vejledningsforpligtigelsen. De interne retningslinjer vil blive sendt til orientering til borgerrådgiveren, når de foreligger i endelig form. Mine bemærkninger: Forvaltningens henvisning til anbefaling nr. 1 giver ikke umiddelbart mening, da denne anbefaling vedrører indskærpelse af 10 dages fristen for kvittering for borgerhenvendelser og ikke anbefalingen om, at vejledningsansvaret påhviler den første medarbejder. Med hensyn til kompetenceudviklingen på området, henvises til mine bemærkninger ovenfor til anbefaling nr. 12 for så vidt angår temamøderne og gå-hjemmødet. Det er positivt, at der i det igangværende arbejde med det funktionelle Call Center indgår overvejelser om, hvordan medarbejdere i det funktionelle Call Center kan løfte en større del af vejledningsforpligtelsen. Jeg finder, at anbefalingen kun er delvist gennemført, da det ikke er oplyst, hvordan det ledelsesmæssige krav om den første medarbejders vejledningsansvar specifikt er udmøntet og kommunikeret til de ansatte, hvorfor jeg anbefaler, at dette sker. For så vidt angår telefonisk vejledning kan kommunikationen til de ansatte f.eks. ske ved at lade det ledelsesmæssige krav om den første medarbejders vejledningsansvar indgå i de retningslinjer for god telefonisk borgerkontakt, der er under udarbejdelse. Imidlertid bør det tillige kommunikeres til de ansatte, at kravet også gælder ved vejledning af kommunens borgere, der henvender sig ved personligt fremmøde. Anbefalinger, som borgerrådgiveren fastholder (12, 14, 15, 14b, 17 og 18) Anbefaling nr. 12 fastholdes Fokus på korrekt og fyldestgørende vejledning af borgerne og dokumentation heraf Borgerrådgiveren anbefaler, at centrene har fokus på: a) at afpasse vejledningen efter den enkelte borger og dennes aktuelle situation, BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 7/19

208 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -61 af 73 b) at centrene sikrer dokumentation af den givne vejledning samt c) at centrene meget klart oplyser borgeren om, hvorvidt den mundtlige besked er en vejledning eller en mundtlig afgørelse. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Der er planlagt to temamøder i september måned om god forvaltningsskik herunder også vejledningspligten, notatpligt mv. fra anden relevant lovgivning ved en repræsentant fra Ombudsmandsinstitutionen. Alle medarbejdere med borgerkontakt i centralforvaltningen vil som udgangspunkt deltage i et af de to temamøder. Et gå-hjemmøde om god borgerkontakt i efteråret er under planlægning. Mine bemærkninger: Det er positivt, at der i efteråret er planer om afholdelse af et gå-hjemmøde om god borgerkontakt. Da mødets varighed og nærmere indhold stadig ikke kendes, er det vanskeligt at vurdere, hvor relevant mødet vil være i forhold til det anbefalede løbende fokus på de ansattes vejledningspligt overfor borgerne. Det er desuden meget positivt, at der i september 2014 blev afholdt temamøder om god sagsbehandling og forvaltningsskik. Da temamøderne først blev afholdt efter udgangen af borgerrådgiverens 2. funktionsår, har møderne ikke haft effekt på borgernes henvendelser og klager til borgerrådgiveren dette år. Der var tale om samme temamøde af 90 minutters varighed, som blev afholdt to gange. I september 2014 blev der afholdt temamøder om god sagsbehandling og forvaltningsskik. Temamøderne var en god appetitvækker på de love og principper, der regulerer offentlige myndigheders sagsbehandling På temamødet omtalte oplægsholderen kort alle fokusområder fra borgerrådgiverens årsberetning 2012/2013 undtagen aktindsigt. Mødet indeholdt således en komprimeret gennemgang af officialprincippet, habilitet, forbud mod selvinkriminering, lovbestemt og ulovbestemt notatpligt, vejledningspligt, lang sagsbehandlingstid samt regler og principper for personaleadfærd herunder Rene hænder, ordensmæssige forhold og kravet om høflig og hensynsfuld optræden. Med gennemgang af så mange emner på 90 minutter var temamødet en rigtig god appetitvækker på de love og principper, der regulerer offentlige myndigheders sagsbehandling. Men temamødets selv suppleret med det planlagte gå-hjem møde om god borgerkontakt er ikke tilstrækkeligt til sikring af det anbefalede løbende fokus i hverdagen på korrekt og fyldestgørende vejledning af borgerne. Anbefalingen fastholdes. Anbefaling nr. 14 fastholdes Fokus på øget vejledningsmæssig kompetence gennem fortsat faglig kompetenceudvikling af medarbejderne og brug af sparring med fagspecialister BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 8/19

209 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -62 af 73 Borgerrådgiveren skal derfor anbefale, at centrene har fokus på at sikre de nødvendige vejledningskompetencer gennem fortsat faglig kompetenceudvikling af medarbejderne og brug af sparring med fagspecialister i de enkelte centre og de juridiske rådgivere i Stab for Politik og Jura (nu Center for Kultur og Jura). Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Der er løbende fokus på kompetenceudvikling på tværs med kolleger og fagspecialister i forvaltningen. Et eksempel herpå er det kommende projekt i Center for Arbejdsmarkedet om borgere på kanten af arbejdsmarkedet. Heri indgår også kompetenceudviklingsforløb for medarbejdere på tværs af centre med henblik på at udvikle medarbejdernes dialog og samarbejde med borgerne med afsæt i en empowerment tilgang. I fokus er også et styrket tværgående samarbejde inden for beskæftigelses-, sundheds- og socialområdet. Mine bemærkninger: Det er positivt, at der er løbende fokus på kompetenceudvikling på tværs med kolleger og fagspecialister i forvaltningen, og at der iværksættes det kommende projekt i Center for Arbejdsmarked. Da sygedagpengereformen pr. 1. juli 2014 indeholder krav om styrket tværgående samarbejde mellem beskæftigelses-, sundheds- og socialområdet i kommunen samt øget samarbejde med behandlingssystemet herunder Region Hovedstaden, findes det tillige positivt, at der i kommunen er fokus herpå. Vejledningsmæssige og faglige kompetencer kan udmærket øves i enkeltstående projekter, men læringen vil dog uvægerligt få en ad hoc præget karakter, der begrænses af projektets formål og indhold. Min anbefaling fastholdes derfor for så vidt angår den bredere faglige og vejledningsmæssig kompetenceudvikling, og en konsekvent indarbejdelse af faste arbejdsrutiner i det daglige i form af sparring med fagspecialister i de enkelte centre og de juridiske rådgivere i Center for Kultur og Jura. Indarbejdelse af arbejdsrutinerne kan eventuelt understøttes af korte How to-instrukser. Anbefaling nr. 15 fastholdes Tværgående vejledningsmæssig kompetenceudvikling ved at give de ansatte et overordnet kendskab til de øvrige centres sagsområder Til sikring af en høj vejledningskompetence hos kommunens medarbejdere anbefaler borgerrådgiveren desuden øget ledelsesmæssigt fokus på tværgående kompetenceudvikling af medarbejderne, så flere medarbejdere i kommunen ved borgerens første henvendelse kan udføre vejledningspligt også på tværs i kommunen. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Der er henvist til besvarelsen af anbefaling nr. 13, suppleret med følgende: BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 9/19

210 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -63 af 73 Kommunen favner i dag forskellige tilbud/service og skal administrere og rådgive på tunge og komplekse lovområder. Det er derfor næppe realistisk, at samtlige borgerrettede medarbejdere vil kunne løfte vejledningspligten fuldt ud på tværs af fagområderne. Mine bemærkninger: Som beskrevet under anbefaling nr. 13 kan vejledningspligten løftes af den første medarbejder ved at finde præcis den medarbejder i et andet center, som kan give den ønskede vejledning og formidle kontakt mellem denne medarbejder og borgeren. Jeg fastholder derfor min anbefaling af øget ledelsesmæssig fokus på tværgående kompetenceudvikling, som bør bestå i at give kommunens medarbejdere tilstrækkelig overordnet kendskab til de øvrige centres sagsområder til at kunne finde den medarbejder i et andet center, som kan vejlede borgeren. Ligesom tværgående kompetenceudvikling kan ske ved f.eks. udvekslingsdage eller temadage jf. anbefaling nr. 14b. Anbefaling nr. 14b fastholdes Tværgående vejledningsmæssig kompetenceudvikling ved udvekslings- og temadage og tilbud om praktikophold i andre centre Udover de ovenfor under anbefaling nr. 14 nævnte forslag til, hvordan medarbejderne klædes på til vejledning på tværs har borgerrådgiveren også i sin årsberetning side 36 foreslået brug af udvekslingsdage eller temadage, hvor medarbejderne på tværs af kommunens centre / afdelinger mødes og deler viden om lovområder og arbejdsopgaver m.v. med hinanden. Ligesom borgerrådgiveren mener, at det også kunne overvejes, at tilbyde praktikophold i andre afdelinger af længere varighed f.eks. en uge til medarbejdere, der ofte modtager henvendelser fra borgeren med større behov for tværgående vejledning f.eks. medarbejdere i den nuværende omstilling eller i det kommende call center. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Der er henvist til besvarelsen af anbefaling nr. 13. Mine bemærkninger: Der henvises til mine bemærkninger til besvarelsen af anbefaling nr. 13. I øvrigt fastholdes mit forslag som et værdifuldt praktisk supplement til den mere teoretiske kompetenceudvikling (kurser og temamøder om bl.a. vejledningspligten). Forslaget er ikke fulgt, idet forvaltningen ikke reelt har forholdt sig til forslaget. Anbefaling nr. 17- fastholdes Indlæggelse af specifikke oplysninger på centrenes undersider til hjemmesiden (jf. Ny anbefaling nr. 34 om fornyet revision af centrenes undersider til hjemmesiden) Borgerrådgiveren anbefaler, at alle centre der behandler ansøgning om ydelser, bevillinger eller tilladelser på deres lokale undersider indlægger følgende oplysninger (nogle centre har allerede indlagt dem): - telefonnumre på alle funktionelle enheder, der har borgerkontakt BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 10/19

211 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -64 af 73 - angivelse af de sagsområder den enkelte funktionelle enhed er ansvarlig for - beskrivelse af lovgivningsmæssige muligheder og krav for at opnå bestemte ydelser, bevillinger eller tilladelser - beskrivelse af ansøgningsproceduren - beskrivelse af klagemuligheder og den praktiske fremgangsmåde ved klage. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Oplysninger om de enkelte centres arbejdsområde herunder i afdelinger/teams er offentliggjort på kommunens hjemmeside. Alle ansatte kan via den bredviftede søgefunktionen i telefonbogen på intranettet finde de relevante kolleger. Oplysninger om opgavefeltet i hvert center og herunder i afdelinger/teams fremgår af de opdaterede organisationsdiagrammer ligeledes på intranettet under organisation. Kommunen arbejder løbende med at forbedre kommunens oplysninger på hjemmesiden. Mine bemærkninger: Anbefalingen er ikke fulgt fuldt ud tilfredsstillende, idet de anførte tiltag bortset fra oplysningen om, at kommunen løbende arbejder med at forbedre kommunens oplysninger på hjemmesiden alene drejer sig om fremfinding af kontaktoplysninger, centrenes opgaver og deres fordeling på afdelinger / teams. Jeg savner således beskrivelse af tiltag til sikring af, at der på centrenes undersider til hjemmesiden er indlagt oplysninger om: - telefonnumre på alle funktionelle enheder, der har borgerkontakt - beskrivelse af lovgivningsmæssige muligheder og krav for at opnå bestemte ydelser, bevillinger eller tilladelser - beskrivelse af ansøgningsproceduren - beskrivelse af klagemuligheder og den praktiske fremgangsmåde ved klage. Jeg fastholder derfor min anbefaling af, at det sikres, at disse oplysninger indlægges på alle centres lokale undersider. Anbefaling nr. 18 fastholdes Indlæggelse af svar på mest stillede spørgsmål på centrenes undersider til hjemmesiden Endelig kunne centrene overveje på deres lokale undersider til hjemmesiden at indlægge svar på de mest stillede spørgsmål om de enkelte sagsområder, hvilket dels ville spare ressourcer til telefonisk besvarelse, dels ville give borgerne mulighed for at finde disse svar på hjemmesiden uden for kommunens åbningstider. Forvaltningens beskrivelse af iværksatte og planlagte tiltag Oplysninger om de mest læste sider (reelt en FAQ) fremgår allerede på kommunens hjemmeside. Søgefunktionen på hjemmesiden er i efteråret 2013 blevet tilrettet. Mine bemærkninger: BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 11/19

212 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -65 af 73 Det er positivt, at søgefunktionen på hjemmesiden er blevet tilrettet i efteråret Jeg ikke er enig i, at oplysningen om de mest læste side reelt er oversigt over mest stillede spørgsmål. Baggrunden for at en side læses ofte behøver ikke nødvendigvis at betyde, at den dækker det umiddelbare behov for svaret på et spørgsmål. Siden kan ofte være indgangen eller mellemled med links til en eller flere andre sider, hvor den videre søgning på svaret foretages. Jeg fastholder derfor min anbefaling. 3. Personaleadfærd (tonen overfor borgerne, telefonbetjening og diskretion i Jobcentret) Tonen overfor borgerne: Anbefaling nr. 21, som er gennemført fuldt tilfredsstillende Jeg anbefalede, at der i Center for Arbejdsmarked iværksættes et udviklingsprojekt med særlig fokus på medarbejdernes kontakt til borgerne og forbedring af de ansattes kommunikation eventuelt med brug af grundredskaberne fra mægling og konflikthåndtering. Forvaltningen har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag vedrørende personaleadfærd: HR og Personalejura tilrettelagde og gennemførte i samarbejde med ledelsen i Center for Arbejdsmarkedet og Niels Brock tre 2-dags konflikthåndterings- kursusforløb for samtlige medarbejdere i Center for Arbejdsmarkedets fem afdelinger. Kurset blev fulgt op med et 1-dags kursus i 2014, igen for alle ansatte i centeret, hvor man arbejdede med en personprofil-test af samtlige ansatte, samt en opfølgning på 2-dages forløbet i Kurset var baseret på AMU faget Konflikthåndtering ved operativ myndighedsudøvelse. Idegrundlaget i kurset er, at deltageren lærer at: Styrke sin personlige udvikling, med fokus på assertive kompetencer, herunder personlig gennemslagskraft og den gode kommunikation Blive bevidst om eget værd, blive bedre til at træffe beslutninger og til at samarbejde Forstå konflikters natur Anvende de rette metoder og værktøjer til at håndtere konflikter Løse konflikter og til at give og modtage kritik samt anerkendelse Styrke dialogen og samarbejde på arbejdspladsen og med interne og eksterne interessenter. Derudover igangsætter Center for Arbejdsmarkedet i efteråret 2014 et 2-årigt projekt for borgere på kanten af arbejdsmarkedet. Heri indgår også kompetenceudviklingsforløb for medarbejdere på tværs af centre med henblik på at udvikle medarbejdernes dialog og samarbejde med borgerne med afsæt i BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 12/19

213 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -66 af 73 en empowerment tilgang. I fokus er også et styrket tværgående samarbejde inden for beskæftigelses-, sundheds- og socialområdet Mine bemærkninger: Forvaltningen har med konflikthåndterings-kursusforløbet for samtlige medarbejdere i Center for Arbejdsmarked gennemført anbefaling nr. 21 fuldt tilfredsstillende. Anbefaling nr. 22, som er delvist gennemført Oplæg fra ansat hos Folketingets Ombudsmand om krav til offentligt ansattes personaleadfærd I årsberetningen for 1. funktionsår anbefalede jeg, at få et oplæg fra en ansat hos Folketingets Ombudsmand om de konkrete krav, der stilles til offentligt ansattes adfærd ved kontakt med borgerne med udgangspunkt i normerne for god forvaltningsskik. Forvaltningen har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag: Der er planlagt to temamøder i september (17. og 30. september 2014) om god forvaltningsskik herunder vejledningspligten, notatpligt mv. fra anden relevant lovgivning ved en repræsentant fra Ombudsmandsinstitutionen. Alle medarbejdere med borgerkontakt i centralforvaltningen vil som udgangspunkt deltage i et af de to temamøder. Oplægsholder har modtaget borgerrådgiverens årsberetning. Oplægget vil favne borgerrådgiverens særlige fokuspunkter herunder personaleadfærd. Et gå-hjemmøde om god borgerkontakt i efteråret er under planlægning. Mine bemærkninger: Det er positivt, at der i efteråret er planer om afholdelse af et gå-hjemmøde om god borgerkontakt. Mødets varighed og nærmere indhold kendes ikke. Det er desuden positivt, at der i september 2014 blev afholdt temamøder om god sagsbehandling og forvaltningsskik. Da temamøderne først blev afholdt efter udgangen af borgerrådgiverens 2. funktionsår, har møderne ikke haft effekt på borgernes henvendelser og klager til borgerrådgiveren i dette år. Der var tale om samme temamøde af 90 minutters varighed, som blev afholdt to gange. På temamødet omtalte oplægsholderen kort alle fokusområder fra borgerrådgiverens årsberetning 2012/2013 undtagen aktindsigt. Mødet indeholdt således en komprimeret gennemgang af officialprincippet, habilitet, forbud mod selvinkriminering, lovbestemt og ulovbestemt notatpligt, vejledningspligt, lang sagsbehandlingstid samt regler og principper for personaleadfærd herunder Rene hænder, ordensmæssige forhold og kravet om høflig og hensynsfuld optræden. Jeg havde anbefalet, at oplægget udelukkende skulle omhandle emnet personaleadfærd, så oplægget kunne give et kompetenceløft gennem en grundig og systematisk gennemgang af de konkrete krav, der stilles til offentligt ansattes adfærd ved kontakt med borgerne med udgangspunkt i normerne for god forvaltningsskik. Som følge af de mange emner der var henskudt til temamødet, blev der på mødet maksimalt brugt 15 minutter på emnet personaleadfærd og de regler og principper der gælder herfor, hvilket ikke er tilstrækkelig til at give det anbefalede kompetenceløft. BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 13/19

214 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -67 af 73 Jeg finder derfor, at anbefalingen kun er delvist gennemført. Da der i 2. funktionsår har været samme antal klager og henvendelser om utilfredsstillende personaleadfærd som i 1. funktionsår, findes der stadig behov for et kompetenceløft. Jeg har derfor i ny anbefaling nr. 36 anbefalet, at der i kursusforløbet om lovgivningen og principperne for god sagsbehandling tilføjes et undervisningsmodul om krav til offentligt ansattes personaleadfærd med udgangspunkt i normerne for god forvaltningsskik. Anbefaling nr. 23, som fastholdes Løbende dialog og tilbagevendende tilfredshedsmålinger i Center for Arbejdsmarked Jeg anbefalede i årsberetningen for 1. funktionsår, at der efter et eventuelt udviklingsprojekt (i Center for Arbejdsmarked) og oplæg om personaleadfærd, bør være et fremadrettet fokus på at fastholde den optimerede borgerbetjening blandt andet gennem løbende dialog mellem centerchef og medarbejderne om borgerkontakten og tilbagemeldinger fra borgerne herom, eventuelt ved tilbagevendende anonyme brugerundersøgelser. Forvaltningen har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag: Der er gennemført løbende anonym undersøgelse af kommunens telefonservice. Opfølgning på den seneste undersøgelse, gennemført i maj 2014, pågår i kommunen. Der er indkøbt udstyr til at løbende tilfredshedsmålinger. De er for nuværende opsat i Borgerservice. Mht. status er der henvist til besvarelsen af Anbefaling nr. 21. Mine bemærkninger Løbende tilfredshedsmålinger kan være relevant i alle kommunens centre med borgerkontakt. For så vidt angår Center for Borgerservice og Digitalisering har jeg ingen klager haft over utilfredsstillende personaleadfærd i dette center hverken i 1. eller andet funktionsår. Ligesom jeg i 2. funktionsår kun har haft 5 henvendelser herom vedrørende dette center. I både 1. og 2. funktionsår har to ud af tre klager og henholdsvis 17 og 15 af i alt 30 henvendelser om personaleadfærd vedrørt borgernes oplevelse af utilfredsstillende personaleadfærd i Center for Arbejdsmarked. Ligesom det er i Center for Arbejdsmarked, at der har været gennemført et udviklingsprojekt i form af et konflikthåndteringskursus for samtlige medarbejdere. På baggrund heraf findes det relevant at gennemføre tilfredshedsmåling i dette center til opfølgning på den iværksatte indsats. Telefonbetjening Anbefaling nr. 24, som er gennemført fuldt tilfredsstillende Jeg anbefalede, at de nye telefontider indført med virkning fra 1. september 2013 suppleredes med øget ledelsesmæssigt fokus på den kultur, der relaterer sig til besvarelse af telefoner og telefonbeskeder. Forvaltningen har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag: BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 14/19

215 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -68 af 73 En ensretning af telefontider i forvaltningen (åbningstider) er gennemført. Derudover arbejder forvaltningen med at implementere et funktionelt Call Center, hvor medarbejderne sidder spredt i de enkelte centre, men benytter et ensartet koncept for god telefonservice. Arbejdet med at udvikle det fælles grundlag for god telefonisk borgerbetjening i forvaltningen pågår. I arbejdet indgår retningslinjer for besvarelser af telefoniske henvendelser. Det indgår ligeledes, hvordan medarbejdere i det funktionelle Call Center kan løfte en større del af vejledningsforpligtigelsen. De interne retningslinjer vil blive sendt til orientering til borgerrådgiveren, når de foreligger i endelig form. Mine bemærkninger: Med udarbejdelse af fælles grundlag for en god telefonisk betjening herunder retningslinjer for besvarelse af telefoniske henvendelser, findes forvaltningen at have øget det ledelsesmæssige fokus på den kommunens telefonkultur, hvorfor anbefalingen findes fulgt tilfredsstillende. Diskretion i Jobcentret Anbefaling nr. 25, som er gennemført fuldt tilfredsstillende Jeg anbefalede, at der iværksættes en undersøgelse af Jobcentrets behov for mødelokaler og at resultatet af denne undersøgelse tillægges vægt. Forvaltningens har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag: På baggrund af borgerrådgiverens rapport blev det indskærpet, at jobcentrets medarbejdere benytter mulighederne for at flytte en samtale til et ledigt kontor på en af centerets to etager. Borgeren får inden en samtale altid et valg om, hvorvidt borgeren ønsker, at samtalen skal foregå i enerum. Samtaler, som drejer sig om rådighedsvurdering, eller samtaler med borgere med psykiske vanskeligheder skal altid foregå i enerum. Center for Arbejdsmarkedet har gennemgået en mindre organisationsændring blandt andet for at imødekomme behovet for flere samtalerum. Analysen af behovet for mødelokaler afventer forvaltningens initiativ vedrørende en renovering af rådhuset efter fredningen af rådhuset. Mine bemærkninger: Anbefalingen findes fulgt tilfredsstillende, herunder især at forvaltningen ikke har ladet konkret imødegåelse af udfordringerne afvente det videre forløb med indpasningen i renovering af rådhuset. 4. Notatpligt Anbefaling nr. 26, som fastholdes Øget opmærksomhed på notatpligten I årsberetningen for 1. funktionsår anbefalede jeg, at ledelse og medarbejdere i kommunens centre øger opmærksomheden på notatpligten. Forvaltningens har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag: BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 15/19

216 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -69 af 73 Der er planlagt to temamøder i september måned om god forvaltningsskik herunder også vejledningspligten, notatpligt mv. fra anden relevant lovgivning ved en repræsentant fra Ombudsmandsinstitutionen. Alle medarbejdere med borgerkontakt i centralforvaltningen vil som udgangspunkt deltage i et af de to temamøder. Et gå-hjemmøde om god borgerkontakt i efteråret er under planlægning. Fremadrettet vil et kursus i relevant lovgivning (forvaltnings-, offentligheds-, og retssikkerheds- og persondatalovgivningen) og god forvaltningsskik være obligatorisk for alle nyansatte med borgerkontakt. Det vil ligeledes blive obligatorisk at følge et kursus om den gode borgerkontakt ved ansættelse i kommunen. Mine bemærkninger: Det er positivt, at der i efteråret er planer om afholdelse af et gå-hjemmøde om god borgerkontakt. Da mødets varighed og nærmere indhold stadig ikke kendes, er det vanskeligt at vurdere, hvor relevant mødet vil være i forhold til den anbefalede øgede opmærksomhed på notatpligten. Det er desuden meget positivt, at der i september 2014 blev afholdt temamøder om god sagsbehandling og forvaltningsskik. Da temamøderne først blev afholdt efter udgangen af borgerrådgiverens 2. funktionsår, har møderne ikke haft effekt på borgernes henvendelser og klager til borgerrådgiveren dette år. Som beskrevet under mine bemærkninger til anbefaling nr. 22 i afsnit 3 blev der på temamødet gennemgået en meget lang række emner på 90 minutter, hvorfor temamødet selv suppleret med det planlagte gå-hjem møde om god borgerkontakt ikke er tilstrækkeligt til sikring af den anbefalede øgede opmærksomhed på notatpligten. Jeg finder det imidlertid positivt, at forvaltningen fastholder Direktionens oprindelige forslag om undervisningsforløb i offentligheds- og forvaltningslovgivningen og finder det desuden glædeligt, at forvaltningen udvider undervisningsforløbets emner til også at omfatte retssikkerheds- og persondatalovgivningen, god forvaltningsskik og god borgerkontakt. Til gengæld mener jeg, at kurserne bør være for alle kommunens medarbejdere, som sagsbehandler og ikke kun for nyansatte med borgerkontakt. Ligesom undervisningsforløbet bør suppleres med kortere brush up kurser i samme emner efter ca. 5 år. Anbefaling nr. 27, som fastholdes Ledelsen i de enkelte centre fastlægger arbejdsgange til sikring af, at notatpligten overholdes og jævnlig repetition af pligtens indhold Jeg foreslog som redskab til øget opmærksomhed på notatpligten, at ledelsen i de enkelte centre med jævne mellemrum repeterer notatpligtens indhold og fastlægger faste arbejdsgange herfor, så det i praksis bliver lettere for de ansatte i hver eneste situation at få fastlagt, om noget er omfattet af notatpligten. Repetition kan være nødvendig både på grund af personaleudskiftninger, omstruktureringer og ændrede prioriteringer af opgaveløsningen. Forvaltningen har ikke iværksat tiltag til gennemførelse af denne anbefaling BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 16/19

217 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -70 af 73 Forvaltningen har henvist til sin beskrivelse af tiltag til gennemførelse af anbefaling nr. 26. Mine bemærkninger: Forvaltningen har ikke iværksat tiltag til gennemførelse af mit forslag om fastlæggelse af faste arbejdsgange til sikring af notatpligtens overholdelse. Forslaget fastholdes, ligesom forslaget om jævnlig repetition af notatpligten fastholdes. En repetition af notatpligtens indhold kunne sikres med tilbagevendende brush up kurser med ca. 5 års mellemrum, som foreslået i mine ny anbefalinger nr. 37 og Aktindsigt Borgerrådgiveren fastholder sine anbefalinger (Anbefaling nr. 28, 29 og 28b) Anbefaling nr. 28 fastholdes Fokus på overholdelse af de nye kortere frister for aktindsigt Borgerrådgiveren anbefaler fokus på overholdelse af den nugældende 10 dages frist for aktindsigt. I mit opfølgningsskema er anført: Under hensyn til at den nye offentlighedslov med kortere frister for aktindsigt nu er trådt i kraft, bedes fokus ved beskrivelsen af tiltag rettet mod overholdelse af disse nye frister. Anbefaling nr. 29- fastholdes Når aktindsigten er begrænset meddelelse herom og begrundelse herfor i afgørelsen Borgerrådgiveren anbefaler også, at centrene i afgørelser om aktindsigt gør opmærksom på, når aktindsigten kun er imødekommet i begrænset omfang, samt giver en begrundelse herfor. I mit opfølgningsskema er anført: Det bedes oplyst, hvad der er gjort for at sikre fokus på de særlige regler om begrænset aktindsigt i de påtænkte brush up-kurser i forvaltningslov- og offentlighedslov samt god forvaltningsskik. Forvaltningens har i 2. funktionsår iværksat følgende tiltag (fælles for anbefaling nr. 28 og 29) Der er gennemført særskilt undervisning i den nye offentlighedslov centervis. Mine bemærkninger: (fælles for anbefaling nr. 28 og 29) Jeg har deltaget i det udmærkede interne kursus i den ny offentlighedslov, hvor kravene, om at afgørelser om begrænset aktindsigt skal begrundes og vedlægges klagevejledning, også blev kort gennemgået. Desværre viser mine observationer i 2. funktionsår, at de nye kortere frister for aktindsigt i en del tilfælde er blevet overskredet. Da der således er brug for fortsat fokus på overholdelse af fristerne for aktindsigt, fastholder jeg anbefaling nr. 28. BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 17/19

218 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -71 af 73 Desuden har en del borgere fået begrænset aktindsigt, uden at det overfor borgeren angives, at aktindsigten er begrænset, uden begrundelse for begrænsningen af aktindsigten. På baggrund heraf fastholder jeg tillige anbefaling nr. 29. Anbefaling nr. 28b fastholdes Fastlæggelse af procedure for overholdelse af de nye kortere frister for aktindsigt Med henvisning til at fristerne for aktindsigt blev forkortet i den ny offentlighedslov, der trådte i kraft den 1. januar 2014, anbefalede jeg ledelsen af forvaltningen på forhånd at fastlægge procedure for, hvordan de kortere frister kunne overholdes. Jeg pegede desuden på, at dette f.eks. kunne ske ved udarbejdelse af procedure for kvikekspedition af anmodninger om aktindsigt. Forvaltningens har ikke iværksat tiltag til gennemførelse af denne anbefaling: Forvaltningen har oplyst, at den har opmærksomhed på de kortere frister for aktindsigt jf. ny offentlighedslov. Mine bemærkninger: Da det ikke er nærmere beskrevet, hvad forvaltningens opmærksomhed rent operationelt er udmøntet i, og da mine observationer i 2. funktionsår har vist en række tilfælde, hvor de kortere frister i den ny offentlighedslov ikke er blevet overholdt, fastholder jeg min anbefaling af, at ledelsen af forvaltningen pålægger de enkelte centre og afdelinger at foretage en vurdering af, om deres interne procedure ifb. med imødekommelse og afslag på aktindsigt er tilrettelagt i overensstemmelse med de nye kortere frister herfor f.eks. ved udarbejdelse af procedure for kvikekspedition. 6. Information til og betjening af ikke-digitale borgere Anbefalingerne nr. 20 og 30 er delvist gennemført, men fastholdes for så vidt angår fortsat behov for orientering til ikke-digitale borgere om kommunens servicetilbud til dem a) Anbefaling nr. 20 Alternativ information til ikke-digitale borgere Jeg anbefalede, at der rettes særlig opmærksomhed på at give ikke-digitale borgere uden adgang til kommunens hjemmeside samme vejledning som på hjemmesiden om, hvor borgerne skal henvende sig i kommunen med deres sag, gennem beskrivelse af eller oversigter over kommunens centre og deres sagsområder inkl. kontaktoplysninger Vejledningen bør også omfatte beskrivelse af muligheder og krav for at opnå bestemte ydelser, bevillinger eller tilladelser, samt oplysning om klagemuligheder. Vejledningen kan f.eks. ske i pjecer og andet oplysningsmateriale, samt ved annoncer og oversigter i lokalavisen. Anbefalingen retter sig mod, hvordan svage borgere uden eller med begrænset indsigt i de digitale muligheder får samme oplysninger som digitalt parate borgere. b) Anbefaling nr. 30 Ikke-digitale borgere og selvbetjeningsløsninger BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 18/19

219 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -72 af 73 Jeg anbefalede desuden, at der i alle dele af kommunen er opmærksomhed på at udvise særlig omtanke i betjeningen af borgere, som ikke kan honorere digitaliseringskrav eller benytte selvbetjeningsløsningerne på kommunens hjemmeside. Disse borgere har krav på alternativer, både hvad angår fyldestgørende og lettilgængelig information om kommunens serviceydelser, og hvad angår hjælp til at ansøge om disse ydelser. Endelig har borgere, der trods hjælp og vejledning ikke kan bruge den digitale postkasse, ret til information om muligheden for dispensation i form af fritagelse fra digital post og fortsat modtagelse af brevpost fra kommunen. Forvaltningens har i 2. funktionsår iværksat tiltag: (fælles for begge anbefalinger) Mulighed for ved henvendelse til Borgerservice at få pjecer eller print fra kommunens hjemmeside eller Borger.dk. Ifb. med overgang til digital post er der den 1. november 2013 ansat en koordinator i en midlertidig stilling til at styrke kommunens indsats med at hjælpe borgere, som ønsker sig fritaget for digital post og som opfylder de af staten udmeldte fritagelsesgrunde. Forvaltningen overvejer, hvordan de nuværende tilbud til gruppen af borgere, som er udfordret ved den øget digitale borgerbetjening, kan styrkes fx i et samarbejde mellem kommune og frivillige/frivillige foreninger. Mine bemærkninger: Forvaltningens tiltag er positive, men er ikke fuldt ud tilfredsstillende beskrevet for så vidt angår opfyldelsen af krav på alternativer med hensyn til fyldestgørende og lettilgængelig information om kommunens serviceydelser og hjælp til at ansøge om disse ydelser. Al information rettet mod borgerne bør være tilgængelig for alle. Al information rettet mod borgerne bør være tilgængelig for alle. Ud fra de beskrevne tiltag må de ikke-digitale borgere indtil videre klare sig med at få udleveret pjecer eller print ved henvendelse til Borgerservice fra kommunens hjemmeside eller Borger.dk. d.v.s. ved telefonisk, personlig eller skriftlig henvendelse. Forvaltningens overvejelse af hvordan de nuværende tilbud til gruppen af borgere, som er udfordret ved den øgede digitale borgerbetjening, kan styrkes f.eks. i et samarbejde mellem kommune og frivillige/frivillige foreninger er imidlertid en god idé. Dog kun under forudsætning af, at det stadig er klart, at ansvaret er kommunens, og at de frivillige sikres tilstrækkelig kompetence og indsigt i sagsgangene hos kommune og eksterne myndigheder (som eksempelvis Udbetaling Danmark) til at kunne give borgerne korrekt vejledning og praktisk hjælp ifb. med ansøgning om diverse ydelser. Jeg fastholder anbefalinger nr. 20 og 30 for så vidt angår fortsat behov for orientering til de ikkedigitale borgere og borgere med begrænsede it færdigheder om kommunens tilbud og henviser til de ny anbefalinger nr. 43 og 45 med forslag til, hvordan denne orientering kan ske. BR AAB2014 Bilag 2 BR Opfølgning på anbefalinger i årsberetning for 1. funktionsår Side 19/19

220 Punkt nr. 8 - Borgerrådgivers årsberetning , opfølgning Bilag 2 - Side -73 af 73 Bilag 3: Navigationsvejledning til pdf-fil: Der er interne links i dokumentet, dels i indholdsfortegnelsen, dels i selve teksten. For at komme tilbage til det sted, hvorfra man aktiverede linket, vælges Alt + PilVenstre på et PC-tastatur, og cmd + Æ på et Mac-tastatur (i Billedfremviser programmet).

221 Punkt nr Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Bilag 1 - Side -1 af 6 Kommunalbestyrelsen Sag nr Aftale med en række boligorganisationer om frikøb af tilbagekøbsrettigheder Sagsfremstilling På en række almene boligafdelinger i omegnskommunerne til København er der tinglyst servitutter om tilbagekøbsrettigheder for enten beliggenhedskommunen og/eller Københavns Kommune. Det betyder, at den enkelte kommune og/eller Københavns kommune på et bestemt tidspunkt har ret til at købe ejendommene tilbage til en aftalt pris - som regel til den pris, grunden blev solgt til oprindelig - uanset ejendommenes nuværende værdi. I alt ca almene boliger beliggende i Ballerup, Brøndby, Gladsaxe, Glostrup, Herlev, Hvidovre, Lyngby-Taarbæk og Rødovre kommuner er omfattet af aftalerne om tilbagekøbsret. Kommunerne har adgang til at tilbagekøbe ejendommene i perioden 2036 til Tilbagekøbsrettighederne giver dog allerede nu problemer for en række almene boligselskaber, som ikke kan belåne ejendommene til ejendommens fulde værdi på grund af tilbagekøbsretten. Ved værdiansættelsen af ejendommen fratrækker realkreditinstitutterne således et beløb svarende til det beløb, det vil koste boligselskaberne at frikøbe sig fra kommunernes tilbagekøbsret. Desuden stilles der krav om, at realkreditlånene ikke løber længere end til det tidspunkt, hvor kommunen kan købe ejendommen tilbage. Det betyder, at visse almene boligselskaber allerede på nuværende tidspunkt har vanskeligt ved at finansiere renovering m.v. af boligerne, da der ikke kan opnås den fulde realkreditbelåning med længst mulig løbetid. Aftale om frikøb af tilbagekøbsrettigheder for almene boliger i Københavns Kommune blev indgået i Efterfølgende indgik en række kommuner, herunder Århus, Esbjerg og Silkeborg, aftale om frikøb. De tilbagekøbsrettigheder, som nærværende sag adresserer, er således de eneste tilbageværende for så vidt angår almene boligorganisationer. Konsekvenserne af ikke at indgå en aftale om frikøb af tilbagekøbsrettigheder kendes ikke fuldt ud, da der ikke findes fortilfælde. Alt andet lige vil det dog betyde, at en kommune vil skulle overtage en række boliger, som den ikke har administrative og driftsmæssige forudsætninger for at varetage, ligesom der kan være et ikke ubetydeligt vedligeholdelsesmæssigt efterslæb som følge af, at almene boligorganisationer i takt med at hjemfaldstidspunktet har nærmet sig vil Side 36 af 80

222 Punkt nr Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Bilag 1 - Side -2 af 6 have haft svært ved at finansiere renoveringer m.v. Kommunalbestyrelsen har i henhold til almenboliglovens 98 a (lbk. nr af 21/08/13) hjemmel til at indgå aftale om frikøb af tilbagekøbsrettigheder samt herunder evt. at godkende beløb, der er lavere end den markedsmæssige værdi af sådanne rettigheder. Økonomiudvalget blev derfor den 12. marts 2013 orienteret om og behandlede den 18. marts 2014, jf. de vedlagte protokoludskrifter (bilag), at de ovennævnte kommuner i Københavnsområdet anført af Herlev, Hvidovre og Lyngby-Taarbæk kommuner var i kontakt med dels Boligorganisationernes Landsforening (BL), dels Københavns Kommune med henblik på at søge aftalt en løsning under ét, som mod betaling af et nærmere fastsat frikøbsvederlag uden at det over tid ville indebære uforholdsmæssig høj eller tidsmæssig øjeblikkelig stigning i huslejeniveauet for beboerne i de enkelte almennyttige boligorganisationer - kunne give mulighed for tinglysningsmæssig aflysning af servitutterne. Albertslund og Roskilde kommuner er dog også omfattet af problemstillingen, men har ikke deltaget i forhandlingerne, jf. dog mere om Roskilde Kommune nedenfor. Kommunerne har således gennemført en række forhandlinger med BL (Boligselskabernes Landsorganisation), som repræsenterer de enkelte boligorganisationer, med henblik på at indgå en aftale om frikøb af tilbagekøbsrettigheder, som vurderes at kunne accepteres af og i praksis gennemføres i de enkelte boligorganisationer. Frikøbsbeløbet uden rabat er opgjort til størrelsesordenen 7,4 mia. kr. Betaling af det fulde frikøbsbeløb ville imidlertid medføre så store huslejestigninger, at mange lejere ikke vil kunne betale husleje efter frikøb. Det har derfor været en forudsætning under forhandlingerne, at der skulle ydes en ikke uvæsentlig rabat for at kunne indgå en aftale om boligorganisationernes frikøb af tilbagekøbsrettighederne. Resultatet af status i forhandlingerne blev præsenteret på borgmestermøde den 7. november 2014, jf. det sagen vedlagte og på mødet benyttede planchemateriale Borgmestermøde om hjemfaldsklausuler (bilag), hvoraf bl.a. fremgik, hvorledes et forhandlingsresultat om et samlet frikøbsbeløb på kr. 1,45 mia. fordeler sig på kommunerne i forhold til en fordeling ud fra BL s oprindelige udspil fra medio 2014 om et samlet frikøbsbeløb på kr. 1,2 mia. Det indgår herved, at tilbagekøbsrettigheder til Københavns Kommune opgøres efter deklarationernes ordlyd eller efter de aftaler, der er indgået imellem den enkelte kommune og Københavns Kommune. Side 37 af 80

223 Punkt nr Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Bilag 1 - Side -3 af 6 I de situationer, hvor der på ejendommen er tilbagekøbsrettigheder til først og fremmest beliggenhedskommunen og dernæst Københavns Kommune (subsidiære rettigheder), fordeles frikøbsbeløbet med 60 % til beliggenhedskommunen og 40 % til Københavns Kommune. Fordelingen er fastsat på baggrund af Københavns Kommunes Borgerrepræsentations beslutning om at afstå disse rettigheder mod et beløb på 40 % af det samlede frikøbsbeløb for en ejendom. Lyngby-Taarbæk Kommune tilkendegav efterfølgende med forbehold for politisk godkendelse at kunne gå ind for det forhandlingsforslag, der blev drøftet, at være indstillet på at tage imod Københavns Kommunes tilbud om at give afkald på hjemfaldsrettigheder på en udarbejdet liste over institutioner, jf. det sagen vedlagte materiale herom (bilag), samt at kunne tiltræde en foreslået generel fordelingsprocent mellem omegnskommunerne og Københavns Kommune (med forbehold for, at såfremt omegnskommuner måtte vælge at genforhandle fordelingen og opnå et gunstigt resultat, at Lyngby-Taarbæk Kommune da forudsætningsvist ville få en tilsvarende procentuel forbedring af fordelingsnøglen som de andre kommuner). De enkelte kommuners accept af det opnåede forhandlingsresultat har resulteret i den sagen vedlagte rammeaftale af 14. november 2014 (bilag), hvor BL og kommunerne har aftalt, at det samlede frikøbsbeløb for at aflyse alle deklarationer udgør førnævnte 1,45 mia. kr. en aftale, som nu også Roskilde Kommune har tilsluttet sig. Som bilag vedlægges en oversigt over de boligorganisationer fordelt på kommuner, som er omfattet af aftalen. (bilag). Som supplerende oplysning er sagen vedlagt det materiale, som blev udarbejdet i forbindelse med rammeaftalen med forskellige spørgsmål/svar m.v. (bilag). Såfremt en eller flere af boligorganisationerne eller kommunerne ikke godkender aftalen, reduceres det samlede frikøbsbeløb i det forhold, hvormed afdelingerne i de pågældende boligorganisationer indgår i det samlede frikøbsbeløb. Det er herved en forudsætning for boligorganisationernes finansiering af frikøbsbeløbet, at Landsbyggefonden tiltræder aftalen med henblik på at yde mellemfinansiering til frikøbet, idet frikøbsbeløbet i øvrigt finansieres ved optagelse af realkreditlån i henhold til bestemmelserne herom i lov om almene boliger. Boligorganisationerne tilvejebringer de kontante frikøbsbeløb via egenkapitalen eller ved optagelse af realkreditlån med sikkerhed i ejendommene. Hvis den fornødne friværdi til låneoptagelsen ikke er til stede, stiller beliggenhedskommunen garanti efter reglerne i almenboligloven. Side 38 af 80

224 Punkt nr Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Bilag 1 - Side -4 af 6 Tilbagebetaling af realkreditlånene sker med lejeforhøjelser på maksimalt 30 kr. pr. kvm. årligt. Lejeforhøjelsen indfases med maksimalt 10 kr. pr. kvm. over en 3-årig periode. I afdelinger med økonomiske vanskeligheder er de årlige huslejestigninger maksimeret til henholdsvis 2 kr. pr. kvm., 3 kr. pr. kvm. og 4 kr. pr. kvm. Efter den 3-årige indfasning af lejeforhøjelsen bliver lejeforhøjelsen reguleret med ¾ af pris/lønudviklingen, indtil realkreditlån er tilbagebetalt. Der er kun en enkelt udlejningsejendom -AAB afdeling 39, med en gennemsnitlig månedlig husleje på kr. - som vil få en mærkbar huslejestigning. Her vil den gennemsnitlige månedlige husleje stige med 58,80 kr. første år, 58,80 kr. andet år og yderlige 58,80 kr. tredje år. I de efterfølgende år stiger den månedlige husleje med 2-3 kr. I år 30 har lejerne fået en månedlig huslejestigning på i alt 248,20 kr. For så vidt angår de øvrige almene afdelinger vil lejerne kun få en marginal huslejestigning. Huslejeforhøjelser vil ikke være tilstrækkelige til at betale den faktiske tilbagebetaling på realkreditlånene. Mellemfinansiering vil derfor ske med lån fra Landsbyggefonden. Tilbagebetaling af lån ydet af Landsbyggefonden sker i takt med boligorganisationernes mulighed for at afvikle lånet med midler fra egenkapitalen. Rammeaftalen er på det grundlag omsat til det vedlagte juridiske dokument Aftale om frikøb af tilbagekøbsrettigheder (bilag), hvilken aftale således er genstand for det, der skal tiltrædes af hver kommune m.v. Aftalen udmøntes, når kommunerne, boligorganisationerne og Landsbyggefonden har tiltrådt aftalen. Økonomiske konsekvenser Det aftalte samlede frikøbsbeløb på 1,45 mia. kr. (som er udtryk for, at der i forhold til den førnævnte samlede opgjorte værdi af tilbagekøbsdeklarationerne på kr. ca. 7,4 mia. er ydet en rabat på ca. 80,4 %) fordeler sig beregningsmæssigt mellem kommunerne således: Side 39 af 80

225 Punkt nr Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Bilag 1 - Side -5 af 6 Hvidovre Rødovre Herlev Brøndby Gladsaxe Lyngby- Taarbæk Albertslund Ballerup Glostrup Roskilde I alt Beliggenhed København I alt Der er i aftalen taget forbehold for, at den aftalte revisorattesterede opgørelse af frikøbsbeløbet kan resultere i regulering af frikøbsbeløbet. Ligeledes er det aftalt, at respektere ændringer i frikøbsbeløbet, såfremt det videre arbejde med at effektuere aftalen afdækker tilbagekøbsrettigheder, som hidtil ikke har været inddraget i grundlaget for forhandlingerne. Justeringer vil på det grundlag forventeligt blive håndteret i f. m. regnskab Forvaltningen vender tilbage med en sag om provenuets bevilling og nærmere anvendelse, når beløbet er indbetalt i 2015; herunder m.h.t. kommunens udgifter til revision og servitutaflysning. Kommunen yder på sædvanlige vilkår boligsikring og boligydelse efter boligstøtteloven til de enkelte lejere som denne aftale medfører. Staten refunderer på sædvanlig vis en andel af udgifterne. Kommunens udgifter til boligstøtte vil stige fra godt kr. til godt kr. over en 30 årig periode. Stigningen er størst de 3 første år. Som nævnt ovenfor følger det endvidere af aftalen, at kommunerne vederlagsfrit yder garanti i den udstrækning, at realkreditbelåning til finansiering af frikøbsbeløbet forudsætter det. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Side 40 af 80

226 Punkt nr Aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Bilag 1 - Side -6 af 6 Forvaltningen foreslår, at 1. aftalen om frikøb af tilbagekøbsrettigheder lægges til grund 2. forvaltningen i 2015 vender tilbage med en sag om provenuets bevilling og nærmere anvendelse. Økonomiudvalget den 11. december 2014 Ad 1-2: Anbefalet. Kommunalbestyrelsen den 18. december 2014 Godkendt. Bilagsfortegnelse 1. Protokollat ØK og Præsentation - hjemfald - borgmestermøde 3. Institutioner - oversigt udarbejdet af KK den 11. november Endelig rammeaftale 5. De omfattede boligorganisationer og frikøbsbeløbets størrelse fordelt på afdelinger og kommuner 6. QA - hjemfaldsklausuler 7. Talepapir - hjemfaldsklausuler 8. Oversigt over mødedatoer 9. Juridisk aftale Side 41 af 80

227 LYNGBY-TAARBÆK Punkt nr Aflysning KOMMUNE af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber Bilag 2 - Side -1 af 1 Center for Kultur og Jura Jura Journalnr. : Dato... : Skrevet af : RKB / N O T A T om aflysning af tilbagekøbsdeklarationer i almene boligselskaber I Lyngby-Taarbæk Kommune menes alle deklarationer om tilbagekøbsret med undtagelse af Granåsen at være pålagt af Københavns Kommune inden 1957, hvor Lyngby-Taarbæk Kommune ved køb af arealer fra Københavns Kommune samtidig fik overført påtaleretten til tilbagekøbsdeklarationer på de af Københavns Kommune allerede solgte grunde, bla. til almene boligorganisationer. De fleste arealer til almene boligorganisationer blev tilsyneladende af Københavns Kommune solgt med tinglyst tilbagekøbsdeklaration inden udstykning, således at samme deklarationer nu er tinglyst på flere forskellige ejendomme. Det er uvist, hvor stort arbejde der vil være forbundet med at afdække deklarationernes omfang. I den forbindelse kan henvises til netop afsluttet arbejde med at få afklaret, om et antal tilbagekøbsdeklarationer fra omkring 1948 fejlagtigt er tinglyst på ejendomme, de ikke omhandler. Da tinglysningskontorerne i dag er nedlagt efter overgangen til digital tingbog og gamle papirbøger destrueret, kan historikken i sådanne sager ikke afdækkes. Dertil kommer, at det ikke af tingbogen kan ses, om en deklaration omfatter hele eller kun en del af den pågældende ejendom. Efter dette udredningsarbejde kan der derfor blive tale om både aflysning af hele deklarationer og relaksationer af deklarationer. Institutioner omfattes ikke af frikøbsordningen, hvilket muligvis kan give udfordringer, da de fmt. skal udstykkes (og værdiansættes), inden tilbagekøbsdeklarationen kan relakseres fra restejendommen. Tilbagekøbsdeklarationer overtaget fra Københavns Kommune i 1957 er tinglyst på en række ejendomme. I en årrække har det været muligt at foretage frikøb af deklarationen mod betaling af frikøbsvederlag. I disse sager omfatter en deklaration ofte mere end en ejendom, hvorfor der kræves stor akkuratesse ved arbejdet med påtegning af deklarationer, inden deklaration aflyses/relakseres af tingbogen. Bliver en deklaration ved en fejl aflyst af tingbogen, er det usandsynligt, at den igen kan indføres/tinglyses, hvis ejeren ikke er indstillet på det. I den sammenhæng er det relevant at nævne den relativt store ejerlejlighedsforening Eremitageparken, hvor der også er tinglyst tilbagekøbsdeklarationer. Når der foretages frikøb for en lejlighed, kan en relaksation ved akkuratesse og på rette tidspunkt af dagen foretages på ca. 1 time. Side 1 af 1

228 Punkt nr Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål Bilag 1 - Side -1 af 6 LYNGBY-TAARBÆK KOMMUNE Center for Arealer og Ejendomme Sekretariat Journalnr. : Dato... : N O T A T Redegørelse vedr. tomgangsleje i Lyngby-Taarbæk Kommunes udlejningsboliger og almene boliger I forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af budgetprocessen i april 2014 blev det besluttet, at forvaltningen skal have opmærksomhed på at reducere tomgangsleje. Forvaltningen har i den forbindelse udarbejdet nærværende redegørelse vedrørende tomgang i de kommunale udlejningsejendomme og tomgang i den del af de almene boligselskabers lejemål, som Lyngby-Taarbæk Kommune har anvisningsret. Anvisningsret skal forstås som anvisningspligt, som kommunen hæfter for. Tomgangsleje vedrører manglende huslejeindtægter, kommunale driftsudgifter, f.eks. energi og vedligehold, samt lejeudgifter til de almene boligselskaber for at dække boligselskabernes eventuelle lejetab. Notatet indeholder en beskrivelse af tomgangsleje i perioden for både kommunale udlejningsboliger samt de almene boligselskabers lejemål, som kommunen har anvisningspligt til. Endvidere beskrives de initiativer, som forvaltningen har igangsat undervejs samt forventer at igangsætte for mest muligt at reducere tomgangsleje. Analysen er udarbejdet på baggrund af interviews af medarbejdere fra de centre, som forvalter de kommunale ejendomme og anviser boligerne. Årsager til tomgangsleje Tomgangsleje sker, når et lejemål ikke er udlejet. Der er flere årsager til, at Lyngby-Taarbæk Kommune i perioder har tomgangsleje på enten de kommunale udlejningsejendomme eller de almene boligselskabers lejemål med kommunal anvisningspligt. Tomgangsleje forekommer typisk i følgende situationer: Når lejemålet står tomt mellem fraflytning og indflytning ved ny lejer, Ved renovering af lejemålet, Når der ikke kan findes en lejer til lejemålet. Ved påtænkt salg, hvor lejemålet derfor ikke genudlejes. Ved genudlejning af de kommunale lejemål, står lejemålet ofte tomt i en kortere periode, indtil lejemålet er istandsat og der er indgået aftale med en ny lejer. Dette genererer indimellem tomgangsleje i dage, indtil der er fundet ny lejer. Boligselskaberne giver typisk kommunen besked om, at der er en ledig almenbolig til genudlejning en til tre måneder før boligen er klar til indflytning. Det giver forvaltningen god tid til at finde en lejer til boligen. Såfremt kommunen ikke kan finde en lejer, skal kommunen dække tomgangslejen i de tomme lejemål for så vidt angår de boliger, hvor kommunen har anvis- 1

229 Punkt nr Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål Bilag 1 - Side -2 af 6 ningspligt. Hvad angår familieboliger er det dog forvaltningens erfaring, at boligselskaberne i de fleste tilfælde selv sørger for genudlejning, hvis forvaltningen ikke kan finde en lejer til en ledig bolig. Ved renovering af lejemålet i forbindelse med fraflytning eller forbedringsarbejder, eksempelvis udskiftning af køkken eller bad, står lejemålene tomme, mens arbejdet udføres. Hvert år gennemføres ca. 10 forbedringsarbejder i de kommunale udlejningsejendomme med tomgangsleje til følge. Det er ikke muligt at nedbringe denne type tomgangsleje. Når der ikke kan findes en lejer til lejemålet Det er forvaltningens vurdering, at efterspørgslen på de enkelte boliger er varierende. Det kan i perioder tage op til flere måneder, at finde en ny lejer til eksempelvis ældreboliger, plejeboliger og ungdomsboliger. Sidstnævnte skyldes en høj husleje, som det eksempelvis var tilfældet i Rævehøjparken indtil huslejenedsættelsen i januar Forvaltningen har fra spurgt de borgere, som har afslået et boligtilbud til ældreboliger og plejeboliger, hvad årsagen til afslaget skyldes. De fleste registreringer viser, at afslagene skyldes for dyre lejemål, for mange trapper, at den tilbudte bolig er for lille, eller at borgerne hellere vil have en anden bolig. Forvaltningen har i efteråret 2014 fået en ny række ældreboliger på Caroline Amalievej. Forvaltningen har en forventning om, at der i 2015 vil opleves tomgangsleje på disse lejemål. Dette skyldes, at forvaltningen allerede nu har svært ved at leje ledige lejemål ud. Forvaltningens registreringer viser, at årsagen til at borgerne afviser boligtilbud på Caroline Amalievej skyldes, at lejemålene opleves som værende for dyre. Ved påtænkt salg forsøger forvaltningen at udleje lejemålet for en kortere tidsperiode, i det omfang det juridisk er mulig, indtil ejendommen sælges. Der kan dog være nogle lejemål, som er i så dårlig stand, at genudlejning ikke er mulig medmindre kommunen renoverer lejemålet. Tomgangsleje i kommunale og almene udlejningsboliger Lyngby-Taarbæk Kommune har tomgangsleje på flere typer af boliger: Kommunale udlejningsboliger Almene boliger v. boligselskab Boligtype Ungdomsboliger, familieboliger, ældrebolig/plejebolig og lign. Ældrebolig/plejebolig og familiebolig. Anvisningspligt 100 % 100 % for ældrebolig/plejebolig 25 % for familieboligerne Tomgangsleje Tomgangsleje betales af kommunen. Ældreboliger: Tomgangsleje betales af kommunen. Familieboliger: Tomgangsleje for 25 % af boligerne med kommunal anvisningspligt betales af kommunen. For de kommunale udlejningsboliger betaler kommunen altid for eventuel tomgangsleje. Hvad angår tomgangsleje i de almene boliger, som er opført af boligselskaberne, hæfter kommunen for alle ældreboliger/plejeboliger. For familieboligerne hæfter kommunen i hen- 2

230 Punkt nr Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål Bilag 1 - Side -3 af 6 hold til aftale med de almene boligselskaber for de 25 % af boligerne, som kommunen ifølge Lov om almene boliger 59 har anvisningspligt til. Nedenfor ses en oversigt over tomgangsleje fra Oversigten viser tomgangsleje for henholdsvis de almene boligselskaber, de kommunale udlejningsejendomme samt en samlet oversigt over tomgangsleje Kommunale udlejningsejendomme Almene boligselskaber Samlet tomgangsleje / / /2014 Tomgangslejen var samlet set ca. 1,9 mio. kr. i Lyngby-Taarbæk Kommunes årlige lejeindtægter i 2014 var 32 mio. kr.. Tomgangslejen i 2014 svarer således til ca. 6 % af de samlede lejeindtægter. Forvaltningen gør opmærksom på, at oversigten indeholder et overlap mellem regnskabsårene. Det skyldes et efterslæb i faktureringen fra de almene boligselskaber, idet forvaltningen i 2013 fortsat modtog regninger for tomgangsleje for Det samme er gældende for efterfølgende år. Forvaltningen kan konstatere, at tomgangslejen har været stigende for både de kommunale udlejningsejendomme og de almene boligselskaber fra Forvaltningen forventer, at tomgangslejen i 2015 vil falde som følge af de tiltag, forvaltningen forventer at igangsætte i 2015 og ved at afhænde ledige lejemål. Tiltagene beskrives nærmere i nærværende notat. Nedenfor fremgår de ti ejendomme, som der er registreret størst tomgangsleje på i Lejemål 2014 Bøgeparken Danmarksvej Skolebakken Toftegærdet Lundtoftevej Lundtofte Skolestræde 9 A-E

231 Punkt nr Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål Bilag 1 - Side -4 af 6 Sennepsmarken Schallsvej 12A Klampenborgvej Rævehøjparken Nogle af ejendommene består af få lejemål, mens eksempelvis Rævehøjparken, Sennepsmarken og Danmarksvej 39 er ejendomme bestående af mange lejemål. Oversigten viser, at der både er stor tomgangsleje i de kommunale udlejningsboliger samt i de almene boliger, som er ejet af boligselskaber. Forvaltningen redegør nedenfor for årsagerne til tomgangslejen udvalgte af ovenstående boliger. Rævehøjparken (Kommunal udlejningsejendom) Flere af lejlighederne i Rævehøjparken har i en periode stået tomme, da der ikke har været interesserede lejere til ungdomsboligerne. Tomgangslejen var kr. i For at undgå tomgang i ungdomsboligerne og for at mindske tomgangslejen har forvaltningen i sommeren 2014 udvidet visitationskriterierne i Rævehøjparken til også at omfatte eksempelvis unge enlige mødre. Derudover er huslejeniveauet nedsat fra 1. januar Som resultat heraf er alle lejligheder i Rævehøjparken på nuværende tidspunkt udlejet. Tomgangslejen i 2014 er kr., og er primært registreret i første halvår. Lundtoftevej (Kommunal udlejningsejendom) Nogle af boligerne har været i meget dårlig stand, herunder nr. 55 som i en længere periode har stået tom, mens forvaltningen har undersøgt muligheder for nedrivning eller gennemgribende renovering. Tomgangslejen udgjorde kr i 2013 og kr. i Renoveringsarbejde er nu gennemført og alle boliger er udlejet fra november Forvaltningen forventer ingen ledige lejemål på Lundtoftevej i Schallsvej 12A-16 (Kommunal udlejningsejendom) I forbindelse med vedtagelse af Budget blev det besluttet at ejendommen, som består af fire boliger, skal sælges. Salget er ikke effektueret endnu, da det afventer klargøring til salg samt lokalplansarbejde. To af boligerne er udlejet, heraf en af dem kun frem til efteråret 2014, mens de øvrige to står tomme. Såfremt boligerne skal lejes ud kræver det, at de renoveres. Tomgangslejen udgjorde kr. både i 2013 og Klampenborgvej 215 (Kommunal udlejningsejendom) Lejemålet er placeret i Kulturhuset, og fungerer således, at Lyngby-Taarbæk Kommune lejer lejemålet til videreudlejning. Tomgangslejen var i kr., hvilket skyldes tomgang mellem to udlejningsperioder, efter VUC fraflyttede lejemålet. Der er indgået aftale med ny lejer, men lejen for Klampenborgvej 215 er høj, hvorfor selv en kortere periodes tomgang har genereret stor tomgangsleje. Toftegærdet (Almen ældrebolig) Der er registreret tomgangsleje for ca kr. i Dette skyldes bl.a. at en af boligerne har stået tom i mere end otte måneder. En del af boligerne har i 2013 og 2014 stået tomme i længere perioder på op til 8 måneder. Det er dog lykkes forvaltningen at leje boligerne ud, hvorfor der er på nuværende tidspunkt ikke ertomgangsleje for boliger på Toftegærdet. 4

232 Punkt nr Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål Bilag 1 - Side -5 af 6 Lundtofte Skolestræde 9A-E (Kommunal udlejningsejendom) Ejendommen er en mindre beboelsesejendom med fem små utidssvarende boliger. Kun ét af lejemålene er udlejet, mens de øvrige er i så dårlig stand, at gennemgribende renovering er nødvendig, hvis de skal udlejes. Tomgangslejen udgjorde kr. i Forvaltningen i har i forbindelse med space management projektet for Lundtofteområdet undersøgt mulighederne for enten salg, renovering eller nedrivning. Økonomiudvalget besluttede den 11. december 2014 at anbefale, at Lundtofte Skolestræde 9A-E sælges, hvilket vil mindske udgifter til tomgangsleje. Sennepsmarken 1 (Almen plejebolig) Boligerne er beliggende på Virumgårds Plejecenter. I første kvartal af 2014 er der registreret tomgangsleje på i alt kr. Tomgangslejen skyldes blandt andet, at der ikke været efterspørgsel på et-rums boliger. Da Lyngby-Taarbæk Kommune har 100 % anvisningspligt på denne type boliger, dækker kommunen al tomgangsleje. Samme tendens opleves på Bøgeparken, som også er en almen ældrebolig ejet af et alment boligselskab. Tomgangsleje i denne type boliger er ofte i forbindelse med dødsfald. Kommunalbestyrelsen godkendte den 18. december 2014 ændrede kvalitetsstandarder for boligvisitation for borgere, som ønsker en plejebolig. Borgerne skal således fremadrettet tage imod den anden plejebolig, som de tilbydes fra ventepladsen. Dette vil forventeligt reducere tomgangslejen. Danmarksvej 39 (Kommunal udlejningsbolig) Forvaltningen kan konstatere, at der i gennemsnit står 1-2 boliger ledige på Danmarksvej 39. I 2014 har dette genereret tomgangsleje på i alt kr. Ejendommen er et opgangsbofællesskab, som tilbyder socialpædagogisk støtte jf. servicelovens 105. Boligerne udlejes efter almenboliglovens 105 med selvstændig lejekontrakt. Danmarksvej 39 er en del af den selvejende institution Nettet. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at finde lejere til boligerne inden for botilbuddets visitationskriterier. Der har i 2014 ikke været borgere der har været inden for visitationskriterierne til boligerne. Det kan drøftes med Nettet om andre borgergrupper kan placeres i de ledige boliger, eksempelvis flygtninge. Dette indgår i forvaltningens arbejde med at finde indkvarteringsmuligheder for flygtninge. Initiativer til reducering af tomgangsleje Det er ikke muligt fuldstændig at fjerne tomgangsleje. Det er dog forvaltningens vurdering, at en række tiltag så som ændrede visitationskriterier, anden anvendelse af tomme boliger samt bedre koordinering internt i kommunen vil kunne nedbringe den samlede tomgangsleje. Med henblik på at mindske tomgangslejen arbejder forvaltningen på nuværende tidspunkt med følgende indsatsområder: Ændrede kriterier for boligvisitation Anden boliganvendelse Ændrede arbejdsgange Afhændelse af boliger Ændrede kriterier for boligvisitation Ved udlejning af familieboliger og ungdomsboliger får borgerne som udgangspunkt kun ét-to boligtilbud fra kommunen. Som konsekvens af dette, udlejes boligerne hurtigt. Afviser borgeren boligtilbuddet uden en særlig begrundelse, tages borgeren af ventelisten. En anden praksis 5

233 Punkt nr Analyse af tomgangsleje - kommunale udlejningsboliger og erhvervslejemål Bilag 1 - Side -6 af 6 gør sig gældende for ældreboliger og plejeboliger, hvor der ikke er et loft for hvor mange tilbud om boliger, borgeren kan afvise. Som nævnt ovenfor skyldes mange afslag på ældreboliger/plejeboliger, at borgerne hellere vil have en anden bolig. Dette medfører længere tomgang, mens boligen tilbydes til den næste visiterede borger. Kommunalbestyrelsen godkendte på møde i december 2014 ændrede kvalitetsstandarder for boligvisitation for borgere, som ønsker en plejebolig. Borgerne skal således fremadrettet tage imod den anden plejebolig, som de tilbydes fra ventepladsen. Dette vil forventeligt reducere tomgangslejen. Det kan overvejes også at ændre visitationskriterierne for ældreboliger. Lovgivningen indeholder intet krav om, at der skal gives flere boligtilbud, men borgerne skal tilbydes boliger som lever op til deres behov, eksempelvis i form af handicapvenlig bolig. Ønsker om særlig indretning af lejemålet, altan, afstand til indkøbsmuligheder eller fravalg af bestemte beboelseskvarterer vurderes ikke som relevant begrundelse for at afslå en bolig. Hvilke særlige krav, der kan stilles til boligen, vurderes af sagsbehandleren i forbindelse med visiteringen. Det er forvaltningens vurdering, at dette vil føre til en reducering i tomgangsleje. Anden boliganvendelse, herunder flygtningeboliger Der er nedsat en intern arbejdsgruppe, som undersøger mulighederne for anden anvendelse af de ledige ældreboliger. Forvaltningen har ligeledes nedsat en arbejdsgruppe, der undersøger muligheden for at anvende ledige lejeboliger til flygtningeboliger. Derudover undersøger forvaltningen mulighederne for at anvende nogle af de ledige ældreboliger til eksempelvis botilbud. Mens der er stor tomgang på ældreboligerne, mangler kommunen egnede boliger til forskellige socialpsykiatriske tilbud og lignende. Ændrede arbejdsgange Forvaltningen har undersøgt kommunens interne arbejdsgange i forbindelse med udlejning af kommunale lejeboliger og kommunale almene boliger. Forvaltningen har en forventning om, at tomgangslejen kan nedbringes ved at ændre på de interne arbejdsgange, således at forvaltningen kan nedbringe de korte, men hyppige eksempler på lejemål, der står tomme i en halv til en hel måned med tomgangsleje til følge. Dette kan eksempelvis ske ved at forvaltningen sende boligtilbud ud til flere på ventelisterne ad gangen, så lejemålene forventeligt udleje hurtigere. Afhændelse af boliger Forvaltningen vurderer løbende, om der er kommunale udlejningsejendomme, som enten bør nedrives eller sælges. Når forvaltningen vurderer, at en ejendom eksempelvis er salgsegnet, vil forslag om salg blive forelagt Kommunalbestyrelsen. 6

234 Tids og procesplan for genudbud af rengøring og vinduespolering 2016 Bilag til ØK den 15. januar 2015 Opgave Bemærkning Dato Politisk behandling i ØK Hovedudvalg Orientering Referencegruppe Administrativt forberedende arbejde Hovedudvalg Orientering om forberedelse af genudbud af rengøring og vinduespolering samt godkendelse af tids- og procesplan. Den 15. januar 2015 Orientering om forberedelse af udbud af rengøring og Den 22. januar 2015 vinduespolering samt forslag om nedsættelse af referencegruppe og evaluering af eksisterende ordning Orientering om igangsat arbejde om udbud på rengøring og Januar/februar 2015 vinduespolering: Hoved-Med, KC-gruppe samt nyhed på Lynet Nedsættelse af referencegruppe, som sikrer bred forankring i Februar 2015 organisationen Evaluering af nuværende aftale, serviceniveau, 1. og 2. kvartal 2015 samarbejdsflade med leverandører samt markedsafklaring m.v. Beslutning om principper for udbuddet, serviceniveau, Den 28. maj 2015 lokaliteter omfattet af udbud ØK og KMB: Beslutning om principper for udbuddet, ØK den 23. juni 2015 serviceniveau, lokaliteter omfattet af udbud KBM den 25. juni 2015 Lokaleoptegnelser, økonomi, udbudsmateriale etc. 3. og 4. kvartal 2015 Politisk behandling ØK og KMB Administrativt forberedende arbejde Hovedudvalg Orientering om udbudsmaterialet (udkast). 10. november 2015 Punkt nr Genudbud af rengøring og vinduespolering Bilag 1 - Side -1 af 2 Politisk behandling ØK og KMB Beslutning om igangsættelse af udbud og udbudsmaterialet indhold ØK den 15. dec KMB den 17. dec. 2015

235 Annoncering af udbud Begrænset udbud (prækvalificering af virksomheder som får Primo januar 2016 lov at afgive tilbud) Tilbudsfrist Frist for aflevering af endeligt tilbud april 2016 Administrativ forberedelse Tilbudsevaluering og udpegning af vindere Politisk behandling ØK og KMB: Orientering om vinder af udbuddet og beslutning April / maj 2016 om indgåelse af kontrakt. Hovedudvalg Orientering om udbud og tildelingsbeslutning April/maj 2016 Tildelingsbeslutning Meddelelse om tildelingsbeslutning til tilbudsgivere Stand-still periode Stand-still periode på 10 hverdage (lovfastsat) Kontraktunderskrivelse Forberedelse til Hvis kommunen overgår til ny leverandør, vil der være 3 kontraktstart måneder til at planlægge overgangen. Kontraktstart Implementering og drift Punkt nr Genudbud af rengøring og vinduespolering Bilag 1 - Side -2 af 2

236 Punkt nr Genudbud af rengøring og vinduespolering Bilag 2 - Side -1 af 1 Ekstrakt af meddelelsespunkt fra Økonomiudvalgets møde den Rengøringskontrakt fornyelse Rengøringskontrakten med Allianceplus løber 3 år fra 1. september 2011 til 31. august Kontrakten kan på de bestående vilkår af kommunen ensidigt forlænges 2 gange 12 måneder, og en forlængelse skal meddeles leverandøren inden udgangen af februar Efter en etableringsperiode er både samarbejdet i almindelighed mellem kommunen og rengøringsselskabet samt sidstnævntes levering af den aftalte service tilfredsstillende, jf. det sagen vedlagte materiale (bilag) om status for kvalitet i den leverede ydelse. Forvaltningen påregner ud fra en synsvinkel om kvalitet og samarbejde samt prisstabilitet at forlænge kontrakten med to år, og samtidig tages der fra slutningen af 2014 fat på planlægning af et kommende rengøringsudbud, således at en ny kontrakt kan være på plads pr. 1. september 2016.

237 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 1 - Side -1 af 4 Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Retningslinjer for pressearbejde er en ramme for og vejledning i, hvordan kommunen samarbejder med medierne. Retningslinjerne præciserer hvordan ledere og medarbejdere koordinerer internt og håndterer kontakt til pressen som repræsentanter for Lyngby- Taarbæk Kommune. Retningslinjerne præciserer formål, principper og vejledning ved pressekontakt Retningslinjerne gælder, når politikere, ledere og medarbejdere udtaler sig til pressen på vegne af Lyngby-Taarbæk Kommune. Og den gælder både, når vi kontakter pressen og når pressen kontakter kommunen Det er obligatorisk at følge retningslinjerne ved enhver pressekontakt Formål Retningslinjernes formål er at præcisere, hvordan kommunen samarbejder om og med pressen i hverdagen, så borgere, erhvervsliv og andre interessenter får relevant viden og forståelse for politiske og administrative beslutninger og prioriteringer. 1. Retningslinjerne fungerer som en praktisk vejledning, som sikrer klare procedurer og en tydelig ansvars- og rollefordeling i pressekontakten 2. Retningslinjerne præciserer, hvordan vi betjener politikerne i sager med pressekontakt 3. Retningslinjerne sikrer et professionelt og gensidigt samarbejde med medierne. Principper for kommunens samarbejde med pressen 1. Ledelsen og medarbejdere skal være proaktive og vurdere behovet for presseomtale i alle sager, så borgere, erhvervsliv og andre interessenter har god mulighed for at orientere sig om såvel serviceniveau som andre relevante beslutninger, prioriteringer og aktiviteter i kommunen. 2. Ledelse og medarbejdere skal levere et professionelt samarbejde med pressen, der skaber et sagligt og retvisende billede i medierne. Vi er åbne, tilgængelige og til rådighed med viden og oplysninger, så pressen oplever et værdifuldt og rettidigt samarbejde. 3. Kommunen skal være pressens væsentligste og foretrukne kilde både ved positive og kritiske historier. Det vil sige, at vi både leverer gode nyheder i positive sager og bidrager med oplysninger i kritiske sager. 4. Der skal koordineres og orienteres ved pressekontakt, således skal din nærmeste leder altid involveres inden du udtaler dig til/kontakter pressen. I alle væsentlige sager med kontakt til pressen skal der informeres og koordineres med Center for 1 / 4

238 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 1 - Side -2 af 4 Side 2/4 Politik og Strategi og den relevante centerchef, således at der sker en kvalitetssikring og skabes overblik over aktiviteter i pressen. Vejledning i pressearbejde Hvem udtaler sig? Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at være en åben, tilgængelig og professionel i samarbejdet til pressen. Derfor er det afgørende, at der er klarhed om hvem, som udtaler sig til pressen om hvad og hvordan. Faktuelle og faglige oplysninger gives som udgangspunkt af ledere eller fagmedarbejdere. Det er principielt altid den, der ved mest om en sag, der udtaler sig, fx den medarbejder, der arbejder med en sag, og som sammen med sin leder har ansvaret for at informere både internt og eksternt. Vær altid klar over om du udtaler dig til baggrund eller citat, se vejledning for pressekontakt på LyNet. Politiske udtalelser gives kun af politikerne, dvs. af borgmesteren, udvalgsformændene eller kommunalbestyrelsesmedlemmerne. Medarbejdere og ledere udtaler sig ikke på vegne af politikere. De politiske beslutninger der træffes i kommunalbestyrelsen og i udvalg er kommunens officielle politik og kommunikeres til medierne i forhold til interessenternes behov for relevant viden og information. Vurdering af kommunikationsbehovet indgår som en del af administrationens forberedelse af sager, således at der fast på alle formøder for udvalgene kan drøftes eventuelle presseinitiativer i forlængelse af Kommunalbestyrelses- og udvalgsmøder. Som udgangspunkt kommunikeres først, når en sag er færdigbehandlet. Den efterfølgende kommunikationsindsats sker i samarbejde med borgmesteren eller udvalgsformanden for det pågældende område efter følgende principper: Borgmesteren udtaler sig som udgangspunkt om officielle beslutninger på vegne af kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget. Udvalgsformændene udtaler sig som udgangspunkt om officielle beslutninger på vegne af fagudvalgene. Kommunalbestyrelsesmedlemmerne kan selvfølgelig altid udtale sig, som medlem af kommunalbestyrelsen. Officielle udtalelser i andre pressesager, herunder på baggrund af en mediedebat, ønske om at brande et kommunalt tilbud eller en krisesituation, aftales med borgmester og direktion. Udtalelser på baggrund af kommunens officielle beslutninger fra borgmester og udvalgsformænd sendes altid til orientering til hele kommunalbestyrelsen via Politikerweb. I alle andre sager med politiske udtalelser i pressen anbefales ligeledes en orientering på Politikerweb.

239 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 1 - Side -3 af 4 Side 3/4 Når der opstår en pressesag i kommunen - fx en negativ eller positiv historie - orienteres borgmesteren, den relevante udvalgsformand og direktionen. Derefter aftales, hvem der udtaler sig. I pressesager, som i udgangspunktet hører under udvalgene, orienteres og koordineres også med borgmesteren og direktionen. Center for Politik og Strategi kan yde bistand til borgmester og udvalgsformænd eller deres stedfortrædere i forbindelse med kommunikation af kommunens politik og beslutninger, eller når sager opstår, som kræver en politisk talsmand. Bistanden kan fx omfatte mediehåndtering, pressemeddelelser, avisindlæg, faktaark m.m. Centret yder ikke bistand til kommunikation, som er af personbåret eller af partipolitisk karakter. I eventuelle tvivlstilfælde om der kan ydes bistand, afgøres det af den ansvarlige direktør. Oversigt over, hvem der udtaler sig om hvad Hvem udtaler sig på vegne af Kommunen? Faktiske oplysninger inden for eget ansvarsområde Sager (issues), potentielle kriser og kriser Politiske udtalelser Alle medarbejdere efter aftale med nærmeste leder Ja Direktionen, centerchefer og bemyndigede Ja Ja Udpeget talsmand Ja Ja Efter aftale Politikere Ja Ja Ja Hvordan arbejder vi med pressen Vi er åbne Der er mange - borgere, brugere, erhvervsliv, foreninger, interesseorganisationer, medarbejdere, myndigheder, samarbejdspartnere der har brug for at være informeret om regler, beslutninger og serviceniveau. Derfor er det vigtigt, at vi kommunikerer åbent om beslutninger og handlinger. Det gælder både de positive historier med fx øget service, et nyt tilbud o. lign. og de kritiske historier, hvor service ændres eller et tilbud fjernes. Vi er let tilgængelige og reagerer hurtigt Vi svarer hurtig på alle henvendelser, så medierne får svar på deres spørgsmål, når det er aktuelt. Efter mediernes deadline er det for sent at få vores synspunkter repræsenteret. Vi stiller viden til rådighed Kommunen har mange medarbejdere og eksperter med en enestående, faglig viden, som vi meget gerne deler med medierne.

240 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 1 - Side -4 af 4 Side 4/4 Vi håndterer kritiske sager En række beslutninger og handlinger kan have kritiske vinkler, og nogen gange begår vi fejl. Her reagerer vi proaktivt og udarbejder et kommunikations- og presseberedskab, der er et lige så væsentligt element som den faktiske indsats, når noget er gået galt. I disse sager udpeges en talsmand efter aftale med direktionen. Se vejledningerne: Presseberedskab, Sådan håndteres en kritisk sag og Når pressen ringer. Vi respekterer tavshedspligten Du bør aldring udtale dig i personsager. Medarbejderne har tavshedspligt efter reglerne i straffeloven, forvaltningsloven og persondataloven. Tavshedspligten omfatter fortrolige oplysninger, som det er nødvendigt at holde hemmelige for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser. Er du i tvivl, så kontakt din leder eller Center for Politik og Strategi. Vi udsender pressemateriale centralt Alle pressemeddelelser og presseorienteringer skal udsendes af Center for Politik og Strategi med mindre andet aftales. Udsendelsen sker gennem et centralt pressemeddelelsessystem som koordineres med hjemmesiden og Politikerweb. Se vejledningen Den gode pressemeddelelse og 10 gode skriveråd. Mere vejledning, hjælp og information På LyNET finder du under Værktøjer/presse en række værktøjer og tjeklister til brug, når journalisten ringer. Center for Politik og Strategi tilbyder sparring, rådgivning samt medie- og budskabstræning, så ledere og medarbejdere kan være klædt på til opgaven. Følgende vejledninger understøtter retningslinjerne pressearbejde: Presseberedskab (skabelon) Den gode pressemeddelelse Når pressen kontakter dig 10 gode skriveråd Sådan håndteres en kritisk sag I overordnede pressespørgsmål kontakt: Jacob Holm Hansen, Kommunikationsstrateg, jaho@ltk.dk Charlotte Bidsted, Centerchef for Center for Politik og Strategi, chbi@ltk.dk Retningslinjerne er godkendt af direktionen den xx. November 2014

241 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 2 - Side -1 af 1 Når pressen kontakter dig 10 vigtige råd Husk ideen med at kommunikerer, er at blive forstået ikke at udtrykke sig! 1. Hvad hedder journalisten? Det er nødvendigt, at du præcist sikrer dig, hvem det er, du taler med. 2. Hvilket medie arbejder journalisten for? Også dette spørgsmål er særdeles vigtigt, da der ikke kan undgå at være forskel på, hvordan man kommunikerer med forskellige medier. 3. Kan du ringe tilbage til journalisten? Det giver dels mulighed for at kontrollere, at han er den, han giver sig ud for at være, dels et pusterum til at søge fakta frem om det, han ønsker at tale med dig om. 4. Hvad vil journalisten? Bliv helt klar over, hvilket ærinde journalisten er ude i. Bliv ved med at spørge, indtil du føler dig sikker. Spørg til journalistens vinkel, hvem der ellers er med i artiklen, hvornår den bringes osv. 5. Vil journalisten citere dig? Taler du til baggrund eller citat. Bliv klar over dette. Du skal være meget mere præcis, når du udtaler dig til citat, end når du giver baggrundsinformationer. 6. Vil han lade dig se/høre citaterne, inden artiklen offentliggøres? Ønsker du sådan en aftale, skal du sikre dig hans tilsagn, før du udtaler dig. Men bemærk, at accepterer journalisten dit krav, så får du ikke redigeringsretten til artiklen. Den ligger stadig hos journalisten. Når du har valgt at udtale dig 7. Tal sandt En ubehagelig sandhed bliver ikke mindre ubehagelig eller sand, fordi du prøver at lyve. 8. Koncentrer dig om det væsentlige og få styr på dine budskaber For mange detaljer om en sag kan forplumre den og få journalisten til at miste overblikket. Hold dig til hovedlinjerne og svar på, hvad du bliver spurgt om. 9. Svar kort og konkret Jo længere og mere svævende, du udtaler dig, des større risiko løber du for at blive misforstået. Skal journalisten vurdere det væsentlige i en overdrevet omfattende informationsmængde, risikerer du, at hans vurdering ikke stemmer overens med din. 10. Undgå fagudtryk Du ved en masse om dit fagfelt og du kender fagudtrykkenes præcise betydning. Det gør journalisten ikke. Hvis du misbruger dine fagudtryk, risikerer du at blive misforstået og fejlciteret. Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Tlf jaho@ltk.dk

242 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 3 - Side -1 af 1 1. Sæt dig i modtagerens sted 10 gode skriveråd 2. Skriv det vigtigste først 3. Tag kun det vigtigste med 4. Gør teksten overskuelig med afsnit og overskrifter 5. Brug sigende og korte overskrifter 6. Skriv forståeligt - brug almindelige ord 7. Skriv kort, klart og aktivt 8. Undgå at skriv man 9. Brug ikke forkortelser og tegn 10. Læs altid korrektur Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Tlf jaho@ltk.dk Center for Politik og Strategi

243 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 4 - Side -1 af 1 Sådan håndteres en kritisk sag Krisekommunikation er relevant, når en uforudset hændelse eller sag, der forventes at have betydelig politisk eller mediemæssig interesse, truer kommunens forretning og image. Her er en hurtig og gennemtænkt kommunikation afgørende. Det er i sådanne situationer borgmesteren, kommunaldirektøren eller særligt udpegede personer, der udtaler sig. overblik over, hvad der bliver meldt ud til pressen. Hvis der opstår en krisesituation, nedsættes task-force i samarbejde med en fra direktionen, en fra fagområdet en kommunikationskonsulent. Kommunaldirektør/direktion og Centerchef for Politik og Strategi er ansvarlig for at koordinere kommunikationsindsatsen og kan kontaktes døgnets 24 timer, hvis der opstår en krisesituation. Gode råd: 1. Begræns krisens omfang og tænk løsninger. Belys sagen så nuanceret som muligt, og tilstræb at finde fremadrettede løsninger på situationen, som kan kommunikeres ud samtidig. 2. Vær tilgængelig og proaktiv. Tilstræb, at det er så nemt så muligt for pressen at få viden og informationer om den pågældende situation og informér om kendsgerninger og fakta så meget som muligt, så hurtigt som muligt. Forsøg på den måde at tage styringen på historien. 3. Husk intern kommunikation. Prioritér information til medarbejderne. Informér medarbejderne helst før og senest samtidig med pressen, og som minimum med samme information. Også i krisesituationer skal det sikres, at medarbejderne er vidende og klædt på til at varetage arbejdsopgaverne. 4. Husk de borgere, beboere, gæster, turister, virksomheder eller foreninger, der direkte eller indirekte rammes af krisen. Vær opmærksom på hvem, der rammes af krisen, og hvordan de påvirkes. Skal vi i kontakt med dem? Tilbyder vi at hjælpe? Bør borgmesteren, direktionen eller en centerchef være synlig et bestemt sted på et bestemt tidspunkt? Selv symbolske handlinger som at byde på en kop kaffe, vidner om kommunal forståelse og empati. 5. Tænk i kommunikationskanaler: Til pressen: Pressemeddelelser eller pressemøder. Til medarbejderne: Nyhed på Lynet eller mail til alle. Til borgerne og andre interessenter: Hjemmesiden og Omstillingen, da mange borgere ringer til kommunen, siger erfaringen. Er der andre muligheder? Det kunne f.eks. være at sætte sedler op i bestemt område. Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Tlf jaho@ltk.dk Center for Politik og Strategi

244 Punkt nr Retningslinjer for pressearbejde i Lyngby-Taarbæk Kommune Bilag 5 - Side -1 af 1 Den gode pressemeddelelse Overskriften skal indeholde konklusionen eller kort fortælle, hvad det drejer sig om. Indledningen skal kort fortælle nyheden. Den skal besvare spørgsmålene: hvem, hvad, hvor og hvornår. Eventuelt: hvad nu. Den skal kunne stå alene og alligevel fortælle det væsentlige. Teksten Korte og afsluttede afsnit. De skal kunne bruges enkeltvis sammen med indledningen. De væsentligste afsnit skal stå først. Skriv klart og tydeligt, så misforståelser undgås. Sæt dig i modtageres sted, når du skriver. Tænk på en, der intet ved eller kun ved lidt om det emne, du skriver om. Sproget Brug et enkelt, dagligdags sprog. Undgå fagudtryk og fremmedord. Hvis de er nødvendige, så forklar dem. Undgå forkortelser, medmindre du er sikker på, at alle forstår dem. Husk korrektur! Citater må gerne bruges fra centrale personer. Husk at få dem godkendt. Længde" Den gode pressemeddelelse" bør være så kort som mulig, maks. 1 side. Billeder og illustrationer (helst med personer) som illustrerer budskabet i pressemeddelelsen - skal vedhæftes som separate filer. Tilføj "Yderligere oplysninger fås hos titel, navn, arbejdssted, tlf.". Hvis det kun er til brug for redaktionen, bør dette afsnit adskilles fra teksten med en streg, der markerer, at pressemeddelelsen er slut. Videre til pressen Alle udkast til pressemeddelelser sendes til Center for politik og Strategi, som foretager den endelige pressekoordination og presseudsendelse. De ansvarlige er Jacob Holm Hansen ( jaho@ltk.dk, tlf. 3146) Signe Ortved Krølner ( sik@ltk.dk, tlf. 3486) Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Tlf jaho@ltk.dk Center for Politik og Strategi

245 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 1 - Side -1 af 4 Lyngby-Taarbæk kommune Center for Arealer og Ejendomme Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Vedr. etablering af bygning i forbindelse med nye udendørs skydearealer Lyngby Bueskyttelaug, Gammel Lundtoftevej 53, 2800 Kongens Lyngby Lyngby d. 20. november 2014 Som led i udviklingen af Lyngby Stadion Idrætsby har Lyngby Bueskyttelaug fået tildelt nyt udeareal i det nordvestlige hjørne af banerne ved Gyrithe Lemches vej. Vi glæder os til at kunne tage det nye areal i brug, og i den forbindelse har vi brug for et klubhus med toiletter, hvor skytter kan trække ind, hvis der kommer en byge, vores grej kan opbevares tørt og sikkert, og hvor forældre og medlemmer kan sidde og hygge, mens de venter. Vi skyder udendørs fra ca. 1. april til 1. oktober om vinteren er vi glade for at være en del af klubmiljøet inde på Stadion - det lægger vi stor vægt på, og ønsker ikke at lave om. Vi lider dog af manglende socialt sammenhold om sommeren det vil et klubhus i tilknytning til banen råde bod på. Det vil højne kvaliteten og tilslutningen til sommertræningen, samt styrke klubbens udvikling og fastholde medlemmer, der typisk forsvinder i sommersæsonen. Vi er landets største klub, og oplever stort pres i medlemstilgangen i disse år. Vi har mere end 70 børn og unge, og vi er stolte af at kunne sige, at vi er rigtig gode til at tage os af børn med særlige behov - bueskydning er en sport, som alle kan dyrke. Derfor er det af allerstørste vigtighed, at vi får toiletfaciliteter i tilknytning til banen. Der er 600 m. til Stadion, og foruden uro og den tidsrøvende faktor, kan vi ikke forsvare at sende børn den lange vej frem og tilbage for at gå på toilettet, især ikke, hvis de lider af koncentrationsforstyrrelser eller har et fysisk handicap. Vi er allerede blevet kontaktet af skoler, der ønsker undervisning i bueskydning på programmet under den nye skolereform. Vi har trænere, der kan varetage denne opgave, men kan ikke tilbyde udendørs træning under de nuværende forhold fra 1. april til 1. oktober. Vi afholder flere årlige udendørs stævner, og kommer også til at være en del af VM sommeren Det kommer ikke til at fungere, med mindre vi har fornuftige rammer i nærområdet. Mht. naboerne og stævner, så er bueskydning en meget stille sport - også ved stævneafholdelse. Vi er ikke de eneste ude i den ende af arealerne, der har behov for toiletter. Brugerne af fodboldbanerne benytter i dag i stor udstrækning alternative toiletter i de beplantede randområder, fx ud mod beboerne på Agnesvej. Derfor vil vi tilbyde, at vores toiletter lægges sådan i bygningen, at andre brugere af banerne i yderområdet også kan få glæde af dem - trænerne kan have nøglebrikker, som indgår i Stadions kommende nøglebrik-system, til udlån. LTK har en målsætning om tilgængelighed, og den kan også tilgodeses her. Med etableringen får hele området et løft. Ved de andre idrætsudøveres stævneafholdelser kan en større del af huset benyttes efter aftale, og naboerne til vores hjørne bliver mindre generet af trafik i buskene. >>

246 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 1 - Side -2 af 4 Vi har et forslag til løsning: Banedanmark har meget flot foræret os 3 pavilloner, der står på deres areal ved Troljevej i Hellererup, samt givet os tilladelse til frit at høste hvad vi måtte have brug for fra de øvrige bygninger, der skulle rives. Pavillonerne er helårsisolerede, har linoleumsgulv, ovenlys, loftsarmaturer og er uden indretning i øvrigt. De fremstår meget nye, og ville egne sig rigtig godt til vores formål. Vi har nu fra de tilstødende bygninger hentet stort set alt, hvad der skal bruges til indretning: Toiletter, håndvaske, køkken, døre, varmepumpe og vinduer. Forslag til udførelse: Stadion står for kloakering og tilslutning til el og vand, samt udgifter til fundament og flytning af pavillonerne. Rør og ledninger kan lægges ned i udgravningen i forb. med Stadions LAR, hvor faskiner og dræn er projekteret til at gå i en streng i retning af Gyrithe Lemches vej. Bygningen males sort og beklædes med lister af lærketræ som de øvrige småhuse på Stadion. Vi forærer pavillonerne og indretning til LTK/Stadion, og stiller med håndværkere til indretning og yderflader. En win/win både for LTK, Stadion og LBL. ANSLÅET BUDGET: Afholdes af LBL: Afholdes af LTK/Stadion: Maling inde og ude, rør, ledninger mv Andre materialer/uforudsete udg Materialer til yderklædning. Lærk og strøer Transport af pavilloner Eksterne håndværkere (pavilloner) Kloak, el og vand fremført Værdi pavilloner Grus og sand, forberedelse af grund Værdi indretning og anlæg/eget arbejde Udarbejdelse af tegninger Vedlagt er tegninger af huset sådan som vi foreslår at det er placeret og indrettet, samt billeder af rum og indretning, som de så ud inden vi gik i gang med at fylde pavillonerne op med nedtaget udstyr. Det haster med at komme i gang - vi bliver et år forsinket i forhold til den oprindelige plan dels på grund af banens drænproblemer, dels har ombygningen af Stadion trukket meget på ressourcerne hos Stadions medarbejdere. Banedanmark skal snart bruge området hvor pavillonerne befinder sig til andre formål, og vi vil gerne kunne tage vores nye areal i brug til sommer. Til orientering har vi taget kontakt til Lokale- og Anlægsfonden med henblik på støtte til byggeriet. Venlig hilsen Ida Magdalene Hotvedt Næstformand i Lyngby Bueskyttelaug ida@springdamvej.dk Kopi er sendt til FIL/Anni Frisk Carlsen og Britta Pedersen samt Kultur og Fritid/Tine Sørensen

247 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 1 - Side -3 af 4

248 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 1 - Side -4 af 4 Gyrithe Lemches vej Jordvold med fangnet N S Jordvold med indbyggede containere til baneudstyr Vej Skydelinje Klubhus placering

249 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 2 - Side -1 af 4

250 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 2 - Side -2 af 4

251 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 2 - Side -3 af 4

252 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 2 - Side -4 af 4

253 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 3 - Side -1 af 2

254 Punkt nr Ansøgning fra Bueskytteklub om opsætning af pavillon Bilag 3 - Side -2 af 2

255 Punkt nr Ny pulje under folkeoplysning Bilag 1 - Side -1 af 3 den , s.1 25 Sagsnummer: Analyse af tilskudsordninger på folkeoplysningsområdet Sagsfremstilling Kultur- og Fritidsudvalget udsatte den 8. maj 2014 behandlingen af tilskudsordninger på Folkeoplysningsområdet med henblik på fornyet forelæggelse i juni med en præcisering af reglerne og beslutningerne omkring den kommende tilskudsmodel, jf. herved den sagen vedlagte protokoludskrift samt høringssvar (bilag). Desuden vedlægges Analysen af tilskud til de frivillige folkeoplysende foreninger. Der henvises til det sagen vedlagte materiale om udkast til Regler for udbetaling af tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger (bilag), der er baseret på én fælles tilskudsmodel baseret på ét årligt medlemstilskud for de 6-25 årige medlemmer uanset foreningstype. Dog ydes i lighed med i dag kun ¼ af medlemstilskuddet til medlemmer på 0-5 år, og der udbetales ikke højere medlemstilskud end foreningens medlemskontingent. Baggrunden for udbetaling én gang årligt sker med henblik på at effektivisere administrationen af tilskuddene til de frivillige foreninger. Modellen vil betyde en omfordeling af tilskuddet, jf. det sagen vedlagte materiale (bilag), inklusive fornyet beregning i forhold til de øvrige Børne- og Ungdomsforeninger. Forvaltningen har derfor peget på, at modellen gradvist kan indfases over tre år således, at omfordelingen sker med 33% i 2015 og 66% i 2016 beregnet på den gennemsnitlige tildeling i perioden for den enkelte forening. Modellen er først fuldt implementeret i I forbindelse med beslutning herom kan det fastlægges følgende: 1) For at give foreningerne yderligere mulighed for at tilpasse deres indtægter og udgifter udskydes påbegyndelsen af implementering af modellen til 2016, således at modellen først er indfaset fuldt fra Da de fleste foreninger har disponeret budgettet for kalenderåret og planlagt aktiviteterne for sæson 2014/15, giver en udskydelse foreningerne således forbedret mulighed for at tilpasse drift/indtægtsgrundlag, som udbetales bagudrettet. Samtidig skal der i forbindelse med implementeringen tages hånd om udfordringer ved skiftet til bagudrettet betaling. 2) For at ligestille alle foreninger og give mulighed for aktivitetsrettet støtte til fx. stævner, mesterskaber, lejrdeltagelse og kurser lægges Idrætsfonden på i alt kr. ind under folkeoplysningsrammen og folkeoplysningsudvalget og kan fremover søges af både idrætsforeninger m.v. og børne- og ungdomsforeninger, herunder spejderne. Der udarbejdes i samarbejde med de frivillige foreninger et forslag til retningslinjer for en uddeling, der dels understøtter involvering af de frivillige foreninger i forbindelse med selve tilskudstildelingen, dels understøtter en enkel og effektiv tilskudsadministration. Samtidigt kan puljen forhøjes

256 Punkt nr Ny pulje under folkeoplysning Bilag 1 - Side -2 af 3 den , s.2 med fx i alt kr., finansieret af det samlede tilskud til de frivillige foreninger. Oplæg hertil forelægges i givet fald Kultur- og Fritidsudvalget i 2. halvår Der henvises i øvrigt til det sagen vedlagte materiale vedr. idrætsfonden (bilag). 3) For at give især de uniformerede børne- og ungdomsforeninger bedre driftsbetingelser har Kultur- og Fritidsudvalget bedt forvaltningen om i efteråret 2014 at udarbejde en analyse af tilskuddene til de foreningsejede lokaler, herunder undersøge mulighederne for en eventuel bedre udnyttelse af både kommunens og de foreningsejede huse. For at give foreningerne et bedre grundlag at arbejde for deres virke ønskes en dialog med foreningerne i forbindelse med implementering af den nye tilskudsmodel, om hvordan foreningerne i fremtiden bedre kan samarbejde om lokaler, drift, aktiviteter m.v. Økonomiske konsekvenser Opgaven løses inden for rammen. Beslutningskompetence Kommunalbestyrelsen. Indstilling Forvaltningen foreslår, at regler for tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger anvendes sammen med punkterne 1-3. Kultur- og Fritidsudvalget den 12. juni 2014 Til brug ved behandlingen forelå omdelt det protokollen vedhæftede notat af 12. juni 2014 om overgangsordningen i forbindelse med implementering af den nye tilskudsmodel på folkeoplysningsområdet (bilag). Anbefales i overensstemmelse med forvaltningens indstilling. Henrik Bang (Ø) var fraværende. Kommunalbestyrelsen den 26. juni 2014 Godkendt.

257 Punkt nr Ny pulje under folkeoplysning Bilag 1 - Side -3 af 3 den , s.3 Morten Normann Jørgensen (F) var fraværende. I stedet deltog Dorete Dandanell. Curt Købsted (O) var fraværende. I stedet deltog Anette Heje Skafte.

258 Punkt nr Ny pulje under folkeoplysning Bilag 2 - Side -1 af 1 Retningslinjer for Lyngby Taarbæk kommunes Idrætspulje 1. Puljens formål er at yde tilskud til ekstraordinære aktiviteter, der udgiftsmæssigt ikke kan afholdes inden for en idrætsforenings normale budget, og hvortil der ikke på anden vis ydes kommunal støtte. 2. Puljens midler tilvejebringes ved det af kommunalbestyrelsen bevilgede. 3. Puljen administreres af FIL. 4. Ansøgninger skal være FIL i hænde senest 4 uger før arrangementets afvikling. 5. Budget vedlægges ansøgningen, og regnskab med kopi af bilag sendes til FIL efter afviklingen af arrangementet. 6. Der ydes ikke tilskud til deltagelse i konkurrencer om danmarksmesterskaber. 7. Tilskud fra Lyngby Taarbæk kommunes idrætspulje udbetales efter gennemgang af arrangementets slutregnskab. 8. Eventuelt ubrugte midler tilbagebetales til Lyngby-Taarbæk Kommune ved årets udgang. 9. De af kommunalbestyrelsen bevilgede midler overføres til FIL s konto senest 15. januar i gældende regnskabsår. Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Tlf trb@ltk.dk Center for Kultur og Jura

259 Punkt nr Ny pulje under folkeoplysning Bilag 3 - Side -1 af 1 Retningslinjer for kommunal pulje til støtte af lederuddannelse og internationale aktiviteter 1. Puljens primære formål er at støtte ledertræning/-uddannelse for unge ledere/frivillige i de uniformerede og øvrige børne- og ungdomsforeninger i Lyngby-Taarbæk Kommune. 2. Puljen kan sekundært støtte andre formål som fælles nordiske og internationale aktiviteter, såfremt der 1. november er uforbrugte midler i puljen. 3. Eventuelle uforbrugte midler tilbagebetales til Lyngby-Taarbæk Kommune ved årets udgang. 4. For ledertræning/-uddannelse er følgende retningslinjer: a. Tilskud gives til kursusafgiften inkl. transport. Der skal være tale om landsorganisation anerkendte lederkurser eller lignende, som godkendes af det fælles udvalg b. Kurser skal afholdes i Danmark (dog ikke Færøerne og Grønland) c. Deltagere skal inden kurset være fyldt 14 år og må ikke være fyldt 30 år 5. Puljen udbetales af Samrådet, som med hjælp fra øvrige foreninger etablerer et fælles udvalg, der forestår uddelingen samt aflægger regnskab til kommunen. Udvalget består af: 2 repræsentanter fra de uniformerede børne- og ungdomsforeninger og 2 repræsentanter fra de øvrige børne og ungdomsforeninger. 6. Der er ansøgningsfrist to gange årligt 1. april og 1. oktober. Ansøgning sendes til den af udvalget valgte sekretær. Modtages en ansøgning efter fristen overgår denne til næste uddelingsrunde. Ansøgere får svar senest en måned efter fristen. 7. En ansøger kan årligt maksimalt modtage kr. i tilskud. Beløbet kan ikke overstige den faktiske kursus-/uddannelsesudgift. 8. Puljen uddeler i første halvår maksimalt halvdelen af puljens samlede årlige bevilling. Dette gøres for at sikre, at der også er midler til efterårets uddelingsrunde. 9. Modtages ansøgninger for mere end det beløb, som kan uddeles i pågældende uddelingsrunde, deles den samlede bevilling forholdsmæssigt mellem ansøgerne. Dette betyder, at alle ansøgere, hvis kursus/uddannelse kan godkendes, støttes med samme procent del. Beløbet kan ikke overstige den faktiske kursus-/uddannelsesudgift. Rådhuset Lyngby Torv Kgs. Lyngby Tlf trb@ltk.dk Center for Kultur og Jura

260 Punkt nr Kgs. Lyngby Guide Bilag 1 - Side -1 af 2

261 Punkt nr Kgs. Lyngby Guide Bilag 1 - Side -2 af 2

262 Punkt nr Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort Bilag 1 - Side -1 af 3 Enighed mellem KL, Danske Regioner og PLO om oprydning i forbindelse med igangsætningsindsats i forhold til implementering af FMK i kommunerne 1. Baggrund Alle læger er ifølge bekendtgørelse om det Fælles Medicin Kort (FMK) forpligtet til at anvende FMK pr. 1. september Ifølge bekendtgørelsen skal lægen bl.a. indberette lægemiddelordinationer, recepter, udleverede lægemidler og givne vacciner. Lægen kan indberette andre relevante oplysninger, herunder oplysninger om brug af ernæringspræparater, kosttilskud, håndkøbslægemidler m.v. I henhold til overenskomst om almen praksis er de praktiserende læger forpligtet til uden honorar at anvende FMK for alle fremadrettede ordinationer, det vil sige nye såvel som ændringer i eksisterende ordinationer, som lægen selv eller andre læger oprindeligt har ordineret. I forhandlingsaftalen mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN) og Praktiserende Lægers Organisation (PLO) af 21. december 2010 fremgår det, at de praktiserende læger er forpligtiget til at tage FMK i brug, i takt med at regionerne tager løsningen i brug. Lægernes basishonorar blev i samme aftale forhøjet med 75 mio. pr. 1. april 2011 og yderligere 50 mio. kr. pr. 1. april 2012 blandt andet for anvendelse og drift af FMK. Der er tale om varige midler. Herudover fik hver overenskomsttiltrådt læge kr. til tilskud til udgifter vedr. installering af FMK. Af overenskomst om almen praksis fremgår det, at lægerne ved anvendelse af ydelserne 0120 (aftalt specifik forebyggelsesindsats), 0121 (opsøgende hjemmebesøg for skrøbelige ældre) og i forbindelse med visse lokale aftaler er forpligtiget til at vurdere borgerens medicinordinationer. Dette sker ved brug af FMK og omfatter også afslutning ved tryk på ajourført". De praktiserende læger er forpligtet til at besvare kommunens spørgsmål i relation til konkret tvivl om ajourførte ordinationer, fx ved diskrepans mellem kommunens egen medicinliste og FMK. Hvis henvendelsen sker pr. , kan der afregnes med ydelse Hvis der er tale om en telefonisk kontakt, kan der afregnes for en telefonkonsultation ydelse De praktiserende læger er derimod ikke overenskomstmæssigt forpligtet til på foranledning af kommunen at fortage en gennemgang af borgerens medicinkort eller at foretage en ajourføring med henblik på kommunens ønske om kvalitetssikring. Grundet forsinkelser i implementeringen af FMK i sygehusvæsenet, manglende varetagelse af oprydning i forbindelse med igangsætningsopgaven i regionerne og tekniske problemer med FMK i de praktiserende lægers og hospitalernes egne systemer (jf. Rigsrevisionens rapport af september 2014), er der i forbindelse med kommunernes implementering af FMK konstateret mangelfulde og ikke ajourførte medicinkort. For at gøre det muligt for kommunerne at basere deres medicinadministration på oplysningerne i FMK er det derfor nødvendigt, at de lokale parter indgår en aftale om, hvordan kommunen kan rekvirere en oprydning i

263 Punkt nr Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort Bilag 1 - Side -2 af 3 forbindelse med igangsætning 1 inklusiv ajourføring af nogle borgeres medicinkort, så det afspejler borgerens aktuelle medicinering. 2. Lokale aftaler og tidsplan for implementering Det er vigtigt, at oprydning i forbindelse med igangsætningsopgaven bliver håndteret og parterne er enige om, at dette naturligt kan foregå i almen praksis. Derfor har parterne udarbejdet vedlagte implementeringsaftale om oprydning i forbindelse med igangsætningsindsats i forhold til implementering af FMK i kommunerne, som de lokale parter kan tilslutte sig. Det er en forudsætning for denne aftale, at alle fremadrettede ordinationer foretages i FMK, og at FMK i øvrigt anvendes korrekt. Derfor vil der alene være behov for at gennemføre oprydning i forbindelse med igangsætning af det enkelte medicinkort én gang. Nærværende aftale omfatter således alene en førstegangsoprydning. Danske Regioner, KL og PLO er enige om, at de regionale samarbejdsparter (kommunerne i den enkelte region, regionen og PLO-Regionalt) opfordres til at tiltræde implementeringsaftalen hurtigst muligt med henblik på ikrafttræden senest 1. februar De regionale parter opfordres til løbende at følge udviklingen i samarbejdet mellem kommunerne og almen praksis om oprydningen i forbindelse med igangsætningsindsatsen i forhold til implementering af FMK i kommunerne 3. Økonomiramme Kommuner og regioner kan ved indgåelse af implementeringsaftalen lokalt anvende op til i alt 30 mio. kr. fordelt med 15 mio. kr fra henholdsvis kommuner og regioner til oprydning i forbindelse med igangsættelsesopgaven i Opgaven skal afsluttes senest 31. december 2015, hvorefter puljen bortfalder. 4. Andre rammeaftaler i relation til FMK Danske Regioner, KL og PLO er enige om, at der for nuværende skal udarbejdes følgende rammeaftale: Rammeaftale vedrørende kvalitetssikring af en patients medicinforbrug indebærende en kritisk lægefaglig gennemgang af patientens aktuelle medicinering med henblik på kvalificering af den kliniske relevans ud fra kendskab til patient, sygdom, symptomer og præparat. København den XX.XX 1 Ved en oprydning i forbindelse med igangsætning af FMK tages der stilling til alle løse recepter i FMK, relevante recepter løftes op i borgerens medicinkort og ikke relevante ordinationer slettes. Såfremt patienten får dosisdispenseret sin medicin og dosisdispenseringen er iværksat før 1. september 2014 skal alle de omfattede ordinationer seponeres og nyordineres i FMK. Oprydning i forbindelse med igangsætningen sikrer, at borgerens medicinkort afspejler aktuel medicinering på oprydningstidspunktet.

264 Punkt nr Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort Bilag 1 - Side -3 af 3 Praktiserende Lægers Organisation Kommunernes Landsforening Danske Regioner

265 Punkt nr Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort Bilag 2 - Side -1 af 2 Borgmestrene KKR Hovedstaden KKR HOVEDSTADEN Oprydning i forbindelse med igangsætning af det Fælles Medicin Kort Kære borgmestre, I forbindelse med kommunernes implementering af det Fælles Medicin Kort (FMK) på ældreområdet, har kommunerne i mange tilfælde oplevet uoverensstemmelse mellem kommunernes egne medicinlister og medicinoplysningerne i FMK. For at gøre det muligt for kommunerne at basere deres medicinadministration på oplysningerne i FMK er det i mange sammenhænge nødvendigt at en læge foretager den nødvendige oprydning på medicinkortet. KL og Danske Regioner er enige med de Praktiserende Lægers Organisation (PLO) om, at denne opgave ikke er dækket af lægernes overenskomst. Den 5. januar 2015 Sags ID: SAG Dok.ID: AFP@kl.dk Direkte Mobil Albertslund Kommune Nordmarks Alle 2620 Albertslund Side 1/2 KL har den 18. december 2014 opnået enighed med Praktiserende Lægers Organisation (PLO) og Danske Regioner om en aftale for igangsættelse af arbejdet med det Fælles Medicinkort. Enigheden har tre elementer: En implementeringsaftale om lægernes varetagelse af oprydning i forbindelse med igangsætning af FMK efter kommunens anmodning. Der udarbejdes snarligt en rammeaftale om kvalitetssikring som kommunerne igennem Praksisplanudvalget kan vælge at tiltræde. En generel beskrivelse af lægernes forpligtigelser og dertil hørende honorering i forbindelse med anvendelsen af FMK. Aftalen betyder, at kommunerne og regionerne samlet afsætter en pulje på hver 15 mio. kr. til oprydningsopgaven. Kommunen og regionen betaler hver 50 pct. af de 300 kr. som ydelsen koster. Opgaven bestilles af kommunen og består i, at lægen på kommunens foranledning, forholder sig til den eksisterende medicinliste, som kommunen

266 Punkt nr Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort Bilag 2 - Side -2 af 2 håndterer medicin efter, epikriser og andre relevante notater og rydder op i de løse recepter, således at medicinkortet, afspejler den aktuelle medicinering. Det anslås, at der er borger, som omfattes af aftalen. For hurtigt at komme videre med implementeringen af Det Fælles Medicinkort er det nødvendigt at kommunerne handler hurtigt og giver mandat til de kommunale medlemmer af praksisplanudvalget. Danske Regioner, KL og PLO er derfor enige om at opfordre de regionale samarbejdsparter (kommunerne i den enkelte region, regionen og PLO- Regionalt) til at tiltræde implementeringsaftalen hurtigst muligt med henblik på ikrafttræden senest 1. februar KKR-formandskabet skal derfor bede om en positiv tilkendegivelse fra alle kommuner om, at kommunalbestyrelsen giver KKR-repræsentationen i Praksisplanudvalget mandat til at underskrive implementeringsaftalen senest den 1. februar Tilbagemeldingen skal ske til KKR sekretariatet på afp@kl.dk senest den 28. januar Efter de lokale parter har underskrevet aftalen kan kommunerne anmode lægerne om en oprydning i forbindelse med igangsætning af FMK i henhold til aftalen og i takt med implementering af FMK../. De nærmere betingelser fremgår af vedlagte: Enighed mellem KL, Danske Regioner og PLO om oprydning i forbindelse med igangsætningsindsats i forhold til implementering af FMK i kommunerne og Implementeringsaftale mellem KL, Danske Regioner og Praktiserende Lægers Organisation om oprydning i forbindelse med igangsætningsindsats i forhold til implementering af FMK i kommunerne../. Vedlagt er ligeledes et estimat for byrdefordelingen mellem kommunerne. Med venlig hilsen Steen Christiansen, Formand KKR Hovedstade John Engelhardt, Næstformand KKR Hovedstaden 2

267 Punkt nr Aftale om medicintjek for opstart af Fælles Medicinkort Bilag 3 - Side -1 af 1 ESTIMAT af byrdefordeling mellem kommunerne i Region Hovedstaden FMK Fordeling af ydernumre 2013 jf. gundbeskrivelse praksisplan Kommune I brug I alt Omkostning per kommune på baggrund af kapaciteter i alt Allerød Fredensborg Frederikssund Halsnæs Gribskov Helsingør Hillrød Hørsholm Ballerup Egedal Furesø Gentofte Gladsaxe Herlev Lyngby-Taarbæk Rudersdal Rødovre Bispebjerg Brønshøj-Husum Frederiksberg Indre by Nørrebro Vanløse Østerbro Albertslund Amager Brøndby Dragør Glostrup Høje-Taastrup Hvidover Ishøj Tårnby Valby Vallensbæk Vesterbro Bornhol Christianssø

268 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -1 af 58 Endeligt udkast til Sundhedsaftale Region Hovedstaden og kommunerne i regionen Godkendt af Sundhedskoordinationsudvalget 25. november 2014

269 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -2 af 58

270 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -3 af 58 Endeligt udkast til politiske visioner og mål for Sundhedsaftalen Godkendt af Sundhedskoordinationsudvalget 5. september 2014

271 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -4 af 58 Indledning Mange borgere, der er syge eller er i risiko for at blive ramt af sygdom, kan have brug for en sammenhængende indsats fra både kommuner, hospitaler og praksissektor. Et velfungerende og forpligtende samarbejde mellem alle parter på sundhedsområdet er med til at understøtte, at borgeren får en positiv oplevelse af sit forløb og i sidste ende kan blive enten rask eller få hjælp til at leve bedre med sin sygdom. Med denne tredje generation af sundhedsaftaler vil vi bygge videre på de gode erfaringer, som vi har fra de to foregående sundhedsaftaler. Vi vil sikre en fokuseret indsats gennem få og klare mål. Vi vil sætte borgeren i centrum og rette vores fokus mod de effekter, borgeren skal opleve, som følge af de aftaler, som vi indgår. Vi skal blive endnu bedre til at tilbyde borgeren indsatser af ensartet høj kvalitet, samt til at styrke koordinering, kommunikation og udviklingen af nye samarbejdsformer der sikrer effektive og sømløse forløb. I den fortsatte udvikling af vores fælles opgaver om mest mulig sundhed for borgerne, vil vi tage afsæt i en forebyggende tilgang. Vi vil sætte yderligere fokus på den langsigtede borger- og patientrettede forebyggelse og på den tidlige opsporing og tidlige indsats overfor borgere, der er i risiko for at udvikle somatisk og/eller psykisk sygdom. Vores fælles udgangspunkt er, at færre borgere skal udvikle kronisk sygdom eller have langvarige sygdomsforløb. Borgere, der har en langvarig eller kronisk somatisk eller psykisk sygdom, skal opleve, at alle indsatser i det samlede sundhedsvæsen tilrettelægges ud fra en rehabiliterende tilgang. Vi vil gennem hele forløbet understøtte, at borgeren kan fastholde det bedst mulige funktionsniveau, og vi vil tilrettelægge vores indsatser på en måde, der sikrer mindst mulig indgriben i borgerens hverdagsliv. Vi vil derfor indrette vores tværsektorielle samarbejde således, at opgaven altid løses med høj kvalitet, sammenhæng for borgeren og effektiv ressourceudnyttelse Fire politiske visioner Vi vil i denne sundhedsaftale særligt arbejde for at bringe borgere, herunder pårørendes viden og ressourcer bedre i spil i eget forløb og i udviklingen af det sammenhængende sundhedsvæsen. Derudover vil vi sætte særligt fokus på vores samarbejde omkring indsatser for de mest sårbare og udsatte borgere. Vores indsats skal tilrettelægges således, at den bidrager til at nedbringe ulighed i sundhed. Derfor ønsker vi at fokusere på følgende fire visioner i denne sundhedsaftale: At borgerne oplever at være samarbejdspart i eget forløb og medvirker i udviklingen af det sammenhængende sundhedsvæsen At udvikle og udbrede nye samarbejdsformer. At sundhedsvæsenet bidrager til at skabe mere lighed i sundhed At borgeren selv oplever høj kvalitet og sammenhæng i indsatsen 2

272 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -5 af 58 Til hver af de fire visioner er der beskrevet målsætninger for sundhedsaftalen. Målsætningerne udmøntes i mere konkrete indsatser i den administrative del af sundhedsaftalen, hvor det også fremgår, hvordan der følges op målene. Opfølgning på aftalen I Sundhedsstyrelsens vejledning anbefales, at Sundhedskoordinationsudvalget udarbejder en plan for sundhedsaftalens implementering. Forslag til overordnet implementeringsplan vil derfor være indarbejdet i den administrative del af aftalen. Herunder vil der også indgå specifikke indikatorer, som skal understøtte den konkrete opfølgning på målsætningerne. Sundhedskoordinationsudvalget skal endvidere én gang årligt følge op på sundhedsaftalen og vurdere behovet for at revidere dens indhold. Opfølgningen vil blandt andet ske gennem temadrøftelser i en bred kreds af politiske nøgleinteressenter. Læsevejledning Den politiske del af sundhedsaftalen er opdelt i fire temaer med tilhørende vision. Under hver vision er beskrevet en række særligt prioriterede målsætninger, som vi i fællesskab skal arbejde hen imod. Det er derefter beskrevet, hvordan det tværsektorielle samarbejde skal udvikles i aftaleperioden med henblik på at nå målsætningerne. I sundhedsaftalens administrative del beskrives, hvordan målsætningerne operationaliseres i konkrete indsatser og hvordan, der måles og følges op på indsatsernes effekt og fremdrift. 3

273 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -6 af 58 Aktivt og inddragende samarbejde med borgerne Vi vil understøtte, at borgere herunder pårørende har mulighed for at være aktive samarbejdsparter i den enkelte borgers individuelle forløb. Det aktive og inddragende samarbejde med borgere bidrager til, at indsatsen i højere grad bliver målrettes borgerens samlede situation og ressourcer. Samtidig kan det medvirke til at styrke borgerens mulighed for at mestre egen sygdom og selv bidrage i eget forløb. Vi skal i fællesskab sikre, at borgerne anvender deres unikke viden om, hvordan det er at være bruger i sundhedsvæsnet, til at bidrage til udvikling af det samlede sundhedsvæsen. Vores vision er: At borgerne er og oplever at være samarbejdspart i eget forløb og medvirker i udviklingen af det sammenhængende sundhedsvæsen I aftaleperioden vil vi derfor særligt sætte politisk fokus på: 4

274 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -7 af 58 Indsatsområder i aftaleperioden For at kunne nå i mål med de prioriterede målsætninger skal vi i aftaleperioden videreudvikle samarbejdet på en række områder. Samarbejdskultur Aktivt og inddragende samarbejde stiller særlige krav til de måder, som de fagprofessionelle møder borgeren på. Vi vil derfor udvikle og afprøve modeller for samarbejdet mellem borgere herunder pårørende og fagprofessionelle. Vi vil fokusere på kulturelle og organisatoriske aspekter, der kan understøtte mulighederne for en proaktiv inddragelse af borgere både i forhold til borgerens individuelle forløb og når borgerne medvirker i udviklingen af det samlede sundhedsvæsen. Her vil vi have særligt fokus på udvikling af differentierede modeller for det aktive samarbejde, som er tilpasset borgere med forskellige behov og ressourcer. Telesundhed Det aktive og inddragende samarbejde i individuelle forløb handler også om at give flere borgere mulighed for at opretholde så almindeligt et liv som muligt på trods af langvarig eller kronisk sygdom. Vi vil derfor understøtte muligheder for sikker behandling, forebyggelse og rehabilitering i eget hjem gennem udbredelse af teknologiske løsninger, der gør det muligt at kommunikere, udveksle data og følge sygdomsspecifikke måleresultater mellem borgere og fagprofessionelle over afstand. Organisatorisk samarbejde Vi skal give borgere herunder pårørende bedre mulighed for at bidrage til udviklingen af det sammenhængende sundhedsvæsen. Deres viden bidrager til at skabe et sundhedsvæsen, som borgerne oplever som inddragende og sammenhængende. Men det kræver noget at indgå i samarbejde både af repræsentanterne for borgerne og sundhedsvæsenet. Vi vil gennem en fælles indsats skabe de rette rammer for samarbejdet med borgerne i udviklingen af sundhedsvæsenet, herunder i de relevante samarbejdsfora. 5

275 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -8 af 58 Nye og bedre samarbejdsformer Vi ønsker at skabe større fleksibilitet og kvalitet i opgaveløsningen, så borgerne oplever, at forebyggende, behandlende og rehabiliterende indsatser er sammenhængende, og at der arbejdes efter fælles mål. I de to foregående sundhedsaftaler har vi i vid udstrækning fokuseret på at etablere en samarbejdsstruktur mellem parterne og på at udvikle samarbejdet ud fra en stafet-tankegang, hvor der skabes koordination mellem indsatserne i kommuner, på hospitaler og i praksissektoren. Vi skal fortsat arbejde med at styrke koordination og samarbejde på tværs i sundhedsvæsenet, men vi må også erkende, at den sektoropdelte opgaveløsning især ikke tilgodeser sårbare borgeres behov. I denne sundhedsaftale vil vi derfor arbejde med at udvikle og afprøve organisationsformer, som passer til den opgave, der skal løses. Vi vil arbejde med udvikling og afprøvning af organisatoriske samarbejdsmodeller, der rummer forskellige grader af integration omkring opgaveløsning, personale, ledelse og økonomi. Vores vision er: At udvikle og udbrede nye samarbejdsformer I aftaleperioden vil vi sætte særligt politisk fokus på: 6

276 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -9 af 58 Indsatser i aftaleperioden For at kunne nå i mål med de særligt prioriterede målsætninger skal vi i aftaleperioden udvikle samarbejdet på en række områder. Nye samarbejdsformer med integrerede indsatser Vi vil afprøve og implementere nye modeller for integreret opgaveløsning med samdrift af ressourcer og kompetencer på tværs af kommuner, hospitaler og praksissektoren. Det er særlig relevant for samarbejdet om den gruppe af sårbare og udsatte borgere, der modtager samtidig behandling og pleje fra flere sektorer. Vi vil lære af erfaringer fra udlandet, hvor studier viser positive resultater med integrerede behandlings- og plejetilbud når det gælder behandlingskvalitet, patientsikkerhed, patienttilfredshed og økonomi. Modellerne kan eksempelvis afprøve nye samarbejdsformer om akut/subakutte tilbud, tilbud til mennesker med samtidigt misbrug og psykisk sygdom eller fælles sundhedshuse. Arbejdet med nye modeller for integreret opgaveløsning skal tage højde for de organisatoriske rammer i praksissektoren. Midler til prioritering sammenhængende løsninger I økonomiaftalen 2014 for regioner og kommuner er det aftalt, at begge parter skal prioritere midler til sammenhængende løsninger. Sundhedsaftalen danner rammen for, hvordan disse midler anvendes, og vi vil på baggrund af drøftelser i Sundhedskoordinationsudvalget sikre en tæt koordinering af midler til sammenhængende løsninger på sundhedsområdet. 7

277 Punkt nr Godkendelse af forslag til sundhedsaftale Bilag 1 - Side -10 af 58 Lighed i sundhed Let og lige adgang er et grundlæggende princip i det danske sundhedsvæsen. Alligevel er der borgere, som ikke bliver tilbudt de indsatser, de har behov for, eller som har svært ved at tage imod indsatserne, hvilket betyder at de ikke får det optimale udbytte af behandlingen. Vi vil derfor udvikle og gennemføre tiltag, der skaber mere lighed i sundhed. Samtidig vil vi sikre, at sundhedsvæsenet ikke selv bidrager til at øge uligheden. Vi er i fællesskab parate til at tilbyde differentierede og systematiske indsatser, der sikrer alle borgere bedst mulig kvalitet og udbytte af indsatserne i det samlede sundhedsvæsen. Sårbare og udsatte borgere skal støttes gennem målrettede indsatser, der har fokus på at sikre adgang til og fastholdelse i forebyggelse, behandling, pleje og rehabilitering. Også samarbejdet med det sociale område skal styrkes. Vores vision er: At sundhedsvæsenet bidrager til at skabe mere lighed i sundhed I aftaleperioden vil vi sætte særligt politisk fokus på: 8