ecomone Faktura / Kreditnota Layout og eksempler

Transkript

1 Posten Norden AB ekommunikation Tietgensgade København V ecomone Faktura / Kreditnota Layout og eksempler Version august 2009

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Forkortelser og forklaringer Record oversigt Record specifikationer: Forsendelse Header: Faktura Header: Faktura Kunde: Faktura Leveringssted: Faktura Udsteder (Leverandør): Faktura Betaling: Faktura Rabat & Gebyr: Faktura Totaler: Faktura Linie: Print-eksempel med felthenvisning Eksempel i record-format Eksempel i CSV-format...13

3 1 Forkortelser og forklaringer Record Record id M/C Lgd. Typ Pos. Nr. Samling af datafelter i en given struktur. Navn på given record, samtidigt identifikationen af hvilken record der er tale om Mandatory / Conditional. Angivelse af om record eller felt er krævet (mandatory) eller frivilligt (conditional) Feltlængde Felttype. an = alfanumerisk, n = numerisk Position. Når der er tale om fastlængde records angiver Pos. hhv. start og slutposition for datafeltet. Feltidentifikation, medtaget for henvisning til feltet Alle beløbsfelter angives med underforstået to decimaler (ører). F.eks. angives 1.543,75 som Procentangivelser angives på tilsvarende måde, således angives 25% som I dokumentationen forekommer felter som er reserveret til evt. fremtidigt brug. Disse er angivet som shaded. Feltlængderne er (primært) tænkt anvendt i forbindelse med det record-baserede filformat. For CSVformatets og XML-formaternes vedkommende er feltlængderne helt eller delvist underordnet. Formatet kan anvendes til såvel faktura som kreditnota. De steder hvor ordet faktura er nævnt skal det læses som faktura / kreditnota. Det beskrevne format omhandler primært input-format til ecomone. I de tilfælde hvor ecomone formatet anvendes som output (f.eks. i ecomone Online CSV-download) er der nogle mindre forskelle fra det beskrevne. Disse forskelle vedrører: Beløbsfelter: Disse er i output-formatet præsenteret med to decimaler og punktum som decimalpunkt (eks.: ). Datofelter: Disse er i output-formatet præsenteret i formatet: YYYY-MM-DD. Ovennævnte ændringer er foretaget i output-formatet for at gøre det lettere at anvende formatet direkte fra download. 2 Record oversigt ID: Beskrivelse: M/C Forek. HDR Forsendelsesheader M 1 FDR Faktura Header M 1 KUN Fakturakunde M 1 LEV Leveringssted C 0-1 UDS Fakturaudsteder M 1 BTM Betalingsbetingelser og betalingsmåde M 1 RAB Rabat og gebyrer C 0-10 TOT Fakturatotaler M 1 LIN Fakturalinie M

4 3 Record specifikationer: 3.1 Forsendelse Header: Forsendelse Header M 1 X1 Recordidentifier HDR M 3 an 1 3 H1 Afsender identifikation M 35 an 4-38 H2 Modtager identifikation M 35 an H3 Dokumenttype FAK M 3 an H4 Afsendelsesdato M 8 n H5 Afsendelsestidspunkt C 6 n Forsendelse Header anvendes til at angive éntydige identifikationer for forsendelsen. Det drejer sig om identifikation af afsender, modtager, dokumenttype og dato for afsendelse. Anvendes primært til éntydig identifikation til brug for videre konvertering. Afsender og modtageridentifikation kan enten være i standardiseret format (f.eks.) GLN nr., CVR nr. el. lign. Indholdet skal altid aftales med Post Danmark ekom. Dokumenttypen er for fakturaens vedkommende altid FAK og for kreditnotaen KRE. Afsendelsesdato er i formatet YYYYMMDD og tidspunktet: HHMM. NB: Hvis modtagere udelukkende er offentlige institutioner der modtager OIOXML via VANS, skal H2 Modtager identifikation altid sættes til

5 3.2 Faktura Header: Faktura Header M 1 X1 Recordidentifier FDR M 3 an 1 3 F1 Fakturanummer (kreditnotanummer) M 35 an 4 38 F2 Fakturadato (kreditnotadato) M 8 n F3 Fakturatype M 1 an F4 Valutatype M 3 an F5 Købers ordrenummer M 35 an F6 Sælgers ordrenummer C 35 an F7 Ordredato M 8 n F8 Regningsmodtageridentifikation M 13 an Faktura Header anvendes til header oplysninger der gælder for én faktura. Format for F2 og F7: YYYYMMDD F3 kan indeholde F for faktura og K for kreditnota F4 indeholder den valuta der gælder for hele fakturaen. Indholdet er koderne fra DS/ISO4217:2002, f.eks. DKK (danske kroner) og EUR (euro). Købers ordrenummer skal altid angives hvorimod sælgers ordrenummer er valgfrit. F8 er modtagerens GLN (EAN) nr., og er obligatorisk for fakturaer til offentlige myndigheder.

6 3.3 Faktura Kunde: Faktura Kunde M 1 X1 Recordidentifier KUN M 3 an 1-3 K1 Kundeidentifikation C 35 an 4-38 K2 Kundeidentifikation type C 3 an K3 Dimensionskontostreng M 35 an K4 Kunde navn M 35 an K5 Kunde type C 1 an K6 Kunde vejnavn1 M 35 an K7 Kunde vejnavn2 C 35 an K8 Kunde husnummer C 15 an K9 Kunde by M 35 an K10 Kunde postnr M 15 an K11 Kunde landekode C 2 an K12 Kunde reference identifikation M 35 an K13 Kunde reference navn C 35 an K14 Kunde reference tlf C 15 an K15 Kunde reference fax C 15 an K16 Kunde reference mail C 35 an K17 Kunde reference rolle C 35 an Faktura Kunde anvendes til at angive oplysninger om kunden (køberen). Der kan angives to forskellige KUN records, én for Fakturering (K5 = F ) og én for Juridisk (K5 = J ). NB: Anvendelsen af K5 er ikke implementeret. Der kan p.t. kun angives én forekomst af Faktura kunde. K1 indeholder en éntydig identifikation af kunden. I modsætning til regningsmodtagerid kan der her være tale om andre identifikationer. K2 angiver hvilken id der er tale om: CVR = CVR-nr. SE = SE-nr. P = P-nr. EAN = EAN-nr. DUN = DUNS-nr. K3: Såfremt køber har opgivet en dimensionskontostreng i forbindelse med afgivelse af rekvisition eller ordre, er køber, jvnf. Lov om Offentlige Betalinger og tilhørende bekendtgørelse, berettiget til at tilbageholde betaling, indtil den oplyste dimensionskontostreng fremgår af fakturaen. Anvendelse af dette felt er betinget af, at køber har opgivet en dimensionskontostreng. K11: Landekode i ISO format, hvor f.eks. Danmark = DK. Referencefelterne (K12 K17 kan anvendes til at angive en referenceperson hos ordreafgiveren. Feltet K12, kunde reference identifikation er et vigtigt felt idet en offentlig myndighed ved afgivelse af ordren skal oplyse en kundereference. Jvnf. Lov om Offentlige Betalinger og tilhørende bekendtgørelse er køber berettiget til at tilbageholde betaling, indtil den oplyste kunde reference identifikation fremgår af fakturaen. NB: Felterne K13 K17 anvendes p.t. ikke.

7 3.4 Faktura Leveringssted: Faktura Leveringssted C 0-1 X1 Recordidentifier LEV M 3 an 1-3 L1 Kunde levering identifikation C 35 an 4-38 L2 Kunde levering id type C 3 an L3 Kunde levering navn C 35 an L4 Kunde levering type C 1 an L5 Kunde levering vejnavn1 C 35 an L6 Kunde levering vejnavn2 C 35 an L7 Kunde levering husnummer C 15 an L8 Kunde levering by C 35 an L9 Kunde levering postnr C 15 an L10 Kunde levering sprog C 3 an L11 Kunde levering reference identifikation C 35 an L12 Kunde levering reference navn C 35 an L13 Kunde levering reference tlf C 15 an L14 Kunde levering reference fax C 15 an L15 Kunde levering reference mail C 35 an L16 Kunde levering reference rolle C 35 an Faktura Leveringssted kan anvendes til angivelse af et leveringssted. Hvis feltet L1 anvendes, skal L2 angive typen af identifikation jvnf. Nedenstående forkortelser: CVR = CVR-nr. SE = SE-nr. P = P-nr. EAN = EAN-nr. DUN = DUNS-nr. L10: Sprog angives i DS/ISO 639-1:2002 hvor f.eks. dansk = da.

8 3.5 Faktura Udsteder (Leverandør): Faktura Udsteder (leverandør) M 1 X1 Recordidentifier UDS M 3 an 1-3 U1 Udsteder identifikation M 35 an 4-38 U2 Udsteder identifikation type M 3 an U3 Udsteder navn M 35 an U4 Udsteder vejnavn1 M 35 an U5 Udsteder vejnavn2 C 35 an U6 Udsteder husnr C 15 an U7 Udsteder by M 35 an U8 Udsteder postnr M 15 an U9 Udsteder landekode M 2 an U10 Udsteder CVR M 35 an U11 Udsteder CVR type M 3 an U12 Udsteder kontakt telefonnr. C 15 an U13 Udsteder kontakt faxnr. C 15 an U14 Udsteder kontakt C 35 an Faktura Udsteder (Leverandør) anvendes til informationer om leverandør (udstederen af fakturaen/kreditnotaen). U1 anvendes til en entydig identifikation, og U2 angiver hvilken identifikation der er tale om jvnf. nedenstående: CVR = CVR-nr. SE = SE-nr. P = P-nr. EAN = EAN-nr. DUN = DUNS-nr. U11: Landekode angives i ISO U12: Angiver fakturaudstederens CVR eller SE nummer. U13: Angiver om koden i U12 er CVR-nr. ( CVR ) eller SE-nr. ( SE )

9 3.6 Faktura Betaling: Faktura Betaling M 1 X1 Recordidentifier BTM M 3 an 1-3 B1 Kortartskode C 2 an 4 5 B2 Betalingsdato C 8 n 6-13 B3 Betalingstype C 1 an B4 Betalings id C 16 n B5 Kreditornummer C 8 n B6 Kontonummer C 20 an B7 Kontotype C 9 an B8 Bankafdeling id C 10 an B9 Bank id C 11 an B10 Bank navn C 35 an B11 Betalingsadvis modtager C 20 an B12 Betalingsadvis afsender C 20 an B13 Betalingsbetingelse C 1 an B14 Toldkurs C 15 n B15 Kontantrabatsats C 10 n B16 Strafrentesats C 10 n B17 Kontantrabatdato C 8 n B18 Strafrentedato C 8 n B19 Betalingsbetingelse Note C 35 an B20 Lang advisering C 512 an Faktura Betaling anvendes til at angive betalingsmåde og betalingsbetingelser. Betalingsmåden er styret af indholdet i B3 (Betalingstype): K = Kontooverførsel I = Indbetalingskort B1 (kortartskode) kan ved B3 = I indeholde følgende: 04, 71, 73 eller 75 B2 (betalingsdato), B17 (kontantrabatdato) og B18 (strafrentedato) er alle i formatet YYYYMMDD. B4 (betalings id) indeholder OCR-referencen (0, 15 el. 16 cifre). B5 (kreditornummer): Det 8 cifrede kreditornummer hos PBS. B6 (kontonummer): Sælgers kontonr. i forbindelse med B3 = K B7 (kontotype): Sælgers kontotype angivelse: BANK, GIRO eller FIK. B8 (bankafdeling id): Det 4-cifrede bank reg.nr. i forbindelse med B3 = K B9 (bank id): Sælgers banks BIC (Bank Identification Code) SWIFT adr. B20 (lang advisering kan anvendes sammen med B1 = 73 el. 75. B13 (betalingsbetingelse) kan antage værdierne: K = Kontraktmæssigt aftalt S = Specifik NB: Disse koder anvendes p.t. ikke, i stedet bruges B19 B14 er toldkursen i den valgte valuta (anvendes ikke p.t.) B15 kontantrabat udtrykt i promille: Den rabat der fratrækkes ved betaling inden kontantrabatdato. B16 (strafrentesats) udtrykt i promille: Det der tillægges ved betaling senere end betalingsdato. B19: Betalingsbetingelse i fri tekst.

10 3.7 Faktura Rabat & Gebyr: Faktura Rabat & Gebyr C 0-10 X1 Recordidentifier RAB M 3 an 1-3 R1 Gebyr kategori M 6 an 4-9 R2 Momspligtigt M 1 an R3 Gebyr total M 10 n Faktura Rabat & Gebyr anvendes til angivelse af diverse rabatter og gebyrer. R1 (Gebyr kategori) kan have følgende værdier: Rabat, Fragt, Afgift eller Told. R2 (momspligtigt) angiver om rabatten/gebyret er momspligtigt med hhv. J for Ja og N for Nej. R3 (gebyr total) angiver det totale rabat/gebyr i hele ører. 3.8 Faktura Totaler: Faktura Totaler M 1 X1 Recordidentifier TOT M 3 an 1-3 T1 Fakturalinie total M 12 n 4-15 T2 Fakturatotal M 12 n T3 Afgiftstype M 1 an T4 Momsgrundlag M 10 n T5 Momsbeløb M 10 n T6 Momsprocent M 2 n Faktura Totaler anvendes til at angive totalbeløb mv., der gælder for hele fakturaen. Alle beløbsangivelser (T1, T2, T4 og T5) er i hele ører. T6 Momsprocent er i heltal. T3 Afgiftstype kan enten være J (moms) eller N (ej moms = zero-rated ).

11 3.9 Faktura Linie: Faktura Linie M X1 Recordidentifier LIN M 3 an 1-3 L1 Linie nummer C 5 n 4-8 L2 Antal enheder M 18 n 9-26 L3 Enhedstype C 5 an L4 Enhedsudsteder C 5 an L5 Liniebeløb M 18 n L6 Varebeskrivelse C 35 an L7 Enhedspris C 18 n L8 Gebyrkategori C 6 an L9 Momsindikator for gebyr C 1 an L10 Gebyrbeløb C 18 n L11 Leverandør varenummer M 15 an L12 Købers varenummer C 15 an L13 Momsindikator M 1 an L14 Momsbeløb C 15 an Faktura Line indeholder alle oplysninger på linieniveau på fakturaen. L3 Enhedstype angives som udgangspunkt jvnf. Unit of Measure fra UN/CEFACT recom. 20 af L4 Enhedsudsteder angives til UNUOM ved L3 som nævnt ovenfor, i andre tilfælde som: n/a. NB: Anvendes ikke p.t. L5 Liniebeløb, L8 Enhedspris og L10 Gebyrbeløb angives i hele ører. L8 Gebyrkategori udfyldes med Rabat, Gebyr, Fragt, Afgift eller Told. L9 Momsindikator for gebyr udfyldes med J for moms, N for momsfritagelse (for gebyr). NB: L8 L10 anvendes p.t. ikke. L13 Momsindikator udfyldes med J for moms, N for momsfritagelse (for hele varelinien).

12 4 Print-eksempel med felthenvisning FAKTURA F3 CVR: U U10 Post Danmark A/S U3 Tietgensgade U4 37 U6 ekommunikation U U8 København V U7 Telefon: U12 Telefax: U13 Mail: ekommunikationsalg@post.dk U14 Danske Bank B B B6 Regningsmodtagerid: F8 Fakturanummer: F Kunde: Levering: Fakturadato: F CVR: K K1 Jan Bo Sørensen K4 Kirkegade K6 42 K8 Ferslev K K10 Skibby K9 Rekvirent: ID: Port4 L1 Transportvej L5 24 L L9 Lastby L8 Køber ordrenummer: F Sælger ordrenummer: F6 K Ordredato: F Kontostreng: K Ref.: JBS K12 Valuta: DKK F4 Betalingsdato: B2 Betaling: Betingelser: 30 dage netto B19 +71< < B1 B4 B5 L1 Leverandør vnr.: L11 Kunde vnr.: L12 Varebeskrivelse L6 Antal L2 Enh. L3 Pris L7 Moms L13 Beløb L Blyanter 12 Stk 3,67 * 44, Viskelæder 7 Stk 37,34 * 261, Hulmaskine 24 Stk 83,45 * 2002, Whiteboard pen 4 Stk 12,23 * 48, Kuglepen 9 Stk 6,89 * 62,01 Total: T1 2419,15 Fragt: R1 R3 125,37 Rabat: R1 R3 500,00 Moms 25 T6 % T5 479,79 Momsgrundlag: T4 1919,15 Fakturatotal: T2 2898,94

13 5 Eksempel i record-format Bemærk: Af overskuelighedshensyn vises kun de første 120 karakterer af hver linie (record). HDR FAK FDR FDKK K KUN CVR Jan Bo Sørensen Kirkegade BTM I FIK 3430 Danske Bank RABFragt N RABRabat J TOT J LIN Stk 4404Blyanter 367 LIN 002 7Stk 26138Viskelæder 3734 LIN Stk Hulmaskine 8345 LIN 004 4Stk 4892Whiteboard pen 1223 LIN 005 9Stk 6201Kuglepen Eksempel i CSV-format HDR; ; ;FAK; ;1600 FDR;67543; ;F;DKK;257439;K ; ; KUN; ;CVR; ;Jan Bo Sørensen;;Kirkegade;Ferslev;42;Skibby;4050;DK;JBS LEV;Port4;;Transportvej;;24;Lastby;1234 UDS; ;CVR;Post Danmark A/S;Tietgensgade;eKommunikation;37;København V;1566;DK; ;CVR; ; ;eKommunikation@post.dk BTM;71; ;I; ; ; ;FIK;3430;;Danske Bank;;;;;;;;;30 dage netto RAB;Fragt;N;12537 RAB;Rabat;J;50000 TOT;241915;289894;J;191915;47979;25 LIN;001;12;Stk;;4404;Blyanter;367;;;; ; ;J;1101 LIN;002;7;Stk;26138;Viskelæder;3734;;;; ; ;J;6535 LIN;003;24;Stk;200280;Hulmaskine;8345;;;; ; ;J;50070 LIN;004;4;Stk;4892;Whiteboard pen;1223;;;; ; ;j;1223 LIN;005;9;Stk;6201;Kuglepen;689;;;; ; ;J;1550