Leverandørguide Sådan sender du fakturaer

Transkript

1 ISS Facility Services A/S 1 Leverandørguide Sådan sender du fakturaer PDF-faktura Version 1.0

2 ISS Facility Services A/S 2 Indhold Version... 3 CVR nummer/gln nummer til fakturering til ISS DK... 3 Kontakt... 3 Fakturavejledning... 4 Faktureringsadresse... 4 Leveringsadresse... 4 Retningslinjer for fremsendelse af pdf-faktura... 4 Fakturakrav... 5 Obligatorisk reference... 5 Felter til reference (pdf-fakturering)... 5 Øvrige fakturareferencer... 6 VANS leverandør... 6 Basal fakturainformation... 6 Eksempel på pdf-faktura... 7

3 ISS Facility Services A/S 3 Version Version 1.0 Opdateringsdato: 06/03/2018 CVR nummer/gln nummer til fakturering til ISS DK Firmanavn CVR nr. GLN/EAN ISS Facility Services A/S (ISS DK) DK Kontakt Alle spørgsmål vedrørende leverandørfakturering kan stilles til: ISS Kreditorteam ISS Facility Services A/S Telefon: (telefonens åbningstider er på alle hverdage) Kontoudtog, rykkere og andre henvendelser sendes til: [email protected] Pdf-fakturaer/kreditnotaer skal altid sendes til: [email protected]

4 ISS Facility Services A/S 4 Fakturavejledning ISS Facility Service A/S fortrækker, at al fakturering sker elektronisk (OIOUBL). Der henvises til separat vejledning til elektronisk fakturering. Benyt ellers denne vejledning. Faktureringsadresse Alle fakturaer og kreditnotaer skal være udstedt til følgende faktureringsadresse: ISS Facility Services A/S Gyngemose Parkvej Søborg CVR: Leveringsadresse Alle fakturaer og kreditnotaer skal indeholde information om leveringssted for varerne, og hvilke ydelser der er udført. Retningslinjer for fremsendelse af pdf-faktura Der er følgende retningslinjer for fakturaer og kreditnotaer på pdf: Fakturaer og kreditnotaer skal sendes på mail som fil vedhæftet i pdf-format til [email protected]. ISS Facility Service A/S modtager ikke fakturaer via almindelig post. Vedhæftede fakturaer afløftes automatisk af scanningsprogram, derfor læses beskeder i selve mailen ikke. Der må kun være én faktura/kreditnota pr. pdf. dvs. 1 pdf = 1 faktura eller 1 kreditnota. Der må ikke fremgå både fakturering og kreditering på samme dokument, det skal ske separat, altså faktura og kreditnota hver for sig. Bilag til faktura/kreditnota skal være indeholdt i samme pdf-fil som selve fakturaen, da det scannes som én billedfil. Faktura skal stå først efterfulgt af bilag. Fakturatotal skal fremgå på første side af fakturaen. Faktura/kreditnota må ikke være håndskreven. Fakturering af ISS indkøbsordre skal ske elektronisk (OIOUBL), se separat vejledning til elektronisk fakturering. Ingen samlefakturering, dvs. kun reference til ét ISS profitcenter Faktura/kreditnota skal indeholde nøgleord som faktura eller kreditnota for at blive behandlet. Er det ikke tilfældet, afvises den i scanningen. En mail må ikke overstige 10 MB ellers afvises den i scanningen som for stor. Obligatorisk reference skal fremgå af header-information, dvs. ikke i selve fakturatekst eller varelinjerne.

5 ISS Facility Services A/S 5 Fakturakrav Obligatorisk reference Som leverandør skal du altid modtage en reference, når du modtager en bestilling fra ISS. Denne reference skal fremgå af den faktura/kreditnota, du sender til ISS. Referencen sikrer, at faktura/kreditnota kommer hurtigt og effektiv frem til rette godkender i ISS Danmarks fakturaflow, og at betaling gennemføres som aftalt. Alle fakturaer/kreditnotaer skal indeholde enten ISS profitcenternummer eller indkøbsordrenummer: 1. ISS profitcenternummer Angives med foranstillet PC samt efterfølgende 6 eller 9 cifre. eks.: PC eller PC Eller: 2. ISS indkøbsordrenummer Angives med foranstillet PO samt efterfølgende 10 cifre eks.: PO De foranstillede bogstaver anføres uden mellemrum i forhold til efterfølgende tal. Felter til reference (pdf-fakturering) ISS profitcenternummer skal anføres i et af felterne Deres Reference, Ordre Reference eller i Attention på fakturaen. Informationen skal findes i header-informationen på første side af en faktura/kreditnota, altså ikke i selve fakturateksten eller varelinjerne.

6 ISS Facility Services A/S 6 Øvrige fakturareferencer Der kan være supplerende referencer, som ISS ønsker at medtage på fakturaen. Disse informationer må gerne anføres i samme felt som ISS profitcenter- eller indkøbsordrenummer. Der skal blot separeres med mellemrum eller skråstreg. Eksempel: PC123456/WO eller PC WO Anføres flere referencer skal det ske med foranstillede bogstaver: Work order nummer Anføres med foranstillet WO Kontraktnummer Anføres med foranstillet KO Medarbejdernummer Anføres med foranstillet MA ISS Medarbejdernavn Skrives i tekst VANS leverandør ISS Facility Services A/S anvender firmaet True Commerce (tidligere HighJump) til modtagelse af indgående pdf-fakturaer. Basal fakturainformation For at ISS kan behandle en faktura/kreditnota skal basal fakturainformation være til stede, og den skal overholde Momslovens krav i øvrigt: Leverandørens CVR-nummer, adresse- og bankinformation Teksten Faktura eller Kreditnota i toppen af dokumentet på første side. Alle bilag, der ikke har denne tekst, vil blive afvist i scanningen. Teksten Fakturanummer, Fakturanr. eller lignende med fakturanummeret placeret til højre eller under teksten i toppen af dokumentet på første side. Teksten Fakturadato eller Dato, hvor datoen er placeret til højre eller under teksten i toppen af dokumentet på første side. Fakturadato kan ikke være i fremtiden. Beløb: Der skal være altid være 3 beløbsfelter samt valutakode på fakturaen. o Valutakode - DKK, EUR etc. o Beløb før moms - Eksempelvis teksten Beløb excl. moms o Moms - Eksempelvis teksten Moms eller Momsbeløb o Beløb incl. moms - Eksempelvis teksten Beløb incl. moms eller Total incl. moms

7 ISS Facility Services A/S 7 Eksempel på pdf-faktura