HR-Centret Aconto-udbetaling.

Transkript

1 NOTAT HR-Centret Aconto-udbetaling. Formålet med SD lønudbetalinger er, at udbetale a conto løn, hvis der er fejl i den beregnede løn, der ikke kan tilskrives medarbejderen. Det er ikke tilladt at udbetale løn på forskud. I SD Lønudbetalinger kan du foretage acontoudbetalinger forespørge på ventende acontoudbetalinger 1. Før aconto-udbetaling Før du vælger udbetaling, skal du finde den medarbejder som skal have acontoudbetalingen. Medarbejderen vælges i hurtigsøgeren. Man behøver kun at skrive noget af medarbejderens navn, cpr-nummer eller afdelingsnavn, så kommer der en liste med de medarbejdere som ligner din søgning 2. Når du har fundet din medarbejder frem, klikker du i menuen i venstre side.

2 Vælg udbetaling og udbetalingsbilledet åbner sig. 3. Udbetalingsbilledet ser således ud: 4. Du taster nu oplysninger om acontoudbetalingen. 1. Dispositionsdato Dagen hvor pengene er til disposition (kun bankdage og minimum 2 bankdage fra dagsdato). Hvis man vil lave acontoudbetalingen i god tid kan man fremdatere datoen. 2. Information I dette felt kan du beskrive lønudbetalingen. Husk ALTID at oplyse hvem der udbetaler acontoudbetalingen. EKS. Venlig hilsen HR-Centret Hans Andersen Lokal Periode, lønart, antal og sats Udfyld flg. felter: periode, lønart, antal og tryk tilføj. Satsen findes automatisk i forhold til medarbejderens lønklasse. 4. Skatteprocent og skattefradrag Skatteprocent oplyses automatisk og må aldrig rettes/slettes. Skattefradraget skal typisk være o,oo, da der er tale om en efterregulering i forhold til den ordinære 2

3 lønudbetaling. Det er muligt/tilladt at rette fradraget, hvis det ikke er udnyttet i den ordinære lønudbetaling. 5. Overførselslønart Er ALTID udfyldt stå med tidligere udbetalt (997) og må aldrig rettes/slettes. 6. Måned/år Er automatisk udfyldt, og skal ikke rettes. 7. Bogføringskonto Skal ALDRIG benyttes. 8. Modregning Flueben i boksen betyder, at beløbet bliver trukket på næste lønseddel. Fluebenet må aldrig slettes. Nedenfor er indsat røde cirkler med tal i som svarer til punkterne ovenfor med beskrivelser. Eksempel på udbetaling af ferie som medarbejderen fejlagtig er blevet trukket på lønsedlen: 3

4 Tast lønart 079, da det handler om ferie. Det er ved tilbageregulering af ferietræk vigtigt, at antal tastes med minus, da det betyder at pengene udbetales igen. Ved andre udbetalinger skal der tastes uden fortegn i antal. Tryk herefter på Tilføj. Satsen hentes nu automatisk fra lønklassen. Hakket ved skattepligtig sættes automatisk. Tryk nu på beregn og nettobeløbet beregnes. 4

5 Nu tjekkes om der er tastet korrekt. Derefter trykkes på godkend. Vi anbefaler at du printer siden ud og tjekker, at den slår rigtigt igennem på den næste ordinære lønseddel. Husk at indberette timerne i personalewebben, så modposten til a/c registreres i næste lønkørsel. Din udbetaling er først gældende, når du har trykket godkend. Systemet viser derefter et oversigtsbillede for personen en boks øverst, der fortæller, at aconto er oprettet. Når du trykker på vis oversigt, får du vist de udbetalinger der ligger og venter. Hvis det alligevel viser sig, at den a/c der netop er lavet er forkert, kan du nå at slette den ved at trykke på slet. Dette kan kun lade sig gøre samme dag a/c er udarbejdet. UNDTAGELSE: hvis du har fremdateret dispositionsdatoen, kan man slette acontoudbetalingen indtil 2 bankdage før dispositionsdatoen. Læs også under pkt. 8 Sletning af a contoudbetaling. Når udbetalingen er slettet vises en boks øverst, der fortæller, at a conto er slettet. 5. Hvis du vil se om der ligger flere udbetalinger og venter på udbetaling til medarbejderen kan du trykke her: Vis aconto igen ved at sætte et flueben i boksen Vælg ud for den rigtige acontoudbetaling og tryk på Regulering. Du kan også trykke på opret, hvis du vil lave ny a conto. 5

6 6. Altid kun en udbetaling pr. dispositionsdato Aconto-udbetalingen vises på udbetalingsbilledet, indtil det er blevet fratrukket først kom 7. mende lønseddel, og du kan ikke rette efter kørselsdatoen. Ændring af acontoudbetaling Du finder acontoudbetalingen frem via hurtigsøgeren på forsiden/lønudbetalinger. Når oversigtsbilledet vises, sætter du flueben ud for den ønskede acontoudbetaling, som skal ændres og trykker derefter på Regulering. Nu kan du se acontoudbetalingen, og du kan ændre den indtil kørselsdatoen (2 bankdage før dispositionsdatoen) er overskredet. 8. Når ændringen er foretaget, trykker du på godkend og meddelelsen a conto er opdateret popper op. Sletning af acontoudbetaling Du finder acontoudbetalingen frem via hurtigsøgeren på forsiden/lønudbetalinger. Oversigtsbilledet kommer frem, sæt flueben ud for den ønskede acontoudbetaling som skal slettes og tryk derefter på Regulering. Nu kan du se acontoudbetalingen, og den kan slettes indtil kørselsdatoen (2 bankdage før dispositionsdatoen) er overskredet. Tryk på knappen slet a conto i bunden af skærmbilledet, og derefter vil alt vedrørende acontoudbetalingen være slettet og meddelelsen a conto er slettet bliver vist, samtidig med at alle felter er tomme. Du kan også slette a contoen via oversigtsbilledet ved at sætte flueben udfor den ønskede acontoudbetaling, trykke på knappen Slet, og meddelelsen a conto er slettet bliver vist. 6

7 9. Acontoseddel På kørselsdatoen (2 bankdage før dispositionsdatoen) overføres beløbet via NemKonto og der udskrives en acontoseddel til lønmodtager som samtidig lægges i SD-Arkiv. Teksten Modregnes på næste lønseddel kommer til at stå nederst på acontosedlen og vil blive fratrukket på næste lønseddel. Beløb som skal modregnes på næste lønseddel bliver fratrukket førstkommende løn selvom de har samme kørselsdato. Husk - at indberette det som skal modsvares i udbetalingen, evt. timer og ferietimer m.v. 7